Securize IT Solutions AG
München
Amtsgericht München, HRB 205320
WKN: A2TSS5 / ISIN: DE000A2TSS58
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung am 6. September 2024
Die Securize IT Solutions AG („Gesellschaft“) lädt hiermit ihre Aktionäre zu der am
6. September 2024 um 09:00 Uhr (MESZ)
im Le Méridien München, Bayerstraße 41, 80335 München, stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.
I.
Tagesordnung
Tagesordnungspunkt 1
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2023 und des Berichts des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2023
Es findet nach den gesetzlichen Bestimmungen zu diesem Tagesordnungspunkt keine Beschlussfassung der Hauptversammlung statt, da der Aufsichtsrat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss zum 31. Dezember 2023 geprüft und gebilligt hat. Der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 AktG festgestellt.
Die zu diesem Tagesordnungspunkt genannten Unterlagen werden in der Hauptversammlung erläutert. Sie können auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://securize.de/investor-relations/hauptversammlung/
eingesehen werden.
Tagesordnungspunkt 2
Beschlussfassung über die Ergebnisverwendung für das Geschäftsjahr 2023
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Jahresabschluss zum 31. Dezember 2023 ausgewiesenen Bilanzverlust vollständig auf neue Rechnung vorzutragen.
Tagesordnungspunkt 3
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2023
Im Geschäftsjahr 2023 waren Herr Christian Damjakob und Herr Sebastian Nölting Mitglieder des Vorstands.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, über die Entlastung der Mitglieder des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2023 im Wege der Einzelentlastung folgenden Beschluss zu fassen:
| a) |
Dem im Geschäftsjahr 2023 amtierenden Mitglied des Vorstands Christian Damjakob wird für diesen Zeitraum Entlastung erteilt. |
| b) |
Dem im Geschäftsjahr 2023 amtierenden Mitglied des Vorstands Sebastian Nölting wird für diesen Zeitraum Entlastung erteilt. |
Tagesordnungspunkt 4
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023
Im Geschäftsjahr 2023 waren Herr Andreas Empl, Herr Dr. Edgar Bernardi, Frau Dr. Veronika Jäckle-Mittnacht (bis 3. März 2023) und Herr Manfred Schwarztrauber (ab 3. März 2023) Mitglieder des Aufsichtsrats.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023 im Wege der Einzelentlastung folgenden Beschluss zu fassen:
| a) |
Dem im Geschäftsjahr 2023 amtierenden Mitglied des Aufsichtsrats Andreas Empl wird für diesen Zeitraum Entlastung erteilt. |
| b) |
Dem im Geschäftsjahr 2023 amtierenden Mitglied des Aufsichtsrats Dr. Edgar Bernardi wird für diesen Zeitraum Entlastung erteilt. |
| c) |
Dem im Geschäftsjahr 2023 bis 3. März 2023 amtierenden Mitglied des Aufsichtsrats Dr. Veronika Jäckle-Mittnacht wird für diesen Zeitraum Entlastung erteilt. |
| d) |
Dem im Geschäftsjahr 2023 ab 3. März 2023 amtierenden Mitglied des Aufsichtsrats Manfred Schwarztrauber wird für diesen Zeitraum Entlastung erteilt. |
II.
Allgemeine Hinweise zur Hauptversammlung
| 1. |
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung |
Im Zeitpunkt der Einberufung der am Freitag, den 6. September 2024 stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft EUR 10.486.225,00 und ist eingeteilt in 10.486.225 Stückaktien. Jede Stückaktie gewährt in der Hauptversammlung eine Stimme. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung keine eigenen Aktien.
| 2. |
Teilnahme an Hauptversammlung |
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung der Stimmrechte sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich unter Vorlage eines Nachweises ihres Aktienbesitzes bis zum Ablauf des siebenten Tages vor der Hauptversammlung, also bis zum Ablauf des 30. August 2024, 24.00 Uhr (MESZ), bei der Gesellschaft in deutscher oder englischer Sprache in Textform (§ 126b BGB) anmelden. Die Anmeldung kann auch über das depotführende Institut erfolgen.
Der Nachweis des Aktienbesitzes hat sich auf den Geschäftsschluss des 15. August 2024 (24:00 Uhr MESZ) (Nachweisstichtag) zu beziehen, dieser Zeitpunkt entspricht dem 16. August 2024 (0:00 Uhr MESZ) entsprechend der Satzungsregelung in § 16 Abs. (2) Satz 3 der Satzung der Gesellschaft. Für den Nachweis des Anteilsbesitzes reicht ein Nachweis des Letztintermediärs gemäß § 67c Abs. 3 AktG oder ein in Textform erstellter besonderer Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut.
Bitte beachten Sie insoweit die aus den gesetzlichen Vorgaben zum Format der Datumsangabe resultierenden Abweichung der Angabe in den nach § 125 Abs. 1 Satz 1 AktG i.V.m. § 125 Abs. 5 AktG, Art. 4 Abs. 1, Tabelle 3 des Anhangs der Durchführungsverordnung (EU) 2028/1212 bereitzustellenden Informationen.
Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises ihres Anteilsbesitzes werden den Aktionären Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt.
Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft spätestens bis zum Ablauf des 30. August 2024, 24.00 Uhr (MESZ), unter folgender Adresse zugehen:
Securize IT Solutions AG
c/o GFEI Aktiengesellschaft
Ostergrube 11
30559 Hannover
hv@gfei.de
Wir bitten die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung der Anmeldung und des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen.
| 3. |
Vollmachten; Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts durch Bevollmächtigte |
Aktionäre haben die Möglichkeit, im nachfolgend beschriebenen Rahmen ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten, z.B. durch einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder durch eine andere Person, ausüben zu lassen. Voraussetzung für die Ausübung des Stimmrechts durch einen Bevollmächtigten sind die form- und fristgerechte Anmeldung des Aktionärs zur Hauptversammlung sowie ein form- und fristgerechter Nachweis seines Anteilsbesitzes. Jeder Aktionär darf nur einen Bevollmächtigten benennen. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen gemäß § 134 Abs. 3 Satz 3 Aktiengesetz („AktG“) grundsätzlich der Textform (§ 126b BGB), wenn keine Vollmacht nach § 135 AktG erteilt wird.
Bevollmächtigte können das Stimmrecht für die von ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im Rahmen ihrer jeweiligen Vollmacht oder durch (Unter-)Bevollmächtigung der weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben.
Bei der Vollmachtserteilung an Intermediäre, Stimmrechtsberater, Aktionärsvereinigungen oder geschäftsmäßig Handelnde besteht ein Formerfordernis weder dem Gesetz noch der Satzung nach. Möglicherweise verlangt jedoch in diesen Fällen die zu bevollmächtigende Institution oder Person eine besondere Form der Vollmacht, weil sie gemäß § 135 AktG die Vollmacht nachprüfbar festhalten muss. Bitte stimmen Sie sich daher, wenn Sie einen Intermediär, Stimmrechtsberater, geschäftsmäßig Handelnden oder eine Aktionärsvereinigung bevollmächtigen wollen, mit diesen Institutionen oder Personen über eine mögliche Form der Vollmacht ab.
Die Vollmacht kann gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erklärt werden. Die Aktionäre erhalten mit Zusendung der HV-Karte ein Formular, mit dem Vollmacht an einen Bevollmächtigten erteilt werden kann. Erteilung, Änderung oder Widerruf der Vollmacht muss aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum Ablauf des 5. September 2024, 24.00 Uhr (MESZ), unter der folgenden Postadresse oder elektronisch unter der nachfolgenden E-Mail-Adresse:
Securize IT Solutions AG
c/o GFEI Aktiengesellschaft
Ostergrube 11
30559 Hannover
hv@gfei.de
mittels des hierzu bereit gestellten Formulars erfolgen. Entscheidend ist der Zeitpunkt des Zugangs bei der Gesellschaft.
| 4. |
Verfahren für die Stimmabgabe durch Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft |
Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären an, sich durch von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter („Stimmrechtsvertreter“) als Bevollmächtigte nach ihren Weisungen bei den Abstimmungen vertreten zu lassen.
Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter müssen in Textform erteilt werden. Ein Formular, das für die Vollmacht- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter verwendet werden kann, wird den Aktionären zusammen mit der HV-Karte übersandt.
Die Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter muss aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum Ablauf des 5. September 2024, 24.00 Uhr (MESZ), unter der folgenden Postadresse oder elektronisch unter der nachfolgenden E-Mail-Adresse erfolgen:
Securize IT Solutions AG
c/o GFEI Aktiengesellschaft
Ostergrube 11
30559 Hannover
hv@gfei.de
Entscheidend ist der Zeitpunkt des Zugangs bei der Gesellschaft.
Für einen Widerruf der Vollmachtserteilung an die Stimmrechtsvertreter oder die Änderung von Weisungen gelten die vorstehenden Angaben zu den Möglichkeiten der Übermittlung und zu den Fristen entsprechend.
Bei einer Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter müssen diesen Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, entsprechend der ihnen erteilten Weisungen abzustimmen. Ohne eine ausdrückliche Weisung zu den einzelnen Gegenständen der Tagesordnung werden die Stimmrechtsvertreter das Stimmrecht nicht ausüben. Die Stimmrechtsvertreter nehmen keine Vollmachten zur Einlegung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung, zur Ausübung der Fragemöglichkeit oder zur Stellung von Verfahrens- oder Sachanträgen entgegen.
| 5. |
Informationen zum Datenschutz |
Die Gesellschaft verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende Kategorien Ihrer personenbezogenen Daten: Kontaktdaten (z.B. Name oder die E-Mail-Adresse), Informationen über Ihre Aktien (z.B. Anzahl der Aktien) und Verwaltungsdaten (z.B. die Eintrittskartennummer). Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“). Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die Gesellschaft ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich nicht zur Hauptversammlung anmelden.
Für die Datenverarbeitung ist die Gesellschaft verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten:
Securize IT Solutions AG
Sendlinger-Tor-Platz 8
80336 München
Telefon: +49 89 244 192 330
Telefax: +49 89 244 192 230
E-Mail: datenschutz@securize.de
Personenbezogene Daten, die Sie betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der Gesellschaft zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister, wie etwa HV-Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer. Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist.
Die oben genannten Daten werden nach Beendigung der Hauptversammlung gelöscht, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung erforderlich.
Sie haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über Sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben Sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen und das Recht auf Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen). Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Übertragung sämtlicher von Ihnen an uns übergebenen Daten in einem gängigen Dateiformat (Recht auf „Datenportabilität“).
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an datenschutz@securize.de.
Darüber hinaus haben Sie auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
München, im Juli 2024
Securize IT Solutions AG
Der Vorstand