EQS Group AG – Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung ( am 30. Juli 2024, um 10:00 Uhr)

EQS Group AG

München

ISIN: DE0005494165
WKN: 549416

Eindeutige Kennung des Ereignisses: 25397f5d241cef11b53500505696f23c

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Wir laden hiermit unsere Aktionärinnen und Aktionäre zu der am

Dienstag, den 30. Juli 2024, um 10:00 Uhr (MESZ)

als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz
der Aktionärinnen und Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten

stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung

ein.

Die ordentliche Hauptversammlung 2024 findet als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionärinnen und Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) statt. Ordnungsgemäß angemeldete Aktionärinnen und Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten können sich im Wege elektronischer Kommunikation über den passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft (InvestorPortal) unter der Internetadresse

https:/​/​www.eqs.com/​de/​ueber-eqs/​corporate-governance/​

zur Hauptversammlung elektronisch zuschalten und auf diese Weise an der Versammlung teilnehmen sowie ihr Stimmrecht und weitere versammlungsgebundene Aktionärsrechte ausüben. Wie Aktionärinnen und Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten Zugang zum InvestorPortal erhalten, um sich elektronisch zur Versammlung zuzuschalten, ist unter Abschnitt II beschrieben. Die Stimmrechtsausübung der Aktionärinnen und Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation über die elektronische Briefwahl oder Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter.

Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist Karlstraße 47, 80333 München. Für Aktionärinnen und Aktionäre und deren Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) besteht kein Recht und keine Möglichkeit zur Anwesenheit am Ort der Versammlung.

I.
Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2023, des gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2023 sowie des zusammengefassten Lageberichts für das Geschäftsjahr 2023 sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023

Eine Beschlussfassung zu diesem Tagesordnungspunkt ist im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen nicht vorgesehen und nicht möglich, da der Aufsichtsrat den Jahres- und den Konzernabschluss bereits gebilligt hat und der Jahresabschluss damit festgestellt ist. Für die übrigen Unterlagen, die unter diesem Tagesordnungspunkt genannt werden, sieht das Gesetz lediglich die Information der Aktionärinnen und Aktionäre durch die Möglichkeit zur Einsichtnahme, aber keine Beschlussfassung durch die Hauptversammlung vor. Die Unterlagen können auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.eqs.com/​de/​ueber-eqs/​corporate-governance/​

eingesehen werden.

2.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2023

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2023 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für ihre Tätigkeit im Geschäftsjahr 2023 Entlastung zu erteilen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2023 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für ihre Tätigkeit im Geschäftsjahr 2023 Entlastung zu erteilen.

4.

Wahl des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2024

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Baker Tilly GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Düsseldorf, Zweigniederlassung München, zum Abschluss- und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2024 zu wählen.

5.

Wahlen zum Aufsichtsrat

Der Aufsichtsrat der Gesellschaft setzt sich nach §§ 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG i.V.m. § 9 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft aus fünf von der Hauptversammlung gewählten Mitgliedern zusammen. Die Hauptversammlung ist an Wahlvorschläge nicht gebunden.

Mit Beendigung der ordentlichen Hauptversammlung am 30. Juli 2024, zu der hiermit eingeladen wird, endet jeweils die Amtszeit der bisherigen Mitglieder des Aufsichtsrats Herr Robert Wirth und Herr Stephan Ritter. Die bisherigen Mitglieder des Aufsichtsrats Herr Laurenz Nienaber, Prof. Dr. Kerstin Lopatta und Frau Catharina van Delden haben jeweils ihr Amt als Mitglied des Aufsichtsrats mit Wirkung zur Beendigung der ordentlichen Hauptversammlung am 30. Juli 2024, zu der hiermit eingeladen wird, niedergelegt. Es sind daher fünf Aufsichtsratsmitglieder neu zu wählen.

Dies vorausgeschickt schlägt der Aufsichtsrat vor, folgende Personen jeweils mit Wirkung ab Beendigung der Hauptversammlung am 30. Juli 2024 zu Aufsichtsratsmitgliedern zu wählen:

1.

Irina Hemmers, Partnerin bei Thoma Bravo, wohnhaft in London, Vereinigtes Königreich,

2.

William Downing, Vice President bei Thoma Bravo, wohnhaft in London, Vereinigtes Königreich,

3.

David Tse, Vice President bei Thoma Bravo, wohnhaft in London, Vereinigtes Königreich,

4.

Eugene Austin, Operating Partner bei Thoma Bravo, wohnhaft in Austin, Texas, USA,

5.

Anthony Palladino, Operating Partner bei Thoma Bravo, wohnhaft in Canton, Michigan, USA.

Die Bestellung erfolgt jeweils bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das vierte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt, wobei das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit beginnt, nicht mitgerechnet wird (also voraussichtlich bis zur Beendigung der ordentlichen Hauptversammlung 2029).

Die Wahlen sollen als Einzelwahl erfolgen.

Die vorgeschlagenen Personen haben die nachfolgend aufgeführten Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten und in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen inne:

1.

Irina Hemmers:

Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten: Keine

Mitgliedschaften in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen: Mitglied im Board of Managers der Pineapple Lux Holdco S.à r.l., Mitglied im Supervisory Board der Hypergene AB und Mitglied im Board of Directors der Edge UK Topco Ltd.

2.

William Downing:

Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten: Keine

Mitgliedschaften in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen: Mitglied im Board of Managers der Pineapple Lux Holdco S.à r.l., und Mitglied im Board of Directors der Edge UK Topco Ltd.

3.

David Tse:

Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten: Keine

Mitgliedschaften in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen: Mitglied im Board of Managers der Pineapple Lux Holdco S.à r.l., Mitglied im Supervisory Board der Hypergene AB und Mitglied im Board of Directors der Edge UK Topco Ltd.

4.

Eugene Austin:

Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten: Keine

Mitgliedschaften in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen: Vorsitzender des Board of Directors der Auctane, Vorsitzender des Board of Managers der Pineapple Lux Holdco S.à r.l., Vorsitzender des Supervisory Board der Hypergene AB, Vorsitzender des Board of Directors der Edge UK Topco Ltd. und Vorsitzender des Board of Directors der Q&A ULTIMATE PARENT GP, LLC, sowie Mitglied des Board of Directors der RealPage, Inc.

5.

Anthony Palladino:

Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten: Keine

Mitgliedschaften in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen: Mitglied des Board of Directors der Project Falcon Parent, Inc., Mitglied des Board of Managers der Pineapple Lux Holdco S.à r.l., Mitglied des Supervisory Board der Hypergene AB, Mitglied des Board of Directors der Edge UK Topco Ltd., Mitglied des Board of Directors der Magnet Forensics, LLC (vormals: Grayshift, LLC), Mitglied des Supervisory Board der Spring TopCo LP und Mitglied des Board of Directors der NextGen Healthcare, Inc.

6.

Beschlussfassung über die Übertragung der Aktien der übrigen Aktionäre der EQS Group AG auf die Pineapple German Bidco GmbH mit Sitz in München gegen Gewährung einer angemessenen Barabfindung gemäß §§ 327a ff. AktG

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, auf Verlangen der Hauptaktionärin Pineapple German Bidco GmbH mit dem Sitz in München, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts München unter HRB 288328, mit der Geschäftsanschrift c/​o Apex Corporate Products (Germany), Eschersheimer Landstraße 50-54, 60322 Frankfurt a.M., folgenden Beschluss zu fassen:

„Die auf den Namen lautenden Stückaktien der übrigen Aktionäre der EQS Group AG (Minderheitsaktionäre) werden gemäß dem Verfahren zum Ausschluss von Minderheitsaktionären (§§ 327a ff. AktG) gegen Gewährung einer von der Pineapple German Bidco GmbH mit Sitz in München, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts München unter HRB 288328 (Hauptaktionär), zu zahlenden Barabfindung in Höhe von EUR 40,00 für je eine auf den Namen lautende Stückaktie auf den Hauptaktionär übertragen.“

Mit Schreiben vom 1. März 2024 hat die Pineapple German Bidco GmbH gemäß § 327a Abs. 1 Satz 1 AktG an den Vorstand der EQS Group AG das Verlangen gerichtet, dass die Hauptversammlung der EQS Group AG über die Übertragung von Aktien der Minderheitsaktionäre der EQS Group AG auf die Pineapple German Bidco GmbH als Hauptaktionärin gegen die Gewährung einer angemessenen Barabfindung beschließen möge.

Das Grundkapital der EQS Group AG beträgt EUR 11.026.633,00 und ist in 11.026.633 auf den Namen lautende Stückaktien mit einem jeweiligen rechnerischen Anteil am Grundkapital in Höhe von EUR 1,00 je Aktie eingeteilt. Der Pineapple German Bidco GmbH gehörten zum 1. März 2024 insgesamt 10.781.314 auf den Namen lautende Stückaktien der EQS Group AG. Dies entspricht einem Anteil von rund 97,78 % am Grundkapital der EQS Group AG, wobei insgesamt 1.220 von der EQS Group AG zu diesem Zeitpunkt gehaltene eigenen Aktien hierbei entsprechend § 16 Abs. 2 Satz 2 AktG nicht einberechnet wurden.

Die Pineapple German Bidco GmbH hat mit Schreiben vom 12. Juni 2024 ihr Verlangen unter Angabe der von ihr festgelegten Barabfindung konkretisiert. Auch zu diesem Zeitpunkt gehörten der Pineapple German Bidco GmbH insgesamt 10.781.314 auf den Namen lautende Stückaktien der EQS Group AG. Dies entspricht einem Anteil von rund 97,78 % am Grundkapital der EQS Group AG. Eigene Aktien hält die Gesellschaft nicht mehr.

Die Pineapple German Bidco GmbH war damit zum Zeitpunkt der beiden Übertragungsverlangen und ist auch weiterhin die Hauptaktionärin im Sinne des § 327a Abs. 1 Satz 1 AktG der EQS Group AG und berechtigt zu verlangen, dass die Hauptversammlung der EQS Group AG gemäß §§ 327a ff. AktG über die Übertragung der Aktien der Minderheitsaktionäre auf die Hauptaktionärin gegen Gewährung einer angemessenen Barabfindung beschließt.

In einem schriftlichen Bericht an die Hauptversammlung gemäß § 327c Abs. 2 Satz 1 AktG vom 19. Juni 2024 hat die Pineapple German Bidco GmbH die Voraussetzungen für die Übertragung der Aktien der Minderheitsaktionäre auf die Hauptaktionärin dargelegt und die Angemessenheit der Barabfindung erläutert und begründet.

Die den Minderheitsaktionären der EQS Group AG zu gewährende angemessene Barabfindung wurde von der Pineapple German Bidco GmbH auf Grundlage der von der ValueTrust Financial Advisors Deutschland GmbH mit Sitz in München erstellten gutachtlichen Stellungnahme zur Ermittlung der angemessenen Barabfindung vom 19. Juni 2024 festgelegt.

Die Pineapple German Bidco GmbH hat dem Vorstand der EQS Group AG am 17. Juni 2024 gemäß § 327b Abs. 3 AktG eine Gewährleistungserklärung der Deutsche Bank Aktiengesellschaft mit Sitz in Frankfurt am Main übermittelt, mit der die Deutsche Bank Aktiengesellschaft die Gewährleistung für die Erfüllung der Verpflichtung der Pineapple German Bidco GmbH übernimmt, nach Eintragung des Übertragungsbeschlusses in das Handelsregister unverzüglich die festgelegte Barabfindung für jede übergegangene Aktie an der EQS Group AG zu zahlen. Die Gewährleistungserklärung ist dem schriftlichen Bericht der Hauptaktionärin gemäß § 327c Abs. 2 Satz 1 AktG vom 19. Juni 2024 in Kopie als Anlage beigefügt.

Die Angemessenheit der Barabfindung wurde durch die IVA VALUATION & ADVISORY AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit Sitz in Frankfurt am Main als dem gemäß § 327c Abs. 2 Satz 2 bis 4 AktG vom Landgericht München I ausgewählten und bestellten sachverständigen Prüfer geprüft und bestätigt. Mit Datum vom 20. Juni 2024 hat der gerichtlich bestellte sachverständige Prüfer gemäß § 327c Abs. 2 Satz 2 bis 4 AktG einen gesonderten Bericht über die Angemessenheit der Barabfindung erstattet.

Unterlagen zum Tagesordnungspunkt 6

Ab Einberufung der Hauptversammlung werden über die Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.eqs.com/​de/​ueber-eqs/​corporate-governance/​

folgende Unterlagen zum Tagesordnungspunkt 6 zugänglich gemacht:

der Entwurf des Übertragungsbeschlusses;

der Jahresabschluss und Konzernabschluss sowie der zusammengefasste Lagebericht der EQS Group AG für das Geschäftsjahr 2023 sowie die Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse und die Lage- und Konzernlageberichte der EQS Group AG für die Geschäftsjahre 2022 und 2021;

der von der Pineapple German Bidco GmbH gemäß § 327c Abs. 2 Satz 1 AktG in ihrer Eigenschaft als Hauptaktionärin mit Datum vom 19. Juni 2024 erstattete schriftliche Bericht an die Hauptversammlung über die Voraussetzungen der Übertragung der Aktien der Minderheitsaktionäre der EQS Group AG auf die Pineapple German Bidco GmbH und die Angemessenheit der festgelegten Barabfindung mit seinen Anlagen einschließlich der gutachtlichen Stellungnahme der ValueTrust Financial Advisors Deutschland GmbH und der Gewährleistungserklärung der Deutsche Bank Aktiengesellschaft, sowie

der von der IVA VALUATION & ADVISORY AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit Sitz in Frankfurt am Main gemäß § 327c Abs. 2 Satz 2 bis 4 AktG mit Datum vom 20. Juni 2024 erstattete Prüfungsbericht über die Angemessenheit der Barabfindung.

Sämtliche vorgenannten Unterlagen werden auch während der Hauptversammlung über die Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.eqs.com/​de/​ueber-eqs/​corporate-governance/​

zugänglich sein.

II.
Weitere Angaben und Hinweise

1.

Virtuelle Hauptversammlung

Der Vorstand der EQS Group AG hat auf Grundlage der am 30. Juni 2023 von der Hauptversammlung beschlossenen und am 12. Juli 2023 im Handelsregister eingetragenen Ermächtigung gemäß § 16 Abs. 4 der Satzung der Gesellschaft in Verbindung mit § 118a Abs. 1 AktG entschieden, die diesjährige Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionärinnen und Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten. Eine physische Teilnahme der Aktionärinnen und Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) ist daher ausgeschlossen.

2.

Voraussetzung für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts

Aktionärinnen und Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können die gesamte Hauptversammlung am 30. Juli 2024 ab 10:00 Uhr (MESZ) mit Bild und Ton live durch Nutzung des passwortgeschützten Internetservice (InvestorPortal) im Internet unter

https:/​/​www.eqs.com/​de/​ueber-eqs/​corporate-governance/​

verfolgen. Wie sie Zugang zum InvestorPortal erhalten und sich zuschalten, ist nachfolgend unter Ziffer 3 beschrieben. Das Stimmrecht können die Aktionärinnen und Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten im Wege elektronischer Kommunikation oder durch Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben.

3.

Zugang zum InvestorPortal und elektronische Zuschaltung zur Hauptversammlung

Die Gesellschaft hat für Zwecke der virtuellen Hauptversammlung das InvestorPortal für die Hauptversammlung eingerichtet. Ordnungsgemäß angemeldete Aktionärinnen und Aktionäre können sich über das InvestorPortal elektronisch zur Hauptversammlung zuschalten und diese am Tag der Hauptversammlung ab 10:00 Uhr (MESZ) live in Bild und Ton verfolgen sowie im Wege elektronischer Kommunikation Aktionärsrechte ausüben. Das InvestorPortal ist abrufbar unter der Internetadresse

https:/​/​www.eqs.com/​de/​ueber-eqs/​corporate-governance/​

Der (online) Zugang zum InvestorPortal erfolgt durch Eingabe der Aktionärsnummer und den zugehörigen individuellen Zugangsdaten (Passwort bzw. Zugangscode). Aktionärinnen und Aktionären, die spätestens am 9. Juli 2024, 00:00 Uhr (MESZ), im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind, werden die individuellen Zugangsdaten zusammen mit der Einladung zur Hauptversammlung zugesandt.

Aktionärinnen und Aktionäre, die erst nach Beginn des 9. Juli 2024, 00:00 Uhr (MESZ), im Aktienregister eingetragen werden, erhalten nach den gesetzlichen Vorgaben ohne Anforderung keine Einladungsunterlagen und somit auch keine Zugangsdaten für das InvestorPortal übersandt. Sie können aber über die Anmeldestelle (dazu unter Ziffer 4) die Einladungsunterlagen mit der erforderlichen Aktionärsnummer und den zugehörigen individuellen Zugangsdaten anfordern.

Ohne ordnungsgemäße Anmeldung zur Hauptversammlung können Aktionärinnen und Aktionäre sich nicht elektronisch zur Hauptversammlung zuschalten und keine Aktionärsrechte, insbesondere nicht das Stimmrecht, ausüben. Auch die elektronische Erteilung von Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft über das InvestorPortal erfordern die fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung.

Das InvestorPortal wird voraussichtlich ab dem 24. Juni 2024 freigeschaltet.

4.

Anmeldung zur Hauptversammlung und Ausübung der Aktionärsrechte; Umschreibestopp

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung (d.h. zur elektronischen Zuschaltung zu der Hauptversammlung) und zur Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Antrags- und Stimmrechts, in der Hauptversammlung sind gemäß § 17 Abs. 1 Satz 1 der Satzung der Gesellschaft nur diejenigen Aktionärinnen und Aktionäre berechtigt, die am Tag der Hauptversammlung in das Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind und sich rechtzeitig bei der Gesellschaft anmelden. Die Anmeldung muss bis spätestens 23. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ), entweder auf elektronischem Weg über das InvestorPortal oder bei der nachstehend genannten Anmeldestelle („Anmeldestelle“)

EQS Group AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
Deutschland
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

zugehen. Für den Zugang zum InvestorPortal siehe bitte die Hinweise unter Ziffer 3.

Im Verhältnis zur Gesellschaft bestehen gemäß § 67 Abs. 2 Satz 1 AktG Rechte und Pflichten aus Aktien nur für und gegen den bzw. die im Aktienregister Eingetragene(n). Für die Anzahl der einem ordnungsgemäß angemeldeten Aktionär bzw. einer ordnungsgemäß angemeldeten Aktionärin in der Hauptversammlung zustehenden Stimmrechte ist demgemäß der Eintragungsstand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung maßgeblich. Aus arbeitstechnischen Gründen werden allerdings im Zeitraum vom Ablauf des 23. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ), (Technical Record Date) bis zum Schluss der Hauptversammlung am 30. Juli 2024 keine Umschreibungen im Aktienregister vorgenommen (sogenannter „Umschreibestopp“). Deshalb entspricht der Eintragungsstand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung dem Stand nach der letzten Umschreibung am 23. Juli 2024. Der Umschreibestopp bedeutet keine Sperre für die Verfügung über die Aktien. Erwerber von Aktien, deren Umschreibungsanträge nach dem 23. Juli 2024 bei der Gesellschaft eingehen, können allerdings Stimmrechte und sonstige Aktionärsrechte aus diesen Aktien nicht ausüben, es sei denn, sie lassen sich insoweit bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen. In solchen Fällen bleiben Stimmrecht und sonstige Aktionärsrechte bis zur Umschreibung noch im Aktienregister eingetragenen. Sämtliche Erwerber von Aktien der Gesellschaft, die noch nicht im Aktienregister eingetragen sind, werden daher gebeten, Umschreibungsanträge rechtzeitig zu stellen.

5.

Verfahren für die Stimmabgabe

Verfahren für die Stimmabgabe im Wege elektronischer Kommunikation (elektronische Briefwahl)

Die Stimmrechtsausübung erfolgt im Wege elektronischer Kommunikation durch elektronische Briefwahl unter Nutzung des InvestorPortals. Aktionärinnen und Aktionäre, die im Aktienregister eingetragen sind und sich ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet haben, können ihre Stimme durch elektronische Briefwahl im Vorfeld der Hauptversammlung sowie während der Hauptversammlung unter Nutzung des InvestorPortals abgeben. Bevollmächtigte einschließlich bevollmächtigter Intermediäre (z.B. Kreditinstitute), Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater sowie Personen, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionärinnen und Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbieten, können sich ebenfalls der elektronischen Briefwahl bedienen.

Nach erfolgter ordnungsgemäßer Anmeldung zur Hauptversammlung sind Abgabe und Änderungen von bereits im Wege der elektronischen Briefwahl abgegebenen Stimmen unter Nutzung des InvestorPortals bis zur Schließung der Abstimmung in der Hauptversammlung am 30. Juli 2024 möglich. Den genauen Zeitpunkt, zu dem die Abgabe- bzw. Änderungsmöglichkeit über das InvestorPortal endet, legt dabei der Versammlungsleiter fest. Er wird hierauf während der Hauptversammlung rechtzeitig hinweisen.

Verfahren für die Stimmabgabe durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter

Aktionärinnen und Aktionäre können sich nach Maßgabe ihrer Weisungen durch die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft bei Ausübung des Stimmrechts vertreten lassen. Auch für die Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter ist die rechtzeitige und ordnungsgemäße Anmeldung zur Hauptversammlung bis zum 23. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ), erforderlich.

Die Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bedarf ebenso wie die Erteilungen von Weisungen der Textform (§ 126b BGB). Vor und während der Hauptversammlung steht Ihnen für die Ausübung des Stimmrechts im Wege der Vollmachts- und Weisungserteilen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft das unter der Internetadresse

https:/​/​www.eqs.com/​de/​ueber-eqs/​corporate-governance/​

erreichbare InvestorPortal der Gesellschaft zur Verfügung. Die Bevollmächtigung über das InvestorPortal ist bis zum Beginn der Abstimmung am Tag der Hauptversammlung möglich. Über das InvestorPortal können Sie auch noch während der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmung eine etwaige zuvor erteilte Vollmacht und Weisung ändern oder widerrufen. Den genauen Zeitpunkt, zu dem die Widerrufs- bzw. Änderungsmöglichkeit endet, legt dabei der Versammlungsleiter fest. Er wird hierauf während der Hauptversammlung rechtzeitig hinweisen.

Bitte denken Sie in jedem Fall zuvor an die fristgerechte Anmeldung bis zum 23. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ).

Eine Vollmachts- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter kann auch außerhalb des InvestorPortals unter Verwendung des auf dem im Anmeldebogen erhaltenen Vollmachts- und Weisungsformulars erfolgen, das auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.eqs.com/​de/​ueber-eqs/​corporate-governance/​

heruntergeladen oder bei der Anmeldestelle angefordert werden kann. Wenn Sie (anstelle des InvestorPortals) das Vollmachts- oder Weisungsformular verwenden, muss dieses bis spätestens 29. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ) (Zeitpunkt des Zugangs), bei der Anmeldestelle unter

EQS Group AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
Deutschland
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

eingehen.

Den Stimmrechtsvertretern müssen Vollmacht sowie ausdrückliche und eindeutige Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts zu jedem relevanten Tagesordnungspunkt erteilt werden. Soweit eine ausdrückliche und eindeutige Weisung fehlt, werden sich die Stimmrechtsvertreter für den jeweiligen Abstimmungsgegenstand der Stimme enthalten. Sollte zu einem Gegenstand der Tagesordnung eine Einzelabstimmung stattfinden, gilt eine hierzu erteilte Weisung für jeden einzelnen Unterpunkt. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Aufträge zu Redebeiträgen und Auskunftsverlangen, zum Stellen von Anträgen und Wahlvorschlägen, zu Verlangen zur Aufnahme von Fragen in die Niederschrift sowie zum Einlegen von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse nehmen Stimmrechtsvertreter nicht entgegen.

Verfahren für die Stimmabgabe durch andere Bevollmächtigte

Aktionärinnen und Aktionäre können ihr Stimmrecht und sonstige Rechte in der Hauptversammlung auch durch einen anderen Bevollmächtigten, z.B. ein Kreditinstitut, einen Stimmrechtsberater, eine Person, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären und Aktionärinnen zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbietet oder einen anderen Dritten, ausüben lassen. Auch Bevollmächtigte Dritte können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Bevollmächtigte Dritte können das Stimmrecht ihrerseits ausschließlich durch elektronische Briefwahl oder Vollmacht und Weisung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben.

Bevollmächtigt der Aktionär oder die Aktionärin mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von ihnen zurückweisen. Auch im Fall einer Stimmrechtsvertretung ist eine fristgerechte Anmeldung erforderlich.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB), wenn weder ein Kreditinstitut, ein Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater oder eine andere Person im Sinne von § 135 Abs. 8 AktG bevollmächtigt wird. Aktionärinnen und Aktionäre können für die Vollmachtserteilung das im Internet unter

https:/​/​www.eqs.com/​de/​ueber-eqs/​corporate-governance/​

zur Verfügung stehende Vollmachtsformular nutzen. Die Erteilung der Vollmacht kann gegenüber dem zu Bevollmächtigenden oder gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.

Unbeschadet eines anderweitigen, nach Gesetz zulässigen Wegs zur Übermittlung der Vollmacht bzw. des Nachweises über die Bevollmächtigung an die Gesellschaft kann die Vollmachtserteilung auch elektronisch über das InvestorPortal erfolgen, ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Vollmacht erübrigt sich in diesem Fall.

Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann unbeschadet eines anderweitigen, nach dem Gesetz zulässigen Übermittlungsweg über das InvestorPortal erfolgen.

Erfolgt die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf oder der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft außerhalb des InvestorPortals, muss diese aus organisatorischen Gründen der oben genannten Anmeldestelle bis 29. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen. Am Tag der Hauptversammlung können Vollmachten ausschließlich unter Nutzung des InvestorPortals abgegeben, geändert oder widerrufen werden.

Bitte beachten Sie, dass eine Vollmachts- und Weisungserteilung über das InvestorPortal stets als vorrangig betrachtet wird und eine eventuelle anderweitige Vollmachts- und Weisungserteilung mit der gleichen Aktionärsnummer unabhängig vom Zeitpunkt des Zugangs gegenstandslos ist.

Bevollmächtigte Dritte (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionärinnen und Aktionäre lediglich über elektronische Briefwahl oder die Erteilung von (Unter-)Vollmachten an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben. Insoweit gelten die obigen Hinweise entsprechend. Die Nutzung des InvestorPortals durch einen Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte die entsprechenden Zugangsdaten erhält. Diese kann er auf zwei Wegen erhalten. Erstens kann der Aktionär oder die Aktionärin, wenn er/​sie den Bevollmächtigten über das InvestorPortal bevollmächtigt, eine E-Mail-Adresse angeben, an welche die Zugangsdaten für den Bevollmächtigten geschickt werden. Zweitens werden die Zugangsdaten für den Bevollmächtigten, wenn die Bevollmächtigung außerhalb des InvestorPortals in Textform erfolgt, per Post an die bei der Vollmachtserteilung angegebene Postanschrift versendet. Wird keine Postanschrift angegeben, erfolgt die Versendung an die Postanschrift des Aktionärs oder der Aktionärin. Die Bevollmächtigung sollte daher möglichst frühzeitig erfolgen, um einen rechtzeitigen Zugang der Zugangsdaten bei den Bevollmächtigten zu ermöglichen.

Bei der Bevollmächtigung zur Stimmrechtsausübung nach § 135 Abs. 8 AktG (Vollmachtserteilung an Kreditinstitute, Stimmrechtsberater, Aktionärsvereinigungen sowie sonstige von § 135 Abs. 8 AktG erfasste Intermediäre oder Gleichstellte) sind Besonderheiten zu beachten, die bei dem jeweiligen Bevollmächtigten zu erfragen sind. Nach Gesetz muss die Vollmacht in diesen Fällen einem bestimmten Bevollmächtigten erteilt und von dem Bevollmächtigten nachprüfbar festgehalten werden. Die Vollmachtserklärung muss zudem vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Bitte stimmen Sie sich daher, wenn Sie eine Vollmacht nach § 135 AktG erteilen wollen, mit dem zu Bevollmächtigten über die Form der Vollmacht ab. Ein Verstoß gegen die vorgenannten und bestimmte weitere in § 135 AktG genannten Erfordernisse für die Bevollmächtigung der in diesem Absatz genannten beeinträchtigt gemäß § 135 Abs. 7 AktG allerdings nicht die Wirksamkeit der Stimmabgabe.

6.

Weitere Informationen zur Stimmrechtsausübung

Nach erfolgter ordnungsgemäßer Anmeldung zur Hauptversammlung sind Abgabe und Änderungen der elektronischen Briefwahl oder Vollmacht- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter oder an sonstige Bevollmächtigte einschließlich eines Wechsels zwischen diesen Möglichkeiten oder eines Widerrufs noch wie folgt möglich:

Die Abgabe von elektronischen Briefwahlstimmen bzw. Änderungen von bereits im Wege elektronischer Briefwahl abgegebenen Stimmen sind nur über das InvestorPortal bis zur Schließung der Abstimmung in der Hauptversammlung am 30. Juli 2024 möglich.

Widerruf und Änderung der Vollmacht- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter oder an sonstige Bevollmächtigte können außerhalb des InvestorPortals bis spätestens 29. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ) (Zugang), an die oben genannte Anmeldestelle übermittelt werden.

Am Tag der Hauptversammlung können Widerruf und Änderung der Vollmacht- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter oder an sonstige Bevollmächtigte nur über das InvestorPortal bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung erfolgen.

Den genauen Zeitpunkt, zu dem die jeweilige Änderungs- beziehungsweise Widerrufsmöglichkeit am Tag der Hauptversammlung endet, legt dabei der Versammlungsleiter fest. Er wird rechtzeitig darauf hinweisen, wann die Erteilungs-, Änderungs- beziehungsweise Widerrufsmöglichkeit über das InvestorPortal endet. Bei Eingang mehrerer Erklärungen unter derselben Aktionärsnummer gilt Folgendes:

Elektronische Briefwahlstimmen beziehungsweise Vollmacht- und Weisungserteilungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter über das InvestorPortal werden gegenüber anderen Zugangswegen grundsätzlich vorrangig berücksichtigt.

Eine außerhalb des InvestorPortals erklärte Briefwahl ist nicht zulässig.

Wenn auf unterschiedlichen Übermittlungswegen außerhalb des InvestorPortals voneinander abweichende Erklärungen bezüglich einer Vollmacht an Dritte bzw. Vollmacht oder Weisung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter eingehen und nicht erkennbar ist, welche zuletzt abgeben wurde, werden Erklärungen per E-Mail grundsätzlich vorrangig berücksichtigt.

Haben Aktionäre und Aktionärinnen einen Dritten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) bevollmächtigt, können sie ihre Aktionärsrechte – einschließlich des Stimm- und Rederechts – nur dann selbst ausüben, wenn zuvor die entsprechende Bevollmächtigung gemäß den in dieser Einberufung beschriebenen Regelungen widerrufen wurde.

7.

Weitere Angaben zu den Rechten der Aktionärinnen und Aktionäre gemäß §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127, 130a, 131 Abs. 1, 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 8 AktG i.V.m. § 245 AktG

Ergänzungsanträge zur Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG

Aktionärinnen und Aktionäre, deren Anteile allein oder zusammen den zwanzigsten Teil (5 %) des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden.

Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft unter der nachstehenden Adresse spätestens am 5. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ), zugegangen sein:

EQS Group AG
– Vorstand –
Karlstraße 47
80333 München
Deutschland
oder in elektronischer Form gemäß § 126a BGB per E-Mail an:
hv@eqs.com

Später zugegangene oder anderweitig adressierte Ergänzungsverlangen werden nicht berücksichtigt. Der Antrag ist von allen Aktionären, die zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, zu unterschreiben.

Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten (§§ 122 Abs. 2, 122 Abs. 1 Satz 3 AktG sowie 70 AktG).

Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.

Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht. Sie werden außerdem unter der Internetadresse

https:/​/​www.eqs.com/​de/​ueber-eqs/​corporate-governance/​

zugänglich gemacht.

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionärinnen und Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127, 130a Abs. 5 Satz 3, 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 AktG

Aktionärinnen und Aktionäre können Gegenanträge (nebst einer etwaigen Begründung) gegen einen Vorschlag von Vorstand und/​oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt und Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern an die nachstehende Anschrift übersenden:

EQS Group AG
– Vorstand –
Karlstraße 47
80333 München
Deutschland
oder in elektronischer Form gemäß § 126a BGB per E-Mail an:
hv@eqs.com

Anderweitig adressierte Gegenanträge und Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt.

Wahlvorschläge von Aktionärinnen und Aktionären sowie Gegenanträge, die bis spätestens 15. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ), bei der Gesellschaft unter der vorstehend genannten Adresse oder E-Mail-Adresse eingegangen sind, werden, soweit die übrigen Voraussetzungen für eine Veröffentlichungspflicht nach §§ 126, 127 AktG erfüllt sind, unverzüglich nach ihrem Eingang einschließlich des Namens des Aktionärs oder der Aktionärin und einer etwaigen Begründung auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.eqs.com/​de/​ueber-eqs/​corporate-governance/​

zugänglich gemacht.

Von der Gesellschaft zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge der Aktionäre und Aktionärinnen gelten nach § 126 Abs. 4 AktG als im Zeitpunkt der Zugänglichmachung gestellt. Zu diesen Anträgen können ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre und Aktionärinnen das Stimmrecht ausüben. Sofern der/​die den Antrag stellende oder Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär bzw. Aktionärin nicht ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet ist, muss der Gegenantrag oder Wahlvorschlag in der Hauptversammlung nicht behandelt werden.

Gegenanträge und Wahlvorschläge sowie sonstige Anträge können darüber hinaus auch während der Hauptversammlung im Wege der Videokommunikation, mithin im Rahmen des Rederechts (dazu siehe nachstehend) gestellt werden.

Recht zur Einreichung von Stellungnahmen gemäß § 130a Abs. 1 bis 4, 6 AktG

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionärinnen und Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten haben das Recht, bis spätestens fünf Tage vor der Hauptversammlung, wobei der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung nicht mitzurechnen sind, also bis zum 24. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ), Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung einzureichen.

Solche Stellungnahmen können der Gesellschaft in Textform elektronisch gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren übermittelt werden. Sie sind ausschließlich per E-Mail an

hv@eqs.com

zu richten. Auf anderen Wegen eingereichte Stellungnahmen werden nicht berücksichtigt. Wir bitten, den Umfang von Stellungnahmen auf ein angemessenes Maß zu begrenzen, um den Aktionärinnen und Aktionären eine ordnungsgemäße Sichtung der Stellungnahme zu ermöglichen. Ein Umfang von 10.000 Zeichen (inklusive Leerzeichen) darf nicht überschritten werden. Es wird gebeten, bei der Einreichung gleichzeitig die Aktionärsnummer anzugeben.

Zugänglich zu machende Stellungnahmen von Aktionärinnen und Aktionären, einschließlich des Namens des einreichenden Aktionärs werden für ordnungsgemäß angemeldete Aktionärinnen und Aktionäre und ihre Vertreter über das InvestorPortal bis spätestens 25. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ), zugänglich gemacht. Stellungnahmen werden grundsätzlich nicht zugänglich gemacht, wenn sie mehr als 10.000 Zeichen (inklusive Leerzeichen) umfassen, einen beleidigenden, strafrechtlich relevanten, offensichtlich falschen oder irreführenden Inhalt haben oder der Aktionär bzw. die Aktionärin zu erkennen gibt, dass er/​sie an der Hauptversammlung nicht teilnehmen und sich nicht vertreten lassen wird (§ 130a Abs. 3 Satz 4 i.V.m. § 126 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1, Nr. 3 oder Nr. 6 AktG).

Anträge und Wahlvorschläge, Fragen und Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung, die im Rahmen der in Textform eingereichten Stellungnahmen übermittelt werden, werden in der Hauptversammlung nicht berücksichtigt; das Stellen von Anträgen und das Unterbreiten von Wahlvorschlägen, die Ausübung des Auskunftsrechts sowie die Einlegung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung sind ausschließlich auf den in dieser Einladung jeweils gesondert beschriebenen Wegen möglich. Die Möglichkeit zur Einreichung von Stellungnahmen begründet insbesondere keine Möglichkeit zur (Vorab-)Einreichung von Fragen nach § 131 Abs. 1a AktG. Etwaige in Stellungnahmen enthaltene Fragen werden daher in der virtuellen Hauptversammlung nicht beantwortet.

Rederecht gemäß §§ 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 7, 130a Abs. 5 und Abs. 6 AktG

In der Hauptversammlung haben die ordnungsgemäß angemeldeten und elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschalteten Aktionärinnen und Aktionäre und ihre Bevollmächtigten ein Rederecht im Wege der Videokommunikation. Ab Beginn der Hauptversammlung können Aktionäre und Aktionärinnen bzw. ihre Bevollmächtigten im InvestorPortal ihre Redebeiträge anmelden. Anträge und Wahlvorschläge nach § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 AktG, Nachfragen nach § 131 Abs. 1d AktG sowie weitere Fragen nach § 131 Abs. 1e AktG dürfen Bestandteil des Redebeitrags sein.

Gemäß § 19 Abs. 3 der Satzung der Gesellschaft kann der Versammlungsleiter das Frage- und Rederecht des Aktionärs bzw. der Aktionärin zeitlich angemessen beschränken. Er ist insbesondere berechtigt, zu Beginn oder während der Hauptversammlung den zeitlichen Rahmen für den ganzen Verlauf der Hauptversammlung, für die Aussprache zu den einzelnen Tagesordnungspunkten sowie für den einzelnen Frage- und Redebeitrag angemessen festzusetzen. Aktionäre und Aktionärinnen benötigen für die Ausübung des Rederechts ein internetfähiges Endgerät (PC, Laptop, Tablet oder Smartphone), welches über eine Kamera oder ein Mikrofon verfügt, auf die jeweils vom Browser aus zugegriffen werden kann.

Die Gesellschaft behält sich vor, die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen Aktionär und Gesellschaft in der Hauptversammlung und vor dem Redebeitrag zu überprüfen und diesen zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist. Technische Mindestvoraussetzung für eine Live-Videozuschaltung sind daher ein internetfähiges Gerät mit Kamera und Mikrofon sowie eine stabile Internetverbindung.

Auskunftsrecht gemäß §§ 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 4, 131 Abs. 1a AktG

Aktionärinnen und Aktionären ist gemäß § 131 Abs. 1 Satz 1 AktG auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich sind und kein Auskunftsverweigerungsrecht besteht. Die Auskunftspflicht des Vorstands erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu den mit ihr verbundenen Unternehmen. Ferner betrifft die Auskunftspflicht auch die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen.

Der Vorstand hat für die Hauptversammlung am 30. Juli 2024, zu der hiermit eingeladen wird, gemäß § 131 Abs. 1a, 1b AktG entschieden, dass die Aktionärinnen und Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet haben, bzw. deren Bevollmächtigte, zur Wahrnehmung ihres Auskunftsrechts vorab im Wege der elektronischen Kommunikation Fragen stellen können.

Die Fragen sind bis spätestens 26. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ), über das InvestorPortal in deutscher Sprache einzureichen. Eine anderweitige Form der Übermittlung ist ausgeschlossen. Der Umfang der Einreichung ist auf ein angemessenes Maß begrenzt und darf 10.000 Zeichen (inklusive Leerzeichen) nicht überschreiten.

Die ordnungsgemäß eingereichten Fragen werden sämtlichen Aktionärinnen und Aktionären zugänglich gemacht und werden bis spätestens 28. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ), beantwortet. Die ordnungsgemäß eingereichten Fragen sowie die jeweiligen Antworten werden über die Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.eqs.com/​de/​ueber-eqs/​corporate-governance/​

veröffentlicht und werden bis zum Ende der Hauptversammlung durchgängig zugänglich sein. Sind die Antworten einen Tag vor Beginn und während der Hauptversammlung durchgehend zugänglich, hat der Vorstand gemäß § 131 Abs. 1c Satz 4 AktG das Recht, in der Versammlung die Auskunft zu diesen Fragen zu verweigern. Bei der Beantwortung und Zugänglichmachung von Fragen vor der Hauptversammlung kann der Name des Fragestellers nur offengelegt werden, wenn mit der Übermittlung der Frage ausdrücklich das Einverständnis zur Offenlegung des Namens erklärt wurde. Ein Anspruch auf Namensnennung besteht auch nach Erklärung des Einverständnisses nicht.

Die Gesellschaft behält sich vor, Fragen nicht zugänglich zu machen, soweit sich der Vorstand durch das Zugänglichmachen strafbar machen würde oder wenn die Frage in wesentlichen Punkten offensichtlich falsche oder irreführende Angaben oder wenn sie Beleidigungen enthält, oder wenn der Aktionär oder die Aktionärin zu erkennen gibt, dass er/​sie an der Hauptversammlung nicht teilnehmen wird und sich nicht vertreten lassen wird (§§ 131 Abs. 1c Satz 3, 126 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1, 3 und 6 AktG).

Aktionärinnen und Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die ordnungsgemäß angemeldet und elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschaltet sind, haben gemäß § 131 Abs. 1d und 1e AktG das Recht, Nachfragen zu den vom Vorstand der Gesellschaft gegebenen Antworten auf vorabeingereichte Fragen und auf Antworten des Vorstands im Rahmen der Hauptversammlung zu stellen. Des Weiteren können Fragen zu Sachverhalten gestellt werden, die sich nach Ablauf der Frist zur Vorabeinreichung von Fragen, somit nach dem 26. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ), ergeben. Fragen, die sich auf einen Sachverhalt vor Ablauf der Frist zur Vorabeinreichung von Fragen (d.h. vor dem 26. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ)) beziehen, können im Rahmen der Hauptversammlung nicht mehr gestellt werden.

Es ist vorgesehen, dass der Versammlungsleiter in der Hauptversammlung gemäß § 131 Abs. 1f AktG festlegt, dass zugeschaltete Aktionärinnen und Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten ab Beginn der Hauptversammlung ihre Nachfragen bzw. Fragen zu neuen Sachverhalten ausschließlich als Redebeitrag im Wege der Videokommunikation, d.h. im Rahmen der Ausübung des Rederechts (vgl. hierzu den vorhergehenden Abschnitt), stellen können.

Widerspruch zur Niederschrift gem. § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 8 AktG in Verbindung mit § 245 AktG

Die elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschalteten Aktionärinnen und Aktionäre und ihre Vertreter haben das Recht, im Wege elektronischer Kommunikation Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu erklären. Ein solcher Widerspruch kann von Beginn bis Ende der Hauptversammlung über das InvestorPortal erklärt werden. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können nicht beauftragt werden, Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu Protokoll des die Hauptversammlung beurkundenden Notars zu erklären.

8.

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Das Grundkapital der Gesellschaft von EUR 11.026.633,00 ist eingeteilt in 11.026.633 auf den Namen lautende Stückaktien. Jede Stückaktie gewährt eine Stimme. Die Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt somit 11.026.633. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung keine eigenen Aktien.

9.

Weitergehende Erläuterungen und Informationen auf der Internetseite der Gesellschaft/​Unterlagen

Alle gesetzlich erforderlichen Hauptversammlungsunterlagen und Anträge von Aktionärinnen und Aktionären sind ab Einberufung auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.eqs.com/​de/​ueber-eqs/​corporate-governance/​

zugänglich. Die Abstimmungsergebnisse werden nach der Hauptversammlung unter derselben Internetadresse bekannt gegeben.

Auch während der Hauptversammlung werden die gesetzlich zugänglich zu machenden Unterlagen auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.eqs.com/​de/​ueber-eqs/​corporate-governance/​

zugänglich sein.

10.

Hinweise zum Datenschutz der Aktionärinnen und Aktionäre und Aktionärsvertreter

Die EQS Group AG verarbeitet als „Verantwortlicher“ im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) zur Vorbereitung und Durchführung ihrer Hauptversammlung personenbezogene Daten der Aktionärinnen und Aktionäre und etwaiger Aktionärsvertreter (insbesondere Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien sowie die Erteilung etwaiger Stimmrechtsvollmachten) auf Grundlage der in Deutschland geltenden Datenschutzbestimmungen, um den Aktionärinnen und Aktionären und Aktionärsvertretern die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen und einen rechtmäßigen und satzungsgemäßen Ablauf der Verhandlungen und Beschlüsse der Hauptversammlung sicherzustellen. Soweit die EQS Group AG diese Daten nicht von den Aktionärinnen und Aktionären und etwaigen Aktionärsvertretern erhält, übermittelt die ihr Depot führende Bank diese personenbezogenen Daten an die EQS Group AG.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionärinnen und Aktionäre und etwaiger Aktionärsvertreter ist für die Durchführung der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe c DS-GVO i.V.m. §§ 123, 129, 135 AktG.

Zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt die EQS Group AG verschiedene Dienstleister und Berater. Diese erhalten nur solche personenbezogenen Daten, die zur Ausführung des jeweiligen Auftrags erforderlich sind. Die Dienstleister und Berater verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der EQS Group AG.

Die personenbezogenen Daten werden gespeichert, solange dies gesetzlich geboten ist oder die Gesellschaft ein berechtigtes Interesse an der Speicherung hat, etwa im Falle gerichtlicher oder außergerichtlicher Streitigkeiten aus Anlass der Hauptversammlung. Anschließend werden die personenbezogenen Daten gelöscht.

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen, deren Vorliegen im Einzelfall zu prüfen sind, haben Aktionärinnen und Aktionäre und etwaige Aktionärsvertreter das Recht, Auskunft über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten, Berichtigung oder Löschung ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung zu beantragen sowie ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Datenübertragbarkeit) zu erhalten. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen, deren Vorliegen im Einzelfall zu prüfen ist, haben Aktionärinnen und Aktionäre und etwaige Aktionärsvertreter auch das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einzulegen.

Diese Rechte können die betroffenen Personen unter den folgenden Kontaktdaten der EQS Group AG geltend machen:

EQS Group AG
Karlstraße 47
80333 München
Deutschland
Telefon: +49 89 444430-050
E-Mail: datenschutz@eqs.com

Zudem steht den betroffenen Personen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 DS-GVO zu.

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte der EQS Group AG ist wie folgt erreichbar:

Oliver Kunert
EQS Group AG
Karlstraße 47
80333 München
Deutschland
E-Mail: datenschutz@eqs.com

 

München, Juni 2024

Der Vorstand

 

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