September 26, 2018

AVW Immobilien AG – Ordentlichen Hauptversammlung 2016

AVW Immobilien AG

Hamburg

ISIN DE 0005088900 – WKN 508890

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Wir laden unsere Aktionäre zu der

am 30. September 2016, 9:00 Uhr,
im The Rilano Hotel
Hein-Saß-Weg 40, 21129 Hamburg,

stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.

I. Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses für das Geschäftsjahr vom 1. Mai 2015 bis 30. April 2016 mit dem Bericht des Aufsichtsrats

2.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr vom 1. Mai 2015 bis 30. April 2016

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

Den im Geschäftsjahr vom 1. Mai 2015 bis 30. April 2016 amtierenden Mitgliedern des Vorstands wird für diesen Zeitraum Entlastung erteilt.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr vom 1. Mai 2015 bis 30. April 2016

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

Den im Geschäftsjahr vom 1. Mai 2015 bis 30. April 2016 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats wird für diesen Zeitraum Entlastung erteilt.

4.

Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr vom 1. Mai 2016 bis 30. April 2017

Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgenden Beschluss zu fassen:

Die Nörenberg Schröder GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg, wird zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr vom 1. Mai 2016 bis 30. April 2017 bestellt.

5.

Beschlussfassung über die Änderung der Satzung hinsichtlich der Zahl der Aufsichtsratsmitglieder

Die Zahl der Aufsichtsratsmitglieder der Gesellschaft soll von drei auf sechs erhöht werden. Die Gesellschaft soll hierdurch aufgrund der strukturellen Veränderung in der Ausrichtung der AVW Immobilien AG von der zusätzlichen Sachkunde weiterer Mitglieder des Aufsichtsrats profitieren. Die Erhöhung der Zahl der Aufsichtsratsmitglieder erfordert eine Änderung von § 9 Absatz 1 der Satzung.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

§ 9 Absatz 1 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

„(1) Der Aufsichtsrat besteht aus sechs Mitgliedern und davon zu einem Drittel aus Arbeitnehmervertretern.”

6.

Wahlen zum Aufsichtsrat

Infolge der in Punkt 5 der Tagesordnung vorgeschlagenen Erweiterung des Aufsichtsrats sollen zwei weitere Aufsichtsratsmitglieder der Anteilseignervertreterseite gewählt werden. Ihre Wahl soll unter der aufschiebenden Bedingung erfolgen, dass die in Punkt 5 der Tagesordnung vorgeschlagene Satzungsänderung beschlossen und in das Handelsregister eingetragen und damit wirksam wird.

Der Aufsichtsrat setzt sich nach §§ 96 Absatz 1, 101 Absatz 1 AktG, § 4 DrittelbG und § 9 Absatz 1 der Satzung aus drei Mitgliedern, davon ein Drittel Arbeitnehmervertreter, zusammen. Nach Eintragung der in Punkt 5 der Tagesordnung vorgeschlagenen Satzungsänderung in das Handelsregister wird der Aufsichtsrat aus sechs Mitgliedern bestehen, davon zu einem Drittel aus Arbeitnehmervertretern.

Der Aufsichtsrat schlägt vor,

a)

Herrn Dirk Jessen, Hamburg, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater, Partner bei der Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Hamburg,

b)

Herrn Rainer Esch, Buxtehude, Architekt,

jeweils für eine Amtszeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2017/2018 beschließt, in den Aufsichtsrat der Gesellschaft zu wählen. Die Wahl der vorgeschlagenen Kandidaten steht unter der aufschiebenden Bedingung, dass die in Punkt 5 der Tagesordnung vorgeschlagene Satzungsänderung beschlossen und in das Handelsregister eingetragen wird.

II. Teilnahmevoraussetzungen

Nach § 121 Abs. 3 AktG sind nichtbörsennotierte Gesellschaften in der Einberufung lediglich zur Angabe von Firma und Sitz der Gesellschaft, Zeit und Ort der Hauptversammlung und der Tagesordnung sowie der nachgenannten Adressen verpflichtet. Nachfolgende Hinweise erfolgen freiwillig, um den Aktionären der AVW Immobilien AG die Teilnahme an der Hauptversammlung zu erleichtern:

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nach § 15 Abs. 1 der Satzung diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich bis spätestens Freitag, 23. September 2016, 24:00 Uhr, bei der Gesellschaft anmelden und ihre Berechtigung nachweisen.

Als Berechtigungsnachweis ist ein in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellter besonderer Nachweis des Anteilsbesitzes durch ein depotführendes Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstitut zu erbringen. Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich auf den Beginn des einundzwanzigsten Tages vor der Hauptversammlung (der „Nachweisstichtag“), d.h. Freitag, 9. September 2016, 00:00 Uhr, zu beziehen. Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der AVW Immobilien AG unter der folgenden Adresse bis spätestens Freitag, 23. September 2016, 24:00 Uhr, zugehen:

AVW Immobilien AG
c/o Bankhaus Gebr. Martin AG
Wertpapierabwicklung
Kirchstraße 35
73033 Göppingen
Telefax: 07161 – 969317
E-Mail: bgross@martinbank.de

Im Verhältnis zur AVW Immobilien AG gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes zum Nachweisstichtag erbracht hat.

III. Stimmrechtsvertretung

Aktionäre, die nicht selbst an der Hauptversammlung teilnehmen möchten, können ihr Stimmrecht und/oder ihre sonstigen Rechte unter entsprechender Vollmachtserteilung durch einen Bevollmächtigten, auch durch eine Vereinigung von Aktionären oder ein Kreditinstitut, ausüben lassen. Auch in diesem Fall bedarf es einer fristgerechten Anmeldung und des ordnungsgemäßen Nachweises des Anteilsbesitzes gemäß den vorstehenden Bestimmungen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf sowie der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der AVW Immobilien AG bedürfen der Schriftform. Ein Vollmachtsvordruck befindet sich auf der Rückseite der Eintrittskarte.

Soweit die Vollmacht an ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in § 135 AktG gleich gestellten Personen erteilt wird, können abweichende Formerfordernisse bestehen, die durch den Aktionär bei dem jeweiligen Kreditinstitut, der Aktionärsvereinigung oder den in § 135 AktG gleichgestellten Personen zu erfragen sind.

Als Service bieten wir unseren Aktionären an, den von der AVW Immobilien AG benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter (der „benannte Stimmrechtsvertreter“) bereits vor der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. In diesem Fall kann die Vollmacht auch per Telefax oder per E-Mail erteilt werden. Der benannte Stimmrechtsvertreter steht nur für die Stimmrechtsvertretung, nicht für die Ausübung sonstiger Rechte zur Verfügung. Die Aktionäre, die dem benannten Stimmrechtsvertreter eine Vollmacht erteilen möchten, müssen sich ebenfalls nach Maßgabe der vorstehenden Bestimmungen zur Hauptversammlung anmelden.

Aktionäre, die den benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen möchten, müssen diesem in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts mit Hilfe des vorbereiteten Vollmachts- und Weisungsformulars erteilen. Vollmachten und Weisungen an den benannten Stimmrechtsvertreter, die vor der Hauptversammlung erteilt werden, müssen der AVW Immobilien AG aus organisatorischen Gründen zusammen mit der Eintrittskarte zur Hauptversammlung bis spätestens Mittwoch, 28. September 2016, 18:00 Uhr, unter der folgenden Anschrift zugehen:

AVW Immobilien AG
c/o UBJ. GmbH
AVW HV 2016
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: 040 – 6378 – 5423
E-Mail: hv@ubj.de

Dies gilt auch für einen Widerruf oder die Änderung von an den benannten Stimmrechtsvertreter erteilten Vollmachten und Weisungen. Das Recht zum Widerruf oder der Änderung der an den benannten Stimmrechtsvertreter erteilten Vollmachten und Weisungen durch den persönlich an der Hauptversammlung teilnehmenden Aktionär bleibt unberührt. Eine Übergabe von Vollmachten und Weisungen an den benannten Stimmrechtsvertreter ist auch während der Hauptversammlung möglich.

Ein Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung kann zu den üblichen Geschäftszeiten unter der Telefon-Nummer 040-6378-5410 angefordert werden.

IV. Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären

Anträge von Aktionären gegen einen Vorschlag der Verwaltung zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt gemäß § 126 AktG oder Wahlvorschläge gemäß § 127 AktG sind schriftlich, per Telefax oder per E-Mail ausschließlich an folgende Adresse zu übersenden:

AVW Immobilien AG
Rothenburgsorter Marktplatz 1
20539 Hamburg
Telefax: 040 – 790 246 200
E-Mail: hankel@avw-ag.de

Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen werden. Ordnungsgemäße Anträge von Aktionären oder Wahlvorschläge von Aktionären, die unter vorstehender Adresse bis Donnerstag, 15. September 2016, 24:00 Uhr, eingegangen sind sowie etwaige Stellungnahmen der Verwaltung werden unter den Voraussetzungen der §§ 126, 127 AktG allen Aktionären nach Eingang durch Veröffentlichung im Bundesanzeiger zugänglich gemacht.

 

Hamburg, im August 2016

AVW Immobilien AG

Der Vorstand

Ähnliche Beiträge