 CODIXX AktiengesellschaftBarlebenISIN: DE0005087407Einladung zur ordentlichen virtuellen HauptversammlungWir laden hiermit unsere Aktionäre zu deram 23. August 2021 um 10.00 Uhrstattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.Die Hauptversammlung wird gemäß § 1 Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (GesRuaCOVBekG) als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten abgehalten. Für die Aktionäre und deren Bevollmächtigten besteht kein Recht und keine Möglichkeit zur Anwesenheit am Ort der Versammlung. Die Übertragung erfolgt im passwortgeschützten InvestorPortal, welches über einen Link auf folgender Internetseite erreicht werden kann: https://www.codixx.de/hauptversammlungDer Vorstand und der Aufsichtsratsvorsitzende der Gesellschaft werden die virtuelle Hauptversammlung am Sitz der Gesellschaft, Steinfeldstraße 3, 39179 Barleben, durchführen. Tagesordnung
Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten Die COVID-19-Pandemie hat nach wie vor erhebliche Auswirkungen auf das Privat- und Wirtschaftsleben in Deutschland und weltweit. Daher hat der Vorstand mit der Zustimmung des Aufsichtsrates entschieden entsprechend des GesRuaCOVBekG die ordentliche Hauptversammlung auch im Jahr 2021 ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten. Die Rechte der Aktionäre zur Teilnahme, Stimmrechtsausübung, Stimmrechtsvertretung, zu den Fragerechten und zum Widerspruch ergeben sich insoweit aus § 1 GesRuaCOVBekG sowie den allgemeinen Regelungen zur Einladung und Durchführung der Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft und der Satzung der Gesellschaft, soweit nicht § 1 GesRuaCOVBekG Abweichendes regelt. Teilnahme an der Hauptversammlung Eine physische Teilnahme der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten ist aufgrund des von der Gesellschaft beschlossenen Verfahrens zur Durchführung der Hauptversammlung gemäß § 1 GesRuaCOVBekG in diesem Jahr nicht möglich. Allerdings ist es für die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten möglich, an den Abstimmungen per elektronischer Briefwahl teilzunehmen, vorab über die E-Mail-Adresse: ir@codixx.deFragen an die Gesellschaft zu adressieren, deren Beantwortung im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung durch den Vorstand nach pflichtgemäßem und freiem Ermessen, wie er die Fragen beantwortet, erfolgt, vorab Gegen- und Ergänzungsanträge zu stellen, Widerspruch gegen die Beschlussfassungen zu erklären und die präsenzlose Hauptversammlung online über das InvestorPortal zu verfolgen. Zu dieser Art der Teilnahme gemäß § 1 GesRuaCOVBekG an der diesjährigen Hauptversammlung, zur Ausübung des Stimmrechts und zur Stellung von Anträgen im Vorfeld der Hauptversammlung sind nur diejenigen Aktionäre unserer Gesellschaft berechtigt, die sich zu Beginn der Hauptversammlung als Aktionäre gemäß § 6 Abs. 2 unserer Satzung legitimieren, bzw. legitimiert haben. Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß § 6 Abs. 2 der Satzung Aktionäre berechtigt, die ihre Aktien spätestens am dritten Werktag vor der Versammlung bei der Gesellschaft, bei einem deutschen Notar, bei einer deutschen Wertpapiersammelbank oder bei einer Niederlassung der Bankhaus Gebr. Martin AG hinterlegt haben und bis zur Beendigung der Hauptversammlung dort belassen. Die Hinterlegung gilt auch dann als ordnungsgemäß, wenn die Aktien mit Zustimmung der genannten Hinterlegungsstelle für diese bei einem Kreditinstitut bis zur Beendigung der Hauptversammlung gesperrt gehalten werden. Im Falle der Hinterlegung bei einem Notar oder einer Wertpapiersammelbank ist die Bescheinigung über die Hinterlegung spätestens einen Tag nach Ablauf der Hinterlegungsfrist bei der Gesellschaft einzureichen. Nach Eingang des Nachweises ihres Anteilsbesitzes werden den Aktionären Zugangskarten für die präsenzlose Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Zugangskarten zur virtuellen Hauptversammlung sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre möglichst frühzeitig eine Hinterlegungsbestätigung zur virtuellen Hauptversammlung bei ihrem depotführenden Institut anzufordern. Bevollmächtigung Dritter zur Ausübung des Stimmrechts und sonstiger Rechte Aktionäre können ihr Stimmrecht unter entsprechender Vollmachtserteilung durch einen Bevollmächtigten ausüben lassen. Auch in diesem Fall ist eine ordnungsgemäße Anmeldung des Aktionärs erforderlich, und zwar entweder durch den Aktionär oder einen Bevollmächtigten. Die Bevollmächtigten üben das Stimmrecht in diesem Fall gemäß den Regelungen von § 1 GesRuaCOVBekG ebenfalls entsprechend dem hier beschriebenen Verfahren insbesondere über elektronische Briefwahl aus, ohne vor Ort an der Hauptversammlung teilzunehmen. Die Erteilung einer Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen grundsätzlich der Textform. Ein Formular, von dem bei der Vollmachtserteilung Gebrauch gemacht werden kann – aber nicht muss –, befindet sich bei der Zugangskarte, die den Aktionären nach der Hinterlegung übersandt werden. Der Vollmachtgeber ist dafür verantwortlich, dass dem jeweiligen Bevollmächtigten die Zugangsdaten zum passwortgeschützten InvestorPortal weitergegeben werden. Für den Fall der Bevollmächtigung von Intermediären im Sinne von § 135 AktG (u.a. Kreditinstitute), wird weder vom Gesetz Textform verlangt noch enthält die Satzung für diesen Fall besondere Regelungen. Die für die Bevollmächtigung erforderliche Form ist daher bei dem jeweils zu bevollmächtigenden Intermediär zu erfragen. Nach dem Gesetz muss die Vollmacht in diesen Fällen einem bestimmten Intermediär erteilt und von diesem nachprüfbar festgehalten werden. Die Vollmachtserklärung muss zudem vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Ein Verstoß gegen diese und bestimmte weitere in § 135 AktG genannte Erfordernisse für die Bevollmächtigung eines Intermediärs beeinträchtigt allerdings gemäß § 135 Abs. 7 AktG die Wirksamkeit der Stimmabgabe nicht. Vorstehendes gilt sinngemäß für die Bevollmächtigung von Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberatern oder Personen, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbieten (§ 135 Abs. 8 AktG). Hierbei ist zu beachten, dass nicht nur Aktionäre, sondern auch bevollmächtigte Intermediäre nicht physisch an der präsenzlosen Hauptversammlung gemäß § 1 GesRuaCOVBekG teilnehmen, sondern per elektronischer Briefwahl der Gesellschaft die von ihnen zu vertretenden Stimmen entsprechend den nachfolgend beschriebenen Verfahren zur Stimmabgabe abgeben. Rechte der Aktionäre: Ergänzung der Tagesordnung Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals (das entspricht 192.500 Aktien der CODIXX AG) erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Die verlangenden Aktionäre haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung über das Verlangen halten. Tagesordnungsergänzungsverlangen müssen der Gesellschaft gemäß § 122 Abs. 2 AktG mindestens 24 Tage vor der Versammlung, also bis zum 29. Juli 2021, 24:00 Uhr, unter folgender Adresse zugehen: CODIXX AG Rechte der Aktionäre: Gegenanträge bzw. Wahlvorschläge Darüber hinaus ist jeder Aktionär nach Maßgabe von §§ 126, 127 AktG berechtigt, Gegenanträge zu Punkten der Tagesordnung oder Wahlvorschläge zu übersenden. Gegenanträge oder Wahlvorschläge, die – bei Einhaltung der weiteren Voraussetzungen – nach § 126 AktG zugänglich zu machen sind, müssen der Gesellschaft unter folgender Adresse zugehen: CODIXX AG Die Gesellschaft wird Anträge von Aktionären zu Punkten der Tagesordnung einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung unter https://www.codixx.de/hauptversammlungunverzüglich zugänglich machen, wenn der Aktionär mindestens 14 Tage vor der Versammlung, also bis zum 8. August 2021, 24:00 Uhr, der Gesellschaft einen zulässigen Gegenantrag gegen einen Vorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung mit Begründung an die vorstehend genannte Adresse übersandt hat. Diese Regelungen gelten für den Vorschlag eines Aktionärs zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern mit der Maßgabe sinngemäß, dass Wahlvorschläge nicht begründet werden müssen. Verfahren für die Stimmabgabe durch elektronische Briefwahl Aktionäre können ihre Stimmen durch elektronische Briefwahl im Sinne von § 1 GesRuaCOVBekG abgeben. Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der elektronischen Briefwahl sind nur Aktionäre berechtigt, die rechtzeitig für die Hinterlegung ihrer Aktien gesorgt haben. Für die elektronische Briefwahl steht das passwortgeschützte InvestorPortal auf folgender Internetseite https://www.codixx.de/hauptversammlungbis zum Aufruf der Tagesordnungspunkte zur Abstimmung in der präsenzlosen virtuellen Hauptversammlung zur Verfügung. Informationen hierzu erhalten die Aktionäre zusammen mit der Zugangskarte. Live-Übertragung der Hauptversammlung im Internet Die vollständige Hauptversammlung wird in dem passwortgeschützten InvestorPortal, auf welches nur über die mit der Zugangskarte erhaltenen Zugangsdaten ein Zugriff besteht, übertragen. Die vollständige Übertragung erfolgt im passwortgeschützten InvestorPortal auf folgender Webseite: https://www.codixx.de/hauptversammlungDie Gesellschaft kann keine Gewähr übernehmen, dass die Übertragung im Internet technisch ungestört verläuft und bei jedem ordnungsgemäß zugangsberechtigten Aktionär bzw. Bevollmächtigten ankommt. Wir empfehlen Ihnen daher, frühzeitig von den oben genannten Teilnahmemöglichkeiten, insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts, Gebrauch zu machen. Rechte der Aktionäre: Auskunftsrecht und Fragerecht Jedem Aktionär ist grundsätzlich auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich sind und kein Auskunftsverweigerungsrecht besteht. Gemäß § 1 GesRuaCOVBekG ist aufgrund der Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten die Ausübung des Auskunftsrecht nicht im gewohnten Rahmen möglich. Die Gesellschaft räumt gemäß § 1 GesRuaCOVBekG ein Fragerecht ein, bei der jeder angemeldete Aktionär im Wege der elektronischen Kommunikation Fragen an die Verwaltung richten kann. Um das Fragerecht auszuüben sind die Fragen an die E-Mail-Adresse: ir@codixx.dezu richten. Fragen müssen gemäß § 1 GesRuaCOVBekG bis zum 21. August 2021, 24:00 Uhr, bei der Gesellschaft eingehen. Nach Ablauf der vorstehend genannten Frist eingereichte Fragen werden nicht berücksichtigt. Es ist vorgesehen, dass die Fragesteller im Rahmen der Fragenbeantwortung namentlich genannt werden. Im Rahmen der Übertragung der Hauptversammlung erfolgt gemäß § 1 GesRuaCOVBekG die Beantwortung der fristgemäß eingegangenen Fragen durch den Vorstand nach pflichtgemäßem und freiem Ermessen, wie er die Fragen beantwortet. Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung Angemeldete Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten, die das Stimmrecht im Wege der elektronischen Briefwahl ausgeübt haben, haben die Möglichkeit, über das passwortgeschützte InvestorPortal auf der Internetseite https://www.codixx.de/hauptversammlungvon Beginn der virtuellen Hauptversammlung am 23. August 2021 an bis zum Ende der virtuellen Hauptversammlung gemäß § 245 Nr. 1 AktG i.V.m. § 1 GesRuaCOVBekG Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung zu erklären. Weitergehende Erläuterungen Weitergehende Erläuterungen zu den vorstehend angesprochenen Rechten der Aktionäre auf Ergänzung der Tagesordnung, auf die Übersendung von Gegenanträgen bzw. Wahlvorschlägen sowie auf die Erteilung von Auskunft, insbesondere mit Blick auf die nach § 1 GesRuaCOVBekG anzuwendenden Verfahren und Fristen, finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.codixx.de/hauptversammlungGesamtzahl der Aktien und Stimmrechte Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beläuft sich das Grundkapital auf 3.850.000,00 EUR eingeteilt in 3.850.000 Stückaktien. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung keine eigenen Stückaktien. Die Gesamtzahl der Stimmrechte beträgt somit 3.850.000. Abstimmungsergebnisse Die vom Versammlungsleiter festgestellten Abstimmungsergebnisse werden auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.codixx.de/hauptversammlungnach der Hauptversammlung veröffentlicht. Informationen zum Datenschutz Die Gesellschaft verarbeitet auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze personenbezogene Daten, um den Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung zu ermöglichen. Für die Verarbeitung ist die Gesellschaft die verantwortliche Stelle. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO. Zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt die Gesellschaft verschiedene Dienstleister. Diese erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Die Dienstleister verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten gespeichert und anschließend gelöscht. Jede Person, deren Daten betroffen sind, hat unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kap. III DSGVO. Diese Rechte können gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über die E-Mail-Adresse: ir@codixx.deoder über die folgenden Kontaktdaten geltend gemacht werden: CODIXX AG Zudem besteht nach näherer Maßgabe von Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden. Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten und zu Rechten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung können jederzeit unter https://www.codixx.de/hauptversammlungabgerufen werden. Die Einladung zur Hauptversammlung ist im Bundesanzeiger vom 15. Juli 2021 veröffentlicht worden und wurde darüber hinaus am selben Tag auf der Internetseite der Gesellschaft veröffentlicht. Barleben, im Juli 2021 Der Vorstand
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CODIXX Aktiengesellschaft: Einladung zur ordentlichen virtuellen Hauptversammlung
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