Beta Systems Software Aktiengesellschaft – Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung (Mittwoch, den 20. März 2024, um 11:00 Uhr)

von Red. LG

Artikel

Beta Systems Software Aktiengesellschaft

Berlin

Wertpapier-Kenn-Nummer: A2BPP8

ISIN: DE000A2BPP88

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

 

 

 

Wir laden hiermit unsere Aktionäre ein zu der

am Mittwoch, den 20. März 2024, um 11:00 Uhr

am Geschäftssitz der Gesellschaft in Alt-Moabit 90 d, 10559 Berlin, stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung.

 

Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Beta Systems Software Aktiengesellschaft, des gebilligten Konzernabschlusses, des zusammengefassten Lageberichts und Konzernlageberichts sowie des Berichts des Aufsichtsrats der Beta Systems Software Aktiengesellschaft für das Geschäftsjahr vom 1. Oktober 2022 bis zum 30. September 2023

Die vorstehenden Unterlagen stehen auf der Webseite der Beta Systems Software Aktiengesellschaft unter

https:/​/​www.betasystems.com/​de/​investor-relations/​hauptversammlung/​

zum Download bereit. Die Unterlagen werden auch in der Hauptversammlung am 20. März 2024 zugänglich sein und mündlich erläutert werden.

Zu Punkt 1 der Tagesordnung ist keine Beschlussfassung vorgesehen.

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2022/​2023

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den für das Geschäftsjahr 2022/​2023 ausgewiesenen Bilanzgewinn in Höhe von € 2.380.948,74 wie folgt zu verwenden:

Ausschüttung einer Dividende in Höhe von EUR 0,04 je Aktie auf die
4.600.000 dividendenberechtigten Stückaktien, insgesamt
EUR 184.000,00
Einstellung in andere Gewinnrücklagen EUR 2.196.948,74
Bilanzgewinn EUR 2.380.948,74

Die Dividende ist am 25. März 2024 fällig.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022/​2023

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2022/​2023 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022/​2023

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2022/​2023 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

5.

Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2023/​2024

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Nexia GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Düsseldorf, zum Abschlussprüfer und zum Konzernabschlussprüfer für das am 30.09.2024 endende Geschäftsjahr 2023/​2024 zu wählen.

6.

Satzungsänderung

Der Gesetzgeber hat im Winter 2023 das Gesetz zur Finanzierung von zukunftssichernden Investitionen (Gesetz vom 11. Dezember 2023, Bundesgesetzblatt vom 14. Dezember 2023, Nr. 354) erlassen. Im Rahmen der Änderung des § 123 AktG wurde die Definition des Nachweisstichtags an diejenige der Durchführungsverordnung (EU) 2018/​1212 der Kommission vom 3. September 2018 zur Festlegung von Mindestanforderungen zur Umsetzung der Bestimmungen der Richtlinie 2007/​36/​EG des Europäischen Parlaments und des Rates in Bezug auf die Identifizierung der Aktionäre, die Informationsübermittlung und die Erleichterung der Ausübung der Aktionärsrechte angeglichen.

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen daher vor, folgenden Beschluss zu fassen:

§ 13 (Teilnahmerecht und Stimmrecht) Absatz 3 der Satzung der Gesellschaft wird wie folgt neu gefasst:

„(3) Der Nachweis des Aktienbesitzes nach Absatz 2 ist durch Vorlage eines vom Letztintermediär in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache ausgestellten Nachweises über den Anteilsbesitz oder durch Vorlage eines Nachweises gemäß § 67c Abs. 3 AktG zu erbringen. Der Nachweis des Aktienbesitzes hat sich auf den Geschäftsschluss des 22. Tages vor der Hauptversammlung (Nachweisstichtag) zu beziehen und muss der Gesellschaft unter der in der Einberufung hierfür mitgeteilten Adresse mindestens sechs (6) Tage vor der Hauptversammlung zugehen. In der Einberufung kann eine kürzere, in Tagen zu bemessende Frist vorgesehen werden. Der Tag der Hauptversammlung und der Tag des Zugangs sind jeweils nicht mitzurechnen.“

 

Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und für die Ausübung des Stimmrechts und Bedeutung des Nachweisstichtags (Record Date)

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache und unter Vorlage eines Nachweises ihres Anteilsbesitzes mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung (der Tag des Zugangs ist gemäß § 123 Abs. 2 Satz 4 AktG nicht mitzurechnen), also bis spätestens

13. März 2024, 24:00 Uhr (Ortszeit am Sitz der Gesellschaft),

 

unter folgender Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse anmelden:

Beta Systems Software AG
c/​o UBJ. GmbH
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: +49 (0)40 63 78 54 23
E-Mail: hv@ubj.de

Der für die ordnungsgemäße Anmeldung erforderliche Nachweis des Anteilsbesitzes ist mittels einer in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellten Bestätigung eines zur Verwahrung von Wertpapieren zugelassenen Instituts, z. B. des depotführenden Instituts, zu erbringen. Der Nachweis muss sich auf den Geschäftsschluss des 22. Tages vor der Versammlung beziehen, also auf den

27. Februar 2024, 24:00 Uhr (Ortszeit am Sitz der Gesellschaft), (Nachweisstichtag (Record Date))

 

und muss der Gesellschaft unter der vorstehend mitgeteilten Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse bis zum 13. März 2024, 24:00 Uhr (Ortszeit am Sitz der Gesellschaft), zugehen.

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den besonderen Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich – neben der Notwendigkeit zur Anmeldung – nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der (vollständigen oder teilweisen) Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich; d. h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechend gilt für Erwerbe und Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag: Personen, die zum Nachweisstichtag noch kein Aktionär sind, aber noch vor der Hauptversammlung Aktien erwerben, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt, es sei denn, sie lassen sich vom Teilnahme- und Stimmberechtigten bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.

 

Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten in der Hauptversammlung

Aktionäre können im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen ihr Stimmrecht auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. einen Intermediär (beispielsweise ein Kreditinstitut), eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder einen sonstigen Dritten, ausüben lassen. Auch in diesem Fall bedarf es der ordnungs- und fristgemäßen Anmeldung nach den vorstehenden Bestimmungen durch den Aktionär. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Vollmachten, soweit sie nicht an einen Intermediär (z. B. ein Kreditinstitut), eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder einer diesen nach § 135 AktG gleichgestellten Person oder Institution erteilt werden, können in Textform (§ 126b BGB) durch Erklärung gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erteilt werden.

Bei der Bevollmächtigung eines Intermediärs, einer Aktionärsvereinigung, eines Stimmrechtsberaters oder einer diesen nach § 135 AktG gleichgestellten Person oder Institution können Besonderheiten gelten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen.

Ein Vollmachtsformular, das zur Erteilung einer Vollmacht verwendet werden kann, erhalten die Aktionäre zusammen mit der Eintrittskarte. Darüber hinaus wird den Aktionären auch jederzeit auf Verlangen ein Vollmachtsformular zugesandt; dieses ist außerdem im Internet unter

https:/​/​www.betasystems.com/​de/​investor-relations/​hauptversammlung/​

abrufbar.

Der Nachweis der Bevollmächtigung kann am Tag der Hauptversammlung durch den Bevollmächtigten am Versammlungsort erbracht werden.

Für die Erklärung der Bevollmächtigung eines Dritten gegenüber der Gesellschaft und ihren Widerruf sowie die Übermittlung des Nachweises über die Bestellung eines Bevollmächtigten und den Widerruf einer solchen Bevollmächtigung im Vorfeld der Hauptversammlung stehen nachfolgend genannte Kontaktdaten zur Verfügung:

Beta Systems Software Aktiengesellschaft
Hauptversammlung 2024
Abteilung Investor Relations
Alt-Moabit 90d
D-10559 Berlin

oder per E-Mail an: ir@betasystems.com

 

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1 und 127 AktG

Aktionäre können Gegenanträge gegen einen Vorschlag von Vorstand und/​oder Aufsichtsrat zu Gegenständen der Tagesordnung stellen. Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen sein. Aktionäre können auch Vorschläge für die Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder Abschlussprüfern machen, die nicht begründet werden müssen.

Gegenanträge zur Tagesordnung gemäß § 126 Abs. 1 AktG oder Wahlvorschläge gemäß § 127 AktG und eine etwaige Stellungnahme der Verwaltung werden den Aktionären von der Gesellschaft im Internet unter

https:/​/​www.betasystems.com/​de/​investor-relations/​hauptversammlung/​

 

zugänglich gemacht, wenn sie:

1. ausschließlich an folgende Adresse oder E-Mail-Adresse gerichtet sind (anderweitig adressierte Anträge werden nicht berücksichtigt):

Beta Systems Software Aktiengesellschaft
Hauptversammlung 2024
Abteilung Investor Relations
Alt-Moabit 90d
D-10559 Berlin

per E-Mail: ir@betasystems.com

und

2. bei der Gesellschaft mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung (der Tag des Zugangs ist gemäß § 126 Abs. 1 Satz 2 AktG nicht mitzurechnen), also bis spätestens

5. März 2024, 24:00 Uhr (Ortszeit am Sitz der Gesellschaft),

unter dieser Adresse oder E-Mail-Adresse eingehen.

Gegenanträge und Wahlvorschläge sowie die Begründung von Gegenanträgen müssen unter den Voraussetzungen des § 126 Abs. 2 AktG nicht zugänglich gemacht werden.

 

Informationen für Aktionäre der Beta Systems Software Aktiengesellschaft zum Datenschutz gem. Art. 13, 14 DSGVO im Hinblick auf die Datenerhebung für Zwecke der Hauptversammlung

Die Beta Systems Software Aktiengesellschaft verarbeitet auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze im Zusammenhang mit der Anmeldung und Durchführung der Hauptversammlung personenbezogene Daten. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder mittels direkter oder indirekter Zuordnung zu einer Kennung, wie beispielsweise einem Namen oder einer Kennnummer, identifizierbare natürliche Person beziehen. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nach den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“), des Aktiengesetzes („AktG“) sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften.

 

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die Beta Systems Software Aktiengesellschaft, Alt-Moabit 90d, 10559 Berlin, E-Mail: info@betasystems.com, Telefon: +49 (0)30/​726118 0, Vorstand Gerald Schmedding, Rigas Paschaloudis und Mirko Minnich.

Den Datenschutzbeauftragten der Beta Systems Software Aktiengesellschaft, Herrn Gerhard Smischek, erreichen Sie unter Beta Systems Software Aktiengesellschaft, Alt-Moabit 90d, 10559 Berlin, E-Mail: datenschutz@betasystems.com, Telefon: +49 (170) 2347311.

 

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Gesellschaft verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten zu dem Zweck, die Anmeldung und Teilnahme der Aktionäre an der Hauptversammlung (z.B. Prüfung der Teilnahmeberechtigung) abzuwickeln und den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung (einschließlich der Erteilung, dem Widerruf und dem Nachweis von Vollmachten und Weisungen) zu ermöglichen. Dies umfasst die folgenden Verarbeitungsvorgänge:

Die Gesellschaft verarbeitet die im Rahmen der Anmeldung eines Aktionärs für die Hauptversammlung erforderlichen vom Aktionär angegebenen bzw. aus diesem Anlass von seiner Depotbank übermittelten Daten (insbesondere Vor- und Nachnamen, Wohnort oder Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Eintrittskartennummer sowie Besitzart).

Soweit die Teilnahme an der Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten erfolgt, verarbeitet die Gesellschaft die in der Vollmachtserteilung angegebenen personenbezogenen Daten des Aktionärs sowie Vor- und Nachname und Wohnort oder Adresse des Bevollmächtigten.

In der Hauptversammlung wird gem. § 129 AktG ein Teilnehmerverzeichnis mit den folgenden personenbezogenen Daten geführt: Nummer der Eintrittskarte, Vor- und Nachname sowie Wohnort des erschienenen oder vertretenen Aktionärs und ggf. seines Vertreters, Aktienanzahl, Aktiengattung, Anzahl der Stimmrechte und Besitzart. Das Teilnehmerverzeichnis wird im Rahmen der Hauptversammlung allen Teilnehmern zugänglich gemacht. Außerdem ist jedem Aktionär auf Verlangen bis zu zwei Jahre nach der Hauptversammlung Einsicht in das Teilnehmerverzeichnis zu gewähren.

Sofern ein Aktionär verlangt, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden, wird die Gesellschaft diese Gegenstände unter Angabe des Namens des Aktionärs bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften bekannt machen. Ebenso wird die Gesellschaft Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften unter Angabe des Namens des Aktionärs auf der Internetseite der Beta Systems Software Aktiengesellschaft zugänglich machen (§§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 AktG).

Rechtsgrundlage für die vorstehend beschriebenen Datenverarbeitungsvorgänge im Zusammenhang mit der Anmeldung und Durchführung der Hauptversammlung ist jeweils Art. 6 (1) c) DSGVO. Danach ist eine Datenverarbeitung rechtmäßig, wenn diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der der Verantwortliche unterliegt. Die Verpflichtung zur Vornahme der vorstehend beschriebenen Verarbeitungsvorgänge ergibt sich jeweils aus dem Aktiengesetz.

Die Verarbeitung der vorgenannten personenbezogenen Daten ist jeweils erforderlich, um die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichten der Gesellschaft zu erfüllen. Ohne die Bereitstellung der betreffenden Daten ist Ihre Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung von Stimmrechten und anderer versammlungsbezogener Rechte nicht möglich.

 

Kategorien von Empfängern

Für die Ausrichtung der Hauptversammlung bedienen wir uns externer Dienstleister, die Ihre personenbezogenen Daten nach unseren Weisungen im Einklang mit Art. 28 DSGVO verarbeiten.

Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung können andere Teilnehmer und Aktionäre Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis über Sie erfassten Daten erlangen. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen werden Ihre personenbezogenen Daten veröffentlicht.

Im Rahmen von gesetzlichen Vorschriften können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten weiteren Empfängern, wie etwa Behörden oder Gerichten, zu übermitteln.

Die Übermittlung personenbezogener Daten an einen Empfänger in einem Drittland ist nicht beabsichtigt.

 

Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten

Grundsätzlich löschen oder anonymisieren wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald und soweit sie für die zuvor genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, gesetzliche Nachweis- und/​oder Aufbewahrungspflichten (nach dem Aktiengesetz, dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder sonstigen Rechtsvorschriften) verpflichten uns zu einer weiteren Speicherung. Die Daten im Zusammenhang mit Hauptversammlungen werden regelmäßig nach drei Jahren gelöscht oder anonymisiert, es sei denn, die weitere Verarbeitung ist im Einzelfall im Zusammenhang mit Ansprüchen, die gegen die Beta Systems Software Aktiengesellschaft oder seitens der Beta Systems Software Aktiengesellschaft geltend gemacht werden oder von denen angenommen werden kann, dass sie noch geltend gemacht werden könnten (gesetzliche Verjährungsfrist von bis zu 30 Jahren), erforderlich.

 

Ihre Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten zu Ihrer Person

Recht auf Auskunft über die seitens der Beta Systems Software Aktiengesellschaft über Sie gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),

Recht auf Berichtigung unrichtiger über Sie gespeicherter Daten (Art. 16 DSGVO),

Recht auf Löschung Ihrer Daten, insbesondere, sofern diese für die Zwecke, für die sie ursprünglich erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind (Art. 17 DSGVO),

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung), insbesondere, sofern die Verarbeitung Ihrer Daten unrechtmäßig ist oder die Richtigkeit Ihrer Daten durch Sie bestritten wird (Art. 18 DSGVO),

Beschwerderecht: Für Beschwerden im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter unter den angegebenen Kontaktdaten zur Verfügung. Unabhängig davon haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzulegen.

 

Berlin, im Februar 2024

Beta Systems Software Aktiengesellschaft

Der Vorstand

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