BEST-RMG Reisen Management AG

Filderstadt

Einladung zur ordentlichen hybriden Hauptversammlung

Liebe Aktionäre,

hiermit laden wir Euch zur ordentlichen hybriden Hauptversammlung der BEST-RMG Reisen Management AG mit Sitz in Filderstadt am

Donnerstag, den 25. April 2024 um 09:30 Uhr (Ende ca. 12:30 Uhr)
in das Essential by Dorint Frankfurt-Niederrad
Hahnstr. 9, 60528 Frankfurt

ein.

Die Teilnahme ist in Präsenz oder virtuell möglich.

Die gesamte Versammlung wird für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre oder deren Bevollmächtigte auch im Internet unter der Internetadresse

https:/​/​best-reisen.genolive.de/​

im passwortgeschützten Internetservice (fortan: HV-Online-Portal) in Bild und Ton übertragen.

Solltet ihr euch für eine virtuelle Teilnahme entscheiden, beachtet bitte auch die besonderen Hinweise für die virtuelle Teilnahme an der Hauptversammlung am Ende dieser Einladung.

TAGESORDNUNG

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind alle am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragenen und rechtzeitig angemeldeten Aktionäre der Gesellschaft oder deren schriftlich bevollmächtigte Vertreter berechtigt.

Bitte beachtet, dass juristische Personen (z. B. GmbHs) hinsichtlich des Teilnahme- und Stimmrechtes von deren Geschäftsführern vertreten werden, eine rechtsgeschäftliche Bevollmächtigung also nicht notwendig ist. Es besteht jedoch die Möglichkeit, die Vertretung durch einen rechtsgeschäftlichen Bevollmächtigten (z. B. Prokuristen) auszuüben.

Rechtsgemeinschaften – z. B. Gesellschaftsformen wie die GbR – werden durch einen rechtsgeschäftlichen Bevollmächtigten vertreten.

Einzelfirmen werden durch den Inhaber vertreten. Es besteht die Möglichkeit, die Vertretung des Inhabers durch einen rechtsgeschäftlichen Bevollmächtigten auszuüben.

Die Aktionäre melden sich mit ihrem personalisierten Zugangscode und dem Link zum HV-Online-Anmeldeportal an, den sie per E-Mail-Einladung erhalten.

Stimmrechtsausübung durch Bevollmächtigte

Die Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch Bevollmächtigte ausüben lassen. Für alle Fälle der rechtsgeschäftlichen Bevollmächtigung gilt:

Der Bevollmächtigte muss der Gesellschaft seine Vertretungsmacht durch Vorlage einer Vollmacht nachweisen. Dies gilt auch für Prokuristen.

Gemäß § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG bedürfen die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft der Textform. Aktionäre können ihre Vollmacht mit dem unverbindlichen Vollmachtsvorschlag auf dem HV-Online-Anmeldeportal bis 18. April 2024 (24:00 Uhr MESZ) erteilen.

Stimmrechtsausübung

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der Versammlung sind gemäß § 14 Abs.1 der Satzung nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich im HV-Online-Anmeldeportal bis spätestens Donnerstag, 18. April 2024 (24:00 Uhr MESZ) anmelden.

Nur rechtzeitig angemeldeten Aktionären und Vertretern darf die Teilnahme und das Stimmrecht gewährt werden. Der Aktionär hat den Nachweis der ordnungsgemäßen und rechtzeitigen Anmeldung zu erbringen.

Die Abstimmung für alle Teilnehmer (virtuell und in Präsenz) erfolgt ausschließlich über das HV-Online-Portal bzw. die HV-App, welche wir bereits in den letzten Jahren genutzt haben. Der Zugang erfolgt über den personalisierten Link aus der Teilnahmebestätigung.

Die Stimmrechtsausübung ist für präsente Teilnehmer also nur möglich, soweit diesen ein elektronisches Endgerät (z. B. Smartphone oder Tablet) zur Verfügung steht, auf welchem die HV-App heruntergeladen ist. Wir bitten unsere Aktionäre, die Funktionalität der elektronischen Endgeräte mit der HV-App vor Beginn der Abstimmungen selbständig zu prüfen.

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG

Darüber hinaus können Aktionäre der Gesellschaft gemäß § 126 Abs. 1 AktG Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/​oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge übersenden. Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen sein. Gegenanträge, Wahlvorschläge und sonstige Anfragen von Aktionären zur Hauptversammlung sind über das HV-Online-Anmeldeportal zu richten oder schriftlich unter:

BEST-RMG Reisen Management AG, Rita-Maiburg-Str. 6, 70794 Filderstadt

Die bis zum Ablauf des 10. April 2024 (24:00 Uhr MESZ) auf dem HV-Online-Anmeldeportal eingegangenen Gegenanträge und Wahlvorschläge werden den anderen Aktionären auf dem HV-Online-Anmeldeportal zugänglich gemacht. Etwaige Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls auf HV-Online-Anmeldeportal veröffentlicht.

Ein Gegenantrag und seine Begründung sowie ein Wahlvorschlag brauchen unter den Voraussetzungen des § 126 Abs. 2 Satz 1 AktG nicht zugänglich gemacht zu werden, die Begründung eines Gegenantrags gemäß § 126 Abs. 2 Satz 2 AktG nicht, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt.

Wahlkandidatur

Anlässlich dieser Hauptversammlung werden turnusmäßig zwei Mitglieder des Aufsichtsrates für drei Jahre und ein durch Amtsniederlegung vakant gewordenes Aufsichtsratsmandat für die restliche Amtszeit von zwei Jahren gewählt. Des Weiteren werden fünf Beiräte für die vakanten Beiratsmandate der Region 03, Region 05, Region 06 und Region 07 für drei Jahre und das durch Amtsniederlegung vakant gewordene Mandat der Region 02 für die restliche Amtszeit von einem Jahr gewählt. Ihr würdet uns die Vorbereitung der Wahlen erleichtern, wenn ihr uns auf dem im HV-Online-Anmeldeportal vorgesehenen Feld eure Kandidatur mitteilen würdet.

Virtuelle Teilnahme an der Hauptversammlung

Wir bitten unsere Aktionäre, die virtuell an der Hauptversammlung 2024 teilnehmen um besondere Beachtung der nachstehenden Hinweise zur Teilnahme und Ausübung des Stimmrechts sowie zu weiteren Aktionärsrechten.

Die Aktionäre können über das HV-Online-Portal der Gesellschaft die Hauptversammlung über Bild- und Tonübertragung verfolgen und ihr Stimmrecht über elektronische Kommunikation sowie Vollmachtserteilung ausüben. Auch das Fragerecht sowie weitere Rechte lassen sich elektronisch im HV-Online-Portal ausüben.

Das HV-Online-Portal ist allen angemeldeten Aktionären über die Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​best-reisen.genolive.de/​

zugänglich. Die Aktionäre erhalten nach ihrer Anmeldung ihre persönliche Teilnahmebestätigung mit dem Link „Zur Versammlung“, mit dem sie am 25. April 2024 um 09:30 Uhr direkt zur Hauptversammlung 2024 gelangen sowie einen QR-Code, den sie mit ihrem Smartphone oder Tablet einscannen, um von dem Gerät aus an der Veranstaltung teilzunehmen.

Fragerecht der Aktionäre im Wege der elektronischen Kommunikation

Es besteht die Möglichkeit, Fragen am Tag der Hauptversammlung unter dem Reiter „Wortmeldungen“ kurz vor den Abstimmungen über das HV-Online-Portal mittels Livestream (Bild und Tonübertragung) oder per Chat-Nachricht zu stellen.

Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung

Angemeldete Aktionäre oder deren Bevollmächtigte können die gesamte Hauptversammlung am 25. April 2024 ab 09:30 Uhr (MESZ) live im Internet in Bild und Ton im passwortgeschützten HV-Online-Portal unter

https:/​/​best-reisen.genolive.de/​

unter „Zur Versammlung“, „jetzt eintreten“ verfolgen.

Für die Freischaltung der Internetübertragung über das passwortgeschützten HV-Online-Portal ist die fristgemäße Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung spätestens am 18. April 2024 (24:00 Uhr MESZ) über das HV-Online-Anmeldeportal erforderlich.

Hinweis zum Datenschutz
Wenn ihr euch für die Hauptversammlung anmeldet, an der Veranstaltung vor Ort teilnehmt, euer Stimmrecht ausübt, Fragen stellt oder Widerspruch einlegt, erheben wir personenbezogene Daten über euch und/​oder über eure Bevollmächtigten. Dies geschieht, um Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.

Die BEST-RMG Reisen Management AG verarbeitet eure Daten als Verantwortlicher unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze. Einzelheiten zum Umgang mit euren personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung 2024 und zu euren Rechten gemäß der DSGVO findet ihr im HV-Online-Anmeldeportal oder auf der Webseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.best-reisen.de/​datenschutz.html