ProPharm AG – Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung ( am 13. August 2024 um 11.00 Uhr)

ProPharm AG

Bad Saulgau

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit laden wir unsere Aktionärinnen und Aktionäre zur ordentlichen Hauptversammlung, stattfindend am

13. August 2024 um 11.00 Uhr

im Tagungsraum des Notariats Rieger, Friedrichstraße 6, 88348 Bad Saulgau, recht herzlich ein.

Die Hauptversammlung umfasst folgende Tagesordnungspunkte:

1.

Vorlage des gebilligten und festgestellten Jahresabschlusses für das Geschäftsjahr 2023 zum 31.12.2023 sowie des Lageberichts für das Geschäftsjahr 2023 und des Berichts des Aufsichtsrats

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss am 24. Juni 2024 gebilligt. Der Jahresabschluss gilt damit nach § 172, Satz 1 des Aktiengesetzes als festgestellt. Eine Beschlussfassung durch die Hauptversammlung entfällt daher. Der Jahresabschluss 2023, der Lagebericht des Vorstands und der Bericht des Aufsichtsrats können von der Einberufung an in den Geschäftsräumen der ProPharm AG zu den üblichen Geschäftszeiten oder ansonsten unter

www.propharm-ag.de/​de/​download

eingesehen werden. Gleiches gilt auch für den Vorschlag des Vorstandes zur Verwendung des Bilanzgewinns.

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

Vorstand und Aufsichtsrat der ProPharm AG schlagen vor, den zum 31.Dezember 2023 ausgewiesenen Bilanzgewinn der ProPharm AG für das Geschäftsjahr 2023 in Höhe von EUR 69.777,47 wie folgt zu verwenden:

Ausschüttung einer Dividende von EUR 0,04 auf das
dividendenberechtigte Grundkapital von EUR 609.375
eingeteilt in 609.375 Stückaktien
= EUR 24.375,00
Vortrag auf neue Rechnung = EUR 45.402,47

Die Dividende ist am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag zur Zahlung fällig. Die Auszahlung ist daher für den 16. August 2024 vorgesehen.

3.

Entlastung des Vorstands (§ 120 Abs. 1 AktG)

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Vorstand Entlastung für das Geschäftsjahr 2023 zu erteilen.

4.

Entlastung des Aufsichtsrats (§ 120 Abs. 1 AktG)

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Aufsichtsratsmitgliedern Entlastung für das Geschäftsjahr 2023 zu erteilen.

5.

Satzungsänderung – Beschlussfähigkeit der Hauptversammlung

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die Beschlussfähigkeit nach § 9 Absatz 4 wie folgt zu ändern:

„Die Anzahl der anwesenden Stimmen reicht zur Beschlussfähigkeit bei der Hauptversammlung aus“.

6.

Satzungsänderung – Ausstellung von Vollmachten

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, § 9 der Satzung wie folgt zu ändern:

„Vollmachten zur Ausübung des Stimmrechts können auch durch eigenhändig unterschriebene Mitteilung per Telefax oder WhatsApp erteilt werden“.

Wir weisen darauf hin, dass die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts von Aktionären bis zum Ablauf des 06.08.2024 (24:00 Uhr) bei dem Vorstand der Gesellschaft anzumelden ist. Der Nachweis des Aktienbesitzes ist durch Bestätigung des depotführenden Instituts in Textform gemäß § 126 b BGB zu erbringen und muss in deutscher oder englischer Sprache verfasst sein. Der Nachweis hat sich auf den Beginn des einundzwanzigsten Tages vor der Hauptversammlung, also auf den Beginn des 23.07.2024 (0:00 Uhr), zu beziehen.

Die Anmeldung und der Nachweis des Aktienbesitzes müssen der Gesellschaft bis spätestens zum Ablauf des 06.08.2024 (24:00 Uhr) unter der folgenden Adresse zugehen:

ProPharm AG, Werderstr. 3, 88348 Bad Saulgau

oder per Fax an: 07581 202 9157 bzw. per E-Mail an: office@propharm-ag.de

Nach Anforderung werden von der Gesellschaft gegen fristgerechte Einreichung des Nachweises des Aktienbesitzes Eintrittskarten ausgestellt, die zur Teilnahme an der Hauptversammlung berechtigen. Zur Form des Nachweises über den Aktienbesitz verweisen wir auf § 9 der Satzung in der aktuellen Fassung. Aktionäre können sich auch durch einen Bevollmächtigten vertreten lassen und ihr Stimmrecht durch den Bevollmächtigten ausüben lassen. Auch dann sind eine fristgemäße Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Aktionäre können für die Erteilung der Vollmacht das Vollmachtsformular benutzen, das sie zusammen mit der Anmeldebestätigung erhalten; möglich ist aber auch, dass Aktionäre eine gesonderte Vollmacht in Textform ausstellen. Darüber hinaus kann ein Formular auch im Internet unter

www.propharm-ag.de/​de/​download

abgerufen und unter den o.g. Kontaktdaten angefordert werden. Sie haben hierbei die Möglichkeit, die Ausübung Ihres Stimmrechts vollständig Ihrem Bevollmächtigten zu überlassen oder aber ihn gemäß der Vollmacht zu dem Tagesordnungspunkt weisungsgebunden abstimmen zu lassen. Soweit Sie sich kurzfristig dazu entschließen sollten, sich bei der Hauptversammlung vertreten zu lassen, muss die Vollmacht von dem Bevollmächtigten im Original bei der Hauptversammlung vorgelegt werden.

Bitte bringen Sie in jedem Fall Ihren gültigen Personalausweis oder Reisepass mit, da gegebenenfalls Beurkundungen durchgeführt werden, die eine Legitimation erforderlich machen könnten.

Mit freundlichen Grüßen

ProPharm AG

Claudius M. Goetz

DATENSCHUTZHINWEISE: Die ProPharm AG verarbeitet personenbezogene Daten: Kontaktdaten (z.B. Anschrift, E-Mail-Adresse sowie gegebenenfalls den Namen des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Aktionärsvertreters), persönliche Daten (z.B. Name, Geburtsdatum), Informationen über die Aktien (z.B. Aktienanzahl) und Verwaltungsdaten (z.B. Nummer der Eintrittskarte) auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze, um Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung der ProPharm AG zu ermöglichen. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung der ProPharm AG zwingend erforderlich. Personenbezogene Daten der Aktionäre werden zum Zwecke der Anmeldung zur Hauptversammlung, zur Erstellung des Teilnehmerverzeichnisses und der Stimmrechtsbögen, zur Erstellung der Niederschrift über den Verlauf der Hauptversammlung sowie der Erfüllung aktiengesetzlicher Pflichten der Gesellschaft nach Durchführung der Hauptversammlung verarbeitet. Außerdem erfolgt eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte im Rahmen einer Bekanntmachung von Aktionärsverlangen auf Ergänzung der Tagesordnung sowie von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen. Für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist die ProPharm AG die verantwortliche Stelle; Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 (1) c) Datenschutz-Grundverordnung. Die ProPharm AG speichert, vorbehaltlich nach der Hauptversammlung in Kraft tretender gesetzlicher Vorschriften, die personenbezogenen Daten aufgrund gegenwärtiger gesetzlicher Aufbewahrungspflichten für einen Zeitraum von zehn Jahren, beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem die Hauptversammlung stattfand. Im Einzelfall kann es zu einer längeren Speicherung der personenbezogenen Daten kommen, wenn die weitere Verarbeitung der Daten noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung notwendig ist. Es besteht ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung von personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kapitel III der Datenschutz-Grundverordnung. Diese Rechte können gegenüber der ProPharm AG unentgeltlich über die E-Mail-Adresse office@propharm-ag.de oder über die oben angegebenen Kontaktdaten geltend gemacht werden

 

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