Aleia Holding AG
Hamburg
Wertpapier-Kenn-Nr. A161291 / ISIN DE 000 A16 129 1
Wir laden unsere Aktionärinnen und Aktionäre ein zur ordentlichen Hauptversammlung
am Mittwoch, 21. April 2021, um 15:00 Uhr.
Auf der Grundlage von Artikel 2 § 1 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020 („COVID-19-Gesetz“) wird die ordentliche Hauptversammlung gemäß Beschluss des Vorstands vom 17. März 2021 und mit Zustimmung des Aufsichtsrats vom 17. März 2021 als
virtuelle Hauptversammlung
ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten abgehalten. Die gesamte Versammlung wird für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten in Bild und Ton übertragen, der Zugang zur Übertragung ist über das zugangsgeschützte Aktionärsportal
http://www.aleia.ag/hv2021
möglich.
Ort der Übertragung der ordentlichen Hauptversammlung und damit der Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist: Geschäftsräume der Kanzlei Hefer Streppel & Partner, Feithstraße 127, 58097 Hagen.
Für die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten (mit Ausnahme von Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft) besteht kein Recht und keine Möglichkeit zur Anwesenheit am Ort der Hauptversammlung.
Satzungsgemäß stellt die Gesellschaft Mitteilungen für die Aktionäre ebenso wie Anmeldebestätigungen ausschließlich mittels elektronischer Medien zur Verfügung.
Tagesordnung
| 1 |
Vorlage des geprüften Einzelabschlusses der Aleia Holding AG zum 31. Dezember 2020 sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 Die vorstehenden Unterlagen können auf der Internetseite der Gesellschaft unter
eingesehen werden. Zu Punkt 1 der Tagesordnung wird kein Beschluss gefasst, da der Aufsichtsrat die vom Vorstand aufgestellten Jahresabschlüsse gemäß § 172 AktG gebilligt und die Jahresabschlüsse damit festgestellt hat. |
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| 2 |
Entlastung der Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, Folgendes zu beschließen: “Den im Geschäftsjahr 2020 amtierenden Mitgliedern des Vorstands und des Aufsichtsrats wird für den Zeitraum ihrer Tätigkeit Entlastung erteilt.” |
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| 3 |
Beschlussfassung über die Schaffung eines neuen Genehmigten Kapitals 2021 mit Ermächtigung zum Bezugsrechtsausschluss und die Anfügung eines entsprechenden neuen Absatz 3 in § 4 der Satzung Um die Möglichkeiten der Gesellschaft, bei der Beschaffung von Eigenkapital kursschonend und schnell auf Marktgegebenheiten reagieren zu können, zu erweitern, soll ein Genehmigtes Kapital 2021 geschaffen werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgende Beschlüsse zu fassen:
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Allgemeine Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung
Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats beschlossen, die ordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft am Mittwoch, 21. April 2021 gemäß Artikel 2 § 1 Abs. 1, Abs. 2 COVID-19-Gesetz als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten durchzuführen. Die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) können daher nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen.
Wir bitten die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten daher um besondere Beachtung der nachstehenden Hinweise zur Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung, zur Ausübung des Stimmrechts sowie zu den weiteren Aktionärsrechten.
Über einen Zugang auf der Internetseite
http://www.aleia.ag/hv2021
können die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre (und ggf. deren Bevollmächtigte) die Hauptversammlung in Bild und Ton verfolgen. Um das Hauptversammlungsportal nutzen zu können, müssen Sie sich mit den Zugangsdaten, die Sie mit Ihrer Anmeldebestätigung erhalten haben, einloggen.
Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation (Briefwahl) oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nach Maßgabe der nachfolgend beschriebenen Bestimmungen. Eine elektronische Teilnahme an der Versammlung im Sinne des § 118 Abs. 1 S. 2 AktG ist nicht möglich.
Anzahl der stimmberechtigten Aktien
Das Grundkapital beträgt zum Zeitpunkt der Bekanntmachung im Bundesanzeiger 18.554.000 EUR und ist eingeteilt in 18.554.000 nennwertlose Stückaktien, die auf den Inhaber lauten. Jede Aktie gewährt in der Hauptversammlung eine Stimme. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung keine eigenen Aktien.
Teilnahmevoraussetzungen
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung, zur Ausübung des Stimmrechts und zur Stellung von Anträgen sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich unter Nachweis ihres Aktienbesitzes zur Hauptversammlung rechtzeitig anmelden. Die Anmeldung muss schriftlich (§ 126 BGB) oder in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erfolgen. Aktionäre weisen ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung durch eine in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellte und auf den 09.04.2021, 0:00 Uhr MESZ (Beginn des 12. Tages vor der Hauptversammlung) bezogene Bescheinigung ihres Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut nach. Die Anmeldung und die Bescheinigung des Anteilsbesitzes müssen in Textform und in deutscher oder englischer Sprache spätestens bis Freitag, 16. April 2021, 24:00 Uhr, bei der nachfolgenden Stelle eingehen:
Aleia Holding AG, Investor Relations
Osterbergstr. 5, 49811 Lingen (Ems)
Telefax: 040 – 3567 6809, E-Mail: hv2021@aleia.ag
Für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten ist ab Mittwoch, 31. März 2021, das Aktionärsportal unter der Internetadresse
http://www.aleia.ag/hv2021
geöffnet, und es steht ihnen auch am Tag der Hauptversammlung und während ihrer vollständigen Dauer zur Verfügung. Dort können sie auch am Tag der Hauptversammlung bis zum Ende der Abstimmung per elektronischer Briefwahl ihr Stimmrecht ausüben sowie Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erteilen. Darüber hinaus können sie dort vom Beginn bis zum Ende der Hauptversammlung gegebenenfalls Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung erklären. Die notwendigen Zugangsdaten für das Aktionärsportal können die Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten der Anmeldebestätigung entnehmen, die ihnen nach ordnungsgemäßer Anmeldung und ordnungsgemäßem Nachweis des Anteilsbesitzes übersandt wird.
Widerspruch gegen Beschlüsse der virtuellen Hauptversammlung
Aktionäre, die ihr Stimmrecht – persönlich oder durch Bevollmächtigte – ausgeübt haben, können ausschließlich im Wege elektronischer Kommunikation über das Aktionärsportal
http://www.aleia.ag/hv2021
gemäß § 245 Nr. 1 AktG i.V.m. Artikel 2 § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 COVID-19-Gesetz Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erklären. Widersprüche sind am Mittwoch, 21. April 2021 ab dem Beginn der Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter möglich.
Schriftliche Einreichung von Fragen
Der Vorstand hat entschieden, dass Fragen bis spätestens zwei (2) Tage vor der Versammlung, also bis zum Sonntag, 18. April 2021, 24:00 Uhr MESZ, im Wege elektronischer Kommunikation über das Aktionärsportal
http://www.aleia.ag/hv2021
an die Mailadresse hv2021@aleia.ag oder per Fax an 040 – 3567 6809 einzureichen sind.
Stimmrechtsvertretung
Das Stimmrecht kann durch einen Bevollmächtigten, zum Beispiel ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder einen sonstigen Dritten (auch einen von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter), ausgeübt werden. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Der Widerruf kann auf den gleichen Wegen wie die Vollmachtserteilung erfolgen sowie über das Aktionärsportal
http://www.aleia.ag/hv2021
Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen. Ein Vollmachtsvordruck befindet sich auf der Anmeldebestätigung.
Bei der Bevollmächtigung eines Kreditinstituts, einer Aktionärsvereinigung oder einer diesen nach § 135 AktG gleichgestellten Person oder Institution gelten Besonderheiten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen.
Von der Gesellschaft benannter weisungsgebundener Stimmrechtsvertreter
Wir bieten unseren Aktionären an, den von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter bereits vor der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. Die Aktionäre, die dem von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter eine Vollmacht erteilen möchten, müssen sich hierzu ebenfalls fristgerecht zur Hauptversammlung anmelden. Der von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter steht nur für die Stimmrechtsvertretung, nicht für die Ausübung sonstiger Rechte, zur Verfügung. Soweit der von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt wird, müssen diesem in jedem Falle Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Die Wahrnehmung der Vollmacht durch den von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter ist ausgeschlossen, wenn ihm keine Einzelweisung zugrunde liegt. Der weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Diese Vollmachten und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter können über das Aktionärsportal erteilt werden; Vollmachten und Weisungen in Textform sind bitte zusammen mit der Anmeldebestätigung zur Hauptversammlung (Kopieform ist ausreichend) aus organisatorischen Gründen bis spätestens Freitag, 16. April 2021 (Eingangsdatum bei der Gesellschaft) an die folgende Anschrift zu senden:
Aleia Holding AG, Investor Relations
Osterbergstr. 5, 49811 Lingen (Ems)
Telefax: 040 – 3567 6809, E-Mail: hv2021@aleia.ag
Ein Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung an den von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter wird Aktionären mit der Anmeldebestätigung zugesandt, es ist auch abrufbar über das Aktionärsportal
http://www.aleia.ag/hv2021
Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären
Anträge von Aktionären gemäß § 126 AktG oder Wahlvorschläge gemäß § 127 AktG sind ausschließlich an folgende Adresse zu übersenden:
Aleia Holding AG, Investor Relations
Osterbergstr. 5, 49811 Lingen (Ems)
Telefax: 040 – 3567 6809, E-Mail: hv2021@aleia.ag
Gegenanträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die unter vorstehender Adresse bis spätestens Dienstag, 6. April 2021, 24:00 Uhr, eingegangen sind, werden unter den Voraussetzungen der §§ 126, 127 AktG unter der Internetadresse
http://www.aleia.ag/hv2021
zugänglich gemacht. Dort finden Sie auch etwaige Stellungnahmen der Verwaltung.
Münster, im März 2021
Aleia Holding AG
Der Vorstand