medondo holding AG – Ordentliche Hauptversammlung ( am 14. August 2024, 14:00 Uhr)

medondo holding AG

München

ISIN DE0008131350
WKN 813135

Die Aktionäre unserer Gesellschaft werden hiermit zu der

am Mittwoch, den 14. August 2024, 14:00 Uhr,

in Form einer virtuellen Hauptversammlung

stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung

eingeladen.

Die Hauptversammlung findet ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) gemäß § 118a AktG am Sitz der medondo holding AG, Tattenbachstraße 6, 80538 München, statt.

Bitte beachten Sie, dass Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten nicht physisch vor Ort an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen können. Die virtuelle Hauptversammlung wird für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre (und ggf. deren Bevollmächtigte) über das von der Gesellschaft unter der Internetadresse

https:/​/​holding.medondo.com/​medondo/​hauptversammlung/​

zur Verfügung gestellte Aktionärsportal live im Internet übertragen.

Einzelheiten zu den Rechten der Aktionäre sowie ihrer Bevollmächtigten entnehmen Sie bitte den weiteren Angaben, die im Anschluss an die Tagesordnung abgedruckt sind.

I. Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der medondo holding AG und des gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2023, des Lageberichts der medondo holding AG und des Konzerns für das Geschäftsjahr 2023 und des Berichts des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2023

2.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2023

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2023 im Wege der Einzelentlastung wie folgt Beschluss zu fassen:

a)

Peter Biewald wird Entlastung erteilt.

b)

Heiko Häckelmann wird Entlastung erteilt.

c)

Dr. Jürgen Rotter wird Entlastung erteilt.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2023

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2023 Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2024

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Quintaris Steuerberatungsgesellschaft, Koblenz, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2024 zu wählen.

5.

Beschlussfassung über die Wahl eines Mitglieds des Aufsichtsrats bzw. Wahl eines Ersatzmitglieds

Der Aufsichtsrat der medondo holding AG besteht gemäß §§ 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG und § 8 Nr. 1 der Satzung der Gesellschaft aus insgesamt drei Mitgliedern und setzt sich gemäß §§ 95 Abs. 1, 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG ausschließlich aus Anteilseignervertretern zusammen, die sämtlich von der Hauptversammlung zu wählen sind. Die Hauptversammlung ist an Wahlvorschläge nicht gebunden. Gemäß § 8 Nr. 2 Satz 2 der Satzung ist eine Wiederwahl von Aufsichtsratsmitgliedern möglich.

Das dritte von der ordentlichen Hauptversammlung im Jahr 2023 gewählte Mitglied des Aufsichtsrats, Tim-Julian Hartmann, legt sein Amt mit Wirkung zum Ende der ordentlichen Hauptversammlung, auf die sich diese Einberufung bezieht, nieder. Entsprechend ist hier eine Neuwahl erforderlich.

Der Aufsichtsrat schlägt vor,

Andreas Empl, selbständiger Kaufmann, wohnhaft in München,

für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2026 beschließt, in den Aufsichtsrat zu wählen:

Der Aufsichtsrat schlägt ferner vor,

Burkhard Wollny, Unternehmensberater, wohnhaft in Göppingen,

der in der letztjährigen ordentlichen Hauptversammlung bereits als Ersatzmitglied für die aktuell amtierenden Aufsichtsratsmitglieder gewählt wurde, nun auch für das voranstehend zur Wahl vorgeschlagene Aufsichtsratsmitglied Andreas Empl als Ersatzmitglied für die Dauer der vorgenannten Amtszeit und mit der Maßgabe zu wählen, dass das Ersatzmitglied Mitglied des Aufsichtsrats wird, wenn eines der Aufsichtsratsmitglieder, für die es als Ersatzmitglied gewählt ist, vor Ablauf seiner eigentlichen Amtszeit das Amt niederlegt, abberufen wird oder aus einem sonstigen Grund ausscheidet, und dass es seine Stellung als Ersatzmitglied zurückerlangt, sobald die Hauptversammlung für das ausgeschiedene, durch das Ersatzmitglied ersetzte Aufsichtsratsmitglied, eine Neuwahl vorgenommen hat.

6.

Beschlussfassung über die Änderung von § 14 („Teilnahme an der Hauptversammlung“) der Satzung

Mit Inkrafttreten des Gesetzes zur Finanzierung von zukunftssichernden Investitionen („Zukunftsfinanzierungsgesetz“) ergab sich im Aktiengesetz eine geänderte Formulierung hinsichtlich des Anteilsbesitznachweisstichtages bzw. des sog. Record Dates zur Teilnahme an Hauptversammlungen börsennotierter Gesellschaften. Bisher hatte sich der Anteilsbesitznachweis, der für die Teilnahme an der Hauptversammlung erforderlich ist, auf „den Beginn des 21. Tages vor der Versammlung zu beziehen“. Seit der Gesetzesänderung ist „der Geschäftsschluss des 22. Tages vor der Versammlung“ nunmehr der maßgebliche Record Date. Hieraus ergibt sich Änderungsbedarf bezüglich der diesbezüglichen Regelung in der Satzung der Gesellschaft.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen entsprechend vor, § 14 Abs. 2 der Satzung wie folgt neu zu fassen:

㤠14
Teilnahme an der Hauptversammlung
[…]
2.

Die Aktionäre müssen des Weiteren die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nachweisen. Hierfür reicht ein Nachweis des Anteilsbesitzes in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache durch den Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG aus. Der Nachweis muss sich auf einen gemäß den gesetzlichen Vorgaben für börsennotierte Gesellschaften in der Einladung zu bestimmenden Zeitpunkt beziehen und der Gesellschaft oder einer der sonst in der Einladung bezeichneten Stellen mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung zugehen. In der Einberufung kann eine kürzere in Tagen bemessene Frist vorgesehen werden. Die Regelungen dieses Absatzes gelten nur dann, wenn die Aktien der Gesellschaft girosammelverwahrt werden.

Lassen Aktionäre ihre Aktien am Legitimationstag nicht in einem von einem Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstitut geführten Depot verwahren, kann der Nachweis ihres Anteilbesitzes auch von der Gesellschaft, Notaren, Wertpapiersammelbanken, Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstituten ausgestellt werden. Die voranstehenden Sätze 3 und 4 gelten in diesem Fall entsprechend.“

II. Weitere Angaben

Allgemeine Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung

Der Vorstand hat gemäß der in § 13 Abs. 6 der Satzung der Gesellschaft verankerten Ermächtigung beschlossen, die diesjährige ordentliche Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung durchzuführen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre erfolgt, wie nachfolgend näher beschrieben, ausschließlich im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an den/​die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter.

Über die Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​holding.medondo.com/​medondo/​hauptversammlung/​

wird ab dem 23. Juli 2024 ein Aktionärsportal zur Verfügung gestellt. Die Hauptversammlung wird am 14. August 2024 ab 14:00 Uhr für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre und deren Bevollmächtigte nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen live in Bild und Ton über das Aktionärsportal übertragen. Die Aktionäre können – wie in den nachstehenden Bedingungen beschrieben – elektronisch über das Aktionärsportal u.a. die Hauptversammlung in Bild und Ton verfolgen, sich zur Hauptversammlung zuschalten und auf diese Weise an der Hauptversammlung teilnehmen und ihr Rede- und Fragerecht sowie die weiteren ihnen eingeräumten Aktionärsrechte wahrnehmen, Vollmachten erteilen, Stellungnahmen einreichen und Widerspruch zu Protokoll erklären.

Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung im Internet und die Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache zur Hauptversammlung angemeldet haben. Zugangsdaten und weitere Informationen erhalten die Aktionäre nach ihrer Anmeldung.

Die Aktionäre haben darüber hinaus ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nachzuweisen. Hierzu ist ein in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellter Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut ausreichend.

Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich auf den Beginn des 21. Tages (dies entspricht dem Geschäftsschluss des 22. Tages) vor der Hauptversammlung zu beziehen (sogenannter Nachweisstichtag), also auf den 23. Juli 2024, 24:00 Uhr, bzw. entsprechend 24. Juli 2024, 00:00 Uhr. Maßgeblich für die Teilnahme an der Hauptversammlung und für die Ausübung des Stimmrechts ist somit der Anteilsbesitz zu diesem Stichtag.

Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft spätestens am 7. August 2024, 24:00 Uhr, unter folgender Adresse zugehen:

medondo holding AG
c/​o ITTEB GmbH & Co. KG
Vogelanger 25
86937 Scheuring
E-Mail: medondo2024@itteb.de

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Ausübung von Aktionärsrechten, insbesondere des Stimmrechts, als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes in der vorstehend beschriebenen Weise erbracht hat; insbesondere haben Veräußerungen oder sonstige Übertragungen der Aktien nach dem Nachweisstichtag im Verhältnis zur Gesellschaft keine Bedeutung für den Umfang und die Ausübung der gesetzlichen Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts, des bisherigen Aktionärs. Entsprechendes gilt für den Zuerwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht stimmberechtigt.

Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts durch Briefwahl

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können ihr Stimmrecht, auch ohne an der Hauptversammlung teilzunehmen, im Wege elektronischer Kommunikation (Briefwahl) abgeben. Die Aktionäre, die ihre Stimmen im Wege der Briefwahl abgeben möchten, müssen sich ebenfalls unter Vorlage des besonderen Nachweises des Anteilsbesitzes rechtzeitig anmelden.

Briefwahlstimmen können ab dem 23. Juli 2024 unter Nutzung des unter

https:/​/​holding.medondo.com/​medondo/​hauptversammlung/​

zugänglichen Aktionärsportals der Gesellschaft gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren bis zum Zeitpunkt der Schließung der Abstimmung durch den Versammlungsleiter in der virtuellen Hauptversammlung abgegeben, geändert oder widerrufen werden. Zugangsdaten erhalten die Aktionäre nach ihrer Anmeldung.

Vollmachten; Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts durch Bevollmächtigte

Aktionäre, die die Hauptversammlung nicht persönlich verfolgen und/​oder ihr Stimmrecht nicht persönlich ausüben möchten, können sich bei der Ausübung ihrer Rechte auch durch Bevollmächtigte, z.B. einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine andere Person, vertreten lassen. Voraussetzung für die Ausübung des Stimmrechts durch Bevollmächtigte ist die form- und fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung.

Die Erteilung von Vollmachten, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform, wenn keine Vollmacht nach § 135 AktG erteilt wird.

Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater und diesen durch das Aktiengesetz gleichgestellte Personen können im Rahmen der für sie bestehenden aktiengesetzlichen Sonderregelung (§ 135 AktG) abweichende Anforderungen an die ihnen zu erteilenden Vollmachten vorsehen. Diese Anforderungen können bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden erfragt werden.

Der Nachweis der Bevollmächtigung kann per Post oder E-Mail an die Gesellschaft spätestens bis zum 13. August 2024, 24:00 Uhr, unter der folgenden Postanschrift oder E-Mail-Adresse

medondo holding AG
c/​o ITTEB GmbH & Co. KG
Vogelanger 25
86937 Scheuring
E-Mail: medondo2024@itteb.de

oder ab dem 23. Juli 2024 unter Nutzung des Aktionärsportals

https:/​/​holding.medondo.com/​medondo/​hauptversammlung/​

übermittelt, geändert oder widerrufen werden. Entscheidend ist jeweils der Zeitpunkt des Zugangs bei der Gesellschaft.

Am Tag der virtuellen Hauptversammlung können Vollmachten ausschließlich unter Nutzung des vorgenannten Aktionärsportals erteilt, geändert oder widerrufen werden.

Vorstehende Übermittlungswege stehen jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten auch zur Verfügung, wenn die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Bevollmächtigung erübrigt sich in diesem Fall. Der Widerruf oder die Änderung einer bereits erteilten Vollmacht kann ebenfalls auf den vorgenannten Übermittlungswegen jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.

Aktionäre, die eine andere Person bevollmächtigen möchten, können nach ordnungsgemäßer Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes eine Vollmacht unter Nutzung des Aktionärsportals der Gesellschaft unter

https:/​/​holding.medondo.com/​medondo/​hauptversammlung/​

gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren erteilen und übermitteln.

Bevollmächtigte (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) können ebenfalls nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für die von ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im Wege der Briefwahl oder durch Erteilung einer (Unter-)Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben.

Die Nutzung des Aktionärsportals der Gesellschaft durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte die entsprechenden Zugangsdaten erhält. Darüber hinaus bietet die Gesellschaft ihren Aktionären an, sich bei der Ausübung des Stimmrechts durch von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter vertreten zu lassen. Soweit Aktionäre, die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen, müssen sie diesen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilen. Ohne diese Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen.

Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können elektronisch über das Aktionärsportal der Gesellschaft unter

https:/​/​holding.medondo.com/​medondo/​hauptversammlung/​

erteilt werden. Diese Möglichkeit besteht bis zum Schließen der Abstimmung durch den Versammlungsleiter nach dem Ende der Generaldebatte in der Hauptversammlung.

Alternativ können Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter unter Verwendung der von der Gesellschaft dafür vorgesehenen Vollmachtsformulare erteilt werden. Die Aktionäre erhalten diese Vollmachtsformulare mit der Zugangskarte. Die Vollmacht und die Weisungen für den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum 13. August 2024, 24:00 Uhr (Eingang bei der Gesellschaft) an die folgende Anschrift zu senden:

medondo holding AG
c/​o ITTEB GmbH & Co. KG
Vogelanger 25
86937 Scheuring
E-Mail: medondo2024@itteb.de

Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung im Internet /​ Zuschaltung

Angemeldete Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten können die gesamte Hauptversammlung am 14. August 2024 ab 14:00 Uhr live auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​holding.medondo.com/​medondo/​hauptversammlung/​

im Aktionärsportal in Bild und Ton verfolgen.

Nach Zugang der ordnungsgemäßen Anmeldung und eines ordnungsgemäßen Nachweises des Anteilsbesitzes (siehe oben unter „Voraussetzung für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung im Internet und die Ausübung des Stimmrechts“) werden den Aktionären die Zugangsdaten für die Nutzung des Aktionärsportals auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​holding.medondo.com/​medondo/​hauptversammlung/​

übersandt.

Bei Nutzung des Aktionärsportals während der Dauer der virtuellen Hauptversammlung am 14. August 2024 sind die Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten elektronisch zur virtuellen Hauptversammlung zugeschaltet.

Zugänglichmachen von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen

Gegenanträge von Aktionären zu den Beschlussvorschlägen von Vorstand und/​oder Aufsichtsrat zu bestimmten Tagesordnungspunkten und Wahlvorschläge zur Wahl des Abschlussprüfers oder Aufsichtsrats werden – soweit sie den anderen Aktionären zugänglich zu machen sind – bei Nachweis der Aktionärseigenschaft unverzüglich im Internet unter

https:/​/​holding.medondo.com/​medondo/​hauptversammlung/​

veröffentlicht, wenn sie mindestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, also bis spätestens zum Ablauf des 30. Juli 2024, 24:00 Uhr, der Gesellschaft an die folgende Adresse übersandt wurden:

medondo holding AG
Investor Relations – HV 2024
Tattenbachstraße 6
80538 München
E-Mail: ir.holding@medondo.com

Anträge oder Wahlvorschläge von Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten, die gemäß § 126 oder § 127 AktG zugänglich zu machen sind, gelten als im Zeitpunkt der Zugänglichmachung gestellt. Die Gesellschaft ermöglicht, das Stimmrecht zu diesen Anträgen oder Wahlvorschlägen auszuüben, sobald der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet und ordnungsgemäß legitimiert ist.

Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschaltet sind, haben darüber hinaus das Recht, in der Hauptversammlung im Rahmen ihres Rederechts Anträge und Wahlvorschläge im Wege der Videokommunikation zu stellen.

Ergänzungsverlangen

Gemäß § 122 Abs. 2 AktG können Aktionäre, deren Anteile zusammen mindestens 5 % des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen muss der Gesellschaft schriftlich oder in elektronischer Form gemäß § 126a BGB (d.h. mit qualifizierter elektronischer Signatur) mindestens 24 Tage vor der Hauptversammlung, also bis spätestens zum Ablauf des 20. Juli 2024, 24:00 Uhr, unter folgender Adresse zugehen:

medondo holding AG
Investor Relations – HV 2024
Tattenbachstraße 6
80538 München
E-Mail (mit qualifizierter elektronischer Signatur): ir.holding@medondo.com

Recht zur Einreichung von Stellungnahmen gemäß § 130a Abs. 1 bis 4 AktG

Angemeldete Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten haben das Recht, nach § 130a Absatz 1 bis 4 AktG Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen. Die Einreichung der Stellungnahmen hat in Textform in deutscher Sprache über das Aktionärsportal, welches auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​holding.medondo.com/​medondo/​hauptversammlung/​

erreichbar ist, gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren bis spätestens 8. August 2024, 24:00 Uhr, zu erfolgen.

Stellungnahmen sind in Textform als Datei im PDF-Format einzureichen oder im Aktionärsportal einzugeben und dürfen 10.000 Zeichen (inklusive Leerzeichen) nicht überschreiten. Mit dem Einreichen erklärt sich der Aktionär bzw. sein Bevollmächtigter damit einverstanden, dass die Stellungnahme unter Nennung seines Namens im Aktionärsportal der Gesellschaft zugänglich gemacht wird.

Eingereichte Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung werden, soweit nicht ausnahmsweise von einer Zugänglichmachung nach § 130a Abs. 3 Satz 4 AktG abgesehen werden darf, spätestens am 9. August 2024, 24:00 Uhr, im Aktionärsportal veröffentlicht.

Anträge und Wahlvorschläge, Fragen und Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung im Rahmen der in Textform eingereichten Stellungnahmen werden in der Hauptversammlung nicht berücksichtigt. Das Stellen von Anträgen und das Unterbreiten von Wahlvorschlägen, die Ausübung des Auskunftsrechts sowie die Einlegung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung sind ausschließlich auf den in dieser Einladung jeweils gesondert beschriebenen Wegen möglich.

Rederecht gemäß §§ 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 7, 130a Abs. 5 und 6 AktG

Angemeldete Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten, die elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschaltet sind, haben in der Hauptversammlung ein Rederecht, das im Wege der Videokommunikation ausgeübt wird. Redebeiträge sind während der Hauptversammlung nach Aufforderung durch den Versammlungsleiter über das Aktionärsportal, welches auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​holding.medondo.com/​medondo/​hauptversammlung/​

erreichbar ist, anzumelden. Anträge und Wahlvorschläge nach § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 AktG sowie alle Arten von Auskunftsverlangen nach § 131 AktG dürfen Bestandteil des Redebeitrags sein.

Der Versammlungsleiter wird das Verfahren der Wortmeldung und Worterteilung in der Hauptversammlung näher erläutern. Technische Mindestvoraussetzung für eine Live-Videozuschaltung sind ein internetfähiges Gerät mit Kamera und Mikrofon sowie eine stabile Internetverbindung.

Die Gesellschaft behält sich vor, die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen den Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten und der Gesellschaft in der Hauptversammlung und vor dem Redebeitrag zu überprüfen und diesen zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist.

Auskunftsrecht gemäß § 131 Abs. 1 AktG

Jedem Aktionär ist gemäß § 131 Abs. 1 AktG auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist und kein Auskunftsverweigerungsrecht besteht. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen.

Außerdem besteht in der Hauptversammlung gemäß § 131 Abs. 1d AktG ein Nachfragerecht zu allen in der Hauptversammlung gegebenen Antworten des Vorstands sowie zu in der Hauptversammlung in Redebeiträgen gestellten Fragen sowie ein Auskunftsrecht nach § 131 Abs. 4 AktG.

Es ist vorgesehen, dass der Versammlungsleiter gemäß § 131 Abs. 1f AktG anordnet, dass alle Arten des Auskunftsrechts nach § 131 AktG in der Hauptversammlung ausschließlich im Wege der Videokommunikation im Rahmen des Rederechts gemäß § 130a Abs. 5 und 6 AktG ausgeübt werden können.

§ 131 Abs. 4 Satz 1 AktG bestimmt, dass dann, wenn einem Aktionär wegen seiner Eigenschaft als Aktionär eine Auskunft außerhalb der Hauptversammlung gegeben worden ist, diese Auskunft jedem anderen Aktionär bzw. dessen Bevollmächtigtem auf dessen Verlangen in der Hauptversammlung zu geben ist, auch wenn sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung nicht erforderlich ist.

Zudem bestimmt § 131 Abs. 5 Satz 1 AktG, dass dann, wenn einem Aktionär eine Auskunft verweigert wird, er verlangen kann, dass seine Frage und der Grund, aus dem die Auskunft verweigert worden ist, in die Niederschrift über die Verhandlung aufgenommen werden.

Im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung wird gewährleistet, dass Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschaltet sind, ihr Verlangen nach § 131 Abs. 4 Satz 1 AktG sowie ihr Verlangen nach § 131 Abs. 5 Satz 1 AktG außer im Wege der Videokommunikation, also im Rahmen des Rederechts und des dafür vorgesehenen Verfahrens, auch im Wege der elektronischen Kommunikation über das vorgenannte Aktionärsportal der Gesellschaft gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren mit den entsprechenden Zugangsdaten in der Hauptversammlung übermitteln können.

Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung gemäß § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 8 i.V.m. § 245 Aktiengesetz

Angemeldete Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten, die elektronisch zur Hauptversammlung zugeschaltet sind, haben das Recht, vom Beginn der virtuellen Hauptversammlung am 14. August 2024 an bis zu ihrem Ende über das Aktionärsportal, welches unter

https:/​/​holding.medondo.com/​medondo/​hauptversammlung/​

zugänglich ist, auf elektronischem Wege Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zur Niederschrift des Notars zu erklären. Darüber hinaus haben sie auch im Rahmen ihres Rederechts die Möglichkeit, Widerspruch zu Protokoll des Notars zu erklären. Eine anderweitige Form der Übermittlung von Widersprüchen ist ausgeschlossen. Die Gesellschaft weist darauf hin, dass die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter keine Weisungen zum Einlegen von Widersprüchen entgegennehmen.

Informationen zum Datenschutz

Die Gesellschaft verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende Kategorien personenbezogener Daten von Aktionären, Aktionärsvertretern und Gästen: Kontaktdaten (z.B. Name oder die E-Mail-Adresse), Informationen über die von jedem einzelnen Aktionär gehaltenen Aktien (z.B. Anzahl der Aktien) und Verwaltungsdaten (z.B. die Stimmrechtskartennummer). Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die Gesellschaft ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe ihrer personenbezogenen Daten können sich die Aktionäre der Gesellschaft nicht zur Hauptversammlung anmelden.

Für die Datenverarbeitung ist die Gesellschaft verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten:

medondo holding AG
Vorstand
Tattenbachstraße 6
80538 München
E-Mail: info.holding@medondo.com

Personenbezogene Daten, die die Aktionäre der Gesellschaft betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der Gesellschaft zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister, wie etwa HV-Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer. Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist.

Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung können andere Teilnehmer und Aktionäre Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis über sie erfassten Daten erlangen. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen werden, wenn diese Anträge von Aktionären und Aktionärsvertretern gestellt werden, ihre personenbezogenen Daten veröffentlicht.

Die oben genannten Daten werden je nach Einzelfall bis zu drei Jahre (aber nicht weniger als zwei Jahre) nach Beendigung der Hauptversammlung aufbewahrt und dann gelöscht, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung erforderlich.

Für die virtuelle Hauptversammlung werden zusätzliche personenbezogene Daten in sogenannten „Logfiles“ verarbeitet, um die Virtualisierung technisch zu ermöglichen und deren Administration zu vereinfachen. Dies betrifft z.B. ihre IP-Adresse, den von ihnen verwendeten Webbrowser sowie Datum und Uhrzeit des Aufrufs. Die Gesellschaft verwendet diese Daten zu keinen anderen Zwecken als hier angegeben.

Für Aktionäre und Aktionärsvertreter gelten die aus Art. 15-21 DSGVO aufgeführten Rechte (Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie die Rechte auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder eines Widerspruchsrechts gegen die Verarbeitung sowie des Rechts auf Datenübertragbarkeit). Im Zusammenhang mit der Löschung von personenbezogenen Daten verweisen wir auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und den Art. 17 Abs. 3 der DSGVO.

Zur Ausübung der Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an:

info.holding@medondo.com

Darüber hinaus haben Aktionäre und Aktionärsvertreter auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Den Datenschutzbeauftragten der Gesellschaft erreichen die Aktionäre und Aktionärsvertreter unter folgender Adresse:

medondo holding AG
Tattenbachstraße 6
80538 München
E-Mail: info.holding@medondo.com

 

München, im Juli 2024

Der Vorstand

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