HCI HAMMONIA SHIPPING AG
Hamburg
– ISIN DE000A0MPF55 –/– WKN A0MPF5 –
Sehr geehrte Damen und Herren Aktionäre,
wir laden Sie zu der am Montag, dem 15. Mai 2017, um 10:30 Uhr, Einlass 10:00 Uhr, in der Handwerkskammer Hamburg, Holstenwall 12, Raum 512, 20355 Hamburg, stattfindenden außerordentlichen Hauptversammlung ein.
| I. |
Tagesordnung Anzeige des Vorstands über den Verlust der Hälfte des Grundkapitals nach § 92 Abs. 1 AktG Der Hauptversammlung wird angezeigt, dass ein Verlust in Höhe von mehr als der Hälfte des Grundkapitals eingetreten ist. Zu diesem Tagesordnungspunkt ist keine Beschlussfassung der Hauptversammlung vorgesehen. Nach § 92 Abs. 1 AktG ist der Verlust der Hälfte des Grundkapitals der Hauptversammlung durch den Vorstand lediglich anzuzeigen. Der Vorstand wird im Rahmen der außerordentlichen Hauptversammlung die aktuelle Lage der Gesellschaft mit den Aktionären erörtern. |
| II. |
Weitere Angaben zur Einberufung Auch wenn zu der Tagesordnung keine Beschlussfassungen vorgesehen sind, ist es nicht ausgeschlossen, dass in der Hauptversammlung auch Beschlüsse gefasst werden. Das ist insbesondere denkbar, wenn die Tagesordnung nachträglich, etwa durch ein Verlangen zur Ergänzung der Tagesordnung durch Aktionäre gemäß § 122 Abs. 2 AktG, um Beschlussgegenstände erweitert wird. Vor diesem Hintergrund werden die Aktionäre nachfolgend vorsorglich auch zur Ausübung des Stimmrechts sowie über die Möglichkeit der Stimmabgabe durch Bevollmächtigte informiert. |
| III. |
Teilnahmebedingungen |
| 1. |
Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung bei der Gesellschaft anmelden und ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung nachweisen. Der Nachweis muss sich auf den Beginn des 24. April 2017, 00:00 Uhr (der Nachweisstichtag), beziehen. Der Nachweis ist durch eine in Textform in deutscher oder englischer Sprache erstellte Bescheinigung des depotführenden Instituts zu erbringen. Werden die Aktien zum maßgeblichen Zeitpunkt nicht bei einem depotführenden Institut verwahrt, kann der Nachweis auch von einem deutschen Notar sowie von einer Wertpapiersammelbank oder einem Kreditinstitut innerhalb der Europäischen Union ausgestellt werden. Die Anmeldung muss zusammen mit dem Nachweis spätestens bis 8. Mai 2017, 24:00 Uhr bei der nachstehend genannten Anmeldestelle in Textform in deutscher oder englischer Sprache eingehen. Anmeldestelle: HCI HAMMONIA SHIPPING AG |
| 2. |
Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung, die von der HCI HAMMONIA SHIPPING AG benannten Stimmrechtsvertreter, oder eine andere Person ihrer Wahl ausüben lassen. Auch dann sind eine fristgemäße Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft einen oder mehrere von diesen zurückweisen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Für die Vollmachtserteilung kann das Vollmachtsformular verwendet werden, das den Aktionären zusammen mit der Eintrittskarte übersandt wird. Darüber hinaus wird jedem Aktionär auf Verlangen ein Vollmachtsformular übermittelt. Der Nachweis der Bevollmächtigung kann dadurch geführt werden, dass der Bevollmächtigte am Tag der Hauptversammlung die Vollmacht an der Einlasskontrolle vorweist. Für eine Übermittlung des Nachweises per Post, per Fax oder per E-Mail kann die nachfolgend genannte Adresse genutzt werden: HCI HAMMONIA SHIPPING AG Die vorgenannte Adresse kann auch genutzt werden, wenn die Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erteilt werden soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Vollmacht ist in diesem Fall nicht erforderlich. Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann über die vorgenannte Adresse unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden. Für die Bevollmächtigung von Kreditinstituten, ihnen gleichgestellten Instituten oder Unternehmen (§§ 135 Abs. 10, 125 Abs. 5 AktG), Aktionärsvereinigungen und diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Personen, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbieten, können Besonderheiten gelten; die Vollmachtserklärung ist in diesem Fall vom Bevollmächtigten nachprüfbar festzuhalten; eine solche Vollmachtserklärung muss vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen. Die HCI HAMMONIA SHIPPING AG bietet den Aktionären an, dass sie sich nach Maßgabe ihrer Weisungen auch durch Mitarbeiter der Gesellschaft in der Hauptversammlung vertreten lassen können. Soweit die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, müssen diesen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Ohne diese Weisungen werden die Stimmen durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nicht vertreten. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Für die Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter und die Erteilung von Weisungen kann ebenfalls das den Aktionären mit der Eintrittskarte übersandte Vollmachtsformular verwendet werden. Die Erteilung der Vollmacht, die Erteilung von Weisungen und deren Änderung sowie der Widerruf der Vollmacht bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Die Vollmachts- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft muss der Gesellschaft bis zum 14. Mai 2017, 18:00 Uhr, schriftlich, per Fax oder per E-Mail unter der vorstehend in diesem Abschnitt III. 2. genannten Adresse zugehen. Nähere Einzelheiten zur Teilnahme an der Hauptversammlung sowie zur Vollmachts- und Weisungserteilung erhalten die Aktionäre zusammen mit der Eintrittskarte zugesandt. Etwaige Anträge nach §§ 126, 127 AktG übersenden Sie bitte der Gesellschaft per Post, per Telefax oder per E-Mail ausschließlich an die folgende Adresse: HCI HAMMONIA SHIPPING AG |
Hamburg, im April 2017
HCI HAMMONIA SHIPPING AG
Der Vorstand
Dr. Karsten Liebing Jan Krutemeier