| Name | Bereich | Information | V.-Datum | Relevanz |
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| cycos AG Alsdorf |
Gesellschaftsbekanntmachungen | Ordentliche virtuelle Hauptversammlung | 16.07.2020 |
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cycos AGAlsdorf– Wertpapier-Kenn-Nr. 770020 / ISIN DE0007700205 –Sehr geehrte Damen und Herren Aktionäre, wir laden Sie ein zurordentlichen virtuellen Hauptversammlung der cycos AGam Donnerstag, den 27. August 2020, 12:00 Uhr.Die diesjährige Hauptversammlung wird gemäß Art. 2 § 1 Abs. 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz und Strafverfahrensrecht („COVID-19 Gesetz“) als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten abgehalten. Die Übertragung der Hauptversammlung ist über folgenden Link in einem passwortgeschützten Aktionärsportal (InvestorPortal) abrufbar: https://www.cycos.com/de/hauptversammlungDie virtuelle Hauptversammlung – ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten – findet am Sitz der Gesellschaft, Joseph-von-Fraunhofer-Str. 5, 52477 Alsdorf, statt. Tagesordnung:
Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten Die COVID-19-Pandemie hat in diesem Jahr erhebliche Auswirkungen auf das Privat- und Wirtschaftsleben in Deutschland und weltweit. Vor dem Hintergrund der Pandemie hat der Gesetzgeber das Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht (nachfolgend „COVID-19 Gesetz“) erlassen. Dieses gestattet gemäß Art. 2 § 1 Abs. 2 COVID-19 Gesetz Aktiengesellschaften die Durchführung von Hauptversammlungen ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) als virtuelle Hauptversammlung. Unter Abwägung der Gefährdungslage für die potentiellen Teilnehmer einer Präsenzversammlung, den Anforderungen an eine solche Durchführung und mögliche behördliche Einschränkungen zum Zeitpunkt der geplanten Versammlung hat der Vorstand der cycos AG mit Zustimmung des Aufsichtsrats zum Schutz der Aktionäre, deren Vertretern sowie den Organen und Mitarbeitern der cycos AG gemäß Art. 2 § 1 Abs. 2 COVID-19 Gesetz beschlossen, die diesjährige ordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten. Die Rechte der Aktionäre zur Teilnahme, Stimmrechtsausübung, Stimmrechtsvertretung, zu den Fragerechten und zum Widerspruch ergeben sich insoweit aus Artikel 2 § 1 COVID-19 Gesetz sowie den allgemeinen Regelungen zur Einladung und Durchführung der Hauptversammlung und der Satzung der Gesellschaft, soweit nicht Artikel 2 § 1 COVID-19 Gesetz Abweichendes regelt. Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung Eine physische Teilnahme der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten ist aufgrund des von der Gesellschaft beschlossenen Verfahrens zur Durchführung der Hauptversammlung gemäß Art. 2 § 1 Abs. 2 COVID-19 Gesetz in diesem Jahr nicht möglich. Auch mit der Live-Verfolgung der Übertragung der cycos-Hauptversammlung über das InvestorPortal erfolgt keine Präsenz-Teilnahme, sodass auf diese Weise keine Fragen, Wortmeldungen oder Anträge an die Gesellschaft gerichtet werden können. Allerdings ist es für die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten insbesondere möglich, bis in die Hauptversammlung ihr Stimmrecht auszuüben, vor der Hauptversammlung bis zum 25. August 2020, 24:00 Uhr, über das passwortgeschützte InvestorPortal Fragen an die Verwaltung zu richten und diese im Rahmen der präsenzlosen Hauptversammlung durch die Verwaltung beantworten zu lassen und die gesamte präsenzlose Hauptversammlung online zu verfolgen. Zu dieser Art der Teilnahme gemäß Art. 2 § 1 Abs. 2 COVID-19 Gesetz an der diesjährigen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich so angemeldet haben, dass ihre Anmeldung spätestens am 20. August 2020, 24:00 Uhr, bei der Gesellschaft unter folgender Adresse zugegangen ist:
Der Berechtigungsnachweis hat nach der Satzung der Gesellschaft in Form eines in deutscher oder englischer Sprache in Textform erstellten Nachweises des Anteilsbesitzes durch das depotführende Kreditinstitut, einen deutschen Notar oder eine Wertpapiersammelbank zu erfolgen. Bezugspunkt für den Berechtigungsnachweis ist nach der Satzung der Beginn des einundzwanzigsten Tages vor der Hauptversammlung (Nachweisstichtag), d.h. der 6. August 2020, 0:00 Uhr. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Wahrnehmung der Aktionärsrechte im Rahmen der diesjährigen ordentlichen virtuellen Hauptversammlung gemäß Art. 2 § 1 Abs. 2 COVID-19 Gesetz und insbesondere für die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei nach der Satzung der Gesellschaft ausschließlich nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs am Nachweisstichtag maßgeblich. Entsprechendes gilt für den Erwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt. Die Gesellschaft ist berechtigt, bei Zweifeln an der Richtigkeit oder Echtheit des Nachweises einen geeigneten weiteren Nachweis zu verlangen. Wird dieser Nachweis nicht oder nicht in gehöriger Form erbracht, kann die Gesellschaft den Aktionär zurückweisen. Stimmrechtsvertretung und Bevollmächtigung Aktionäre können ihr Stimmrecht unter entsprechender Vollmachtserteilung durch einen Bevollmächtigten ausüben lassen. Auch in diesem Fall ist eine ordnungsgemäße Anmeldung des Aktionärs erforderlich. Die Bevollmächtigten üben das Stimmrecht in diesem Fall gemäß den Regelungen von Art. 1 § 1 Abs. 2 COVID-19 Gesetz ebenfalls ausschließlich in Form der Briefwahl, durch die elektronische Briefwahl oder durch die Stimmrechtsvertreterin aus. Hinsichtlich der für die Stimmabgabe einzuhaltenden Formen und Fristen gelten auch für die Bevollmächtigen die nachfolgend unter „Verfahren für die Stimmabgabe durch Briefwahl und elektronische Briefwahl“ dargestellten Bedingungen. Hierbei ist zu beachten, dass die Aktionäre rechtzeitig vor der ordentlichen virtuellen Hauptversammlung dem jeweiligen Bevollmächtigten für die Nutzung des passwortgeschützten InvestorPortals ihre Anmeldedaten für das Portal übergeben müssen. Die Erteilung einer Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen grundsätzlich der Textform. Ein Formular, von dem bei der Vollmachtserteilung Gebrauch gemacht werden kann – aber nicht muss –, befindet sich bei den Anmeldeunterlagen, die den Aktionären nach Anmeldung übersandt werden. Aktionäre, die ihr Stimmrecht durch Bevollmächtigte ausüben lassen und hierzu diese Unterlagen verwenden wollen, können die mit der Anmeldebestätigung versandten Vollmachts- und Weisungsformulare per Post, per Telefax oder per E-Mail an folgende Adresse übermitteln:
Die Formulare müssen spätestens bis zum 26. August 2020, 24:00 Uhr, bei der zuvor genannten Adresse eingehen. Für den Fall der Bevollmächtigung von Intermediären im Sinne von § 135 AktG (u.a. Kreditinstitute) wird weder vom Gesetz Textform verlangt noch enthält die Satzung für diesen Fall besondere Regelungen. Die für die Bevollmächtigung erforderliche Form ist daher bei dem jeweils zu bevollmächtigenden Intermediär zu erfragen. Nach dem Gesetz muss die Vollmacht in diesen Fällen einem bestimmten Intermediär erteilt und von diesem nachprüfbar festgehalten werden. Die Vollmachtserklärung muss zudem vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Ein Verstoß gegen diese und bestimmte weitere in § 135 AktG genannte Erfordernisse für die Bevollmächtigung eines Intermediärs beeinträchtigt allerdings gemäß § 135 Abs. 7 AktG die Wirksamkeit der Stimmabgabe nicht. Vorstehendes gilt sinngemäß für die Bevollmächtigung von Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberatern oder Personen, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbieten (§ 135 Abs. 8 AktG). Hierbei ist zu beachten, dass nicht nur Aktionäre, sondern auch zur Bevollmächtigung berechtigten Intermediäre nicht physisch an der präsenzlosen Hauptversammlung gemäß Art. 2 § 1 Abs. 2 COVID-19 Gesetz teilnehmen, sondern die von ihnen zu vertretenden Stimmen entsprechend den nachfolgend beschriebenen Verfahren zur Stimmabgabe abgeben. Die Gesellschaft bietet des Weiteren die Möglichkeit an, eine von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreterin zu bevollmächtigen. Die weisungsgebundene Stimmrechtsvertreterin übt das Stimmrecht ausschließlich auf der Grundlage der von den Aktionären erteilten Weisungen aus. Soll die von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreterin bevollmächtigt werden, müssen die Aktionäre zwingend Weisungen erteilen, wie das Stimmrecht ausgeübt werden soll. Ohne Erteilung entsprechender Weisungen ist die Vollmacht an die Stimmrechtsvertreterin ungültig. Die Stimmrechtsvertreterin der Gesellschaft nimmt keine anderen Aufgaben in der virtuellen Hauptversammlung war. Sie nimmt weder Fragen von Aktionären oder ihren Bevollmächtigten noch Anträge oder Widersprüche zu Protokoll entgegen. Diejenigen Aktionäre, die der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreterin eine Vollmacht und Weisungen erteilen wollen, müssen ebenfalls rechtzeitig zur Hauptversammlung angemeldet sein. Die Erteilung der Vollmacht an die von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreterin, ihre Änderung und ihr Widerruf bedürfen der Textform und müssen der Gesellschaft bis einschließlich 26. August 2020, 24.00 Uhr, unter folgender Adresse zugehen:
Daneben steht für die Erteilung der Vollmacht und der Weisungen, für deren Änderung und den Widerruf das passwortgeschützte InvestorPortal auf folgender Website https://www.cycos.com/de/hauptversammlungvor und während der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmung nach Art. 2 § 1 Abs. 2 COVID-19 Gesetz, zur Verfügung. Das Passwort erhalten die Aktionäre oder deren Bevollmächtigte zusammen mit der Anmeldebestätigung nach rechtzeitiger Anmeldung. Verfahren für die Stimmabgabe durch Briefwahl und elektronische Briefwahl Aktionäre und deren Bevollmächtigte können die Stimmen durch Briefwahl und elektronische Briefwahl im Sinne von Art. 2 § 1 Abs. 2 Nr. 2 COVID-19 Gesetz abgeben. Diejenigen Aktionäre, die ihr Stimmrecht in Form der Briefwahl wahrnehmen wollen, müssen rechtzeitig zur Hauptversammlung angemeldet sein. Die Wahrnehmung des Stimmrechts per Briefwahl, die Änderung und der Widerruf per Briefwahl abgegebener Stimmen bedürfen der Textform und müssen der Gesellschaft bis einschließlich 26. August 2020, 24.00 Uhr, unter folgender Adresse zugehen:
Für die elektronische Briefwahl steht zudem das passwortgeschützte InvestorPortal auf folgender Website https://www.cycos.com/de/hauptversammlungzur Verfügung. Dieses kann zur Stimmabgabe, zur Änderung der Stimmabgabe oder zum Widerruf der Stimmabgabe vor und während der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmung nach Art. 2 § 1 Abs. 2 COVID-19 Gesetz genutzt werden. Live-Übertragung der Hauptversammlung im Internet In dem für die Hauptversammlung zur Verfügung gestellten, passwortgeschützten InvestorPortal, auf welches nur über die mit der Anmeldebestätigung erhaltenen Zugriffsdaten ein Zugriff besteht, wird die gesamte virtuelle Hauptversammlung, das heißt insbesondere auch die Beantwortung von Fragen sowie die Verkündung der Beschlussergebnisse übertragen. Das InvestorPortal ist über folgende Internetseite zu erreichen: https://www.cycos.com/de/hauptversammlungFragerecht der Aktionäre gemäß Art. 2 § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 COVID-19 Gesetz Jedem Aktionär ist grundsätzlich auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand über Angelegenheiten der Gesellschaft einschließlich der rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen zu verbundenen Unternehmen sowie über die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich sind und kein Auskunftsverweigerungsrecht besteht. Gemäß Art. 2 § 1 Abs. 2 COVID-19 Gesetz ist aufgrund der Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten in diesem Jahr die Ausübung des Auskunftsrechts nicht im gewohnten Rahmen möglich. Die Gesellschaft schafft allerdings gemäß Art. 2 § 1 Abs. 2 Nr. 3 COVID-19 Gesetz eine Fragemöglichkeit, bei der jeder angemeldete Aktionär im Wege der elektronischen Kommunikation Fragen an die Verwaltung richten kann. Um die Fragemöglichkeit auszuüben sind die Fragen hierfür ausschließlich im passwortgeschützten InvestorPortal unter folgender Website einzugeben: https://www.cycos.com/de/hauptversammlungDie Fragen müssen gemäß Art. 2 § 1 Abs. 2 Nr. 3 in Verbindung mit Art. 2 § 1 Abs. 2 Satz 2 COVID-19 Gesetz bis zum 25. August 2020, 24:00 Uhr, bei der Gesellschaft über das passwortgeschützte InvestorPortal eingehen. Im Rahmen der Übertragung der Hauptversammlung wird die Verwaltung gemäß Art. 2 § 1 Abs. 2 Satz 2 COVID-19 Gesetz in pflichtgemäßem und freiem Ermessen die bei der Gesellschaft fristgemäß eingegangenen Fragen beantworten. Elektronische Einlegung von Widersprüchen Aktionäre, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, haben – in Abweichung von § 245 Nr. 1 AktG unter Verzicht auf das Erfordernis des Erscheinens in der Hauptversammlung – die Möglichkeit, Widerspruch gegen einen oder mehrere Beschlüsse der Hauptversammlung im Wege elektronischer Kommunikation zu erklären. Die Einlegung des Widerspruchs gegenüber dem protokollführenden Notar wird ausschließlich auf elektronischem Wege per E-Mail an die E-Mail-Adresse cy-hauptversammlung@atos.netbis zur Beendigung der Hauptversammlung möglich sein. Gegenanträge und Wahlvorschläge Die Rechte der Aktionäre, Anträge und Wahlvorschläge zu Punkten der Tagesordnung sowie zur Geschäftsordnung zu stellen, sind nach der gesetzlichen Konzeption des COVID-19-Gesetzes ausgeschlossen. Gleichwohl wird den Aktionären die Möglichkeit eingeräumt, in Anwendung der §§ 126, 127 AktG Gegenanträge sowie Wahlvorschläge im Vorfeld der Hauptversammlung nach Maßgabe der nachstehenden Ausführungen zu übermitteln. Gegenanträge mit Begründung gegen einen Vorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung und Wahlvorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder Abschlussprüfern sind ausschließlich an die nachstehende Adresse zu richten. Anderweitig adressierte Gegenanträge und Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt.
Bis spätestens zum Ablauf des 12. August 2020 bei vorstehender Adresse mit dem Nachweis der Aktionärseigenschaft eingegangene Gegenanträge und Wahlvorschläge, die nach dem Aktiengesetz zugänglich zu machen sind, werden im Internet unter https://www.cycos.com/de/hauptversammlungunverzüglich veröffentlicht. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht. Entsprechende Gegenanträge und Wahlvorschläge werden in der Hauptversammlung allerdings in Übereinstimmung mit der Konzeption des COVID-19 Gesetzes nicht zur Abstimmung gestellt und auch nicht anderweitig behandelt. Informationen zum Datenschutz Die Gesellschaft verarbeitet auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze personenbezogene Daten, um den Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung unter Berücksichtigung der Regelungen des Art. 2 § 1 COVID-19 Gesetz zu ermöglichen. Für die Verarbeitung ist die Gesellschaft die verantwortliche Stelle. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO. Zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt die Gesellschaft verschiedene Dienstleister. Diese erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Die Dienstleister verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zur Verfügung gestellt. Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten gespeichert und anschließend gelöscht. Jede Person, deren Daten betroffen sind, hat unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kap. III DSGVO. Diese Rechte können gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über die E-Mail-Adresse cy-hauptversammlung@atos.netoder über die folgenden Kontaktdaten geltend gemacht werden:
Zudem besteht nach näherer Maßgabe von Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden. Die Einberufung zur Hauptversammlung ist im Bundesanzeiger vom 16. Juli 2020 und auf der Internetseite der Gesellschaft veröffentlicht.
Alsdorf, im Juli 2020 cycos AG Der Vorstand |
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