AVW Immobilien AG – Hauptversammlung 2017

AVW Immobilien AG

Hamburg

ISIN DE 0005088900–WKN 508890

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Wir laden unsere Aktionäre zu der

am 19. Dezember 2017, 10:00 Uhr,
im The Rilano Hotel
Hein-Saß-Weg 40, 21129 Hamburg,

stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.

 

I. Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses für das Geschäftsjahr vom 1. Mai 2016 bis 30. April 2017 mit dem Bericht des Aufsichtsrats

2.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr vom 1. Mai 2016 bis 30. April 2017

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgende Beschlüsse zu fassen:

a)

Dem Mitglied des Vorstands, Herrn Edward Martens, wird für das Geschäftsjahr vom 1. Mai 2016 bis 30. April 2017 Entlastung erteilt.

b)

Dem Mitglied des Vorstands, Herrn Michael Mertmann, wird für das Geschäftsjahr vom 1. Mai 2016 bis 30. April 2017 Entlastung erteilt.

c)

Dem ehemaligen Mitglied des Vorstands, Herrn Dr. Dirk Lammerskötter, wird für das Geschäftsjahr vom 1. Mai 2016 bis 30. April 2017 Entlastung erteilt.

d)

Dem ehemaligen Mitglied des Vorstands, Herrn Dr. Thies Boysen, wird für das Geschäftsjahr vom 1. Mai 2016 bis 30. April 2017 Entlastung erteilt.

e)

Dem ehemaligen Mitglied des Vorstands, Herrn Willy Koch, wird für das Geschäftsjahr vom 1. Mai 2016 bis 30. April 2017 keine Entlastung erteilt.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr vom 1. Mai 2016 bis 30. April 2017

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

Den im Geschäftsjahr vom 1. Mai 2016 bis 30. April 2017 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats wird für diesen Zeitraum Entlastung erteilt.

4.

Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr vom 1. Mai 2017 bis 30. April 2018

Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgenden Beschluss zu fassen:

Die nbs partners GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg, wird zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr vom 1. Mai 2017 bis 30. April 2018 bestellt.

II. Teilnahmevoraussetzungen

Nach § 121 Abs. 3 AktG sind nichtbörsennotierte Gesellschaften in der Einberufung lediglich zur Angabe von Firma und Sitz der Gesellschaft, Zeit und Ort der Hauptversammlung und der Tagesordnung sowie der nachgenannten Adressen verpflichtet. Nachfolgende Hinweise erfolgen freiwillig, um den Aktionären der AVW Immobilien AG die Teilnahme an der Hauptversammlung zu erleichtern:

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nach § 15 Abs. 1 der Satzung diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich bis spätestens

Dienstag, 12. Dezember 2017, 24:00 Uhr,

bei der Gesellschaft anmelden und ihre Berechtigung nachweisen.

Als Berechtigungsnachweis ist ein in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellter besonderer Nachweis des Anteilsbesitzes durch ein depotführendes Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstitut zu erbringen. Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich auf den Beginn des einundzwanzigsten Tages vor der Hauptversammlung (der „Nachweisstichtag“), d.h.

Dienstag, 28. November 2017, 00:00 Uhr,

zu beziehen. Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der AVW Immobilien AG unter der folgenden Adresse bis spätestens

Dienstag, 12. Dezember 2017, 24:00 Uhr,

zugehen:

AVW Immobilien AG
c/o Bankhaus Gebr. Martin AG
Wertpapierabwicklung
Kirchstraße 35
73033 Göppingen
Telefax: 07161 – 969317
E-Mail: bgross@martinbank.de

Im Verhältnis zur AVW Immobilien AG gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes zum Nachweisstichtag erbracht hat.

III. Stimmrechtsvertretung

Aktionäre, die nicht selbst an der Hauptversammlung teilnehmen möchten, können ihr Stimmrecht und/oder ihre sonstigen Rechte unter entsprechender Vollmachtserteilung durch einen Bevollmächtigten, auch durch eine Vereinigung von Aktionären oder ein Kreditinstitut, ausüben lassen. Auch in diesem Fall bedarf es einer fristgerechten Anmeldung und des ordnungsgemäßen Nachweises des Anteilsbesitzes gemäß den vorstehenden Bestimmungen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf sowie der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der AVW Immobilien AG bedürfen der Schriftform. Ein Vollmachtsvordruck befindet sich auf der Rückseite der Eintrittskarte.

Soweit die Vollmacht an ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in § 135 AktG gleich gestellten Personen erteilt wird, können abweichende Formerfordernisse bestehen, die durch den Aktionär bei dem jeweiligen Kreditinstitut, der Aktionärsvereinigung oder den in § 135 AktG gleichgestellten Personen zu erfragen sind.

Als Service bieten wir unseren Aktionären an, den von der AVW Immobilien AG benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter (der „benannte Stimmrechtsvertreter“) bereits vor der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. In diesem Fall kann die Vollmacht auch per Telefax oder per E-Mail erteilt werden. Der benannte Stimmrechtsvertreter steht nur für die Stimmrechtsvertretung, nicht für die Ausübung sonstiger Rechte zur Verfügung. Die Aktionäre, die dem benannten Stimmrechtsvertreter eine Vollmacht erteilen möchten, müssen sich ebenfalls nach Maßgabe der vorstehenden Bestimmungen zur Hauptversammlung anmelden.

Aktionäre, die den benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen möchten, müssen diesem in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts mit Hilfe des vorbereiteten Vollmachts- und Weisungsformulars erteilen. Vollmachten und Weisungen an den benannten Stimmrechtsvertreter, die vor der Hauptversammlung erteilt werden, müssen der AVW Immobilien AG aus organisatorischen Gründen zusammen mit der Eintrittskarte zur Hauptversammlung bis spätestens Montag, 18. Dezember 2017, 12:00 Uhr, unter der folgenden Anschrift zugehen:

AVW Immobilien AG
c/o UBJ. GmbH
AVW HV 2017
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: 040 – 6378 – 5423
E-Mail: hv@ubj.de

Dies gilt auch für einen Widerruf oder die Änderung von an den benannten Stimmrechtsvertreter erteilten Vollmachten und Weisungen. Das Recht zum Widerruf oder der Änderung der an den benannten Stimmrechtsvertreter erteilten Vollmachten und Weisungen durch den persönlich an der Hauptversammlung teilnehmenden Aktionär bleibt unberührt. Eine Übergabe von Vollmachten und Weisungen an den benannten Stimmrechtsvertreter ist auch während der Hauptversammlung möglich.

Ein Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung kann zu den üblichen Geschäftszeiten unter der Telefon-Nummer 040-6378-5410 angefordert werden.

IV. Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären

Anträge von Aktionären gegen einen Vorschlag der Verwaltung zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt gemäß § 126 AktG oder Wahlvorschläge gemäß § 127 AktG sind schriftlich, per Telefax oder per E-Mail ausschließlich an folgende Adresse zu übersenden:

AVW Immobilien AG
Rothenburgsorter Marktplatz 1
20539 Hamburg
Telefax: 040 – 790 246 200
E-Mail: weisselberg@avw-ag.de

Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen werden. Ordnungsgemäße Anträge von Aktionären oder Wahlvorschläge von Aktionären, die unter vorstehender Adresse bis

Montag, 4. Dezember 2017, 24:00 Uhr,

eingegangen sind, sowie etwaige Stellungnahmen der Verwaltung werden unter den Voraussetzungen der §§ 126, 127 AktG allen Aktionären nach Eingang durch Veröffentlichung im Bundesanzeiger zugänglich gemacht.

 

Hamburg, im November 2017

AVW Immobilien AG

Der Vorstand

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