co.don AktiengesellschaftTeltowISIN DE000A1K0227 / WKN A1K022
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1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Gesellschaft zum 31. Dezember 2020, Diese Unterlagen sind im Internet unter
zugänglich. Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und |
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2. |
Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2020 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den folgenden Mitgliedern des Vorstands, die
Es ist beabsichtigt, gesondert im Wege der Einzelentlastung abstimmen zu lassen. |
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3. |
Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats, die im |
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4. |
Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers Der Aufsichtsrat schlägt vor, zum Abschlussprüfer und zum Konzernabschlussprüfer für |
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5. |
Wahlen zum Aufsichtsrat Gemäß § 95 Satz 2 AktG in Verbindung mit § 8 Abs. 1 der Satzung setzt sich der Aufsichtsrat Das Amt des Aufsichtsratsmitglieds Frau Prof. Dr. Barbara Sickmüller endet mit Ablauf Der Aufsichtsrat schlägt vor,
zum Mitglied des Aufsichtsrats der co.don Aktiengesellschaft zu wählen. Die Wahl erfolgt Die zur Wahl vorgeschlagene Frau Prof. Dr. Barbara Sickmüller, gehört keinen anderen Nach Einschätzung des Aufsichtsrats bestehen zwischen der von ihm vorgeschlagenen
abgerufen werden. |
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6. |
Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungssystems für Mitglieder des Vorstands Gemäß § 120a Abs. 1 AktG in der seit dem 1. Januar 2020 gültigen Fassung nach dem Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgenden Beschluss zu fassen: Das im Anhang zu diesem Tagesordnungspunkt 6 dargestellte Vergütungssystem für die Anhang zu Tagesordnungspunkt 6 – Beschreibung des Vergütungssystems für die Mitglieder
Das Vergütungssystem für Vorstandsmitglieder ist klar und verständlich gestaltet.
Der Aufsichtsrat ist als Gesamtgremium zuständig für die Struktur des Vergütungssystems Die Umsetzung des Vergütungssystems erfolgt grundsätzlich im Rahmen des Vorstandsdienstvertrags. Sofern die Hauptversammlung das vorgelegte Vergütungssystem für den Vorstand nicht Bei Bedarf kann der Aufsichtsrat für die Beurteilung der Marktüblichkeit und Festlegung
Das Vergütungssystem für Vorstandsmitglieder berücksichtigt die Anforderungen des Dies wird durch ein angemessenes Verhältnis von festen und variablen Bestandteilen
Der Aufsichtsrat wird das hier beschriebene Vergütungssystem nach den gesetzlichen
Das Vergütungssystem des Vorstands der co.don Aktiengesellschaft umfasst die im folgenden Die festen Vergütungsbestandteile umfassen die erfolgsunabhängige Grundvergütung und Die variable Vergütung besteht aus einer jährlichen kurzfristigen variablen Vergütungskomponente Bei einer unterstellten Zielerreichung von 100 % im jeweiligen Geschäftsjahr, beliefe
Der Aufsichtsrat hat sich mit Blick auf das Prinzip der Gesamtverantwortung des Vorstands
Der Aufsichtsrat hat gemäß § 87a Abs. 1 S. 2 Nr. 1 AktG eine Maximalvergütung festgelegt, Die Maximalvergütung beläuft sich für jedes Vorstandsmitglied auf EUR 340.000,00.
Das Vergütungssystem sieht vor, dass Vorstandsmitglieder für ihre Tätigkeit eine jährliche Aufschubzeiten und Stundungen (Deferrals) sind für feste erfolgsunabhängige Vergütungsbestandteile nicht vorgesehen. Für die
Zusätzlich zur Erstattung von Reisekosten und sonstigen dienstlichen Auslagen erhält Alle Vorstandsmitglieder sind gegen das Risiko, bei der Ausübung ihrer Tätigkeit für
Der Jahres- und Mehrjahresbonus ist eine variable Vergütung, die von der Erreichung
Zusätzlich zu der erfolgsunabhängigen (festen) Grundvergütung erhält jedes Vorstandsmitglied Der Jahresbonus hängt davon ab, in welcher Höhe die co.don Aktiengesellschaft mit Der geplante Umsatz (das „Umsatzziel“) und das geplante EBIT (das „EBIT-Ziel“) bestimmen sich nach dem jeweiligen vom Vorstand aufgestellten und vom Aufsichtsrat Werden das Umsatzziel und/oder das EBIT-Ziel zu weniger als 80 % erreicht, entfällt Besteht der jeweilige Vorstandsdienstvertrag nicht für ein gesamtes Geschäftsjahr,
Der Mehrjahresbonus hängt davon ab, in welcher Höhe im Durchschnitt der jeweils drei Wenn die Umsatzziele und/oder die EBIT-Ziele der jeweils drei zuletzt abgelaufenen Sofern der jeweilige Vorstandsdienstvertrag nicht für ein ganzes Geschäftsjahr wirksam Beträgt die durchschnittliche Erreichung der EBIT-Ziele 100 %, erhält das Vorstandsmitglied
Der Aufsichtsrat beachtet bei der Bestellung von Vorstandsmitgliedern sowie bei der Im Falle eines Widerrufs der Bestellung, endet mit dem Zugang des Widerrufs automatisch
In den bestehenden Vorstandsdienstverträgen sind Abfindungsregelungen vereinbart, Die Abfindung darf die Höhe zweier Jahresgesamtvergütungen nicht überschreiten und
Im Falle eines Kontrollwechsels hat ein Vorstandsmitglied das Recht, sein Amt mit Zusagen für Leistungen aus Anlass der vorzeitigen Beendigung des Dienstvertrags durch
Der Aufsichtsrat hat nach diesem Vergütungssystem die Möglichkeit, für Vorstandsmitglieder Sofern ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot im Rahmen der Beendigung vereinbart
Ein Ruhegehalt wird nicht gewährt.
Die Vorstandsmitglieder der co.do Aktiengesellschaft erhalten grundsätzlich keine
Bei der Festsetzung des Vergütungssystems wurden die Vergütungs- und Beschäftigungsbedingungen
Die Annahme von öffentlichen Ämtern, Aufsichtsrats-, Verwaltungsrats-, Beirats- und |
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7. |
Beschlussfassung über die Festsetzung der Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder für Gemäß dem zum 1. Januar 2020 neu gefassten § 113 Abs. 3 Satz 1 und 2 AktG hat die Die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats ist in § 15 der Satzung geregelt. §
Vorstand und Aufsichtsrat sind der Auffassung, dass sich das in der Satzung festgelegte Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, das in § 15 der Satzung der co.don Aktiengesellschaft Die Hauptversammlung bestätigt und billigt gemäß die in § 15 der Satzung der co.don Anhang zu Tagesordnungspunkt 7 – Beschreibung des Vergütungssystems für die Mitglieder
Das System zur Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder richtet sich nach den gesetzlichen
Das Vergütungssystem für den Aufsichtsrat der co.don Aktiengesellschaft und die konkrete Der Beschluss und das Vergütungssystem sind nach § 113 Abs. 3 Satz 6 i. V. m. § 120a
Das nach § 15 der Satzung bestehende Vergütungssystem kann wie folgt zusammengefasst
Die jährliche Grundvergütung beträgt nach dem vorgeschlagenen Vergütungssystem für
Die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder besteht bei der Gesellschaft ausschließlich
Die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder wird nach Ablauf des Geschäftsjahres zur
Die Gesellschaft erstattet den Aufsichtsratsmitgliedern über die jährliche Vergütung
Die Versicherungsprämie für eine von der Gesellschaft für die Mitglieder des Aufsichtsrats
Da die Vergütung des Aufsichtsrats unmittelbar durch Beschluss der Hauptversammlung
Eine rechtlich verbindliche Verknüpfung der Aufsichtsratsvergütung mit den Vergütungs- |
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8. |
Beschlussfassung über die Änderung des Beschlusses der Hauptversammlung vom 8. Juni Mit Beschluss der Hauptversammlung vom 8. Juni 2017, geändert durch weitere Beschlüsse Von dieser Ermächtigung wurde in der Vergangenheit bereits teilweise Gebrauch gemacht. Zum Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung wurden insgesamt 728.772 Optionsscheine Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, die dem Vorstand durch Beschluss der Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:
Die durch Beschluss der Hauptversammlung vom 8. Juni 2017 dem Vorstand erteilte Ermächtigung
Der Vorstand wird ermächtigt, bis zum 7. Juni 2022 mit Zustimmung des Aufsichtsrats
Die Schuldverschreibungen werden in Teilschuldverschreibungen eingeteilt. Im Falle Im Falle der Ausgabe von Wandelschuldverschreibungen erhalten bei auf den Inhaber
Die Anleihebedingungen können das Recht der Gesellschaft vorsehen, im Falle der Wandlung Die Anleihebedingungen können auch das Recht der Gesellschaft vorsehen, bei Endfälligkeit
Die Bedingungen der Wandelschuldverschreibungen können auch eine Wandlungspflicht
Der jeweils festzusetzende Options- oder Wandlungspreis für eine Stückaktie der Gesellschaft In den Fällen der Ersetzungsbefugnis und der Wandlungspflicht muss der Options- oder
Der Options- oder Wandlungspreis kann unbeschadet des § 9 Abs. 1 AktG aufgrund einer
Soweit den Aktionären nicht der unmittelbare Bezug der Schuldverschreibungen ermöglicht Der Vorstand ist jedoch ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats Spitzenbeträge, Der Vorstand ist ferner ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Bezugsrecht
Der Vorstand wird ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats die weiteren Einzelheiten
Das Grundkapital der Gesellschaft wird um bis zu EUR 1.313.046,00 durch Ausgabe von Die bedingte Kapitalerhöhung ist nur im Falle der Begebung von Schuldverschreibungen, Der Vorstand wird ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats die weiteren Einzelheiten
§ 4 Abs. 5 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:
Der Aufsichtsrat wird ermächtigt, die Fassung der Satzung entsprechend der jeweiligen Bericht des Vorstands an die Hauptversammlung zu Punkt 8 der Tagesordnung gemäß § Die vorgeschlagene Anpassung der Ermächtigung zur Ausgabe von Options- und/oder Wandelschuldverschreibungen Den Aktionären steht grundsätzlich das gesetzliche Bezugsrecht auf die Schuldverschreibungen Der Ausschluss des Bezugsrechts für Spitzenbeträge ermöglicht die Ausnutzung der vorgeschlagenen Der Ausschluss des Bezugsrechts zugunsten der Inhaber von bereits ausgegebenen Wandlungs- Der Vorstand wird ferner ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Bezugsrecht Für diesen Fall eines vollständigen Ausschlusses des Bezugsrechts gilt gemäß § 221 Aus § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG ergibt sich ferner, dass der Ausgabebetrag den Börsenpreis Außerdem haben die Aktionäre die Möglichkeit, ihren Anteil am Grundkapital der Gesellschaft Der Ausgabebetrag für die neuen Aktien muss mit Ausnahme der Fälle, in denen eine In den Fällen der Ersetzungsbefugnis und der Wandlungspflicht muss der Ausgabebetrag Der schriftliche Bericht des Vorstands gemäß § 221 Absatz 4 Satz 2 AktG i. V. m. mit
zugänglich gemacht. |
II. Ergänzende Angaben und Hinweise
1. |
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte |
Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt im Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung
EUR 21.864.566,00 und ist eingeteilt in 21.864.566 Stückaktien, die auf den Inhaber
lauten. Gemäß § 21 Abs. 1 der Satzung gewährt jede Aktie in der Hauptversammlung eine
Stimme. Die Gesamtzahl der Stimmrechte beläuft sich somit auf 21.864.566 Stimmrechte.
Die Gesellschaft hält keine eigenen Aktien.
2. |
Hauptversammlung ohne physische Anwesenheit der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten |
Auf der Grundlage von § 1 Abs. 2, Abs. 6 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-,
Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der
Auswirkungen der COVID-19-Pandemie, veröffentlicht als Art. 2 des Gesetzes zur Abmilderung
der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom
27. März 2020, veröffentlicht im Bundesgesetzblatt, Teil I, vom 27. März 2020 in der
Fassung des Gesetzes zur weiteren Verkürzung des Restschuldbefreiungsverfahrens und
zur Anpassung pandemiebedingter Vorschriften im Gesellschafts-, Genossenschafts-,
Vereins- und Stiftungsrecht sowie im Miet- und Pachtrecht vom 22. Dezember 2020, veröffentlicht
im Bundesgesetzblatt Teil I vom 30. Dezember 2020, S. 3328, (in dieser geänderten
Fassung im Folgenden „COVID-19-Gesetz“) hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats
entschieden, die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer
Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten. Die Hauptversammlung findet
unter physischer Anwesenheit von Versammlungsleiter, Vorstand, des mit der Niederschrift
beauftragten Notars sowie des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft und Mitgliedern
des Aufsichtsrats, soweit diese nicht die Möglichkeit der virtuellen Teilnahme wahrnehmen,
in den Räumen des Scandic Berlin Kurfürstendamm, Augsburger Straße 5, 10789 Berlin,
statt. Eine physische Teilnahme der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme
des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft) am Versammlungsort ist ausgeschlossen.
Da die Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung auf der Grundlage
des COVID-19-Gesetzes zu einigen Modifikationen beim Ablauf der Versammlung sowie
der Ausübung der Aktionärsrechte führt, bitten wir unsere Aktionäre um besondere Beachtung
der nachfolgenden Hinweise zur Möglichkeit der Verfolgung der Hauptversammlung in
Bild und Ton, zur Ausübung des Stimmrechts und des Fragerechts sowie weiterer Aktionärsrechte.
3. |
Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung |
Die gesamte Hauptversammlung kann von den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären über
die Bild- und Tonübertragung im Internet über das HV-Portal der co.don Aktiengesellschaft
verfolgt werden. Das HV-Portal ist unter folgender Internetadresse zugänglich:
https://www.codon.de/investoren/hauptversammlung
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können sich dort mit ihren Zugangsdaten anmelden
und am Tag der Hauptversammlung ab 14:00 Uhr auf die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung zugreifen. Die Stimmabgabe
per elektronischer Briefwahl und die elektronische Erteilung von Vollmachten und Weisungen
an die Abstimmungsvertreter der Gesellschaft über das HV-Portal erfordern ebenfalls
die fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung und eine Anmeldung (Log-in) im HV-Portal
mit den entsprechenden Zugangsdaten. Eine elektronische Teilnahme der Aktionäre an
der Hauptversammlung im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG ist ausgeschlossen.
4. |
Anmeldung und Ausübung des Stimmrechts |
Zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß § 18 der Satzung diejenigen Aktionäre berechtigt,
die sich spätestens bis zum Ablauf des 23. September 2021, 24:00 Uhr unter der nachstehenden Adresse
co.don Aktiengesellschaft
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de
bei der Gesellschaft anmelden. Die Aktionäre müssen außerdem die Berechtigung zur
Verfolgung der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechtes nachweisen. Für
den Nachweis der Berechtigung ist ein Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende
Institut notwendig, der sich auf den im Aktiengesetz hierfür vorgesehenen Zeitpunkt
beziehen muss. Gemäß § 123 Abs. 4 Satz 2 AktG hat sich der Nachweis auf den Beginn
des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d. h. auf den Beginn des 9. September 2021, 0:00 Uhr („Nachweisstichtag“) zu beziehen. Es wird darauf hingewiesen, dass in den Mitteilungen nach § 125 AktG,
welche in Form und Inhalt gemäß EU-DVO 2018/1212 aufzustellen sind, in Feld C5 der
Tabelle 3 der EU-DVO ein Aufzeichnungsdatum anzugeben ist. Dieses Aufzeichnungsdatum
– im vorliegenden Fall: 8. September 2021, 22:00 Uhr UTC (koordinierte Weltzeit) –
ist nicht identisch mit dem nach § 123 Abs. 4 AktG zu benennenden Nachweisstichtag,
im vorliegenden Fall den 9. September 2021, 0:00 Uhr (MESZ). Die Gesellschaft folgt
hier einer Empfehlung des Umsetzungsleitfadens des Bundesverbandes Deutscher Banken
zur Aktionärsrechtsrichtlinie II („ARUG II“) für den deutschen Markt.
Wie die Anmeldung muss auch dieser Nachweis des Anteilsbesitzes der Gesellschaft unter
der vorgenannten Adresse spätestens bis zum Ablauf des 23. September 2021, 24:00 Uhr, zugehen. Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes bedürfen der Textform
(§ 126b BGB) und müssen in deutscher oder englischer Sprache erfolgen. Ausreichend
ist in jedem Fall ein Nachweis des Anteilsbesitzes durch den Letztintermediär gemäß
§ 67c Abs. 3 AktG.
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes
erbracht hat. Der Umfang des Stimmrechts bemisst sich ausschließlich nach dem nachgewiesenen
Anteilsbesitz des Aktionärs am Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag ist zwar
keine Sperre für die Veräußerung oder den Erwerb von Aktien verbunden, eine Veräußerung
oder ein Erwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben jedoch keine Auswirkungen
mehr auf die Berechtigung zur Verfolgung der Hauptversammlung und den Umfang des Stimmrechts.
Für die Dividendenberechtigung hat der Nachweisstichtag keine Bedeutung. Auch bei
Veräußerung sämtlicher Aktien nach dem Nachweisstichtag oder eines Teils hiervon ist
für die Berechtigung zur Verfolgung der Hauptversammlung und den Umfang des Stimmrechts
ausschließlich der Aktienbesitz zum Nachweisstichtag maßgebend. Wer erst nach dem
Nachweisstichtag Aktionär wird und vorher keine Aktien besessen hat, ist nicht berechtigt,
die Hauptversammlung zu verfolgen und ein Stimmrecht auszuüben, es sei denn, er hat
sich insoweit bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen lassen.
Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes erhalten die ordnungsgemäß
angemeldeten Aktionäre Stimmrechtskarten, auf denen die Zahl ihrer Stimmen verzeichnet
und die erforderlichen Login-Daten für das HV-Portal abgedruckt sind. Wir bitten die
Aktionäre, welche die virtuelle Hauptversammlung im Internet verfolgen oder ihr Stimmrecht
ausüben wollen, frühzeitig bei ihrem depotführenden Institut die erforderliche Anmeldung
sowie den Nachweis des Anteilsbesitzes zu veranlassen.
5. |
Ausübung des Stimmrechts durch Vollmachts- und Weisungserteilung an den Stimmrechtsvertreter |
Wir bieten unseren Aktionären an, sich durch den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
vertreten zu lassen. Dem Stimmrechtsvertreter müssen dazu Vollmacht sowie ausdrückliche
und eindeutige Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts zu jedem relevanten Tagesordnungspunkt
erteilt werden. Soweit eine ausdrückliche und eindeutige Weisung fehlt, wird sich
der Stimmrechtsvertreter für den jeweiligen Abstimmungsgegenstand der Stimme enthalten.
Sollte zu einem Gegenstand der Tagesordnung eine Einzelabstimmung stattfinden, gilt
eine hierzu erteilte Weisung für jeden einzelnen Unterpunkt. Der Stimmrechtsvertreter
ist verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Aufträge zu Wortmeldungen, zum Stellen
von Fragen, Anträgen oder Wahlvorschlägen, oder zur Erklärung von Widersprüchen gegen
Hauptversammlungsbeschlüsse wird er nicht entgegennehmen. Auch zur Vollmachts-und
Weisungserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ist eine
fristgerechte Anmeldung erforderlich.
Die Vollmacht an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bedarf ebenso
wie die Erteilung von Weisungen der Textform (§ 126b BGB). Vollmacht und Stimmrechtsweisungen
an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können unter Verwendung
des hierfür auf der Stimmrechtskarte vorgesehenen Vollmachts- und Weisungsformulars
erteilt werden. Wenn Sie das Vollmachts- und Weisungsformular verwenden, ist dieses
ausschließlich an die nachfolgende Postanschrift oder E-Mail-Adresse zu übermitteln
und muss dort bis spätestens 29. September 2021, 24:00 Uhr, (Datum des Eingangs) zugehen:
co.don Aktiengesellschaft
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de
Vor und während der Hauptversammlung steht Ihnen für die Ausübung des Stimmrechts
im Wege der Vollmachts- und Weisungserteilung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
auch das unter der Internetadresse
https://www.codon.de/investoren/hauptversammlung
erreichbare HV-Portal der Gesellschaft zur Verfügung. Die Bevollmächtigung über das
HV-Portal ist bis zum Beginn der Abstimmungen am Tag der Hauptversammlung möglich.
Hierfür ist im HV-Portal die Schaltfläche „Vollmacht und Weisungen“ vorgesehen. Über
das HV-Portal können Sie auch während der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmung
eine etwaige zuvor über das HV-Portal erteilte Vollmacht und Weisung ändern oder widerrufen.
Weitere Hinweise zur Vollmachts- und Weisungserteilung an den von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertreter sind in der Stimmrechtskarte, welche die ordnungsgemäß
angemeldeten Aktionäre zugesandt bekommen, enthalten. Entsprechende Informationen
sind auch im Internet über das HV-Portal unter
https://www.codon.de/investoren/hauptversammlung
einsehbar.
6. |
Bevollmächtigung eines Dritten zur Ausübung des Stimmrechts und sonstiger Rechte |
Aktionäre können ihr Stimmrecht und sonstige Rechte in der Hauptversammlung auch durch
einen Bevollmächtigten, z. B. einen Intermediär wie beispielsweise ein Kreditinstitut,
einen Stimmrechtsberater, eine Aktionärsvereinigung oder eine Person ihrer Wahl ausüben
lassen. Auch Bevollmächtigte können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen.
Bevollmächtigte Dritte können das Stimmrecht ihrerseits durch (elektronische) Briefwahl
(siehe unten) oder Vollmacht und Weisung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
ausüben (siehe oben). Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die
Gesellschaft eine oder mehrere von ihnen zurückweisen. Auch im Fall einer Stimmrechtsvertretung
ist eine fristgerechte Anmeldung erforderlich. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf
und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform
(§ 126b BGB). Wird ein Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater
oder eine andere Person im Sinne von § 135 Abs. 8 AktG bevollmächtigt, so können abweichende
Regelungen bestehen, die jeweils bei diesen zu erfragen sind. Aktionäre können für
die Vollmachtserteilung das auf der Stimmrechtskarte zur Hauptversammlung vorgesehene
Vollmachts- und Weisungsformular benutzen. Möglich ist aber auch, dass Aktionäre eine
gesonderte Vollmacht ausstellen. Ein entsprechendes Vollmachtsformular steht auch
im Internet unter
https://www.codon.de/investoren/hauptversammlung
zur Verfügung. Die Erteilung der Vollmacht kann gegenüber dem Bevollmächtigten oder
gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Unbeschadet eines anderweitigen, nach dem Gesetz
zulässigen Wegs zur Übermittlung der Vollmacht bzw. des Nachweises über die Bestellung
eines Bevollmächtigten an die Gesellschaft kann die Vollmacht auch elektronisch unter
Nutzung des HV-Portals unter
https://www.codon.de/investoren/hauptversammlung
oder per E-Mail an
inhaberaktien@linkmarketservices.de
übermittelt werden. Die individuellen Zugangsdaten (Login-Daten) zur Nutzung des HV-Portals
werden den Aktionären mit der Stimmrechtskarte zur Hauptversammlung übersandt. Diese
Übermittlungswege (HV-Portal, E-Mail) stehen auch zur Verfügung, wenn die Erteilung
der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll; ein gesonderter
Nachweis über die Erteilung der Vollmacht erübrigt sich in diesem Fall. Auch der Widerruf
einer bereits erteilten Vollmacht kann unbeschadet eines anderweitigen, nach dem Gesetz
zulässigen Wegs zur Übermittlung, auf den vorgenannten Übermittlungswegen unmittelbar
der Gesellschaft gegenüber erklärt werden. Am Tag der virtuellen Hauptversammlung
können Vollmachten ausschließlich unter Nutzung des HV-Portals bis zum Beginn der
Abstimmung abgegeben, geändert oder widerrufen werden. Erfolgt die Erteilung oder
der Nachweis einer Vollmacht oder deren Widerruf durch eine Erklärung gegenüber der
Gesellschaft auf einem anderen Übermittlungsweg als über das HV-Portal, so muss diese
aus organisatorischen Gründen der Gesellschaft bis zum 29. September 2021, 24:00 Uhr, (Datum des Eingangs) zugehen. Eine Übermittlung an die Gesellschaft über das HV-Portal
ist auch bis zum Beginn der Abstimmungen am Tag der Hauptversammlung noch möglich.
Auch Bevollmächtigte können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Die
Verfolgung der Hauptversammlung durch den Bevollmächtigten durch elektronische Zuschaltung
über das HV-Portal setzt voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber die mit
der Stimmrechtskarte zur Hauptversammlung versandten Zugangsdaten (Login-Daten) erhält.
Bei der Bevollmächtigung zur Stimmrechtsausübung nach § 135 AktG (Vollmachtserteilung
an Kreditinstitute, Stimmrechtsberater, Aktionärsvereinigungen sowie sonstige von
§ 135 AktG erfasste Intermediäre und gemäß § 135 AktG Gleichgestellte) sind Besonderheiten
zu beachten, die bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden zu erfragen sind. Nach dem
Gesetz muss die Vollmacht in diesen Fällen einem bestimmten Bevollmächtigten erteilt
und von dem Bevollmächtigten nachprüfbar festgehalten werden. Die Vollmachtserklärung
muss zudem vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen
enthalten. Bitte stimmen Sie sich daher, wenn Sie eine Vollmacht nach § 135 AktG erteilen
wollen, mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht ab. Ein Verstoß
gegen die vorgenannten und bestimmte weitere in § 135 AktG genannte Erfordernisse
für die Bevollmächtigung der in diesem Absatz Genannten beeinträchtigt allerdings
gemäß § 135 Absatz 7 AktG nicht die Wirksamkeit der Stimmabgabe. Kreditinstituten,
Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberatern sowie sonstige von § 135 AktG erfasste
Intermediäre und gemäß § 135 AktG Gleichgestellte, die eine Mehrzahl von Aktionären
vertreten, wird empfohlen, sich im Vorfeld der Hauptversammlung hinsichtlich der Ausübung
des Stimmrechts unter der folgenden Adresse zu melden:
co.don Aktiengesellschaft
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de
Weitere Hinweise zur Vollmachtserteilung an Dritte sind auf den mit den Stimmrechtskarten
an die Aktionäre übersandten Unterlagen zur Hauptversammlung enthalten. Entsprechende
Informationen und eine nähere Beschreibung der Vollmachtserteilung an Dritte über
das HV-Portal sind auch im Internet unter
https://www.codon.de/investoren/hauptversammlung
einsehbar.
7. |
Stimmabgabe mittels (elektronischer) Briefwahl |
Die nach Maßgabe der vorstehenden Erläuterungen ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre
oder Aktionärsvertreter können eine Stimmabgabe mittels Briefwahl elektronisch vornehmen.
Für diese Form der Stimmabgabe (Briefwahl) ist die rechtzeitige und ordnungsgemäße
Anmeldung sowie Übersendung des Nachweises des Anteilsbesitzes unerlässlich. Für die
Stimmabgabe per Briefwahl im Wege der elektronischen Kommunikation verwenden Sie bitte
das internetgestützte HV-Portal.
Vor und während der Hauptversammlung steht Ihnen für die Ausübung des Stimmrechts
im Wege der elektronischen Briefwahl das HV-Portal unter
https://www.codon.de/investoren/hauptversammlung
zur Verfügung. Es wird darauf hingewiesen, dass hierfür ebenfalls eine Anmeldung im
HV-Portal unter Nutzung der mit der Stimmrechtskarte übermittelten Login-Daten erforderlich
ist. Die (elektronische) Briefwahl erfolgt ausschließlich über das HV-Portal. Die
Stimmabgabe ist für angemeldete Aktionäre oder Aktionärsvertreter ab dem 9. September 2021, 0:00 Uhr – entsprechend dem Nachweisstichtag – und damit bereits vor dem Beginn der Hauptversammlung
am 30. September 2021 um 14:00 Uhr unter Verwendung der auf zugesandten Stimmrechtskarte
angegebenen Login-Daten über die Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.codon.de/investoren/hauptversammlung
über das HV-Portal möglich. Die Stimmabgabe über das HV-Portal kann bis zum Beginn
der Abstimmungen in der Hauptversammlung erfolgen. Nähere Einzelheiten zur Stimmabgabe
per Briefwahl erhalten die Aktionäre mit der Stimmrechtskarte zugesandt, die Sie nach
fristgerechter Anmeldung erhalten. Entsprechende Informationen sind auch im Internet
unter
https://www.codon.de/investoren/hauptversammlung
einsehbar. Auch bevollmächtigte Intermediäre, Stimmrechtsberater im Sinne von § 134a
Absatz 1 Nr. 3, Absatz 2 Nr. 3 AktG sowie Aktionärsvereinigungen und sonstige gemäß
§ 135 Absatz 8 AktG gleichgestellte Personen können sich nach den vorstehend beschriebenen
Regeln unter Einhaltung der genannten Fristen der Briefwahl bedienen. Bitte beachten
Sie, dass andere Kommunikationswege für die Briefwahl nicht zur Verfügung stehen,
insbesondere keine Übersendung der Briefwahlstimme per Post.
8. |
Einlegung von Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung |
Aktionäre, die ihr Stimmrecht im Wege der Briefwahl (elektronisch) oder über die Erteilung
von Vollmachten ausgeübt haben, haben die Möglichkeit, im Wege elektronischer Kommunikation
Widerspruch gegen die Beschlüsse der Hauptversammlung bei dem mit der Niederschrift
der Hauptversammlung beauftragten Notar zu erklären. Entsprechende Erklärungen können
– eine Stimmabgabe vorausgesetzt – ab der Eröffnung der Hauptversammlung über das
internetgestützte HV-Portal unter
https://www.codon.de/investoren/hauptversammlung
zur Niederschrift gemäß § 245 Nr. 1 AktG erklärt werden. Hierfür ist im HV-Portal
die Schaltfläche „Widerspruch einlegen“ vorgesehen. Die Erklärung ist über das internetgestützte
HV-Portal von Beginn der Hauptversammlung an bis zu deren Ende möglich. Der Notar
erhält die Widersprüche über das HV-Portal.
III. RECHTE DER AKTIONÄRE
1. |
Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung nach § 122 Absatz 2 AktG |
Aktionäre, deren Anteile den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen
Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung
gesetzt und bekannt gemacht werden. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand
der Gesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung,
d. h. spätestens bis zum Ablauf des 30. August 2021, also bis 24:00 Uhr, zugehen. Bitte richten Sie entsprechende Verlangen an folgende Adresse:
co.don Aktiengesellschaft
Vorstand
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland
Jedem neuen Gegenstand der Tagesordnung muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage
beiliegen. Der oder die Antragsteller haben nachzuweisen, dass er/sie seit mindestens
90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens bei der Gesellschaft Inhaber der Aktien
ist/sind und dass er/sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag
hält/halten. Bei der Berechnung dieser Frist sind §§ 70 und 121 Absatz 7 AktG zu beachten.
Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit sie nicht bereits mit
der Einberufung bekannt gemacht wurden – unverzüglich nach Zugang des Verlangens im
Bundesanzeiger bekannt gemacht und solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet,
bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten
Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem über die Internetseite der Gesellschaft
unter
https://www.codon.de/investoren/hauptversammlung
veröffentlicht.
2. |
Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären nach §§ 126 Absatz 1, 127 AktG; Ausschluss |
Aufgrund der Ausgestaltung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne
Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten und nur mit Ausübung des Stimmrechts
über Briefwahl oder Vollmachtserteilung mit Weisung, ohne elektronische Teilnahme
der Aktionäre, ist das Antragsrecht der Aktionäre in der Hauptversammlung rechtlich
ausgeschlossen. Gegenanträge und Wahlvorschläge im Sinne der §§ 126 Abs. 1, 127 AktG
sowie Verfahrensanträge können daher in der Hauptversammlung nicht gestellt werden.
Aktionäre der Gesellschaft können Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/oder
Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge zur Wahl
von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern vor der Hauptversammlung übersenden.
Solche Anträge (nebst etwaiger Begründung) und Wahlvorschläge sind ausschließlich
zu richten an:
co.don Aktiengesellschaft
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland
E-Mail: antraege@linkmarketservices.de
Gegenanträge sollten begründet werden, für Wahlvorschläge gilt das nicht. Spätestens
am 15. September 2021 bis 24:00 Uhr der Gesellschaft unter vorstehender Adresse zugegangene ordnungsgemäße Gegenanträge
und Wahlvorschläge von Aktionären werden unverzüglich über die Internetseite
https://www.codon.de/investoren/hauptversammlung
einschließlich des Namens des Aktionärs und insbesondere im Fall von Gegenanträgen
der Begründung und im Fall von Wahlvorschlägen der durch den Vorstand zu ergänzenden
Inhalte gemäß § 127 Satz 4 AktG sowie etwaiger Stellungnahmen der Verwaltung zugänglich
gemacht.
Die Gesellschaft braucht einen Gegenantrag und dessen Begründung beziehungsweise einen
Wahlvorschlag nicht zugänglich zu machen, wenn einer der Ausschlusstatbestände nach
§ 126 Abs. 2 AktG vorliegt, etwa, weil der Wahlvorschlag oder Gegenantrag zu einem
gesetz- oder satzungswidrigen Beschluss der Hauptversammlung führen würde oder die
Begründung in wesentlichen Punkten offensichtlich falsche oder irreführende Angaben
enthält. Ein Wahlvorschlag muss darüber hinaus auch dann nicht zugänglich gemacht
werden, wenn der Vorschlag nicht den Namen, den ausgeübten Beruf und den Wohnort der
vorgeschlagenen Person sowie deren Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden
Aufsichtsräten enthält. Die Begründung eines Gegenantrags braucht nicht zugänglich
gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt.
Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge
gestellt werden. Zulässige Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären, die nach
§ 126 oder § 127 AktG zugänglich zu machen sind, gelten gemäß § 1 Abs. 2 Satz 3 COVID-19-Gesetz
als in der Hauptversammlung gestellt, wenn der antragstellende oder den Wahlvorschlag
unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß legitimiert und zur virtuellen Hauptversammlung
angemeldet ist.
Vorstehendes gilt auch für Gegenanträge zu Tagesordnungspunkten, die aufgrund von
zulässigen und rechtzeitig gestellten Ergänzungsanträgen zur Tagesordnung auf Verlangen
einer Minderheit von Aktionären gemäß § 122 Abs. 2 AktG auf die Tagesordnung gesetzt
worden sind.
3. |
Fragerecht im Wege elektronischer Kommunikation |
Abweichend von § 131 AktG ist das Auskunftsrecht angemeldeter Aktionäre in der virtuellen
Hauptversammlung am 30. September 2021 nach § 1 Abs. 2 des COVID-19-Gesetzes erheblich eingeschränkt. Aktionäre haben das
Recht, im Vorfeld der Hauptversammlung Fragen einzureichen. Auf der Grundlage von
§ 1 Abs. 2 Nr. 3, Satz 2 Halbsatz 2 des COVID-19-Gesetzes hat der Vorstand mit Zustimmung
des Aufsichtsrats entschieden, dass Aktionäre ihre Fragen bis spätestens einen Tag
vor der Hauptversammlung im Wege elektronischer Kommunikation bei der Gesellschaft
einreichen müssen. Der Vorstand entscheidet gemäß § 1 Abs. 2 Satz 2 COVID-19-Gesetz
– abweichend von § 131 AktG – nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er Fragen
beantwortet. Ausweislich der Gesetzesbegründung zu § 1 Abs. 2 Satz 2 COVID-19-Gesetz
kann die Verwaltung Fragen zusammenfassen und gemeinsam beantworten. Nur ordnungsgemäß
zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre können ihre Fragen einreichen.
Zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre können ihre Fragen bis zum 28. September
2021, 24:00 Uhr der Gesellschaft über das internetgestützte HV-Portal unter Nutzung
des dort enthaltenen (Online-)Formulars übermitteln. Hierfür ist im HV-Portal die
Schaltfläche „Frage einreichen“ vorgesehen. Aus technischen Gründen ist der Umfang
der einzelnen Fragen auf eine bestimmte Zeichenzahl begrenzt, die Zahl der möglichen
Fragen wird dadurch jedoch nicht beschränkt. Nach Ablauf der vorstehend genannten
Frist eingereichte Fragen können nicht berücksichtigt werden. Während der virtuellen
Hauptversammlung können keine Fragen gestellt werden.
Wir weisen darauf hin, dass im Rahmen der Beantwortung von Fragen gegebenenfalls auch
der Name des die Frage übermittelnden Aktionärs genannt wird. Bei der Beantwortung
von Fragen während der Hauptversammlung wird der Name des Fragestellers nur offengelegt
(soweit Fragen individuell beantwortet werden), wenn mit der Übermittlung der Frage
ausdrücklich das Einverständnis zur Offenlegung des Namens erklärt wurde. Gleiches
gilt für eine etwaige Vorabveröffentlichung von Fragen und gegebenenfalls Antworten
auf der Internetseite der Gesellschaft im Vorfeld der Hauptversammlung: Auch in diesem
Fall wird der Name des Fragestellers nur offengelegt, wenn er mit Übersendung der
Frage ausdrücklich sein Einverständnis mit der Offenlegung seines Namens erklärt hat.
Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre finden sich auf der Internetseite
der Gesellschaft unter
https://www.codon.de/investoren/hauptversammlung.
IV. SONSTIGE ERLÄUTERUNGEN UND TECHNISCHE HINWEISE
1. |
Technische Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung |
Für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung sowie zur Nutzung des HV-Portals
und zur Ausübung von Aktionärsrechten benötigen Sie eine Internetverbindung und ein
internetfähiges Endgerät. Um die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung optimal
wiedergeben zu können, wird eine stabile Internetverbindung mit einer ausreichenden
Übertragungsgeschwindigkeit empfohlen.
Nutzen Sie zum Empfang der Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung
einen Computer, benötigen Sie einen Browser und Lautsprecher oder Kopfhörer. Für den
Zugang zum HV-Portal der Gesellschaft benötigen Sie Ihre individuellen Zugangsdaten,
die Sie mit der Stimmrechtskarte zur Hauptversammlung erhalten. Mit diesen Zugangsdaten
können Sie sich im HV-Portal auf der Anmeldeseite anmelden.
Um das Risiko von Einschränkungen bei der Ausübung von Aktionärsrechten durch technische
Probleme während der virtuellen Hauptversammlung zu vermeiden, wird empfohlen – soweit
möglich – die Aktionärsrechte (insbesondere das Stimmrecht) bereits vor Beginn der
Hauptversammlung auszuüben. Weitere Einzelheiten zum HV-Portal und den Anmelde- und
Nutzungsbedingungen erhalten die Aktionäre zusammen mit der Stimmrechtskarte zur Hauptversammlung
bzw. im Internet unter
https://www.codon.de/investoren/hauptversammlung
2. |
Hinweis zur Verfügbarkeit der Bild- und Tonübertragung |
Die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre können über das HV-Portal die Hauptversammlung
am 30. September 2021 ab 14:00 Uhr in voller Länge live in Bild und Ton verfolgen. Die Bild- und Tonübertragung der
virtuellen Hauptversammlung und die Verfügbarkeit des HV-Portals kann nach dem heutigen
Stand der Technik aufgrund von Einschränkungen der Verfügbarkeit des Telekommunikationsnetzes
und der Einschränkung von Internetdienstleistungen von Drittanbietern Schwankungen
unterliegen, auf welche die Gesellschaft keinen Einfluss hat. Die Gesellschaft kann
daher keine Gewährleistungen und Haftung für die Funktionsfähigkeit und ständige Verfügbarkeit
der in Anspruch genommenen Internetdienste, der in Anspruch genommenen Netzelemente
Dritter, der Bild- und Tonübertragung sowie den Zugang zum HV-Portal und dessen generelle
Verfügbarkeit übernehmen. Die Gesellschaft übernimmt auch keine Verantwortung für
Fehler und Mängel der für den Online-Service eingesetzten Hard- und Software einschließlich
solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht Vorsatz vorliegt.
Die Gesellschaft empfiehlt aus diesem Grund, frühzeitig von den oben genannten Möglichkeiten
zur Rechtsausübung, insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts, Gebrauch zu machen.
Sofern es Datenschutz- oder Sicherheitserwägungen zwingend erfordern, muss sich der
Versammlungsleiter der Hauptversammlung vorbehalten, die virtuelle Hauptversammlung
zu unterbrechen oder ganz einzustellen.
3. |
Veröffentlichungen auf der Internetseite |
Die Informationen nach § 124a AktG zur diesjährigen ordentlichen Hauptversammlung
sind über die Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.codon.de/investoren/hauptversammlung
zugänglich. Nach der Hauptversammlung werden die Abstimmungsergebnisse unter derselben
Internetadresse bekannt gegeben.
4. |
Aktionärshotline |
Bei allgemeinen Fragen zum Ablauf der virtuellen Hauptversammlung der Gesellschaft
können sich die Aktionäre und Intermediäre per E-Mail an
codon_hv2021@linkmarketservices.de
wenden. Zusätzlich steht Ihnen von Montag bis einschließlich Freitag (außer an Feiertagen)
zwischen 9:00 Uhr und 17:00 Uhr die Aktionärshotline unter der Telefonnummer +49 (89)
21027-220 zur Verfügung.
5. |
Datenschutzinformationen für Aktionäre der co.don Aktiengesellschaft |
Mit den nachfolgenden Hinweisen informieren wir Sie über die Erhebung und Verarbeitung
Ihrer personenbezogenen Daten durch die co.don Aktiengesellschaft, Teltow („Unternehmen“), und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung,
zustehenden Rechte.
Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:
co.don Aktiengesellschaft
Warthestraße 21
14513 Teltow
Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und die
Herkunft dieser Daten:
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen
Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der einschlägigen rechtlichen Vorschriften,
insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes
(BDSG), des Aktiengesetzes (AktG) sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften.
Aktien der co.don Aktiengesellschaft sind Inhaberaktien. Soweit uns Ihre personenbezogenen
Daten nicht durch die depotführende Bank übermittelt wurden, erheben wir diese anlässlich
Ihrer Anmeldung zur Hauptversammlung sowie anlässlich der Bestellung von Eintrittskarten
(bzw. Stimmrechtskarten) und/oder der Erteilung von Vollmachten. Zu den personenbezogenen
Daten zählen Ihr Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart
der Aktien und Nummer der Eintrittskarte sowie ggf. Name und Anschrift eines bevollmächtigten
Aktionärsvertreters.
Ihre personenbezogenen Daten verwenden wir zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken.
Diese Zwecke sind insbesondere die Kommunikation mit Ihnen als Aktionär und die Abwicklung
der Hauptversammlung. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen
Daten ist das Aktiengesetz in Verbindung mit Artikel 6 Absatz 1 c) DSGVO. Daneben
verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher
Verpflichtungen, wie z. B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben, aktien-, handels- und steuerrechtlicher
Aufbewahrungspflichten. Um aktienrechtlichen Bestimmungen zu entsprechen, müssen wir
beispielsweise bei der Bevollmächtigung des von der Gesellschaft zur Hauptversammlung
benannten Stimmrechtsvertreters die Daten, die dem Nachweis der Bevollmächtigung dienen,
nachprüfbar festhalten und drei Jahre lang zugriffsgeschützt aufbewahren (§ 134 Absatz
3 Satz 5 AktG). Außerdem verarbeiten wir Ihre entsprechenden personenbezogenen Daten,
wenn Sie (gemäß § 1 Abs. 2 des COVID-19-Gesetzes i. V. m. den Vorgaben in der Einberufung
der ordentlichen virtuellen Hauptversammlung) über das HV-Portal vor der Hauptversammlung
Fragen einreichen oder in der Hauptversammlung Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung
erklären. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesen Fällen die jeweiligen
gesetzlichen Regelungen i. V. m. Artikel 6 Absatz 1 c) DSGVO. Darüber hinaus verwenden
wir Ihre Daten nur, soweit Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben (etwa zur Nutzung
elektronischer Kommunikationsmittel) oder die zur Verarbeitung der Wahrung berechtigter
Interessen der Gesellschaft dient (insbesondere zur Erstellung von Statistiken, z.
B. für die Darstellung der Aktionärsentwicklung, Anzahl der Transaktionen und Übersicht
der größten Aktionäre). Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen
Daten ist in diesen Fällen Artikel 6 Absatz 1 a) und f) DSGVO. Sollten wir Ihre personenbezogenen
Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen
der gesetzlichen Bestimmungen vorab darüber informieren.
Kategorien von Empfängern Ihrer personenbezogenen Daten:
― |
Externe Dienstleister: Zur Abwicklung der Hauptversammlungen bedienen wir uns zum Teil externer Dienstleister |
― |
Weitere Empfänger: Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger übermitteln, |
Speicherfristen:
Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die o. g. Zwecke nicht mehr
erforderlich sind. Dabei kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit
aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden
können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei bis zu dreißig Jahren). Zudem speichern
wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Entsprechende
Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich u. a. aus dem Aktiengesetz, dem
Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und dem Geldwäschegesetz. Die Speicherfristen
betragen danach bis zu zehn Jahre.
Ihre Rechte als Betroffener:
Sie haben das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu verlangen.
Daneben können Sie unter bestimmten Voraussetzungen eine Berichtigung oder Löschung
Ihrer Daten sowie eine Einschränkung der Verarbeitung verlangen. Ferner haben Sie
unter bestimmten Umständen das Recht, einer Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen
oder zu verlangen, dass bestimmte Ihrer personenbezogenen Daten an Sie oder eine dritte
Partei übertragen werden. Eine etwa erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer
personenbezogenen Daten können Sie jederzeit widerrufen. Zur Wahrnehmung dieser Rechte
wenden Sie sich bitte an die o. g. Adresse.
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finden Sie unter nachfolgendem Internet-Link:
https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html
Teltow, im August 2021
co.don Aktiengesellschaft
Der Vorstand