September 20, 2018

IFM IMMOBILIEN AG – Hauptversammlung 2015

IFM IMMOBILIEN AG
Heidelberg
ISIN DE 000A0JDU97
WKN A0JDU9
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2015

Wir laden hiermit unsere Aktionärinnen und Aktionäre ein zu der
am Mittwoch, den 13. Mai 2015, um 11 Uhr

im Konferenzsaal 2 (1. Obergeschoss) des Frankfurter Presseclubs, Ulmenstr. 20, 60325 Frankfurt am Main, stattfindenden
ordentlichen Hauptversammlung.
Tagesordnung
1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des Lageberichts der Gesellschaft für das Geschäftsjahr zum 31. Dezember 2014 einschließlich des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben nach den § 289 Abs. 4, Abs. 5 des Handelsgesetzbuchs sowie des Berichts des Aufsichtsrats über das Geschäftsjahr 2014

Der Aufsichtsrat hat den Jahresabschluss der IFM Immobilien AG für das Geschäftsjahr zum 31. Dezember 2014 gebilligt und damit nach den aktienrechtlichen Vorschriften festgestellt. Eine Beschlussfassung der Hauptversammlung zu diesem Tagesordnungspunkt ist daher nicht erforderlich.
2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn der IFM Immobilien AG in dem Geschäftsjahr zum 31. Dezember 2014 in Höhe von EUR 14.592.711,37 wie folgt zu verwenden:
a) Ausschüttung an die Aktionäre
durch Zahlung einer Dividende in Höhe von EUR 0,16 je dividendenberechtigter Stückaktie
(insgesamt 9.525.999 dividendenberechtigte Stückaktien) EUR 1.524.159,84

b)

Gewinnvortrag

EUR

13.068.551,53
Bilanzgewinn EUR 14.592.711,37

Bei dem Gewinnverwendungsvorschlag sind die zum Zeitpunkt des Gewinnverwendungsvorschlags dividendenberechtigten Aktien berücksichtigt. Sofern sich die Zahl der für das Geschäftsjahr 2014 dividendenberechtigten Aktien bis zur Hauptversammlung verändert, werden Vorstand und Aufsichtsrat in der Hauptversammlung einen entsprechend angepassten Beschlussvorschlag, welcher unverändert eine Dividende von EUR 0,16 je dividendenberechtigte Aktie vorsehen wird, zur Abstimmung stellen. Zum Zeitpunkt der Einberufung besitzt die Gesellschaft keine eigenen Aktien.
3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2014

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den im Geschäftsjahr zum 31. Dezember 2014 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für dieses Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen.
4.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2014

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den im Geschäftsjahr zum 31. Dezember 2014 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für dieses Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen.
5.

Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2015

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die FALK GmbH & Co. KG, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Heidelberg, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2015 zu bestellen.
6.

Beschlussfassung über die Änderung von Ziff. 16 Abs. (5) der Satzung der Gesellschaft

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die Satzung der Gesellschaft in Ziff. 16 Abs. (5) wie folgt zu ändern und Ziff. 16 Abs. (5) der Satzung der Gesellschaft wie folgt neu zu fassen:

„(5) Die Gesellschaft kann Stimmrechtsvertreter für die Ausübung des Stimmrechts der Aktionäre nach deren Weisung benennen.

Der Vorstand wird ermächtigt, in der Einberufung der Hauptversammlung Einzelheiten zu Form und Fristen für die Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter und deren Widerruf und Nachweis sowie für die Weisung und deren Änderung und Widerruf bekannt zu machen.“

Unterlagen und Berichte; Hinweis auf die Internetseite der Gesellschaft

Diese Einberufung, die der Hauptversammlung zugänglich zu machenden Unterlagen sowie weitere Informationen im Zusammenhang mit der Hauptversammlung stehen ab Einberufung der Hauptversammlung auf der Internetseite der Gesellschaft unter http://www.ifm.ag/de/hauptversammlung.html zur Verfügung. Die Abstimmungsergebnisse werden nach der Hauptversammlung unter derselben Internetadresse bekannt gegeben.

Diese Einberufung, der festgestellte Jahresabschluss der Gesellschaft und der Lagebericht für das Geschäftsjahr zum 31. Dezember 2014 (einschließlich des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben nach § 289 Abs. 4, Abs. 5 des Handelsgesetzbuchs), der Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns sowie der Bericht des Aufsichtsrats liegen ab Einberufung der Hauptversammlung auch in den Geschäftsräumen der Gesellschaft (Adresse: Karl-Ludwig-Straße 2, 69117 Heidelberg) zur Einsicht aus und werden auch in der Hauptversammlung zur Einsicht ausliegen.

Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts (mit Nachweisstichtag nach § 121 Abs. 3 Satz 3 AktG sowie Erklärung von dessen Bedeutung)

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre der Gesellschaft berechtigt, die sich vor der Versammlung in deutscher oder englischer Sprache bei der nachfolgend angegebenen Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse rechtzeitig angemeldet haben:

IFM Immobilien AG
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
Telefax: +49 (0) 89 889 690 633
E-Mail: anmeldung@better-orange.de

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung bzw. die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer seine Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung bzw. für die Ausübung des Stimmrechts der Gesellschaft nachgewiesen hat. Als ein solcher Nachweis reicht ein in Textform (§ 126b BGB) von der Depotbank des Aktionärs in deutscher oder englischer Sprache erstellter besonderer Nachweis des Anteilsbesitzes aus. Dieser Nachweis hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, also auf den 22. April 2015, 00:00 Uhr Ortszeit am Sitz der Gesellschaft, („Nachweisstichtag“) zu beziehen.

Aktionäre können über ihre Aktien auch nach erfolgter Anmeldung weiterhin frei verfügen. Auch bei vollständiger oder teilweiser Veräußerung von Aktien nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Aktienbesitz zum Nachweisstichtag maßgebend. Personen, die zum Nachweisstichtag keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nicht berechtigt, es sei denn, sie lassen sich bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ist es erforderlich, dass die Anmeldung und der vorgenannte Nachweis der IFM Immobilien AG spätestens am 6. Mai 2015, 24:00 Uhr Ortszeit am Sitz der Gesellschaft, unter der vorgenannten Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse zugehen.

Nach Zugang des Nachweises wird dem Aktionär die Eintrittskarte für die Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, werden die Aktionäre gebeten, sich frühzeitig anzumelden und für den Nachweis ihres Anteilsbesitzes Sorge zu tragen. Die Eintrittskarten sind lediglich organisatorische Hilfsmittel und keine Voraussetzung für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts.

Verfahren für die Stimmabgabe/Stimmrechtsvertretung

Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Auch in diesen Fällen sind eine fristgerechte Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts erforderlich.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft müssen gemäß dem Aktiengesetz in Textform (§ 126b BGB) erfolgen, es sei denn, sie sind an ein Kreditinstitut, eine Vereinigung von Aktionären oder sonstige von § 135 Abs. 8 AktG oder §§ 135 Abs. 10 i. V. m. 125 Abs. 5 AktG erfasste Personen oder Institutionen gerichtet. Wir weisen jedoch darauf hin, dass in diesen Fällen die zu bevollmächtigenden Personen möglicherweise eine besondere Form der Vollmacht verlangen, weil sie gemäß § 135 AktG die Vollmacht nachprüfbar festhalten müssen. Wenn Sie ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere nach § 135 AktG gleichgestellte Institution oder Person bevollmächtigen wollen, bitten wir Sie daher, sich mit diesen Institutionen oder Personen über eine mögliche Form der Vollmacht abzustimmen.

Die Bevollmächtigung kann nachgewiesen werden durch Vorweisen der Vollmacht bei der Einlasskontrolle am Tag der Hauptversammlung oder durch die vorherige Übermittlung des Nachweises der Bevollmächtigung oder der Bevollmächtigung selbst an folgende Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse:

IFM Immobilien AG
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
Telefax: +49 (0)89 889 690 655
E-Mail: ifm@better-orange.de

Ein Formular, das für die Erteilung einer Vollmacht verwendet werden kann, befindet sich auf der Rückseite der Eintrittskarte, welche Aktionären nach der oben beschriebenen form- und fristgerechten Anmeldung zugeschickt wird und steht auch zum Download unter http://www.ifm.ag/de/hauptversammlung.html zur Verfügung. Die Benutzung dieses Formulars ist nicht zwingend.

Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Den Aktionären wird auch angeboten, von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter (Mitarbeiter der Gesellschaft) bereits vor oder in der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. Soweit von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, müssen diesen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sind verpflichtet, das Stimmrecht zu den Tagesordnungspunkten ausschließlich gemäß den Weisungen des Aktionärs zu den in der Einberufung der Hauptversammlung bekannt gemachten Beschlussvorschlägen der Verwaltung auszuüben. Den Stimmrechtsvertretern steht bei der Ausübung des Stimmrechts kein eigener Ermessensspielraum zu. Bei Abstimmungen, für die keine ausdrückliche Weisung erteilt wurde, enthalten sich die Stimmrechtsvertreter der Stimme. Die Beauftragung der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft zur Widerspruchserklärung sowie der Stellung von Anträgen und Fragen ist nicht möglich. Zu beachten ist ferner, dass die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft im Hinblick auf Abstimmungen über eventuelle, erst in der Hauptversammlung vorgebrachte Gegenanträge oder Wahlvorschläge oder sonstige nicht im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilte Anträge nicht bevollmächtigt und ihnen diesbezüglich auch keine Weisungen erteilt werden können.

Ein Formular, das zur Vollmachts- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft verwendet werden kann, erhalten Aktionäre zusammen mit der Eintrittskarte, welche ihnen nach der oben beschriebenen form- und fristgerechten Anmeldung zugeschickt wird und steht auch unter http://www.ifm.ag/de/hauptversammlung.html zum Download zur Verfügung. Die Benutzung dieses Formulars ist nicht zwingend.

Damit die Stimmrechtsvertreter die überlassenen Vollmachten und Weisungen in der Hauptversammlung ausüben können, bitten wir aus organisatorischen Gründen und ohne dass dies rechtlich zwingend wäre, die Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter bzw. der Nachweis hierüber zusammen mit den Weisungen spätestens mit Ablauf des 12. Mai 2015 an die oben genannte Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse zu übermitteln. Darüber hinaus bieten wir form- und fristgerecht angemeldeten und in der Hauptversammlung erschienenen Aktionären, Aktionärsvertretern bzw. deren Bevollmächtigten an, die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft auch direkt in der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmungen mit der weisungsgebundenen Ausübung des Stimmrechts zu bevollmächtigen.

Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127, § 131 AktG

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG

Aktionäre können in der Hauptversammlung Anträge und gegebenenfalls auch Wahlvorschläge zu Punkten der Tagesordnung sowie zur Geschäftsordnung stellen, ohne dass es hierfür vor der Hauptversammlung einer Ankündigung, Veröffentlichung oder sonstigen besonderen Handlung bedarf.

Aktionäre können aber auch bereits vor der Hauptversammlung Gegenanträge gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu Punkten der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge übersenden. Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen sein. Gegenanträge, Wahlvorschläge und damit zusammenhängende Anfragen von Aktionären zur Hauptversammlung sind ausschließlich an die nachstehende Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse zu richten. Anderweitig adressierte Gegenanträge und Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt.

IFM Immobilien AG
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
Telefax: +49 (0) 89 889 690 666
E-Mail: ifm@better-orange.de

Zugänglich zu machende Anträge von Aktionären zur Tagesordnung einschließlich zugänglich zu machender Begründungen und Wahlvorschläge von Aktionären werden einschließlich des Namens des Aktionärs nach ihrem Eingang im Internet unter http://www.ifm.ag/de/hauptversammlung.html zugänglich gemacht, wenn die Anträge mit Begründung bzw. die Wahlvorschläge (welche nicht begründet zu werden brauchen) mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, d.h. spätestens bis zum 28. April 2015, 24:00 Uhr Ortszeit am Sitz der Gesellschaft, bei der Gesellschaft eingehen.

Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung zu den Gegenanträgen werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht.

Ein Gegenantrag und seine Begründung brauchen unter den Voraussetzungen des § 126 Abs. 2 Satz 1 AktG nicht zugänglich gemacht werden; die Begründung eines Gegenantrages braucht gemäß § 126 Abs. 2 Satz 2 AktG nicht zugänglich gemacht werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen (ohne Leerzeichen) beträgt. Zusätzlich zu den in § 126 Abs. 2 AktG genannten Gründen braucht ein Wahlvorschlag auch dann nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn er nicht Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort des Kandidaten enthält. Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern (sofern dies Gegenstand der Tagesordnung ist) müssen auch dann nicht zugänglich gemacht werden, wenn ihnen keine Angaben zu Mitgliedschaften des vorgeschlagenen Kandidaten in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten im Sinne von § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG beigefügt sind.

Wir weisen darauf hin, dass Gegenanträge und Wahlvorschläge, die der Gesellschaft vorab fristgerecht übermittelt worden sind, in der Hauptversammlung nur dann Beachtung finden, wenn sie während der Hauptversammlung mündlich gestellt werden.

Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von 500.000 Euro erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Das Verlangen muss schriftlich (§ 126 BGB) an den Vorstand der Gesellschaft (Adresse: IFM Immobilien AG, Vorstand, Karl-Ludwig-Straße 2, 69117 Heidelberg) gerichtet werden und muss der Gesellschaft spätestens bis zum 18. April 2015, 24:00 Uhr Ortszeit am Sitz der Gesellschaft, zugehen.

Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens drei Monaten vor dem Tag der Hauptversammlung Inhaber der Aktien sind. Der Nachweis, dass ein Antragsteller seit mindestens drei Monaten Inhaber der Aktien ist, kann etwa durch einen aktuellen Depotauszug erfolgen.

Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden, soweit sie nicht bereits mit der Einberufung der Hauptversammlung bekannt gemacht wurden, unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht. Sie werden außerdem unter der Internetadresse http://www.ifm.ag/de/hauptversammlung.html bekannt gemacht.

Auskunftsrecht nach § 131 Abs. 1 AktG

In der Hauptversammlung kann jeder Aktionär oder Aktionärsvertreter, unabhängig davon, ob er stimmberechtigt ist und unabhängig von der Höhe seiner Beteiligung, verlangen, dass der Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft gibt, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Die Pflicht zur Auskunft erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstandes der Tagesordnung erforderlich ist. Auskunftsverlangen sind in der Hauptversammlung grundsätzlich mündlich im Rahmen der Aussprache zu stellen. Der Vorstand darf die Auskunft unter den in § 131 Abs. 3 AktG genannten Gründen verweigern.

Heidelberg, im März 2015

IFM Immobilien AG

Der Vorstand

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