The Grounds Real Estate Development AGBerlinISIN DE000A2GSVV5
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| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der The Grounds Real Estate Development Gemäß den gesetzlichen Bestimmungen ist zu diesem Tagesordnungspunkt keine Beschlussfassung |
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| 2. |
Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2021 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr |
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| 3. |
Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das |
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| 4. |
Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2022 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Buschmann & Bretzel GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, |
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| 5. |
Beschlussfassung über Satzungsänderung Die Satzungsregelung zur Einberufung der Hauptversammlung soll ergänzt werden. Insbesondere Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, folgenden Beschluss zu fassen: § 18 der Satzung wird um folgenden Absatz 3 ergänzt:
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*** Ende der Tagesordnung ***
B. Voraussetzungen für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung im Internet
und die Ausübung des Stimmrechts
Die Hauptversammlung wird als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der
Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft)
abgehalten, § 1 Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-,
Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der
COVID-19-Pandemie („COVMG“).
Für die Aktionäre erfolgt eine Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung
im Internet über das passwortgeschützte Aktionärsportal unter
https://Grounds.HVAnmeldung.de
Für den Zugang zum Aktionärsportal ist die Aktionärsnummer und das dazugehörige individuelle
Zugangspasswort erforderlich. Beides wird den Aktionären mit den persönlichen Einladungsunterlagen
übersandt.
Es besteht keine Möglichkeit, dass Aktionäre an der Hauptversammlung physisch oder
im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG ohne Anwesenheit am Ort der Versammlung und
ohne einen Bevollmächtigten teilnehmen. Es ist für Aktionäre nicht möglich, sämtliche
oder einzelne ihrer Rechte während der Hauptversammlung ganz oder teilweise im Wege
elektronischer Kommunikation auszuüben; insbesondere ermöglicht die Liveübertragung
keine Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG.
Die Stimmrechtsausübung durch die Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten erfolgt wie
nachstehend näher bestimmt ausschließlich im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung
an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft.
a) Eintragung im Aktienregister und Anmeldung
Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts
sind gemäß § 19 der Satzung nur Aktionäre berechtigt, die im Aktienregister der Gesellschaft
eingetragen sind und sich bei der Gesellschaft spätestens am 14. Juni 2022, 24:00
Uhr (maßgeblich ist der Eingang der Anmeldung), in Textform (§ 126b BGB) in deutscher
oder englischer Sprache angemeldet haben. Die Anmeldung kann alternativ auf folgenden
Wegen erfolgen:
| über das passwortgeschützte Aktionärsportal unter |
https://Grounds.HVAnmeldung.de |
| postalisch an | The Grounds Real Estate Development AG c/o UBJ. GmbH Kapstadtring 10 22297 Hamburg |
| per Telefax an | +49-(0)40-6378-5423 oder |
| per E-Mail an | hv@ubj.de |
Für den Zugang zum Aktionärsportal ist die Aktionärsnummer und das dazugehörige individuelle
Zugangspasswort erforderlich. Beides erhält jeder Aktionär mit den persönlichen Einladungsunterlagen.
Wird nicht das Portal zur Anmeldung genutzt, ist durch eindeutige Angaben für eine
zweifelsfreie Identifizierung des sich anmeldenden Aktionärs zu sorgen, etwa durch
Nennung seines vollständigen Namens oder seiner vollständigen Firma, wie im Aktienregister
eingetragen. Wir empfehlen, in diesem Fall das Anmeldeformular zu nutzen, das jeder
Aktionär mit den persönlichen Einladungsunterlagen erhält.
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt gemäß § 67 Abs. 2 Satz 1 AktG als Aktionär nur,
wer als solcher im Aktienregister eingetragen ist. Für das Teilnahmerecht sowie für
die Anzahl der einem Teilnahmeberechtigten in der Hauptversammlung zustehenden Stimmrechte
ist demgemäß der Eintragungsstand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung
maßgeblich. Aus arbeitstechnischen Gründen werden allerdings im Zeitraum vom Ablauf
des 14. Juni 2022 (technisch maßgeblicher Bestandsstichtag, sogenannter „Technical
Record Date“) bis zum Schluss der Hauptversammlung keine Umschreibungen im Aktienregister
vorgenommen (sogenannter „Umschreibestopp“). Deshalb entspricht der Eintragungsstand
des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung dem Stand nach der letzten Umschreibung
am 14. Juni 2022.
Aktionäre können trotz des Umschreibestopps über ihre Aktien weiter frei verfügen
und auch durch eine Anmeldung zur Hauptversammlung werden solche Verfügungen nicht
blockiert. Es wird jedoch darauf hingewiesen, dass gemäß § 405 Abs. 3 Nr. 1 AktG ordnungswidrig
handelt, wer Aktien eines anderen, zu dessen Vertretung er nicht befugt ist, ohne
dessen Einwilligung zur Ausübung von Rechten in der Hauptversammlung benutzt. Da im
Verhältnis zur Gesellschaft betreffend die Hauptversammlung am 21. Juni 2022 als Aktionär
nur gilt, wer als solcher zu diesem Zeitpunkt im Aktienregister eingetragen ist, hat
derjenige, der zuvor Aktien erwirbt, aber zum Zeitpunkt der Hauptversammlung noch
nicht im Aktienregister eingetragen ist, kein Teilnahme- und Stimmrecht, wenn ihn
der Veräußerer nicht zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts
bevollmächtigt oder ermächtigt. Sämtliche Erwerber von Aktien der Gesellschaft, die
noch nicht im Aktienregister eingetragen sind, werden daher gebeten, Umschreibungsanträge
rechtzeitig zu stellen.
b) Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts durch Bevollmächtigte
Aktionäre, die die Hauptversammlung nicht persönlich verfolgen und/oder ihr Stimmrecht
nicht persönlich ausüben möchten, können sich bei der Ausübung ihrer Rechte auch durch
Bevollmächtigte, z.B. einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater
oder eine andere Person, vertreten lassen. Voraussetzung für die Ausübung des Stimmrechts
durch Bevollmächtigte ist die form- und fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung.
Die Erteilung von Vollmachten, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung
gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Die Vollmachterteilung kann alternativ
auf folgenden Wegen erfolgen:
| über das passwortgeschützte Aktionärsportal unter |
https://Grounds.HVAnmeldung.de |
| postalisch an | The Grounds Real Estate Development AG c/o UBJ. GmbH Kapstadtring 10 22297 Hamburg |
| per Telefax an | +49-(0)40-6378-5423 oder |
| per E-Mail an | hv@ubj.de |
Für den Zugang zum Aktionärsportal ist die Aktionärsnummer und das dazugehörige individuelle
Zugangspasswort erforderlich. Beides erhält jeder Aktionär mit den persönlichen Einladungsunterlagen
und nach erfolgter Anmeldung außerhalb des Aktionärsportals nochmals mit der Anmeldebestätigung.
Wird außerhalb des Aktionärsportals gleich zusammen mit der Anmeldung eine Vollmacht
erteilt, erfolgt die Anmeldebestätigung gegenüber dem Bevollmächtigten. Wird nicht
das Portal zur Vollmachterteilung genutzt, empfehlen wir, das Vollmachtsformular zu
nutzen, das jeder Aktionär zusammen mit der Einladung und nochmals mit der Anmeldebestätigung
erhält und das auch im Internet unter
https://Grounds.HVAnmeldung.de
zum Download zur Verfügung steht.
Die Erteilung von Vollmachten, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung
müssen aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum 20. Juni 2022, 24:00 Uhr,
bei der Gesellschaft eingehen.
Bevollmächtigte (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter)
können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht
für die von ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im Wege der Briefwahl oder durch
Erteilung einer (Unter-)Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben.
Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater und diesen durch das Aktiengesetz
gleichgestellte Personen können im Rahmen der für sie bestehenden aktiengesetzlichen
Sonderregelung (§ 135 AktG) abweichende Anforderungen an die ihnen zu erteilenden
Vollmachten vorsehen. Diese Anforderungen können bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden
erfragt werden.
c) Stimmrechtvertreter der Gesellschaft
Die Gesellschaft bietet fristgerecht angemeldeten Aktionären an, sich bei der Ausübung
des Stimmrechts durch von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter
vertreten zu lassen. Soweit Aktionäre die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
bevollmächtigen, müssen sie diesen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts
erteilen. Ohne diese Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Die Stimmrechtsvertreter
der Gesellschaft sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen.
Die Erteilung von (Unter-)Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter bedürfen der Textform. Die Vollmachterteilung kann alternativ
auf folgenden Wegen erfolgen:
| über das passwortgeschützte Aktionärsportal unter |
https://Grounds.HVAnmeldung.de |
| postalisch an | The Grounds Real Estate Development AG c/o UBJ. GmbH Kapstadtring 10 22297 Hamburg |
| per Telefax an | +49-(0)40-6378-5423 oder |
| per E-Mail an | hv@ubj.de |
Über das Aktionärsportal (https://Grounds.HVAnmeldung.de) besteht diese Möglichkeit
bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung. Über die anderen Wege bis zum
20. Juni 2022, 24:00 Uhr (eingehend bei der Gesellschaft) unter Verwendung des von
der Gesellschaft dafür vorgesehenen speziellen Vollmachtformulars für den Stimmrechtsvertreter,
das jeder Aktionär zusammen mit der Einladung und bei einer Anmeldung außerhalb des
Aktionärsportals nochmals mit der Anmeldebestätigung erhält und das auch im Internet
unter
https://Grounds.HVAnmeldung.de
zum Download zur Verfügung steht.
d) Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts durch Briefwahl
Aktionäre können ihre Stimmen auch im Wege elektronischer Kommunikation oder schriftlich
abgeben, ohne an der Hauptversammlung teilzunehmen („Briefwahl“). Voraussetzung für
die Ausübung des Stimmrechts durch Briefwahl ist die form- und fristgerechte Anmeldung
zur Hauptversammlung.
Für die elektronische Briefwahl steht das passwortgeschützte Aktionärsportal der Gesellschaft
unter
https://Grounds.HVAnmeldung.de
bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung zur Verfügung. Zugangsdaten
erhalten die Aktionäre mit den mit der Einladung übersandten Unterlagen und bei einer
Anmeldung außerhalb des Aktionärsportals nochmals mit ihrer Anmeldebestätigung.
Alternativ können die Aktionäre für die Briefwahl auch das Briefwahlformular benutzen,
das jeder Aktionär zusammen mit der Einladung und bei einer Anmeldung außerhalb des
Aktionärsportals nochmals mit der Anmeldebestätigung erhält und das auch im Internet
unter
https://Grounds.HVAnmeldung.de
zum Download zur Verfügung steht. Die Stimmabgaben müssen in diesem Fall spätestens
bis zum 20. Juni 2022 (24:00 Uhr, Tag des Eingangs) bei der Gesellschaft unter der
folgenden Adresse eingegangen sein:
| postalisch an | The Grounds Real Estate Development AG c/o UBJ. GmbH Kapstadtring 10 22297 Hamburg |
| per Telefax an | +49-(0)40-6378-5423 oder |
| per E-Mail an | hv@ubj.de |
e) Ergänzungsverlangen
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den
anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 (das entspricht 500.000 Stückaktien) erreichen,
können gemäß § 122 Abs. 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt
und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine
Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen muss der Gesellschaft schriftlich oder in
elektronischer Form gemäß § 126a BGB mindestens 24 Tage vor der Hauptversammlung,
also bis spätestens zum Ablauf des 27. Mai 2022 (24:00 Uhr), unter folgender Adresse
zugehen:
The Grounds Real Estate Development AG
Vorstand
c/o UBJ. GmbH
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: +49-(0)40-6378-5423
E-Mail: hv@ubj.de
f) Zugänglichmachen von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen
Gegenanträge von Aktionären zu den Beschlussvorschlägen von Vorstand und/oder Aufsichtsrat
zu bestimmten Tagesordnungspunkten und Wahlvorschläge zur Wahl des Abschlussprüfers
und des Aufsichtsrats werden – soweit sie den anderen Aktionären zugänglich zu machen
sind – bei Nachweis der Aktionärseigenschaft unverzüglich im Internet unter
www.thegroundsag.com
unter der Rubrik „Investor Relations“ – „Hauptversammlung“ veröffentlicht, wenn sie
der Gesellschaft mindestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, also bis spätestens
zum Ablauf des 6. Juni 2022 (24:00 Uhr), der Gesellschaft an die folgende Adresse
übersandt wurden:
The Grounds Real Estate Development AG
c/o UBJ. GmbH
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: +49-(0)40-6378-5423
E-Mail: hv@ubj.de
Anträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die nach § 126 oder § 127 des Aktiengesetzes
zugänglich zu machen sind, gelten als in der Versammlung gestellt, wenn der den Antrag
stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß legitimiert
und zur Hauptversammlung angemeldet ist.
g) Fragerecht
Gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 COVMG wird den Aktionären ein Fragerecht im Wege der elektronischen
Kommunikation eingeräumt. Der Vorstand der Gesellschaft hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats
beschlossen, dass Fragen spätestens einen Tag vor der Versammlung im Wege elektronischer
Kommunikation einzureichen sind, um einen reibungslosen Ablauf der Hauptversammlung
zu ermöglichen.
Dementsprechend werden nur solche Fragen berücksichtigt, die bis spätestens zum Ablauf
des 20. Juni 2022, 24:00 Uhr, über den Online-Service der Gesellschaft unter
https://Grounds.HVAnmeldung.de
eingereicht werden.
Die Fragenbeantwortung erfolgt durch den Vorstand in der Hauptversammlung. Dabei entscheidet
der Vorstand gemäß § 1 Abs. 2 Satz 2 COVMG nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie
er Fragen beantwortet.
Des Weiteren können nach Beantwortung der Fragen im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung
Nachfragen zu den gestellten Fragen durch Aktionäre über das Aktionärsportal auf elektronischem
Wege in der Weise, wie im Aktionärsportal näher beschrieben, gestellt werden. Auch
hinsichtlich der Beantwortung dieser Fragen gelten die vorgenannten Grundsätze.
h) Erklärung Widerspruch
Aktionäre, die ihr Stimmrecht wie oben erläutert ausgeübt haben, haben abweichend
von § 245 Nr. 1 AktG die Möglichkeit, ohne Erscheinen in der Hauptversammlung Widerspruch
gegen einen oder mehrere Beschlüsse der Hauptversammlung im Wege der elektronischen
Kommunikation bei dem beurkundenden Notar zu erklären. Eine gültige Erklärung des
Widerspruchs setzt voraus, dass der Aktionär oder der Bevollmächtigte den Widerspruch
unter Angabe des Beschlusses, gegen den sich der Widerspruch richtet, bis zum Ende
der Hauptversammlung über den Online-Service der Gesellschaft unter
https://Grounds.HVAnmeldung.de
einreicht.
i) Informationen zum Datenschutz
Die Gesellschaft verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende
Kategorien der personenbezogenen Daten ihrer Aktionäre: Kontaktdaten (z.B. Name oder
die E-Mail-Adresse), Informationen über die Aktien ihrer Aktionäre (z.B. Anzahl der
Aktien) und Verwaltungsdaten (z.B. die Anmeldebestätigungsnummer). Die Verarbeitung
von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs.
1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener
Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung
erforderlich ist. Die Gesellschaft ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung
der Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der
oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe ihrer
personenbezogenen Daten können Aktionäre sich nicht zur Hauptversammlung anmelden.
Für die Datenverarbeitung ist die Gesellschaft verantwortlich. Die Kontaktdaten des
Verantwortlichen lauten:
The Grounds Real Estate Development AG
Charlottenstraße 79/80, 10117 Berlin
Telefon: +49 30 2021 6866
E-Mail: info@tgd.ag
Personenbezogene Daten, die die Aktionäre betreffen, werden grundsätzlich nicht an
Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern
diese von der Gesellschaft zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung
der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister,
wie etwa HV-Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer. Die Dienstleister erhalten
personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung
notwendig ist.
Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis
der Hauptversammlung können andere Teilnehmer und Aktionäre Einblick in die in dem
Teilnehmerverzeichnis über die Aktionäre erfassten Daten erlangen. Auch im Rahmen
von bekanntmachungspflichtigen Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw.
Wahlvorschlägen werden, wenn diese Anträge von Aktionären gestellt werden, die personenbezogenen
Daten der jeweiligen Aktionäre veröffentlicht.
Die oben genannten Daten werden je nach Einzelfall bis zu drei Jahre (aber nicht weniger
als zwei Jahre) nach Beendigung der Hauptversammlung aufbewahrt und dann gelöscht,
es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung
von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung
erforderlich.
Für die virtuelle Hauptversammlung werden zusätzliche personenbezogene Daten in sogenannten
„Logfiles“ verarbeitet, um die Virtualisierung technisch zu ermöglichen und deren
Administration zu vereinfachen. Dies betrifft z.B. die IP-Adresse der Aktionäre, den
von den Aktionären verwendeten Webbrowser sowie Datum und Uhrzeit des Aufrufs. Die
Daten werden – entsprechend dem vorstehenden Absatz – nach der Durchführung der Hauptversammlung
in der Aktionärsdatenbank gespeichert und nach Fristablauf gelöscht. Die Gesellschaft
verwendet diese Daten zu keinen anderen Zwecken als hier angegeben.
Aktionäre haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über sie gespeichert
wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben die Aktionäre
das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung
von zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen und das Recht auf Löschung von
unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit
dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17
Abs. 3 DSGVO entgegenstehen). Darüber hinaus haben Aktionäre das Recht auf Übertragung
sämtlicher von ihnen an die Gesellschaft übergebenen Daten in einem gängigen Dateiformat
(Recht auf „Datenportabilität“).
Zur Ausübung ihrer Rechte genügt eine entsprechende E-Mail der Aktionäre an:
info@tgd.ag
Darüber hinaus haben Aktionäre auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
Berlin, im Mai 2022
The Grounds Real Estate Development AG
Der Vorstand