promedtheus Informationssysteme für die Medizin Aktiengesellschaft
Mönchengladbach
WKN 693460 / ISIN DE0006934607
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
Hiermit laden wir die Aktionärinnen und Aktionäre der promedtheus Informationssysteme für die Medizin Aktiengesellschaft zur ordentlichen Hauptversammlung ein, die am Montag, dem 01. Juli 2024, um 09:00 Uhr im Hotel Esser, Von-Agris-Str. 43, 41844 Wegberg, stattfindet.
I. Tagesordnung
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses, des Lageberichts und des Berichts des Aufsichtsrates für das am 31. Dezember 2023 beendete Geschäftsjahr |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2023 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Jahresabschluss 2023 ausgewiesenen Bilanzgewinn in Höhe von EUR 311.378,13 wie folgt zu verwenden: a) Verteilung an die Aktionäre der Gesellschaft: EUR 247.500,00 b) Vortrag auf neue Rechnung: EUR 63.878,13 Hinweis: Die Ausschüttung erfolgt bezogen auf 90.000 Stückaktien. Daraus ergibt sich eine Dividende in Höhe von EUR 2,75 je dividendenberechtigter Stückaktie. |
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2023 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2023 Entlastung zu erteilen. |
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2023 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023 Entlastung zu erteilen. |
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| 5. |
Beschlussfassung über eine Änderung von § 1 Abs. 3 der Satzung betreffend den Sitz der Gesellschaft Der § 1 Abs. 3 der Satzung lautet wie folgt:
Der Sitz der Gesellschaft soll nach Eppelheim in Baden-Württemberg verlegt werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, § 1 Abs. 3 der Satzung wie folgt neu zu fassen:
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| 6. |
Beschlussfassung über eine Änderung von § 11 der Satzung betreffend die Vergütung des Aufsichtsrats Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten gem. § 11 der Satzung neben dem Ersatz ihrer Auslagen eine feste, nach Ablauf des Geschäftsjahres zahlbare Vergütung, die jedes Jahr durch die Hauptversammlung festgesetzt wird. Gem. den gesetzlichen Bestimmungen ist es aber nicht erforderlich, dass die Hauptversammlung jedes Jahr über die Vergütung entscheidet, sondern sie kann auch für längere Zeiträume bzw. bis auf weiteres die Vergütung festlegen. Der § 11 der Satzung soll insoweit flexibilisiert werden, in dem die Wörter „jedes Jahr“ gestrichen werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, § 11 der Satzung wie folgt neu zu fassen:
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| 7. |
Beschlussfassung über die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten gem. § 11 der Satzung neben dem Ersatz ihrer Auslagen eine feste, nach Ablauf des Geschäftsjahres zahlbare Vergütung, die jedes Jahr durch die Hauptversammlung festgesetzt wird. Für das Geschäftsjahr 2024 soll eine Vergütung festgelegt werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, wie folgt zu beschließen:
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II. Weitere Angaben, Hinweise
| 1. |
Teilnahme an der Hauptversammlung |
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind gem. der Satzung nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich bei der Gesellschaft anmelden und ihren Anteilsbesitz nachweisen. Die Anmeldung muss der Gesellschaft unter der in der Einberufung hierfür mitgeteilten Adresse mindestens sechs Tage vor der Versammlung zugehen. Der Tag des Zugangs der Anmeldung sowie des Nachweises ist im Rahmen der vorgenannten Frist jeweils nicht mitzurechnen. Auch der Tag der Versammlung ist nicht mitzurechnen (§ 121 Absatz 7 AktG).
Die Anmeldung bedarf der Textform und muss in deutscher oder englischer Sprache erfolgen. Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ist vom Aktionär durch einen in Textform durch das depotführende Institut erstellten Nachweis des Anteilsbesitzes nachzuweisen, hierzu reicht in jedem Fall ein vom Letztintermediär gemäß § 67c Absatz 3 AktG ausgestellter Nachweis aus. Dieser Nachweis kann in deutscher oder englischer Sprache erfolgen, hat sich gem. § 14 der Satzung auf den Beginn des einundzwanzigsten Tages vor der Hauptversammlung zu beziehen und muss der Gesellschaft bis mindestens sechs Tage vor der Versammlung zugehen. Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss sich also gem. § 14 der Satzung auf Montag, dem 10. Juni 2024, 00:00 Uhr, beziehen.
Dieser in § 14 der Satzung bestimmte Nachweisstichtag entspricht der bis zum 14. Dezember 2023 geltenden Fassung von § 123 Absatz 4 Satz 2 AktG. Diese gesetzliche Bestimmung wurde mit Wirkung zum 15. Dezember 2023 geändert. Der Nachweis des Anteilsbesitzes nach § 67c Absatz 3 AktG hat sich bei börsennotierten Gesellschaften gem. § 123 Absatz 4 Satz 2 AktG n.F. nunmehr auf den Geschäftsschluss des 22. Tages vor der Versammlung zu beziehen (und nicht mehr auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung); dabei hat der Gesetzgeber klargestellt, dass mit der Gesetzesänderung keine Änderung der materiellen Rechtlage verbunden ist.
Da die Gesellschaft keine börsennotierte Gesellschaft ist, ist sie von dieser Gesetzesänderung ohnehin nicht betroffen. Mit Blick auf die internen Abläufe auf Seiten der depotführenden Banken wird die Gesellschaft aber auch Nachweise des Anteilsbesitzes akzeptieren, die Sonntag, den 09. Juni 2024, 24:00 Uhr, als Nachweisstichtag ausweisen, da gegenüber Nachweisen, die auf Montag, dem 10. Juni 2024, 00:00 Uhr, als Nachweisstichtag abbestellen, kein materieller Unterschied besteht.
Die Anmeldung sowie der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft spätestens am Montag, den 24. Juni 2024, 24:00 Uhr, unter der nachfolgend genannten Anschrift zugehen:
promedtheus Informationssysteme für die Medizin Aktiengesellschaft
Oberlinstr. 26
D-41239 Mönchengladbach
Fax: +49 2431 / 948438-9
E-Mail: info@promedtheus.de
Nach fristgerechtem Eingang werden den Aktionären oder den ordnungsgemäß Bevollmächtigten Eintrittskarten übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Anmeldung und die Übersendung des Legitimationsnachweises an die Gesellschaft Sorge zu tragen.
| 2. |
Vollmacht und Weisung an Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft |
Wir bieten unseren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter (Stimmrechtsvertreter) weisungsgebunden mit der Ausübung des Stimmrechts zu bevollmächtigen. Formulare zur Vollmacht- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter werden per Post mit den Eintrittskarten übersandt und sind unter https://www.promedtheus.de/hv abrufbar.
Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter müssen bis spätestens Freitag, den 28. Juni 2024, 18:00 Uhr, unter folgender Adresse zugehen:
promedtheus Informationssysteme für die Medizin Aktiengesellschaft
Oberlinstr. 26
D-41239 Mönchengladbach
Fax: +49 2431 / 948438-9
E-Mail: info@promedtheus.de
Für einen Widerruf der Vollmacht an von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter sowie für die Änderungen von Weisungen gelten die vorstehenden Angaben zu den Möglichkeiten der Übermittlung und zu den dabei einzuhaltenden Fristen entsprechend.
Erscheint der Aktionär oder ein sonstiger vom ihm bevollmächtigter Dritter zur Hauptversammlung, wird der Stimmrechtsvertreter das Stimmrecht nicht ausüben, es sei denn, ihm wird während der Hauptversammlung vom Aktionär oder von einem sonstigen vom Aktionär bevollmächtigten Dritten (Unter-)Vollmacht erteilt.
| 3. |
Bevollmächtigung anderer Personen als der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft |
Das Stimmrecht kann auch durch einen anderen Bevollmächtigten, z.B. einen Intermediär oder eine Vereinigung von Aktionären, ausgeübt werden. Für die Erteilung von Vollmachten, ihren Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft gelten die Bestimmungen der Satzung und des Gesetzes.
| 4. |
Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß § 126 und § 127 AktG |
Jeder Aktionär hat das Recht, einen Gegenantrag gegen die Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung zu stellen. Gegenanträge und Wahlvorschläge, die der Gesellschaft unter der nachstehend angegebenen Adresse mindestens 14 Tage vor der Versammlung, also spätestens am Sonntag, den 16. Juni 2024, 24:00 Uhr, zugegangen sind, werden nach Maßgabe der §§ 126, 127 AktG einschließlich des Namens des Aktionärs, einer etwaigen Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung unverzüglich über die Internetseite der Gesellschaft unter https://www.promedtheus.de/hv zugänglich gemacht soweit die gesetzlichen Voraussetzungen gemäß den §§ 126, 127 AktG hierfür auch im Übrigen erfüllt sind. Für die Übermittlung von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen ist folgende Adresse ausschließlich maßgeblich:
promedtheus Informationssysteme für die Medizin Aktiengesellschaft
Oberlinstr. 26
41239 Mönchengladbach
Fax: +49 2431 / 948438-9
E-Mail: info@promedtheus.de
| 5. |
Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Absatz 2 AktG |
Tagesordnungsergänzungsverlangen gem. § 122 Absatz 2 AktG sind schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und müssen der Gesellschaft bis spätestens Donnerstag, den 06. Juni 2024, 24:00 Uhr, zugehen. Die Anschrift der Gesellschaft lautet: promedtheus Informationssysteme für die Medizin Aktiengesellschaft, Oberlinstr. 26, 41239 Mönchengladbach.
| 6. |
Keine weitergehenden Teilnahmemöglichkeiten |
Weitergehende Teilnahmemöglichkeiten, insbesondere eine Online-Teilnahme im Sinne von § 118 Absatz 1 Satz 2 AktG oder eine Briefwahl werden nicht angeboten.
| 7. |
Beschlussfassungen |
Zu Tagesordnungspunkt 1 soll kein Beschluss gefasst werden, da der Jahresabschluss bereits gebilligt wurde. Der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 Satz 1 AktG festgestellt. Einer Beschlussfassung durch die Hauptversammlung bedarf es daher zu Tagesordnungspunkt 1 nicht. Zu den übrigen Tagesordnungspunkten sollen Abstimmungen erfolgen, die bindenden Charakter haben. Für die Abstimmung stehen dabei die Optionen Befürwortung, Ablehnung oder Stimmenthaltung zur Verfügung.
| 8. |
Zeitangaben / Veröffentlichungen auf der Internetseite der Gesellschaft |
Sämtliche Zeitangaben in dieser Einberufung erfolgen in mitteleuropäischer Sommerzeit (MESZ/UTC+2).
Die Unterlagen zur Tagesordnung können von der Einberufung der Hauptversammlung an im Internet unter https://www.promedtheus.de/hv eingesehen werden. Die Unterlagen liegen überdies von der Einberufung der Hauptversammlung an in den Geschäftsräumen der Gesellschaft zur Einsicht der Aktionäre aus.
| 9. |
Information für Aktionäre und Aktionärsvertreter zum Datenschutz |
Die Gesellschaft verarbeitet als Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) personenbezogene Daten, um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Teilnahme an der Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen sowie sonstigen aktienrechtlichen Erfordernissen nachzukommen, denen der Verantwortliche unterliegt (z. B. Publikations- und Offenlegungspflichten). Weitergehende Informationen zur Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der ordentlichen Hauptversammlung einschließlich der Angaben gemäß Art. 12, 13 und 14 DSGVO, finden sich unter https://www.promedtheus.de/hv.
Mönchengladbach, im Mai 2024
promedtheus Informationssysteme
für die Medizin Aktiengesellschaft
Der Vorstand