MISTRAL Media AG
Frankfurt am Main
ISIN: DE000A2G9L18 / WKN: A2G9L1
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2021
Wir laden hiermit unsere Aktionäre zu der
am 16. Juli 2021 um 11:00 Uhr
als
virtuelle Hauptversammlung
stattfindenden
ordentlichen Hauptversammlung 2021
ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten
ein.
Die gesamte Versammlung wird in Form einer virtuellen Hauptversammlung abgehalten und für Aktionäre und Aktionärsvertreter von den in der Ziegelhäuser Landstraße 3, 69120 Heidelberg, gelegenen Räumen im Internet über den passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft zur Hauptversammlung unter der Internetadresse
https://www.mistral-media.de/investor-relations
in Bild und Ton live übertragen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre und Aktionärsvertreter erfolgt ausschließlich im Wege der Briefwahl. Bitte beachten Sie die näheren Hinweise zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung in Abschnitt II. dieser Einladung „Weitere Informationen und Hinweise zur Hauptversammlung“.
| I. |
Tagesordnung |
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des Lageberichtes der MISTRAL Media AG für das Geschäftsjahr 2020 sowie des erläuternden Berichts des Vorstandes und des Berichts des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2020 Der Aufsichtsrat hat den Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2020 in seiner Sitzung am 14. April 2021 gebilligt. Mit der Billigung des Jahresabschlusses ist dieser festgestellt. Der festgestellte Jahresabschluss ist nach den gesetzlichen Bestimmungen der Hauptversammlung zur Entgegennahme vorzulegen. Die genannten Unterlagen werden in der Hauptversammlung erläutert. Eine Beschlussfassung der Hauptversammlung findet hierzu nach den gesetzlichen Bestimmungen nicht statt. |
| 2. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2020 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2020 Entlastung zu erteilen. |
| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2020 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2020 Entlastung zu erteilen. |
| II. |
Weitere Informationen und Hinweise zur Hauptversammlung |
| 1. |
Durchführung der Hauptversammlung in Form einer virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten |
Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats beschlossen, dass die diesjährige ordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten ausschließlich als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird. Dieser Beschluss erfolgte gemäß § 1 Abs. 1 und Abs. 2 Satz 1 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (im Folgenden „COVID-19-Gesetz“).
Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Aktionärsvertreter an der Hauptversammlung ist deshalb nicht möglich.
Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung 2021 als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-Gesetzes führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung sowie bei den Rechten der Aktionäre. Die Aktionäre und Aktionärsvertreter haben die nachfolgend aufgezeigten Möglichkeiten zum Verfolgen der gesamten Hauptversammlung in Bild und Ton im Internet, zur Stimmrechtsausübung über Briefwahl sowie zur Vollmachtserteilung, zur Stellung von Fragen im Wege der elektronischen Kommunikation und zur Widerspruchserhebung gegen Beschlüsse der Hauptversammlung über elektronische Kommunikation.
Die gesamte Hauptversammlung wird unter Nutzung des Videokonferenztools Zoom im Wege der Bild- und Tonübertragung im Internet übertragen. Ein Link zur Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung wird von der Gesellschaft spätestens am Tag vor der Hauptversammlung unter
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zugänglich gemacht. Zum Abruf dieser Bild- und Tonübertragung sind die zur Hauptversammlung gemäß nachfolgender Ziffer II.2. ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre berechtigt. Die Gesellschaft wird den angemeldeten Aktionären unverzüglich nach Ablauf der Anmeldefrist Zugangsdaten zur Einwahl in die Hauptversammlung zukommen lassen.
In technischer Hinsicht ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung eine dem üblichen Standard entsprechende Internetverbindung sowie die Nutzung der gängigen Internetbrowser (z.B. Chrome oder Firefox) erforderlich, aber auch ausreichend. Es kann gegebenenfalls erforderlich sein, die Zoom App zu installieren.
Wir bitten unsere Aktionäre um besondere Beachtung der nachfolgenden Hinweise zur Anmeldung, Ausübung des Stimmrechts und der Fragemöglichkeit sowie zu weiteren Aktionärsrechten.
| 2. |
Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts |
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich zur Hauptversammlung angemeldet haben und der Gesellschaft ihren Anteilsbesitz nachgewiesen haben. Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss durch eine von dem depotführenden Institut in Textform erstellte Bescheinigung erfolgen und sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung beziehen, d.h. auf Freitag, 25. Juni 2021, 00:00 Uhr (MESZ), und muss der Gesellschaft ebenso wie die Anmeldung spätestens bis zum Freitag, 09. Juli 2021, 24:00 Uhr (MESZ), unter folgender Adresse zugehen:
MISTRAL Media AG
Westendstraße 41
60325 Frankfurt am Main
oder per Telefax: +49-(0)69-78904710
oder per E-Mail: hv@mistral-media.de
| 3. |
Verfahren für die Stimmabgabe durch Briefwahl |
Aktionäre können ihre Stimme per Briefwahl abgeben. Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der Briefwahl sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die rechtzeitig entsprechend den oben unter II.2. „Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts“ genannten Voraussetzungen angemeldet sind.
Die Stimmabgabe per Briefwahl sowie Änderungen hinsichtlich ihrer Briefwahlstimmen können bis spätestens zum Schluss des von dem Versammlungsleiter angeordneten Zeitfensters zur Abgabe der Briefwahl während der Hauptversammlung am 16. Juli 2021 („Briefwahlfrist“) postalisch, per E-Mail oder per Telefax unter Verwendung des den Anmeldeunterlagen beigefügten Briefwahlformulars an die folgende Adresse erfolgen:
MISTRAL Media AG
Westendstraße 41
60325 Frankfurt am Main
oder per Telefax: +49-(0)69-78904710
oder per E-Mail: hv@mistral-media.de
Maßgeblich für die Rechtzeitigkeit der Stimmabgabe ist der Zeitpunkt des Zugangs bei der Gesellschaft. Die Gesellschaft wird das Briefwahlformular darüber hinaus im Internet unter
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ab der Einberufung bis zum Ablauf der Briefwahlfrist zum Download zur Verfügung halten. Für den Fall, dass veröffentlichungspflichtige Gegenanträge (siehe hierzu nachfolgende Ziffer II.7.) oder ein Verlangen auf Ergänzung der Tagesordnung gestellt werden, hat die Gesellschaft auf dem im Internet verfügbaren Formular zur Stimmabgabe Großbuchstaben vorgesehen. Jedem rechtzeitig gestellten und zu veröffentlichenden Gegenantrag sowie jedem berechtigten Ergänzungsverlangen wird ein Großbuchstabe zugeordnet, der auf dem Stimmabgabeformular ersichtlich ist. Die Gesellschaft empfiehlt daher, von der Möglichkeit zur Briefwahl erst nach Ablauf der Fristen für die Übermittlung von Gegenanträgen und Ergänzungsverlangen, das heißt nach Ablauf des 01. Juli 2021, Gebrauch zu machen und sich auf der Internetseite der Gesellschaft zu vergewissern, ob Gegenanträge oder Ergänzungsverlangen zugänglich gemacht wurden.
In jedem Fall wird allerdings die zuletzt übermittelte, fristgemäß bei der Gesellschaft zugegangene Briefwahl berücksichtigt. Bei mehrfach eingehenden Erklärungen desselben Aktionärs hat die zuletzt eingegangene Erklärung Vorrang.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Stimmabgabe zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung.
| 4. |
Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte |
Die Aktionäre können ihr Stimmrecht auch durch Bevollmächtigte, wie z. B. ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung oder einen sonstigen Dritten ausüben lassen. Auch in diesem Fall ist eine fristgerechte Anmeldung gemäß den Bestimmungen unter Ziffer II.2. erforderlich. Nach erfolgter fristgerechter Anmeldung können bis zum Ablauf der Briefwahlfrist (hierzu vorstehend Ziffer II.3.) Vollmachten erteilt werden. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform; § 135 AktG bleibt unberührt.
Für die Bevollmächtigung von Kreditinstituten, ihnen gleichgestellten Instituten oder Unternehmen sowie Aktionärsvereinigungen oder diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Personen können Besonderheiten gelten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall rechtzeitig mit dem zu Bevollmächtigenden wegen einer möglicherweise von ihm geforderten Form der Vollmacht abzustimmen.
Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen wollen, können zur Erteilung der Vollmacht das Formular benutzen, welches die Gesellschaft hierfür zur Verfügung stellt. Es wird den ordnungsgemäß angemeldeten Personen zusammen mit den Zugangsdaten übersandt. Zusätzlich kann ein Vollmachtformular auf Verlangen jeder stimmberechtigten Person bei der Gesellschaft angefordert werden und steht den Aktionären auf der Internetseite der Gesellschaft unter
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zum Download zur Verfügung.
Für den Nachweis der Bevollmächtigung per Post, per Telefax oder per E-Mail stehen die nachfolgend aufgeführten Kommunikationswege, insbesondere auch für die elektronische Übermittlung, zur Verfügung:
MISTRAL Media AG
Westendstraße 41
60325 Frankfurt am Main
oder per Telefax +49 (0)69 78904710
oder per E-Mail: hv@mistral-media.de
Die vorgenannten Kommunikationswege können auch genutzt werden, wenn die Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erteilt werden soll; ein gesonderter (weiterer) Nachweis über die Erteilung der Vollmacht ist in diesem Fall nicht erforderlich. Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann über die vorgenannte Adresse unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.
| 5. |
Frage- und Auskunftsrecht des Aktionärs gemäß § 131 Abs. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 COVID-19-Gesetz |
Aktionäre haben die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Nach § 1 Abs. 2 Satz 2 COVID-19-Gesetz entscheidet der Vorstand nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er die Fragen beantwortet. Dabei ist er insbesondere berechtigt, Fragen und deren Beantwortung zusammenzufassen, wenn ihm dies sinnvoll erscheint.
Fragen sind bis spätestens 14. Juli 2021, 24:00 Uhr (MESZ), im Wege elektronischer Kommunikation unter der E-Mail-Adresse
hv@mistral-media.de
einzureichen. Der Vorstand behält sich vor, vorab eingereichte Fragen vorab auf der Internetseite der Gesellschaft unter
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zu beantworten. Aktionäre, die Fragen stellen wollen, werden gebeten, diese möglichst frühzeitig über den elektronischen Kommunikationsweg zu stellen, um die Beantwortung der Fragen zu erleichtern.
Während der virtuellen Hauptversammlung besteht die Möglichkeit, Fragen mündlich oder über einen Live-Chat zu stellen. Für die Nutzung dieser Möglichkeit ist die Anmeldung zur Hauptversammlung erforderlich (siehe hierzu Ziffer II.2.).
| 6. |
Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung gemäß § 245 Nr. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 COVID-19-Gesetz |
Unter Verzicht auf das Erfordernis des Erscheinens in der Hauptversammlung wird ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären, die ihr Stimmrecht nach den vorstehenden Bestimmungen ausgeübt haben, gemäß § 245 Nr. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 COVID-19-Gesetz die Möglichkeit eingeräumt, Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu erklären. Entsprechende Erklärungen sind der Gesellschaft über die E-Mail-Adresse
hv@mistral-media.de
zu übermitteln und sind ab dem Beginn der virtuellen Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter möglich.
Mit der Erklärung des Widerspruchs ist ein Nachweis der Aktionärseigenschaft zu übermitteln, indem entweder der Name und die Adresse des Aktionärs oder die Eintrittskartennummer angegeben werden.
| 7. |
Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß § 126 und § 127 AktG |
Aktionäre können der Gesellschaft Gegenanträge gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt gemäß § 126 AktG und Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder Abschlussprüfern gemäß § 127 AktG übersenden. Gegenanträge und Wahlvorschläge sind ausschließlich an die nachfolgende Anschrift der Gesellschaft zu richten:
MISTRAL Media AG
Westendstraße 41
60325 Frankfurt am Main
oder per Telefax +49 (0)69 78904710
oder per E-Mail: hv@mistral-media.de
Anderweitig adressierte Gegenanträge und Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt. Über die in § 126 Abs. 2 AktG genannten Gründe hinaus braucht ein Wahlvorschlag auch dann nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn er nicht Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort des vorgeschlagenen Kandidaten enthält.
Die mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens bis zum Ablauf des 01. Juli 2021, 24:00 Uhr, unter vorstehenden Kontaktdaten eingegangenen und zugänglich zu machenden Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären wird die Gesellschaft einschließlich des Namens des Aktionärs, einer Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung auf der Internetseite der Gesellschaft unter der Adresse
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zugänglich machen. Zugänglich zu machende Anträge und Wahlvorschläge, die sich nicht in der Ablehnung eines Verwaltungsantrags erschöpfen, werden in der zeitlichen Reihenfolge ihres Eingangs mit Großbuchstaben gekennzeichnet.
Aktionäre werden gebeten, ihre Aktionärseigenschaft im Zeitpunkt der Übersendung des Gegenantrags oder des Wahlvorschlags nachzuweisen.
Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge gestellt werden. Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären, die nach § 126 AktG oder § 127 AktG zugänglich zu machen sind, gelten als in der Versammlung gestellt, wenn der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist.
| 8. |
Unterlagen zur Hauptversammlung |
Alle gesetzlich notwendigen Unterlagen zu den Tagesordnungspunkten können ab der Einberufung im Internet unter
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abgerufen werden. Sie werden dort auch während der Hauptversammlung abrufbar sein. Auf Anfrage werden die Unterlagen den Aktionären auch zugesandt.
Die Gesellschaft wird die Mitteilungen nach § 125 AktG, insbesondere die Einberufung der Hauptversammlung und etwaige Änderungen nach § 122 Abs. 1 AktG, grundsätzlich nur elektronisch verschicken. Soweit Aktionäre oder Kreditinstitute einen postalischen Versand bevorzugen, wird um Anforderung an die Gesellschaft unter den in Ziffer II.2. genannten Kontaktdaten gebeten.
| 9. |
Datenschutzinformation für Aktionäre der MISTRAL Media AG |
Die Gesellschaft verarbeitet auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze personenbezogene Daten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Besitzart der Aktien, Depotbank und Nummer der Eintrittskarte), um den Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Für die Verarbeitung ist die Gesellschaft die verantwortliche Stelle. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO.
Zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt die Gesellschaft verschiedene Dienstleister. Diese erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Die Dienstleister verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zur Verfügung gestellt.
Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten gespeichert und anschließend gelöscht.
Die Betroffenen haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung der personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kap. III DSGVO. Diese Rechte können gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über die E-Mail-Adresse
info@mistral-media.de
oder über die folgenden Kontaktdaten geltend gemacht werden:
MISTRAL Media AG
Westendstraße 41
60325 Frankfurt am Main
oder per Telefax +49 (0)69 78904710
Zudem besteht nach näherer Maßgabe von Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden.
Frankfurt am Main, im Juni 2021
MISTRAL Media AG
Der Vorstand