Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2020, des Konzernlageberichts und des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2020

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, zu beschließen:

Zu diesem Vorschlag wird darauf hingewiesen, dass der Anspruch der Aktionäre auf ihre Dividende am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag fällig wird (§ 58 Abs. 4 Satz 2 AktG). Dementsprechend soll die Dividende am 1. Juni 2021 ausgezahlt werden.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2020

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2020 amtierenden Mitgliedern des Vorstands Entlastung für das am 31. Dezember 2020 beendete Geschäftsjahr zu erteilen.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2020 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats Entlastung für das am 31. Dezember 2020 beendete Geschäftsjahr zu erteilen.

Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2021

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Frankfurt am Main, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2021 zu wählen.

Beschlussfassungen zur Wahl von vier Mitgliedern des Aufsichtsrats

Der Aufsichtsrat der Gesellschaft besteht gemäß §§ 95, 96 Abs. 1 letzter Fall, 101 Abs. 1 AktG und § 6 Abs. (1) der Satzung aus fünf Mitgliedern, die von der Hauptversammlung gewählt werden. Mit Beendigung der Hauptversammlung am 27. Mai 2021 endet die Amtszeit von vier der derzeit fünf amtierenden Mitglieder des Aufsichtsrats, nämlich die der Herren Stefan Heinrich Brendgen, Michael Hahn, Dr. Eckart John von Freyend und Joachim Loh. Vor diesem Hintergrund sollen nun vier Mitglieder des Aufsichtsrats neu gewählt werden.

Der Aufsichtsrat schlägt vor, für die Zeit ab Beendigung dieser Hauptversammlung bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2025 zu beschließen hat, in den Aufsichtsrat zu wählen:

Es ist beabsichtigt, die Wahlen zum Aufsichtsrat im Wege der Einzelwahl durchzuführen.

Angaben entsprechend § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG:

Weitere Mandate von Herrn Stefan Heinrich Brendgen in gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten bestehen als Mitglied und Vorsitzender des Aufsichtsrats der

Weitere Mandate von Herrn Jörg Kotzenbauer in gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten bestehen als Mitglied und Vorsitzender des Aufsichtsrats der

Frau Felicitas Hamm und Herr Michael Hahn üben jeweils kein weiteres Mandat im Sinne des § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG aus.

Beschlussfassung über die Änderung der Satzung in § 5 (Zusammensetzung des Vorstands, Geschäftsführung und Vertretung der Gesellschaft)

Der Vorstand unserer Gesellschaft hat derzeit aus mindestens zwei Personen zu bestehen und im Übrigen bestimmt der Aufsichtsrat die Anzahl der Vorstandsmitglieder. Dies soll nun dahingehend gestaltet werden, dass der Vorstand gegebenenfalls auch nur aus einer Person bestehen können darf. Dazu sollen Anpassungen in den Absätzen (1) und (2) von § 5 der Satzung vorgenommen werden; derzeit haben die vorgenannten Regelungen den folgenden Wortlaut:

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

Virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre

Vor dem Hintergrund der globalen Verbreitung des Coronavirus SARS-CoV-2 und der dadurch hervorgerufenen Erkrankung COVID-19 sowie der damit einhergehenden Beschränkungen und Risiken für Versammlungen hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 und Abs. 6 Satz 1 COVID-19-Gesetz in Verbindung mit §§ 118 Abs. 2, Abs. 3 Satz 2 und Abs. 4 AktG entschieden,

Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung 2021 als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe der Regelungen des COVID-19-Gesetzes führt zu Modifikationen in den Versammlungsabläufen und bei den Rechten der Aktionäre. Wenn in Abschnitt II von „Teilnahme“ gesprochen wird, ist damit die Wahrnehmung von vorstehend umschriebenen Rechten bzw. Möglichkeiten im Sinne von § 1 Abs. 2 COVID-19-Gesetz gemeint, nicht hingegen eine darüberhinausgehende Ausübung von Aktionärsrechten und auch weder eine Teilnahme der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter, wie vom Gesetzgeber ausdrücklich als zulässig angesehen) vor Ort noch eine Teilnahme an der Hauptversammlung im Wege elektronischer Kommunikation nach § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG bzw. § 1 Abs. 1, 1. Alternative COVID-19-Gesetz (elektronische Teilnahme).

Wir bitten unsere Aktionäre in diesem Jahr um besondere Beachtung der nachstehenden Hinweise zur Anmeldung zur Hauptversammlung, zur Ausübung des Stimmrechts sowie zu weiteren Aktionärsrechten.

Voraussetzungen zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung, die für die Berechtigten vorliegend nur durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter und ansonsten durch elektronische Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung in Bild und Ton möglich ist, und zur Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts, ist gemäß § 15 Abs. (1) der Satzung in Verbindung mit § 123 Abs. 2 und 3 sowie § 67 Abs. 2 AktG nur berechtigt, wer sich zur Hauptversammlung anmeldet und für den die angemeldeten Aktien im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind (Teilnahmeberechtigte).

Die Anmeldung muss in Textform erstellt sein, in deutscher oder englischer Sprache erfolgen und der Gesellschaft spätestens

unter der nachfolgend genannten Adresse zugehen:

Nach Erfüllung der vorstehenden Teilnahmevoraussetzungen werden den Teilnahmeberechtigten Zugangskarten für die virtuelle Hauptversammlung übersandt. Die Zugangskarten enthalten die persönlichen Daten für den Zugang zu dem internetbasierten System zur Bild- und Tonübertragung sowie zur Ausübung des Stimmrechts und sonstiger Aktionärsrechte zu dieser Hauptversammlung („HV-Portal“).

Um den rechtzeitigen Erhalt der Zugangskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung der Anmeldung an die Gesellschaft unter der vorgenannten Adresse Sorge zu tragen.

Die Einberufung zur Hauptversammlung einschließlich der Tagesordnung sowie Unterlagen zur Anmeldung bzw. Vollmachterteilung wird die Gesellschaft den zu Beginn des 21. Tages vor dem Tag der Hauptversammlung, mithin am 6. Mai 2021, 00:00 Uhr (MESZ), im Aktienregister Eingetragenen sowie den Aktionären und Intermediären, die es verlangen, übersenden (§ 125 Abs. 2 AktG). Die vorgenannten Unterlagen stehen auch im Internet unter der Adresse

zum Abruf zur Verfügung.

Intermediäre, Aktionärsvereinigungen und andere, mit diesen nach aktienrechtlichen Bestimmungen gleichgestellte Personen oder Institutionen dürfen das Stimmrecht für Aktien, die ihnen nicht gehören, als deren Inhaber sie aber im Aktienregister eingetragen sind, nur aufgrund einer Ermächtigung ausüben; Näheres hierzu regelt § 135 AktG.

Hinweise zum Umschreibestopp im Aktienregister

Da die Aktien der Gesellschaft Namensaktien sind, bestehen im Verhältnis zur Gesellschaft Rechte und Pflichten aus Aktien gemäß § 67 Abs. 2 Satz 1 AktG nur für und gegen die im Aktienregister Eingetragenen.

Für das Recht zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sowie für die Anzahl der einem Teilnahmeberechtigten zu bzw. in der Hauptversammlung zustehenden Stimmrechte ist der Stand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung maßgeblich. Aus abwicklungstechnischen Gründen werden im Zeitraum nach Ablauf der Anmeldefrist – 20. Mai 2021, 24:00 Uhr (MESZ) – bis zum Ablauf des Tages der Hauptversammlung keine Ein- und Austragungen im Aktienregister vorgenommen (Umschreibestopp). Damit wird der Stand des Aktienregisters am Tag der virtuellen Hauptversammlung dem Stand zum Ablauf der Anmeldefrist entsprechen.

Durch eine Anmeldung zur Hauptversammlung werden Aktien nicht gesperrt oder blockiert. Aktionäre können also auch nach erfolgter Anmeldung und ungeachtet des Umschreibestopps über ihre Aktien weiter frei verfügen.

Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung im Internet

Alle Teilnahmeberechtigten oder ihre Bevollmächtigten können die gesamte virtuelle Hauptversammlung am 27. Mai 2021 ab deren Eröffnung in unserem HV-Portal auf der Internetseite der Gesellschaft unter der Adresse

in Bild und Ton verfolgen. Für den Zugang zum HV-Portal bedarf es der Zugangskarte, auf der die persönlichen Zugangsdaten aufgedruckt sind.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Briefwahl

Die Teilnahmeberechtigten oder ihre Bevollmächtigten können ihr Stimmrecht auf elektronischem Weg ausüben („Briefwahl“). Auch im Fall der Briefwahl ist eine fristgerechte Anmeldung, wie vorstehend in Abschnitt II. 2 erläutert, erforderlich.

Die Briefwahlstimmen können auf dem elektronischen Weg nur im HV-Portal der Gesellschaft im Internet unter der Adresse

abgegeben (auch geändert oder widerrufen) werden. Dies muss spätestens bis zum Aufruf der Tagesordnungspunkte zu den Abstimmungen im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung vollständig erfolgt sein. Für den Zugang zum HV-Portal bedarf es der Zugangskarte, auf der die persönlichen Zugangsdaten aufgedruckt sind.

Bei mehrfach eingehenden Erklärungen desselben Aktionärs hat die zuletzt zugegangene Erklärung Vorrang.

Verfahren für die Stimmabgabe durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter

Die Teilnahmeberechtigten oder ihre Bevollmächtigten können für die Ausübung des Stimmrechts von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter („Stimmrechtsvertreter“) bevollmächtigen. Auch im Fall der Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter ist eine fristgerechte Anmeldung, wie vorstehend in Abschnitt II. 2 erläutert, erforderlich.

Wenn ein Teilnahmeberechtigter die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen möchte, muss er diesen zu jedem Tagesordnungspunkt, über den abgestimmt wird, Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilen. Ohne solche Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Der jeweilige Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen.

Die Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter müssen in Textform (§ 126b BGB) erteilt (auch geändert oder widerrufen) werden und müssen der Gesellschaft postalisch, per Telefax oder per E-Mail aus organisatorischen Gründen

unter folgender Adresse zugehen:

Für die Vollmacht- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können die Teilnahmeberechtigten den „Anmeldebogen zur Hauptversammlung 2021“ benutzen, der den im Aktienregister Eingetragenen zusammen mit dem Einladungsschreiben zur Hauptversammlung übersandt wird. Einzelheiten und Formulare zur Vollmacht- und Weisungserteilung sowie zu Änderungen insoweit, auch an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter, erhalten die Teilnahmeberechtigten nach ihrer Anmeldung zur Hauptversammlung zusammen mit der Zugangskarte, zudem können sie kostenfrei bei der Gesellschaft angefordert werden und stehen auch im Internet unter der Adresse

zum Abruf zur Verfügung.

Die Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter können auch elektronisch im HV-Portal der Gesellschaft im Internet unter der Adresse

erteilt (auch geändert oder widerrufen) werden. Dies muss auf diesem Weg spätestens bis zum Aufruf der Tagesordnungspunkte zu den Abstimmungen im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung vollständig erfolgt sein. Für den Zugang zum HV-Portal bedarf es der Zugangskarte, auf der die persönlichen Zugangsdaten aufgedruckt sind.

Erhalten die Stimmrechtsvertreter mehrere Vollmachten und/​oder Weisungen desselben Teilnahmeberechtigten, so wird die zuletzt zugegangene gültige Vollmacht mit den entsprechenden Weisungen als verbindlich erachtet.

Bei nicht ordnungsgemäß erteilten Vollmachten werden die Stimmrechtsvertreter die Stimmrechte in der Hauptversammlung nicht vertreten. Soweit Weisungen nicht korrekt ausgefüllt oder nicht eindeutig erteilt werden, wird in Abhängigkeit vom Abstimmungsverfahren der weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter sich der Stimme enthalten bzw. nicht an der Abstimmung teilnehmen.

Bitte beachten Sie, dass die Stimmrechtsvertreter keine Vollmachten und Aufträge zur Ausübung anderer Aktionärsrechte, z.B. zur Stellung von Anträgen und zur Erklärung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung, entgegennehmen und sich bei Abstimmungen, für die keine Weisung erteilt wurde, in Abhängigkeit vom Abstimmungsverfahren stets der Stimme enthalten oder nicht an der Abstimmung teilnehmen werden.

Ausübung von Aktionärsrechten durch Bevollmächtigte, Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Teilnahmeberechtigte haben die Möglichkeit, ihr Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten ausüben zu lassen, z.B. auch durch einen Intermediär oder eine Aktionärsvereinigung. Bevollmächtigt ein Teilnahmeberechtigter mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft einen oder mehrere von diesen zurückweisen. Auch im Fall der Bestellung eines Bevollmächtigten ist eine fristgerechte Anmeldung, wie vorstehend in Abschnitt II. 2 erläutert, erforderlich.

Die Bevollmächtigten können ebenfalls nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht und sonstige Rechte für von ihnen vertretene Aktionäre aber unter Berücksichtigung der sonstigen Erläuterungen in diesem Abschnitt II. ausüben. Die Nutzung des HV-Portals durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber die mit der Zugangskarte zur Hauptversammlung versandten Zugangsdaten erhält, sofern die Zugangsdaten nicht direkt an den Bevollmächtigten versandt wurden.

Die Vollmacht kann durch Erklärung gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erteilt (auch widerrufen) werden. Wenn die Erteilung der Vollmacht nicht dem Anwendungsbereich des § 135 AktG unterliegt, hat die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft gemäß § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG in Textform (§ 126b BGB) zu erfolgen.

Der Anwendungsbereich des § 135 AktG betrifft die Bevollmächtigung von Intermediären, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberatern oder anderen, mit diesen nach aktienrechtlichen Bestimmungen gleichgestellten Personen oder Institutionen, für die in der Regel Besonderheiten gelten; wenn die Absicht besteht, einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine andere, mit diesen gemäß aktienrechtlichen Bestimmungen gleichgestellte Person oder Institution zu bevollmächtigen, erscheint es mithin empfehlenswert, dass sich Vollmachtgeber und Bevollmächtigte rechtzeitig abstimmen.

Für die Erteilung einer Vollmacht und die Übermittlung des Nachweises der Bestellung eines Bevollmächtigten sowie für den Widerruf einer Vollmacht bietet die Gesellschaft aus organisatorischen Gründen bei ihr zugehend

folgende Kontaktdaten an:

Teilnahmeberechtigte können für die Vollmachterteilung den ihnen mit dem Einladungsschreiben zur Hauptversammlung übersandten „Anmeldebogen zur Hauptversammlung 2021“ benutzen. Möglich ist aber auch, dass Aktionäre eine gesonderte Vollmacht ausstellen. Ein entsprechendes Vollmachtformular steht auch im Internet unter der Adresse

zum Abruf zur Verfügung.

Die Erteilung einer Vollmacht oder deren Widerruf kann gegenüber der Gesellschaft auch elektronisch in deren HV-Portal im Internet unter der Adresse

erklärt werden. Dies muss auf diesem Weg spätestens bis zum Aufruf der Tagesordnungspunkte zu den Abstimmungen im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung vollständig erfolgt sein. Für den Zugang zum HV-Portal bedarf es der Zugangskarte, auf der die persönlichen Zugangsdaten aufgedruckt sind.

Rechte der Aktionäre, eine Ergänzung der Tagesordnung zu verlangen (§ 122 Abs. 2 und Abs. 1 AktG in Verbindung mit § 1 Abs. 3 Satz 4 COVID-19-Gesetz)

Aktionäre können unter bestimmten Voraussetzungen verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung einer Hauptversammlung gesetzt und bekannt gemacht werden (vgl. § 122 Abs. 2 und Abs. 1 AktG sowie § 70 AktG). Ein solches Verlangen ist schriftlich und ausschließlich an den Vorstand zu richten; es muss der Gesellschaft mindestens 24 Tage vor der Versammlung (wobei der Tag der Versammlung und der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen sind), also

unter folgender Anschrift zugehen:

Rechte der Aktionäre zur Ankündigung von Anträgen und Wahlvorschlägen (§ 126 Abs. 1 und § 127 AktG)

Eventuelle (Gegen-)Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären im Sinne von §§ 126 Abs. 1, 127 AktG sind an folgende Adresse zu übersenden:

Rechtzeitig eingegangene Gegenanträge und Wahlvorschläge, d.h. solche, die der Gesellschaft

zugehen, werden gemäß den gesetzlichen Vorschriften im Internet unter der Adresse

zugänglich gemacht. Eventuelle Stellungnahmen des Vorstands und/​oder des Aufsichtsrats zu Gegenanträgen und Wahlvorschlägen werden ebenfalls auf dieser Internetseite veröffentlicht.

Gemäß § 1 Abs. 2 Satz 3 COVID-19-Gesetz gelten (Gegen-)Anträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die nach §§ 126 oder § 127 AktG zugänglich zu machen sind, als in der virtuellen Hauptversammlung gestellt, wenn der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist.

Fragerecht im Wege der elektronischen Kommunikation (§ 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 und Satz 2 COVID-19-Gesetz)

Den Aktionären wird zur virtuellen Hauptversammlung ein Fragerecht im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt, wobei dazu vorgegeben wird, dass zur Hauptversammlung ordnungsgemäß legitimierte und angemeldete Aktionäre ihre Fragen über das HV-Portal auf der Internetseite der Gesellschaft unter der Adresse

zugehend bei der Gesellschaft

einzureichen haben. Fragen können auch durch einen Bevollmächtigten eingereicht werden; die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter stehen hierfür jedoch nicht zur Verfügung. Für den Zugang zum HV-Portal bedarf es der Zugangskarte, auf der die persönlichen Zugangsdaten aufgedruckt sind.

Nach dem vorgenannten Zeitpunkt, insbesondere während der virtuellen Hauptversammlung, besteht kein Fragerecht mehr. Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er Fragen beantwortet. Ausweislich der Gesetzesbegründung zu § 1 Abs. 2 Satz 2 COVID-19-Gesetz steht das Fragerecht nicht dem in § 131 AktG geregelten Auskunftsrecht gleich und es besteht ein Ermessen des Vorstands insoweit, als dass er Fragen und deren Beantwortung zusammenfassen kann, wenn ihm dies sinnvoll erscheint. Fragen in Fremdsprachen werden nicht berücksichtigt.

Möglichkeit des Widerspruchs gegen Beschlüsse der Hauptversammlung (§ 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 COVID-19-Gesetz)

Unter Verzicht auf das Erfordernis des Erscheinens in der Hauptversammlung wird Aktionären, die das Stimmrecht (namentlich über Briefwahl oder über Vollmachterteilung) ausgeübt haben, die Möglichkeit eingeräumt, Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zur Niederschrift des Notars zu erklären. Entsprechende Erklärungen können ab der Eröffnung der Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter ausschließlich über das HV-Portal auf der Internetseite der Gesellschaft unter der Adresse

abgegeben werden. Widerspruch kann auch durch einen Bevollmächtigten erklärt werden; die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter stehen hierfür jedoch nicht zur Verfügung. Für den Zugang zum HV-Portal bedarf es der Zugangskarte, auf der die persönlichen Zugangsdaten aufgedruckt sind.

Unterlagen

Ab dem Zeitpunkt der Einladung zur Hauptversammlung sind in den Geschäftsräumen der Gesellschaft, Buddestraße 14, 51429 Bergisch Gladbach, zur Einsichtnahme der Aktionäre die Unterlagen zu Punkt 1 der Tagesordnung (Jahresabschluss, Konzernabschluss und Konzernlagebericht, Bericht des Aufsichtsrats) und der Vorschlag des Vorstands zur Verwendung des Bilanzgewinns aus dem Geschäftsjahr 2020 zu Punkt 2 der Tagesordnung ausgelegt. Auf Verlangen wird jedem Aktionär unverzüglich und kostenlos eine Abschrift dieser Unterlagen erteilt.

Diese Einberufung der Hauptversammlung, die zugänglich zu machenden Unterlagen und Anträge von Aktionären sowie weitere Informationen stehen auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter der Adresse

zum Download bereit.

Technische Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung und zum HV-System

Zur Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung und zur Nutzung des HV-Portals zwecks Ausübung von bestimmten Aktionärsrechten benötigen Sie ein internetfähiges Endgerät und eine Internetverbindung. Um die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung optimal wiedergeben zu können, wird eine stabile Internetverbindung mit einer ausreichenden Übertragungsgeschwindigkeit empfohlen. Nutzen Sie zum Empfang der Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung einen Computer, so benötigen Sie einen Browser und Lautsprecher oder Kopfhörer. Für den Zugang zum HV-Portal der Gesellschaft benötigen Sie Ihre Zugangskarte, auf der die persönlichen Zugangsdaten aufgedruckt sind. Um das Risiko von Einschränkungen bei der Ausübung von Aktionärsrechten durch technische Probleme während der virtuellen Hauptversammlung zu vermeiden, wird empfohlen – soweit möglich – Aktionärsrechte (insbesondere das Stimmrecht) bereits vor Beginn der Hauptversammlung auszuüben.

Die Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung und die Verfügbarkeit des HV-Portals kann nach dem heutigen Stand der Technik aufgrund von Einschränkungen der Verfügbarkeit des Telekommunikationsnetzes und der Einschränkung von Internetdienstleistungen von Drittanbietern Schwankungen unterliegen, auf welche die Gesellschaft keinen Einfluss hat. Die Gesellschaft kann daher keine Gewährleistung und Haftung für die Funktionsfähigkeit und ständige Verfügbarkeit der in Anspruch genommenen Internetdienste, der in Anspruch genommenen Netzelemente Dritter, der Bild- und Tonübertragung sowie den Zugang zum HV-Portal und dessen generelle Verfügbarkeit übernehmen. Die Gesellschaft übernimmt auch keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für die Durchführung der Hauptversammlung über das Internet eingesetzten Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht Vorsatz vorliegt. Die Gesellschaft empfiehlt aus diesem Grund, frühzeitig von den oben genannten Möglichkeiten zur Rechtsausübung, insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts, Gebrauch zu machen. Sofern es Datenschutz- oder Sicherheitserwägungen zwingend erfordern, muss sich der Versammlungsleiter der Hauptversammlung vorbehalten, die Durchführung der Hauptversammlung zu unterbrechen.

Hinweis zum Datenschutz

Die HAHN-Immobilien-Beteiligungs AG, Buddestraße 14, 51429 Bergisch Gladbach, Telefon Nr.: +49 (0) 2204/​9490-0, E-Mail: datenschutz@hahnag.de, Internet: www.hahnag.de, erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten von ihren Aktionären bzw. von den durch diese bevollmächtigten Vertretern zum Zwecke der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung, einschließlich des Anmeldeprozesses zur Hauptversammlung sowie der am Hauptversammlungstag stattfindenden Präsenzerfassung.

Mit der Führung des elektronischen Aktienregisters hat die HAHN-Immobilien-Beteiligungs AG die Computershare Deutschland GmbH & Co. KG, München, beauftragt. Die beim Erwerb, der Verwahrung oder Veräußerung der Namensaktien der HAHN-Immobilien-Beteiligungs AG mitwirkenden Kreditinstitute bzw. Intermediäre leiten in der Regel die für die Führung des Aktienregisters relevanten Angaben an die Computershare Deutschland GmbH & Co. KG weiter. Diese Weiterleitung erfolgt über die Clearstream Banking Frankfurt, die als Zentralverwahrer die technische Abwicklung von Wertpapiergeschäften und die Verwahrung der Aktien für die Intermediäre wahrnimmt. Zur technischen Abwicklung der virtuellen Hauptversammlung bedient sich die HAHN-Immobilien-Beteiligungs AG zum Teil externer Dienstleister, bei denen es sich um Unternehmen aus folgenden Kategorien handelt: Dienstleister für die Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung sowie deren Subunternehmer, Dienstleister für die Führung des Aktienregisters, IT-Dienstleister.

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten aus dem Anmeldeformular ist notwendig, um die Hauptversammlung ordnungsgemäß vorbereiten, durchführen und nachbereiten zu können. Ohne diese Bereitstellung können Aktionäre bzw. deren bevollmächtigte Vertreter nicht an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen oder Rechte zu dieser ausüben.

Weitergehende Informationen zum Datenschutz können auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter der Adresse

abgerufen oder kostenlos bei der HAHN-Immobilien-Beteiligungs AG unter der vorstehenden Adresse angefordert werden.