Mai 23, 2018

va-Q-tec AG – Hauptversammlung 2018

va-Q-tec AG

Würzburg

ISIN: DE0006636681
WKN: 663668

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir laden unsere Aktionäre zu unserer ordentlichen Hauptversammlung ein, die am Donnerstag, den 28. Juni 2018, um 10:00 Uhr auf der Panoramaebene des Congress Centrums Würzburg, Pleichertorstraße 5, 97070 Würzburg, stattfindet.

TAGESORDNUNG

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2017, des gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2017, des Lageberichts für das Geschäftsjahr 2017, des Konzernlageberichts für das Geschäftsjahr 2017, des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2017, des Vorschlags des Vorstands für die Verwendung des im Geschäftsjahr 2017 erzielten Bilanzgewinns und des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben gemäß §§ 289a Absatz 1, 315a Absatz 1 des Handelsgesetzbuchs

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den vom Vorstand aufgestellten Konzernabschluss für das Geschäftsjahr 2017 am 9. April 2018 gebilligt. Der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 Satz 1 des Aktiengesetzes festgestellt. Eine Beschlussfassung über den Jahresabschluss durch die Hauptversammlung entfällt daher. Der Jahresabschluss, der Lagebericht, der Konzernabschluss, der Konzernlagebericht, der Bericht des Aufsichtsrats, der Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns und der Bericht des Vorstands zu den Angaben gemäß §§ 289a Absatz 1, 315a Absatz 1 des Handelsgesetzbuchs sind der Hauptversammlung zugänglich zu machen. Ein Beschluss wird zu diesem Tagesordnungspunkt nicht gefasst.

2.

Verwendung des Bilanzgewinns

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn des Geschäftsjahrs 2017 in Höhe von EUR 1.200.646,23 in voller Höhe auf neue Rechnung vorzutragen.

3.

Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2017

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, allen Mitgliedern des Vorstands, die im Geschäftsjahr 2017 amtiert haben, für ihre jeweiligen Amtszeiten im Geschäftsjahr 2017 Entlastung zu erteilen.

4.

Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2017

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, allen Mitgliedern des Aufsichtsrats, die im Geschäftsjahr 2017 amtiert haben, für ihre jeweiligen Amtszeiten im Geschäftsjahr 2017 Entlastung zu erteilen.

5.

Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2018

Der Aufsichtsrat schlägt auf Empfehlung seines Prüfungsausschusses vor, die Rödl & Partner GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Jena, zum Jahresabschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2018 zu bestellen.

6.

Wahlen zum Aufsichtsrat

Die Hauptversammlung vom 31. Mai 2016 hat Herrn Dr. Gerald Hommel, Herrn Winfried Klar, Herrn Dr. Eberhard Kroth, Frau Dr. Barbara Ooms-Gnauck und Herrn Uwe Lamann bis zum Ende der ordentlichen Hauptversammlung 2018 zu Mitgliedern des Aufsichtsrats gewählt. Darüber hinaus wurde Herr Uwe Krämer gemäß den Bestimmungen der damaligen Satzung der Gesellschaft durch gemeinsame Erklärung der Inhaber der Vorzugsaktien vom 19. Oktober/5. November 2015 bis zum Ende der ordentlichen Hauptversammlung 2018 in den Aufsichtsrat entsendet.

Mithin ist eine Neuwahl sämtlicher Aufsichtsratsmitglieder erforderlich.

Der Aufsichtsrat setzt sich nach §§ 95 Sätze 1 und 2, 96 Absatz 1, 101 Absatz 1 des Aktiengesetzes und Ziffern 11.1 und 11.2 der Satzung der va-Q-tec AG aus sechs Mitgliedern zusammen, die von der Hauptversammlung gewählt werden. Der Aufsichtsrat unterliegt nicht der Mitbestimmung. Die Wahl wird entsprechend der Empfehlung von Ziffer 5.4.3 Satz 1 des Deutschen Corporate Governance Kodex als Einzelwahl durchgeführt.

Der Aufsichtsrat hat mit Beschluss vom 22. Februar 2017 den Frauenanteil für den Aufsichtsrat auf 1/6 festgelegt. Diese Quote wäre nach der Wahl der vorgeschlagenen Kandidaten auch weiterhin erfüllt. Die nachfolgenden Wahlvorschläge beruhen auf den Empfehlungen des Nominierungsausschusses des Aufsichtsrats. Diese Empfehlungen wurden vom Nominierungsausschuss auf der Grundlage der Anforderungen des Deutschen Corporate Governance Kodex und unter Berücksichtigung der vom Aufsichtsrat für seine Zusammensetzung benannten Ziele sowie zur Ausfüllung des erarbeiteten Kompetenzprofils für das Gesamtgremium abgegeben. Der Aufsichtsrat hat sich bei den vorgeschlagenen Kandidaten versichert, dass sie genügend Zeit für das Amt zur Verfügung haben.

Der Aufsichtsrat schlägt vor,

a)

Dr. Gerald Hommel, wohnhaft in Mainz (Rheinland-Pfalz)
selbstständiger Pharmaunternehmer und geschäftsführender Gesellschafter der pharmarissano Arzneimittel GmbH,

b)

Uwe Lamann, wohnhaft in Sinzing (Bayern)
freier Unternehmensberater,

c)

Uwe Andreas Krämer, wohnhaft in Schwerzenbach (Schweiz)
Managing Director & CFO/CCO des Enterprise Software-Unternehmens Fision AG, Zürich,

d)

Winfried Klar, wohnhaft in Dubai (Vereinigte Arabische Emirate)
Unternehmensberater, KMC Klar Management Consultancies, Dubai,

e)

Dr. Eberhard Kroth, wohnhaft in Obernburg (Bayern)
geschäftsführender Gesellschafter der RoPro4.0 GmbH, Automatisierungstechnik

und

f)

Dr. Barbara Ooms-Gnauck, wohnhaft in Herleshausen (Hessen)
Rechtsanwältin und Fachanwältin für Verwaltungsrecht bei der Gnauck Rechtsanwälte GbR

mit Wirkung ab Beendigung dieser Hauptversammlung bis zum Ablauf der Hauptversammlung, die über ihre Entlastung für das vierte Geschäftsjahr nach dem Beginn ihrer Amtszeit beschließt, wieder in den Aufsichtsrat zu wählen. Das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit beginnt, wird nicht mitgerechnet.

Im Hinblick auf Ziffer 5.4.1 Absätze 6 bis 8 des Deutschen Corporate Governance Kodex werden ferner folgende Angaben gemacht:

Alle sechs Kandidaten gehören dem Aufsichtsrat der Gesellschaft bereits derzeit an. Herr Dr. Hommel ist Vorsitzender des Aufsichtsrats, Herr Lamann stellvertretender Vorsitzender.

Herr Winfried Klar steht in folgenden persönlichen oder geschäftlichen Beziehungen zu der va-Q-tec AG, den Organen oder einem wesentlich an der va-Q-tec AG beteiligten Aktionär:

Beratungsvertrag, insbesondere betreffend die Unterstützung des internationalen Aufbaus der va-Q-tec-Gruppe zwischen KMC Klar Management Consultancies, Dubai, und der va-Q-tec AG.

Herr Dr. Eberhard Kroth steht in folgenden persönlichen oder geschäftlichen Beziehungen zu der va-Q-tec AG, den Organen oder einem wesentlich an der va-Q-tec AG beteiligten Aktionär:

Beratungsvertrag, insbesondere betreffend die Unterstützung bei Ausbauprojekten von Produktion und Produktionsstätten zwischen der RoPro4.0 GmbH, Eschau, und der va-Q-tec AG.

Nach Feststellung des Aufsichtsrats stehen Frau Dr. Barbara Ooms-Gnauck sowie die Herren Dr. Gerald Hommel, Uwe Lamann und Uwe Andreas Krämer über ihr bestehendes Aufsichtsratsmandat hinaus in keiner persönlichen oder geschäftlichen Beziehung zur va-Q-tec AG oder deren Konzernunternehmen, den Organen der va-Q-tec AG oder einem wesentlich an der va-Q-tec AG beteiligten Aktionär, deren Offenlegung gemäß Ziffer 5.4.1 des Deutschen Corporate Governance Kodex empfohlen wird. Wesentlich beteiligt im Sinne dieser Empfehlung sind Aktionäre, die direkt oder indirekt mehr als 10 % der stimmberechtigten Aktien der Gesellschaft halten.

Über Sachverstand auf den Gebieten der Rechnungslegung oder Abschlussprüfung verfügt u.a. Herr Winfried Klar. Der Aufsichtsrat ist darüber hinaus der Auffassung, dass die vorgeschlagenen Kandidaten in ihrer Gesamtheit mit dem Sektor, in dem die Gesellschaft tätig ist, vertraut sind.

Die Lebensläufe der Kandidaten sowie weitere Angaben zu den vorgeschlagenen Kandidaten – insbesondere auch betreffend Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten oder vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen – sind im Anhang zu dieser Einladung abgedruckt.

Herr Dr. Gerald Hommel beabsichtigt für den Fall seiner Wahl wieder für das Amt des Aufsichtsratsvorsitzenden zu kandidieren.

WEITERE ANGABEN UND HINWEISE

GESAMTZAHL DER AKTIEN UND STIMMRECHTE ZUM ZEITPUNKT DER EINBERUFUNG DER HAUPTVERSAMMLUNG

Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung (15. Mai 2018) ist das Grundkapital der Gesellschaft eingeteilt in 13.089.502 nennbetragslose auf den Namen lautende Stückaktien, die jeweils eine Stimme gewähren. Die Gesamtzahl der Stimmrechte beläuft sich somit auf 13.089.502.

Zum Zeitpunkt der Bekanntmachung der Einberufung der Hauptversammlung im Bundesanzeiger hält die Gesellschaft insgesamt 13.566 eigene Aktien. Aus eigenen Aktien können in der Hauptversammlung keine Rechte ausgeübt werden.

VORAUSSETZUNGEN FÜR DIE TEILNAHME AN DER HAUPTVERSAMMLUNG UND DIE AUSÜBUNG DES STIMMRECHTS

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre ‒ persönlich oder durch Bevollmächtigte ‒ berechtigt, die am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind und deren Anmeldung der Gesellschaft bis zum 21. Juni 2018, 24:00 Uhr (MESZ), zugegangen ist.

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt gemäß § 67 Absatz 2 Satz 1 des Aktiengesetzes als Aktionär nur, wer als solcher im Aktienregister eingetragen ist. Für die Ausübung von Teilnahme- und Stimmrechten ist der Eintragungsstand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung maßgeblich. Aus abwicklungstechnischen Gründen werden ab dem 22. Juni 2018, 0:00 Uhr (MESZ), bis einschließlich 28. Juni 2018, 24:00 Uhr (MESZ), keine Umschreibungen im Aktienregister vorgenommen. Daher wird der für die Ausübung der Teilnahme- und Stimmrechte zur Hauptversammlung maßgebliche Eintragungsstand des Aktienregisters dem Eintragungsstand zum Anmeldeschluss am 21. Juni 2018, 24:00 Uhr (MESZ), entsprechen.

Aktien werden durch eine Anmeldung zur Hauptversammlung nicht blockiert. Aktionäre können daher über ihre Aktien auch nach erfolgter Anmeldung zur Hauptversammlung weiter frei verfügen. Es wird jedoch darauf hingewiesen, dass gemäß § 405 Absatz 3 Nr. 1 des Aktiengesetzes ordnungswidrig handelt, wer Aktien eines anderen, zu dessen Vertretung er nicht befugt ist, ohne dessen Einwilligung zur Ausübung von Rechten in der Hauptversammlung benutzt. Da im Verhältnis zur Gesellschaft bei der Hauptversammlung am 28. Juni 2018 als Aktionär nur gilt, wer am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragen ist, und ab dem 22. Juni 2018, 0:00 Uhr (MESZ) keine Umschreibungen mehr im Aktienregister vorgenommen werden, hat derjenige, der danach Aktien erwirbt, in der Hauptversammlung am 28. Juni 2018 kein Teilnahme- und Stimmrecht, wenn ihn der Veräußerer nicht zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts bevollmächtigt oder ermächtigt.

Kreditinstitute und Aktionärsvereinigungen sowie diesen durch die aktienrechtlichen Bestimmungen gleichgestellte Institutionen oder Personen dürfen das Stimmrecht für Aktien, die ihnen nicht gehören, als deren Inhaber sie aber im Aktienregister eingetragen sind, nur aufgrund einer Ermächtigung ausüben. Näheres hierzu regelt § 135 des Aktiengesetzes.

Die Anmeldung des Aktionärs hat zumindest in Textform (§ 126b des Bürgerlichen Gesetzbuches) in deutscher oder englischer Sprache an folgende Anschrift, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse zu erfolgen:

va-Q-tec AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Fax: +49 89 210 27 288
E-Mail: namensaktien@linkmarketservices.de

Ein Formular zur Anmeldung und Eintrittskartenbestellung wird den Aktionären, die am 13. Juni 2018, 24:00 Uhr (MESZ), mit ihrer Anschrift im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind, per Post übersandt. Es kann zudem kostenfrei bei der Gesellschaft angefordert werden. Sofern für die Anmeldung nicht das von der Gesellschaft versandte Formular verwendet wird, ist durch eindeutige Angaben für eine zweifelsfreie Identifizierung des sich anmeldenden Aktionärs zu sorgen, etwa durch Nennung der Aktionärsnummer und seines vollständigen Namens oder seiner vollständigen Firma, wie im Aktienregister eingetragen und aus dem dem Aktionär zugesandten persönlichen Aktionärsanschreiben ersichtlich.

Auch neue Aktionäre, die nach dem 13. Juni 2018, 24:00 Uhr (MESZ), bis 21. Juni 2018, 24:00 Uhr (MESZ), in das Aktienregister der Gesellschaft eingetragen werden und denen daher kein Formular zur Anmeldung und Eintrittskartenbestellung zugeschickt wird, können sich unter Nennung ihres vollständigen Namens bzw. ihrer vollständigen Firma, ihres Wohnorts bzw. ihrer Geschäftsanschrift und ihrer Aktionärsnummer zumindest in Textform (§ 126b des Bürgerlichen Gesetzbuches) unter Verwendung der oben genannten Anschrift, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse anmelden.

Nach frist- und ordnungsgemäßer Anmeldung werden Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt bzw. am Versammlungsort hinterlegt.

Bitte melden Sie sich frühzeitig an, wenn Sie eine Teilnahme an der Hauptversammlung beabsichtigen, um die Organisation der Hauptversammlung zu erleichtern.

VERFAHREN FÜR DIE STIMMABGABE DURCH EINEN BEVOLLMÄCHTIGTEN

Ein teilnahmeberechtigter Aktionär kann sich in der Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten vertreten lassen. Auch in diesem Fall ist eine frist- und ordnungsgemäße Anmeldung des Aktionärs zur Hauptversammlung erforderlich.

Die Erteilung der Vollmacht ist sowohl vor als auch während der Hauptversammlung möglich. Hierfür kommt eine Erklärung gegenüber dem zu Bevollmächtigenden oder gegenüber der Gesellschaft in Betracht.

Wenn weder ein Kreditinstitut noch eine Aktionärsvereinigung oder eine mit diesen gemäß den aktienrechtlichen Bestimmungen gleichgestellte Person oder Institution bevollmächtigt wird, bedürfen die Erteilung und der Widerruf der Vollmacht sowie ihr Nachweis gegenüber der Gesellschaft zumindest der Textform (§ 126b des Bürgerlichen Gesetzbuches).

Erfolgt die Erteilung der Vollmacht oder ihr Widerruf durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft, so kann die Erklärung zumindest in Textform (§ 126b des Bürgerlichen Gesetzbuches) an die folgende Anschrift, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse gerichtet werden:

va-Q-tec AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Fax: +49 89 210 27 288
E-Mail: namensaktien@linkmarketservices.de

Der Widerruf kann auch durch die persönliche Teilnahme des Aktionärs an der Hauptversammlung erfolgen.

Wird die Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erteilt, ist ein zusätzlicher Nachweis der Bevollmächtigung nicht erforderlich. Wird die Vollmacht durch Erklärung gegenüber dem Bevollmächtigten erteilt, ist die Vollmacht zumindest in Textform (§ 126b des Bürgerlichen Gesetzbuches) der Gesellschaft gegenüber nachzuweisen, soweit sich aus § 135 des Aktiengesetzes nicht etwas anderes ergibt (siehe unten).

Die Übermittlung des Nachweises der Vollmacht kann an die oben für die Erteilung von Vollmachten angegebene Anschrift, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse erfolgen. Um den Nachweis der Bevollmächtigung eindeutig zuordnen zu können, bitten wir Sie, den vollständigen Namen bzw. die vollständige Firma, den Wohnort bzw. die Geschäftsanschrift und die Aktionärsnummer des Aktionärs anzugeben. Bitte geben Sie auch den Namen und die Anschrift des Bevollmächtigten an, damit diesem die Eintrittskarte übersandt werden kann.

Der Nachweis kann auch dadurch erbracht werden, dass der Bevollmächtigte am Tag der Hauptversammlung die Vollmacht an der Einlasskontrolle vorzeigt.

Für die Bevollmächtigung eines Kreditinstituts, einer Aktionärsvereinigung oder einer anderen mit diesen durch die aktienrechtlichen Bestimmungen gleichgestellten Institution oder Person besteht ein Textformerfordernis weder nach der Satzung noch nach dem ausdrücklichen Wortlaut des Aktiengesetzes. Das allgemeine Textformerfordernis für die Vollmacht gemäß § 134 Absatz 3 Satz 3 des Aktiengesetzes findet bei diesen Vollmachtsempfängern nach überwiegender Auffassung keine Anwendung. Möglicherweise verlangt jedoch in diesen Fällen der Vollmachtsempfänger eine besondere Form der Vollmacht, da er diese gemäß § 135 Absatz 1 Satz 2 des Aktiengesetzes (gegebenenfalls in Verbindung mit § 135 Absatz 8 oder §§ 135 Absatz 10, 125 Absatz 5 des Aktiengesetzes) nachprüfbar festhalten muss. Die möglicherweise zu beachtenden Besonderheiten bitten wir beim Vollmachtsempfänger zu erfragen.

Wenn ein Aktionär ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung oder eine andere mit diesen durch die aktienrechtlichen Bestimmungen gleichgestellte Institution oder Person bevollmächtigen möchte, sollte er sich zudem vorher beim Vollmachtsempfänger erkundigen, ob dieser in der Hauptversammlung der va-Q-tec AG vertreten bzw. anwesend sein wird. In diesem Fall wird empfohlen, die Vollmacht direkt an das Kreditinstitut, die Aktionärsvereinigung, die Institution bzw. die Person und so rechtzeitig zu erteilen, dass der Vollmachtsempfänger den Aktionär fristgerecht bis 21. Juni 2018, 24:00 Uhr (MESZ), zur Hauptversammlung anmelden kann.

Die Vollmachtserteilung durch in der Hauptversammlung anwesende Aktionäre und Aktionärsvertreter an andere Anwesende ist ebenfalls möglich. Allerdings können Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen oder andere mit diesen durch die aktienrechtlichen Bestimmungen gleichgestellte Institutionen oder Personen Untervollmachten an Personen, die nicht ihre Angestellten sind, gemäß § 135 Absatz 5 Satz 1 des Aktiengesetzes (gegebenenfalls in Verbindung mit § 135 Absatz 8 des Aktiengesetzes oder §§ 135 Absatz 10, 125 Absatz 5 des Aktiengesetzes) nur erteilen, wenn die Vollmacht dies gestattet.

Ein Formular zur Eintrittskartenbestellung für einen Bevollmächtigten wird den am 13. Juni 2018, 24:00 Uhr (MESZ), mit ihrer Anschrift im Aktienregister eingetragenen Aktionären zusammen mit der Hauptversammlungseinladung per Post übersandt. Es kann zudem kostenfrei bei der Gesellschaft angefordert werden. Die von der Gesellschaft ausgestellten Eintrittskarten enthalten ferner auf der Rückseite ein Formular zur Vollmachtserteilung. Ein entsprechendes Formular steht auch über die Internetadresse

https://ir.va-q-tec.com

und den Link „Hauptversammlung“ zum Abruf zur Verfügung. Außerdem wird auf der Hauptversammlung ein Formular zur Bevollmächtigung während der Hauptversammlung vorgehalten. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft einen oder mehrere Bevollmächtigte zurückweisen, sofern noch ein Bevollmächtigter übrig bleibt.

STIMMABGABE DURCH DIE VON DER GESELLSCHAFT BENANNTEN STIMMRECHTSVERTRETER

Die Aktionäre haben auch die Möglichkeit, ihre Stimmrechte in der Hauptversammlung entsprechend ihren Weisungen durch die Mitarbeiter der va-Q-tec AG Frau Melanie Mohr oder Herrn Felix Rau als von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter ausüben zu lassen. Auch in diesem Fall muss sich der Aktionär frist- und ordnungsgemäß zur Hauptversammlung anmelden.

Wenn ein Aktionär diese Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen möchte, muss er ihnen zu jedem Tagesordnungspunkt, über den abgestimmt wird, Weisung erteilen, wie das Stimmrecht ausgeübt werden soll; die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, nach Maßgabe der ihnen erteilten Weisungen abzustimmen. Die Stimmrechtsvertreter dürfen das Stimmrecht bei Abstimmungen, deren Gegenstand im Vorfeld der Hauptversammlung nicht bekannt ist, (zum Beispiel bei Verfahrensanträgen) nicht ausüben. In diesen Fällen werden sie sich der Stimme enthalten oder nicht an der Abstimmung teilnehmen. Entsprechendes gilt bei der Abstimmung über einen Gegenantrag ohne ausdrückliche Weisung. Die Beauftragung der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft zur Erklärung von Widersprüchen oder zur Stellung von Anträgen oder Fragen ist nicht möglich.

Die Erteilung von Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter hat zumindest in Textform (§ 126b des Bürgerlichen Gesetzbuches) an die oben für die Erteilung von Vollmachten genannte Anschrift, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse zu erfolgen.

Gleiches gilt für den Widerruf einer an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erteilten Vollmacht.

Ein zusätzlicher Nachweis einer Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter ist nicht erforderlich.

Ein Formular zur Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter und zur Weisungserteilung an diese wird den am 13. Juni 2018, 24:00 Uhr (MESZ), mit ihrer Anschrift im Aktienregister eingetragenen Aktionären zusammen mit der Hauptversammlungseinladung per Post übersandt und kann zudem kostenfrei bei der Gesellschaft angefordert werden. Ein entsprechendes Formular steht auch über die Internetadresse

https://ir.va-q-tec.com

und den Link „Hauptversammlung“ zum Abruf zur Verfügung.

Die Vollmachtserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ist vor der Hauptversammlung nur bis zum 26. Juni 2018, 24:00 Uhr (MESZ), (eingehend) möglich. Die Erteilung oder Änderung von Weisungen wird berücksichtigt, wenn sie der Gesellschaft bis zum 26. Juni 2018, 24:00 Uhr (MESZ), unter der oben genannten Anschrift, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse zugeht.

Während der Hauptversammlung können Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter durch Nutzung des auf der Stimmkarte dafür vorgesehenen Formulars erfolgen.

RECHTE DER AKTIONÄRE

Ergänzung der Tagesordnung

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000 erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Für jeden neuen Gegenstand der Tagesordnung muss einem solchen Verlangen eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.

Tagesordnungsergänzungsverlangen müssen der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Versammlung, also bis zum 28. Mai 2018, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen. Das Verlangen ist schriftlich (§ 126 des Bürgerlichen Gesetzbuches) an den Vorstand der Gesellschaft zu richten. Die Anschrift lautet:

va-Q-tec AG
Vorstand
Alfred-Nobel-Straße 33
97080 Würzburg

Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens bei der Gesellschaft Inhaber des Mindestbesitzes an Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über das Verlangen halten.

Gegenanträge und Wahlvorschläge

Darüber hinaus ist jeder Aktionär berechtigt, zu den Punkten der Tagesordnung sowie zur Geschäftsordnung in der Hauptversammlung Anträge zu stellen bzw. Wahlvorschläge zu machen, ohne dass es hierfür vor der Hauptversammlung einer Ankündigung, Veröffentlichung oder sonstigen Handlung bedarf.

Die Gesellschaft wird Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung (die für Wahlvorschläge nicht erforderlich ist) und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung unter https://ir.va-q-tec.com und dem Link „Hauptversammlung“ zugänglich machen, wenn sie der Gesellschaft mindestens 14 Tage vor der Versammlung, also bis zum 13. Juni 2018, 24:00 Uhr (MESZ), unter der nachfolgend genannten Adresse oder E-Mail-Adresse zugehen:

va-Q-tec AG
Hauptversammlung
Herrn Felix Rau
Alfred-Nobel-Straße 33
97080 Würzburg
E-Mail: IR@va-Q-tec.com

Von einer Veröffentlichung eines Gegenantrags und seiner Begründung kann die Gesellschaft absehen, wenn einer der Gründe gemäß § 126 Absatz 2 Satz 1 Nr. 1 bis 7 des Aktiengesetzes vorliegt. Eine Begründung eines Gegenantrags braucht auch dann nicht zugänglich gemacht werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt.

Wahlvorschläge von Aktionären braucht der Vorstand außer in den Fällen des § 126 Absatz 2 des Aktiengesetzes auch dann nicht zugänglich zu machen, wenn diese nicht die Angabe von Namen, ausgeübtem Beruf und Wohnort der vorgeschlagenen Aufsichtsratsmitglieder oder Prüfer oder Angaben über die Mitgliedschaft der vorgeschlagenen Aufsichtsratsmitglieder in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten im Sinne von § 125 Absatz 1 Satz 5 des Aktiengesetzes enthalten.

Auskunftsrecht

Gemäß § 131 Absatz 1 des Aktiengesetzes ist jedem Aktionär auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit diese zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu verbundenen Unternehmen.

Von einer Beantwortung einzelner Fragen kann der Vorstand aus den in § 131 Absatz 3 des Aktiengesetzes genannten Gründen absehen.

Ferner bestimmt Ziffer 17.2 Sätze 4 bis 6 der Satzung, dass der Versammlungsleiter, soweit gesetzlich zulässig, das Frage- und Rederecht der Aktionäre zeitlich angemessen beschränken kann. Er ist insbesondere berechtigt, zu Beginn der Hauptversammlung oder während ihres Verlaufs einen zeitlich angemessenen Rahmen für den ganzen Hauptversammlungsverlauf, für die Aussprache zu einzelnen Tagesordnungspunkten sowie für einzelne Rede- und Fragebeiträge festzulegen. Darüber hinaus kann der Vorsitzende, sofern erforderlich, die Wortmeldeliste vorzeitig schließen und den Schluss der Debatte anordnen, soweit dies für eine ordnungsgemäße Durchführung der Hauptversammlung erforderlich ist.

Informationen auf der Internetseite der Gesellschaft

Folgende Informationen bzw. Unterlagen sind alsbald nach der Einberufung auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://ir.va-q-tec.com

und dem Link „Hauptversammlung“ zugänglich:

der Inhalt der Einberufung,

eine Erläuterung zu Tagesordnungspunkt 1, zu dem in der Hauptversammlung kein Beschluss gefasst werden soll,

die der Versammlung zugänglich zu machenden Unterlagen:

der festgestellte Jahresabschluss zum 31. Dezember 2017,

der gebilligte Konzernabschluss zum 31. Dezember 2017,

der Lagebericht für das Geschäftsjahr 2017,

der Konzernlagebericht für das Geschäftsjahr 2017,

der Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des im Geschäftsjahr 2017 erzielten Bilanzgewinns,

der erläuternde Bericht des Vorstands zu den Angaben gemäß §§ 289a Absatz 1, 315a Absatz 1 des Handelsgesetzbuches,

der Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2017,

der unter anderem den Vergütungsbericht enthaltende Geschäftsbericht 2017,

die Lebensläufe der Kandidaten für den Aufsichtsrat,

die Gesamtzahl der Aktien und der Stimmrechte zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung,

die Formulare, die für die Erteilung einer Vollmacht für die Hauptversammlung verwendet werden können, sowie

nähere Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre Ergänzung der Tagesordnung, Gegenanträge, Wahlvorschläge und Auskunftsrecht.

Die vorgenannten Informationen bzw. Unterlagen liegen ferner vom Tag der Einberufung der Hauptversammlung an in den Geschäftsräumen der Gesellschaft, Alfred-Nobel-Straße 33, 97080 Würzburg, und in der Hauptversammlung zur Einsicht durch die Aktionäre aus. Auf Verlangen wird jedem Aktionär kostenlos eine Abschrift der vorgenannten Unterlagen übersandt.

Hinweis zum Datenschutz

Europaweit gelten ab dem 25. Mai 2018 neue Regelungen zum Datenschutz. Der Schutz Ihrer Daten und deren rechtskonforme Verarbeitung haben für uns einen hohen Stellenwert.

Die in Ihrer Anmeldung für die Teilnahme an der Hauptversammlung von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten verarbeiten wir, um Ihnen die Ausübung Ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. In unseren Datenschutzhinweisen haben wir alle Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten übersichtlich an einer Stelle zusammengefasst. Die Datenschutzhinweise finden Sie unter

https://ir.va-q-tec.com

und dem Link „Rechtliches“ – „Datenschutz“.

 

Würzburg, im Mai 2018

Der Vorstand

 

Anhang zu TOP 6 der Tagesordnung

Lebensläufe und weitere Angaben zu den zur Wahl vorgeschlagenen Aufsichtsratskandidaten

Dr. Gerald Hommel, geboren am 21. Januar 1959, Wohnort: Mainz (Rheinland-Pfalz), Mitglied des Aufsichtsrats und Aufsichtsratsvorsitzender seit 2014

Ausgeübter Beruf: selbstständiger Pharmaunternehmer und geschäftsführender Gesellschafter der pharmarissano Arzneimittel GmbH

Deutsche Staatsbürgerschaft

Studium der Wirtschaftswissenschaften an den Universitäten Mainz und Würzburg, Diplom-Kaufmann (1985)

1985–1997 Pharmahandel, zuletzt Geschäftsführer der PHOENIX Pharma Einkauf GmbH, Dreieich

1997–1999 Vorstand der GESKO eG, Gerlingen (Einkaufsgenossenschaft)

Seit 1999 selbstständiger Pharmaunternehmer

Seit 2004 geschäftsführender Gesellschafter der pharmarissano Arzneimittel GmbH

Promotion im Fach Wirtschafts- und Sozialgeschichte an der Universität Frankfurt am Main (2014)

Herr Dr. Hommel ist Vorsitzender des Nominierungsausschusses, Vorsitzender des Präsidialausschusses und stellvertretender Vorsitzender des Prüfungsausschusses des Aufsichtsrats.

Herr Dr. Hommel bekleidet kein weiteres Amt in gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten oder vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen.

Uwe Lamann, geboren am 17. November 1949, Wohnort: Sinzing (Bayern), Mitglied des Aufsichtsrats und stellvertretender Vorsitzender seit 2014

Ausgeübter Beruf: freier Unternehmensberater

Deutsche Staatsbürgerschaft

Studium der Nachrichtentechnik in Köln, Diplom-Ingenieur (1976)

1999–2012 Vorstandsmitglied der Leoni AG, Nürnberg, und Leitung der Zentralen F & E

Seit 2013 Mitglied des Beirats der Baumüller Nürnberg GmbH

Seit 2013 freier Unternehmensberater

Herr Lamann ist stellvertretender Vorsitzender des Nominierungsausschusses und stellvertretender Vorsitzender des Präsidialausschusses des Aufsichtsrats.

Herr Lamann ist Mitglied in folgenden weiteren gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten oder vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:

Seit 2007 Mitglied des Aufsichtsrats der Nedschroef Holding B.V.

Uwe Andreas Krämer, geboren am 27. Oktober 1978, Wohnort: Schwerzenbach (Schweiz), Mitglied des Aufsichtsrats seit 2015

Ausgeübter Beruf: Managing Director & CFO/CCO des Enterprise Software-Unternehmens Fision AG, Zürich

Deutsche Staatsbürgerschaft

Diplom-Wirtschaftsinformatiker, Technische Universität Darmstadt (2006)

2006–2008: Investment Banking Division, Goldman Sachs, Frankfurt

2008–2014: Venture & Growth Capital Investment Professional mit Fokus auf Software- & Internet-Technologie, ViewPoint Capital, Frankfurt/Zürich

2014–2016 Growth Capital Investment Professional mit Fokus auf Cleantech, Zouk Capital, London

Seit 2016 Managing Director & CFO/CCO des Enterprise Software-Unternehmens Fision AG, Zürich

Herr Krämer ist Mitglied des Nominierungsausschusses des Aufsichtsrats.

Herr Krämer bekleidet kein weiteres Amt in gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten oder vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen.

Winfried Klar, geboren am 10. Oktober 1954, Wohnort: Dubai (Vereinigte Arabische Emirate), Mitglied des Aufsichtsrats seit 2013

Ausgeübter Beruf: Unternehmensberater, KMC Klar Management Consultancies, Dubai

Deutsche Staatsbürgerschaft

Diplom-Kaufmann, Universität Münster (1979)

Wirtschaftsprüfer und Steuerberater PwC Düsseldorf (1980–1990)

1991–1992 Leiter Konzernentwicklung EVONIK (früher RAG)

1993–2003 Geschäftsführer, Vorstand, CFO in verschiedenen Unternehmen

2004–2009: Geschäftsführer und CFO der VESTOLIT GmbH & Co KG, Marl

2009–2013: Geschäftsführer und CFO der MAUSER Holding GmbH, Brühl

Seit 2013 Management-Beratung im Mittleren Osten, KMC Klar Management Consultancies, Dubai

Herr Klar ist seit 2016 Vorsitzender des Prüfungsausschusses des Aufsichtsrats.

Herr Klar bekleidet kein weiteres Amt in gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten oder vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen.

Dr. Eberhard Kroth, geboren am 15. September 1956, Wohnort: Obernburg (Bayern), Mitglied des Aufsichtsrats seit 2013

Ausgeübter Beruf: geschäftsführender Gesellschafter der RoPro4.0 GmbH, Automatisierungstechnik

Deutsche Staatsbürgerschaft

Studium und Promotion TU Darmstadt (1985)

1986–1994 Prokurist und technischer Leiter von Reis Robotics, Reis GmbH & Co KG

1994–2010 Geschäftsführer von Reis Robotics, Reis GmbH & Co KG

2010–2016 Geschäftsführer der Reis Group Holding GmbH

2015–2016 Geschäftsführer & Technischer Direktor (CTO) der KUKA Industries GmbH

Seit 2017 geschäftsführender Gesellschafter der RoPro4.0 GmbH, Automatisierungstechnik

Herr Dr. Kroth ist Mitglied des Prüfungsausschusses.

Herr Dr. Kroth bekleidet kein weiteres Amt in gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten oder vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen.

Dr. Barbara Ooms-Gnauck, geboren am 28. Oktober 1957, Wohnort: Herleshausen (Hessen), Mitglied des Aufsichtsrats seit 2014

Ausgeübter Beruf: Rechtsanwältin und Fachanwältin für Verwaltungsrecht bei der Gnauck Rechtsanwälte GbR

Belgische Staatsbürgerschaft

Studium der Chemie und Ökotrophologie an der Universität Bonn, Abschluss Dipl. oec. troph. (1983)

Studium der Rechtswissenschaften an der Universität Göttingen, 1. Staatsexamen (2001)

Referendariat am Landgericht Kassel, 2. Staatsexamen (2004)

Rechtsanwältin (2004)

2005–2010 Rechtsanwältin, Partnerin bei GKMP Rechtsanwälte Steuerberater Wirtschaftsprüfer

Seit 2010 Mitgesellschafterin und Rechtsanwältin bei der Gnauck Rechtsanwälte GbR

Promotion an der Universität Konstanz (2012)

Fachanwältin für Verwaltungsrecht (2016)

Frau Dr. Ooms-Gnauck ist Mitglied des Nominierungs- und Präsidialausschusses des Aufsichtsrats.

Frau Dr. Ooms-Gnauck bekleidet kein weiteres Amt in gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten oder vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen.

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