EASY SOFTWARE AG – Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2024 ( am 4. Juli 2024, um 10:00 Uhr)

EASY SOFTWARE AG

Essen

ISIN DE000A2YN991
WKN A2YN99

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2024

Wir laden die Aktionäre unserer Gesellschaft zu der

am Donnerstag, den 4. Juli 2024, um 10:00 Uhr (MESZ)

in Jakob-Funke-Platz 1, 45127 Essen,

stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung

ein.

I. TAGESORDNUNG

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses mit dem zusammengefassten Lagebericht der EASY SOFTWARE AG und des EASY-Konzerns für das Geschäftsjahr 2023

Diese Unterlagen sind auf der Internetseite der EASY SOFTWARE AG unter

https:/​/​easy-software.com/​de/​investor-relations/​hauptversammlungen/​

ab dem Tag der Einberufung der Hauptversammlung zugänglich. Sie werden auch während der Hauptversammlung ausliegen.

Der vom Vorstand aufgestellte Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2023 ist vom Aufsichtsrat am 23. April 2024 gemäß § 172 Satz 1 Aktiengesetz (AktG) gebilligt worden; der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Zugleich hat der Aufsichtsrat den Konzernabschluss gebilligt. Einer Beschlussfassung der Hauptversammlung zur Feststellung des Jahresabschlusses oder zur Billigung des Konzernabschlusses nach § 173 AktG bedarf es deshalb nicht.

2.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2023

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2023 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2023 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

4.

Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2024

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Ebner Stolz GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Hannover, zum Abschlussprüfer für den Jahresabschluss und den Konzernabschluss für das Geschäftsjahr 2024 zu wählen.

Der Aufsichtsrat hat vor Unterbreitung des Wahlvorschlags eine Erklärung der Ebner Stolz GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Hannover, zu deren Unabhängigkeit eingeholt.

*****

II. WEITERE ANGABEN UND HINWEISE ZUR HAUPTVERSAMMLUNG

Nach § 121 Abs. 3 AktG sind Gesellschaften, die nicht börsennotiert im Sinne des Aktiengesetzes sind, in der Einberufung lediglich zur Angabe von Firma und Sitz der Gesellschaft, Zeit und Ort der Hauptversammlung sowie der Tagesordnung verpflichtet. Nachfolgende Hinweise erfolgen daher freiwillig, um den Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung zu erleichtern.

1.

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt zum Zeitpunkt der Bekanntmachung der Einberufung der Hauptversammlung im Bundesanzeiger EUR 6.442.039,00. Es ist eingeteilt in 6.442.039 Stückaktien, die jeweils eine Stimme in der Hauptversammlung gewähren. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung keine eigenen Aktien. Die 6.442.039 Stückaktien gewähren damit zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung insgesamt 6.442.039 Stimmen.

2.

Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und Ausübung des Stimmrechts und der sonstigen ausübbaren Aktionärsrechte sind gemäß § 9 der Satzung nur diejenigen Personen berechtigt, die am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragen sind und sich vor der Hauptversammlung bei der Gesellschaft entweder elektronisch unter Nutzung des Hauptversammlungsportals („HV-Portal“) unter

https:/​/​easy-software.com/​de/​investor-relations/​hauptversammlungen/​

oder mit dem im Anmeldebogen enthaltenen Formular oder in sonstiger Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache unter der nachfolgend genannten Anmeldeadresse bei der Gesellschaft angemeldet haben:

EASY SOFTWARE AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Der Anmeldebogen mit dem Anmeldeformular sowie die individuellen Zugangsdaten für die Nutzung des HV-Portals werden den Aktionären zusammen mit der Hauptversammlungseinladung per Post übersandt.

Die Anmeldung muss der Gesellschaft spätestens 6 Tage vor der Hauptversammlung, somit bis zum

27. Juni 2024, 24:00 Uhr (MESZ),

über das HV-Portal oder unter der genannten Anmeldeadresse zugehen.

Maßgebend für die Anmeldung zur Hauptversammlung und damit für die Ausübung der Aktionärsrechte ist der am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragene Aktienbestand. Technisch maßgeblicher Bestandsstichtag (sog. Technical Record Date) ist der Ablauf, d.h. 24:00 Uhr (MESZ), des 27. Juni 2024. Dies bedeutet, dass Löschungen und Neueintragungen im Aktienregister in den sechs Tagen vor der Hauptversammlung und am Tag der Hauptversammlung, d.h. in der Zeit vom 28. Juni 2024, 0:00 Uhr (MESZ), bis einschließlich 4. Juli 2024, nicht stattfinden. Bitte beachten Sie, dass die Aktien auch nach dem Technical Record Date nicht gesperrt oder blockiert werden. Aktionäre können daher auch nach dem Technical Record Date weiterhin frei über ihre Aktien verfügen.

3.

Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten

Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen möchten, können ihr Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten, einen von § 135 AktG erfassten Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder durch eine Person, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbietet, ausüben lassen. Auch in diesen Fällen ist eine fristgerechte Anmeldung in der oben beschriebenen Form erforderlich.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 134 Abs. 3 Satz 3 AktG). Bei der Bevollmächtigung, eines von § 135 AktG erfassten Intermediärs, eines Stimmrechtsberaters, einer Aktionärsvereinigung oder einer Person, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbietet, sowie für den Widerruf und den Nachweis einer solchen Bevollmächtigung können Besonderheiten gelten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen. Ein Intermediär darf das Stimmrecht für Namensaktien, die ihm nicht gehören, als deren Inhaber er aber im Aktienregister eingetragen ist, nur auf Grund einer Ermächtigung ausüben.

Stimmberechtigte Aktionäre können einen Vertreter durch Erklärung unmittelbar gegenüber der Gesellschaft elektronisch, d.h. unter Nutzung des HV-Portals unter

https:/​/​easy-software.com/​de/​investor-relations/​hauptversammlungen/​

oder schriftlich an die folgende Adresse der Gesellschaft bevollmächtigen:

EASY SOFTWARE AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann auf den vorgenannten Übermittlungswegen unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.

Aktionäre, die einen Vertreter durch schriftliche Erklärung unmittelbar gegenüber der Gesellschaft bevollmächtigen, werden hierbei gebeten, zur Erteilung der Vollmacht die Formulare zu verwenden, welche die Gesellschaft hierfür zusendet.

Wird die Vollmacht durch Erklärung unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erteilt, erübrigt sich ein gesonderter Nachweis der Vollmachtserteilung.

Die Erklärung, der Widerruf oder die Änderung einer Vollmacht an Dritte unmittelbar gegenüber der Gesellschaft muss der Gesellschaft im Vorfeld der Hauptversammlung über die genannten Übermittlungswege bis zum 3. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ) (Eingang bei der Gesellschaft), zugehen.

Aktionäre können die Vollmacht auch durch Erklärung gegenüber dem Bevollmächtigten in Textform erteilen bzw. widerrufen (sog. Innenvollmacht). In diesem Fall bedarf es eines Nachweises der Bevollmächtigung bzw. des Widerrufs gegenüber der Gesellschaft in Textform. Zu diesem Zweck kann die Vollmacht am Tag der Hauptversammlung an der Eingangskontrolle vorgelegt werden. Alternativ kann der Vollmachtsnachweis der Gesellschaft an die vorstehend genannte Adresse unter Achtung der vorstehend genannten Frist (3. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ) (Eingang bei der Gesellschaft)) übermittelt werden.

Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen (§ 134 Abs. 3 Satz 2 AktG). Die persönliche Teilnahme des Aktionärs an der Hauptversammlung gilt automatisch als Widerruf der einem Dritten zuvor erteilten Vollmacht.

Weitere Informationen zur Vollmachtserteilung sowie die entsprechenden Formulare für die Erteilung einer Stimmrechtsvollmacht finden sich in den Unterlagen, die den Aktionären übersandt werden.

4.

Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter

Die Gesellschaft bietet ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären und deren Bevollmächtigten an, von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht im Fall ihrer Bevollmächtigung weisungsgebunden aus. Ohne Weisungen des Aktionärs sind die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nicht zur Stimmrechtsausübung befugt. Zu Anträgen, die in der Hauptversammlung ohne vorherige Ankündigung gestellt werden, werden die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sich der Stimme enthalten. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nehmen keine Vollmachten und Aufträge zur Ausübung des Frage- und Rederechts, zur Stellung von Anträgen oder zur Einlegung von Widersprüchen gegen die Hauptversammlungsbeschlüsse entgegen.

Aktionäre, die die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter im Vorfeld der Hauptversammlung bevollmächtigen möchten, können Vollmachten nebst Weisungen bis zum

3. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ) (Eingang bei der Gesellschaft),

entweder elektronisch, d.h. unter Nutzung des HV-Portals unter

https:/​/​easy-software.com/​de/​investor-relations/​hauptversammlungen/​

oder schriftlich an folgende Adresse übermitteln:

EASY SOFTWARE AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Gleiches gilt für die Änderung und den Widerruf erteilter Vollmacht und Weisungen, die auf diesen Wegen erfolgen sollen.

Auch am Tag der Hauptversammlung können die Vollmachts- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sowie deren Änderung und Widerruf in Textform bis zum Beginn der Abstimmung an der Ein- und Ausgangskontrolle erfolgen.

5.

Angaben zu den Rechten der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127, § 131 Abs. 1 AktG

5.1.

Tagesordnungsergänzungsverlangen gemäß § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil (5 %) des Grundkapitals oder einen anteiligen Betrag am Grundkapital von EUR 500.000,00 (dies entspricht 500.000 Stückaktien) erreichen, können unter Nachweis der erforderlichen Haltezeit nach § 122 Abs. 1 Satz 3 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen Gegenstand der Tagesordnung muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.

Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand zu richten und muss der Gesellschaft spätestens bis zum Ablauf des 9. Juni 2024, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen. Wir bitten, derartige Verlangen an folgende Adresse zu übersenden:

EASY SOFTWARE AG
Investor Relations
Jakob-Funke-Platz 1
45127 Essen

Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über das Verlangen halten. Auf die Fristberechnung ist § 121 Abs. 7 AktG entsprechend anzuwenden.

Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekanntgemacht wurden und sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen – unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht. Sie werden außerdem unverzüglich über die Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​easy-software.com/​de/​investor-relations/​hauptversammlungen/​

zugänglich gemacht.

Über den im Rahmen einer zulässigen Tagesordnungsergänzung bekannt gemachten Beschlussvorschlag wird während der Hauptversammlung abgestimmt.

5.2.

Gegenanträge und Wahlvorschläge gemäß § 126 Abs. 1, § 127 AktG

Aktionäre können der Gesellschaft Gegenanträge gegen einen Vorschlag von Vorstand und/​oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt und Vorschläge von Aktionären zur Wahl des Abschlussprüfers übersenden. Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen werden. Wahlvorschläge bedürfen keiner Begründung. Gegenanträge, Wahlvorschläge und sonstige Anfragen von Aktionären zur Hauptversammlung sind ausschließlich an die nachfolgende Anschrift der Gesellschaft zu richten:

EASY SOFTWARE AG
Investor Relations
Jakob-Funke-Platz 1
45127 Essen
E-Mail: investorrelations@easy.de

Gegenanträge und Wahlvorschläge müssen der Gesellschaft spätestens bis zum Ablauf des 19. Juni 2024, 24:00 Uhr (MESZ) zugehen, wenn diese von der Gesellschaft zugänglich gemacht werden sollen.

Vorbehaltlich § 126 Abs. 2 und 3 AktG erfolgt die Veröffentlichung der Gegenanträge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs, einer zugänglich zu machenden Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung unverzüglich auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​easy-software.com/​de/​investor-relations/​hauptversammlungen/​

Für den Vorschlag eines Aktionärs zur Wahl des Abschlussprüfers gemäß § 127 AktG gelten die vorstehenden Ausführungen einschließlich der Frist für die Zugänglichmachung des Wahlvorschlags (Zugang spätestens bis zum Ablauf des 19. Juni 2024, 24:00 Uhr (MESZ) (Eingang bei der Gesellschaft)) sinngemäß mit der Maßgabe, dass der Wahlvorschlag nicht begründet werden muss. Der Vorstand der Gesellschaft braucht den Wahlvorschlag nach § 127 Satz 3 i.V.m. § 124 Abs. 3 Satz 4 AktG auch dann nicht zugänglich zu machen, wenn der Vorschlag nicht den Namen, den ausgeübten Beruf und den Wohnort der vorgeschlagenen Person bzw. – beim Vorschlag einer juristischen Person zum Abschlussprüfer – Firma und Sitz enthält.

5.3.

Auskunftsrecht des Aktionärs gemäß § 131 Abs. 1 AktG

Jedem Aktionär ist auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Das Auskunftsrecht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen und auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen.

Unter den in § 131 Abs. 3 AktG genannten Voraussetzungen darf der Vorstand die Auskunft verweigern.

Nach § 13 Abs. 2 Satz 2 der Satzung kann der Versammlungsleiter angemessene Beschränkungen der Redezeit, der Fragezeit oder der zusammengenommenen Rede- und Fragezeit für den ganzen Hauptversammlungsverlauf, für einzelne Gegenstände der Tagesordnung und für einzelne Redner zu Beginn oder während des Verlaufs der Hauptversammlung festlegen sowie, soweit dies für eine ordnungsgemäße Durchführung der Hauptversammlung erforderlich ist, den Schluss der Debatte anordnen.

6.

Informationen zum Datenschutz für Aktionäre

Die EASY SOFTWARE AG erhebt bei der Vorbereitung und Durchführung ihrer Hauptversammlung personenbezogene Daten ihrer Aktionäre und etwaiger Aktionärsvertreter auf Grundlage der in Deutschland geltenden Datenschutzbestimmungen, um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die Hauptversammlung zu ermöglichen.

Für die Verarbeitung ist die EASY SOFTWARE AG, Jakob-Funke-Platz 1, 45127 Essen, die verantwortliche Stelle im Sinne des Art. 4 Nr. 7 der Datenschutzgrundverordnung (Verordnung (EU) 2016/​679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/​46/​EG (nachfolgend „DSGVO“)).

Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung

Die folgenden Kategorien personenbezogener Daten werden bei der Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung erhoben und verarbeitet:

Name, Geburtsname, Vorname, Titel;

Anschrift, E-Mail-Adresse;

Aktienanzahl, Besitzart der Aktien;

die dem Aktionär bzw. Aktionärsvertreter zugeteilte Aktionärsnummer, ggf. Nummer der Zugangskarte;

ggf. Name, Vorname und Anschrift des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Aktionärsvertreters, die Vollmachtserteilung an ihn, die Nummer der Zugangskarte;

ein ggf. erhobener Widerspruch.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Hauptversammlung erfolgt zu dem Zweck, die Ausübung der Rechte der Aktionäre und Aktionärsvertreter im Zusammenhang mit der Hauptversammlung abzuwickeln und zu ermöglichen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. c der DSGVO.

Die Verarbeitung ist zur Erfüllung unserer aktienrechtlichen Verpflichtungen gemäß § 118 AktG erforderlich und erfolgt damit in Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.

Anmeldung zur Hauptversammlung

Um an der Hauptversammlung teilnehmen zu können, ist eine Anmeldung erforderlich. Hierbei erheben und speichern wir die Aktionärsnummer, den Vor- und Nachnamen, das Geburtsdatum, die Adresse, die Aktienanzahl und ggf. die E-Mail-Adresse des Aktionärs bzw. Aktionärsvertreters als Registerdaten. In Ihrem Profil werden als weitere Daten die Aktionärskategorie, der Geburtsname, die Sprache, das Anlagedatum und der Letzt-Initiator gespeichert.

Wenn Sie sich im HV-Portal anmelden, erheben wir Ihren Vor- und Nachnamen, Ort, Ihre Aktienanzahl und Ihre E-Mail-Adresse. Dies dient als zusätzliche Sicherheitsmaßnahme zur Verhinderung von Missbrauch, insbesondere um einen unbefugten Zugriff zu vermeiden. Bei jedem Login verarbeiten wir Ihre Anmeldeinformationen, nämlich die Aktionärsnummer oder Zugangskartennummer und Ihr Zugangspasswort, um Ihre Berechtigung (Aktionärsstatus) überprüfen zu können.

Nutzung des HV-Portals

Wenn Sie unser HV-Portal im Internet besuchen, erheben wir folgende Zugriffsdaten, die in Server-Logfiles protokolliert werden:

Name der abgerufenen Datei;

Datum und Uhrzeit des Abrufs;

Meldung, ob der Abruf erfolgreich war;

Beschreibung des Typs des verwendeten Webbrowsers;

Referrer-URL (die zuvor besuchte Website);

Hostname des zugreifenden Rechners (IP-Adresse).

Der Browser übermittelt diese Daten automatisch aus technischen Gründen an uns, um eine elektronische Verbindung herzustellen.

Außerdem verwenden wir, um die Virtualisierung technisch zu ermöglichen und deren Administration zu vereinfachen, die nachfolgend beschriebenen Storage-Funktionen unter Einsatz sogenannter Cookies. Hierbei handelt es sich um kleine Textdateien, die im lokalen Speicher Ihres Webbrowsers auf Ihrem Endgerät abgelegt werden. Die von uns verwendeten Cookies werden nach dem Ende der Browser-Sitzung, also nach Schließen Ihres Browsers, wieder gelöscht (sogenannte Session-Cookies). Bei der Session-Storage-Funktion erheben wir Informationen über den Authentification Token und Ihre Sitzungsdaten (Session Daten), um Sie als Nutzer während einer Sitzung identifizieren und Ihre Anfragen Ihrer Sitzung zuordnen zu können. Über die Local Storage Funktion wird Ihr Login-Zeitstempel gespeichert. Dieser wird genutzt, um nach 30 Minuten Inaktivität einen automatischen Logout aus Sicherheitsgründen vorzunehmen. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und einzeln über deren Annahme entscheiden oder die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen. Sie können in Ihrem Browser zudem einstellen, dass dieser Cookies beim Schließen des Browsers automatisch löscht. Bei der Nichtannahme von Cookies kann die Funktionalität des HV-Portals eingeschränkt sein.

Rechtsgrundlage für die beschriebene Verarbeitung Ihrer Zugriffs- und Sitzungsdaten ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Diese Erlaubnisnorm gestattet die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des „berechtigten Interesses“ des Verantwortlichen, soweit nicht Ihre Grundrechte, Grundfreiheiten oder Interessen überwiegen. Unser berechtigtes Interesse besteht in der störungsfreien technischen Bereitstellung des HV-Portals.

Einsatz von Dienstleistern

Die Dienstleister der EASY SOFTWARE AG, welche zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von der EASY SOFTWARE AG nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der EASY SOFTWARE AG. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zur Verfügung gestellt.

Aufbewahrungsfristen, Löschung

Die personenbezogenen Daten werden gespeichert, solange dies gesetzlich geboten ist oder die Gesellschaft ein berechtigtes Interesse an der Speicherung hat, etwa im Falle von Rechtsstreitigkeiten aus Anlass der Hauptversammlung. Anschließend werden die personenbezogenen Daten gelöscht, soweit uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungsfristen (bspw. aus dem Aktiengesetz, dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder aus dem Geldwäschegesetz) zu einer längeren Speicherdauer verpflichten.

Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kapitel III der DSGVO. Diese Rechte können sie gegenüber der EASY SOFTWARE AG unentgeltlich über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:

EASY SOFTWARE AG
Jakob-Funke-Platz 1
45127 Essen
E-Mail: privacy@easy.de

Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei den Datenschutzaufsichtsbehörden nach Art. 77 der DSGVO zu.

Betrieblicher Datenschutzbeauftragter:
EASY SOFTWARE AG
Datenschutzbeauftragter
Jakob-Funke-Platz 1
45127 Essen
E-Mail: privacy@easy.de

Weitere Informationen zum Datenschutz sind auf der Internetseite

www.easy-software.com

zu finden.

Essen, im Mai 2024

EASY SOFTWARE AG

Der Vorstand

EASY SOFTWARE AG, Essen
Ordentliche Hauptversammlung 2024

Angaben nach der Durchführungsverordnung (EU) 2018/​1212 („EU-DVO“)
A1 Eindeutige Kennung des Ereignisses Ordentliche Hauptversammlung der EASY SOFTWARE AG am 4. Juli 2024
Im Format gemäß EU-DVO:
bc7a6f900e18ef11b53400505696f23c
A2 Art der Mitteilung Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
Im Format gemäß EU-DVO: NEWM
B1 ISIN DE000A2YN991
B2 Name des Emittenten EASY SOFTWARE AG
C1 Datum der Hauptversammlung 4. Juli 2024
Im Format gemäß EU-DVO: 20240704
C2 Uhrzeit der Hauptversammlung 10:00 Uhr MESZ
Im Format gemäß EU-DVO: 8:00 Uhr UTC
C3 Art der Hauptversammlung Ordentliche Hauptversammlung
Im Format gemäß EU-DVO: GMET
C4 Ort der Hauptversammlung Ort der Hauptversammlung i.S.d. AktG:
Jakob-Funke-Platz 1, 45127 Essen
C5 Aufzeichnungsdatum 27. Juni 2024, 24:00 Uhr MESZ
Maßgeblich für die Ausübung der Aktionärsrechte ist der am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragene Aktienbestand. Technisch maßgeblicher Bestandsstichtag ist der Ablauf, d.h. 24:00 Uhr MESZ, des 27. Juni 2024. Dies bedeutet, dass Löschungen und Neueintragungen im Aktienregister in den sechs Tagen vor der Hauptversammlung und am Tag der Hauptversammlung (28. Juni 2024, 0:00 Uhr MESZ, bis einschl. 4. Juli 2024, 24:00 Uhr MESZ) nicht stattfinden. Die Aktien sind nicht gesperrt oder blockiert, so dass Aktionäre auch nach dem Bestandsstichtag frei über ihre Aktien verfügen können.
Im Format gemäß EU-DVO: 20240627, 22:00 Uhr UTC
C6 Uniform Resource Locator (URL) https:/​/​easy-software.com/​de/​investor-relations/​hauptversammlungen/​

 

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