Muehlhan AG – Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung ( am 16. Juli 2024 um 11:00 Uhr)

Muehlhan AG

Hamburg

ISIN: DE000A0KD0F7
Wertpapierkennnummer: A0KD0F

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung der Muehlhan AG

Hiermit laden wir unsere Aktionäre* zur ordentlichen Hauptversammlung ein, die

am 16. Juli 2024 um 11:00 Uhr Mitteleuropäische Sommerzeit (MESZ)

im Bürgerhaus Wilhelmsburg, Mengestraße 20, 21107 Hamburg,

stattfindet.

I.

Tagesordnung der ordentlichen Hauptversammlung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2023, der Lageberichte für die Muehlhan AG und den Muehlhan-Konzern sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023

Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen ist zu diesem Tagesordnungspunkt keine Beschlussfassung vorgesehen, weil der Aufsichtsrat den Jahresabschluss und den Konzernabschluss bereits gebilligt hat.

Der nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuchs aufgestellte Jahresabschluss der Muehlhan AG zum 31. Dezember 2023 weist einen Bilanzverlust aus. Daher enthält die Tagesordnung der diesjährigen Hauptversammlung keinen Gegenstand, der eine Beschlussfassung der Hauptversammlung über die Verwendung eines Bilanzgewinns vorsieht.

2.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2023

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, wie folgt zu beschließen:

„Den im Geschäftsjahr 2023 amtierenden Mitgliedern des Vorstands wird für das Geschäftsjahr 2023 Entlastung erteilt.“

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, wie folgt zu beschließen:

„Den im Geschäftsjahr 2023 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats wird für das Geschäftsjahr 2023 Entlastung erteilt.“

4.

Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2024

Der Aufsichtsrat schlägt vor, wie folgt zu beschließen:

„Die Grant Thornton AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg, wird zum Abschlussprüfer und zum Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2024 bestellt.“

5.

Beschlussfassungen über Satzungsänderungen

5.1

Beschlussfassung über die Änderung von § 1 Abs. 1 der Satzung – Änderung der Firma

Im Rahmen des Verkaufs der überwiegenden Zahl der Beteiligungen sowie weiterer Vermögensgegenstände im Jahr 2022 hat die Muehlhan AG auch Rechte am Namen und der Marke „Muehlhan“ mitveräußert. Dabei wurde vereinbart, dass die Muehlhan AG den Namen und die Marke „Muehlhan“ noch für eine Übergangszeit bis zum 31. Dezember 2024 nutzen darf. Seit Abschluss des Aktienrückkaufprogramms hält die GIVE Capital GmbH mehr als 80 % der Aktien an der Muehlhan AG. Die Firma soll daher geändert werden in „GIVE AG“.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, wie folgt zu beschließen

㤠1 Abs. 1 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

Die Aktiengesellschaft führt die Firma GIVE AG.““

5.2

Beschlussfassung über die Änderung von § 2 Abs. 1 und Abs. 3 der Satzung – Anpassung des Unternehmensgegenstands

Die Muehlhan AG hält nach dem Verkauf der überwiegenden Zahl der Beteiligungen sowie weiterer Vermögensgegenstände im Jahr 2022 aus dem Bereich des Oberflächenschutzes inzwischen nur noch Beteiligungen im Rahmen des Middle-East-Geschäfts und in Russland. Sowohl im Middle-East-Geschäft als auch in Russland ist die Muehlhan AG derzeit nicht mehr in operative Tätigkeiten involviert. Der Verkauf des Middle-East-Geschäfts wird aktuell vorbereitet. Die Beteiligung in Russland soll ebenfalls verkauft werden, sobald ein Verkauf wirtschaftlich sinnvoll und rechtlich umsetzbar ist. Der Unternehmensgegenstand ist daher an die Neuausrichtung des Geschäfts anzupassen.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:

㤠2 Abs. 1 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

Gegenstand des Unternehmens ist (i) der Erwerb, das Halten, die Verwaltung und die Veräußerung von Vermögens- und Finanzanlagen und Finanzbeteiligungen sowie von Beteiligungen an anderen Gesellschaften, [(ii) der Erwerb, die Verwaltung, Vermietung und Verpachtung von eigenen Immobilien und Grundstücken sowie deren An- und Verkauf für eigene Rechnung und für Rechnung verbundener Unternehmen,] (iii) der Erwerb und die Veräußerung, die langfristige Anlage sowie die gewinnbringende Verwaltung und Erhaltung von Vermögensgegenständen, insbesondere liquide Mittel, Darlehen oder Bonds, soweit hierfür eine besondere Erlaubnis nicht erforderlich ist, ferner (iv) die unternehmerische Beratung von Unternehmen aller Art, soweit hierfür eine besondere Erlaubnis nicht erforderlich ist.

§ 2 Abs. 3 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

„Die Gesellschaft kann im In- und Ausland alle Geschäfte und Maßnahmen vornehmen, die geeignet erscheinen, den Gegenstand des Unternehmens zu fördern. Sie kann sich darauf beschränken, den Unternehmensgegenstand gemäß Abs.1 auch nur teilweise auszufüllen.““

5.3

Beschlussfassung über die Änderung von § 4 der Satzung – Anpassung der Regelung für Bekanntmachungen an die aktuelle Rechtslage

§ 4 der Satzung sieht vor, dass Bekanntmachungen der Gesellschaft „nur im elektronischen Teil des Bundesanzeigers (elektronischer Bundesanzeiger) [erfolgen], soweit sie nicht nach zwingenden gesetzlichen Bestimmungen in dessen gedrucktem Teil oder in anderen Medien erfolgen müssen“. Diese Regelung entspricht nicht mehr der aktuell gültigen Fassung von § 25 Aktiengesetz (AktG). § 4 der Satzung soll an die aktuelle Rechtslage angepasst werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:

㤠4 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

Bekanntmachungen der Gesellschaft erfolgen im Bundesanzeiger, soweit nicht zwingende gesetzliche Vorschriften etwas Abweichendes bestimmen.““

5.4

Beschlussfassung über die Änderung von § 7 Abs. 2 Satz 2 der Satzung zur Anpassung an die aktuelle Rechtslage – Pflicht des Aufsichtsrats zur Anordnung von Zustimmungsvorbehalten

§ 7 Abs. 2 Satz 2 der Satzung nimmt noch Bezug auf eine frühere Fassung von § 111 Abs. 4 Satz 2 AktG, die lediglich ein Recht, aber keine Pflicht des Aufsichtsrats vorsah, Zustimmungsvorbehalte zugunsten des Aufsichtsrats anzuordnen. Nach der inzwischen geltenden Fassung des § 111 Abs. 4 Satz 2 AktG muss entweder die Satzung oder der Aufsichtsrat zwingend Zustimmungsvorbehalte zugunsten des Aufsichtsrats regeln. Die Satzung regelt keine Zustimmungsvorbehalte zugunsten des Aufsichtsrats. Danach muss zwingend der Aufsichtsrat Zustimmungsvorbehalte zugunsten des Aufsichtsrats regeln. Die Satzung soll insofern an die aktuelle Rechtslage angepasst und es soll klargestellt werden, dass der Aufsichtsrat verpflichtet ist, Zustimmungsvorbehalte anzuordnen.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:

㤠7 Abs. 2 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

Der Vorstand führt die Geschäfte nach Maßgabe des Gesetzes, der Satzung und einer vom Aufsichtsrat erlassenen Geschäftsordnung. Der Aufsichtsrat ordnet an, dass bestimmte Arten von Geschäften seiner Zustimmung bedürfen.““

5.5

Beschlussfassung über die Änderung von § 9 Abs. 4 der Satzung – Flexibilisierung der Wahl von Nachfolgern ausgeschiedener Aufsichtsratsmitglieder

Scheidet ein Mitglied des Aufsichtsrats vor Ablauf seiner Amtszeit aus dem Aufsichtsrat aus und ist kein Ersatzmitglied bestellt, bestimmt § 9 Abs. 4 der Satzung, dass der Nachfolger des ausgeschiedenen Aufsichtsratsmitglieds zwingend für den Rest der Amtszeit des ausgeschiedenen Mitglieds zu wählen ist. Diese Regelung soll flexibler gestaltet und der Hauptversammlung ermöglicht werden, bei der Wahl des Nachfolgers eines ausgeschiedenen Aufsichtsratsmitglieds auch eine abweichende Amtszeit zu bestimmen.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:

㤠9 Abs. 4 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

Scheidet ein Mitglied des Aufsichtsrats vor Ablauf seiner Amtszeit aus dem Aufsichtsrat aus und ist kein Ersatzmitglied bestellt, so erfolgt die Wahl des Nachfolgers des ausgeschiedenen Aufsichtsratsmitglieds für den Rest der Amtszeit des ausgeschiedenen Mitglieds, sofern die Hauptversammlung nicht im Rahmen von § 9 Abs. 2 eine andere Amtszeit beschließt.““

5.6

Beschlussfassung über die Änderung von § 9 Abs. 5 der Satzung – Flexibilisierung der Amtsniederlegung von Aufsichtsratsmitgliedern und Änderung der Empfangszuständigkeit

§ 9 Abs. 5 der Satzung bestimmt, dass jedes Mitglied des Aufsichtsrats sein Amt unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von einem Monat durch schriftliche Erklärung gegenüber dem Vorsitzenden des Aufsichtsrats oder dem Vorstand niederlegen kann.

Die Regelung zur Amtsniederlegung soll insofern flexibler gestaltet werden, als mit Zustimmung des Aufsichtsratsvorsitzenden von der Einhaltung dieser Monatsfrist abgesehen werden kann. Zudem soll klargestellt werden, dass Aufsichtsratsmitglieder ihr Amt aus wichtigem Grund in jedem Fall ohne Einhaltung der Monatsfrist niederlegen können.

Die Amtsniederlegung durch ein Aufsichtsratsmitglied und insbesondere die Frage, ob einer Verkürzung der Niederlegungsfrist oder einem Verzicht auf die Wahrung der Niederlegungsfrist zugestimmt werden soll, betrifft die Zusammensetzung und damit eine „innere Angelegenheit“ des Aufsichtsrats. Der Aufsichtsrat ist auch ausschließlich zuständig, der Hauptversammlung Vorschläge zur (Neu-)Besetzung des Aufsichtsrats zu machen. Vorstand und Aufsichtsrat halten es deshalb für sachgerecht, die Empfangszuständigkeit für Amtsniederlegungen von Aufsichtsratsmitgliedern und damit verbunden die Entscheidung über eine Verkürzung oder einen Verzicht auf die Wahrung der Niederlegungsfrist dem Aufsichtsratsvorsitzenden zuzuweisen.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:

㤠9 Abs. 5 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

Jedes Aufsichtsratsmitglied kann sein Amt ohne Angabe von Gründen unter Einhaltung einer Frist von einem Monat durch eine an den Vorsitzenden des Aufsichtsrats zu richtende schriftliche Erklärung zum Monatsende niederlegen. Der Vorsitzende des Aufsichtsrats kann von der Einhaltung dieser Frist absehen. Das Recht zur sofortigen Niederlegung des Amts aus wichtigem Grund bleibt unberührt.““

5.7

Beschlussfassung über die Änderung von § 14 Abs. 3 der Satzung – Anpassung des zeitlichen Bezugspunkts für den Nachweis des Anteilsbesitzes an die Änderung des Aktiengesetzes

§ 14 Abs. 3 der Satzung bestimmt, dass Aktionäre, die an der Hauptversammlung teilnehmen oder das Stimmrecht ausüben wollen, ihre Berechtigung hierzu nachweisen müssen. Nach § 14 Abs. 3 Satz 2 der Satzung reicht ein Nachweis des Anteilsbesitzes in Textform durch den Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG aus. Nach § 14 Abs. 3 Satz 3 der Satzung in seiner geltenden Fassung muss sich dieser Nachweis – im Einklang mit der bisherigen Regelung in § 123 Abs. 4 Satz 2 AktG – auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung beziehen.

Mit dem am 15. Dezember 2023 in Kraft getretenen Gesetz zur Finanzierung von zukunftssichernden Investitionen (Zukunftsfinanzierungsgesetz) hat der Gesetzgeber § 123 Abs. 4 Satz 2 AktG neu gefasst. Infolge der Neufassung hat sich der Nachweis nun „auf den Geschäftsschluss des 22. Tages vor der Versammlung zu beziehen“.

Der Hintergrund der gesetzlichen Änderung liegt darin, dass der Gesetzgeber die Definition des aktiengesetzlichen Nachweisstichtags an eine europarechtliche Regelung (Artikel 1 Nummer 7 in Verbindung mit Artikel 5 und Tabelle 4 des Anhangs jeweils der Durchführungsverordnung (EU) 2018/​1212) angleichen wollte, um Auslegungsschwierigkeiten im praktischen Umgang mit dieser Regelung zu vermeiden.

Die gesetzliche Regelung gilt für die Muehlhan AG nicht unmittelbar, da die Gesellschaft nicht „börsennotiert“ im Sinn des Aktiengesetzes ist. Die Satzungsregelung soll aber wie bisher die gesetzliche Regelung übernehmen, die für börsennotierte Gesellschaften gilt.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:

㤠14 Abs. 3 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung anmelden und ihren Aktienbesitz nachweisen. Als Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung oder zur Ausübung des Stimmrechts reicht ein Nachweis des Anteilsbesitzes in Textform durch den Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG aus. Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich auf das Ende des 22. Tages vor der Hauptversammlung zu beziehen. Die Anmeldung und der Nachweis müssen der Gesellschaft unter der in der Einberufung hierfür mitgeteilten Adresse mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung zugehen, wobei der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung nicht mitzurechnen sind. Der Vorstand kann in der Einberufung der Hauptversammlung eine kürzere, in Tagen zu bemessende Anmeldefrist vorsehen. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder für die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis erbracht hat.““

5.8

Beschlussfassung über die Änderung von § 15 Abs. 4 Satz 2 der Satzung – Teilnahme von Aufsichtsratsmitgliedern an der Hauptversammlung im Wege der Bild- und Tonübertragung

In § 15 Abs. 4 Satz 2 der Satzung soll konkretisiert werden, in welchen Fällen Aufsichtsratsmitglieder im Wege der Bild- und Tonübertragung an der Hauptversammlung teilnehmen können.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:

㤠15 Abs. 4 Satz 2 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

Die Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats sollen an der Hauptversammlung persönlich teilnehmen. Aufsichtsratsmitglieder, die wegen Krankheit, aus dienstlichen Gründen oder wegen der großen Entfernung des Wohnorts zum Versammlungsort an der persönlichen Teilnahme verhindert sind, können auch im Wege der Bild- und Tonübertragung teilnehmen.““

5.9

Beschlussfassung über die Änderung von § 16 Abs. 1 und Abs. 2 der Satzung – Anpassung der Vorgaben zur Aufstellung von Jahresabschluss und Konzernabschluss

Nach § 16 Abs. 1 der Satzung hat der Vorstand „in den ersten drei Monaten des Geschäftsjahres den Jahresabschluss und den Lagebericht für das vergangene Geschäftsjahr aufzustellen“. Die Muehlhan AG ist nach dem Verkauf der überwiegenden Zahl der Beteiligungen sowie weiterer Vermögensgegenstände im Jahr 2022 eine sogenannte „kleine Kapitalgesellschaft“ im Sinn von § 267 Abs. 1 Handelsgesetzbuch (HGB). Aufgrund der Einordnung als kleine Kapitalgesellschaft ändern sich handelsrechtliche Pflichten mit Blick auf die Rechnungslegung. Insbesondere besteht keine Pflicht des Vorstands mehr, einen Lagebericht aufzustellen (§ 264 Abs. 1 Satz 4, 1. Halbsatz HGB). Zudem genügt es, dass der Vorstand den Jahresabschluss auch erst nach den ersten drei Monaten des Geschäftsjahrs für das vergangene Geschäftsjahr aufstellt, „wenn dies einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entspricht“; in diesem Fall muss der Vorstand den Jahresabschluss „jedoch innerhalb der ersten sechs Monate des Geschäftsjahrs“ aufstellen (vgl. § 264 Abs. 1 Satz 4, 2. Halbsatz HGB). In § 16 Abs. 1 der Satzung soll klargestellt werden, dass der Vorstand nicht aufgrund der Satzung verpflichtet bleibt, in jedem Fall einen Lagebericht aufzustellen und den Jahresabschluss für das vergangene Geschäftsjahr in den ersten drei Monaten des Geschäftsjahrs aufzustellen.

Ferner entfällt die Pflicht, den Jahresabschluss durch einen Abschlussprüfer zu prüfen (§ 316 Abs. 1 Satz 1 HGB). In § 16 Abs. 1 der Satzung soll daher auch klargestellt werden, dass nicht die Satzung eine Pflicht anordnet, den Jahresabschluss in jedem Fall durch einen Abschlussprüfer zu prüfen.

Im Übrigen nimmt § 16 Abs. 2 der Satzung für einen etwaigen befreienden Konzernabschluss noch auf die Regelung des § 292a HGB Bezug, die inzwischen gestrichen wurde. Diese Streichung soll in § 16 Abs. 2 der Satzung nachvollzogen werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:

㤠16 Abs. 1 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

Der Vorstand hat in den ersten drei Monaten des Geschäftsjahrs, oder, wenn dies einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entspricht, innerhalb der ersten sechs Monate des Geschäftsjahrs den Jahresabschluss für das vergangene Geschäftsjahr aufzustellen und zusammen mit einem Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns unverzüglich dem Aufsichtsrat vorzulegen. Soweit die Gesellschaft gesetzlich zur Prüfung des Jahresabschlusses verpflichtet ist, erteilt der Aufsichtsrat dem durch die Hauptversammlung bestellten Abschlussprüfer unverzüglich den Prüfungsauftrag für den Jahresabschluss. Der Aufsichtsrat hat den Jahresabschluss und den Vorschlag für die Verwendung des Bilanzgewinns zu prüfen.

§ 16 Abs. 2 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

„Soweit die Gesellschaft gesetzlich zur Aufstellung eines Konzernabschlusses verpflichtet ist, hat der Vorstand in den ersten fünf Monaten des Konzerngeschäftsjahres für das vergangene Geschäftsjahr einen Konzernabschluss aufzustellen. Dieser Konzernabschluss oder ein gemäß § 291 HGB aufgestellter befreiender Konzernabschluss sind unverzüglich dem Aufsichtsrat vorzulegen.“

II.

Freiwillige Hinweise zur Teilnahme an der ordentlichen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts

Nach § 121 Abs. 3 AktG sind nicht börsennotierte Gesellschaften in der Einberufung lediglich zur Angabe von Firma und Sitz der Gesellschaft, Zeit und Ort der Hauptversammlung und der Tagesordnung verpflichtet. Nachfolgende Hinweise erfolgen freiwillig, um den Aktionären die Teilnahme an der ordentlichen Hauptversammlung zu erleichtern.

1.

Kein Catering

Wir bitten um Verständnis, dass mit Blick auf die veränderte Struktur der Gesellschaft während der Hauptversammlung kein Catering mehr angeboten wird.

2.

Voraussetzungen für die Teilnahme an der ordentlichen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der ordentlichen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nach § 14 Abs. 3 der Satzung diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich unter Vorlage eines Nachweises ihres Anteilsbesitzes bis spätestens 9. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ), unter der folgenden Anschrift oder E-Mail-Adresse in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache anmelden:

Muehlhan AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Als Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der ordentlichen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts reicht ein Nachweis des Anteilsbesitzes in Textform durch den Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG aus; der Nachweis hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der ordentlichen Hauptversammlung, das ist der 25. Juni 2024, 00:00 Uhr (MESZ), (Record Date) zu beziehen. Der Nachweis des Anteilsbesitzes kann auch durch eine sonstige von dem Letztintermediär in Textform (§ 126b BGB) erstellte und in deutscher oder englischer Sprache abgefasste Bescheinigung erbracht werden.

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der ordentlichen Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer einen Nachweis des Anteilsbesitzes zum Nachweisstichtag erbracht hat. Veränderungen im Aktienbestand nach dem Nachweisstichtag haben hierfür keine Bedeutung. Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und den Nachweis erbracht haben, sind auch dann zur Teilnahme an der ordentlichen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts berechtigt, wenn sie die Aktien nach dem Nachweisstichtag veräußern. Personen, die am Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär der Gesellschaft werden, sind für die von ihnen gehaltenen Aktien an der ordentlichen Hauptversammlung nur teilnahme- und stimmberechtigt, wenn der Gesellschaft form- und fristgerecht eine Anmeldung nebst Anteilsbesitznachweis des bisherigen Aktionärs zugeht und er den neuen Aktionär bevollmächtigt oder zur Rechtsausübung ermächtigt. Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkungen auf die Veräußerbarkeit der Aktien.

3.

Verfahren für die Stimmabgabe

Bevollmächtigung

Aktionäre können ihr Stimmrecht durch Bevollmächtigte, z.B. durch Intermediäre oder Vereinigungen von Aktionären oder andere Personen ihrer Wahl, ausüben lassen. Auch in diesem Fall ist für eine rechtzeitige Anmeldung durch den Aktionär oder Bevollmächtigten entsprechend den vorstehend unter „2. Voraussetzungen für die Teilnahme an der ordentlichen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts“ genannten Voraussetzungen Sorge zu tragen. Vollmachtgeber sind verpflichtet, ihren Bevollmächtigten auf die Weitergabe und Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten gemäß EU-Datenschutz-Grundverordnung und Bundesdatenschutzgesetz hinzuweisen.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Die Vollmacht kann gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erklärt werden. Der Nachweis der Bevollmächtigung kann per Post oder E-Mail bis zum 15. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ), an folgende Anschrift oder E-Mail-Adresse übermittelt werden:

Muehlhan AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Stimmrechtsvertretung durch weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Aktionäre oder deren Bevollmächtigte können ihr Stimmrecht durch Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter ausüben. Auch in diesem Fall sind die ordnungsgemäße Anmeldung und der ordnungsgemäße Nachweis des Anteilsbesitzes, wie vorstehend unter „2. Voraussetzungen für die Teilnahme an der ordentlichen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts“ beschrieben, erforderlich.

Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können per Post oder E-Mail bis zum 15. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ), an folgende Anschrift oder E-Mail-Adresse übermittelt werden:

Muehlhan AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Ein entsprechendes Formular wird nach ordnungsgemäßer Anmeldung und Anteilsbesitznachweis zugesandt. Ebenfalls besteht die Möglichkeit der formlosen Übermittlung von Vollmachten und Weisungen per Post oder E-Mail.

Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, entsprechend den ihnen erteilten Weisungen abzustimmen; sie sind auch bei erteilter Vollmacht nur zur Stimmrechtsausübung befugt, soweit eine ausdrückliche Weisung zu einzelnen Tagesordnungspunkten oder vor der ordentlichen Hauptversammlung gemäß §§ 126, 127 AktG zugänglich gemachten Gegenanträgen oder Wahlvorschlägen von Aktionären vorliegt. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nehmen weder im Vorfeld noch während der ordentlichen Hauptversammlung Vollmachten zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse, zur Ausübung des Fragerechts, Weisungen zu Verfahrensanträgen, Wortmeldungen oder zur Stellung von Anträgen entgegen.

Weitere Informationen zur Abstimmung

Die vorgesehenen Abstimmungen zu den Tagesordnungspunkten 2 bis 5.9 haben verbindlichen Charakter. Die Aktionäre können mit „Ja“ (Befürwortung) oder „Nein“ (Ablehnung) abstimmen oder sich der Stimme enthalten (Stimmenthaltung).

4.

Ergänzungsanträge zur Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Aktien an der Muehlhan AG zusammen den anteiligen Betrag am Grundkapital von EUR 500.000,00 erreichen (das entspricht 500.000 Aktien), können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft unter der nachstehenden Adresse bis spätestens 21. Juni 2024, 24:00 Uhr (MESZ), zugegangen sein:

Muehlhan AG – Vorstand
Schlinckstraße 3
21107 Hamburg

Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten werden. Auf § 70 Aktiengesetz zur Berechnung der Aktienbesitzzeit wird hingewiesen.

Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit nicht bereits mit der Einberufung – unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekanntgemacht. Ergänzungen der Tagesordnung werden außerdem unter der Internetadresse

https:/​/​www.muehlhan.com/​investor-relations/​hauptversammlung/​

zugänglich gemacht.

5.

Gegenanträge bzw. Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1 und 127 AktG

Jeder Aktionär ist berechtigt, Gegenanträge zu Punkten der Tagesordnung gemäß § 126 AktG oder Wahlvorschläge gemäß § 127 AktG zu übersenden. Anträge oder Wahlvorschläge von Aktionären sind gemäß §§ 126, 127 AktG nur zugänglich zu machen, wenn ein Aktionär mindestens 14 Tage vor der Versammlung, also bis zum 1. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ), der Gesellschaft einen zulässigen Gegenantrag bzw. Wahlvorschlag an folgende Adresse übersandt hat:

Muehlhan AG
Schlinckstraße 3
21107 Hamburg
E-Mail: hauptversammlung@muehlhan.com

Aktionäre haben ihre Aktionärseigenschaft im Zeitpunkt der Übersendung des Gegenantrags bzw. Wahlvorschlags nachzuweisen. Zugänglich zu machende Anträge bzw. Wahlvorschläge werden gemäß §“ 126 Abs. 1, 127 AktG unverzüglich unter

https:/​/​www.muehlhan-ag.com/​investor_​relations/​hauptversammlung/​

zugänglich gemacht.

6.

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt zum Zeitpunkt der Einberufung EUR 13.902.098 und ist eingeteilt in 13.902.098 nennwertlose Stückaktien. Jede Stückaktie gewährt eine Stimme. Die Gesellschaft hält 101.695 Stück eigene Aktien.

7.

Hinweise zum Datenschutz für Aktionäre und Aktionärsvertreter

Die Muehlhan AG verarbeitet als „Verantwortlicher“ im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) zur Vorbereitung und Durchführung ihrer Hauptversammlung personenbezogene Daten der Aktionäre und etwaiger Aktionärsvertreter (insbesondere Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien, Nummer der Anmeldebestätigung und die Erteilung etwaiger Stimmrechtsvollmachten) auf Grundlage der in Deutschland geltenden Datenschutzbestimmungen, um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der ordentlichen Hauptversammlung zu ermöglichen und einen rechtmäßigen und satzungsgemäßen Ablauf der Verhandlungen und Beschlüsse der ordentlichen Hauptversammlung sicherzustellen. Soweit die Muehlhan AG diese Daten nicht von den Aktionären und/​oder etwaigen Aktionärsvertretern erhält, übermittelt die ihr Depot führende Bank diese personenbezogenen Daten an die Muehlhan AG.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre und etwaiger Aktionärsvertreter ist für deren Teilnahme an der ordentlichen Hauptversammlung zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe c DS-GVO i.V.m. §§ 123, 129, 135 AktG.

Zum Zwecke der Ausrichtung der ordentlichen Hauptversammlung beauftragt die Muehlhan AG verschiedene Dienstleister und Berater. Diese Dienstleister und Berater erhalten nur solche personenbezogenen Daten, die zur Ausführung des jeweiligen Auftrags erforderlich sind. Die Dienstleister und Berater verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der Muehlhan AG. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und etwaigen Aktionärsvertretern zur Verfügung gestellt (z.B. Einsichtnahme in das Teilnehmerverzeichnis, vgl. § 129 Abs. 4 AktG).

Die personenbezogenen Daten werden gespeichert, solange dies gesetzlich geboten ist oder die Gesellschaft ein berechtigtes Interesse an der Speicherung hat, etwa im Fall gerichtlicher oder außergerichtlicher Streitigkeiten aus Anlass der ordentlichen Hauptversammlung. Anschließend werden die personenbezogenen Daten gelöscht.

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen, deren Vorliegen im Einzelfall zu prüfen sind, haben Aktionäre und etwaige Aktionärsvertreter das Recht, Auskunft über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten, Berichtigung oder Löschung ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung zu beantragen sowie ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Datenübertragbarkeit) zu erhalten. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen, deren Vorliegen im Einzelfall zu prüfen ist, haben Aktionäre und etwaige Aktionärsvertreter auch das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einzulegen.

Diese Rechte können Aktionäre und etwaige Aktionärsvertreter unter den folgenden Kontaktdaten der Muehlhan AG geltend machen:

Muehlhan AG
Schlinckstraße 3
21107 Hamburg
E-Mail: hauptversammlung@muehlhan.com

Zudem steht Aktionären und etwaigen Aktionärsvertretern ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 DS-GVO zu.

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte der Muehlhan AG ist wie folgt erreichbar:

Herr Georg Baumann
Georg Baumann Informationssysteme GmbH
Eichholzer Straße 80
50389 Wesseling
E-Mail: baumann@frag-den-dsb.de

Hamburg, im Mai 2024

Muehlhan AG

Der Vorstand

* Ausschließlich zum Zwecke der besseren Lesbarkeit wird in dieser Einladung auf eine geschlechterspezifische Schreibweise verzichtet. Alle personenbezogenen Bezeichnungen und Begriffe sind im Sinne der Gleichbehandlung als geschlechtsneutral zu verstehen.

 

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