August 22, 2018

InterComponentWare Aktiengesellschaft Walldorf – HV 2018

InterComponentWare Aktiengesellschaft

Walldorf

An die Aktionäre der
InterComponentWare AG

Die Aktionäre unserer Gesellschaft werden hiermit zu der am

Dienstag, den 13. März 2018, um 10.00 Uhr im Partner-Port, 1. OG, Bauteil C,
Konferenzraum 3, Altrottstraße 31, 69190 Walldorf,

stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung
der InterComponentWare Aktiengesellschaft
mit dem Sitz in Walldorf

eingeladen.

Tagesordnung

TOP 1:

Anzeige des Vorstands gemäß § 92 Abs. 1 AktG über einen Verlust in Höhe von mehr als der Hälfte des Grundkapitals

Der Vorstand zeigt der Hauptversammlung gemäß § 92 Abs. 1 AktG an, dass ein Verlust von mehr als der Hälfte des Grundkapitals besteht.

Der anzuzeigende Verlust von mehr als der Hälfte des Grundkapitals ist im Wesentlichen auf die im Geschäftsjahr 2017 erfolgte Herabsetzung des Grundkapitals zurückzuführen.

TOP 2:

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses, des Lageberichts sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr vom 1. Januar 2016 bis zum 31. Dezember 2016

TOP 3:

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr vom 1. Januar 2016 bis zum 31. Dezember 2016

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands, die im Geschäftsjahr 2016 amtiert haben, Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen.

TOP 4:

Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr vom 1. Januar 2016 bis zum 31. Dezember 2016

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats, die im Geschäftsjahr 2016 amtiert haben, Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen.

TOP 5:

Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr vom 1. Januar 2017 bis zum 31. Dezember 2017

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die HAMANN Beratungs- und Prüfungsgesellschaft mbH Wirtschaftsprüfergesellschaft, Marktstraße 1, 74363 Güglingen zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr vom 1. Januar 2017 bis zum 31. Dezember 2017 zu wählen.

TOP 6:

Wahlen zum Aufsichtsrat

Der Aufsichtsrat besteht gemäß § 8 Abs. (1) der Satzung aus drei Mitgliedern, die gemäß §§ 96 Abs. (1), 101 Abs. (1) AktG ausschließlich von der Hauptversammlung gewählt werden. Der Aufsichtsrat wurde gemäß Beschluss der Hauptversammlung vom 18. Juli 2017 von sechs auf drei Mitglieder reduziert.

Die Amtszeit der bisherigen Mitglieder des Aufsichtsrats Herren Berthold Wipfler, Paul Wahl und Prof. Dr. Diethelm Wallwiener enden gemäß § 8 Abs. (2) der Satzung mit der Beendigung dieser Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2016 beschließt. Das Aufsichtsratsmitglied Volker Mildenberger hat sein Aufsichtsratsmandat wirksam zum 31. August 2017 niedergelegt.

Bis zur Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2019 beschließt, sind weiterhin die Herren Prof. Dr. Christof Hettich und Klaus-Joachim Krauth bestellt.

Der Aufsichtsrat schlägt vor,

Herrn Berthold Wipfler, Steuerberater, Wiesloch

bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2019 beschließt, erneut in den Aufsichtsrat zu wählen.

Die Hauptversammlung ist an den Wahlvorschlag nicht gebunden.

Voraussetzungen für die Teilnahme und Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß § 9 Abs. (4) und (5) der Satzung diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung anmelden und ihre Berechtigung nachweisen.

Die Anmeldung muss der Gesellschaft zumindest in Textform und in deutscher oder englischer Sprache mindestens sechs Tage vor der Versammlung, also spätestens am Dienstag, 6. März 2018, 24.00 Uhr, unter der nachfolgenden Adresse zugehen:

InterComponentWare Aktiengesellschaft
– Hauptversammlung –
Altrottstraße 31
69190 Walldorf

Unter dieser genannten Adresse muss der Gesellschaft auch der zumindest in Textform und in deutscher oder englischer Sprache erstellte Nachweis der Berechtigung mindestens sechs Tage vor der Versammlung, also spätestens am Dienstag, 6. März 2018, 24.00 Uhr, zugehen.

Für den Nachweis der Berechtigung ist eine in Textform und in deutscher oder englischer Sprache erstellte Bescheinigung des depotführenden Instituts über den Anteilsbesitz ausreichend.

Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Versammlung, mithin auf Dienstag, 20. Februar 2018, 0.00 Uhr, zu beziehen („Nachweisstichtag“).

Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten, auch durch ein Kreditinstitut oder eine Vereinigung von Aktionären, ausüben lassen. Vollmachten, die nicht an Kreditinstitute bzw. gemäß § 135 Abs. (8) AktG Kreditinstituten insoweit gleichgestellte Personen oder Vereinigungen (insbesondere Aktionärsvereinigungen) erteilt werden, sind schriftlich zu erteilen. Kreditinstitute und gemäß § 135 Abs. (8) AktG Kreditinstituten insoweit gleichgestellte Personen und Vereinigungen (insbesondere Aktionärsvereinigungen) können für ihre eigene Bevollmächtigung rechtlich zulässige Regelungen für die Vollmachtserteilung vorsehen. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft einen oder mehrere dieser Bevollmächtigten zurückweisen.

Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären weiter die Möglichkeit an, sich durch von der Gesellschaft als Stimmrechtsvertreter benannte Mitarbeiter der Gesellschaft bei der Ausübung ihres Stimmrechts in der Hauptversammlung vertreten zu lassen, die das Stimmrecht nur nach Maßgabe ihnen erteilter Weisungen ausüben werden. Auch im Fall der Bevollmächtigung eines Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft bedarf es der ordnungsgemäßen Anmeldung durch den Aktionär sowie des Nachweises des Anteilsbesitzes. Für weitere Informationen hierzu wenden Sie sich bitte an die Gesellschaft.

Ergänzungsverlangen, Gegenanträge und Wahlvorschläge

Aktionäre, deren Anteile zusammen den 20. Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, können gemäß § 122 Abs. (2) AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung der Hauptversammlung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand der Tagesordnung muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Anträge von Aktionären auf Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. (2) AktG sind schriftlich an die Gesellschaft zu richten und müssen der Gesellschaft mindestens 24 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens am Freitag, 16. Februar 2018, 24.00 Uhr, zugehen. Die Aktionäre haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten.

Darüber hinaus können Aktionäre der Gesellschaft gemäß § 126 AktG Gegenanträge gegen einen Beschlussvorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat bzw. Wahlvorschläge zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt übersenden. Etwaige Gegenanträge zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung und ihre Begründung bzw. Wahlvorschläge brauchen den Aktionären nur dann zugänglich gemacht zu werden, wenn der Aktionär einen Gegenantrag gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung mit Begründung bzw. einen Wahlvorschlag mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens am Montag, 26. Februar 2018, 24.00 Uhr, der Gesellschaft übersandt hat.

Für die Übermittlung von Ergänzungsverlangen nach § 122 Abs. (2) AktG, Anträgen nach § 126 AktG oder Wahlvorschlägen nach § 127 AktG an die Gesellschaft stehen die folgende Postanschrift, Telefax-Nummer und E-Mail-Adresse zur Verfügung:

InterComponentWare Aktiengesellschaft
– Hauptversammlung –
Altrottstraße 31
69190 Walldorf
Telefax: +49 (0) 6227 385 191
E-Mail: Hauptversammlung@icw.de

Zugänglich gemachte Unterlagen

In den Geschäftsräumen der Gesellschaft in der Altrottstraße 31, Partner-Port, 69190 Walldorf, liegen vom Tag der Einberufung der Hauptversammlung an bis zu deren Beendigung folgende Unterlagen für die Aktionäre zur Einsicht aus:

der festgestellte Jahresabschluss der Gesellschaft zum 31. Dezember 2016 nebst Lagebericht,

der Bericht des Aufsichtsrats,

Einberufung.

Auf Verlangen wird jedem Aktionär unverzüglich eine Abschrift der Unterlagen erteilt. Sämtliche der Hauptversammlung gesetzlich zugänglich zu machende Unterlagen liegen auch in der Hauptversammlung zur Einsichtnahme aus.

 

Walldorf, im Januar 2018

InterComponentWare Aktiengesellschaft

Der Vorstand

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