GLADBACHER BANK Aktiengesellschaft von 1922 – Einberufung der Hauptversammlung (am 04. Juni 2025, 16:00 Uhr)

GLADBACHER BANK Aktiengesellschaft von 1922

Mönchengladbach

WKN 806360 /​ ISIN DE 0008063603
WKN 806366 /​ ISIN DE 0008063660

Angaben nach der Durchführungsverordnung (EU) 2018/​1212

Einberufung der Hauptversammlung

Hiermit berufen wir die ordentliche Hauptversammlung der Gladbacher Bank Aktiengesellschaft von 1922 mit Sitz in Mönchengladbach ein. Sie findet statt

am Mittwoch, 04. Juni 2025, 16:00 Uhr,

im Borussia-Park, Hennes-Weisweiler-Allee 1, 41179 Mönchengladbach.

Nach § 121 Abs. 3 AktG, § 123 Absatz 2 und Absatz 3, § 124 Absatz 2 und Absatz 3 AktG in Verbindung mit § 17 der Satzung der Gladbacher Bank Aktiengesellschaft von 1922 sind wir als nicht börsennotierte Gesellschaft in der Einberufung im Wesentlichen zur Angabe von Firma und Sitz der Gesellschaft, Zeit und Ort der Hauptversammlung, der Tagesordnung sowie der nachfolgend genannten Adressen verpflichtet. Soweit im Folgenden Hinweise erteilt werden, die über die zwingenden gesetzlichen Anforderungen hinausgehen, erfolgen sie freiwillig, um Ihnen als Aktionärinnen und Aktionären die Teilnahme an unserer Hauptversammlung zu erleichtern.

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Namensaktionäre berechtigt, die im Aktienregister eingetragen sind und sich zur Teilnahme an der Hauptversammlung elektronisch unter Nutzung des passwortgeschützten Internetservice unter www.gladbacher-bank.de/​hauptversammlung2025 oder in Textform anmelden. Umschreibungen im Aktienregister finden aus arbeitstechnischen Gründen in dem Zeitraum zwischen dem 30. Mai 2025 (24:00 Uhr) und dem 04. Juni 2025 (24:00 Uhr) nicht statt (Umschreibungsstopp bzw. technical record date).

Die Gesellschaft stellt auf ihrer Internetseite unter www.gladbacher-bank.de/​hauptversammlung2025 einen passwortgeschützten Internetservice zur Verfügung. Für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice ist eine Zugangsberechtigung erforderlich, welche den Aktionären mit dem Einladungsschreiben zur Hauptversammlung zugeschickt wird. Mit den individuellen Zugangsdaten können sich die Aktionäre oder deren Bevollmächtigte im passwortgeschützten Internetservice anmelden und sich dort nach Maßgabe der nachstehenden Ausführungen zur Hauptversammlung anmelden sowie bestimmte Aktionärsrechte ausüben, insbesondere ihr Stimmrecht durch die Erteilung von Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben. Eine Teilnahme an der Hauptversammlung im Wege elektronischer Kommunikation im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG ist über den passwortgeschützten Internetservice nicht möglich. Die Ausübung von Aktionärsrechten auf anderem Wege – wie nachstehend ebenfalls beschrieben – bleibt hiervon unberührt.

Inhaberaktionäre sind zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts berechtigt, sofern sie sich zur Hauptversammlung in Textform anmelden und der Gesellschaft ihren Anteilsbesitz durch Übersendung eines in Textform erstellten Nachweises des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut nachweisen. Der Nachweis hat sich auf den Geschäftsschluss des 22. Tages vor der Versammlung, also auf den 13. Mai 2025 (24:00 Uhr) zu beziehen.

Nach fristgerechtem Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft werden die Eintrittskarten für die Hauptversammlung sowie die für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservices unter www.gladbacher-bank.de/​hauptversammlung2025 erforderlichen Zugangsdaten (Zugangskennung und Passwort) übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, wird darum gebeten, frühzeitig für die Anmeldung und Übersendung des Nachweises des Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen. Die Eintrittskarten sind lediglich organisatorische Hilfsmittel und keine Voraussetzung für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts.

Die Anmeldung und bei Inhaberaktionären zusätzlich der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft bis zum 30. Mai 2025 (24:00 Uhr) unter der folgenden Adresse zugehen:

Aktionäre haben die Möglichkeit, ihr Stimmrecht durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter ausüben zu lassen. Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sind Herr Wirtschaftsprüfer Dr. Richard Schulze zur Wiesch und Herr Wirtschaftsprüfer Guido Conrads, beide geschäftsansässig Bismarckstr. 87, in 41061 Mönchengladbach, c/​o Dres. Schulze zur Wiesch und Partner mbB, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft.

Wenn Aktionäre von dieser Möglichkeit Gebrauch machen wollen, müssen sie sich hierzu wie oben ausgeführt zur Hauptversammlung anmelden. Inhaberaktionäre erhalten dann eine Eintrittskarte inkl. Formulare zur Vollmachts- und Weisungserteilung; unseren Namensaktionären werden diese Formulare und Informationen bereits mit den Anmeldeunterlagen übersandt.

Die Erteilung oder der Widerruf einer Vollmacht oder die Erteilung oder Änderung von Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter hat an die unten für die Erteilung von Vollmachten gegenüber der Gesellschaft genannte Anschrift oder E-Mail-Adresse oder im Wege elektronischer Datenübertragung unter Nutzung des passwortgeschützten Internetservice unter www.gladbacher-bank.de/​hauptversammlung2025 zu erfolgen. Ein zusätzlicher Nachweis einer Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter ist nicht erforderlich.

Vor der Hauptversammlung ist die Erteilung oder der Widerruf einer Vollmacht oder die Erteilung oder Änderung von Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter möglich. Aus organisatorischen Gründen bitten wir Sie, die Erteilung oder den Widerruf einer Vollmacht oder die Erteilung oder Änderung von Weisungen der Gesellschaft bis zum 03. Juni 2025, 18:00 Uhr, unter der oben genannten Anschrift, E-Mail-Adresse oder über den passwortgeschützten Internetservice unter www.gladbacher-bank.de/​hauptversammlung2025 zu übermitteln. Darüber hinaus bieten wir form- und fristgerecht angemeldeten und in der Hauptversammlung erschienenen Aktionären, Aktionärsvertretern bzw. deren Bevollmächtigten an, die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft auch direkt in der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmungen mit der weisungsgebundenen Ausübung des Stimmrechts zu bevollmächtigen oder erteilte Weisungen zu ändern.

Zu jedem Tagesordnungspunkt muss eine ausdrückliche Weisung vorliegen. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sind verpflichtet weisungsgemäß abzustimmen. Ohne ausdrückliche Weisungen zu den einzelnen Tagesordnungspunkten können die Stimmrechtsvertreter von der Vollmacht keinen Gebrauch machen. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erklären keine Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu Protokoll des Notars.

Aktionäre können ihr Stimmrecht auch durch sonstige Bevollmächtigte, z.B. durch ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine andere Person ihrer Wahl ausüben lassen. Auch in diesen Fällen sind ein fristgerechter Nachweis des Anteilsbesitzes (nur bei Inhaberaktien) und eine fristgerechte Anmeldung durch den Aktionär oder den Bevollmächtigten nach Maßgabe der vorstehenden Teilnahmevoraussetzungen erforderlich. Ein Vollmachtsformular und weitere Informationen zur Bevollmächtigung erhalten unsere Namensaktionäre bereits mit den Anmeldeunterlagen; unsere Inhaberaktionäre erhalten von uns eine Eintrittskarte inkl. Vollmachtsformular und entsprechende Informationen spätestens nach ordnungsgemäßer Anmeldung über ihre Depotbanken.

Vollmachten können durch Erklärung gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erteilt werden und bedürfen, sofern keine Vollmacht nach § 135 AktG erteilt wird (§ 135 AktG betrifft die Vollmachtserteilung an Intermediäre, Stimmrechtsberater, Aktionärsvereinigungen oder geschäftsmäßig Handelnde), der Textform (§ 126b BGB). Gleiches gilt für den Widerruf der Vollmacht und den Nachweis einer gegenüber einem Bevollmächtigten erklärten Vollmacht gegenüber der Gesellschaft. Der Widerruf der Vollmacht kann auch durch persönliches Erscheinen des Aktionärs zur Hauptversammlung erfolgen.

Der Nachweis kann dadurch geführt werden, dass der Bevollmächtigte den Nachweis (z.B. die Vollmacht im Original oder in Kopie bzw. als Scan) per Post oder E-Mail an die folgende Adresse übermittelt:

Diese Übermittlungswege stehen auch zur Verfügung, wenn die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll, ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Vollmacht erübrigt sich in diesem Fall. Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann auf den vorgenannten Übermittlungswegen gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.

Alternativ kann die Erteilung und der Widerruf einer Vollmacht (mit Ausnahme der Vollmacht an einen Intermediär oder eine Aktionärsvereinigung oder eine mit diesen gemäß aktienrechtlichen Bestimmungen gleichgestellte Person oder Institution) im Wege elektronischer Datenübertragung unter Nutzung des passwortgeschützten Internetservice unter www.gladbacher-bank.de/​hauptversammlung2025 bis zum 03. Juni 2025, 18:00 Uhr, erfolgen.

Wird die Vollmacht gegenüber den Bevollmächtigten erteilt, kann der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft am Tage der Hauptversammlung an der Ein- und Ausgangskontrolle erbracht werden.

Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Bei der Bevollmächtigung zur Stimmrechtsausübung nach § 135 AktG (Vollmachtserteilung an Intermediäre, Stimmrechtsberater, Aktionärsvereinigungen oder geschäftsmäßig Handelnde) ist die Vollmachtserklärung vom Bevollmächtigten nachprüfbar festzuhalten. Aktionäre sollten sich in diesen Fällen mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht abstimmen.

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von 500.000 Euro erreichen, können gemäß § 122 Absatz 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand zu richten und muss bis zum 10. Mai 2025 (24:00 Uhr) zugehen. Wir bitten, derartige Verlangen ausschließlich an folgende Adresse zu richten:

Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über das Verlangen halten. § 121 Absatz 7 AktG ist für die Berechnung der Frist entsprechend anzuwenden. Für den Nachweis reicht eine entsprechende Bestätigung des depotführenden Instituts aus.

Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht.

Aktionäre können Gegenanträge gegen einen Vorschlag von Vorstand und/​oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung stellen. Sie können auch Wahlvorschläge machen. Die Gesellschaft macht gemäß § 126 Absatz 1 AktG Gegenanträge einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung auf den Internetseiten der Gesellschaft unter www.gladbacher-bank.de/​hauptversammlung2025 zugänglich, wenn ihr Gegenanträge mit Begründung unter der nachstehend angegebenen Adresse mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens bis zum 20. Mai 2025 (24:00 Uhr), zugegangen sind:

Von einer Veröffentlichung eines Gegenantrags und seiner Begründung kann der Vorstand unter den in § 126 Absatz 2 AktG genannten Voraussetzungen absehen.

Für Wahlvorschläge gelten die vorstehenden Sätze gemäß § 127 AktG sinngemäß. Wahlvorschläge von Aktionären brauchen jedoch nicht begründet zu werden. Der Vorstand braucht Wahlvorschläge von Aktionären außer in den Fällen des § 126 Absatz 2 AktG auch dann nicht zugänglich zu machen, wenn diese nicht die Angaben nach § 124 Absatz 3 Satz 4 AktG enthalten.

Es wird darauf hingewiesen, dass Gegenanträge und Wahlvorschläge, die der Gesellschaft vorab übermittelt worden sind, in der Hauptversammlung nur Beachtung finden, wenn sie dort gestellt werden. Das Recht eines jeden Aktionärs, während der Hauptversammlung Gegenanträge zu den verschiedenen Punkten der Tagesordnung oder Wahlvorschläge auch ohne vorherige Übermittlung an die Gesellschaft zu stellen, bleibt unberührt.

In der Hauptversammlung kann jeder Aktionär oder Aktionärsvertreter vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft verlangen, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist.

Auskunftsverlangen sind in der Hauptversammlung grundsätzlich mündlich im Rahmen der Aussprache zu stellen. Der Vorstand darf die Auskunft aus den in § 131 Abs. 3 AktG aufgeführten Gründen verweigern, insbesondere soweit die Auskunft auf der Internetseite der Gesellschaft über mindestens 7 Tage vor Beginn und in der Hauptversammlung durchgängig zugänglich ist. Wird einem Aktionär die Auskunft verweigert, so kann dieser gemäß § 131 Abs. 5 AktG die Aufnahmen der Frage und des Grundes für die Auskunftsverweigerung in die Niederschrift über die Hauptversammlung verlangen und gegebenenfalls gemäß § 132 AktG eine gerichtliche Entscheidung über das Auskunftsrecht beantragen.

Im Rahmen der Hauptversammlung der Gladbacher Bank Aktiengesellschaft von 1922 werden personenbezogene Daten verarbeitet. Einzelheiten dazu können unseren Datenschutzinformationen unter www.gladbacher-bank.de/​hauptversammlung2025 entnommen werden. Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen, werden gebeten, diesen über die Datenschutzhinweise zu informieren.