August 15, 2020

ADM Hamburg Aktiengesellschaft: Einladung zur virtuellen ordentlichen Hauptversammlung

Name Bereich Information V.-Datum Relevanz
ADM Hamburg Aktiengesellschaft
Hamburg
Gesellschaftsbekanntmachungen Einladung zur virtuellen ordentlichen Hauptversammlung 09.07.2020

ADM Hamburg Aktiengesellschaft

Hamburg

Wertpapier-Kenn-Nr. 726 900
ISIN: DE 0007269003

Einladung zur virtuellen ordentlichen Hauptversammlung

Die Aktionäre der ADM Hamburg Aktiengesellschaft (die „Gesellschaft“) werden hierdurch zu der am Donnerstag, den 20. August 2020 um 9.30 Uhr stattfindenden virtuellen ordentlichen Hauptversammlung eingeladen.

Die diesjährige ordentliche Hauptversammlung der ADM Hamburg Aktiengesellschaft wird als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft) abgehalten. Die virtuelle Hauptversammlung wird für angemeldete Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten aus dem Hotel Hafen Hamburg live im Internet übertragen. Angemeldete Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten können die Übertragung der Hauptversammlung live in Bild und Ton über das Investor-Portal verfolgen.

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses der ADM Hamburg Aktiengesellschaft zum 31. Dezember 2019 sowie des zusammengefassten Lage- und Konzernlageberichts der ADM Hamburg Aktiengesellschaft für das Geschäftsjahr 2019 sowie des Berichts des Aufsichtsrats über das Geschäftsjahr 2019

2.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für deren Tätigkeit im Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für deren Tätigkeit im Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

4.

Wahl des Abschlussprüfers und zugleich Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Altavis GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Hamburg zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2020 vom 1. Januar bis 31. Dezember 2020 zu wählen.

5.

Wahl zum Aufsichtsrat

Herr Dr. Martin Kropp hat mit Schreiben vom 27. Januar 2020 der Gesellschaft mitgeteilt, dass er sein Mandat als Aufsichtsratsmitglied mit sofortiger Wirkung niederlegt. Auf Antrag des Vorstandes hat daraufhin das Amtsgericht Hamburg mit Beschluss vom 13. Februar 2020 Herrn Dr. Kai-Uwe Ostheim zum Mitglied des Aufsichtsrates bis zur nächsten Hauptversammlung der Gesellschaft bestellt.

Der Aufsichtsrat besteht gemäß § 10 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft aus drei Mitgliedern. Er setzt sich unter Anwendung von §§ 96 Abs. 1 AktG in Verbindung mit § 4 Abs. 1 DrittelbG und 101 Abs. 1 AktG aus zwei von der Hauptversammlung und einem von den Arbeitnehmern des Unternehmens zu wählenden Mitglied zusammen.

Der Aufsichtsrat schlägt der Hauptversammlung vor, als Vertreter der Aktionäre in den Aufsichtsrat zu wählen:

Herr Dr. Kai-Uwe Ostheim, Coppet, Schweiz

Global Workstreamlead Readiness für Ag Services und Oilseeds der Archer Daniels Midland Company

Die Bestellung erfolgt gemäß § 10 Abs. 3 Satz 1 der Satzung in Verbindung mit § 102 Abs. 1 AktG jeweils bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das vierte Geschäftsjahr nach Beginn der Amtszeit beschließt. Das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit beginnt, wird nicht mitgerechnet.

Vorlagen an die Aktionäre

Folgende Unterlagen liegen vom Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung an in den Geschäftsräumen der Gesellschaft,

ADM Hamburg Aktiengesellschaft, Nippoldstraße 117, 21107 Hamburg

zur Einsicht der Aktionäre aus und sind ab diesem Zeitpunkt auf der Internetseite der Gesellschaft

www.oelag.de

im Bereich Investor Relations / Hauptversammlungen zugänglich:

festgestellter Jahresabschluss von ADM Hamburg Aktiengesellschaft, Hamburg, zum
31. Dezember 2019;

vom Aufsichtsrat gebilligter Konzernabschluss zum 31. Dezember 2019;

zusammengefasster Lage- und Konzernlagebericht für das Geschäftsjahr 2019;

Bericht des Aufsichtsrats über das Geschäftsjahr 2019

Hinweise zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts

Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre

Gemäß Artikel 2, § 1 Abs. 1, Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (COVID-19-Gesetz) hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird. Die Hauptversammlung findet virtuell im Hotel Hafen Hamburg in Hamburg statt.

Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung 2020 als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-Gesetzes führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung sowie bei den Rechten der Aktionäre.

Für die Aktionäre erfolgt eine Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung im Internet über das nachfolgend erläuterte, passwortgeschützte Investor-Portal, das unter

https://investor.computershare.de/adm

zugänglich sein wird.

Die Verfolgung der Live-Übertragung der virtuellen Hauptversammlung ermöglicht keine Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne des § 118 Absatz 1 Satz 2 AktG (elektronische bzw. Online-Teilnahme).

Den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären werden individuelle Anmeldebestätigungen mit Zugangsdaten zum passwortgeschützten Investor-Portal zugeschickt, mit denen dieser Service genutzt werden kann. Die Hauptversammlung wird darin vollständig in Bild und Ton im Internet übertragen, die Stimmrechtsausübung der Aktionäre über elektronische Kommunikation sowie Vollmachtserteilung werden ermöglicht, den Aktionären wird eine Fragemöglichkeit im Vorfeld der Versammlung im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt und Aktionäre, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können über elektronische Kommunikation Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erheben.

Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung im Internet und zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß § 18 Abs. 2 der Satzung diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich zur Hauptversammlung angemeldet und der Gesellschaft ihren Aktienbesitz, bezogen auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, also auf den 30. Juli 2020, 0.00 Uhr, (sog. Nachweisstichtag) nachgewiesen haben. Der Nachweis ist durch eine in Textform erstellte Bescheinigung des depotführenden Instituts über den Aktienbesitz zu erbringen.

Die Anmeldung muss der Gesellschaft bis spätestens sechs Tage vor der Hauptversammlung, also bis zum 13. August 2020, 24.00 Uhr, unter folgender Anschrift:

ADM Hamburg Aktiengesellschaft
c/o Computershare Operations Center
80249 München
Telefax: +49 89 30903-74675
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

zugegangen sein. Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss der Gesellschaft ebenfalls bis spätestens am sechsten Tag vor der Hauptversammlung, also spätestens am 13. August 2020, 24.00 Uhr, unter der vorgenannten Adresse zugegangen sein.

Stimmrechtsausübung

Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Wir weisen darauf hin, dass das Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten, auch durch einen Intermediär, ein Kreditinstitut oder eine Vereinigung von Aktionären, ausgeübt werden kann. Diesen steht zur Wahrnehmung der Stimmrechte die Briefwahl oder die Erteilung einer Vollmacht und Weisung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft zur Verfügung. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Für die Erteilung der Vollmacht gilt die Textform. Wenn ein Intermediär, ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in § 135 AktG gleichgestellten Institutionen oder Personen bevollmächtigt werden soll, besteht kein Textformerfordernis. Wir weisen jedoch darauf hin, dass in diesen Fällen die zu bevollmächtigenden Institutionen oder Personen möglicherweise eine bestimmte Form der Vollmacht verlangen, weil sie gemäß § 135 AktG die Vollmacht nachprüfbar festhalten müssen. Aktionäre, die einen Intermediär, ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in § 135 AktG gleich gestellten Institutionen oder Personen bevollmächtigen wollen, bitten wir deshalb, sich mit diesen Institutionen oder Personen über eine mögliche Form der Vollmacht abzustimmen.

Aktionäre können für die Vollmachtserteilung das Vollmachtsformular auf der Rückseite der Anmeldebestätigung, die sie nach der Anmeldung erhalten, benutzen. Möglich ist aber auch die Ausstellung einer gesonderten Vollmacht in Textform.

Die Erteilung der Vollmacht, ihre Änderung, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung sind per Post, per Telefax oder per E-Mail bis zum 19. August 2020, 18.00 Uhr, an die folgende Adresse zu übermitteln:

ADM Hamburg AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
Telefax: + 49 89 30903-74675
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Die Erteilung einer Vollmacht, ihres Widerrufs oder ihrer Änderung kann auch im Wege der elektronischen Kommunikation durch Nutzung des Investor-Portals bis zum Beginn der Abstimmung über die Tagesordnungspunkte vorgenommen werden.

Stimmabgabe durch Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Daneben bieten wir unseren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen. Die Vollmachten sind in Textform an die unten genannte Adresse der Gesellschaft zu erteilen. Sollen die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, muss der Aktionär diesen in jedem Fall Weisungen erteilen, wie das Stimmrecht ausgeübt werden soll. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, nach Maßgabe der ihnen erteilten Weisungen abzustimmen. Sie sind auch bei erteilter Vollmacht nur zur Stimmrechtsausübung befugt, soweit eine ausdrückliche Weisung zu den einzelnen Tagesordnungspunkten vorliegt. Diejenigen Aktionäre, die von dieser Möglichkeit Gebrauch machen und den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern eine Vollmacht erteilen möchten, können hierzu das Vollmachts-/Weisungsformular verwenden, das den Aktionären zusammen mit der Anmeldebestätigung zugesendet wird.

Vollmachten für die Stimmrechtsvertreter unter Erteilung ausdrücklicher Weisungen, deren Änderung und deren Widerruf müssen unter Verwendung des hierfür vorgesehenen Formulars per Post, per Telefax oder per E-Mail bei der Gesellschaft bis spätestens zum 19. August 2020, 18.00 Uhr, ebenfalls unter folgender Adresse eingehen:

ADM Hamburg AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
Telefax: + 49 89 30903-74675
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Über das Investor-Portal ist die Erteilung der Vollmacht, ihre Änderung und ihr Widerruf jeweils bis zum Beginn der Abstimmung über die Tagesordnungspunkte möglich.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Briefwahl

Aktionäre und deren Bevollmächtigte, die ihr Stimmrecht nicht durch Bevollmächtigte ausüben wollen, können ihre Stimmen schriftlich, per Telefax, per E-Mail oder elektronisch über das Investor-Portal durch Briefwahl abgeben, sofern sie rechtzeitig angemeldet sind; eine persönliche Stimmabgabe in der Hauptversammlung ist nicht möglich. Hierzu steht das auf der Anmeldebestätigung abgedruckte Formular zur Verfügung.

Stimmabgaben per Briefwahl, deren Änderung und deren Widerruf müssen unter Verwendung des hierfür vorgesehenen Formulars per Post, per Telefax oder per E-Mail bei der Gesellschaft spätestens bis zum 19. August 2020, 18.00 Uhr, unter folgender Adresse eingehen:

ADM Hamburg AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
Telefax: + 49 89 30903-74675
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Über das Investor-Portal ist die Stimmabgabe per elektronischer Briefwahl, ihre Änderung und ihr Widerruf jeweils bis zu dem Beginn der Abstimmung über die Tagesordnungspunkte möglich.

Auch bevollmächtigte Kreditinstitute, Vereinigungen von Aktionären und diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen oder Institutionen können sich der Briefwahl bedienen.

Fragemöglichkeit

Gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 COVID-19-Gesetz wird den Aktionären eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt. Der Vorstand hat vorgegeben, dass Fragen bis spätestens zwei Tage vor der Versammlung im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen sind. Der Vorstand wird nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen entscheiden, welche Fragen er wie beantwortet.

Zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre können ihre Fragen bis 18. August 2020, 9.30 Uhr, der Gesellschaft an die E-Mail-Adresse

janheiko.koehlbrandt@adm.com

übermitteln. Mit der Frage ist der Nachweis der Aktionärseigenschaft zu übermitteln, indem der Name, die Adresse des Aktionärs und die Nummer seiner Anmeldebestätigung angegeben werden. Später eingehende Fragen werden nicht berücksichtigt.

Möglichkeit des Widerspruchs gegen Beschlüsse der Hauptversammlung

Unter Verzicht auf das Erfordernis des Erscheinens in der Hauptversammlung wird Aktionären, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, die Möglichkeit eingeräumt, Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu erklären. Entsprechende Erklärungen sind der Gesellschaft über die E-Mail-Adresse

janheiko.koehlbrandt@adm.com

zu übermitteln und sind ab dem Beginn der Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter möglich. Mit der Erklärung des Widerspruchs ist der Nachweis der Aktionärseigenschaft zu übermitteln, indem der Name, die Adresse des Aktionärs und die Nummer seiner Anmeldebestätigung angegeben werden.

Anträge von Aktionären

Da die Hauptversammlung ohne persönliche Teilnahme der Aktionäre, das heißt als virtuelle Hauptversammlung nur mit Ausübung des Stimmrechts über Briefwahl oder Vollmachtserteilung mit Weisung durchgeführt wird, ist das Antragsrecht der Aktionäre in der Hauptversammlung ausgeschlossen. Gegenanträge und Wahlvorschläge i.S.d. §§ 126, 127 AktG sowie Verfahrensanträge können daher in der Hauptversammlung nicht gestellt werden.

Die Aktionäre haben aber die Möglichkeit, Gegenanträge und Wahlvorschläge im Vorfeld der Hauptversammlung zu übermitteln.

Gegenanträge zu Vorschlägen des Aufsichtsrats und Vorstands zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge für die Wahlen des Abschlussprüfers sind ausschließlich an folgende Anschrift zu richten und müssen mindestens 14 Tage vor der Versammlung, also spätestens am Mittwoch, den 5. August 2020, 24.00 Uhr zugegangen sein.

ADM Hamburg Aktiengesellschaft
Nippoldstraße 117
21107 Hamburg
Fax: +49 40 3013 – 682
E-Mail: janheiko.koehlbrandt@adm.com

Gegenanträge gegen einen Vorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt und Vorschläge für die Wahlen des Abschlussprüfers und des Aufsichtsrats einschließlich des Namens des Aktionärs, einer Begründung und einer eventuellen Stellungnahme der Verwaltung, die rechtzeitig bei der oben genannten Anschrift eingehen, werden unverzüglich nach ihrem Eingang unter der Internetadresse

www.oelag.de

zugänglich gemacht. Anderweitig adressierte Anträge werden nicht berücksichtigt.

Hinweise zum Datenschutz

Von Aktionären, die sich für die Hauptversammlung anmelden oder eine Stimmrechtsvollmacht erteilen, erheben wir personenbezogene Daten. Dies geschieht, um Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die ADM Hamburg Aktiengesellschaft verarbeitet Ihre Daten unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze. Einzelheiten zum Umgang mit personenbezogenen Daten finden sich im Internet auf der Homepage der Gesellschaft.

 

Hamburg, im Juli 2020

ADM Hamburg Aktiengesellschaft

– Der Aufsichtsrat –

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