Viromed Medical AG – Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung ( am 19. August 2024 um 11:00 Uhr)

Viromed Medical AG

München

ISIN: DE000A3MQR65

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Hiermit laden wir die Aktionäre unserer Gesellschaft zu der am

19. August 2024 um 11:00 Uhr (MESZ)

stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung

ein.

Die Hauptversammlung wird gemäß § 20.5 der Satzung der Gesellschaft in Form einer virtuellen Hauptversammlung gemäß § 118a AktG ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abgehalten. Die Hauptversammlung wird für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre bzw. deren Bevollmächtigte live im Internet auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.viromed-medical-ag.de/​hauptversammlungen/​

im passwortgeschützten HV-Portal übertragen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre erfolgt ausschließlich im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist das SATELLITE OFFICE Hamburg GmbH & Co. KG, Gutruf Haus, Neuer Wall 10, 20354 Hamburg.

TAGESORDNUNG

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2023 und des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss am 3. Juli 2024 gebilligt. Damit ist der Jahresabschluss festgestellt. Einer Beschlussfassung bedarf es zu diesem Tagesordnungspunkt nicht.

Die vorgenannten Unterlagen sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.viromed-medical-ag.de/​hauptversammlung/​

zugänglich und werden dort auch während der Hauptversammlung zugänglich sein.

2.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2023

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2023 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2023 Entlastung zu erteilen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2023 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023 Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2024

Der Aufsichtsrat schlägt vor, Herrn Wirtschaftsprüfer Bernd Lenzen, Düsseldorf, zum Abschlussprüfer für die Gesellschaft für das Geschäftsjahr 2024 zu bestellen.

5.

Beschlussfassung über eine Wahl zum Aufsichtsrat

Der ehemalige Aufsichtsratsvorsitzende der Viromed Medical AG, Prof. Dr. Gregor Morfill, hat sein Aufsichtsratsmandat am 17. April 2024 aus Altersgründen mit sofortiger Wirkung niederlegt.

Das Amtsgericht München hat auf Antrag des Vorstands am 22. Mai 2024 Herrn Dr. Jan Delphendahl, Rechtsanwalt und Notar sowie Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht, im Rahmen eines gerichtlichen Ergänzungsverfahrens nach § 104 Abs. 2 AktG zum Mitglied des Aufsichtsrats bestellt, um eine gesetzes- und satzungsgemäße Besetzung des Aufsichtsrats zu gewährleisten. Herr Dr. Delphendahl wurde als Nachfolger von Herrn Prof. Dr. Morfill zum Vorsitzenden des Aufsichtsrats gewählt. Das Amt von Herrn Dr. Delphendahl als Aufsichtsratsmitglied endet aufgrund der gerichtlichen Bestellung mit Ablauf dieser ordentlichen Hauptversammlung.

Herr Dr. Delphendahl soll nunmehr durch die Hauptversammlung in den Aufsichtsrat der Gesellschaft gewählt werden.

Der Aufsichtsrat der Gesellschaft setzt sich nach §§ 95 Satz 1, 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 Satz 1 AktG in Verbindung mit § 13.1 der Satzung der Gesellschaft aus drei von der Hauptversammlung zu wählenden Mitgliedern zusammen.

Wenn ein von der Hauptversammlung gewähltes Aufsichtsratsmitglied vor Ablauf seiner Amtszeit aus dem Aufsichtsrat ausscheidet, so erfolgt nach § 13.2 der Satzung die Wahl eines Nachfolgers für den Rest der Amtszeit des ausgeschiedenen Aufsichtsratsmitglieds, sofern die Hauptversammlung keine abweichende Amtszeit beschließt.

Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgenden Beschluss zu fassen:

Herr Dr. Jan Delphendahl, wohnhaft in Kiel, Deutschland, Rechtsanwalt und Notar sowie Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht, Partner bei der Cornelius + Krage Rechtsanwälte PartG mbB, wird zum Mitglied des Aufsichtsrats der Viromed Medical AG gewählt.

Die Wahl erfolgt mit Wirkung ab Beendigung der Hauptversammlung am 19. August 2024 für die restliche Amtszeit des ausgeschiedenen Aufsichtsratsmitglieds Prof. Dr. Gregor Morfill, d.h. für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2026 beschließt.

6.

Beschlussfassung über die Verlegung des Sitzes der Gesellschaft nach Hamburg und Änderung von § 2 der Satzung

Die Gesellschaft hat ihren Sitz bisher in München. In der Gründungsphase wurde der Satzungssitz München aufgrund der Zusammenarbeit mit der terraplasma GmbH gewählt, die ihren Sitz ebenfalls in München hat. Da die Gesellschaft jedoch darüber hinaus keine Verbindungen nach München hat, sondern sich ihre Geschäftsräume in der Metropolregion Hamburg befinden, soll auch der Satzungssitz nunmehr nach Hamburg verlegt werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, zu beschließen:

Der Sitz der Gesellschaft wird von München nach Hamburg verlegt.

§ 2 der Satzung der Gesellschaft wird wie folgt neu gefasst:

„Die Gesellschaft hat ihren Sitz in Hamburg.“

WEITERE ANGABEN UND HINWEISE

Angaben und Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung

Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats beschlossen, die Hauptversammlung gemäß § 118a AktG i.V.m. § 20.5 der Satzung der Gesellschaft als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abzuhalten. Eine physische Teilnahme der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft) am Versammlungsort ist ausgeschlossen.

I.

Zuschaltung

Die gesamte Hauptversammlung einschließlich einer etwaigen Fragenbeantwortung und der Abstimmungen wird für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre oder deren Bevollmächtigte nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen am 19. August 2024 ab 11:00 Uhr (MESZ) live im Internet auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.viromed-medical-ag.de/​hauptversammlungen/​

im passwortgeschützten HV-Portal („HV-Portal“) in Bild und Ton übertragen. Eine physische Teilnahme der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft) am Versammlungsort ist ausgeschlossen. Über das passwortgeschützte HV-Portal können die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre (und ggf. deren Bevollmächtigte) gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren unter anderem ihre Aktionärsrechte ausüben. Die Nutzung des HV-Portals durch einen Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte die entsprechenden Zugangsdaten erhält. Auch bevollmächtigte Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater und sonstige durch § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen können sich des passwortgeschützten HV-Portals bedienen. Die Gesellschaft stellt ihnen auf Wunsch einen elektronischen Zugang zur Verfügung.

Beim Betreten der virtuellen Hauptversammlung unter Nutzung des passwortgeschützten HV-Portals während der Dauer der virtuellen Hauptversammlung am 19. August 2024 sind die Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten elektronisch zur virtuellen Hauptversammlung zugeschaltet. Die elektronische Zuschaltung ermöglicht jedoch weder eine Teilnahme an der Versammlung im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG noch eine Stimmrechtsausübung im Wege der elektronischen Teilnahme im Sinne des § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 2 AktG.

II.

Teilnahme

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung angemeldet und ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nachgewiesen haben.

Die Anmeldung bedarf der Textform, muss in deutscher oder englischer Sprache erfolgen und muss der Gesellschaft mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung, d.h. spätestens bis zum 12. August 2024, 24:00 Uhr (MESZ), unter der nachstehenden Adresse oder E-Mail-Adresse zugehen:

Viromed Medical AG
c/​o GFEI Aktiengesellschaft
Ostergrube 11
30559 Hannover
E-Mail: HV@gfei.de

Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ist durch einen in Textform in deutscher oder englischer Sprache erstellten Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstitut nachzuweisen. Aufgrund einer gesetzlichen Anpassung in § 123 Abs. 4 AktG muss sich der Nachweis abweichend von der Rechtslage in den vergangenen Jahren auf den Geschäftsschluss des zweiundzwanzigsten Tages vor der Hauptversammlung (Record Date), also den 28. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ), beziehen. Er muss der Gesellschaft unter der vorgenannten Adresse (Viromed Medical AG, c/​o GFEI Aktiengesellschaft, Ostergrube 11, 30559 Hannover, E-Mail: HV@gfei.de) ebenfalls mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung, d.h. spätestens bis zum 12. August 2024, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen.

Nach Zugang der ordnungsgemäßen Anmeldung und eines ordnungsgemäßen Nachweises des Anteilsbesitzes werden den Aktionären Zugangskarten mit den individualisierten Zugangsdaten (Zugangskartennummer und Passwort) für die Nutzung des HV-Portals auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.viromed-medical-ag.de/​hauptversammlungen/​

zugesandt („Zugangskarte“). Wir bitten die Aktionäre, frühzeitig für die Anmeldung und Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen.

III.

Details zum HV-Portal und Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung im Internet

Voraussichtlich ab dem 29. Juli 2024 steht auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.viromed-medical-ag.de/​hauptversammlungen/​

das passwortgeschützte HV-Portal zur Verfügung. Über das HV-Portal können angemeldete Aktionäre (bzw. ihre Bevollmächtigten) gemäß den dafür vorgesehenen, in den nachfolgenden Abschnitten näher beschriebenen Verfahren ihr Stimmrecht im Wege der elektronischen Briefwahl ausüben sowie elektronisch Vollmacht und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erteilen, Stellungnahmen und Fragen einreichen, ihr Rede- und Auskunftsrecht ausüben sowie Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung einlegen. Für die Nutzung des HV-Portals ist eine Zugangsberechtigung erforderlich. Die individualisierten Zugangsdaten (Zugangskartennummer und Passwort) werden nach Zugang einer ordnungsgemäßen Anmeldung und eines ordnungsgemäßen Nachweises des Anteilsbesitzes zugesandt („Zugangskarte“).

Angemeldete Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten können die gesamte Hauptversammlung am 19. August 2024 ab 11:00 Uhr (MESZ) live auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.viromed-medical-ag.de/​hauptversammlungen/​

im HV-Portal in Bild und Ton verfolgen.

Nach Zugang der ordnungsgemäßen Anmeldung und eines ordnungsgemäßen Nachweises des Anteilsbesitzes, jeweils wie vorstehend unter Ziffer II. beschrieben, werden den Aktionären Zugangskarten mit den Zugangsdaten für die Nutzung des HV-Portals auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.viromed-medical-ag.de/​hauptversammlungen/​

übersandt. Die Übertragung der Hauptversammlung ermöglicht keine Teilnahme im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG (elektronische bzw. Online-Teilnahme).

IV.

Verfahren für die Stimmabgabe

Bevollmächtigung

Aktionäre können ihr Stimmrecht auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. durch einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen.

Auch im Fall einer Bevollmächtigung sind eine fristgerechte Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts, wie vorstehend unter Ziffer II. beschrieben, erforderlich. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft gemäß § 134 Abs. 3 Satz 2 AktG eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Sofern weder ein Intermediär noch eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater oder eine sonstige gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person bevollmächtigt wird, gilt: Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Die Vollmacht kann gegenüber dem zu Bevollmächtigenden oder gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.

Die Übermittlung des Nachweises der Bevollmächtigung an die Gesellschaft kann per Post oder E-Mail bis zum 18. August 2024, 24:00 Uhr (MESZ) (Zeitpunkt des Zugangs), an die folgende Anschrift oder E-Mail-Adresse erfolgen:

Viromed Medical AG
c/​o GFEI Aktiengesellschaft
Ostergrube 11
30559 Hannover
E-Mail: HV@gfei.de

Aktionäre, die eine andere Person bevollmächtigen möchten, können für die Erteilung einer Vollmacht das Formular verwenden, das nach ordnungsgemäßer Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes zusammen mit der Zugangskarte zugeschickt wird. Ein entsprechendes Formular steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.viromed-medical-ag.de/​hauptversammlungen/​

zum Download zur Verfügung.

Vorstehende Übermittlungswege stehen jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten auch zur Verfügung, wenn die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Bevollmächtigung erübrigt sich in diesem Fall. Der Widerruf oder die Änderung einer bereits erteilten Vollmacht kann ebenfalls auf den vorgenannten Übermittlungswegen jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.

Die Erteilung der Vollmacht und ihr Widerruf sind darüber hinaus ab dem 29. Juli 2024 über das HV-Portal auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.viromed-medical-ag.de/​hauptversammlungen/​

vor und während der virtuellen Hauptversammlung am 19. August 2024 möglich. Es ist auch ein Widerruf oder eine Änderung einer zuvor per Post oder E-Mail übersandten oder über das passwortgeschützte HV-Portal erteilten Vollmacht möglich.

Am Tag der virtuellen Hauptversammlung am 19. August 2024 können Vollmachten ausschließlich über das passwortgeschützte HV-Portal auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.viromed-medical-ag.de/​hauptversammlungen/​

erteilt, geändert oder widerrufen werden.

Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater sowie sonstige gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen können für ihre eigene Bevollmächtigung abweichende Regelungen vorsehen. Aktionäre, die einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine sonstige gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person bevollmächtigen wollen, werden daher gebeten, sich mit dem zu Bevollmächtigenden über das Verfahren der Vollmachtserteilung und die möglicherweise geforderte Form der Vollmacht rechtzeitig abzustimmen.

Auch Bevollmächtigte können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für die von ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im Rahmen ihrer jeweiligen Vollmacht im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch (Unter-) Bevollmächtigung des weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft ausüben.

Die Nutzung des HV-Portals durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte die entsprechenden Zugangsdaten zum passwortgeschützten HV-Portal erhält.

Stimmrechtsvertretung durch den weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Aktionäre können für die Ausübung des Stimmrechts auch den von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter (Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) bevollmächtigen. Auch in diesem Fall sind eine fristgerechte Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts, wie vorstehend in Ziffer II. beschrieben, erforderlich.

Vollmachten und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können per Post oder E-Mail bis zum 18. August 2024, 24:00 Uhr (MESZ), an die folgende Anschrift oder E-Mail erteilt, geändert oder widerrufen werden:

Viromed Medical AG
c/​o GFEI IR Services GmbH
Ostergrube 11
30559 Hannover
E-Mail: HV@gfei.de

Zudem können Vollmacht und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft voraussichtlich ab dem 29. Juli 2024 bis zum Zeitpunkt der Schließung der Abstimmung durch den Versammlungsleiter in der virtuellen Hauptversammlung am 19. August 2024 über das passwortgeschützte HV-Portal auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.viromed-medical-ag.de/​hauptversammlungen/​

erteilt, geändert oder widerrufen werden.

Ein Formular, das für die Vollmachts- und Weisungserteilung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft verwendet werden kann, wird nach ordnungsgemäßer Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes zusammen mit der Zugangskarte zugeschickt. Das Formular steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.viromed-medical-ag.de/​hauptversammlungen/​

zum Download zur Verfügung.

Bei einer Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft müssen diesem in jedem Falle Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Der Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, entsprechend den ihm erteilten Weisungen abzustimmen; er ist auch bei erteilter Vollmacht nur zur Stimmrechtsausübung befugt, soweit eine ausdrückliche Weisung zu den in der Einberufung zur virtuellen Hauptversammlung bekanntgemachten Beschlussvorschlägen von Vorstand und/​oder Aufsichtsrat, zu mit einer etwaigen Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG bekanntgemachten Beschlussvorschlägen von Aktionären oder zu vor der Hauptversammlung gemäß §§ 126, 127 AktG zugänglich gemachten Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären vorliegt. Der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nimmt keine Vollmachten zur Stellung von Fragen oder Anträgen oder zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse entgegen.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Briefwahlstimmen bzw. Vollmacht- und Weisungserteilungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter über das HV-Portal werden gegenüber anderen Zugangswegen grundsätzlich vorrangig berücksichtigt. Eine außerhalb des HV-Portals für denselben Aktionär erklärte Vollmacht- und Weisungserteilung oder deren Änderung oder Widerruf ist damit gegenstandslos, es sei denn, dass aus der fristgerecht außerhalb des HV-Portals und zeitlich nachfolgend abgegebenen Erklärung eindeutig hervorgeht, dass diese gegenüber der über das HV-Portal abgegebenen Erklärung Vorrang haben soll.

Stimmabgabe im Wege der elektronischen Briefwahl

Aktionäre können ihr Stimmrecht auch im Wege elektronischer Briefwahl ausüben. Auch in diesem Fall sind die ordnungsgemäße Anmeldung und der ordnungsgemäße Nachweis des Anteilsbesitzes, wie vorstehend unter Ziffer II. beschrieben, erforderlich.

Briefwahlstimmen können voraussichtlich ab dem 29. Juli 2024 elektronisch über das passwortgeschützte HV-Portal auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.viromed-medical-ag.de/​hauptversammlungen/​

bis zum Zeitpunkt der Schließung der Abstimmung durch den Versammlungsleiter in der virtuellen Hauptversammlung am 19. August 2024 abgegeben, geändert oder widerrufen werden.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt die Stimmabgabe im Wege der elektronischen Briefwahl zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Auch bevollmächtigte Intermediäre, Aktionärsvereinigungen und Stimmrechtsberater oder sonstige gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen können sich der elektronischen Briefwahl bedienen.

V.

Einreichen von Stellungnahmen

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten haben das Recht, nach § 130a Absatz 1 bis 4 AktG Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung in Textform im Wege elektronischer Kommunikation in deutscher Sprache einzureichen. Dafür steht ihnen mit den entsprechenden Zugangsdaten das passwortgeschützte HV-Portal auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.viromed-medical-ag.de/​hauptversammlungen/​

zur Verfügung.

Die Stellungnahmen in Textform sind gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren als Datei im Dateiformat PDF mit einer empfohlenen Dateigröße von maximal 20 MB einzureichen. Die Einreichung mehrerer Stellungnahmen ist möglich. Mit dem Einreichen erklärt sich der Aktionär bzw. sein Bevollmächtigter damit einverstanden, dass die Stellungnahme unter Nennung seines Namens im passwortgeschützten HV-Portal zugänglich gemacht wird.

Die Stellungnahmen sind bis spätestens fünf Tage vor der Versammlung, also spätestens bis zum 13. August 2024, 24:00 Uhr (MESZ), einzureichen. Eingereichte Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung werden, soweit nicht ausnahmsweise von einer Zugänglichmachung nach § 130a Abs. 3 Satz 4 AktG abgesehen werden darf, bis spätestens vier Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens am 14. August 2024, 24:00 Uhr (MESZ), in dem nur für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre bzw. deren Bevollmächtigte mit den entsprechenden Zugangsdaten zugänglichen passwortgeschützten HV-Portal auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.viromed-medical-ag.de/​hauptversammlungen/​

zugänglich gemacht. Anträge und Wahlvorschläge, Fragen und Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung im Rahmen der in Textform eingereichten Stellungnahmen werden in der Hauptversammlung nicht berücksichtigt; die Ausübung des Auskunftsrechts (dazu unter Ziffer VIII.), das Stellen von Anträgen bzw. Unterbreiten von Wahlvorschlägen (dazu unter Ziffer IX. und Ziffer X.) sowie die Einlegung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung (dazu unter Ziffer VI.) ist ausschließlich auf den in dieser Einladung jeweils gesondert beschriebenen Wegen möglich.

VI.

Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung

Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die elektronisch zur Hauptversammlung zugeschaltet sind, haben das Recht, während der Hauptversammlung, d.h. von der Eröffnung der Hauptversammlung an bis zu ihrer Schließung, im Wege der elektronischen Kommunikation über das passwortgeschützte HV-Portal auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.viromed-medical-ag.de/​hauptversammlungen/​

Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung zu Protokoll des Notars zu erklären.

VII.

Rederecht

Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschaltet sind, haben ein Rederecht in der Hauptversammlung im Wege der Videokommunikation. Ab Beginn der Hauptversammlung wird über das passwortgeschützte HV-Portal auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.viromed-medical-ag.de/​hauptversammlungen/​

ein virtueller Wortmeldetisch geführt, über den die Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten ihren Redebeitrag anmelden können.

Das Rederecht umfasst insbesondere auch das Recht, nach § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 AktG Anträge und Wahlvorschläge zu stellen, sowie das in der Hauptversammlung bestehende Auskunftsrecht.

Die gesamte virtuelle Hauptversammlung einschließlich der Videokommunikation wird im passwortgeschützten HV-Portal abgewickelt. Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die ihren Redebeitrag über den virtuellen Wortmeldetisch anmelden wollen, benötigen für die Zuschaltung des Redebeitrags entweder ein nicht-mobiles Endgerät (z.B. PC, Notebook, Laptop) oder ein mobiles Endgerät (z. B. Smartphone oder Tablet). Für Redebeiträge müssen auf den Endgeräten eine Kamera und ein Mikrofon, auf die vom Browser aus zugegriffen werden kann, zur Verfügung stehen. Der Browser muss auf die neuste Version aktualisiert sein. Eine weitere Installation von Softwarekomponenten oder Apps auf den Endgeräten ist nicht erforderlich. Personen, die sich über den virtuellen Wortmeldetisch für einen Redebeitrag angemeldet haben, werden im passwortgeschützten HV-Portal für ihren Redebeitrag freigeschaltet. Die Gesellschaft behält sich vor, die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen Aktionär bzw. Bevollmächtigtem und Gesellschaft in der Versammlung und vor dem Redebeitrag zu überprüfen und diesen zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist.

Gemäß § 22.2 der Satzung der Gesellschaft kann der Versammlungsleiter das Frage- und Rederecht der Aktionäre, im Falle einer virtuellen Hauptversammlung zudem das Nachfragerecht und Fragerecht zu neuen Sachverhalten, zeitlich angemessen beschränken; er kann insbesondere den zeitlichen Rahmen des Versammlungsverlaufs, der Aussprache zu den Tagesordnungspunkten sowie des einzelnen Rede- oder Fragebeitrags angemessen festsetzen.

VIII.

Auskunftsrecht

Jedem Aktionär sind gemäß § 131 Abs. 1 AktG auf Verlangen vom Vorstand Auskünfte über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung der Gegenstände der Tagesordnung erforderlich sind. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen. Der Vorstand hat für dieses Auskunftsrecht gemäß § 131 Abs. 1a AktG vorgegeben, dass Fragen von ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären oder ihren Bevollmächtigten in deutscher Sprache bis spätestens drei Tage vor der Hauptversammlung, das heißt bis zum 15. August 2024, 24:00 Uhr (MESZ), im Wege der elektronischen Kommunikation einzureichen sind.

Zur Hauptversammlung ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten können ihre Fragen elektronisch über das passwortgeschützte HV-Portal, zugänglich über die Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.viromed-medical-ag.de/​hauptversammlungen/​

übermitteln; eine andere Form der Übermittlung ist ausgeschlossen. Die Übermittlung von Fragen über das HV-Portal ist bis zum 15. August 2024, 24:00 Uhr (MESZ), möglich. Die notwendigen Zugangsdaten für das HV-Portal können die Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten den Zugangskarten entnehmen, die ihnen nach ordnungsgemäßer Anmeldung und ordnungsgemäßem Nachweis des Anteilsbesitzes übersandt werden.

Der Bericht des Vorstands oder dessen wesentlicher Inhalt wird bis spätestens sieben Tage vor der Hauptversammlung, d.h. bis zum 11. August 2024, 24:00 Uhr (MESZ), in dem passwortgeschützten HV-Portal auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.viromed-medical-ag.de/​hauptversammlungen/​

zugänglich gemacht.

Ordnungsgemäß eingereichte Fragen und deren Beantwortung werden bis spätestens einen Tag vor der Hauptversammlung, das heißt bis zum 17. August 2024, 24:00 Uhr (MESZ), in dem passwortgeschützten HV-Portal auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.viromed-medical-ag.de/​hauptversammlungen/​

zugänglich gemacht und bleiben auch während der gesamten Dauer der Hauptversammlung zugänglich. Solchermaßen zugänglich gemachte Fragen und Antworten werden in der Hauptversammlung weder verlesen noch in der Videoübertragung eingeblendet.

Elektronisch zur virtuellen Hauptversammlung zugeschaltete Aktionäre bzw. deren Bevollmächtigte können in der virtuellen Hauptversammlung im Wege der elektronischen Kommunikation Nachfragen zu allen vor und in der virtuellen Hauptversammlung gegebenen Antworten des Vorstands stellen; ferner können sie in der virtuellen Hauptversammlung im Wege der elektronischen Kommunikation Fragen zu Sachverhalten stellen, die sich erst nach Ablauf der vorstehenden Frist für die Einreichung von Fragen ergeben haben. Darüber hinaus liegt die Zulassung von Fragen, die fristgemäß hätten gestellt werden können, im freien Ermessen des Versammlungsleiters.

Es ist vorgesehen, dass der Versammlungsleiter festlegen wird, dass das Auskunftsrecht in der virtuellen Hauptversammlung ausschließlich im Wege der Videokommunikation, also im Rahmen der Ausübung des Rederechts (dazu unter Ziffer VII.), ausgeübt werden darf.

IX.

Ergänzungsanträge zur Tagesordnung

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, bzw. ihre Bevollmächtigten können gemäß § 122 Abs. 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 24 Tage vor der Versammlung, das heißt bis zum 25. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen. Bitte richten Sie entsprechende Ergänzungsverlangen an folgende Adresse:

Viromed Medical AG
Vorstand
Flensburger Straße 18
25421 Pinneberg

Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden, sofern sie nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht wurden, unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht. Sie werden außerdem auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.viromed-medical-ag.de/​hauptversammlungen/​

zugänglich gemacht.

Die Antragsteller haben nach § 122 Abs. 2 Satz 1 AktG in Verbindung mit § 122 Abs. 1 Satz 3 AktG nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber einer gemäß § 122 Abs. 2 Satz 1 AktG hinreichenden Anzahl von Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten.

X.

Gegenanträge und Wahlvorschläge

Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten können Gegenanträge (nebst einer etwaigen Begründung) gegen Vorschläge von Vorstand und/​oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung (§ 126 Abs. 1 AktG) sowie Wahlvorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern (§ 127 AktG) an die Gesellschaft übersenden. Gegenanträge und Wahlvorschläge sind ausschließlich zu richten an:

Viromed Medical AG
c/​o GFEI IR Services GmbH
Ostergrube 11
30559 Hannover
E-Mail: HV@gfei.de

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten, die bis spätestens 4. August 2024, 24:00 Uhr (MESZ), unter der vorstehenden Adresse oder E-Mail-Adresse eingegangen sind, werden einschließlich des Namens des Aktionärs und einer etwaigen Begründung auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.viromed-medical-ag.de/​hauptversammlungen/​

zugänglich gemacht, sofern die übrigen Voraussetzungen für eine Pflicht der Gesellschaft zur Zugänglichmachung nach §§ 126, 127 AktG erfüllt sind. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht.

Anderweitig adressierte oder später eingereichte Anträge oder Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt. Anträge oder Wahlvorschläge von Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten, die gemäß § 126 AktG oder § 127 AktG zugänglich zu machen sind, gelten als im Zeitpunkt der Zugänglichmachung gestellt. Zu diesen Anträgen oder Wahlvorschlägen kann das Stimmrecht nach erfolgter ordnungsgemäßer Anmeldung ausgeübt werden. Sofern der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär nicht ordnungsgemäß legitimiert und nicht ordnungsgemäß zur virtuellen Hauptversammlung angemeldet ist, muss der Gegenantrag oder Wahlvorschlag in der virtuellen Hauptversammlung nicht behandelt werden. Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die zu der virtuellen Hauptversammlung zugeschaltet sind, haben darüber hinaus das Recht, in der virtuellen Hauptversammlung im Wege der Videokommunikation Anträge und Wahlvorschläge im Rahmen ihres Rederechts zu stellen (vgl. dazu im Detail oben unter Ziffer VII.).

XI.

Weitergehende Informationen auf der Internetseite der Gesellschaft

Ab der Einberufung der Hauptversammlung sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.viromed-medical-ag.de/​hauptversammlungen/​

alle gesetzlich zugänglich zu machenden Hauptversammlungsunterlagen sowie weitere Informationen zugänglich. Die Abstimmungsergebnisse werden nach der Hauptversammlung unter derselben Internetadresse veröffentlicht.

Auch während der Hauptversammlung werden die gesetzlich zugänglich zu machenden Unterlagen auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.viromed-medical-ag.de/​hauptversammlungen/​

zugänglich sein.

XII.

Hinweise zum Datenschutz für Aktionäre und Aktionärsvertreter

Die Viromed Medical AG verarbeitet als „Verantwortlicher“ im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) zur Vorbereitung und Durchführung ihrer Hauptversammlung personenbezogene Daten der Aktionäre und etwaiger Aktionärsvertreter (insbesondere Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien, Nummer der Zugangskarte, die Erteilung etwaiger Stimmrechtsvollmachten sowie Einwahldaten zum passwortgeschützten HV-Portal) auf Grundlage der in Deutschland geltenden Datenschutzbestimmungen, um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung zu ermöglichen und einen rechtmäßigen und satzungsgemäßen Ablauf der Hauptversammlung und der Beschlussfassung der Hauptversammlung sicherzustellen. Soweit die Viromed Medical AG diese Daten nicht von den Aktionären und/​oder etwaigen Aktionärsvertretern erhält, übermittelt die das Depot führende Bank diese personenbezogenen Daten an die Viromed Medical AG.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre und etwaiger Aktionärsvertreter ist für die Durchführung der virtuellen Hauptversammlung zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe c DS-GVO i.V.m. §§ 123, 129, 135 AktG.

Zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt die Viromed Medical AG verschiedene Dienstleister und Berater. Diese erhalten nur solche personenbezogenen Daten, die zur Ausführung des jeweiligen Auftrags erforderlich sind. Die Dienstleister und Berater verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der Viromed Medical AG. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und etwaigen Aktionärsvertretern zur Verfügung gestellt (z.B. Einsichtnahme in das Teilnehmerverzeichnis, vgl. § 129 Abs. 4 AktG).

Die personenbezogenen Daten werden gespeichert, solange dies gesetzlich geboten ist oder die Gesellschaft ein berechtigtes Interesse an der Speicherung hat, etwa im Falle gerichtlicher oder außergerichtlicher Streitigkeiten aus Anlass der Hauptversammlung. Anschließend werden die personenbezogenen Daten gelöscht.

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen, deren Vorliegen im Einzelfall zu prüfen sind, haben Aktionäre und etwaige Aktionärsvertreter das Recht, Auskunft über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten, Berichtigung oder Löschung ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung zu beantragen sowie ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Datenübertragbarkeit) zu erhalten. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen, deren Vorliegen im Einzelfall zu prüfen ist, haben Aktionäre und etwaige Aktionärsvertreter auch das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einzulegen.

Diese Rechte können Aktionäre und etwaige Aktionärsvertreter unter den folgenden Kontaktdaten der Viromed Medical AG geltend machen:

Viromed Medical AG
Flensburger Straße 18
25421 Pinneberg
Telefon: +49 4101 809960
E-Mail: kunstmann@viromed-medical.de

Zudem steht Aktionären und etwaigen Aktionärsvertretern ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 DS-GVO zu.

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte der Viromed Medical AG ist wie folgt erreichbar:

Viromed Medical AG
Flensburger Straße 18
25421 Pinneberg
Telefon: +49 4101 809960
E-Mail: kunstmann@viromed-medical.de

München, im Juli 2024

Viromed Medical AG

Der Vorstand

Leave a Reply
You must be logged in to post a comment.