Sonntag, 25.09.2022

Aktuell:

AdrenoMed AG: Ordentliche Hauptversammlung

AdrenoMed AG

Hennigsdorf

Wir laden unsere Aktionäre ein zur virtuellen ordentlichen Hauptversammlung der AdrenoMed AG (nachfolgend auch die „Gesellschaft“) am Montag, den 4. Januar 2021 um 14:30 Uhr.

Nach dem am 28. März 2020 in Kraft getretenen Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (COVID-19-Gesetz) wird die Hauptversammlung ausschließlich als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft) abgehalten. Die virtuelle Hauptversammlung wird in voller Länge für Aktionäre aus den Geschäftsräumen der Gesellschaft, Neuendorfstraße 15a in 16761 Hennigsdorf, in Bild und Ton live über eine Videokonferenz übertragen.

TAGESORDNUNG

Tagesordnungspunkt 1
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 31.12.2019 und des Berichts des Aufsichtsrats

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss der AdrenoMed AG zum 31. Dezember 2019 am 8. Dezember 2020 gebilligt. Damit ist der Jahresabschluss festgestellt. Der festgestellte Jahresabschluss und der Bericht des Aufsichtsrates sind der Hauptversammlung vorzulegen, ohne dass es einer Beschlussfassung bedarf.

Der festgestellte Jahresabschluss zum 31. Dezember 2019 und der Bericht des Aufsichtsrats liegen in den Geschäftsräumen der Gesellschaft zur Einsichtnahme aus. Die Unterlagen werden den Aktionären auf Wunsch auch zugesandt.

Tagesordnungspunkt 2
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands, die im Geschäftsjahr 2019 amtiert haben, den Herren Dr. Andreas Bergmann, Dr. Gerald Möller, Dr. Jens Schneider-Mergener und Dr. Jens Zimmermann für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

Tagesordnungspunkt 3
Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats, die im Geschäftsjahr 2019 amtiert haben, Herrn Dr. Bernd Wegener, Herrn Dr. Metod Miklus, Herrn Dr. Rainer Strohmenger, Frau Dr. Priyanka Belawat, Frau Dr. Ute Kilger und Herrn Dr. Gerald Möller für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

Tagesordnungspunkt 4
Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Mazars GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft mit dem Sitz in Hamburg, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2020 zu bestellen.

Tagesordnungspunkt 5
Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern

Die Amtszeiten der Herren Dr. Metod Miklus, Dr. Rainer Strohmenger und Dr. Bernd Wegener enden mit Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2019 beschließt. Der Aufsichtsrat setzt sich nach §§ 96 Abs. 1, 101 AktG in Verbindung mit Abschnitt 7.1 der Satzung der Gesellschaft aus sechs Mitgliedern zusammen, die von der Hauptversammlung gewählt werden.

Der Aufsichtsrat schlägt vor,

a)

Herrn Dr. Metod Miklus, Berlin, Geschäftsführer der ExpoCapital GmbH, Berlin,

b)

Herrn Dr. Rainer Strohmenger, München, Managing Partner von Wellington Partners, München, und

c)

Herrn Dr. Bernd Wegener, Mainz, Mitglied des Vorstands der Deutsche Biotech Innovativ AG, Hennigsdorf,

bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das am 31. Dezember 2025 endende Geschäftsjahr beschließt, zu wählen.

Weitere Angaben und Hinweise

Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats beschlossen, die Hauptversammlung gemäß § 1 Abs. 2 COVID-19-Gesetz als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abzuhalten. Dies führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung und bei den Rechten der Aktionäre. Die gesamte Hauptversammlung wird für Aktionäre vollständig in Bild und Ton über eine Videokonferenz übertragen. Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft) ist ausgeschlossen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich durch Vollmachts- und Weisungserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Eine elektronische Teilnahme an der Versammlung im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 Aktiengesetz ist nicht möglich. Den Aktionären wird eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt. Schließlich können Aktionäre, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, über elektronische Kommunikation Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zur Niederschrift erklären.

Im Hinblick auf die Besonderheiten der virtuellen Hauptversammlung bitten wir unsere Aktionäre in diesem Jahr um besondere Beachtung der nachstehenden Hinweise zur Anmeldung, zur Ausübung des Stimmrechts und zu den weiteren Aktionärsrechten.

Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung

Die gesamte Hauptversammlung kann von den Aktionären über die Bild- und Tonübertragung im Wege der Videokonferenz verfolgt werden. Die rechtzeitig angemeldeten Aktionäre erhalten per E-Mail die Zugangsdaten zu der Videokonferenz übersandt. Aktionäre können sich dort einwählen und am Tag der Hauptversammlung ab 14:30 Uhr auf die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung zugreifen. Die Stimmabgabe per elektronischer Erteilung von Vollmachten und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erfordern die fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung. Eine elektronische Teilnahme der Aktionäre an der Hauptversammlung im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG ist ausgeschlossen.

Anmeldung und Ausübung des Stimmrechts

Zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre selbst oder durch Bevollmächtigte – berechtigt, die sich bei der Gesellschaft rechtzeitig vor der Hauptversammlung anmelden. Die Anmeldung zur Hauptversammlung müssen der Gesellschaft jeweils spätestens bis zum Beginn des 2. Januar 2021 (24:00 Uhr mitteleuropäische Zeit) per E-Mail unter der Adresse

hv@adrenomed.com

in deutscher oder englischer Sprache zugehen.

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer im Aktienregister eingetragen ist.

Ausübung des Stimmrechts durch Vollmachts- und Weisungserteilung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Zur Ausübung des Stimmrechts müssen dem Stimmrechtsvertreter Vollmacht sowie ausdrückliche und eindeutige Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts zu jedem relevanten Tagesordnungspunkt erteilt werden. Soweit eine ausdrückliche und eindeutige Weisung fehlt, wird sich der Stimmrechtsvertreter für den jeweiligen Abstimmungsgegenstand der Stimme enthalten. Sollte zu einem Gegenstand der Tagesordnung eine Einzelabstimmung stattfinden, gilt eine hierzu erteilte Weisung für jeden einzelnen Unterpunkt. Der Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Aufträge zu Wortmeldungen, zum Stellen von Fragen, Anträgen oder Wahlvorschlägen, oder zur Erklärung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse wird er nicht entgegennehmen. Auch zur Vollmachts- und Weisungserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ist eine fristgerechte Anmeldung erforderlich.

Die Vollmacht an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bedarf ebenso wie die Erteilung von Weisungen der Textform (§ 126b BGB). Vollmacht und Stimmrechtsweisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können unter Verwendung des den Aktionären per E-Mail übersandten Vollmachts- und Weisungsformulars erteilt werden. Wenn Sie das Vollmachts- und Weisungsformular verwenden, ist dieses ausschließlich an die nachfolgende Postanschrift oder E-Mail-Adresse zu übermitteln:

AdrenoMed AG
Neuendorfstraße 15a
16761 Hennigsdorf

hv@adrenomed.com

Aus organisatorischen Gründen muss der postalische Eingang dort bis spätestens Montag, 31. Dezember 2020, 24:00 Uhr (MEZ), (Datum des Eingangs) zugehen.

Bevollmächtigung eines Dritten zur Ausübung des Stimmrechts und sonstiger Rechte

Aktionäre können ihr Stimmrecht und sonstige Rechte in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten ausüben lassen. Auch Bevollmächtigte können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Bevollmächtigte Dritte können das Stimmrecht ihrerseits durch Vollmacht und Weisung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben (siehe oben). Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von ihnen zurückweisen. Auch im Fall einer Stimmrechtsvertretung ist eine fristgerechte Anmeldung erforderlich.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB).

Aktionäre können für die Vollmachtserteilung das ihnen per E-Mail übersandte „Vollmachts- und Weisungsformular“ benutzen. Möglich ist aber auch, dass Aktionäre eine gesonderte Vollmacht ausstellen.

Die Erteilung der Vollmacht kann gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Unbeschadet eines anderweitigen, nach dem Gesetz zulässigen Wegs zur Übermittlung der Vollmacht bzw. des Nachweises über die Bestellung eines Bevollmächtigten an die Gesellschaft kann die Vollmacht auch per E-Mail an

hv@adrenomed.com

übermittelt werden.

Dieser Übermittlungsweg steht auch zur Verfügung, wenn die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Vollmacht erübrigt sich in diesem Fall. Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht und von Weisungen kann unbeschadet eines anderweitigen, nach dem Gesetz zulässigen Wegs zur Übermittlung, per E-Mail unmittelbar der Gesellschaft gegenüber erklärt werden.

Am Tag der virtuellen Hauptversammlung können Vollmachten und Weisungen ausschließlich per E-Mail unter Nutzung der E-Mail-Adresse

hv@adrenomed.com

bis zum Beginn der Abstimmung abgegeben, geändert oder widerrufen werden. Erfolgt die Erteilung oder der Nachweis einer Vollmacht und von Weisungen oder deren Widerruf durch eine Erklärung gegenüber der Gesellschaft auf einem anderen Übermittlungsweg als dem vorgenannten Übermittlungsweg, so muss diese aus organisatorischen Gründen der Gesellschaft bis 31. Dezember 2020, 24:00 Uhr (MEZ), (Datum des Eingangs) zugehen. Eine Übermittlung an die Gesellschaft per E-Mail an die E-Mail-Adresse

hv@adrenomed.com

ist auch bis zum Beginn der Abstimmungen am Tag der Hauptversammlung noch möglich.

Fragemöglichkeit im Wege elektronischer Kommunikation

Abweichend von § 131 AktG haben angemeldete Aktionäre in der virtuellen Hauptversammlung am 4. Januar 2020 kein Auskunftsrecht. Das Auskunftsrecht der Aktionäre ist im Falle einer virtuellen Hauptversammlung nach § 1 Abs. 2 des COVID-19-Gesetzes eingeschränkt. Stattdessen haben Aktionäre die Möglichkeit, im Vorfeld der Hauptversammlung Fragen einzureichen. Auf der Grundlage von § 1 Abs. 2 Nr. 3, Satz 2 Halbsatz 2 des COVID-19-Gesetzes hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, dass Aktionäre ihre Fragen bis spätestens einen Tag vor der Hauptversammlung im Wege elektronischer Kommunikation bei der Gesellschaft einreichen müssen. Über die Beantwortung der Fragen entscheidet der Vorstand gemäß § 1 Abs. 2 Satz 2 COVID-19-Gesetz – abweichend von § 131 AktG – nur nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen.

Nur ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre können ihre Fragen einreichen. Zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre können ihre Fragen bis zum 3. Januar 2021 (24:00 Uhr MEZ) der Gesellschaft per E-Mail an die E-Mail-Adresse

hv@adrenomed.com

übermitteln. Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Fragen gestellt werden.

Wir weisen darauf hin, dass im Rahmen der Beantwortung von Fragen gegebenenfalls auch der Name des die Frage übermittelnden Aktionärs genannt wird. Bei der Beantwortung von Fragen während der Hauptversammlung wird der Name des Fragestellers nur offengelegt (soweit Fragen individuell beantwortet werden), wenn mit der Übermittlung der Frage ausdrücklich nicht dem Einverständnis zur Offenlegung des Namens widersprochen wurde.

Einlegung von Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung

Aktionäre, die ihr Stimmrecht über die Erteilung von Vollmachten ausgeübt haben, haben die Möglichkeit, im Wege elektronischer Kommunikation Widerspruch gegen die Beschlüsse der Hauptversammlung bei dem Versammlungsleiter zu erklären. Entsprechende Erklärungen können – eine Stimmabgabe vorausgesetzt – ab der Eröffnung der Hauptversammlung über die E-Mail-Adresse

hv@adrenomed.com

zur Niederschrift gemäß § 245 Nr. 1 AktG erklärt werden. Die Erklärung ist über das internetgestützte HV-Portal von Beginn der Hauptversammlung an bis zu deren Ende möglich.

Technische Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung

Für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung von Aktionärsrechten benötigen Sie eine Internetverbindung und ein internetfähiges Endgerät. Um die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung optimal wiedergeben zu können, wird eine stabile Internetverbindung mit einer ausreichenden Übertragungsgeschwindigkeit empfohlen. Nutzen Sie zum Empfang der Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung einen Computer, benötigen Sie einen Browser und Lautsprecher oder Kopfhörer.

Hinweis zur Verfügbarkeit der Bild- und Tonübertragung

Die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre können die Hauptversammlung am 4. Dezember 2020 ab 14:30 Uhr (MEZ) in voller Länge live in Bild und Ton verfolgen. Die Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung kann nach dem heutigen Stand der Technik aufgrund von Einschränkungen der Verfügbarkeit des Telekommunikationsnetzes und der Einschränkung von Internetdienstleistungen von Drittanbietern Schwankungen unterliegen, auf welche die Gesellschaft keinen Einfluss hat. Die Gesellschaft kann daher keine Gewährleistung und Haftung für die Funktionsfähigkeit und ständige Verfügbarkeit der in Anspruch genommenen Internetdienste, der in Anspruch genommenen Netzelemente Dritter und der Bild- und Tonübertragung übernehmen. Die Gesellschaft empfiehlt aus diesem Grund, frühzeitig von den oben genannten Möglichkeiten zur Rechtsausübung, insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts, Gebrauch zu machen. Sofern es Datenschutz- oder Sicherheitserwägungen zwingend erfordern, muss sich der Versammlungsleiter der Hauptversammlung vorbehalten, die virtuelle Hauptversammlung zu unterbrechen oder ganz einzustellen.

Information für Aktionäre und Aktionärsvertreter zum Datenschutz

Die AdrenoMed AG verarbeitet als Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) personenbezogene Daten, um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Teilnahme an der Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen sowie sonstigen aktienrechtlichen Erfordernissen nachzukommen, denen der Verantwortliche unterliegt (z.B. Publikations- und Offenlegungspflichten). Personenbezogene Daten liegen nur dann vor, soweit es sich jeweils um natürliche Personen handelt. Die in Deutschland geltenden anwendbaren Datenschutzbestimmungen werden eingehalten. Der Verantwortliche ist unter folgenden Kontaktmöglichkeiten erreichbar:

AdrenoMed AG
vertreten durch den Vorstand
Neuendorfstraße 15a
16761 Hennigsdorf
Telefon: +49 (0)3302 20 77 8-12

Verarbeitet werden folgende personenbezogene Daten des jeweiligen Aktionärs bzw. von Personen, die von einem Aktionär ermächtigt sind, im eigenen Namen das Stimmrecht für Aktien auszuüben: Name und Vorname, Anschrift, ggf. E-Mail-Adresse (soweit mitgeteilt bzw. bekannt), Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien (Eigenbesitz, Fremdbesitz oder Vollmachtbesitz). Ist ein Aktionärsvertreter vorhanden, werden von diesem folgende personenbezogenen Daten verarbeitet: Name und Vorname sowie Anschrift.

Werden Gegenanträge oder Wahlvorschläge nach §§ 126, 127 AktG gestellt, werden diese einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung auf der Internetseite der Gesellschaft und damit öffentlich zugänglich gemacht.

In der Hauptversammlung ist gem. § 129 AktG das Teilnehmerverzeichnis vor der ersten Abstimmung allen Teilnehmern zugänglich zu machen. Das Teilnehmerverzeichnis enthält nach Maßgabe von § 129 AktG die dort genannten personenbezogenen Daten der Teilnehmer der Hauptversammlung bzw. des vertretenen Aktionärs, u. a. Namen und Wohnort sowie die Zahl der von jedem Anwesenden vertretenen Aktien unter Angabe ihrer Gattung. Jedem Aktionär ist zudem auf Verlangen bis zu zwei Jahren nach der Hauptversammlung Einsicht in das Teilnehmerverzeichnis zu gewähren.

Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten gespeichert und nach Ablauf der sich daraus ergebenden Aufbewahrungspflichten gelöscht. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Wahrnehmung der Rechte als Aktionär zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 (1) c) DS-GVO.

Die Dienstleister der Gesellschaft, welche zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft als Verantwortlichem.

Betroffene Personen haben bei Bestehen der entsprechenden gesetzlichen Voraussetzungen ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO), Berichtigung (Art. 15 DS-GVO), Einschränkung (Art. 18 DS-GVO), Widerspruch (Art. 21 DS-GVO), Übertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) und Löschung (Art. 17 DS-GVO) bezüglich ihrer personenbezogenen Daten. Diese Rechte können betroffene Personen gegenüber der AdrenoMed AG unentgeltlich über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:

AdrenoMed AG
vertreten durch den Vorstand
Neuendorfstraße 15a
16761 Hennigsdorf
Telefon: +49 (0)3302 20 77 8-12

Zudem steht den Aktionären und Aktionärsvertretern ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 DS-GVO zu.

 

Hennigsdorf, im Dezember 2020

AdrenoMed AG

Der Vorstand

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