Heidelberger Beteiligungsholding AG – Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung ( am 12. Juni 2024, um 15:00 Uhr)

Heidelberger Beteiligungsholding AG

Heidelberg

ISIN: DE000A254294
WKN: A25429

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Wir laden hiermit unsere Aktionäre zu der

am Mittwoch, den 12. Juni 2024, um 15:00 Uhr

in den Räumen von Design Offices GmbH,
Langer Anger 7-9, 69115 Heidelberg,

stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung

ein.

I.

Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Heidelberger Beteiligungsholding AG für das Geschäftsjahr 2023, des Lageberichts der Heidelberger Beteiligungsholding AG für das Geschäftsjahr 2023 sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023

Die vorstehend genannten Unterlagen sind im Internet unter https:/​/​heidelberger-beteiligungsholding.de/​investor-relations/​hauptversammlung veröffentlicht und werden den Aktionären auf Anfrage zugesandt. Die Unterlagen werden unter der angegebenen Adresse auch während der Hauptversammlung zugänglich sein, während der Hauptversammlung zur Einsicht ausliegen und dort vom Vorstand und, soweit es um den Bericht des Aufsichtsrats geht, vom Aufsichtsratsvorsitzenden auch näher erläutert werden.

Der geprüfte Jahresabschluss wurde durch den Aufsichtsrat gebilligt. Der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Ein Beschluss der Hauptversammlung ist somit gemäß § 172 AktG nicht vorgesehen.

2.

Vorlage und Erörterung des Vergütungsberichtes für das Geschäftsjahr 2023

Vorstand und Aufsichtsrat haben gemäß § 162 AktG einen Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2023 erstellt. Der Vergütungsbericht wurde im Rahmen der Abschlussprüfung vom Abschlussprüfer geprüft. Vergütungsbericht und Prüfvermerk sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter https:/​/​heidelberger-beteiligungsholding.de/​investor-relations/​hauptversammlung veröffentlicht.

Der Vergütungsbericht ist in seinem vollen Wortlaut nebst Prüfvermerk als Anhang zu Tagesordnungspunkt 2 in Abschnitt II. dieser Einladung abgedruckt.

Eine Beschlussfassung über den Vergütungsbericht ist gem. § 120a Abs. 5 AktG nicht erforderlich.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2023 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

Mitglieder des Vorstands waren im Geschäftsjahr 2023 Herr Ralph Bieneck (bis 31.Dezember 2023) und Herr Hansjörg Plaggemars (ab 1. Dezember 2023).

4.

Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2023 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

Mitglieder des Aufsichtsrates waren im Geschäftsjahr 2023 Frau Eva Katheder, Herr Philip Horning und Frau Prof. Dr. Karin Lergenmüller.

5.

Wahl des Abschlussprüfers

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die MSW GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Berlin, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2024 zu bestellen.

Der Empfehlung des Prüfungsausschusses ist ein nach Art. 16 der EU-Abschlussprüferverordnung (Verordnung (EU) Nr. 537/​2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über spezifische Anforderungen an die Abschlussprüfung bei Unternehmen von öffentlichem Interesse und zur Aufhebung des Beschlusses 2005/​909/​EG der Kommission) durchgeführtes Auswahlverfahren vorangegangen, in dessen Rahmen der Aufsichtsrat unter Angabe von Gründen die Baker Tilly GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, München und die MSW GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Berlin, für das ausgeschriebene Prüfungsmandat in die engere Auswahl gezogen und eine begründete Präferenz für die MSW GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Berlin, entwickelt hat. Zudem hat der Aufsichtsrat erklärt, dass seine Empfehlung frei von ungebührlicher Einflussnahme durch Dritte ist und ihm keine die Auswahlmöglichkeiten beschränkende Klausel im Sinne von Art. 16 Absatz 6 der EU-Abschlussprüferverordnung auferlegt wurde.

II.

Anhang zu Tagesordnungspunkt 2

Der Vergütungsbericht lautet wie folgt:

„Der Vergütungsbericht erläutert die Vergütung der Mitglieder des Vorstands sowie der Mitglieder des Aufsichtsrats der Heidelberger Beteiligungsholding AG. Der Vergütungsbericht orientiert sich insbesondere an den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex („DCGK“), den Anforderungen des deutschen Handelsgesetzbuchs („HGB“) sowie des deutschen Aktiengesetzes („AktG“), insbesondere §162 AktG.

Der vorliegende Vergütungsbericht wurde gemeinsam vom Vorstand und vom Aufsichtsrat der Gesellschaft erstellt.

Rückblick auf das Geschäftsjahr 2023

Die Heidelberger Beteiligungsholding AG ist eine Beteiligungsgesellschaft und investiert eigenes Vermögen überwiegend in börsennotierte Wertpapiere. Darüber hinaus besteht die satzungsmäßige Möglichkeit der Beratung von Dritten. Die Gesellschaft betreibt keine nach KWG erlaubnispflichtigen Geschäfte. Aufgrund der meist börsennotierten Wertpapiere ist das Geschäftsmodell und die Strategie insbesondere von externen Einflussfaktoren, wie beispielsweise Konjunktur- und Kapitalmarktentwicklungen, beeinflusst.

Die Gesellschaft hat das Geschäftsjahr 2023 mit einem Jahresüberschuss von TEUR 2.916 (Vorjahr: Jahresfehlbetrag von TEUR -8.655) abgeschlossen.

Zusammensetzung von Vorstand und Aufsichtsrat

Vorstandsmitglieder der Heidelberger Beteiligungsholding AG waren im Geschäftsjahr 2023:

Herr Diplom-Volkswirt Ralph Bieneck, 01.01.2023 bis 31.12.2023

Herr Hansjörg Plaggemars, ab 01.12.2023

Das Vorstandsmitglied Herr Ralph Bieneck teilte dem Aufsichtsrat im Geschäftsjahr 2023 mit, dass er seine zum 31.12.2023 auslaufende Vorstandsbestellung und den Dienstvertrag nicht verlängern möchte. Herr Ralph Bieneck ist mit Ablauf des 31.12.2023 nicht mehr Vorstand der Gesellschaft.

Auf seiner Sitzung am 24.11.2023 bestellte der Aufsichtsrat Herrn Hansjörg Plaggemars, für den Zeitraum vom 01.12.2023 bis zum 31.12.2024 zum Mitglied des Vorstands der Heidelberger Beteiligungsholding AG. Herr Hansjörg Plaggemars vertritt die Gesellschaft stets einzeln. Herr Hansjörg Plaggemars wird vom Verbot der Mehrfachvertretung gemäß § 181 zweite Alternative BGB für die Dauer seiner Vorstandsbestellung befreit.

Mitglieder des Aufsichtsrates waren im Geschäftsjahr 2023:

Frau Eva Katheder (Vorsitzende),

Herr Philip Hornig und

Frau Prof. Dr. Karin Lergenmüller

Die Hauptversammlung vom 27.05.2021 wählte die amtierenden Aufsichtsratsmitglieder erneut für eine weitere Amtsperiode. Die Amtszeit aller Aufsichtsratsmitglieder läuft bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2025 beschließt.

Vergütungssystem für Mitglieder des Vorstands

Die Struktur des Vergütungssystems für den Vorstand wird durch den Aufsichtsrat festgelegt. Kriterien für die Angemessenheit der Vergütung bilden insbesondere die Aufgaben des Vorstands, seine persönliche Leistung sowie die wirtschaftliche Lage, der Erfolg und die Zukunftsaussichten des Unternehmens. Die Vergütung für den Vorstand besteht aus einer erfolgsunabhängigen Festvergütung, die monatlich als Gehalt ausgezahlt wird. Kurz- und langfristige sowie erfolgsabhängige und erfolgsunabhängige variable Vergütungskomponenten bestehen nicht. Das Vergütungssystem enthält keine Bestandteile, welche ausschließlich auf die langfristige Entwicklung der Gesellschaft ausgerichtet sind. Dies soll Fehlanreize in der Geschäftsführung des Vorstands verhindern und aufgrund eines einfachen Vergütungssystems zu einer effizienten und somit kostengünstigen Unternehmensführung beitragen. Eine effiziente und kostengünstige Unternehmensführung fördert die Unternehmensentwicklung sowohl kurz- als auch langfristig.

Das aktuelle System der Vergütung für das Vorstandsmitglied der Gesellschaft wurde vom Aufsichtsrat in Übereinstimmung mit §§ 87 Absatz 1, 87a Absatz 1 AktG am 08.04.2021 beschlossen und von der ordentlichen Hauptversammlung am 27.05.2021 wie folgt gebilligt:

„Das vom Aufsichtsrat beschlossene Vergütungssystem dient dazu, die Mitglieder des Vorstands entsprechend ihrem Aufgaben- und Verantwortungsbereich angemessen zu vergüten. Das Vergütungssystem leistet damit einen Beitrag zur Förderung der Beteiligungsstrategie der Heidelberger Beteiligungsholding AG. Die vom Aufsichtsrat beschlossenen Eckpunkte der Vergütung des Vorstandes orientieren sich an der Größe der Gesellschaft, der Tätigkeit der Vorstandsmitglieder sowie dem wirtschaftlichen Umfeld. Die Vergütung des Vorstandes besteht ausschließlich aus einer Festvergütung, die in zwölf gleichen Raten monatlich ausgezahlt wird. Eine erfolgsabhängige Vergütung wird nicht gezahlt. Zielvereinbarungen erübrigen sich damit. Eine aktienbasierte Vergütung wird ebenfalls nicht gezahlt. Aufschubzeiten für die Auszahlung von Vergütungsbestandteilen werden nicht vereinbart. Ebenso wenig werden Sachbezüge (z.B. Dienstwagen) geleistet. Den Vorstandsmitgliedern kann aber ein an den gesetzlichen Arbeitgeberanteilen orientierter Zuschuss zur Aufrechterhaltung eines angemessenen Versicherungsschutzes im Bereich Krankenversicherung/​Pflegeversicherung gewährt werden. Die Vorstandsmitglieder erhalten eine Erstattung ihrer anlässlich der Ausübung ihrer Aufgaben entstandenen Auslagen. Der prozentuale Anteil der Festvergütung an der Gesamtvergütung des Vorstandes beträgt 100 %. Die maximale Vergütung pro Vorstandsmitglied beträgt Euro 250.000 pro Jahr. Die Umsetzung des Vergütungssystems erfolgt durch den Abschluss von Vorstandsdienstverträgen mit den jeweiligen Vorstandsmitgliedern. Der Vorstandsdienstvertrag des aktuellen Vorstandsmitglieds Ralph Bieneck läuft noch bis zum 31.12.2023. Entlassungsentschädigungen, Ruhegehaltsregelungen und Vorruhestandsregelungen wurden nicht getroffen. Die Ausgestaltung der Vorstandsvergütung obliegt sowohl in Bezug auf das Vergütungssystem als auch in Bezug auf die Festlegung der individuellen Vorstandsvergütung dem Aufsichtsrat als Organ. Ausschüsse wurden diesbezüglich nicht gebildet. Da die Gesellschaft keine Arbeitnehmer beschäftigt, waren die Vergütung- und Beschäftigungsbedingungen der Arbeitnehmer bei der Erarbeitung des Vergütungssystems für die Vorstandsmitglieder nicht zu berücksichtigen.“

Vergütung des Vorstands

Das Vorstandsmitglied, Herr Ralph Bieneck, erhielt im Geschäftsjahr für seine Tätigkeit eine in monatlichen Teilbeträgen zahlbare Vergütung in Höhe von 180.000,00 Euro jährlich. Aus der Aufsichtsratstätigkeit, die der Vorstand im Zusammenhang mit seiner Tätigkeit ausübt, hat der Vorstand im Geschäftsjahr 2023 keine Vergütung erhalten bzw. die Vergütung wurde an die Heidelberger Beteiligungsholding AG abgeführt. Es besteht keine Change-of-Control-Klausel im Anstellungsvertrag. Es bestehen weder Zusagen an den Vorstand für den Fall der vorzeitigen noch für die reguläre Beendigung seiner Tätigkeit.

Mit dem aktuellen Vorstandsmitglied Herrn Hansjörg Plaggemars wurde kein Vorstandsdienstvertrag vereinbart. Herr Hansjörg Plaggemars erhält aktuell keine Vergütung für seine Vorstandstätigkeit.

Aktienoptionen wurden nicht gewährt. Sach- und sonstige Bezüge bestehen nicht. Kredite und Vorschüsse wurden an den Vorstand im Berichtsjahr nicht gewährt. Pensionszusagen an den Vorstand bestehen nicht.

Zusagen für frühere Vorstandsmitglieder bestehen nicht.

Vergütungssystem des Aufsichtsrats

Das von der Hauptversammlung am 30.08.2010 beschlossene Vergütungssystem für den Aufsichtsrat der Heidelberger Beteiligungsholding AG sieht eine feste Vergütung für ein einfaches Mitglied des Aufsichtsrats in Höhe von 5.000 Euro pro vollem Geschäftsjahr sowie für den Aufsichtsratsvorsitzenden in Höhe von 10.000 Euro pro vollem Geschäftsjahr vor. Aufsichtsratsmitglieder, die nur während eines Teils des Geschäftsjahres dem Aufsichtsrat angehören oder den Vorsitz im Aufsichtsrat führen, erhalten die feste Vergütung zeitanteilig unter Aufrundung auf volle Monate. Darüber hinaus wird kein Sitzungsgeld bezahlt. Die feste Vergütung ist insgesamt nach Ablauf eines Geschäftsjahres fällig. Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten ferner Ersatz aller Auslagen sowie Ersatz der etwa auf ihre Vergütung und Auslagen zu entrichtenden Umsatzsteuer.

Nach § 113 Abs. 3 AktG muss die Hauptversammlung börsennotierter Aktiengesellschaften mindestens alle vier Jahre über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder Beschluss fassen. Zuletzt hat die Hauptversammlung vom 27.05.2021 das Vergütungssystem für den Aufsichtsrat wie folgt beschlossen:

„Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten neben dem Ersatz ihrer Auslagen eine feste, nach Ablauf des Geschäftsjahres zahlbare Vergütung, die für jedes Geschäftsjahr – pro rata temporis – Euro 5.000,00 für das einzelne Mitglied und für den Vorsitzenden das Doppelte davon beträgt, sofern die Hauptversammlung nichts anderes beschließt.“

Vergütung des Aufsichtsrats

Die Aufsichtsratsvergütungen (in TEUR) setzen sich wie folgt zusammen:

2023 2022
Eva Katheder 10,0 10,0
Philip Hornig 5,1 5,1
Prof. Dr. Karin Lergenmüller 5,0 5,0

Die Aufsichtsratsvergütungen enthalten teilweise Auslagen. Umsatzsteuer wird gemäß den gesetzlichen Regelungen nicht angesetzt.

Vergleichende Darstellung der jährlichen Veränderung der Vergütung Vorstands und des Aufsichtsrats und der Ertragsentwicklung der Gesellschaft

Die Ertragsentwicklung der Gesellschaft wird anhand des Jahresergebnisses dargestellt.

in TEUR 2020 2021 Verän-
derung
in % 2022 Verän-
derung
in % 2023 Verän-
derung
in %
Jahresergebnis -3.364 3.101 6.465 192,2% -8.655 -15.120 -233,9% 2.916 11.571 133,7%
Vergütung Vorstand 180 180 0 0,0% 180 0 0,0% 180 0 0,0%
davon Ralph Bieneck 180 180 0 0,0% 180 0 0,0% 180 0 0,0%
davon Hansjörg Plaggemars 0 0 n/​a
Vergütung Aufsichtsrat 23 20,1 -2,9 -12,6% 20,1 0 0,0% 20,1 0 0,0%
davon Eva Katheder 11,9 10 -1,9 0,0% 10 0 0,0% 10 0 0,0%
davon Philip Hornig 6,1 5,1 -1 0,0% 5,1 0 0,0% 5,1 0 0,0%
davon Karin Lergenmüller 5 5 0 0,0% 5 0 0,0% 5 0 0,0%

Die Heidelberger Beteiligungsholding AG beschäftigte im Geschäftsjahr 2023 keine Arbeitnehmer. Seit dem Geschäftsjahr 2021 wurden ebenfalls keine Arbeitsnehmer beschäftigt. Da keine Arbeitnehmer beschäftigt wurden, entfallen Angaben hinsichtlich der Vergütung von Arbeitnehmern.

Sonstige Angaben gemäß § 162 Absatz 1 AktG

§ 162 Abs. 1 Nr. 4 AktG

Es wurde nicht von der Möglichkeit Gebrauch gemacht, variable Vergütungsbestandteile zurückzufordern, da keine variablen Vergütungsbestandteile vereinbart sind.

§ 162 Abs. 1 Nr. 5 AktG

Mit dem aktuellen Vorstandsmitglied Herrn Hansjörg Plaggemars wurde bisher keine Vorstandsdienstvertrag abgeschlossen und damit auch keine Vergütung, sowohl fest als auch variabel, vereinbart.

§ 162 Abs. 1 Nr. 6 AktG

Gemäß § 267 Abs. 3 Satz 2 HGB gilt die Heidelberger Beteiligungsholding AG als große Kapitalgesellschaft, so dass § 120a Abs. 5 AktG nicht zutrifft. Mit Beschluss der Hauptversammlung vom 27. Mai 2021 nach § 120a Abs. 4 AktG wurde das Vergütungssystem für den Vorstand gebilligt.

§ 162 Abs. 1 Nr. 7 AktG

Die Vergütung der Vorstandsmitglieder im Geschäftsjahr 2023 lag jeweils unter der festgelegten Maximalvergütung für Vorstandsmitglieder, so dass die festgelegte Maximalvergütung eingehalten wurde.

Sonstige Angaben gemäß § 162 Absatz 2 AktG

Zu den in § 162 Abs. 2 AktG genannten Angaben lagen keine Sachverhalte vor.

Heidelberg, 24. April 2024

Hansjörg Plaggemars
Vorstand

Eva Katheder
Aufsichtsratsvorsitzende“

III.

Weitere Angaben und Hinweise

1.

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung

Gemäß § 49 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 WpHG teilen wir mit, dass sich zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung die Gesamtzahl der Aktien der Heidelberger Beteiligungsholding AG auf insgesamt 274.400 auf den Inhaber lautende Stückaktien beläuft. Gemäß § 16 Absatz 1 der Satzung gewährt in der Hauptversammlung jede Aktie eine Stimme. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 6.090 eigene Aktien. Die Gesamtzahl der stimmberechtigten Aktien der Heidelberger Beteiligungsholding AG zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt daher 268.310.

2.

Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts

a)

Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts für Aktionäre

Die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung der Stimmrechte setzen die Anmeldung der Aktionäre bei der Gesellschaft voraus. Die Anmeldung muss in deutscher oder englischer Sprache verfasst sein und der Gesellschaft in Textform (§ 126b BGB) bis spätestens am Mittwoch, 05. Juni 2024, 24.00 Uhr Mitteleuropäische Sommerzeit („MESZ“), unter der Adresse

Heidelberger Beteiligungsholding AG
Ziegelhäuser Landstraße 3
69120 Heidelberg
oder per Telefax: +49 (0) 6221 64924-72
oder per E-Mail unter: info@heidelberger-beteiligungsholding.de

zugehen. Neben der Anmeldung ist ein Berechtigungsnachweis der Aktionäre zur Teilnahme und zur Ausübung des Stimmrechts erforderlich. Dazu ist ein in Textform (§ 126b BGB) erstellter besonderer Nachweis des depotführenden Instituts über den Anteilsbesitz erforderlich. Der Nachweis muss in deutscher oder englischer Sprache verfasst sein und sich auf den Geschäftsschluss des 22. Tages vor der Hauptversammlung („Nachweisstichtag“ oder „Record Date“), also am Dienstag, 21. Mai 2024, 24.00 Uhr MESZ, beziehen. Dieser Nachweis muss der Gesellschaft bis spätestens am Mittwoch, 05. Juni 2024, 24.00 Uhr, unter der zuvor genannten Adresse, oder per Telefax oder E-Mail zugehen.

Bedeutung des Nachweisstichtags (Record Date)

Der Nachweisstichtag (Record Date) ist das entscheidende Datum für den Umfang und die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts in der Hauptversammlung. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich; d. h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkung auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt.

b)

Verfahren der Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten

Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen, können ihr Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch ein Intermediär, eine Vereinigung von Aktionären oder einen sonstigen Dritten ausüben lassen. Auch in diesem Fall sind eine fristgerechte Anmeldung und der fristgerechte Nachweis des Anteilsbesitzes gemäß den Bestimmungen unter Ziffer III.2.a) erforderlich. Nach erfolgter fristgerechter Anmeldung können bis zur Beendigung der Hauptversammlung Vollmachten erteilt werden. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform, soweit die Vollmacht nicht einem Intermediär, einer Aktionärsvereinigung oder einer anderen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Person erteilt wird.

Für die Bevollmächtigung von Intermediären, Aktionärsvereinigungen oder diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Personen können Besonderheiten gelten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall rechtzeitig mit dem zu Bevollmächtigenden wegen einer möglicherweise von ihm geforderten Form der Vollmacht abzustimmen.

Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen wollen, können zur Erteilung der Vollmacht das Formular benutzen, welches die Gesellschaft hierfür zur Verfügung stellt. Es wird den ordnungsgemäß angemeldeten Personen zusammen mit der Eintrittskarte übersandt. Zusätzlich kann ein Vollmachtsformular auf Verlangen jeder stimmberechtigten Person bei der Gesellschaft angefordert werden und steht den Aktionären auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​heidelberger-beteiligungsholding.de/​investor-relations/​hauptversammlung

zum Download zur Verfügung.

Für den Nachweis der Bevollmächtigung per Post, per Telefax oder per E-Mail stehen die nachfolgend aufgeführten Kommunikationswege, insbesondere auch für die elektronische Übermittlung zur Verfügung:

Heidelberger Beteiligungsholding AG
Ziegelhäuser Landstraße 3
69120 Heidelberg
Telefax: +49 (0) 6221 64924-72
E-Mail unter: info@heidelberger-beteiligungsholding.de

Die vorgenannten Kommunikationswege können auch genutzt werden, wenn die Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erteilt werden soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Vollmacht ist in diesem Fall nicht erforderlich. Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann über die vorgenannte Adresse unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.

3.

Rechte der Aktionäre

a)

Ergänzung der Tagesordnung

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals (das entspricht 13.720 Aktien) erreichen, können nach § 122 Abs. 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Verlangen von Aktionären auf Ergänzung der Tagesordnung nach § 122 Abs. 2 AktG sind schriftlich an den Vorstand zu richten und müssen der Gesellschaft bis Sonntag, 12. Mai 2024, 24.00 Uhr MESZ zugehen. Richten Sie entsprechende Verlangen ausschließlich an den Vorstand unter folgender Adresse:

Heidelberger Beteiligungsholding AG
Ziegelhäuser Landstraße 3
69120 Heidelberg

Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht und solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem unter der Internetadresse

https:/​/​heidelberger-beteiligungsholding.de/​investor-relations/​hauptversammlung

bekannt gemacht und den Aktionären mitgeteilt.

b)

Gegenanträge und Wahlvorschläge

Darüber hinaus können Aktionäre der Gesellschaft Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/​oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge übersenden. Zugänglich zu machende Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen sein. Gegenanträge, Wahlvorschläge und sonstige Anfragen von Aktionären zur Hauptversammlung sind ausschließlich zu richten an:

Heidelberger Beteiligungsholding AG
Ziegelhäuser Landstraße 3
69120 Heidelberg
oder per Telefax: +49 (0) 6221 64924-72
oder per E-Mail unter: info@heidelberger-beteiligungsholding.de

Zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären werden einschließlich des Namens des Aktionärs sowie zugänglich zu machender Begründungen nach ihrem Eingang unter der Internetadresse

https:/​/​heidelberger-beteiligungsholding.de/​investor-relations/​hauptversammlung

veröffentlicht. Dabei werden die bis zum Dienstag, 28. Mai 2024, 24.00 Uhr MESZ, bei der oben genannten Adresse, bzw. per Telefax oder E-Mail eingehenden Gegenanträge und Wahlvorschläge zu den Punkten dieser Tagesordnung berücksichtigt. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht.

c)

Auskunftsrecht

Nach § 131 Abs. 1 AktG ist jedem Aktionär auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen. Auskunftsverlangen sind in der Hauptversammlung grundsätzlich mündlich im Rahmen der Aussprache zu stellen.

Nach § 15 Abs. 2 Satz 3 der Satzung der Gesellschaft kann der Versammlungsleiter das Frage- und Rederecht der Aktionäre zeitlich angemessen beschränken; er kann insbesondere den zeitlichen Rahmen des Versammlungsverlaufs, der Aussprache zu den einzelnen Tagesordnungspunkten sowie des einzelnen Frage- und Redebeitrags angemessen festsetzen.

Internetseite der Gesellschaft

Weitere Informationen sowie die nach § 124a AktG zu veröffentlichenden Informationen finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft unter https:/​/​heidelberger-beteiligungsholding.de/​investor-relations/​hauptversammlung.

4.

Weitergehende Erläuterungen

Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127, § 131 Abs. 1 AktG finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft unter https:/​/​heidelberger-beteiligungsholding.de/​investor-relations/​hauptversammlung.

5.

Informationen zum Datenschutz

Die Gesellschaft verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende Kategorien personenbezogener Daten von Aktionären, Aktionärsvertretern und Gästen: Kontaktdaten (z.B. Name oder die E-Mail-Adresse), Informationen über die von jedem einzelnen Aktionär gehaltenen Aktien (z.B. Anzahl der Aktien) und Verwaltungsdaten (z.B. die Eintrittskartennummer). Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die Gesellschaft ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe ihrer personenbezogenen Daten können sich die Aktionäre der Gesellschaft nicht zur Hauptversammlung anmelden.

Für die Datenverarbeitung ist die Gesellschaft verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten:

Heidelberger Beteiligungsholding AG
Ziegelhäuser Landstr. 3
69120 Heidelberg
Fax: +49 6221 64924-72
E-Mail: info@heidelberger-beteiligungsholding.de

Personenbezogene Daten, die die Aktionäre der Gesellschaft betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der Gesellschaft zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister, wie etwa HV-Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer. Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist.

Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung können andere Teilnehmer und Aktionäre Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis über sie erfassten Daten erlangen. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen werden, wenn diese Anträge von Ihnen gestellt werden, Ihre personenbezogenen Daten veröffentlicht.

Aktionäre und Aktionärsvertreter haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen und das Recht auf Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen). Darüber hinaus haben Aktionäre und Aktionärsvertreter das Recht auf Übertragung sämtlicher von ihnen an die Gesellschaft übergebener Daten in einem gängigen Dateiformat (Recht auf „Datenportabilität“).

Zur Ausübung der Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an info@heidelberger-beteiligungsholding.de.

Darüber hinaus haben die Aktionäre und Aktionärsvertreter auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

 

Heidelberg, im Mai 2024

Heidelberger Beteiligungsholding AG

– Der Vorstand –

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