September 23, 2018

PAUL HARTMANN AG – Hauptversammlung 2018

PAUL HARTMANN AG

Heidenheim an der Brenz

WKN 747 404
ISIN DE0007474041

Die Aktionäre unserer Gesellschaft werden hierdurch zu der am

Freitag, 20. April 2018 um 10:00 Uhr MESZ
im Kommunikationszentrum der PAUL HARTMANN AG,
Paul-Hartmann-Straße 16,
89522 Heidenheim an der Brenz

stattfindenden

104. ordentlichen Hauptversammlung
der
PAUL HARTMANN AG

eingeladen. Aktionäre, die im Aktienregister eingetragen sind, erhalten die Einladung zur Hauptversammlung und die Tagesordnung direkt von uns zugesandt.

Tagesordnung

1.

Vorlage und Entgegennahme des festgestellten Jahresabschlusses und des Lageberichts der PAUL HARTMANN AG, Vorlage und Entgegennahme des gebilligten Konzernabschlusses und des Konzernlageberichts sowie Vorlage des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2017

Die genannten Unterlagen können auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.hartmann.info

unter dem Pfad „Investor Relations / Hauptversammlung“ und in den Geschäftsräumen am Sitz der PAUL HARTMANN AG, Paul-Hartmann-Str. 12, 89522 Heidenheim, sowie in der Hauptversammlung selbst eingesehen werden. Sie werden den Aktionären auf Anfrage auch unverzüglich und kostenlos zugesandt.

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den für das Geschäftsjahr 2017 ausgewiesenen Bilanzgewinn von 37.496.540,93 EUR
wie folgt zu verwenden:
Ausschüttung einer Dividende von 7,00 EUR je Stückaktie auf die 3.551.742 dividendenberechtigten Stückaktien 24.862.194,00 EUR
Gewinnvortrag 12.634.346,93 EUR

Die Dividende ist am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag, mithin am 25. April 2018 zur Auszahlung fällig.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2017 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für dieses Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2017 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für dieses Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen.

5.

Wahl des Aufsichtsrats

Mit Beendigung der ordentlichen Hauptversammlung am 20. April 2018 endet die Amtszeit aller bisherigen Aufsichtsratsmitglieder.

Der Aufsichtsrat setzt sich nach §§ 96 Absatz 1, 101 Absatz 1 AktG und § 7 Absatz 1 Nr. 1 MitbestG 1976 aus zwölf Mitgliedern zusammen, von denen je sechs Mitglieder von den Anteilseignern und den Arbeitnehmern gewählt werden.

Der Aufsichtsrat schlägt auf Empfehlung seines Nominierungsausschusses vor, folgende Personen als Vertreter der Anteilseigner für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 beschließt, in den Aufsichtsrat zu wählen:

a)

Fritz-Jürgen Heckmann, Rechtsanwalt in der Anwaltssozietät Kees Hehl Heckmann, Stuttgart

b)

Prof. Dr. Angelika C. Bullinger-Hoffmann, Professorin für Arbeitswissenschaft und Innovationsmanagement der Technischen Universität Chemnitz, Chemnitz

c)

Gerhard Hirth, Geschäftsführer der SCHWENK Zement International Geschäftsführungs GmbH, Elchingen

d)

Joachim E. Schielke, früheres Mitglied des Vorstands der Landesbank Baden-Württemberg und früherer Vorsitzender des Vorstands der Baden-Württembergischen Bank, Backnang

e)

Eduard Schleicher, persönlich haftender Gesellschafter der SCHWENK Zement KG, Ulm

f)

Prof. Dr. med. Sevgi Tercanli, selbstständige Fachärztin für Gynäkologie und Geburtshilfe, Riehen BS (Schweiz)

6.

Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2018

Der Aufsichtsrat schlägt auf Empfehlung seines Prüfungsausschusses vor, die PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Stuttgart, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2018 zu bestellen.

Weitere Angaben und Hinweise

Teilnahme- und Stimmrechtsvoraussetzungen

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich rechtzeitig angemeldet haben und die im Zeitpunkt der Hauptversammlung für die angemeldeten Aktien im Aktienregister eingetragen sind. Die Anmeldung muss spätestens bis

13. April 2018, 24:00 Uhr MESZ,

bei der Gesellschaft in Textform (§ 126b Bürgerliches Gesetzbuch) in deutscher oder englischer Sprache eingegangen sein, und zwar unter der Anschrift

PAUL HARTMANN AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
oder per Telefax: +49 89 30903-74675
oder per E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären weiterhin die Möglichkeit an, sich online über das Aktionärsportal anzumelden, das sie unter der Internetadresse

www.hartmann.info

unter dem Pfad „Investor Relations / Hauptversammlung“ erreichen. Die hierfür benötigten Zugangsdaten werden den Aktionären mit der Einladung zugesandt.

Weitere Hinweise zum Anmeldeverfahren finden sich auf dem zusammen mit dem Einladungsschreiben übersandten Anmeldeformular, das auch für die Vollmachtserteilung und die Erteilung von Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter genutzt werden kann, sowie online im Aktionärsportal.

Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen und diesen gemäß § 135 Abs. 8 oder § 135 Abs. 10 in Verbindung mit § 125 Abs. 5 Aktiengesetz gleichgestellte Personen, Institute oder Unternehmen können das Stimmrecht für Aktien, die ihnen nicht gehören, als deren Inhaber sie aber im Aktienregister eingetragen sind, nur aufgrund einer Ermächtigung des Aktionärs ausüben.

Die zur Teilnahme berechtigten Aktionäre beziehungsweise ihre Bevollmächtigten erhalten Eintrittskarten zur Hauptversammlung. Aktionäre, die sich über das Aktionärsportal anmelden, haben die Möglichkeit, sich ihre Eintrittskarte unmittelbar selbst auszudrucken. Anders als die Anmeldung zur Hauptversammlung ist die Eintrittskarte nicht Teilnahmevoraussetzung, sondern dient lediglich der Vereinfachung des Ablaufs an den Einlasskontrollen für den Zugang zur Hauptversammlung.

Aktionäre, die sich per E-Mail anmelden wollen, werden gebeten, ihren vollständigen Namen, ihre Adresse und ihren in das Aktienregister eingetragenen Bestand an Aktien der PAUL HARTMANN AG anzugeben.

Das Teilnahme- und Stimmrecht setzt voraus, dass eine Eintragung als Aktionär im Aktienregister am Tag der Hauptversammlung besteht. Auch hinsichtlich der Anzahl der Stimmrechte ist der am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragene Aktienbestand maßgeblich. Aus abwicklungstechnischen Gründen werden allerdings in der Zeit vom 13. April 2018, 24:00 Uhr MESZ, bis einschließlich zum Tag der Hauptversammlung am 20. April 2018 keine Umschreibungen im Aktienregister vorgenommen werden. Der für Ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung maßgebliche Aktienbestand entspricht somit Ihrem am Freitag, 13. April 2018, 24:00 Uhr MESZ, im Aktienregister eingetragenen Aktienbestand.

Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Aktionäre, die im Aktienregister eingetragen sind, können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung, ausüben lassen. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen. Auch im Fall der Stimmrechtsvertretung ist eine fristgerechte Anmeldung erforderlich.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft können schriftlich oder in Textform (auch elektronisch oder per Telefax) erfolgen; § 135 AktG bleibt unberührt. Aktionäre können für die Vollmachtserteilung den entsprechenden Abschnitt des ihnen mit der Einberufung übersandten Anmeldebogens verwenden oder eine gesonderte formgerechte Vollmacht ausstellen. Unbeschadet eines anderen nach dem Gesetz oder der Satzung vorgegebenen Wegs zur Übermittlung des Nachweises der Bevollmächtigung kann der Nachweis per E-Mail an die Gesellschaft

(E-Mail: anmeldestelle@computershare.de)

übermittelt werden. Eine Vollmacht kann auch online im Rahmen der Anmeldung über das Aktionärsportal erteilt und dadurch nachgewiesen werden.

Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Als kostenlosen Service bieten wir unseren Aktionären an, sich nach Maßgabe ihrer Weisungen durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung vertreten zu lassen. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft üben das Stimmrecht ausschließlich auf der Grundlage der vom Aktionär erteilten Weisungen aus. Aktionäre können für die Vollmachts- und Weisungserteilung den entsprechenden Abschnitt des ihnen mit der Einberufung übersandten Anmeldebogens oder den entsprechenden Abschnitt des Aktionärsportals verwenden oder eine gesonderte formgerechte Vollmacht ausstellen. Die Erteilung der Vollmacht (mit Weisungen), ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft können schriftlich oder in Textform (auch elektronisch per E-Mail oder per Telefax) erfolgen. Vollmachten für die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter unter Erteilung ausdrücklicher Weisungen müssen – sofern die Vollmachten nicht während der Hauptversammlung erteilt werden – der Gesellschaft spätestens bis zum 19. April 2018, 12:00 Uhr MESZ, über das Aktionärsportal oder unter der nachstehend bestimmten Adresse zugehen:

PAUL HARTMANN AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
oder per Telefax: +49 89 30903-74675
oder per E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären

Anträge (nebst Begründung) oder Wahlvorschläge von Aktionären gemäß § 126 Absatz 1 und § 127 AktG müssen der Gesellschaft spätestens bis zum 5. April 2018, 24:00 Uhr MESZ, zugehen. Sie sind ausschließlich zu richten an:

PAUL HARTMANN AG
Investor Relations
Paul-Hartmann-Str. 12
89522 Heidenheim
bzw.
Postfach 13 60
89504 Heidenheim
oder per Telefax: +49 7321 36-3606
oder per E-Mail: hauptversammlung@hartmann.info

Anderweitig adressierte oder verspätet zugegangene Anträge und Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt.

 

Heidenheim an der Brenz, im März 2018

PAUL HARTMANN AG

Der Vorstand

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