ICF BANK AG Wertpapierhandelsbank
Frankfurt am Main
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
Wir laden hiermit unsere Aktionäre zu der am
Mittwoch, dem 25. Oktober 2023, um 14.00 Uhr
im Hotel Hilton Frankfurt City Centre,
Hochstraße 4, 60313 Frankfurt am Main,
stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung unserer Gesellschaft ein.
Tagesordnung
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses sowie der Lageberichte für die ICF BANK AG Wertpapierhandelsbank und den Konzern zum 31. März 2023, des Berichts des Aufsichtsrats sowie des Vorschlags für die Verwendung des Bilanzgewinns Da der Aufsichtsrat den vom Vorstand aufgestellten Jahres- und Konzernabschluss bereits gebilligt hat, ist entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen keine Beschlussfassung durch die Hauptversammlung vorgesehen. |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im festgestellten Jahresabschluss zum 31. März 2023 ausgewiesenen Bilanzgewinn in Höhe von Euro 967.416,31 wie folgt zu verwenden:
Der Gewinnverwendungsvorschlag berücksichtigt die von der Gesellschaft zum Zeitpunkt der Einberufung gehaltenen eigenen 9.984 Stückaktien, die gem. § 71 b AktG nicht dividendenberechtigt sind. Sollte sich die Zahl der dividendenberechtigten Aktien bis zur Hauptversammlung ändern, würde bei unveränderter Ausschüttung von Euro 0,05 je dividendenberechtigter Stückaktie der Hauptversammlung ein entsprechend angepasster Beschlussvorschlag über die Gewinnverwendung unterbreitet. Gemäß § 58 Abs. 4 S. 2 AktG ist die Dividende am dritten auf den Hauptversammlungstag folgenden Geschäftstag, das heißt am 30. Oktober 2023 fällig. |
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die Mitglieder des Vorstands, die im Geschäftsjahr 2022/2023 amtiert haben, für diesen Zeitraum zu entlasten.
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats und des ehemaligen Aufsichtsratsmitglieds Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die Mitglieder und das ehemalige Mitglied des Aufsichtsrats, die im Geschäftsjahr 2022/2023 amtiert haben, für diesen Zeitraum zu entlasten.
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| 5. |
Beschlussfassung über die Bewilligung der Vergütung des Aufsichtsrats Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für ihre Tätigkeit im Geschäftsjahr 2022/2023 eine Vergütung wie folgt zu gewähren:
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| 6. |
Beschlussfassungen über Wahlen zum Aufsichtsrat Mit Ablauf der Hauptversammlung am 25. Oktober 2023 scheiden gemäß § 8 Abs. 2 Satz 1 und Abs. 4 S. 1 der Satzung die Aufsichtsratsmitglieder Herr Prof. Dr. Rüdiger von Rosen und Herr Franz A. Rüegg durch Ablauf ihrer Amtszeit aus dem Aufsichtsrat aus.
Der Aufsichtsrat setzt sich gemäß § 96 Abs. 1, 6. Fall und § 101 Abs. 1 AktG sowie § 8 Abs. 1 der Satzung aus sechs Vertretern ausschließlich der Aktionäre zusammen. Die Hauptversammlung ist bei der Wahl der Aktionärsvertreter nicht an Wahlvorschläge gebunden. Die Wahlen sollen als Einzelwahlen durchgeführt werden. |
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| 7. |
Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Rumpfgeschäftsjahr 2023 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Dohm Schmidt Janka Revision und Treuhand AG, Niedenau 13-19, 60325 Frankfurt am Main, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Rumpfgeschäftsjahr 2023 zu bestellen. Gemäß § 3 Abs. 3 S. 1 der Satzung ist für das Rumpfgeschäftsjahr der Zeitraum vom 01.04.2023 bis zum 31.12.2023 festgesetzt. |
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| 8. |
Beschlussfassung über die Ermächtigung der Gesellschaft zum Erwerb eigener Aktien zum Zwecke des Wertpapierhandels gemäß § 71 Abs. 1 Nr. 7 AktG Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen: „Der Vorstand wird bis zum 25. Oktober 2028 ermächtigt, im Falle der Notierungsaufnahme der Aktien der Gesellschaft an einer Börse, mit Zustimmung des Aufsichtsrats eigene Aktien zum Zwecke des Wertpapierhandels zu erwerben und zu veräußern. Der Handelsbestand der zu diesem Zweck erworbenen eigenen Aktien darf 5 % des jeweiligen Grundkapitals am Ende eines jeden Tages nicht übersteigen. Der Kaufpreis für eine Aktie der Gesellschaft darf den Durchschnitt der in der Schlussauktion im elektronischen Wertpapierhandelssystem (XETRA oder Nachfolgesystem) an der Frankfurter Wertpapierbörse festgestellten Kurse an den letzten fünf Handelstagen vor der Eingehung zur Verpflichtung zum Erwerb ohne Berücksichtigung der Erwerbsnebenkosten um nicht mehr als 10 % überschreiten und nicht mehr als 10 % unterschreiten. Der bis zum 09. September 2024 befristete Beschluss der Hauptversammlung vom 09. September 2019 über die Ermächtigung der Gesellschaft zum Erwerb eigener Aktien zum Zwecke des Wertpapierhandels wird für die Zeit ab Wirksamwerden der neuen Ermächtigung aufgehoben.“ |
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| 9. |
Beschlussfassung über die Ermächtigung der Gesellschaft zum Erwerb und zur Veräußerung eigener Aktien zu anderen Zwecken unter Ausschluss des gesetzlichen Bezugsrechtes der Aktionäre gemäß § 71 Abs. 1 Nr. 8 AktG Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen: „Der Vorstand wird bis zum 25. Oktober 2028 ermächtigt, im Falle der Notierungsaufnahme der Aktien der Gesellschaft an einer Börse, mit Zustimmung des Aufsichtsrats eigene Aktien bis zu 10 % des Grundkapitals zu anderen Zwecken als dem Handel in eigenen Aktien zu erwerben. Zusammen mit den für Handelszwecke und aus anderen Gründen erworbenen eigenen Aktien, die sich jeweils im Besitz der Gesellschaft befinden oder ihr nach §§ 71a ff. AktG zuzurechnen sind, dürfen aufgrund dieser Ermächtigung erworbene Aktien zu keinem Zeitpunkt 10 % des Grundkapitals der Gesellschaft übersteigen. Der Erwerb darf über die Börse oder mittels eines an alle Aktionäre gerichteten öffentlichen Kaufangebotes erfolgen. In dem letzten Fall sind die Vorschriften des Wertpapiererwerbs- und Übernahmegesetzes zu beachten, sofern und soweit sie Anwendung finden. Im Falle des Erwerbs über die Börse darf der Kaufpreis für eine Aktie den Durchschnitt der in der Schlussauktion im elektronischen Wertpapierhandelssystem (XETRA oder Nachfolgesystem) an der Frankfurter Wertpapierbörse festgestellten Kurse an den letzten fünf Handelstagen vor der Eingehung der Verpflichtung zum Erwerb ohne Berücksichtigung der Erwerbsnebenkosten um nicht mehr als 10 % über- oder unterschreiten. Im Falle eines öffentlichen Kaufangebotes darf der Kaufpreis für eine Aktie den Durchschnitt der in der Schlussauktion im elektronischen Wertpapierhandelssystem (XETRA oder Nachfolgesystem) an der Frankfurter Wertpapierbörse an den letzten fünf Handelstagen vor dem Tag der öffentlichen Ankündigung des jeweiligen Angebotes festgestellten Kurse ohne Berücksichtigung der Erwerbsnebenkosten um nicht mehr als 10 % über- oder unterschreiten. Ergeben sich nach der Veröffentlichung eines öffentlichen Kaufangebots erhebliche Abweichungen des maßgeblichen Kurses, so kann das Angebot angepasst werden. In diesem Fall wird auf den Durchschnitt der in der Schlussauktion im elektronischen Wertpapierhandelssystem (XETRA oder Nachfolgesystem) an der Frankfurter Wertpapierbörse festgestellten Kurse an den letzten fünf Handelstagen vor der öffentlichen Ankündigung einer etwaigen Anpassung abgestellt. Sollte bei einem öffentlichen Kaufangebot das Volumen der angebotenen Aktien das vorgesehene Rückkaufvolumen überschreiten, muss die Annahme im Verhältnis der jeweils angebotenen Aktien erfolgen. Eine bevorrechtigte Annahme geringer Stückzahlen bis 100 Stück angedienter Aktien je Aktionär kann vorgesehen werden. Das öffentliche Kaufangebot kann weitere Bedingungen vorsehen. Zur Veräußerung der Aktien werden dem Vorstand die folgenden Ermächtigungen erteilt: Die aufgrund der vorstehenden Ermächtigung erworbenen Aktien können mit Zustimmung des Aufsichtsrats unter Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre außerhalb der Börse gegen Barmittel wieder veräußert werden, ohne dass den Aktionären die Aktien zum Erwerb angeboten werden müssen. In diesem Fall darf der Verkaufspreis den Börsenpreis der Aktien der Gesellschaft zum Zeitpunkt der Veräußerung nicht wesentlich unterschreiten. Nicht wesentlich ist eine Unterschreitung des durchschnittlichen Schlusskurses der Aktie im elektronischen Wertpapierhandelssystem (XETRA oder Nachfolgesystem) der Frankfurter Wertpapierbörse der letzten 10 Börsentage um bis zu 3 %. Die Anzahl der in dieser Weise veräußerten Aktien darf zusammen mit der Anzahl anderer Aktien, die während der Laufzeit dieser Ermächtigung gemäß § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG unter Ausschluss des Bezugsrechts ausgegeben oder veräußert werden, 10 % des Grundkapitals nicht überschreiten. Zudem können die erworbenen Aktien unter Ausschluss des Bezugsrechtes der Aktionäre auch dann mit Zustimmung des Aufsichtsrats außerhalb der Börse veräußert werden, wenn sie als (Teil-) Gegenleistung im Rahmen des Erwerbes von oder des Zusammenschlusses mit Unternehmen oder des Erwerbes von Beteiligungen an Unternehmen dienen. Der Vorstand wird ferner ermächtigt, die erworbenen eigenen Aktien mit Zustimmung des Aufsichtsrats einzuziehen, ohne dass die Einziehung oder ihre Durchführung eines weiteren Hauptversammlungsbeschlusses bedarf. Der Vorstand wird außerdem zur Anpassung der Zahl in der Satzung ermächtigt. Die Ermächtigung zum Erwerb eigener Aktien sowie zu deren Wiederveräußerung bzw. zur Einziehung dieser Aktien kann auch in Teilen, einmal oder mehrmals, ausgenutzt werden. Die Ermächtigungen – mit Ausnahme der Ermächtigung zur Einziehung der eigenen Aktien – können auch durch Dritte für Rechnung der Gesellschaft ausgeübt werden. Der bis zum 09. September 2024 befristete Beschluss der Hauptversammlung vom 09. September 2019 über die Ermächtigung der Gesellschaft zum Erwerb und zur Veräußerung eigener Aktien zu anderen Zwecken unter Ausschluss des gesetzlichen Bezugsrechtes der Aktionäre wird für die Zeit ab Wirksamwerden der neuen Ermächtigung aufgehoben.“ Bericht des Vorstands gemäß § 71 Abs. 1 Nr. 8 Satz 5 i.V.m. § 186 Abs. 4 Satz 2 AktG zu TOP 9 Der Vorstand erstattet gemäß § 71 Abs. 1 Nr. 8 Satz 5 AktG und § 186 Abs. 4 Satz 2 AktG folgenden Bericht, der vom Tag der Einberufung der Hauptversammlung an in den Geschäftsräumen der Gesellschaft in Frankfurt am Main, Kaiserstrasse 1, zu den üblichen Geschäftszeiten (Montag bis Freitag zwischen 9:00 Uhr und 18:00 Uhr) zur Einsichtnahme der Aktionäre ausliegt. Auf Verlangen wird dieser Bericht jedem Aktionär unverzüglich und kostenlos in Kopie übersandt, soweit er nicht über die Internet-Seite der ICF BANK AG Wertpapierhandelsbank zugänglich ist. Der Inhalt des Berichts wird wie folgt bekannt gemacht: § 71 Abs. 1 Nr. 8 AktG bietet Aktiengesellschaften die Möglichkeit, aufgrund einer höchstens 5 Jahre geltenden Ermächtigung der Hauptversammlung eigene Aktien in Höhe von bis zu 10 % ihres Grundkapitals zu erwerben. Der Vorschlag zu Punkt 10 der Tagesordnung enthält eine entsprechende Ermächtigung, die auf einen Zeitraum von 5 Jahren beschränkt ist. Der Erwerb eigener Aktien gemäß § 71 Abs. 1 Nr. 8 AktG darf nicht dem Zweck des Handels mit eigenen Aktien dienen. Die vorgesehene Ermächtigung ermöglicht es, im Interesse der Gesellschaft und ihrer Aktionäre eigene Aktien zu einem Preis zu erwerben, der den Börsenpreis – jeweils berechnet nach dem Mittelwert der Kurse der Aktien der Gesellschaft in der Schlussauktion im elektronischen Wertpapierhandelssystem (XETRA oder Nachfolgesystem) an der Frankfurter Wertpapierbörse während der letzten fünf Börsentage vor dem Erwerb der Aktien bzw. der öffentlichen Ankündigung eines öffentlichen Kaufangebots – um nicht mehr als 10 % über- oder unterschreiten darf. Um dem Grundsatz der Gleichbehandlung der Aktionäre Rechnung zu tragen, sieht die Ermächtigung vor, dass – sollte bei einem öffentlichen Kaufangebot das Volumen der angebotenen Aktien das vorgesehene Rückkaufvolumen überschreiten – die Annahme im Verhältnis der jeweils angebotenen Aktien erfolgen muss. Jedoch soll es zulässig sein, eine bevorrechtigte Annahme geringer Stückzahlen bis zu 100 Stück angedienter Aktien je Aktionär vorzusehen. Diese Möglichkeit dient dazu, gebrochene Beträge bei der Festlegung der zu erwerbenden Quoten und kleine Restbestände zu vermeiden und damit die technische Abwicklung zu erleichtern. Für die Aktionäre resultieren hieraus keine Nachteile. Aufgrund der vorgeschlagenen Ermächtigung können die von der Gesellschaft erworbenen eigenen Aktien entweder eingezogen oder wieder veräußert werden. Die Einziehung von Aktien, durch die das Grundkapital der Gesellschaft herabgesetzt wird, ermöglicht der Gesellschaft, ihr Eigenkapital den jeweiligen Erfordernissen des Kapitalmarktes anzupassen. Eine Veräußerung der erworbenen Aktien kann sowohl durch öffentliches Angebot an alle Aktionäre als auch über die Börse erfolgen, wodurch das Recht der Aktionäre auf Gleichbehandlung gewahrt bleibt. Die vorgeschlagene Ermächtigung sieht auch vor, dass die Gesellschaft zuvor erworbene eigene Aktien unter Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre in anderer Weise als über die Börse und ohne, dass die Aktien allen Aktionären zum Erwerb angeboten werden müssen, veräußern kann. Voraussetzung hierfür ist, dass die eigenen Aktien gemäß § 71 Abs. 1 Nr. 8 i.V.m. § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG zu einem Preis veräußert werden, der den Börsenkurs der eigenen Aktien der Gesellschaft zum Zeitpunkt der Veräußerung nicht wesentlich unterschreitet. Nicht wesentlich ist eine Unterschreitung des durchschnittlichen Schlusskurses der Aktie im elektronischen Wertpapierhandelssystem (XETRA oder Nachfolgesystem) an der Frankfurter Wertpapierbörse der letzten 10 Börsentage um bis zu 3 %. Darüber hinaus darf der auf der Grundlage des § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG gerechtfertigte Bezugsrechtsausschluss von Aktionären im Zusammenhang mit eigenen Aktien und genehmigtem Kapital maximal 10 % des Grundkapitals betreffen. Die Vermögensinteressen der Aktionäre sind durch diese Einschränkungen angemessen gewahrt. Die Ermächtigung soll es der Gesellschaft außerdem ermöglichen, eigene Aktien zur Verfügung zu haben, um diese als (Teil-)Gegenleistung im Rahmen von Unternehmenszusammenschlüssen oder beim Erwerb von Unternehmen oder Unternehmensbeteiligungen als Gegenleistung bieten zu können. Der nationale und internationale Wettbewerb erfordert in zunehmendem Maße diese Art der Gegenleistung. Die vorgeschlagene Ermächtigung soll der Gesellschaft die Möglichkeit geben, sich bietende Gelegenheiten zum Erwerb von Unternehmen oder Beteiligungen an Unternehmen im Interesse der Aktionäre und der Gesellschaft flexibel und kostengünstig ausnutzen zu können. Diese Ermächtigung, die einem Bezugsrechtsausschluss gleichkommt, entspricht den Erfordernissen der §§ 71 Abs. 1 Nr. 8, 186 Abs. 4 AktG. Die Vermögens- und Stimmrechtsinteressen der Aktionäre werden hinreichend gewahrt. Die Umstände, die eine Veräußerung eigener Aktien außerhalb der Börse rechtfertigen, sind im Wesentlichen an die Gründe, bei deren Vorliegen das Bezugsrecht im Rahmen des Genehmigten Kapitals (§ 4 Abs. 2 der Satzung) ausgeschlossen werden kann, angelehnt. Die Ermächtigung zum Erwerb eigener Aktien ist auf 10 % des Grundkapitals der Gesellschaft beschränkt. Die Ermächtigung zum Bezugsrechtsausschluss ist unter Abwägung der betroffenen Interessen im Interesse der Gesellschaft geboten und in den dargelegten Verhältnissen angemessen. |
Hinweise zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung:
Zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung sind ausschließlich diejenigen Aktionäre zugelassen, die sich bis spätestens Mittwoch, den 18. Oktober 2023, 24:00 Uhr, bei der Gesellschaft zur Hauptversammlung angemeldet und die für die angemeldeten Aktien am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragen sind. Maßgeblich ist der Zugang der Anmeldung bei der Gesellschaft. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt nur derjenige als Aktionär, der als solcher am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragen ist. Die Anzahl seiner Stimmrechte richtet sich nach dem Eintragungsstand im Aktienregister am Tag der Hauptversammlung. Bitte beachten Sie, dass Löschungen, Neueintragungen und Änderungen im Aktienregister in den letzten sechs Tagen vor der Hauptversammlung und am Tag der Hauptversammlung nicht stattfinden (sog. Umschreibestopp). Der Bestand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung entspricht dem Bestand des Aktienregisters im Zeitpunkt des Anmeldeschlusses (sog. Technical Record Date). Abwicklungstechnisch maßgeblicher Bestandsstichtag ist daher der Zeitpunkt des Anmeldeschlusses (sog. Technical Record Date). Aktien werden durch die Anmeldung zur Hauptversammlung nicht gesperrt oder blockiert. Aktionäre können daher über ihre Aktien auch nach erfolgter Anmeldung zur Hauptversammlung und ungeachtet des Umschreibestopps weiter verfügen. In diesem Fall verbleiben die Stimmrechte bis zur Umschreibung bei dem im Aktienregister eingetragenen Aktionär.
Die Anmeldung muss unter folgender Adresse bei der Gesellschaft eingehen:
ICF BANK AG Wertpapierhandelsbank
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
Per Telefax: +49 (0)89 889 690 633
E-Mail: anmeldung@better-orange.de
Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, wie z.B. einen hierzu bereiten Intermediär im Sinne von § 135 Abs. 1 AktG, eine Aktionärsvereinigung oder durch den von der Gesellschaft benannten sog. Stimmrechtsvertreter, ausüben lassen. Die Ausübung des Stimmrechts durch einen Bevollmächtigten oder den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter setzt voraus, dass der Aktionär sich ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet und für die angemeldeten Aktien am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragen ist. Eine Stimmabgabe auf schriftlichem oder elektronischem Wege (Briefwahl) ist nicht zugelassen. Wenn weder ein Intermediär, noch eine Aktionärsvereinigung, noch ein diesen nach den aktienrechtlichen Bestimmungen Gleichgestellter im Sinne von § 135 Abs. 8 AktG bevollmächtigt wird, ist die Vollmacht schriftlich, durch (Computer-)Fax oder durch elektronische Nachricht (E-Mail) zu erteilen. Bei Vollmachten an Intermediäre, ihnen Gleichgestellte oder Aktionärsvereinigungen und sonstigen Personen i.S.v. § 135 Abs. 8 Aktiengesetz genügt es, wenn die Vollmachterklärung vom Bevollmächtigten nachprüfbar festgehalten wird. Für die Bevollmächtigung von Intermediären im Sinne von § 135 Abs. 1 AktG und anderen ihnen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Personen und Institutionen (z.B. Aktionärsvereinigungen) sowie den Widerruf und den Nachweis der Bevollmächtigung gelten die gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere § 135 AktG. Bitte beachten Sie auch die von den jeweiligen Bevollmächtigten insoweit vorgegebenen Regeln.
Ein Intermediär im Sinne von § 135 Abs. 1 AktG und andere nach § 135 Abs. 8 AktG Gleichgestellte dürfen das Stimmrecht für Aktien, die ihnen nicht gehören, als deren Inhaber sie aber im Aktienregister eingetragen sind, nur aufgrund einer Ermächtigung ausüben. Für die Ermächtigung genügt es, wenn diese vom Intermediär nachprüfbar festgehalten ist. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, ist die Gesellschaft gemäß § 134 Abs. 3 S. 2 AktG berechtigt, eine oder mehrere von ihnen zurückzuweisen. Bitte weisen Sie ihre Bevollmächtigte auf die Informationen zum Datenschutz hin.
Der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung, ihre Änderung oder ihr Widerruf kann der Gesellschaft bis 24. Oktober 2023, 24:00 Uhr, unter der nachstehenden Adresse übermittelt werden:
ICF BANK AG Wertpapierhandelsbank
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Telefax: +49 89 889 690 633
E-Mail: icf-bank@better-orange.de
Der vorstehend genannte Zeitpunkt ist auch maßgeblich, wenn die Erteilung der Vollmacht durch eine Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Bevollmächtigung erübrigt sich in diesem Fall. Der Widerruf oder die Änderung einer bereits erteilten Vollmacht kann ebenfalls unmittelbar gegenüber der Gesellschaft unter der vorgenannten Adresse bis zum vorstehend genannten Zeitpunkt erklärt werden.
Der Aktionär kann dem Bevollmächtigten Weisungen hinsichtlich der Ausübung des Stimmrechts erteilen. Soweit der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt wird, müssen diesem in jedem Falle Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Ohne diese Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Der Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen.
Bitte beachten Sie, dass der Stimmrechtsvertreter keine Aufträge zu Wortmeldungen, zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder von Anträgen entgegennimmt.
Auch bevollmächtigte Intermediäre im Sinne von § 135 Abs. 1 AktG oder andere ihnen nach § 135 Abs. 8 Gleichgestellte können sich der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bedienen.
Weisungen an den Stimmrechtsvertreter zu TOP 2 gelten auch im Fall der Anpassung des Gewinnverwendungsvorschlags infolge einer Änderung der Anzahl dividendenberechtigter Stückaktien. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt statt einer Gesamtabstimmung eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, gilt die Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt entsprechend für jeden Punkt der Einzelabstimmung.
Ergänzungsanträge und Gegenanträge von Aktionären zu einem Tagesordnungspunkt sowie abweichende Wahlvorschläge sind ausschließlich schriftlich oder per Fax an die folgende Adresse zu richten:
ICF BANK AG Wertpapierhandelsbank
Frau Dr. Annette Kliffmüller-Frank
Kaiserstraße 1
60311 Frankfurt am Main
Fax-Nr. +49 (0)69 92877-355
oder unter den Voraussetzungen des § 67c AktG im Wege der Übermittlung durch Intermediäre zu übersenden.
Ergänzungsanträge müssen der Gesellschaft bis zum Ablauf des 30. September 2023, 24:00 Uhr, unter vorstehender Adresse zugehen. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Die betreffenden Aktionäre haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der erforderlichen Anzahl Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten. Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden – sofern sie nicht bereits mit der Einberufung mitgeteilt werden – unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekanntgemacht. Diese Unterlagen werden zusammen mit dieser Einladung darüber hinaus in den Geschäftsräumen der Gesellschaft in Frankfurt am Main, Kaiserstraße 1, 60311 Frankfurt am Main, zu den üblichen Geschäftszeiten (Montag bis Freitag zwischen 9.00 und 18.00 Uhr) zur Einsicht der Aktionäre ausgelegt.
Bis zum Ablauf des 10. Oktober 2023, 24:00 Uhr, unter vorstehender Adresse zugegangene, ordnungsgemäße Gegenanträge und abweichende Wahlvorschläge von Aktionären werden unverzüglich einschließlich des Namens des Aktionärs und der Begründung sowie etwaigen Stellungnahme der Verwaltung durch Veröffentlichung im Bundesanzeiger zugänglich gemacht. Der Vorstand kann Gegenanträge und ihre Begründungen unter den Voraussetzungen des § 126 Abs. 3 AktG zusammenfassen Diese Unterlagen werden zusammen mit dieser Einladung darüber hinaus in den Geschäftsräumen der Gesellschaft in Frankfurt am Main, Kaiserstraße 1, 60311 Frankfurt am Main, zu den üblichen Geschäftszeiten (Montag bis Freitag zwischen 9.00 und 18.00 Uhr) zur Einsicht der Aktionäre ausgelegt.
Hinweis:
Für eine mögliche Sicherheitskontrolle im Eingangsbereich bitten wir darum, einen Personalausweis bereitzuhalten.
Frankfurt am Main, den 29.08.2023
ICF BANK AG Wertpapierhandelsbank
Der Vorstand
Anhang / Zusatzinformationen
WKN A3MQD2
ISIN DE000A3MQD20
Frau Dr. Patricia Weisbecker, Neu-Isenburg
wurde als Stimmrechtsvertreterin von der Gesellschaft benannt.
INFORMATIONEN ZUM DATENSCHUTZ
Hinweise zum Schutz personenbezogener Daten betreffend die Hauptversammlung der ICF BANK AG am 25. Oktober 2023 sind dieser Einladung als Anlage beigefügt. Die datenschutzrechtliche Information der ICF BANK AG ist auf der Homepage der Gesellschaft
http://www.icfbank.de
unter dem Abschnitt „Datenschutzbestimmungen“ zugänglich.
ICF BANK AG Wertpapierhandelsbank * Kaiserstraße 1 * 60311 Frankfurt am Main
Investor Relations * Gabriele Becker
Tel: 069 92877-370 * Fax-Nr. 069 92877-333 * E-Mail: investor.relations@icfbank.de
Anlage
Betr: Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung der ICF BANK AG Wertpapierhandelsbank, Kaiserstr. 1, 60311 Frankfurt
Hinweise zum Datenschutz betreffend die Hauptversammlung am 25. Oktober 2023 der ICF BANK AG
Der Schutz der personenbezogenen Daten von Aktionären, Aktionärsvertretern, Bevollmächtigten und sonstigen Teilnehmern an der Hauptversammlung, wie etwa Gästen (insgesamt „Aktionäre und sonstige Teilnehmer“ genannt) hat für die ICF BANK AG einen hohen Stellenwert. Die ICF BANK AG beachtet dabei die Anforderungen der geltenden Datenschutzgesetze, insbesondere der ab dem 25. Mai 2018 anwendbaren EU-Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“). Die Informationen zur Verarbeitung der personenbezogenen Aktionärsdaten im Zusammenhang mit der Hauptversammlung sind nachstehend zusammengestellt.
Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Aktionären und sonstigen Teilnehmern ist die ICF BANK AG, Kaiserstr. 1, 60313 Frankfurt a.M. Die Gesellschaft wird vertreten durch die Mitglieder des Vorstands, Sascha Rinno, Oliver Szabries und Dr. Carsten Rößner. Auch die Datenschutzbeauftragte der ICF BANK AG ist über diese Kontaktdaten sowie über
service@icfbank.de
erreichbar.
Die ICF BANK AG verarbeitet im Falle von Aktionären Name, Anschrift, Informationen zu den Aktien (Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Eintrittskarte), die ggf. vom Aktionär selbst gegenüber der ICF BANK AG oder der Depotbank mitgeteilten weiteren personenbezogenen Daten (wie etwa Anträge, Ergänzungsverlangen) sowie ggf. Name des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Aktionärsvertreters im Zusammenhang mit der organisatorischen Durchführung der Hauptversammlung („Aktionärsdaten“).
Die Verarbeitung der Aktionärsdaten erfolgt, um Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO. Die Verarbeitung der Aktionärsdaten ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Bei Nichtbereitstellung der Daten können die Aktionärsrechte in der Hauptversammlung nicht ausgeübt werden.
Die ICF BANK AG verarbeitet im Falle von sonstigen Teilnehmern die aus der jeweiligen Anmeldung ersichtlichen Teilnehmerdaten (insbesondere Name, Anschrift, sowie Angaben zum Grund der Teilnahme an der Hauptversammlung) sowie die ggf. vom Teilnehmer gegenüber der ICF BANK AG mitgeteilten weiteren personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der organisatorischen Durchführung der Hauptversammlung.
Die Verarbeitung der sonstigen Teilnehmerdaten erfolgt zur Wahrung des berechtigten Interesses der ICF BANK AG und ihrer Aktionäre an der geordneten Durchführung der Hauptversammlung; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO. Die Verarbeitung der in der Anmeldung anzugebenden als Daten ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Bei Nichtbereitstellung dieser Daten kann dem jeweiligen Teilnehmer die Teilnahme an der Hauptversammlung nicht ermöglicht werden.
Die Daten von Aktionären und sonstigen Teilnehmern können von der ICF BANK AG gegenüber eventuellen, im Zusammenhang mit der organisatorischen Durchführung der Hauptversammlung tätigen Dienstleistern im erforderlichen Umfang mitgeteilt werden, damit diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgabe bzw. auf Weisung der ICF BANK AG verarbeiten.
Hinsichtlich der Übermittlung personenbezogener Aktionärsdaten an Dritte im Rahmen einer Bekanntmachung von Aktionärsverlangen auf Ergänzung der Tagesordnung sowie von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären verweisen wir auf die gesetzlichen Regelungen nach § 122 Absatz 2, § 126 Absatz 1, § 127 und § 131 Absatz 1 Aktiengesetz und auf die diesbezüglichen Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre, die in der Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2023 der ICF BANK AG genannt sind.
Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Aufbewahrungsdauer regelmäßig bis zu drei Jahren. Darüber hinaus bewahrt die ICF BANK AG personenbezogene Daten von Aktionären auf, wenn dies im Zusammenhang mit Ansprüchen erforderlich ist, die gegen die Gesellschaft geltend gemacht werden (gesetzliche Verjährungsfrist von bis zu 30 Jahren). Grundsätzlich werden die personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für die o.g. Zwecke nicht mehr erforderlich sind und nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten zu einer weiteren Speicherung verpflichten.
Jeder Aktionär und sonstige Teilnehmer hat ein Recht auf Auskunft zu seinen personenbezogenen Daten, Artikel 15 DSGVO, auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten, Artikel 16 DSGVO, auf Löschung personenbezogener Daten, Artikel 17 DSGVO, auf Einschränkung der Verarbeitung, Artikel 18 DSGVO, auf Datenübertragbarkeit, Artikel 20 DSGVO, sowie – im Falle sonstiger Teilnehmer – auf Widerspruch gegen die Verarbeitung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten, Artikel 21 DSGVO. Zur Ausübung dieser Rechte kann sich ein Aktionär und sonstiger Teilnehmer jederzeit (z.B. per Post an ICF BANK AG, Kaiserstr. 1, 60313 Frankfurt a. M., oder per E-Mail service@icfbank.de) an die ICF BANK AG wenden. Jeder Aktionär und sonstige Teilnehmer ist zudem berechtigt, eine Beschwerde bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz einzulegen, Artikel 77 DSGVO.