HAHN-Immobilien-Beteiligungs AG – Hauptversammlung 2020

Name Bereich Information V.-Datum Relevanz
HAHN-Immobilien-Beteiligungs AG
Bergisch Gladbach
Gesellschaftsbekanntmachungen Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 29.04.2020

HAHN-Immobilien-Beteiligungs AG

Bergisch Gladbach

ISIN: DE000A2BPK00 / WKN: A2BPK0

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Wir laden die Aktionäre unserer Gesellschaft ein
zur ordentlichen Hauptversammlung

am
Dienstag, den 26. Mai 2020,
um 13.00 Uhr (MESZ),

die als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz
der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abgehalten wird.

Vor dem Hintergrund der globalen Verbreitung des Coronavirus SARS-CoV-2 und der dadurch hervorgerufenen Erkrankung COVID-19 sowie der damit einhergehenden Beschränkungen und Risiken für Versammlungen hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, von den Möglichkeiten zur Abhaltung dieser Versammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten und zu deren Einberufung mit verkürzter Frist gemäß den Regelungen des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (COVID-19-Gesetz, veröffentlicht als Art. 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht im Bundesgesetzblatt Teil I am 27. März 2020) Gebrauch zu machen. Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes (AktG) ist in den Geschäftsräumen der Gesellschaft, Buddestraße 14, 51429 Bergisch Gladbach. Von dort wird die gesamte Hauptversammlung in Bild und Ton live über ein passwortgeschütztes HV-System im Internet unter der Adresse

www.hahnag.de

im Bereich „Investor Relations“, Untermenü „Hauptversammlung“, übertragen. Zu Einzelheiten wird auf Abschnitt II (Weitere Angaben und Hinweise) verwiesen.

I.

Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2019, des Konzernlageberichts und des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, zu beschließen:

Der im Jahresabschluss der Gesellschaft für das Geschäftsjahr 2019 ausgewiesene Bilanzgewinn in Höhe von 11.756.672,77 Euro wird wie folgt verwendet:

Ein Teilbetrag in Höhe von 2.990.328,90 Euro wird zur Ausschüttung einer Dividende von 0,23 Euro je dividendenberechtigte Stückaktie an die Aktionäre verwendet.

Der verbleibende Teilbetrag in Höhe von 8.766.343,87 Euro wird auf neue Rechnung vorgetragen.

Zu diesem Vorschlag wird darauf hingewiesen, dass der Anspruch der Aktionäre auf ihre Dividende am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag fällig wird (§ 58 Abs. 4 Satz 2 AktG). Dementsprechend soll die Dividende am 29. Mai 2020 ausgezahlt werden.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Vorstands Entlastung für das am 31. Dezember 2019 beendete Geschäftsjahr zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats Entlastung für das am 31. Dezember 2019 beendete Geschäftsjahr zu erteilen.

5.

Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Frankfurt am Main, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2020 zu wählen.

6.

Beschlussfassung über die Änderung der Satzung in § 6 (Zusammensetzung, Amtsdauer, Amtsniederlegung) zur Erhöhung der Zahl der Mitglieder des Aufsichtsrats auf fünf Mitglieder

Derzeit besteht der Aufsichtsrat der Gesellschaft aus vier Mitgliedern. Die Zahl der Mitglieder des Aufsichtsrats soll auf fünf Mitglieder erhöht und dazu § 6 Abs. (1) der Satzung geändert werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, folgenden Beschluss zu fassen:

In § 6 der Satzung wird Abs. (1) wie folgt neu gefasst:

„(1)

Der Aufsichtsrat besteht aus fünf Mitgliedern.“

7.

Beschlussfassung über die Änderung der Satzung in § 11 (Vergütung)

Die Regelung über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder in § 11 Abs. (1) der Satzung soll geändert werden. Nach ihr erhalten die Mitglieder des Aufsichtsrats eine jährliche Vergütung von 36.000,00 Euro, der Vorsitzende des Aufsichtsrats 60.000,00 Euro und dessen Stellvertreter 48.000,00 Euro. Diese Vergütungen sollen nun für die Zeit ab Wirksamwerden der Satzungsänderung erhöht werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, folgenden Beschluss zu fassen:

In § 11 der Satzung wird Abs. (1) wie folgt neu gefasst:

„(1)

Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten eine nach Ablauf des Geschäftsjahres zahlbare jährliche Vergütung von 50.000,00 Euro. Diese Vergütung erhöht sich für den Vorsitzenden des Aufsichtsrats auf 75.000,00 Euro und für den Stellvertreter auf 60.000,00 Euro.“

Die Aufsichtsratsvergütung für das Geschäftsjahr 2020 bestimmt sich für die Zeit vom 1. Januar 2020 bis zu dem Tag vor dem Tag, an dem diese geänderte Fassung von § 11 Abs. (1) der Satzung durch Eintragung im Handelsregister wirksam wird, nach der derzeitigen Satzungsregelung und für die Zeit ab dem Tag (einschließlich), an dem diese geänderte Fassung von § 11 Abs. (1) der Satzung durch Eintragung im Handelsregister wirksam wird, nach Maßgabe der geänderten Fassung von § 11 Abs. (1) der Satzung, wobei die Beträge, die sich nach der bisherigen und nach der geänderten Satzungsregelung ergeben, jeweils im Verhältnis der Zeit errechnet werden. Ab dem Geschäftsjahr 2021 bestimmt sich die Aufsichtsratsvergütung allein nach Maßgabe der durch den Beschluss in Punkt 7 der Tagesordnung geänderten Fassung von § 11 der Satzung.

8.

Beschlussfassung über die Änderung der Satzung in § 15 (Teilnahmerecht und Stimmrechtsausübung)

Gemäß § 15 Abs. (1) Satz 1 der Satzung unserer Gesellschaft sind zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich zur Hauptversammlung anmelden und für die die angemeldeten Aktien im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind. Diese Satzungsregelung ist an den Wortlaut der Regelung in § 67 Abs. 2 Satz 1 AktG angelehnt, die in ihrer bisherigen Fassung lautete: „Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt als Aktionäre nur, wer als solcher im Aktionärsregister eingetragen ist.“ Durch das am 1. Januar 2020 in Kraft getretene Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II) ist § 67 Abs. 2 Satz 1 AktG geändert worden und lautet nun: „Im Verhältnis zur Gesellschaft bestehen Rechte und Pflichten aus Aktien nur für und gegen den im Aktienregister Eingetragenen.“ Die Änderung ist gemäß § 26j Abs. 4 EGAktG erst ab dem 3. September 2020 und erstmals auf Hauptversammlungen anzuwenden, die nach dem 3. September 2020 einberufen werden. Sie soll ihrem Sinn gemäß auch in § 15 Abs. (1) Satz 1 der Satzung übertragen werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, folgenden Beschluss zu fassen:

In § 15 der Satzung wird Abs. (1) Satz 1 wie folgt neu gefasst:

„Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ist nur berechtigt, wer sich zur Hauptversammlung anmeldet und für den die angemeldeten Aktien im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind.“

Der Vorstand wird angewiesen, diese Änderung der Satzung erst nach dem 3. September 2020 zur Eintragung zum Handelsregister anzumelden.

9.

Beschlussfassung über die Wahl eines Mitglieds des Aufsichtsrats

Der Aufsichtsrat der Gesellschaft besteht gemäß §§ 95, 96 Abs. 1 letzter Fall, 101 Abs. 1 AktG und § 6 Abs. (1) der Satzung derzeit noch aus vier und künftig – mit Wirksamwerden der Änderung der Satzung im Fall der zustimmenden Beschlussfassung der Hauptversammlung zu Punkt 6 der Tagesordnung und deren Eintragung in das Handelsregister – aus fünf Mitgliedern, die von der Hauptversammlung gewählt werden. Die Hauptversammlung soll nun für diesen Fall der Erhöhung der Zahl der Mitglieder des Aufsichtsrats ergänzend bereits eine Wahl vornehmen.

Der Aufsichtsrat schlägt vor, für die Zeit ab Eintragung der Satzungsänderung gemäß dem Beschluss dieser Hauptversammlung zu Punkt 6 der Tagesordnung in das Handelsregister bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2024 zu beschließen hat, in den Aufsichtsrat zu wählen

Herrn Dr. Johannes Fritz,
wohnhaft in Bad Soden am Taunus,
Geschäftsführer der SKion GmbH und der SKion Digital Printing GmbH, beide in Bad Homburg v. d. Höhe.

Angaben entsprechend § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG:

Weitere Mandate von Herrn Dr. Johannes Fritz bestehen in gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten

a)

als Mitglied des Aufsichtsrats der AVISTA OIL AG, Uetze,

b)

als Mitglied und stellvertretender Vorsitzender des Aufsichtsrats der Drees & Sommer SE, Stuttgart,

c)

als Mitglied des Aufsichtsrats der ACATIS Investment Kapitalverwaltungsgesellschaft mbH, Frankfurt am Main.

Zudem ist er im vergleichbaren ausländischen Kontrollgremium eines Wirtschaftsunternehmens Non-Executive Director der Lonrho Holdings Limited, London, Großbritannien.

II.

Weitere Angaben und Hinweise

1.

Virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre

Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats gemäß § 1 Abs. 1 bis Abs. 3 und Abs. 6 Satz 1 COVID-19-Gesetz in Verbindung mit § 118 Abs. 2, Abs. 3 Satz 2 und Abs. 4 AktG entschieden,

dass die Versammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abgehalten, für diese jedoch vollständig in Bild und Ton im Internet übertragen wird,

dass die Aktionäre ihre Stimmrechte ausschließlich über elektronische Kommunikation (per Briefwahl, d.h. schriftlich bzw. in Textform oder auf elektronischem Weg) sowie Vollmachterteilung ausüben können,

dass den Aktionären im Rahmen der ihnen im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumten Fragemöglichkeit vorgegeben wird, ihre Fragen bis spätestens zwei Tage vor der Versammlung im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen,

dass den Aktionären, die ihr Stimmrecht nach dem vorstehenden zweiten Spiegelstrich ausgeübt haben, in Abweichung von § 245 Nr. 1 AktG unter Verzicht auf das Erfordernis des Erscheinens in der Hauptversammlung eine Möglichkeit zum Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung eingeräumt wird,

dass Mitglieder des Aufsichtsrats im Wege der Bild- und Tonübertragung an der Versammlung teilnehmen können,

dass die Hauptversammlung mit verkürzter Frist (d.h. spätestens am 21. Tag vor dem Tag der Versammlung) einberufen wird.

Die Hauptversammlung findet unter Anwesenheit des Versammlungsleiters, der Mitglieder des Vorstands und – soweit sie nicht von der Möglichkeit zur Teilnahme im Wege der Bild- und Tonübertragung Gebrauch machen – der Mitglieder des Aufsichtsrats sowie eines mit der Niederschrift der Hauptversammlung beauftragten Notars und der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter in den Geschäftsräumen der HAHN-Immobilien-Beteiligungs AG, Buddestraße 14, 51429 Bergisch Gladbach, statt.

Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung 2020 als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe der Regelungen des COVID-19-Gesetzes führt zu Modifikationen in den Versammlungsabläufen und bei den Rechten der Aktionäre. Die Hauptversammlung wird vollständig in Bild und Ton im Internet übertragen, die Stimmrechtsausübung der Aktionäre über Briefwahl bzw. elektronische Kommunikation sowie Vollmachterteilung wird ermöglicht, den Aktionären wird eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt und Aktionäre, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können über elektronische Kommunikation Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erklären. Wenn in Abschnitt II von „Teilnahme“ gesprochen wird, ist damit dem entsprechend die Wahrnehmung der vorstehend umschriebenen Rechte bzw. Möglichkeiten im Sinne von § 1 Abs. 2 COVID-19-Gesetz gemeint, nicht hingegen eine darüberhinausgehende Ausübung von Aktionärsrechten und auch weder eine Teilnahme der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter, wie vom Gesetzgeber ausdrücklich als zulässig angesehen) vor Ort noch eine Teilnahme an der Hauptversammlung im Wege elektronischer Kommunikation nach § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG (elektronische Teilnahme).

Wir bitten unsere Aktionäre in diesem Jahr um besondere Beachtung der nachstehenden Hinweise zur Anmeldung zur Hauptversammlung, zur Ausübung des Stimmrechts sowie zu weiteren Aktionärsrechten.

2.

Voraussetzungen zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts

Zur Teilnahme, die für Aktionäre vorliegend nur durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter und ansonsten durch elektronische Zuschaltung zur virtuellen Hauptversammlung möglich ist, und zur Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts, sind entsprechend § 15 Abs. (1) der Satzung in Verbindung mit § 123 Abs. 2 und 3 sowie § 67 Abs. 2 AktG in Verbindung mit § 26j Abs. 4 des Einführungsgesetzes zum Aktiengesetz (EGAktG) diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich zur Hauptversammlung anmelden und für die die angemeldeten Aktien im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind (teilnahmeberechtigte Aktionäre).

Die Anmeldung muss in Textform erstellt sein, in deutscher oder englischer Sprache erfolgen und der Gesellschaft spätestens bis zum 19. Mai 2020, 24.00 Uhr (MESZ), unter der nachfolgend genannten Adresse zugehen:

HAHN-Immobilien-Beteiligungs AG
c/o AAA HV Management GmbH
Am Stadion 18-24
51465 Bergisch Gladbach
oder per Telefax: + 49 (0) 2202/2356911
oder per E-Mail: hahnag2020@aaa-hv.de

Nach dem rechtzeitigen Zugang ihrer Anmeldung bei der Gesellschaft werden den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären Zugangskarten für die virtuelle Hauptversammlung übersandt, auf denen die Anzahl ihrer Stimmrechte verzeichnet ist und die erforderlichen Login-Daten für den Zugang zu dem internetbasierten System zur Bild- und Tonübertragung sowie zur Ausübung des Stimmrechts und sonstiger Aktionärsrechte zu dieser Hauptversammlung (HV-System) abgedruckt sind.

Um den rechtzeitigen Erhalt der Zugangskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung der Anmeldung an die Gesellschaft unter der vorgenannten Adresse Sorge zu tragen.

Die Einberufung zur Hauptversammlung einschließlich der Tagesordnung sowie Unterlagen zur Anmeldung bzw. Vollmachterteilung wird die Gesellschaft allen Aktionären übersenden, die es verlangen oder zu Beginn des zwölften Tages vor dem Tag der Hauptversammlung, mithin am 14. Mai 2020, 0.00 Uhr (MESZ), als Aktionär im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind (§ 125 Abs. 2 AktG in Verbindung mit § 1 Abs. 3 Satz 3 COVID-19-Gesetz). Die vorgenannten Unterlagen stehen auch im Internet unter der Adresse

www.hahnag.de

im Bereich „Investor Relations“, Untermenü „Hauptversammlung“, zum Abruf zur Verfügung.

Intermediäre, Aktionärsvereinigungen und andere, mit diesen nach aktienrechtlichen Bestimmungen gleichgestellte Personen oder Institutionen dürfen das Stimmrecht für Aktien, die ihnen nicht gehören, als deren Inhaber sie aber im Aktienregister eingetragen sind, nur aufgrund einer Ermächtigung ausüben; Näheres hierzu regelt § 135 AktG.

Hinweise zum Umschreibestopp im Aktienregister

Da die Aktien der Gesellschaft Namensaktien sind, gilt im Verhältnis zur Gesellschaft gemäß § 67 Abs. 2 Satz 1 AktG in Verbindung mit § 26j Abs. 4 EGAktG als Aktionär nur, wer als solcher im Aktienregister eingetragen ist.

Für das Recht zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sowie für die Anzahl der einem Teilnahmeberechtigten zu bzw. in der Hauptversammlung zustehenden Stimmrechte ist der Stand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung maßgeblich. Aus abwicklungstechnischen Gründen werden im Zeitraum nach Ablauf der Anmeldefrist – 19. Mai 2020, 24.00 Uhr (MESZ) – bis zum Ablauf des Tages der Hauptversammlung keine Ein- und Austragungen im Aktienregister vorgenommen (Umschreibestopp). Damit wird der Stand des Aktienregisters am Tag der virtuellen Hauptversammlung dem Stand zum Ablauf der Anmeldefrist entsprechen.

Durch eine Anmeldung zur Hauptversammlung werden Aktien nicht gesperrt oder blockiert. Aktionäre können also auch nach erfolgter Anmeldung und ungeachtet des Umschreibestopps über ihre Aktien weiter frei verfügen.

3.

Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung im Internet

Alle ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre können die gesamte virtuelle Hauptversammlung am 26. Mai 2020 ab deren Eröffnung in unserem HV-System auf der Internetseite der Gesellschaft unter der Adresse

www.hahnag.de

im Bereich „Investor Relations“, Untermenü „Hauptversammlung“, verfolgen. Für den Zugang zum HV-System bedarf es der Zugangskarte, auf der die erforderlichen Login-Daten aufgedruckt sind.

4.

Verfahren der Stimmabgabe

a. Verfahren der Stimmabgabe durch Briefwahl

Die teilnahmeberechtigten Aktionäre können ihr Stimmrecht im Wege der Briefwahl ausüben, d.h. auch ohne an der virtuellen Hauptversammlung teilzunehmen. Auch im Falle der Briefwahl ist eine fristgerechte Anmeldung, wie vorstehend erläutert, erforderlich.

Die Stimmabgabe kann insoweit entweder schriftlich (§ 126 BGB) bzw. in Textform (§ 126b BGB) unter Verwendung eines Briefwahlformulars oder auf elektronischem Weg über das HV-System im Internet erklärt werden wie folgt:

Per Briefwahl schriftlich bzw. in Textform abzugebende Stimmen können unter Verwendung des hierfür auf den Zugangskarten vorgesehenen bzw. im Internet unter der Adresse

www.hahnag.de

im Bereich „Investor Relations“, Untermenü „Hauptversammlung“, zur Verfügung gestellten Briefwahlformulars abgegeben werden, wobei die derart abgegebenen Stimmen der Gesellschaft aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum 25. Mai 2020, 24.00 Uhr (MESZ), unter der nachfolgend genannten Adresse postalisch, per Telefax oder per E-Mail zugehen müssen:

HAHN-Immobilien-Beteiligungs AG
c/o AAA HV Management GmbH
Am Stadion 18-24
51465 Bergisch Gladbach
oder per Telefax: +49 (0) 2202/2356911
oder per E-Mail: hahnag2020@aaa-hv.de

Bis zu dem vorgenannten Zeitpunkt ist auch ein Widerruf oder eine Änderung der Stimmabgabe mittels des Briefwahlformulars möglich.

Per Briefwahl auf elektronischem Weg über das HV-System im Internet, das hierfür voraussichtlich ab dem 15. Mai 2020 zugänglich ist, muss die Stimmabgabe spätestens bis zum Aufruf der Tagesordnungspunkte zu den Abstimmungen im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung vollständig erfolgt sein. Bis zu diesem Zeitpunkt ist auch ein Widerruf oder eine Änderung der über das HV-System erfolgten Stimmabgabe möglich. Um die Briefwahl über das HV-System im Internet vornehmen zu können, bedarf es der Zugangskarte, auf der die für den Zugang erforderlichen Login-Daten aufgedruckt sind. Der Zugang zu dem HV-System erfolgt über die Internetseite der Gesellschaft unter der Adresse

www.hahnag.de

im Bereich „Investor Relations“, Untermenü „Hauptversammlung“.

Bei mehrfach eingehenden Erklärungen desselben Aktionärs hat die zuletzt zugegangene Erklärung Vorrang. Lässt sich ein Zeitpunkt des Zugangs untertägig nicht feststellen, gilt der Zugang in der Reihenfolge „postalisch zuerst“ und „danach per Telefax“ sowie „danach per E-Mail“ und „danach auf elektronischem Weg über das HV-System im Internet“ als erfolgt. Wird das Stimmrecht von einem Aktionär im Wege der Briefwahl ausgeübt und gehen von ihm auch Vollmacht/Weisungen an von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter ein, so wird stets die Briefwahl als vorrangig behandelt.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Stimmabgabe zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Auch Bevollmächtigte können sich der Briefwahl bedienen. Insoweit gelten die nachstehend in b. beschriebenen Erläuterungen zum Verfahren der Stimmabgabe durch Bevollmächtigte, insbesondere auch hinsichtlich des Nachweises der Bevollmächtigung, entsprechend.

Ausführlichere Informationen zu dem Verfahren der Briefwahl erhalten die Aktionäre nach ihrer Anmeldung zur Hauptversammlung zusammen mit der Zugangskarte, zudem stehen sie auch im Internet unter der Adresse

www.hahnag.de

im Bereich „Investor Relations“, Untermenü „Hauptversammlung“, zum Abruf zur Verfügung.

b. Verfahren der Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Aktionäre haben die Möglichkeit, ihr Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten ausüben zu lassen, z.B. auch durch einen Intermediär oder eine Aktionärsvereinigung. Auch in Fällen der Bestellung eines Bevollmächtigten muss sich der Aktionär rechtzeitig zur Hauptversammlung anmelden. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft einen oder mehrere von diesen zurückweisen.

Aktionäre, die von der Möglichkeit einer Stimmrechtsvertretung Gebrauch machen wollen, werden insbesondere auf Folgendes hingewiesen:

Bevollmächtigung einer dritten Person

Wenn die Erteilung der Vollmacht zugunsten einer anderen Person als einem von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erfolgt und nicht dem Anwendungsbereich des § 135 AktG unterliegt, hat die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft gemäß § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG in Textform (§ 126b BGB) zu erfolgen.

Der Anwendungsbereich des § 135 AktG betrifft die Bevollmächtigung von Intermediären, Aktionärsvereinigungen oder anderen, mit diesen nach aktienrechtlichen Bestimmungen gleichgestellten Personen oder Institutionen, für die in der Regel Besonderheiten gelten; wenn die Absicht besteht, einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere, mit diesen gemäß aktienrechtlichen Bestimmungen gleichgestellte Person oder Institution zu bevollmächtigen, erscheint es mithin empfehlenswert, dass sich Vollmachtgeber und Bevollmächtigte rechtzeitig abstimmen.

Aktionäre können für die Vollmachterteilung den ihnen mit dem Einladungsschreiben zur Hauptversammlung übersandten „Anmeldebogen zur Hauptversammlung 2020“ benutzen. Möglich ist aber auch, dass Aktionäre eine gesonderte Vollmacht ausstellen. Ein entsprechendes Vollmachtformular steht auch im Internet unter der Adresse

www.hahnag.de

im Bereich „Investor Relations“, Untermenü „Hauptversammlung“, zum Abruf zur Verfügung.

Die Gesellschaft bietet den Aktionären für die Übermittlung des Nachweises der Bestellung eines Bevollmächtigten und für den Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht folgende Kontaktdaten an:

HAHN-Immobilien-Beteiligungs AG
c/o AAA HV Management GmbH
Am Stadion 18-24
51465 Bergisch Gladbach
oder per Telefax: + 49 (0) 2202/2356911
oder per E-Mail: hahnag2020@aaa-hv.de

Erfolgt die Erteilung oder der Nachweis einer Vollmacht oder deren Widerruf durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft postalisch, so muss diese aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum 25. Mai 2020, 24.00 Uhr (MESZ), unter der vorstehend genannten Adresse zugehen. Eine Übermittlung per Telefax oder per E-Mail ist auch am Tag der Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter noch möglich.

Die Bevollmächtigten können ebenfalls nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht und sonstige Rechte für von ihnen vertretene Aktionäre aber unter Berücksichtigung der sonstigen Erläuterungen in diesem Abschnitt II ausüben.

Stimmrechtsausübung durch Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Zusätzlich bieten wir unseren Aktionären an, für diese Hauptversammlung von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen.

Wenn ein Aktionär die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen möchte, muss er diesen zu jedem Tagesordnungspunkt, über den abgestimmt wird, Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilen. Ohne solche Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Der jeweilige Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen.

Erhalten die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter mehrere Vollmachten und/oder Weisungen desselben Aktionärs, so wird die zuletzt zugegangene gültige Vollmacht mit den entsprechenden Weisungen als verbindlich erachtet. Lässt sich ein Zeitpunkt des Zugangs untertägig nicht feststellen, gilt der Zugang in der Reihenfolge „postalisch zuerst“ und „danach per Telefax“ sowie „danach per E-Mail“ als erfolgt. Wird das Stimmrecht von einem Aktionär im Wege der Briefwahl ausgeübt und gehen von ihm auch Vollmacht/Weisungen an von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter ein, so wird stets die Briefwahl als vorrangig behandelt.

Bei nicht ordnungsgemäß erteilten Vollmachten werden die Stimmrechtsvertreter die Stimmrechte in der Hauptversammlung nicht vertreten. Soweit Weisungen nicht korrekt ausgefüllt oder nicht eindeutig erteilt werden, wird in Abhängigkeit vom Abstimmungsverfahren der weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter sich der Stimme enthalten bzw. nicht an der Abstimmung teilnehmen.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Bitte beachten Sie, dass die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter keine Vollmachten und Aufträge zur Ausübung anderer Aktionärsrechte, z.B. zur Stellung von Anträgen und zur Erklärung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung, entgegennehmen und sich bei Abstimmungen, für die keine Weisung erteilt wurde, in Abhängigkeit vom Abstimmungsverfahren stets der Stimme enthalten oder nicht an der Abstimmung teilnehmen werden.

Für die Vollmacht- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können die Aktionäre den „Anmeldebogen zur Hauptversammlung 2020“ benutzen, der den mit ihrer Anschrift im Aktienregister eingetragenen Aktionären zusammen mit dem Einladungsschreiben zur Hauptversammlung übersandt wird. Einzelheiten und Formulare zur Vollmacht- und Weisungserteilung sowie zu Änderungen insoweit, auch an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter, erhalten die Aktionäre nach ihrer Anmeldung zur Hauptversammlung zusammen mit der Zugangskarte, zudem können sie kostenfrei bei der Gesellschaft angefordert werden und stehen auch im Internet unter der Adresse

www.hahnag.de

im Bereich „Investor Relations“, Untermenü „Hauptversammlung“, zum Abruf zur Verfügung.

Im Falle der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter muss die Stimmrechtsvollmacht mit den Weisungen zur Abstimmung zu den einzelnen Tagesordnungspunkten bis spätestens am 25. Mai 2020 (Eingangsdatum) bei

HAHN-Immobilien-Beteiligungs AG
c/o AAA HV Management GmbH
Am Stadion 18-24
51465 Bergisch Gladbach
oder per Telefax: +49 (0) 2202/2356911
oder per E-Mail: hahnag2020@aaa-hv.de

eingehen, anderenfalls können diese aus abwicklungstechnischen Gründen keine Berücksichtigung mehr finden. Die vorstehend in Ziffer 2 dargestellten Erfordernisse sind daneben einzuhalten.

5.

Rechte der Aktionäre, eine Ergänzung der Tagesordnung zu verlangen (§ 122 Abs. 2 und Abs. 1 AktG in Verbindung mit § 1 Abs. 3 Satz 4 COVID-19-Gesetz)

Aktionäre können unter bestimmten Voraussetzungen verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung einer Hauptversammlung gesetzt und bekannt gemacht werden (vgl. § 122 Abs. 2 und Abs. 1 AktG sowie § 70 AktG). Ein solches Verlangen ist schriftlich und ausschließlich an den Vorstand zu richten; es muss der Gesellschaft gemäß § 1 Abs. 3 Satz 4 COVID-19-Gesetz mindestens 14 Tage vor der Versammlung (wobei der Tag der Versammlung und der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen sind), also bis spätestens 11. Mai 2020, 24.00 Uhr (MESZ), unter folgender Anschrift zugehen:

HAHN-Immobilien-Beteiligungs AG
– Vorstand –
Buddestraße 14
51429 Bergisch Gladbach

6.

Rechte der Aktionäre zur Ankündigung von Anträgen und Wahlvorschlägen (§ 126 Abs. 1 und § 127 AktG)

Eventuelle (Gegen-)Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären im Sinne von §§ 126 Abs. 1, 127 AktG sind an folgende Adresse zu übersenden:

HAHN-Immobilien-Beteiligungs AG
Herrn Marc Weisener
Buddestraße 14
51429 Bergisch Gladbach
oder per Telefax: +49 (0) 2204/9490139

Rechtzeitig eingegangene Gegenanträge und Wahlvorschläge, d.h. solche, die der Gesellschaft bis spätestens 11. Mai 2020, 24.00 Uhr (MESZ), zugehen, werden gemäß den gesetzlichen Vorschriften im Internet unter der Adresse

www.hahnag.de

im Bereich „Investor Relations“, Untermenü „Hauptversammlung“, zugänglich gemacht. Eventuelle Stellungnahmen des Vorstands und/oder des Aufsichtsrats zu Gegenanträgen und Wahlvorschlägen werden ebenfalls auf dieser Internetseite veröffentlicht.

Mit der Zugänglichmachung von Gegenanträgen und/oder Wahlvorschlägen entsprechend der vorstehenden Erläuterungen kommt die Gesellschaft ihren vorgenannten gesetzlichen Pflichten nach, da die Vorschriften in §§ 126, 127 AktG vom COVID-19-Gesetz unberührt bleiben. Wir weisen jedoch darauf hin, dass eine Abstimmung über Gegenanträge oder Wahlvorschläge in der virtuellen Hauptversammlung nicht erfolgen wird, weil diese in der virtuellen Hauptversammlung nicht gestellt werden können. Auch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter stehen hierfür nicht zur Verfügung.

7.

Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation (§ 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 und Satz 2 COVID-19-Gesetz)

Den Aktionären wird zur virtuellen Hauptversammlung eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt, wobei dazu vorgegeben wird, dass zur Hauptversammlung ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre ihre Fragen über das HV-System im Internet, das hierfür ab dem 15. Mai 2020 zugänglich ist, unter Nutzung des dort enthaltenen (Online-)Formulars zugehend bei der Gesellschaft bis spätestens 23. Mai 2020, 24.00 Uhr (MESZ), einzureichen haben. Die Zahl der zugelassenen Zeichen ist aus technischen Gründen auf 5.000 Zeichen pro Frage begrenzt. Fragen können auch durch einen Bevollmächtigten eingereicht werden; die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter stehen hierfür jedoch nicht zur Verfügung.

Nach dem vorgenannten Zeitpunkt, insbesondere während bzw. „in“ der virtuellen Hauptversammlung, besteht keine Fragemöglichkeit mehr. Im Rahmen der Bild- und Tonübertragung in der virtuellen Hauptversammlung besteht kein Frage- und Rederecht sowie kein Auskunftsrecht im umfassenderen Sinne des § 131 AktG für Aktionäre bzw. deren Vertreter. Auch die vorstehend eingeräumte Fragemöglichkeit umfasst nicht ein Recht auf Antwort. Der Vorstand wird nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen entscheiden, welche Fragen er wie beantwortet. Ausweislich der Gesetzesbegründung zu § 1 Abs. 2 Satz 2 COVID-19-Gesetz ist der Vorstand nicht gehalten, alle Fragen zu beantworten; er kann vielmehr Fragen zusammenfassen und im Interesse der anderen Aktionäre sinnvolle Fragen auswählen. Fragen in Fremdsprachen werden nicht berücksichtigt.

8.

Möglichkeit des Widerspruchs gegen Beschlüsse der Hauptversammlung

Unter Verzicht auf das Erfordernis des Erscheinens in der Hauptversammlung wird Aktionären, die das Stimmrecht (namentlich über Briefwahl oder über Vollmachterteilung) ausgeübt haben, die Möglichkeit eingeräumt, Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zur Niederschrift des Notars zu erklären. Entsprechende Erklärungen können ab der Eröffnung der Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter ausschließlich über das HV-System im Internet abgegeben werden. Widerspruch kann auch durch einen Bevollmächtigten erklärt werden; die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter stehen hierfür jedoch nicht zur Verfügung.

9.

Unterlagen

Ab dem Zeitpunkt der Einladung zur Hauptversammlung sind in den Geschäftsräumen der Gesellschaft, Buddestraße 14, 51429 Bergisch Gladbach, zur Einsichtnahme der Aktionäre die Unterlagen zu Punkt 1 der Tagesordnung (Jahresabschluss, Konzernabschluss und Konzernlagebericht, Bericht des Aufsichtsrats) und der Vorschlag des Vorstands zur Verwendung des Bilanzgewinns aus dem Geschäftsjahr 2019 zu Punkt 2 der Tagesordnung ausgelegt. Auf Verlangen wird jedem Aktionär unverzüglich und kostenlos eine Abschrift dieser Unterlagen erteilt.

Diese Einberufung der Hauptversammlung, die zugänglich zu machenden Unterlagen und Anträge von Aktionären sowie weitere Informationen stehen auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter der Adresse

www.hahnag.de

im Bereich „Investor Relations“, Untermenü „Hauptversammlung“.

10.

Technische Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung und zum HV-System

Zur Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung und zur Nutzung des HV-Systems zwecks Ausübung von bestimmten Aktionärsrechten benötigen Sie ein internetfähiges Endgerät und eine Internetverbindung. Um die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung optimal wiedergeben zu können, wird eine stabile Internetverbindung mit einer ausreichenden Übertragungsgeschwindigkeit empfohlen. Nutzen Sie zum Empfang der Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung einen Computer, so benötigen Sie einen Browser und Lautsprecher oder Kopfhörer. Für den Zugang zum HV-System der Gesellschaft benötigen Sie Ihre Zugangskarte. Auf ihr finden sich Ihre individuellen Zugangsdaten, mit denen Sie sich im HV-System anmelden können (Login-Daten). Um das Risiko von Einschränkungen bei der Ausübung von Aktionärsrechten durch technische Probleme während der virtuellen Hauptversammlung zu vermeiden, wird empfohlen – soweit möglich – Aktionärsrechte (insbesondere das Stimmrecht) bereits vor Beginn der Hauptversammlung auszuüben.

Die Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung und die Verfügbarkeit des HV-Systems kann nach dem heutigen Stand der Technik aufgrund von Einschränkungen der Verfügbarkeit des Telekommunikationsnetzes und der Einschränkung von Internetdienstleistungen von Drittanbietern Schwankungen unterliegen, auf welche die Gesellschaft keinen Einfluss hat. Die Gesellschaft kann daher keine Gewährleistung und Haftung für die Funktionsfähigkeit und ständige Verfügbarkeit der in Anspruch genommenen Internetdienste, der in Anspruch genommenen Netzelemente Dritter, der Bild- und Tonübertragung sowie den Zugang zum HV-System und dessen generelle Verfügbarkeit übernehmen. Die Gesellschaft übernimmt auch keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für die Durchführung der Hauptversammlung über das Internet eingesetzten Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht Vorsatz vorliegt. Die Gesellschaft empfiehlt aus diesem Grund, frühzeitig von den oben genannten Möglichkeiten zur Rechtsausübung, insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts, Gebrauch zu machen. Sofern es Datenschutz- oder Sicherheitserwägungen zwingend erfordern, muss sich der Versammlungsleiter der Hauptversammlung vorbehalten, die Durchführung der Hauptversammlung zu unterbrechen.

11.

Hinweis zum Datenschutz

Die HAHN-Immobilien-Beteiligungs AG, Buddestraße 14, 51429 Bergisch Gladbach, Telefon Nr.: +49 (0) 2204/9490-0, E-Mail: datenschutz@hahnag.de, Internet:

www.hahnag.de

erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten von ihren Aktionären bzw. von den durch diese bevollmächtigten Vertretern zum Zwecke der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung, einschließlich des Anmeldeprozesses zur Hauptversammlung sowie der am Hauptversammlungstag stattfindenden Präsenzerfassung.

Mit der Führung des elektronischen Aktienregisters hat die HAHN-Immobilien-Beteiligungs AG die Computershare Deutschland GmbH & Co. KG, München, beauftragt. Die beim Erwerb, der Verwahrung oder Veräußerung der Namensaktien der HAHN-Immobilien-Beteiligungs AG mitwirkenden Kreditinstitute bzw. Intermediäre leiten in der Regel die für die Führung des Aktienregisters relevanten Angaben an die Computershare Deutschland GmbH & Co. KG weiter. Diese Weiterleitung erfolgt über die Clearstream Banking Frankfurt, die als Zentralverwahrer die technische Abwicklung von Wertpapiergeschäften und die Verwahrung der Aktien für die Intermediäre wahrnimmt. Zur technischen Abwicklung der virtuellen Hauptversammlung bedient sich die HAHN-Immobilien-Beteiligungs AG der AAA HV Management GmbH, Bergisch Gladbach, und der GAHRENS + BATTERMANN GmbH & Co. KG, Bergisch Gladbach.

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten aus dem Anmeldeformular ist notwendig, um die Hauptversammlung ordnungsgemäß vorbereiten, durchführen und nachbereiten zu können. Ohne diese Bereitstellung können Aktionäre bzw. deren bevollmächtigte Vertreter nicht an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen oder Rechte zu dieser ausüben.

Weitergehende Informationen zum Datenschutz können auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter der Adresse

www.hahnag.de

im Bereich „Datenschutz“ abgerufen oder kostenlos bei der HAHN-Immobilien-Beteiligungs AG unter der vorstehenden Adresse angefordert werden.

 

Bergisch Gladbach, im April 2020

HAHN-Immobilien-Beteiligungs AG

Der Vorstand

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