mwb fairtrade Wertpapierhandelsbank AG – Ordentliche Hauptversammlung ( am 18. Juli 2024 um 10:30 Uhr)

mwb fairtrade Wertpapierhandelsbank AG

Gräfelfing

Wertpapier-Kenn-Nummer A3EYLC
ISIN DE000A3EYLC7

Eindeutige Kennung des Ereignisses: MWB072024oHV

Die Aktionäre unserer Gesellschaft werden hiermit zu der

am 18. Juli 2024 um 10:30 Uhr (MESZ)

im Haus der Bayerischen Wirtschaft,
Max-Joseph-Straße 5, 80333 München,

stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung eingeladen.

Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2023 sowie des Lageberichts für das Geschäftsjahr 2023 sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023

Eine Beschlussfassung zu diesem Tagesordnungspunkt 1 ist nicht erforderlich, da der Aufsichtsrat den Jahresabschluss bereits gebilligt hat. Der Jahresabschluss ist damit festgestellt. § 175 Abs. 1 Satz 1 Aktiengesetz (AktG) sieht vor, dass der Vorstand die Hauptversammlung lediglich zur Entgegennahme vorstehender Unterlagen, nicht aber zur Beschlussfassung über diese Unterlagen einzuberufen hat.

Sämtliche vorstehenden Unterlagen sind über die Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.mwbfairtrade.com/​de/​investor-relations/​#Hauptversammlung

zugänglich und werden der Hauptversammlung ebenfalls zugänglich gemacht.

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2023

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn des Geschäftsjahres 2023 in Höhe von EUR 9.411.065,50 auf neue Rechnung vorzutragen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2023

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2023 Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023 Entlastung zu erteilen.

5.

Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers sowie Zwischenabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2024

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die

Dohm Schmidt Janka Revision und Treuhand AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Berlin,

zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2024 sowie zum Prüfer für die etwaige prüferische Durchsicht des im Halbjahresfinanzbericht zum 30. Juni 2024 enthaltenen verkürzten Abschlusses und des Zwischenlageberichts zu wählen.

6.

Beschlussfassung über eine Änderung von § 4 Abs. 1 und Abs. 2 der Satzung

Aufgrund von Gesetzesänderungen muss § 4 Abs. 1 und Abs. 2 der Satzung angepasst werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, zu beschließen wie folgt:

§ 4 Abs. 1 und Abs. 2 der Satzung der Gesellschaft wird wie folgt neu gefasst:

„(1)

Gegenstand des Unternehmens ist die Erbringung von Bankgeschäften und Finanzdienstleistungen, insbesondere

die Anschaffung oder Veräußerung von Finanzinstrumenten im eigenen Namen für fremde Rechnung (Finanzkommissionsgeschäft gemäß § 2 Abs. 2 Nr. 1 WpIG)

die Übernahme von Finanzinstrumenten für eigenes Risiko zur Platzierung oder die Übernahme gleichwertiger Garantien (Emissionsgeschäft gemäß § 2 Abs. 2 Nr. 2 WpIG)

die Vermittlung von Geschäften über die Anschaffung und die Veräußerung von Finanzinstrumenten (Anlagevermittlung § 2 Abs. 2 Nr. 3 WpIG)

die Abgabe von persönlichen Empfehlungen im Sinne des Artikels 9 der Delegierten Verordnung (EU) 2017/​565 der Kommission vom 25. April 2016 zur Ergänzung der Richtlinie 2014/​65/​EU des Europäischen Parlaments und des Rates in Bezug auf die organisatorischen Anforderungen an Wertpapierfirmen und die Bedingungen für die Ausübung ihrer Tätigkeit sowie in Bezug auf die Definition bestimmter Begriffe für die Zwecke der genannten Richtlinie (ABl. L 87 vom 31.3.2017, S. 1; L 246 vom 26.9.2017, S. 12; L 82 vom 26.3.2018, S. 18), die zuletzt durch die Delegierte Verordnung (EU) 2019/​1011 (ABl. L 165 vom 21.6.2019, S. 1) geändert worden ist, an Kunden oder deren Vertreter, die sich auf Geschäfte mit bestimmten Finanzinstrumenten beziehen, sofern die Empfehlung auf eine Prüfung der persönlichen Umstände des Anlegers gestützt oder als für ihn geeignet dargestellt wird und nicht ausschließlich über Informationsverbreitungskanäle oder für die Öffentlichkeit bekannt gegeben wird (Anlageberatung gemäß § 2 Abs. 2 Nr. 4 WpIG)

die Anschaffung oder Veräußerung von Finanzinstrumenten in fremdem Namen für fremde Rechnung (Abschlussvermittlung gemäß § 2 Abs. 2 Nr. 5 WpIG)

die Platzierung von Finanzinstrumenten ohne feste Übernahmeverpflichtung (Platzierungsgeschäft gemäß § 2 Abs. 2 Nr. 8 WpIG)

der Eigenhandel durch das

a)

kontinuierliche Anbieten des An- und Verkaufs von Finanzinstrumenten an den Finanzmärkten zu selbst gestellten Preisen für eigene Rechnung unter Einsatz des eigenen Kapitals (Market-Making),

b)

häufige organisierte und systematische Betreiben von Handel für eigene Rechnung in erheblichem Umfang außerhalb eines organisierten Marktes oder eines multilateralen oder organisierten Handelssystems, wenn Kundenaufträge außerhalb eines geregelten Marktes oder eines multilateralen oder organisierten Handelssystems ausgeführt werden, ohne dass ein multilaterales Handelssystem betrieben wird (systematische Internalisierung),

c)

Anschaffen oder Veräußern von Finanzinstrumenten für eigene Rechnung als Dienstleistung für andere oder

d)

Kaufen oder Verkaufen von Finanzinstrumenten für eigene Rechnung als unmittelbarer oder mittelbarer Teilnehmer eines inländischen organisierten Marktes oder eines multilateralen oder organisierten Handelssystems mittels einer hochfrequenten algorithmischen Handelstechnik, die gekennzeichnet ist durch

aa)

eine Infrastruktur zur Minimierung von Netzwerklatenzen und anderen Verzögerungen bei der Orderübertragung (Latenzen), die mindestens eine der folgenden Vorrichtungen für die Eingabe algorithmischer Aufträge aufweist:

aaa)

Kollokation,

bbb)

Proximity Hosting oder

ccc)

direkter elektronischer Hochgeschwindigkeitszugang,

bb)

die Fähigkeit des Systems, einen Auftrag ohne menschliche Intervention im Sinne des Artikels 18 der Delegierten Verordnung (EU) 2017/​565 einzuleiten, zu erzeugen, weiterzuleiten oder auszuführen und

cc)

ein hohes untertägiges Mitteilungsaufkommen im Sinne des Artikels 19 der Delegierten Verordnung (EU) 2017/​565 in Form von Aufträgen, Kursangaben oder Stornierungen, auch ohne dass eine Dienstleistung für andere vorliegt (Hochfrequenzhandel)

(Eigenhandel gemäß § 2 Abs. 2 Nr. 10 WpIG)

die Anschaffung und Veräußerung von Finanzinstrumenten für eigene Rechnung ohne dass es sich hierbei um Eigenhandel handelt (Eigengeschäft gemäß § 15 Abs. 3 WpIG).

(2)

Die Gesellschaft kann ihre Geschäftstätigkeit auch auf finanzinstrumentähnliche Börsengüter und andere Geschäftsfelder erweitern, die von Wertpapierdienstleistungsunternehmen wahrgenommen werden, soweit keine Erlaubnis nach dem Gesetz zur Beaufsichtigung von Wertpapierinstituten (WpIG) erforderlich ist.“

Teilnahmebedingungen

Nicht-börsennotierte Gesellschaften im Sinne des § 121 Abs. 3 AktG i.V.m. § 3 Abs. 2 AktG sind in der Einberufung lediglich zur Angabe von Firma und Sitz der Gesellschaft, Zeit und Ort der Hauptversammlung und der Tagesordnung sowie der untenstehenden Adressen verpflichtet.

Nachfolgende Hinweise erfolgen freiwillig, um unseren Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung zu erleichtern.

Gemäß § 10 der Satzung der Gesellschaft sind zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind und sich rechtzeitig vor der Hauptversammlung bei der Gesellschaft in deutscher oder englischer Sprache angemeldet haben. Diese Anmeldung zur Hauptversammlung muss der Gesellschaft unter der folgenden Anschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse

mwb fairtrade Wertpapierhandelsbank AG
c/​o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Telefax: +49 (89) 889 690 633
E-Mail: anmeldung@linkmarketservices.eu

bis spätestens 11. Juli 2024 (MESZ 24:00 Uhr) zugegangen sein.

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt als Aktionär nur, wer als solcher im Aktienregister eingetragen ist. Für das Recht zur Teilnahme an der Hauptversammlung und die Anzahl der einem Aktionär in der Hauptversammlung zustehenden Stimmrechte ist demgemäß der Eintragungsstand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung maßgeblich. Aus abwicklungstechnischen Gründen werden jedoch am Tag der Hauptversammlung und in den letzten sechs Tagen vor dem Tag der Hauptversammlung, d.h. vom 12. Juli 2024, 00:00 Uhr (MESZ), bis einschließlich 18. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ), Löschungen und Eintragungen im Aktienregister nicht vorgenommen (sog. Umschreibestopp). Deshalb entspricht der Eintragungsstand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung dem Stand am Ende des Anmeldeschlusstages, dem 11. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ). Durch den Umschreibestopp ist der Handel der Aktien nicht eingeschränkt.

Intermediäre, Aktionärsvereinigungen und Stimmrechtsberater sowie diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen dürfen das Stimmrecht für Aktien, die ihnen nicht gehören, als deren Inhaber sie aber im Aktienregister eingetragen sind, nur aufgrund einer Ermächtigung ausüben. Näheres hierzu regelt § 135 AktG.

Nach ordnungsgemäßem Eingang der Anmeldung werden Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt bzw. am Versammlungsort hinterlegt.

Der Aktionär kann sein Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. durch ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person seiner Wahl, ausüben lassen. Auch im Fall einer Bevollmächtigung ist ein fristgerechter Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so ist die Gesellschaft gemäß § 134 Abs. 3 Satz 2 AktG berechtigt, eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB).

Die Aktionäre, die ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine der in § 135 AktG gleichgestellte Institution oder Person mit der Stimmrechtsausübung bevollmächtigen wollen, weisen wir darauf hin, dass in diesen Fällen die zu bevollmächtigende Institution oder Person möglicherweise eine besondere Form der Vollmacht verlangt, weil diese gemäß § 135 AktG die Vollmacht nachprüfbar festhalten muss. Wir bitten daher die Aktionäre, sich in diesem Fall mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht abzustimmen.

Ein Formular, das für die Erteilung einer Vollmacht verwendet werden kann, befindet sich auf der Rückseite der Eintrittskarte, welche den Aktionären nach dem oben beschriebenen form- und fristgerechten Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts zugeschickt wird.

Wir bieten unseren Aktionären zudem an, von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter bereits vor der Hauptversammlung mit der Ausübung ihres Stimmrechts zu bevollmächtigen. Die Aktionäre, die dem von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter eine Vollmacht erteilen wollen, benötigen hierzu eine Eintrittskarte zur Hauptversammlung. Soweit die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, müssen diesen Weisungen zu jedem Punkt der Tagesordnung erteilt werden. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Den Stimmrechtsvertretern steht bei der Ausübung des Stimmrechts kein eigener Ermessensspielraum zu. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nehmen keine Vollmachten zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse, zur Ausübung des Rede- und Fragerechts oder zur Stellung von Anträgen entgegen. Die Bevollmächtigungen des Stimmrechtsvertreters einschließlich der Weisungen sollen spätestens bis zum Ablauf des 17. Juli 2024 unter der Adresse

mwb fairtrade Wertpapierhandelsbank AG
Investor Relations
Rottenbucher Str. 28
82166 Gräfelfing,
Telefax: +49 – (0)89 – 85852-505
E-mail: investor-relations@mwbfairtrade.com

eingegangen sein.

Ein Formular, das zur Vollmachts- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft verwendet werden kann, erhalten die Aktionäre zusammen mit der Eintrittskarte, welche den Aktionären nach dem oben beschriebenen form- und fristgerechten Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts zugeschickt wird.

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären im Sinne von §§ 126, 127 AktG sind bis spätestens 14 Tage vor der Versammlung, d.h. spätestens bis zum 3. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ), an die folgende Adresse zu richten:

mwb fairtrade Wertpapierhandelsbank AG
Investor Relations
Rottenbucher Str. 28
82166 Gräfelfing
Telefax: +49 – (0)89 – 85852-505
E-mail: investor-relations@mwbfairtrade.com

Anderweitig adressierte Gegenanträge und Wahlvorschläge werden nicht zugänglich gemacht.

Vorbehaltlich § 126 Abs. 2 und 3 AktG werden wir zugänglich zu machende Gegenanträge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs sowie etwaige Stellungnahmen der Verwaltung hierzu im Internet unter

http:/​/​www.mwbfairtrade.com

veröffentlichen.

Hinweise zum Datenschutz für Aktionäre und Aktionärsvertreter

Die mwb fairtrade Wertpapierhandelsbank AG verarbeitet als verantwortliche Stelle im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung („DS-GVO“) zur Vorbereitung und Durchführung ihrer Hauptversammlung personenbezogene Daten (Name und Vorname, Anschrift des Aktionärs sowie vom jeweiligen Aktionär ggf. benannten Aktionärsvertreters, ggf. Versandadresse, ggf. E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien, Nummer der Eintrittskarte, die Erteilung etwaiger Stimmrechtsvollmachten) auf Grundlage der in Deutschland geltenden Datenschutzbestimmungen, um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen und einen rechtmäßigen und satzungsgemäßen Ablauf der Verhandlungen und Beschlüsse der Hauptversammlung sicherzustellen. Die mwb fairtrade Wertpapierhandelsbank AG wird vertreten durch die Mitglieder ihres Vorstands. Sie erreichen die mwb fairtrade Wertpapierhandelsbank AG unter folgenden Kontaktmöglichkeiten:

mwb fairtrade Wertpapierhandelsbank AG
Investor Relations
Rottenbucher Str. 28
82166 Gräfelfing
Telefax: +49 89 85852505
oder an folgende
E-Mail-Adresse: investor-relations@mwbfairtrade.com

Soweit diese personenbezogenen Daten nicht von den Aktionären und/​oder etwaigen Aktionärsvertretern im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben wurden, übermittelt die ihr Depot führende Bank deren personenbezogenen Daten an die mwb fairtrade Wertpapierhandelsbank AG. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre und etwaiger Aktionärsvertreter erfolgt ausschließlich für die Abwicklung ihrer Teilnahme an der Hauptversammlung und auch insoweit nur in dem zur Erreichung dieses Zwecks zwingend erforderlichen Maße.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre und etwaiger Aktionärsvertreter ist für deren Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. (c) DS-GVO. Die personenbezogenen Daten werden gespeichert, solange dies gesetzlich geboten ist oder die Gesellschaft ein berechtigtes Interesse an der Speicherung hat, etwa im Falle gerichtlicher oder außergerichtlicher Streitigkeiten aus Anlass der Hauptversammlung. Anschließend werden die personenbezogenen Daten gelöscht.

Die Dienstleister der mwb fairtrade Wertpapierhandelsbank AG, welche zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von der mwb fairtrade Wertpapierhandelsbank AG nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der mwb fairtrade Wertpapierhandelsbank AG. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und etwaigen Aktionärsvertretern zur Verfügung gestellt (z.B. Einsichtnahme in das Teilnehmerverzeichnis, vgl. § 129 Abs. 4 AktG).

Hinsichtlich der Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte im Rahmen einer Bekanntmachung von Aktionärsverlangen auf Ergänzung der Tagesordnung sowie von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären wird auf die vorgenannten Erläuterungen verwiesen.

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen, deren Vorliegen im Einzelfall zu prüfen sind, haben Aktionäre und etwaige Aktionärsvertreter das Recht, Auskunft über ihre personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DS-GVO, Berichtigung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 16 DS-GVO, Löschung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 17 DS-GVO, Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 18 DS-GVO und Übertragung bestimmter personenbezogener Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format auf sich oder einen von ihnen benannten Dritten (Recht auf Datenübertragbarkeit) gemäß Art. 20 DS-GVO zu verlangen. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen, deren Vorliegen im Einzelfall zu prüfen ist, haben Aktionäre und etwaige Aktionärsvertreter auch das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen.

Diese Rechte können die Aktionäre und Aktionärsvertreter gegenüber der mwb fairtrade Wertpapierhandelsbank AG unentgeltlich über eine der folgenden Kontaktmöglichkeiten geltend machen:

Desirée Petzold
DZ Compliance GmbH
Wilhelm-Haas-Platz
63263 Neu-Isenburg/​Zeppelinheim-Ost
Deutschland
E-Mail: datenschutz@mwbfairtrade.com

Zudem steht den Aktionären und Aktionärsvertretern gemäß Art. 77 DS-GVO ein Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde entweder des Bundeslandes, in dem sie ihren Wohnsitz oder ständigen Aufenthaltsort haben, oder des Bundeslandes Bayern, in dem die mwb fairtrade Wertpapierhandelsbank AG ihren Sitz hat, zu.

Sie erreichen unsere betriebliche Datenschutzbeauftragte unter:

mwb fairtrade Wertpapierhandelsbank AG
Desirée Petzold
DZCompliance GmbH
Wilhelm-Haas-Platz
63263 Neu-Isenburg/​Zeppelinheim-Ost
Deutschland
E-Mail: datenschutz@mwbfairtrade.com

 

Gräfelfing, im Juni 2024

Der Vorstand

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