RIPAG Aktiengesellschaft – Ordentliche Hauptversammlung (am 31. August 2023 um 9.00 Uhr im Hotel Treudelberg)

RIPAG Aktiengesellschaft

Remscheid

– Wertpapierkennnummer A0H1KF /​ ISIN DE000A0H1KF3 –

Die Aktionäre unserer Gesellschaft werden hiermit zu der am 31. August 2023 um 9.00 Uhr im Hotel Treudelberg, Lemsahler Landstraße 45, 22397 Hamburg, stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung eingeladen.

 

I. Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses für das Geschäftsjahr vom 01. Januar 2022 bis zum 31. Dezember 2022 und des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss für das Geschäftsjahr vom 01. Januar 2022 bis zum 31. Dezember 2022 gebilligt und damit nach § 172 Satz 1 AktG festgestellt. Eine Beschlussfassung durch die Hauptversammlung entfällt daher zu diesem Tagesordnungspunkt.

2.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022 Entlastung zu erteilen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgende Vergütung für die Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 zu beschließen:

Die Gesamtvergütung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 beträgt EUR 6.000,00 zuzüglich einer auf die Aufsichtsratsvergütung etwaig entfallenden Umsatzsteuer. Die Aufteilung der Vergütung erfolgt auf Basis eines Aufsichtsratsbeschlusses unter Berücksichtigung der Vorgaben von § 10 Abs. 1 der Satzung.

II. Weitere Hinweisezur Einberufung und Durchführung der Hauptversammlung

Teilnahme an der Hauptversammlung

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind die Aktionäre berechtigt, die sich spätestens bis zum Ablauf des 24. August 2023 (24.00 Uhr) unter der nachstehenden Adresse:

RIPAG Aktiengesellschaft c/​o GFEI Aktiengesellschaft
Ostergrube 11
30559 Hannover
Fax: +49 (0)511 – 47402319
E-Mail: hv@gfei.de

bei der Gesellschaft angemeldet haben. Die Anmeldung bedarf der Textform (§ 126b BGB) und muss in deutscher oder englischer Sprache erfolgen.

Die Aktionäre haben darüber hinaus ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechtes durch einen in Textform in deutscher oder englischer Sprache erstellten besonderen Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut nachzuweisen. Der Nachweis muss sich auf den Beginn des 21. Tages von der Hauptversammlung, d.h. auf den 10. August 2023, 00:00 Uhr, (Record Date) beziehen und der Gesellschaft unter der zuvor genannten Adresse bis zum Ablauf des 24. August 2023 (24.00 Uhr) zugehen.

Auch nach erfolgter Anmeldung können Aktionäre über ihre Aktien weiterhin frei verfügen.

Stimmrechtsausübung

Aktionäre haben die Möglichkeit, ihr Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten, z.B. ein Kreditinstitut oder eine Vereinigung von Aktionären, ausüben zu lassen. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf oder der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126 BGB) und müssen in deutscher oder englischer Sprache erfolgen.

Wenn ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung, ein sonstiger von § 135 AktG erfasster Intermediär oder nach § 135 AktG Gleichgestellter bevollmächtigt werden soll, richtet sich das Formerfordernis nach den aktienrechtlichen Vorschriften des § 135 AktG. Wir weisen jedoch darauf hin, dass in diesen Fällen die zu bevollmächtigenden Institutionen oder Personen möglicherweise eine besondere Form der Vollmacht verlangen, weil sie gemäß § 135 AktG die Vollmacht nachprüfbar festhalten müssen. Bitte stimmen Sie sich daher, wenn Sie ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung, einen anderen von § 135 AktG erfassten Intermediär oder einen nach § 135 AktG Gleichgestellten bevollmächtigen wollen, mit diesen Institutionen oder Personen über eine mögliche Form der Vollmacht ab.

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären im Sinne von § 126 AktG zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt sind ausschließlich an die folgende Adresse zu richten:

RIPAG Aktiengesellschaft
c/​o GFEI Aktiengesellschaft
Ostergrube 11
30559 Hannover
Fax: +49 (0)511 – 47402319
E-Mail: hv@gfei.de

Bis zum Ablauf des 16. August 2023 unter vorstehender Adresse ordnungsgemäß eingegangene mitteilungspflichtige Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären werden unverzüglich unter der Internetadresse

https:/​/​ripag.de/​#investor-relations

unter dem Punkt Hauptversammlung zugänglich gemacht. Anderweitig adressierte oder verspätet eingegangene Anträge werden für eine Veröffentlichung nicht berücksichtigt.

Unterlagen

Der Jahresabschluss 2022 mit Anhang, und der Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 können während der üblichen Geschäftszeiten nach Terminabsprache ausschließlich bei der RIPAG AG, Geschäftsadresse Neuer Wall 80, 20354 Hamburg, eingesehen werden.

Aktionäre, die in der Hauptversammlung Fragen an den Vorstand richten möchten, können diese Fragen selbstverständlich schon vor der Hauptversammlung schriftlich, per Fax oder per E-Mail an

GFEI Aktiengesellschaft, c/​o RIPAG Aktiengesellschaft
Ostergrube 11, 30559 Hannover
Fax: +49 (0)511 – 47402319
E-Mail: hv@gfei.de

ankündigen.

Dies wird eine schnelle Beantwortung der Fragen in der Hauptversammlung erleichtern.

Informationen zum Datenschutz

Die Gesellschaft verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende Kategorien personenbezogener Daten von Aktionären, Aktionärsvertretern und Gästen: Kontaktdaten (z.B. Name oder die E-Mail-Adresse), Informationen über die von jedem einzelnen Aktionär gehaltenen Aktien (z.B. Anzahl der Aktien) und Verwaltungsdaten (z.B. die Eintrittskartennummer). Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die Gesellschaft ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe ihrer personenbezogenen Daten können sich die Aktionäre der Gesellschaft nicht zur Hauptversammlung anmelden.

Für die Datenverarbeitung ist die Gesellschaft verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten:

RIPAG Aktiengesellschaft
Neuer Wall 80, 20354 Hamburg
E-Mail: vorstand@ripag.de

Personenbezogene Daten, die die Aktionäre der Gesellschaft betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der Gesellschaft zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister, wie etwa HV-Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer. Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist.

Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung können andere Teilnehmer und Aktionäre Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis über sie erfassten Daten erlangen. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen werden, wenn diese Anträge von Ihnen gestellt werden, Ihre personenbezogenen Daten veröffentlicht.

Die oben genannten Daten werden je nach Einzelfall bis zu 3 Jahre (aber nicht weniger als 2 Jahre) nach Beendigung der Hauptversammlung aufbewahrt und dann gelöscht, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung erforderlich.

Aktionäre und Aktionärsvertreter haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen und das Recht auf Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen). Darüber hinaus haben Aktionäre und Aktionärsvertreter das Recht auf Übertragung sämtlicher von ihnen an die Gesellschaft übergebener Daten in einem gängigen Dateiformat (Recht auf „Datenportabilität“).

Zur Ausübung der Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an

vorstand@ripag.de

Darüber hinaus haben die Aktionäre und Aktionärsvertreter auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

 

Hamburg, im Juli 2023

RIPAG Aktiengesellschaft

– Der Vorstand –

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