VSM . Vereinigte Schmirgel- und Maschinen-Fabriken Aktiengesellschaft – 121. ordentliche Hauptversammlung ( am 23. August 2024, 11:00 Uhr)

VSM . Vereinigte Schmirgel- und Maschinen-Fabriken Aktiengesellschaft

Hannover

ISIN: DE0007637001 /​ DE0007637035
Wertpapier-Kenn-Nr. 763 700 /​ 763 703

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz
der Aktionärinnen und Aktionäre

Die Aktionärinnen und Aktionäre unserer Gesellschaft werden hiermit zu der

am Freitag, dem 23. August 2024, 11:00 Uhr (MESZ),

stattfindenden

121. ordentlichen Hauptversammlung

eingeladen, die als

virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz
der Aktionärinnen und Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten

stattfindet.

Tagesordnung

1.

Vorlage und Erläuterung des festgestellten Jahresabschlusses der VSM AG, des gebilligten Konzernabschlusses, des zusammengefassten Lageberichts für die VSM AG und den VSM-Konzern und des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2023

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn wie folgt zu verwenden:

Euro
2.1 Verteilung an die Aktionäre
0,15 Euro Dividende auf jede der 16.500 Vorzugsaktien 2.475,00
5,00 Euro Dividende auf jede der 946.000 Stammaktien 4.730.000,00
4.732.475,00
2.2 Einstellung in andere Gewinnrücklagen gem. § 58 Abs. 3 AktG 21.000,00
2.3 Gewinnvortrag 598,18
2.4 Bilanzgewinn 4.754.073,18
3.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Vorstand für das Geschäftsjahr 2023 Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Aufsichtsrat für das Geschäftsjahr 2023 Entlastung zu erteilen.

5.

Beschlussfassung über die Umwandlung von Vorzugsaktien mit Mehrstimmrechten in Stammaktien mit einfachem Stimmrecht durch Aufhebung des Gewinnvorzugs und entsprechende Änderung der Satzung

Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt EUR 5.005.000,00 und ist eingeteilt in 946.000 Stammaktien und 16.500 Vorzugsaktien. Es handelt sich jeweils um auf den Inhaber lautende Stückaktien. Die Vorzugsaktien gewähren neben dem Gewinnvorzug auch Mehrstimmrechte gemäß § 22 der Satzung. Es ist beabsichtigt, sämtliche Vorzugsaktien unter Aufhebung des Gewinnvorzugs in auf den Inhaber lautende Stammaktien umzuwandeln und die Mehrstimmrechte ohne die Zahlung einer Abfindung aufzuheben. Im Ergebnis soll nur noch eine einheitliche Aktiengattung bestehen. In diesem Zusammenhang ist die Satzung in §§ 4, 22 und 27 anzupassen.

5.1

Beschluss der Hauptversammlung

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, zu beschließen:

a)

Die Vorzugsaktien werden unter Aufhebung des in § 27 der Satzung bestimmten Gewinnvorzugs und unter Aufhebung der in § 22 der Satzung bestimmten Mehrstimmrechte in auf den Inhaber lautende stimmberechtigte Stammaktien umgewandelt.

b)

Die Satzung wird wie folgt geändert:

aa) § 4 (Grundkapital und Aktien) Abs. 1 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

„Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt 5.005.000,00 EUR und ist eingeteilt in 962.500 Stück auf den Inhaber lautende Stammaktien.“

bb) § 22 (Stimmrecht) der Satzung wird insgesamt wie folgt neu gefasst:

„Jede Stammaktie gewährt in der Hauptversammlung eine Stimme.“

cc) § 27 (Verwendung des Bilanzgewinns) der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

„Über die Verwendung des Bilanzgewinns entscheidet die Hauptversammlung.“

5.2

Sonderbeschluss der Vorzugsaktionäre zum Beschluss der Hauptversammlung unter Tagesordnungspunkt 5.1

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen unter TOP 5.1 der Hauptversammlung vor, die Vorzugsaktien der Gesellschaft unter Aufhebung des in § 27 der Satzung bestimmten Gewinnvorzugs und unter Aufhebung der in § 22 der Satzung bestimmten Mehrstimmrechte in auf den Inhaber lautende stimmberechtigte Stammaktien umzuwandeln und die Satzung der Gesellschaft entsprechend anzupassen.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen den Vorzugsaktionären vor, diesem Beschluss der Hauptversammlung durch Sonderbeschluss wie folgt die Zustimmung zu erteilen:

Die Vorzugsaktionäre stimmen dem Beschluss der Hauptversammlung über die Umwandlung sämtlicher Vorzugsaktien in Stammaktien unter Aufhebung des in § 27 der Satzung bestimmten Gewinnvorzugs und unter Aufhebung der in § 22 der Satzung bestimmten Mehrstimmrechte und den damit verbundenen Satzungsänderungen entsprechend TOP 5.1 b) zu.

5.3

Sonderbeschluss der Stammaktionäre zum Beschluss der Hauptversammlung unter Tagesordnungspunkt 5.1

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen unter TOP 5.1 der Hauptversammlung vor, die Vorzugsaktien der Gesellschaft unter Aufhebung des in § 27 der Satzung bestimmten Gewinnvorzugs und unter Aufhebung der in § 22 der Satzung bestimmten Mehrstimmrechte in auf den Inhaber lautende stimmberechtigte Stammaktien umzuwandeln und die Satzung der Gesellschaft entsprechend anzupassen.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen den Stammaktionären vor, diesem Beschluss der Hauptversammlung durch Sonderbeschluss wie folgt die Zustimmung zu erteilen:

Die Stammaktionäre stimmen dem Beschluss der Hauptversammlung über die Umwandlung sämtlicher Vorzugsaktien in Stammaktien unter Aufhebung des in § 27 der Satzung bestimmten Gewinnvorzugs und unter Aufhebung der in § 22 der Satzung bestimmten Mehrstimmrechte und den damit verbundenen Satzungsänderungen entsprechend TOP 5.1 b) zu.

6.

Beschlussfassung über die Höhe der Aufsichtsratsvergütung

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, zu beschließen, dass den Aufsichtsratsmitgliedern eine jährliche feste Aufsichtsratsvergütung in Höhe von EUR 40.000,00 ab dem 01.01.2025 gewährt wird. Der Vorsitzende des Aufsichtsrates erhält das Doppelte, der Stellvertreter des Vorsitzenden das Eineinhalbfache dieses Betrages. Die beschlossene Vergütung gilt so lange fort, bis die Hauptversammlung eine andere Vergütung beschließt. Für den Zeitraum ab dem Wirksamwerden der Satzungsänderung durch Beschluss der Hauptversammlung am 25.08.2023 bis zum 31.12.2024 gilt die in der Satzung in der Fassung vom 28.08.2012 verankerte Aufsichtsratsvergütung.

7.

Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2024

Der Aufsichtsrat schlägt vor, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2024 die Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hannover, zu wählen.

Hauptversammlung ohne physische Anwesenheit der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten

Gemäß § 118a AktG hat der Vorstand der Gesellschaft mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, die Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung abzuhalten. Ort der (virtuellen) Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist Siegmundstraße 17, 30165 Hannover. Für Aktionäre und Aktionärinnen sowie deren Bevollmächtigte (der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ist hiervon ausgenommen) besteht entsprechend keine Möglichkeit zur Teilnahme und Anwesenheit am Ort der Versammlung.

Teilnahmeberechtigte Aktionäre und ihre Bevollmächtigten haben die Möglichkeit, sich über das HV-Portal elektronisch zuzuschalten und die gesamte Hauptversammlung live zu verfolgen sowie ihre Aktionärsrechte auszuüben.

Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung

Die gesamte Hauptversammlung kann von den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären über die Bild- und Tonübertragung im Internet über das HV-Portal der VSM · Vereinigte Schmirgel- und Maschinen-Fabriken AG verfolgt werden. Das HV-Portal ist unter folgender Internetadresse zugänglich:

http:/​/​www.vsmabrasives.com/​de-de/​unternehmen/​investor-relations.html

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können sich dort mit ihren Zugangsdaten anmelden und am Tag der Hauptversammlung ab 11:00 Uhr (MESZ) auf die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung zugreifen. Die Teilnahme an der Hauptversammlung mit entsprechender Ausübung der Aktionärsrechte, die Stimmabgabe per elektronischer Briefwahl und die elektronische Erteilung von Vollmachten und Weisungen an die Abstimmungsvertreter der Gesellschaft über das HV-Portal erfordern die fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung und eine Anmeldung (Login) im HV-Portal mit den entsprechenden Zugangsdaten.

Anmeldung und Ausübung des Stimmrechts

Zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß § 20 der Satzung diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich spätestens bis zum Ablauf des 16. August 2024 (24:00 Uhr MESZ) unter der nachstehenden Adresse

VSM · Vereinigte Schmirgel- und Maschinen-Fabriken Aktiengesellschaft
c/​o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de

bei der Gesellschaft anmelden.

Die Aktionäre müssen außerdem die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechtes nachweisen. Für den Nachweis der Berechtigung ist ein Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut auf den Nachweisstichtag notwendig. Gemäß § 20 Nr. 2 Satz 3 der Satzung hat sich der Nachweis auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d. h. auf den Beginn des 2. August 2024 (0:00 Uhr MESZ), („Nachweisstichtag“) zu beziehen.

Wie die Anmeldung muss auch dieser Nachweis des Anteilsbesitzes der Gesellschaft unter der vorgenannten Adresse spätestens bis zum Ablauf des 16. August 2024 (24:00 Uhr MESZ) zugehen. Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes bedürfen der Textform (§ 126b BGB) und müssen in deutscher oder englischer Sprache erfolgen.

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Der Umfang des Stimmrechts bemisst sich ausschließlich nach dem nachgewiesenen Anteilsbesitz des Aktionärs am Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag ist zwar keine Sperre für die Veräußerung oder den Erwerb von Aktien verbunden, eine Veräußerung oder ein Erwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben jedoch keine Auswirkungen mehr auf die Berechtigung zur Verfolgung der Hauptversammlung und den Umfang des Stimmrechts. Für die Dividendenberechtigung hat der Nachweisstichtag keine Bedeutung. Auch bei Veräußerung sämtlicher Aktien nach dem Nachweisstichtag oder eines Teils hiervon ist für die Berechtigung zur Verfolgung der Hauptversammlung und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Aktienbesitz zum Nachweisstichtag maßgebend. Wer erst nach dem Nachweisstichtag Aktionär wird und vorher keine Aktien besessen hat, ist nicht berechtigt, an der Hauptversammlung teilzunehmen, es sei denn, er hat sich insoweit bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen lassen.

Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes erhalten die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre Stimmrechtskarten, auf denen die Zahl ihrer Stimmen verzeichnet und die erforderlichen Login-Daten für das HV-Portal abgedruckt sind.

Wir bitten die Aktionäre, welche an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen möchten, frühzeitig bei ihrem depotführenden Institut die erforderliche Anmeldung sowie den Nachweis des Anteilsbesitzes zu veranlassen.

Ausübung des Stimmrechts durch Vollmachts- und Weisungserteilung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Als besonderen Service bieten wir unseren rechtzeitig angemeldeten Aktionären an, sich durch den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft vertreten zu lassen. Dem Stimmrechtsvertreter müssen dazu Vollmacht sowie ausdrückliche und eindeutige Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts zu jedem relevanten Tagesordnungspunkt erteilt werden. Soweit eine ausdrückliche und eindeutige Weisung fehlt, wird sich der Stimmrechtsvertreter für den jeweiligen Abstimmungsgegenstand der Stimme enthalten. Sollte zu einem Gegenstand der Tagesordnung eine Einzelabstimmung stattfinden, gilt eine hierzu erteilte Weisung für jeden einzelnen Unterpunkt. Der Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Aufträge zu Wortmeldungen, zum Stellen von Fragen, Anträgen oder Wahlvorschlägen, oder zur Erklärung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse wird er nicht entgegennehmen. Auch zur Vollmachts- und Weisungserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ist eine fristgerechte Anmeldung erforderlich.

Die Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bedarf ebenso wie die Erteilung von Weisungen der Textform (§ 126b BGB). Vollmacht und Stimmrechtsweisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können unter Verwendung des hierfür auf dem mit der Stimmrechtskarte übersandten „Vollmachts- und Weisungsformular“ erteilt werden. Wenn Sie das Vollmachts- und Weisungsformular verwenden, ist dieses ausschließlich an die nachfolgende Postanschrift oder E-Mail-Adresse zu übermitteln und muss dort bis spätestens 22. August 2024, 24.00 Uhr MESZ, (Datum des Eingangs) zugehen:

VSM · Vereinigte Schmirgel- und Maschinen-Fabriken Aktiengesellschaft
c/​o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de

Vor und während der Hauptversammlung steht Ihnen für die Ausübung des Stimmrechts im Wege der Vollmachts- und Weisungserteilung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft auch das unter der Internetadresse

http:/​/​www.vsmabrasives.com/​de-de/​unternehmen/​investor-relations.html

erreichbare HV-Portal der Gesellschaft zur Verfügung. Die Bevollmächtigung über das HV-Portal ist bis zum Beginn der Abstimmungen am Tag der Hauptversammlung möglich. Hierfür ist im HV-Portal die Schaltfläche „Vollmacht an Stimmrechtsvertreter“ vorgesehen. Über das HV-Portal können Sie auch während der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmung eine etwaige zuvor über das HV-Portal erteilte Vollmacht und Weisung ändern oder widerrufen.

Weitere Hinweise zur Vollmachts- und Weisungserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind in der Stimmrechtskarte, welche die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre zugesandt bekommen, enthalten.

Bevollmächtigung eines Dritten zur Ausübung des Stimmrechts und sonstiger Rechte

Aktionäre können ihr Stimmrecht und sonstige Rechte in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. ein Kreditinstitut, einen Stimmrechtsberater, eine Aktionärsvereinigung oder eine Person ihrer Wahl ausüben lassen. Auch Bevollmächtigte können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von ihnen zurückweisen. Auch im Fall einer Stimmrechtsvertretung ist eine fristgerechte Anmeldung erforderlich.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Wird ein Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater oder eine andere Person im Sinne von § 135 Abs. 8 AktG bevollmächtigt, so können abweichende Regelungen bestehen, die jeweils bei diesen zu erfragen sind.

Aktionäre können für die Vollmachtserteilung das ihnen mit der Stimmrechtskarte zur Hauptversammlung übersandte „Vollmachts- und Weisungsformular“ benutzen. Möglich ist aber auch, dass Aktionäre eine gesonderte Vollmacht ausstellen. Ein entsprechendes Vollmachtsformular steht auch im Internet unter

http:/​/​www.vsmabrasives.com/​de-de/​unternehmen/​investor-relations.html

zur Verfügung.

Die Erteilung der Vollmacht kann gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Unbeschadet eines anderweitigen, nach dem Gesetz zulässigen Wegs zur Übermittlung der Vollmacht bzw. des Nachweises über die Bestellung eines Bevollmächtigten an die Gesellschaft kann die Vollmacht bzw. der Nachweis (z. B. die Kopie der Vollmacht) auch elektronisch unter Nutzung des HV-Portals unter

http:/​/​www.vsmabrasives.com/​de-de/​unternehmen/​investor-relations.html

oder per E-Mail an

inhaberaktien@linkmarketservices.de

übermittelt werden. Die individuellen Zugangsdaten (Login-Daten) zur Nutzung des HV-Portals werden den Aktionären mit der Stimmrechtskarte zur Hauptversammlung übersandt. Diese Übermittlungswege stehen auch zur Verfügung, wenn die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Vollmacht erübrigt sich in diesem Fall.

Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann unbeschadet eines anderweitigen, nach dem Gesetz zulässigen Wegs zur Übermittlung, auf den vorgenannten Übermittlungswegen unmittelbar der Gesellschaft gegenüber erklärt werden.

Am Tag der virtuellen Hauptversammlung können Vollmachten ausschließlich unter Nutzung des HV-Portals bis zum Beginn der Abstimmung abgegeben, geändert oder widerrufen werden. Erfolgt die Erteilung oder der Nachweis einer Vollmacht oder deren Widerruf durch eine Erklärung gegenüber der Gesellschaft auf einem anderen Übermittlungsweg als den vorgenannten Übermittlungswegen, so muss diese aus organisatorischen Gründen der Gesellschaft bis 22. August 2024, 24:00 Uhr MESZ, (Datum des Eingangs) zugehen. Eine Übermittlung an die Gesellschaft über das HV-Portal ist auch bis zum Beginn der Abstimmungen am Tag der Hauptversammlung noch möglich.

Die Verfolgung der Hauptversammlung durch den Bevollmächtigten durch elektronische Zuschaltung über das HV-Portal setzt voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber die mit der Stimmrechtskarte zur Hauptversammlung versandten Zugangsdaten (Login-Daten) erhält.

Bei der Bevollmächtigung nach § 135 AktG (Vollmachtserteilung an Kreditinstitute, Stimmrechtsberater, Aktionärsvereinigungen sowie sonstige von § 135 AktG erfasste Intermediäre und gemäß § 135 AktG Gleichgestellte) sind Besonderheiten zu beachten, die bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden zu erfragen sind. Nach dem Gesetz muss die Vollmacht in diesen Fällen einem bestimmten Bevollmächtigten erteilt und von dem Bevollmächtigten nachprüfbar festgehalten werden. Die Vollmachtserklärung muss zudem vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Bitte stimmen Sie sich daher, wenn Sie eine Vollmacht nach § 135 AktG erteilen wollen, mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht ab. Ein Verstoß gegen die vorgenannten und bestimmte weitere in § 135 AktG genannte Erfordernisse für die Bevollmächtigung der in diesem Absatz Genannten beeinträchtigt allerdings gemäß § 135 Absatz 7 AktG nicht die Wirksamkeit der Stimmabgabe.

Kreditinstituten, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberatern sowie sonstige von § 135 AktG erfasste Intermediäre und gemäß § 135 AktG Gleichgestellte, die eine Mehrzahl von Aktionären vertreten, wird empfohlen, sich im Vorfeld der Hauptversammlung hinsichtlich der Ausübung des Stimmrechts unter der folgenden Adresse zu melden:

VSM · Vereinigte Schmirgel- und Maschinen-Fabriken Aktiengesellschaft
c/​o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de

Weitere Hinweise zur Vollmachtserteilung an Dritte sind auf den mit den Stimmrechtskarten an die Aktionäre übersandten Unterlagen zur Hauptversammlung enthalten.

Stimmabgabe mittels (elektronischer) Briefwahl

Die nach Maßgabe der vorstehenden Erläuterungen ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre oder Aktionärsvertreter können eine Stimmabgabe elektronisch mittels Briefwahl vornehmen. Auch für diese Form der Stimmabgabe (elektronische Briefwahl) ist die rechtzeitige und ordnungsgemäße Anmeldung sowie Übersendung des Nachweises des Anteilsbesitzes unerlässlich.

Für die Stimmabgabe per Briefwahl im Wege der elektronischen Kommunikation verwenden Sie bitte das internetgestützte HV-Portal:

http:/​/​www.vsmabrasives.com/​de-de/​unternehmen/​investor-relations.html

Es wird darauf hingewiesen, dass hierfür ebenfalls eine Anmeldung im HV-Portal unter Nutzung der mit der Stimmrechtskarte übermittelten Login-Daten erforderlich ist.

Die elektronische Briefwahl erfolgt ausschließlich über das HV-Portal. Die Stimmabgabe ist für angemeldete Aktionäre oder Aktionärsvertreter ab dem 2. August 2024 (0:00 Uhr MESZ) – entsprechend dem Nachweisstichtag – und damit bereits vor dem Beginn der Hauptversammlung am 23. August 2024 um 11:00 Uhr MESZ unter Verwendung der auf der zugesandten Stimmrechtskarte angegebenen Login-Daten über die Internetseite der Gesellschaft unter

http:/​/​www.vsmabrasives.com/​de-de/​unternehmen/​investor-relations.html

über das HV-Portal möglich.

Die Stimmabgabe über das HV-Portal kann bis zu dem vom Versammlungsleiter im Rahmen der Abstimmungen festgelegten Zeitpunkt erfolgen. Nähere Einzelheiten zur Stimmabgabe per Briefwahl erhalten die Aktionäre mit der Stimmrechtskarte zugesandt, die Sie nach fristgerechter Anmeldung erhalten.

Auch bevollmächtigte Intermediäre, Stimmrechtsberater im Sinne von § 134a Absatz 1 Nr. 3, Absatz 2 Nr. 3 AktG sowie Aktionärsvereinigungen und sonstige gemäß § 135 Absatz 8 AktG gleichgestellte Personen können sich nach den vorstehend beschriebenen Regeln unter Einhaltung der genannten Fristen der Briefwahl bedienen.

Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung nach § 122 Absatz 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile alleine oder zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder allein oder zusammen den anteiligen Betrag von 500.000 Euro erreichen (dies entspricht 96.154 Aktien), können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden.

Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 24 Tage vor der Hauptversammlung, d.h. spätestens bis zum Ablauf des 29. Juli 2024 bis 24.00 Uhr MESZ, zugehen. Bitte richten Sie entsprechende Verlangen an folgende Adresse:

VSM · Vereinigte Schmirgel- und Maschinen-Fabriken AG
Hauptversammlung
Siegmundstraße 17
30165 Hannover
Telefax: +49 511 3526 124

Jedem neuen Gegenstand der Tagesordnung muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Der oder die Antragsteller haben nachzuweisen, dass er/​sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens bei der Gesellschaft Inhaber der Aktien ist/​sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten. Bei der Berechnung dieser Frist sind §§ 70 und 121 Absatz 7 AktG zu beachten.

Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht wurden – unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht. Sie werden außerdem über die Internetseite der Gesellschaft unter

http:/​/​www.vsmabrasives.com/​de-de/​unternehmen/​investor-relations.html

veröffentlicht.

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären nach §§ 126 Absatz 1, 127 AktG

Aktionäre haben das Recht, Gegenanträge und Wahlvorschläge vor der Hauptversammlung entsprechend §§ 126 Abs. 1, 127 AktG an die Gesellschaft zur Veröffentlichung auf der Internetseite der Gesellschaft zu übermitteln.

Dementsprechend können Aktionäre der Gesellschaft Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/​oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern vor der Hauptversammlung übersenden. Solche Anträge (nebst Begründung) und Wahlvorschläge sind ausschließlich zu richten an:

VSM · Vereinigte Schmirgel- und Maschinen-Fabriken AG
Hauptversammlung
Siegmundstraße 17
30165 Hannover
Telefax: +49 511 3526 124

Spätestens am 8. August 2024 bis 24.00 Uhr MESZ, der Gesellschaft unter vorstehender Adresse zugegangene ordnungsgemäße Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären werden unverzüglich über die Internetseite

http:/​/​www.vsmabrasives.com/​de-de/​unternehmen/​investor-relations.html

einschließlich des Namens des Aktionärs sowie etwaiger Stellungnahmen der Verwaltung zugänglich gemacht.

Die Gesellschaft braucht einen Gegenantrag und ggf. dessen Begründung beziehungsweise einen Wahlvorschlag nicht zugänglich zu machen, wenn einer der Ausschlusstatbestände nach § 126 Absatz 2 AktG vorliegt, etwa, weil der Wahlvorschlag oder Gegenantrag zu einem gesetz- oder satzungswidrigen Beschluss der Hauptversammlung führen würde oder die Begründung in wesentlichen Punkten offensichtlich falsche oder irreführende Angaben enthält. Ein Wahlvorschlag muss darüber hinaus auch dann nicht zugänglich gemacht werden, wenn der Vorschlag nicht den Namen, den ausgeübten Beruf und den Wohnort der vorgeschlagenen Person sowie deren Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten enthält. Die Begründung eines Gegenantrags braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt.

Zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge werden im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung als gestellt berücksichtigt, wenn der antragstellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär oder Aktionärsvertreter ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet ist.

Gegenanträge und Wahlvorschläge können auch während der virtuellen Hauptversammlung als Bestandteil des Redebeitrags im Wege der Videokommunikation gestellt werden.

Einreichung von Stellungnahmen

Ordnungsgemäß zur virtuellen Hauptversammlung angemeldete Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten haben das Recht, vor der Hauptversammlung Stellungnahmen zu Gegenständen der Tagesordnung im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen (§ 130a Abs. 1 bis 4 AktG).

Stellungnahmen sind in Textform über das internetgestützte HV-Portal unter:

http:/​/​www.vsmabrasives.com/​de-de/​unternehmen/​investor-relations.html

bis spätestens fünf Tage vor der Hauptversammlung, also bis zum 17. August 2024, 24:00 Uhr MESZ, einzureichen.

Die Gesellschaft wird Stellungnahmen, die in deutscher oder englischer Sprache eingereicht werden und nach den gesetzlichen Vorschriften zugänglich zu machen sind, bis spätestens vier Tage vor der Hauptversammlung, also bis zum 18. August 2024, 24:00 Uhr MESZ, unter Nennung des Namens des einreichenden Aktionärs bzw. dessen Bevollmächtigten im HV-Portal veröffentlichen. Dort werden ebenfalls etwaige Stellungnahmen der Verwaltung veröffentlicht.

Rederecht

Aktionäre, die an der Hauptversammlung teilnehmen, haben ein Rederecht im Wege der Videokommunikation. Anträge und Wahlvorschläge nach § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 AktG sowie alle Arten von Auskunftsverlangen nach § 131 AktG können Bestandteil des Redebeitrags sein.

Im HV Portal können Aktionäre ab Beginn der Hauptversammlung ihren Redebeitrag anmelden. Die Gesellschaft hat gemäß § 130a Abs. 6 AktG die Möglichkeit, einen Redebeitrag zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation nicht sichergestellt ist.

Auskunftsrecht

Aktionäre können gemäß § 131 Abs. 1 AktG vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft verlangen, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstandes der Tagesordnung erforderlich ist oder sich auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen bezieht.

Zu allen vom Vorstand gegebenen Antworten steht den Aktionären ein Nachfragerecht gemäß § 131 Abs. 1d AktG zu. Unter bestimmten Voraussetzungen darf der Vorstand die Auskunft verweigern.

Das Auskunftsrecht kann in der Hauptversammlung im Wege der elektronischen Kommunikation ausgeübt werden. Eine Einreichung von Fragen im Vorfeld der Hauptversammlung ist nicht möglich.

Einlegung von Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung

Aktionäre, die elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschaltet sind, haben das Recht, im Wege elektronischer Kommunikation Widerspruch gegen die Beschlüsse der Hauptversammlung zu erklären.

Der Widerspruch kann ab der Eröffnung der Hauptversammlung bis zu deren Ende über das internetgestützte HV-Portal unter

http:/​/​www.vsmabrasives.com/​de-de/​unternehmen/​investor-relations.html

erklärt werden. Hierfür ist im HV-Portal die Schaltfläche „Einlegung eines Widerspruchs“ vorgesehen.

Technische Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung

Für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung sowie zur Nutzung des HV-Portals und zur Ausübung von Aktionärsrechten benötigen Sie eine Internetverbindung und ein internetfähiges Endgerät. Um die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung optimal wiedergeben zu können, wird eine stabile Internetverbindung mit einer ausreichenden Übertragungsgeschwindigkeit empfohlen.

Nutzen Sie zum Empfang der Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung einen Computer, benötigen Sie einen Browser und Lautsprecher oder Kopfhörer.

Für den Zugang zum HV-Portal der Gesellschaft benötigen Sie Ihre individuellen Zugangsdaten, die Sie mit der Stimmrechtskarte zur Hauptversammlung erhalten. Mit diesen Zugangsdaten können Sie sich im HV-Portal auf der Anmeldeseite anmelden.

Um das Risiko von Einschränkungen bei der Ausübung von Aktionärsrechten durch technische Probleme während der virtuellen Hauptversammlung zu vermeiden, wird empfohlen – soweit möglich – die Aktionärsrechte (insbesondere das Stimmrecht) bereits vor Beginn der Hauptversammlung auszuüben.

Weitere Einzelheiten zum HV-Portal und den Anmelde- und Nutzungsbedingungen erhalten die Aktionäre zusammen mit der Stimmrechtskarte zur Hauptversammlung bzw. im Internet unter:

http:/​/​www.vsmabrasives.com/​de-de/​unternehmen/​investor-relations.html

Hinweis zur Verfügbarkeit der Bild- und Tonübertragung

Die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre können über das HV-Portal die Hauptversammlung am 23. August 2024 ab 11.00 Uhr (MESZ) in voller Länge live in Bild und Ton verfolgen. Die Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung und die Verfügbarkeit des HV-Portals kann nach dem heutigen Stand der Technik aufgrund von Einschränkungen der Verfügbarkeit des Telekommunikationsnetzes und der Einschränkung von Internetdienstleistungen von Drittanbietern Schwankungen unterliegen, auf welche die Gesellschaft keinen Einfluss hat. Die Gesellschaft kann daher keine Gewährleistungen und Haftung für die Funktionsfähigkeit und ständige Verfügbarkeit der in Anspruch genommenen Internetdienste, der in Anspruch genommenen Netzelemente Dritter, der Bild- und Tonübertragung sowie den Zugang zum HV-Portal und dessen generelle Verfügbarkeit übernehmen. Die Gesellschaft übernimmt auch keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für den Online-Service eingesetzten Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht Vorsatz vorliegt. Die Gesellschaft empfiehlt aus diesem Grund, frühzeitig von den oben genannten Möglichkeiten zur Rechtsausübung, insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts, Gebrauch zu machen. Sofern es Datenschutz- oder Sicherheitserwägungen zwingend erfordern, muss sich der Versammlungsleiter der Hauptversammlung vorbehalten, die virtuelle Hauptversammlung zu unterbrechen oder ganz einzustellen.

Information zum Datenschutz für Aktionäre

Die VSM AG verarbeitet als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten (Name, Wohnort, ggf. E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Eintrittskarte) auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze, um Ihnen die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Verarbeitung Ihrer Daten ist für Ihre Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1c) DSGVO.

Für das Anmeldeverfahren sowie für die Ausrichtung der Hauptversammlung setzt die VSM AG Dienstleister ein. Diese erhalten nur solche Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der VSM AG.

Die Daten werden nur für den beschriebenen Zweck verwendet und auch nur so lange gespeichert, wie es für den Zweck erforderlich ist.

Sie als Aktionärin bzw. Aktionär haben bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit nach Kapitel 3 der DSGVO.

Diese Rechte können Sie gegenüber der VSM AG unentgeltlich über die E-Mail-Adresse

hauptversammlung@vsmabrasives.com

oder über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:

VSM · Vereinigte Schmirgel- und Maschinen-Fabriken AG
Hauptversammlung
Siegmundstraße 17
30165 Hannover
Telefax: +49 511 3526 124

Unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

datenschutz@vsmabrasives.com

Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 DSGVO zu.

Ergänzende Informationen

Diese Einberufung zur Hauptversammlung, die zugänglich zu machenden Unterlagen und Anträge von Aktionären sowie weitere Informationen wie der Geschäftsbericht stehen im HV-Portal unter

http:/​/​www.vsmabrasives.com/​de-de/​unternehmen/​investor-relations.html

zur Verfügung.

 

Hannover, im Juli 2024


VSM . Vereinigte Schmirgel- und Maschinen-Fabriken Aktiengesellschaft

– Der Vorstand –

Comments are closed.