HELMA Eigenheimbau Aktiengesellschaft – Hauptversammlung 2018

HELMA Eigenheimbau Aktiengesellschaft

Lehrte

WKN: A0EQ57
ISIN: DE000A0EQ578

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Wir laden hiermit unsere Aktionäre zu der am

Freitag, den 6. Juli 2018, 10.00 Uhr,
in den Räumlichkeiten der HELMA Eigenheimbau Aktiengesellschaft,
Zum Meersefeld 4, 31275 Lehrte

stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung

ein.

I.	Tagesordnung:

1.	Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses sowie des gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2017, des zusammengefassten Lageberichtes und Konzernlageberichtes sowie des Berichtes des Aufsichtsrats über das Geschäftsjahr 2017 Die genannten Unterlagen sind von der Einberufung der Hauptversammlung an im Internet unter www.ir.helma.de unter dem Link „Hauptversammlung“ veröffentlicht und können dort eingesehen und heruntergeladen werden. Die Unterlagen können außerdem von der Einberufung der Hauptversammlung an zu den üblichen Geschäftszeiten in den Geschäftsräumen der HELMA Eigenheimbau Aktiengesellschaft, Zum Meersefeld 4, 31275 Lehrte, eingesehen werden.
2.	Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, zu beschließen: Der im Geschäftsjahr 2017 erwirtschaftete Bilanzgewinn von EUR 16.338.210,01 wird wie folgt verwendet: Ausschüttung einer Dividende von EUR 1,40 je dividendenberechtigter Stückaktie EUR 5.600.000,00 Einstellung in andere Gewinnrücklagen EUR 10.738.210,01 Bilanzgewinn EUR 16.338.210,01 Die Dividendensumme und der in andere Gewinnrücklagen einzustellende Betrag in vorstehendem Beschlussvorschlag zur Gewinnverwendung basieren auf einem dividendenberechtigten Grundkapital in Höhe von EUR 4.000.000,00, eingeteilt in 4.000.000 Stückaktien. Bis zur Hauptversammlung kann sich die Zahl der dividendenberechtigten Aktien noch ändern. In diesem Fall wird bei unveränderter Dividende von EUR 1,40 je Aktie ein entsprechend angepasster Beschlussvorschlag unterbreitet. Gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 Aktiengesetz ist der Anspruch auf die Dividende am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag, das heißt am 11. Juli 2018, fällig.
3.	Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2017 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.
4.	Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2017 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.
5.	Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2018 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Ebner Stolz GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Hannover, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2018 zu wählen.
6.	Beschlussfassung über die Neuwahl eines Mitglieds des Aufsichtsrats Das Aufsichtsratsmitglied, Herr Otto Holzkamp, ist durch die ordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft am 4. Juli 2014 bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das vierte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt, wobei das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit beginnt, nicht mitgerechnet wird, also bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2018 beschließt, bestellt. Herr Otto Holzkamp ist am 9. Oktober 2017 verstorben. Der Aufsichtsrat der Gesellschaft setzt sich gemäß §§ 95, 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 Aktiengesetz („AktG„) in Verbindung mit § 5 Abs. 1 der Satzung aus vier Mitgliedern zusammen, welche von der Hauptversammlung gewählt werden. Daher muss ein Mitglied des Aufsichtsrats durch die Hauptversammlung neu gewählt werden. Gemäß § 5 Abs. 2 Satz 3 der Satzung erfolgt die Wahl des Nachfolgers eines vor Ablauf der Amtszeit ausgeschiedenen Mitgliedes für den Rest der Amtszeit des ausgeschiedenen Mitglieds. Die Hauptversammlung ist bei der Wahl nicht an Wahlvorschläge gebunden. Der Aufsichtsrat schlägt vor, die folgende Person mit Wirkung auf den Zeitpunkt der Beendigung der ordentlichen Hauptversammlung am 6. Juli 2018 für die restliche Amtszeit für Herrn Holzkamp, mithin für den Zeitraum bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2018 beschließt, zu wählen: Herr Karl-Heinz Maerzke, bislang Vorstandsvorsitzender der HELMA Eigenheimbau AG, wohnhaft in Hannover, wird zum Mitglied des Aufsichtsrats gewählt. Herr Maerzke ist weder Mitglied in gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten noch Mitglied in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen. Hinsichtlich des Aufsichtsratsvorsitzes planen die derzeitigen Aufsichtsratsmitglieder im Fall der Wahl von Herrn Maerzke, diesen zum Vorsitzenden des Aufsichtsrates zu wählen.
7.	Satzungsänderungen Vorstand und Aufsichtsrat schlagen folgende Änderungen der Satzung vor: a) In § 5 der Satzung werden die Absätze 2 bis 4 wie folgt neu gefasst: „2. Die Amtsdauer der Aufsichtsratsmitglieder währt bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das vierte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt. Das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit beginnt, wird nicht mitgerechnet. Die Hauptversammlung kann bei der Wahl eine kürzere Amtszeit bestimmen. Die Wahl oder gerichtliche Bestellung des Nachfolgers eines vor Ablauf der Amtszeit ausgeschiedenen Mitgliedes erfolgt für den Rest der Amtszeit des ausgeschiedenen Mitglieds, sofern die Hauptversammlung oder der Bestellungsbeschluss nichts anderes vorsieht. 3. Die Mitglieder des Aufsichtsrats können ihr Amt durch eine an den Vorsitzenden des Aufsichtsrats oder an den Vorstand zu richtende schriftliche Erklärung unter Einhaltung einer Frist von vier Wochen niederlegen. Der Vorsitzende des Aufsichtsrats kann einer Verkürzung dieser Frist zustimmen. 4. Der Aufsichtsrat entscheidet durch Beschluss. Die Sitzungen werden vom Vorsitzenden schriftlich einberufen, und zwar mit einer Ladungsfrist von 14 Tagen. Der Vorsitzende kann in eiligen Fällen eine kürzere Frist bestimmen. Außerhalb der Sitzungen sind auch schriftliche, fernmündliche oder vergleichbare andere Formen der Beschlussfassung, insbesondere per Telefax, E-Mail oder Videokonferenz, zulässig, wenn kein Mitglied diesem Verfahren widerspricht. Der Aufsichtsrat ist nur beschlussfähig, wenn mindestens drei Mitglieder an der Beschlussfassung teilnehmen.“ b) In § 6 der Satzung wird Absatz 1 wie folgt neu gefasst: „1. Die Hauptversammlung findet am Sitz der Gesellschaft, in den Städten Hannover, Hamburg, Berlin oder München oder im Umkreis von 60 km vom Sitz der Gesellschaft statt.“ c) In § 8 der Satzung werden die Absätze 1 und 3 wie folgt neu gefasst: „1. Den Vorsitz in der Hauptversammlung führt der Vorsitzende des Aufsichtsrates, im Falle seiner Verhinderung sein Stellvertreter. Wenn sowohl der Vorsitzende des Aufsichtsrates als auch sein Stellvertreter verhindert sind, wird der Versammlungsleiter durch die Hauptversammlung gewählt oder der Aufsichtsrat kann durch Beschluss einen Versammlungsleiter bestimmen, der nicht Aktionär sein muss. Eine Verhinderung umfasst auch den Fall, dass die entsprechenden Personen den Vorsitz nicht übernehmen wollen.“ „3.1 Der Vorsitzende hat das Recht, das Frage- und Rederecht der Aktionäre zeitlich nach der Maßgabe des Folgenden zu beschränken: (i) Ist nach der in der Hauptversammlung zur Behandlung anstehenden Tagesordnung nur über einzelne oder mehrere der Gegenstände Verwendung des Bilanzgewinns, Entlastung der Mitglieder des Vorstands, Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats, Wahl des Abschlussprüfers und Ermächtigung zum Erwerb eigener Aktien Beschluss zu fassen, kann der Vorsitzende das Rede- und Fragerecht der Aktionäre in solcher Weise zeitlich beschränken, dass die Hauptversammlung insgesamt nicht länger als sechs Stunden dauert. Bei der Berechnung der Dauer der Hauptversammlung bleiben die Zeiträume außer Betracht, die auf Unterbrechungen der Hauptversammlung und die Rede des Vorstands sowie die Ausführungen des Vorsitzenden vor Beginn der Generaldebatte entfallen. (ii) Ist nach der in der Hauptversammlung zur Behandlung anstehenden Tagesordnung auch über andere Gegenstände als nach (i) Beschluss zu fassen, kann der Vorsitzende das Rede- und Fragerecht der Aktionäre in solcher Weise zeitlich beschränken, dass die Hauptversammlung insgesamt nicht länger als zehn Stunden dauert. (i) Satz 2 gilt entsprechend. (iii) Der Vorsitzende kann die Rede- und Fragezeit eines Aktionärs je Wortmeldung auf 15 Minuten beschränken und wenn sich im Zeitpunkt der Worterteilung an den Aktionär mindestens drei weitere Redner angemeldet haben, auf zehn Minuten. Der Vorsitzende kann die (zusammengefasste) Rede- und Fragezeit, die einem Aktionär während der Versammlung insgesamt zusteht, auf 45 Minuten beschränken, auch unter Anrechnung von Wortmeldungen, die erfolgten, bevor diese Beschränkung erklärt wurde, wobei die (zusammengefasste) Rede- und Fragezeit, die einem Aktionär nach Ausspruch dieser Beschränkung zusteht, wenigstens noch zehn Minuten betragen muss. (iv) Die Beschränkungen nach (i) bis (iii) können vom Vorsitzenden jederzeit, auch zu Beginn der Versammlung angeordnet werden. Der Vorsitzende hat bei der Ausübung des ihm eingeräumten Ermessens die konkreten Umstände der Hauptversammlung zu beachten. Er hat sich insbesondere an den Geboten der Sachdienlichkeit, der Verhältnismäßigkeit und der Gleichbehandlung zu orientieren. Bei Einhaltung der Maßstäbe in (i) bis (iii) wird vermutet, dass die Voraussetzungen von Satz 2 und 3 dieses (iv) eingehalten sind. (v) Beschränkungen nach Maßgabe der vorstehenden Buchstaben a) bis d) gelten als angemessen im Sinne des § 131 Abs. 2 Satz 2 AktG. 3.2 Unabhängig von dem Recht des Vorsitzenden, das Frage- und Rederecht der Aktionäre nach Maßgabe von Abs. 3.1 zu beschränken, kann der Vorsitzende um 22:30 Uhr des Versammlungstags den Debattenschluss anordnen und mit den Abstimmungen zu den Tagesordnungspunkten beginnen. Nach Anordnung des Debattenschlusses sind weitere Fragen nicht mehr zulässig. 3.3 Das Recht des Vorsitzenden, das Rede- und Fragerecht der Aktionäre über die Bestimmungen in Abs. 3.1 und 3.2 hinaus nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen oder nach Maßgabe sonstiger in der Rechtsprechung anerkannter Grundsätze einzuschränken, bleibt von den Regelungen in Abs. 3.1 und 3.2 unberührt.“

II.	Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung, zur Ausübung des Stimmrechts und zur Stellung von Anträgen in der Hauptversammlung sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich unter Nachweis ihres Aktienbesitzes vor der Hauptversammlung anmelden und deren Anmeldung der Gesellschaft spätestens bis Freitag, den 29. Juni 2018, 24.00 Uhr, unter der folgenden Adresse zugeht:

HELMA Eigenheimbau AG
c/o UBJ. GmbH
Haus der Wirtschaft
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: +49 40 6378 5423
E-Mail: hv@ubj.de

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts nur derjenige als Aktionär, der seinen Anteilsbesitz der Gesellschaft gegenüber nachweist und den Nachweis des Anteilsbesitzes spätestens bis Freitag, den 29. Juni 2018, 24.00 Uhr, eingehend an die vorgenannte Adresse übermittelt. Dabei hat sich der Nachweis des Anteilsbesitzes auf Freitag, den 15. Juni 2018, 00.00 Uhr, (sog. Nachweisstichtag) zu beziehen und muss durch eine in Textform in deutscher oder englischer Sprache erstellte Bescheinigung des Depot führenden Instituts oder einer Wertpapiersammelbank erbracht werden.

Maßgeblich für die Teilnahmeberechtigung und den Umfang des Stimmrechts ist ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zu diesem Nachweisstichtag. Erwerb oder Veräußerungen von Aktien der Gesellschaft nach dem Nachweisstichtag haben für den Umfang und die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts des angemeldeten Aktionärs keine Bedeutung. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.

Stimmrechtsvertretung

Aktionäre, die nicht selbst an der Hauptversammlung teilnehmen möchten, können ihr Stimmrecht unter entsprechender Vollmachtserteilung durch einen Bevollmächtigten, auch durch eine Vereinigung von Aktionären, ein Kreditinstitut oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen.

Die Vollmacht ist schriftlich, per Telefax oder per E-Mail zu erteilen, soweit sie nicht an ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in § 135 AktG gleich gestellten Personen und Institutionen erteilt wird. Bei einer Vollmachtserteilung per E-Mail muss sich die Person des Vollmachtgebers aus der Absenderadresse oder der Signatur der E-Mail ergeben; alternativ genügt es bei einer Vollmachtserteilung per E-Mail durch Verwendung des von der Gesellschaft zur Verfügung gestellten Vollmachtsformulars, wenn eine Kopie des Formulars vollständig ausgefüllt und unterschrieben vorgelegt oder übermittelt wird. Die Erteilung der Vollmacht kann gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Der Nachweis der Bevollmächtigung kann entweder am Tag der Hauptversammlung durch den Bevollmächtigten vorgewiesen oder der Gesellschaft an folgende Adresse übermittelt werden:

HELMA Eigenheimbau AG
HV 2018
Zum Meersefeld 4
31275 Lehrte
Telefax: + 49 5132 8850-111
E-Mail: ir@helma.de

Diese Adresse steht auch zur Verfügung für die Erteilung der Vollmacht gegenüber der Gesellschaft; ein gesonderter Nachweis der Bevollmächtigung erübrigt sich in diesem Fall.

Ein Vollmachtsvordruck befindet sich auf der Rückseite der Eintrittskarte und wird jedem Aktionär mit der Übersendung der Eintrittskarte zugesandt. Ein Vollmachtsformular steht zudem unter der Internetadresse

www.ir.helma.de

unter dem Link „Hauptversammlung“ zur Verfügung.

Bei der Bevollmächtigung eines Kreditinstituts, einer Aktionärsvereinigung oder einer diesen nach § 135 AktG gleichgestellten Person oder Institution können Besonderheiten gelten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen.

Wir bieten unseren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter bereits vor der Hauptversammlung mit der Stimmrechtsausübung zu bevollmächtigen. Die Aktionäre, die den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern eine Vollmacht erteilen möchten, müssen sich hierzu ebenfalls fristgerecht zur Hauptversammlung anmelden und den Nachweis ihres Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen führen. Soweit von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, müssen diesen in jedem Falle Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Ohne diese Weisungen sind die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nicht zur Stimmrechtsausübung befugt. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Die Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind zusammen mit der Eintrittskarte zur Hauptversammlung aus organisatorischen Gründen bis spätestens Donnerstag, den 5. Juli 2018, 18.00 Uhr, (Eingang bei der Gesellschaft) an die folgende Anschrift zu senden:

HELMA Eigenheimbau AG
HV 2018
Zum Meersefeld 4
31275 Lehrte
Telefax: + 49 5132 8850-111
E-Mail: ir@helma.de

Alternativ ist eine Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter durch Teilnehmer der Hauptversammlung während der Hauptversammlung möglich. Ein Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung steht den Aktionären unter der Internetadresse

www.ir.helma.de

unter dem Link „Hauptversammlung“ zur Verfügung oder kann bei der Gesellschaft angefordert werden.

Es besteht keine Verpflichtung, die von der Gesellschaft zur Verfügung gestellten Formulare zu verwenden.

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären

Anträge von Aktionären gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt gemäß § 126 Absatz 1 AktG und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß § 127 AktG sind ausschließlich zu übersenden an:

HELMA Eigenheimbau AG
HV 2018
Zum Meersefeld 4
31275 Lehrte
Telefax: + 49 5132 8850-111
E-Mail: ir@helma.de

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären, die bis Donnerstag, den 21. Juni 2018, 24.00 Uhr, unter dieser Adresse eingegangen sind und die Voraussetzungen der §§ 126, 127 AktG erfüllen, und eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden im Internet unter

www.ir.helma.de

unter dem Link „Hauptversammlung“ zugänglich gemacht. Anderweitig adressierte Anträge werden nicht berücksichtigt.

Informationen zum Datenschutz

Die HELMA Eigenheimbau AG verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptverhandlung folgende Kategorien Ihrer personenbezogener Daten: Kontaktdaten (z.B. Name oder die E-Mail-Adresse), Informationen über Ihre Aktien (z.B. Anzahl der Aktien) und Verwaltungsdaten (z.B. die Eintrittskartennummer). Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die HELMA Eigenheimbau AG ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe Ihrer personenbezogener Daten können Sie sich nicht zur Hauptversammlung anmelden.

Für die Datenverarbeitung ist die HELMA Eigenheimbau AG verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten:

HELMA Eigenheimbau AG
Vorstand
Zum Meersefeld 4
31275 Lehrte
Telefax: + 49 5132 8850-111
E-Mail: ir@helma.de

Personenbezogene Daten, die Sie betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der HELMA Eigenheimbau AG zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister (wie etwa HV-Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer). Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist.

Die oben genannten Daten werden 2 Jahre nach Beendigung der Hauptversammlung gelöscht, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung erforderlich.

Sie haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über Sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben Sie das Recht, auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen und das Recht auf Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen). Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Übertragung sämtlicher von Ihnen an uns übergebene Daten in einem gängigen Dateiformat (Recht auf „Datenportabilität“).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an: ir@helma.de.

Darüber hinaus haben Sie auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Den Datenschutzbeauftragten der HELMA Eigenheimbau AG erreichen Sie unter folgender Adresse:

HELMA Eigenheimbau AG
– Datenschutzbeauftragter –
Zum Meersefeld 4
31275 Lehrte
Telefax: + 49 5132 8850-111
E-Mail: ir@helma.de