clearvise AG – Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2024 ( am 12. Juli 2024 um 10:00 Uhr)

clearvise AG

Wiesbaden

ISIN DE000A1EWXA4 /​ WKN A1EWXA

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2024

Die Aktionäre unserer Gesellschaft werden hiermit zu der

am 12. Juli 2024 um 10:00 Uhr

im Mövenpick Hotel Frankfurt City,
Den Haager Str. 5, 60327 Frankfurt am Main,

stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung der clearvise AG
(nachstehend auch die „Gesellschaft“)

eingeladen.

I.

Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des Lageberichts der clearvise AG, des gebilligten Konzernabschlusses und des Konzernlageberichts sowie des Berichts des Aufsichtsrats, jeweils für das Geschäftsjahr 2023

Die vorstehend genannten Unterlagen sind ab dem Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung sowie auch während der Hauptversammlung im Internet unter

https:/​/​clearvise.de/​investor-relations/​#hauptversammlung

zugänglich. Sie werden auch in der Hauptversammlung näher erläutert werden.

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss gebilligt. Damit ist der Jahresabschluss nach § 172 AktG festgestellt. Es bedarf zu diesem Tagesordnungspunkt 1 deshalb keiner Beschlussfassung der Hauptversammlung.

2.

Beschlussfassung über die Gewinnverwendung für das Geschäftsjahr 2023

Der Vorstand hat sich mit Billigung des Aufsichtsrats für die Fortführung der bisherigen Dividendenpolitik entschieden. Die bestimmenden Faktoren der flexiblen Dividendenpolitik der Gesellschaft sind weiterhin die Finanzlage, der Kapitalbedarf für Investitionen in den Portfolioausbau, die Geschäftsaussichten sowie die allgemeinen wirtschaftlichen Rahmenbedingungen. Der bilanzielle Gewinn aus 2023 soll daher zur Finanzierung des anstehenden Portfolioausbaus, insbesondere des Wachstums aus eigener Kraft über das clearPARTNERS Modell, verwendet werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2023 ausgewiesenen Bilanzgewinn in Höhe von EUR 7.684.910,31 vollständig auf neue Rechnung vorzutragen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2023

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2023 amtierenden Mitgliedern des Vorstands Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2023 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats Entlastung zu erteilen.

5.

Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2024

Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgenden Beschluss zu fassen:

Die Mazars GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Hamburg, wird als Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2024 und als Prüfer für die prüferische Durchsicht des verkürzten Abschlusses und des Zwischenlageberichts für das erste Halbjahr des Geschäftsjahrs 2024 bestellt. Ergänzend wird die Mazars GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Hamburg, zum Abschlussprüfer bestellt, sofern der Vorstand die prüferische Durchsicht etwaiger zusätzlicher unterjähriger Finanzinformationen für den Zeitraum bis zur nächsten ordentlichen Hauptversammlung beschließt.

6.

Beschlussfassung über Wahl zum Aufsichtsrat

Der Aufsichtsrat setzt sich nach den §§ 95, 96 Absatz 1, 101 Absatz 1 AktG zusammen und besteht nach § 8 der Satzung aus fünf Mitgliedern, die von der Hauptversammlung zu wählen sind.

Das Mitglied des Aufsichtsrats Oliver Kirfel hat sein Amt mit Wirkung zum Ende der Hauptversammlung am 12. Juli 2024 niedergelegt. Sämtliche Ersatzaufsichtsratsmitglieder haben vorab erklärt, für den Fall der Amtsniederlegung eines Aufsichtsratsmitglieds nicht die Nachfolge zu übernehmen und ihr Amt als Ersatzaufsichtsratsmitglied niedergelegt. Mithin ist die Neuwahl eines Mitglieds des Aufsichtsrats durch die Hauptversammlung erforderlich.

Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgenden Beschluss zu fassen:

Gebhard Littich, Managing Director im Investmentteam von EQT Partners GmbH, wohnhaft in München, wird für die Zeit bis zur Beendigung derjenigen Hauptversammlung, die über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr bis zum 31. Dezember 2024 beschließt, in den Aufsichtsrat gewählt.

II.

Weitere Angaben zur Einberufung

1.

Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich unter Vorlage eines Nachweises ihres Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft in deutscher oder englischer Sprache in Textform (§ 126b BGB) rechtzeitig angemeldet haben.

Zum Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme und zur Ausübung des Stimmrechts ist ein Nachweis des Anteilsbesitzes in deutscher oder englischer Sprache in Textform (§ 126b BGB) durch den Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG zu erbringen. Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich auf den Beginn des 21. Tages (dies entspricht dem Geschäftsschluss des 22. Tages) vor der Hauptversammlung zu beziehen (sogenannter Nachweisstichtag), also auf den

20. Juni 2024 (24:00 Uhr) oder den 21. Juni 2024 (00:00 Uhr)

Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft unter der Adresse

clearvise AG
c/​o GFEI Aktiengesellschaft
Ostergrube 11
30559 Hannover

oder per E-Mail an: hv@gfei.de

bis spätestens am 5. Juli 2024 (24:00 Uhr) zugehen.

Gemäß § 123 Abs. 4 S. 5 AktG gilt im Verhältnis zur Gesellschaft für die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes rechtzeitig erbracht hat. Der Umfang des Teilnahme- und Stimmrechts ergibt sich dabei ausschließlich aus dem Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher.

2.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Die Aktionäre, die nicht an der Hauptversammlung teilnehmen, können ihr Stimmrecht unter entsprechender Vollmachtserteilung durch einen Bevollmächtigten, auch durch z.B. einen Intermediär, einen Stimmrechtsberater oder eine Vereinigung von Aktionären, ausüben lassen. Auch in diesem Fall sind rechtzeitige Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich.

Vollmachten, die nicht nach Maßgabe des § 135 AktG an einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine andere nach Maßgabe des § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person erteilt werden, bedürfen der Textform (§ 126b BGB).

Ein Formular zur Vollmachtserteilung wird den Aktionären mit der Eintrittskarte übersendet und steht den Aktionären unter der Internetadresse

https:/​/​clearvise.de/​investor-relations/​#hauptversammlung

zum Download zur Verfügung.

Werden Intermediäre bzw. diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG insoweit gleichgestellte Personen oder Vereinigungen (insbesondere Aktionärsvereinigungen und Stimmrechtsberater) bevollmächtigt, haben diese die Vollmacht nachprüfbar festzuhalten (§ 135 Abs. 1 Satz 2 AktG). Wir empfehlen unseren Aktionären, sich bezüglich der Form der Vollmachten mit den vorgenannten Personen oder Vereinigungen abzustimmen.

Die Erteilung der Vollmacht oder ihr Widerruf gegenüber der Gesellschaft und der Nachweis einer gegenüber einem Bevollmächtigten erteilten Vollmacht oder ihres Widerrufs gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB) und können der Gesellschaft bis zum 11. Juli 2024, 24:00 Uhr (Eingang maßgeblich), an folgende Adresse übermittelt werden:

clearvise AG
c/​o GFEI Aktiengesellschaft
Ostergrube 11
30559 Hannover

oder per E-Mail an: hv@gfei.de

Auch am Tag der Hauptversammlung können bis zu dem vom Versammlungsleiter festgelegten Zeitpunkt Vollmachten erteilt oder widerrufen werden und der Nachweis hierüber gegenüber der Gesellschaft an der Ein- und Ausgangskontrolle zur Hauptversammlung erbracht werden.

Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft gemäß § 134 Abs. 3 Satz 2 AktG eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Als besonderen Service bieten wir unseren Aktionären an, sich durch von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung vertreten zu lassen. Auch in diesem Fall sind rechtzeitige Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich.

Diese Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht im Fall ihrer Bevollmächtigung ausschließlich weisungsgebunden aus und sind ohne konkrete Weisung des Aktionärs nicht zur Stimmrechtsausübung befugt. Ebenso wenig nehmen die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter Aufträge zum Einlegen von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder Anträgen entgegen.

Ein Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung an den Stimmrechtsvertreter wird den Aktionären mit der Eintrittskarte übersendet und steht den Aktionären unter der Internetadresse

https:/​/​clearvise.de/​investor-relations/​#hauptversammlung

zum Download zur Verfügung.

Die Vollmachten und Weisungen für die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter, die im Vorfeld der Hauptversammlung erteilt werden, sind aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum 11. Juli 2024, 24:00 Uhr (Eingang), in Textform (§ 126b BGB) an folgende Adresse zu übermitteln:

clearvise AG
c/​o GFEI Aktiengesellschaft
Ostergrube 11
30559 Hannover

oder per E-Mail an: hv@gfei.de

Am Tag der Hauptversammlung können die Aktionäre noch bis zu dem vom Versammlungsleiter festgelegten Zeitpunkt an der Ein- und Ausgangskontrolle Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erteilen.

3.

HV-Portal (Verfolgung der Hauptversammlung im Internet; Stimmabgabe durch Briefwahl in elektronischer Form)

Es besteht für Aktionäre die Möglichkeit, die gesamte Hauptversammlung live in Bild und Ton über das unter

https:/​/​clearvise.de/​investor-relations/​#hauptversammlung

zugängliche HV-Portal zu verfolgen. Die dafür erforderlichen Zugangsdaten erhalten die Aktionäre mit der Eintrittskarte. Die Verfolgung der Hauptversammlung in Bild und Ton im HV-Portal ist keine Teilnahme im aktienrechtlichen Sinne.

Über das unter

https:/​/​clearvise.de/​investor-relations/​#hauptversammlung

zugängliche HV-Portal besteht zudem die Möglichkeit, in elektronischer Form das Stimmrecht durch Briefwahl auszuüben.

Die Stimmrechtsausübung mittels Briefwahl, ihre Änderung oder ihr Widerruf ist über das HV-Portal ab dem 21. Juni 2024 (00:00 Uhr) bis zu dem vom Versammlungsleiter in der Hauptversammlung am 12. Juli 2024 festgelegten Zeitpunkt des Beginns der Abstimmungen im Versammlungssaal durch die physisch anwesenden bzw. vertretenen Aktionäre möglich.

Die vorstehenden Ausführungen gelten für die Stimmabgabe per Briefwahl durch einen Bevollmächtigten über das HV-Portal entsprechend. Auch bevollmächtigte Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder sonstige Dritte können sich dieser Möglichkeiten bedienen.

Falls ein Aktionär oder eine von ihm bevollmächtigte Person an der Hauptversammlung persönlich teilnimmt, wird eine zuvor abgegebene Briefwahlstimme gegenstandslos. Gleiches gilt, wenn ein Aktionär oder eine von ihm bevollmächtigte Person dem von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter Vollmacht nebst Weisungen zur Stimmrechtsausübung erteilt.

Auch für die Verfolgung der Hauptversammlung in Bild und Ton und/​oder die Ausübung des Stimmrechts durch elektronische Briefwahl ist die Anmeldung des Aktionärs und der Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.

4.

Ergänzungsverlangen zur Tagesordnung nach § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.

Das Verlangen ist schriftlich oder in der elektronischen Form des § 126a BGB (d.h. mit qualifizierter elektronischer Signatur) an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft bis zum Ablauf des 17. Juni 2024, 24.00 Uhr, zugegangen sein.

Bitte richten Sie ein entsprechendes Verlangen an die folgende Adresse:

clearvise AG
c/​o GFEI Aktiengesellschaft
Ostergrube 11
30559 Hannover

oder per E-Mail (mit qualifizierter elektronischer Signatur) an: hv@gfei.de

Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten.

5.

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären

Gegenanträge im Sinne des § 126 AktG nebst Begründung und Wahlvorschläge im Sinne des § 127 AktG werden einschließlich des Namens des Aktionärs und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung unter der Internetadresse

https:/​/​clearvise.de/​investor-relations/​#hauptversammlung

zugänglich gemacht, wenn sie der Gesellschaft bis zum Ablauf des 27. Juni 2024, 24.00 Uhr, unter der Adresse

clearvise AG
c/​o GFEI Aktiengesellschaft
Ostergrube 11
30559 Hannover

oder per E-Mail an: hv@gfei.de

zugehen und die übrigen Voraussetzungen nach § 126 bzw. § 127 AktG erfüllt sind. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht. Anderweitig adressierte Gegenanträge von Aktionären bleiben unberücksichtigt.

6.

Informationen zum Datenschutz

Die Gesellschaft verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende Kategorien personenbezogener Daten von Aktionären, Aktionärsvertretern und Gästen: Kontaktdaten (z.B. Name oder die E-Mail-Adresse), Informationen über die von jedem einzelnen Aktionär gehaltenen Aktien (z.B. Anzahl der Aktien) und Verwaltungsdaten (z.B. die Eintrittskartennummer). Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die Gesellschaft ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe ihrer personenbezogenen Daten können sich die Aktionäre der Gesellschaft nicht zur Hauptversammlung anmelden.

Für die Datenverarbeitung ist die Gesellschaft verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten:

clearvise AG
Eschenheimer Anlage 1
60316 Frankfurt am Main
E-Mail: datenschutz@clearvise.de

Personenbezogene Daten, die die Aktionäre der Gesellschaft betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der Gesellschaft zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister, wie etwa HV-Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer. Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist.

Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung können andere Teilnehmer und Aktionäre Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis über sie erfassten Daten erlangen. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen werden, wenn diese Anträge von Ihnen gestellt werden, Ihre personenbezogenen Daten veröffentlicht.

Die oben genannten Daten werden je nach Einzelfall bis zu 3 Jahre (aber nicht weniger als 2 Jahre) nach Beendigung der Hauptversammlung aufbewahrt und dann gelöscht, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung erforderlich.

Für Aktionäre und Aktionärsvertreter gelten die aus Art. 15-21 DSGVO aufgeführten Rechte (Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie die Rechte auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder eines Widerspruchsrechts gegen die Verarbeitung sowie des Rechts auf Datenübertragbarkeit). Im Zusammenhang mit der Löschung von personenbezogenen Daten verweisen wir auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und den Art. 17 Abs. 3 der DSGVO. Zur Ausübung der Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an datenschutz@clearvise.de.

Darüber hinaus haben die Aktionäre und Aktionärsvertreter auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Den Datenschutzbeauftragten der Gesellschaft erreichen Sie unter folgender Adresse:

Eschenheimer Anlage 1
60316 Frankfurt am Main
E-Mail: datenschutz@clearvise.de

 

Frankfurt, im Juni 2024

clearvise AG

Der Vorstand

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