Dienstag, 29.11.2022

alstria office REIT-AG: Einladung zur virtuellen Hauptversammlung

alstria office REIT-AG

Hamburg

ISIN: DE000A0LD2U1

Einladung zur virtuellen Hauptversammlung
am 10. Juni 2022

Übersicht mit Angaben gemäß Tabelle 3 des Anhangs der Durchführungsverordnung (EU)
2018/​1212 („DVO“) für die Mitteilung nach § 125 Aktiengesetz

 
A. Inhalt der Mitteilung
1. Eindeutige Kennung des Ereignisses Ordentliche virtuelle Hauptversammlung der alstria office REIT-AG 2022
(Formale Angabe gemäß DVO: d74e5249b6b9ec11812d005056888925)
2. Art der Mitteilung Einberufung der Hauptversammlung
(Formale Angabe gemäß DVO: NEWM)
B. Angaben zum Emittenten
1. ISIN DE000A0LD2U1
2. Name des Emittenten alstria office REIT-AG
C. Angaben zur Hauptversammlung
1. Datum der Hauptversammlung 10. Juni 2022
(Formale Angabe gemäß DVO: 20220610)
2. Uhrzeit der Hauptversammlung 10:00 Uhr (MESZ)
(Formale Angabe gemäß DVO: 8:00 Uhr UTC (koordinierte Weltzeit))
3. Art der Hauptversammlung Ordentliche virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer
Bevollmächtigten
(Formale Angabe gemäß DVO: GMET)
4. Ort der Hauptversammlung: URL zum Aktionärsportal der Gesellschaft zur Verfolgung der Hauptversammlung in Bild
und Ton sowie zur Ausübung der Aktionärsrechte:
https:/​/​alstria.de/​investoren/​#hauptversammlungOrt der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes: Sitz der Gesellschaft, alstria
office REIT-AG, Steinstraße 7, 20095 Hamburg, Deutschland
5. Aufzeichnungsdatum Nachweisstichtag (sog. Record Date): 19. Mai 2022 (cob) (Formale Angabe gemäß DVO:
20220519 (cob))
6. Uniform Resource Locator (URL) https:/​/​alstria.de/​investoren/​#hauptversammlung

Weitere Informationen zur Einberufung der Hauptversammlung (Blöcke D bis F der Tabelle
3 des Anhangs der DVO):

Weitere Informationen über die Teilnahme1 an der Hauptversammlung (Block D), die Tagesordnung (Block E) sowie die Angabe der
Fristen für die Ausübung anderer Aktionärsrechte (Block F) sind auf der Internetseite
der Gesellschaft unter

https:/​/​alstria.de/​investoren/​#hauptversammlung

verfügbar.

1 Der Begriff „Teilnahme“ wird vorstehend ausschließlich im Sinne der DVO verwendet
und ist nicht identisch mit der Teilnahme im Sinne von § 118 AktG.

Überblick über die Tagesordnung

 
1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der alstria office REIT-AG und des gebilligten
Konzernabschlusses sowie des zusammenfassten Lageberichts für die alstria office REIT-AG
und den Konzern zum 31. Dezember 2021, des Berichts des Aufsichtsrats und des Vorschlags
des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2021

2.

Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2021

3.

Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2021

4.

Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021

5.

Investition in Grüne Projekte

6.

Bestellung des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr
2022 sowie des Prüfers für die prüferische Durchsicht des Halbjahresfinanzberichts
zum 30. Juni 2022, weiterer unterjähriger Finanzberichte für das Geschäftsjahr 2022
und für das Geschäftsjahr 2023 bis zur nächsten ordentlichen Hauptversammlung

7.

Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern

8.

Billigung des Vergütungsberichts für das am 31. Dezember 2021 abgelaufene Geschäftsjahr

9.

Billigung des Systems zur Vergütung der Vorstandsmitglieder 2022

10.

Änderung der Satzung

English convenience translation available under:

https:/​/​alstria.com/​investor/​#generalmeeting

Hiermit laden wir unsere Aktionäre zu der am

Freitag, den 10. Juni 2022, um 10:00 Uhr MESZ

stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung der alstria office REIT-AG („alstria“ oder „Gesellschaft“) ein.

Die Hauptversammlung wird aufgrund einer vom Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats
getroffenen Entscheidung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) stattfinden.
Grundlage dieser Entscheidung ist § 1 Abs. 2 Satz 1 und Abs. 6 Satz 1 des Gesetzes
über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht
zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020, in der zuletzt
durch Art. 15 des Gesetzes zur Errichtung eines Sondervermögens „Aufbauhilfe 2021“
und zur vorübergehenden Aussetzung der Insolvenzantragspflicht wegen Starkregenfällen
und Hochwassern im Juli 2021 sowie zur Änderung weiterer Gesetze vom 10. September
2021 geänderten Fassung („COVID-19-Gesetz“).

Die virtuelle Hauptversammlung wird für die form- und fristgerecht angemeldeten Aktionäre
der alstria office REIT-AG vollständig in Bild und Ton im Internet übertragen. Die
Stimmrechtsausübung der angemeldeten Aktionäre ist im Wege elektronischer Kommunikation
(namentlich per elektronischer Briefwahl) sowie Vollmachtserteilung möglich. Den angemeldeten
Aktionären wird ein Fragerecht im Wege elektronischer Kommunikation (bis zum 8. Juni
2022, 24:00 Uhr MESZ) eingeräumt. Aktionäre, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können
in Abweichung von § 245 Nr. 1 des Aktiengesetzes („AktG“) unter Verzicht auf das Erfordernis des Erscheinens in der Hauptversammlung Widerspruch
gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erheben.

Einzelheiten hierzu finden sich im Anschluss an die Tagesordnung im Abschnitt „Weitere
Angaben und Hinweise – Besonderheiten der virtuellen Hauptversammlung“.

Der Ort der Hauptversammlung, an dem sich der Versammlungsleiter, der die Niederschrift
der Versammlung beurkundende Notar und der Vorstand sowie die von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft befinden, ist der Sitz der Gesellschaft,
Steinstraße 7, 20095 Hamburg. Die Teilnahme von Mitgliedern des Aufsichtsrats darf
aufgrund einer vom Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats getroffenen Entscheidung
nach § 1 Abs. 1 und Abs. 6 Satz 1 COVID-19-Gesetz i.V.m. § 118 Abs. 3 Satz 2 AktG
im Wege der Bild- und Tonübertragung erfolgen. Für die Aktionäre und deren Bevollmächtigte
(mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) besteht kein
Recht und keine Möglichkeit zur Anwesenheit am Ort der Hauptversammlung.

Tagesordnung

 
1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der alstria office REIT-AG und des gebilligten
Konzernabschlusses sowie des zusammenfassten Lageberichts für die alstria office REIT-AG
und den Konzern zum 31. Dezember 2021, des Berichts des Aufsichtsrats und des Vorschlags
des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2021

Die vorstehend genannten Unterlagen enthalten auch den erläuternden Bericht des Vorstands
zu den Angaben nach §§ 289a, 315a des Handelsgesetzbuches („HGB“) und können über die Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​alstria.de/​investoren/​#hauptversammlung

eingesehen werden.

Am 28. Februar 2022 hat der Aufsichtsrat den vom Vorstand am 24. Februar 2022 aufgestellten
Jahresabschluss und den Konzernabschluss gebilligt; der Jahresabschluss ist damit
festgestellt. Eine Feststellung durch die Hauptversammlung erfolgt daher nicht. Die
unter diesem Tagesordnungspunkt genannten Unterlagen sind der Hauptversammlung nach
§ 176 Abs. 1 Satz 1 AktG zugänglich zu machen, ohne dass es einer Beschlussfassung
hierzu bedarf.

2.

Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2021

An die Aktionäre der Gesellschaft soll die Mindestdividende gemäß Aktiengesetz ausgeschüttet
werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2021 erzielten Bilanzgewinn
in Höhe von EUR 1.060.000.000,00 wie folgt zu verwenden:

in EUR
Ausschüttung einer Dividende von EUR 0,04 je dividendenberechtigter Stückaktie 7.121.319,88
Einstellung in Gewinnrücklagen 0,00
Gewinnvortrag 1.052.878.680,12
Bilanzgewinn 1.060.000.000,00

Der Vorschlag berücksichtigt die 178.032.997 zum Zeitpunkt des Vorschlags existierenden
Stückaktien der Gesellschaft. Sollte sich die Zahl der für das Geschäftsjahr 2021
dividendenberechtigten Stückaktien bis zur ordentlichen Hauptversammlung 2022 verändern,
wird in der Hauptversammlung ein entsprechend angepasster Beschlussvorschlag zur Abstimmung
gestellt, der unverändert eine Dividende von EUR 0,04 je dividendenberechtigter Stückaktie
für das Geschäftsjahr 2021 sowie entsprechend angepasste Beträge für die Ausschüttungssumme
und den Gewinnvortrag vorsieht.

Gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 AktG ist der Anspruch auf die Dividende am dritten auf den
Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag fällig, das heißt am 15. Juni 2022.

3.

Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2021

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Mitgliedern
des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

4.

Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Mitgliedern
des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

5.

Investition in Grüne Projekte

Der Vorstand der alstria leitet das Unternehmen in eigener Verantwortung im Unternehmensinteresse.
Ihm steht auch die originäre Entscheidungskompetenz über Fragen der Geschäftsführung
zu (vgl. §§ 76 Abs. 1, 77 Abs. 1 Satz 1 AktG). Die Hautversammlung kann über Fragen
der Geschäftsführung entscheiden, wenn der Vorstand dies verlangt (§ 119 Abs. 2 AktG).
Diese Möglichkeit möchte der Vorstand der Gesellschaft nutzen, um die Zustimmung der
Aktionäre zu finanziell nicht rentablen, aber nachhaltigen Investitionen der alstria
einzuholen.

Der Vorstand hat daher beschlossen, die Hauptversammlung um Zustimmung zu Investitionen
in Höhe von bis zu EUR 1,78 Mio. in „Grüne Projekte“ (wie im Bericht zu Tagesordnungspunkt
5 definiert) zu bitten. Hierzu wird im Einzelnen auf den Bericht zu diesem Tagesordnungspunkt
verwiesen.

Bei den Grünen Projekten handelt es sich um solche Investitionen, die die Gesellschaft
nach rein finanziellen Kriterien nicht tätigen würde. alstria ist zu diesen Investitionen
nicht verpflichtet. Soweit die Investitionen das Immobilienportfolio der alstria betreffen,
besteht insbesondere auch keine vertragliche Verpflichtung gegenüber den Mietern der
betreffenden Immobilien und es ist nicht zu erwarten, dass der Ertrag der Investitionen
die laufenden Kapitalkosten deckt. Nichtsdestotrotz möchte alstria ihren Aktionären
anbieten, die Investitionen in die Grünen Projekte zu tätigen mit dem Ziel der Verbesserung
der erneuerbaren Energieerzeugung von alstrias Immobilien sowie der finanziellen Beteiligung
an der Entwicklung von Projekten oder Technologien zur CO2-Entfernung. Es handelt sich also um Investitionsmöglichkeiten, von denen erwartet
wird, dass sie finanziell nicht profitabel sind, die aber – wenn sie erfolgreich sind
– dazu beitragen würden, die aktuelle oder zukünftige Klimabilanz der alstria zu verbessern.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen:

Der Vornahme der Investitionen in die Grünen Projekte der Gesellschaft in Höhe von
insgesamt bis zu EUR 1,78 Mio. wird zugestimmt.

6.

Bestellung des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr
2022 sowie des Prüfers für die prüferische Durchsicht des Halbjahresfinanzberichts
zum 30. Juni 2022, weiterer unterjähriger Finanzberichte für das Geschäftsjahr 2022
und für das Geschäftsjahr 2023 bis zur nächsten ordentlichen Hauptversammlung

Der Aufsichtsrat schlägt der Hauptversammlung, gestützt auf die entsprechende Empfehlung
seines Prüfungsausschusses vor, zu beschließen:

Die Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg, wird zum Abschlussprüfer
und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2022, zum Prüfer für die prüferische
Durchsicht des Halbjahresfinanzberichts zum 30. Juni 2022, weiterer unterjähriger
Finanzberichte für das Geschäftsjahr 2022 und für das Geschäftsjahr 2023 bis zur nächsten
ordentlichen Hauptversammlung bestellt.

Der Prüfungsausschuss hat in seiner Empfehlung erklärt, dass seine Empfehlung frei
von ungebührlicher Einflussnahme durch Dritte ist und ihm keine die Auswahlmöglichkeiten
beschränkende Klausel im Sinne von Art. 16 Abs. 6 der EU-Abschlussprüferverordnung
auferlegt wurde (Verordnung (EU) Nr. 537/​2014 des Europäischen Parlaments und des
Rates vom 16. April 2014 über spezifische Anforderungen an die Abschlussprüfung bei
Unternehmen von öffentlichem Interesse und zur Aufhebung des Beschlusses 2005/​909/​EG
der Kommission) („EU-Abschlussprüferverordnung“).

Der Empfehlung des Prüfungsausschusses ist ein nach Art. 16 EU-Abschlussprüferverordnung
durchgeführtes Auswahlverfahren vorangegangen. Dabei hatte allein die Deloitte GmbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg ein Angebot abgegeben. Im Anschluss daran
hat der Prüfungsausschuss dem Aufsichtsrat unter Angabe von Gründen die Deloitte GmbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg, als zukünftigen Abschluss- und Konzernabschlussprüfer
sowie als Prüfer unterjähriger Finanzberichte bis einschließlich des ersten Quartals
im Geschäftsjahr 2023 empfohlen.

7.

Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern

Gemäß §§ 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG und § 9 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft besteht
der Aufsichtsrat aus sechs Mitgliedern der Aktionäre, die durch die Hauptversammlung
gewählt werden. Gemäß § 9 Abs. 4 der Satzung erfolgt die Wahl eines Nachfolgers eines
von der Hauptversammlung gewählten Mitglieds des Aufsichtsrats, das vor Ablauf seiner
Amtszeit aus dem Aufsichtsrat ausscheidet, für den Rest der Amtszeit des ausgeschiedenen
Mitglieds.

Die Alexandrite Lake Lux Holdings S.à r.l., eine Holdinggesellschaft, die von einem
der privaten Immobilienfonds von Brookfield Asset Management Inc. („Brookfield“) kontrolliert wird, hatte den Aktionären der Gesellschaft am 13. Dezember 2021 ein
freiwilliges öffentliches Übernahmeangebot zum Erwerb sämtlicher nennwertloser alstria-Aktien
gegen Zahlung einer Geldleistung je alstria‑Aktie („Übernahmeangebot“) unterbreitet. Im Zuge des Vollzugs des Übernahmeangebots haben vier Mitglieder
des Aufsichtsrats der Gesellschaft ihre Ämter mit Wirkung zum 28. Februar 2022 niedergelegt:

Herr Benoît Hérault und Herr Richard Mully, die bis zur Beendigung der Hauptversammlung
bestellt waren, die über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr
2021 beschließt, sowie Herr Dr. Johannes Conradi und Frau Marianne Voigt, die bis
zur Beendigung der Hauptversammlung bestellt waren, die über die Entlastung der Mitglieder
des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 beschließt.

Am 11. Februar 2022 hatte die Gesellschaft beantragt, die Herren Brad Hyler, Jan Sucharda
und Karl Wambach sowie Frau Rebecca Worthington gerichtlich nach § 104 AktG zu Mitgliedern
des Aufsichtsrats der Gesellschaft mit Wirkung vom 1. März 2022 bis zum Ablauf der
nächsten Hauptversammlung der Gesellschaft, auf der ein neuer Aufsichtsrat gewählt
werden kann, zu bestellen. Dem Antrag hat das Amtsgericht Hamburg mit Beschluss vom
16. Februar 2022 entsprochen. Am 21. März 2022 hat der Aufsichtsrat Herrn Brad Hyler
zum neuen Aufsichtsratsvorsitzenden und Herrn Jan Sucharda zum neuen stellvertretenden
Vorsitzenden des Aufsichtsrats gewählt.

Die gerichtlich bestellten Mitglieder des Aufsichtsrats sollen nunmehr wie folgt von
der Hauptversammlung gewählt werden:

Herr Brad Hyler und Herr Jan Sucharda sollen als Nachfolger der ausgeschiedenen Mitglieder
Herr Benoît Hérault und Herr Richard Mully bis zur Beendigung der Hauptversammlung,
die über die Entlastung für das vierte Geschäftsjahr nach Beginn der Amtszeit beschließt,
gewählt werden. Herr Karl Wambach und Frau Rebecca Worthington sollen als Nachfolger
der ausgeschiedenen Mitglieder Herrn Dr. Johannes Conradi und Frau Marianne Voigt
bis zur Beendigung der Hauptversammlung bestellt werden, die über die Entlastung der
Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 beschließt. Für den Fall der
antragsgemäßen Wahl ist Herr Brad Hyler erneut als Vorsitzender des Aufsichtsrats
vorgesehen und Herr Jan Sucharda als stellvertretender Vorsitzender.

Gestützt auf die Empfehlung des Personalausschusses des Aufsichtsrats, der auch die
Aufgaben eines Nominierungsausschusses wahrnimmt, schlägt der Aufsichtsrat vor, wie
folgt zu beschließen:

7.1

Herr Brad Hyler, Geschäftsführender Partner (Managing Partner), Head of European Real
Estate, bei Brookfield Asset Management, London, Vereinigtes Königreich, wird mit
Wirkung ab Beendigung dieser Hauptversammlung bis zur Beendigung der Hauptversammlung,
die über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2026
beschließt, als Nachfolger von Herrn Benoît Hérault in den Aufsichtsrat gewählt.

7.2

Herr Jan Sucharda, Managing Partner, Brookfield Property Group, Toronto, Kanada, wird
mit Wirkung ab Beendigung dieser Hauptversammlung bis zur Beendigung der Hauptversammlung,
die über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2026
beschließt, als Nachfolger von Herrn Richard Mully in den Aufsichtsrat gewählt.

7.3

Herr Karl Wambach, Geschäftsführer Brookfield Deutschland, Berlin, Deutschland, wird
mit Wirkung ab Beendigung dieser Hauptversammlung bis zur Beendigung der Hauptversammlung,
die über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022
beschließt, als Nachfolger von Herrn Dr. Johannes Conradi in den Aufsichtsrat gewählt.

7.4

Frau Rebecca Worthington, Chief Financial Officer der Canary Wharf Group, London,
Vereinigtes Königreich, wird mit Wirkung ab Beendigung dieser Hauptversammlung bis
zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats
für das Geschäftsjahr 2022 beschließt, als Nachfolgerin von Frau Marianne Voigt in
den Aufsichtsrat gewählt.

Es ist beabsichtigt, die Wahlen zum Aufsichtsrat als Einzelwahl durchzuführen.

Die vorstehenden Wahlvorschläge berücksichtigen das Kompetenzprofil und Diversitätskonzept
des Aufsichtsrats mit Zielen zu seiner Zusammensetzung („Profil für den Aufsichtsrat“), welches der Aufsichtsrat im Einklang mit §§ 289f, 315d HGB und Empfehlungen des
Deutschen Corporate Governance Kodex in der zum Zeitpunkt der Einberufung aktuellen
Fassung vom 16. Dezember 2019 („DCGK“) erarbeitet hat. Nach Wahl der vorgeschlagenen Kandidaten wäre das Profil für den
Aufsichtsrat weiterhin voll ausgefüllt. Das aktuelle Profil für den Aufsichtsrat ist
unter

www.alstria.de → Unternehmen → Aufsichtsrat

veröffentlicht.

Die vorgeschlagenen Kandidaten achten darauf, dass ihnen für die Wahrnehmung ihrer
Aufgaben im Aufsichtsrat genügend Zeit zur Verfügung steht. Sämtliche Kandidaten halten
die in Ziffern C.4 und C.5 DCGK empfohlenen Mandatsobergrenzen ein.

Weitere Informationen zu den vorgeschlagenen Kandidaten, insbesondere Lebensläufe,
die jeweils über ihre relevanten Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen
Auskunft geben, sind im Anschluss an die Tagesordnung im Abschnitt „Angaben zu den
unter Tagesordnungspunkt 7 zur Wahl vorgeschlagenen Aufsichtsratskandidaten“ abgedruckt.
Dort sind im Einklang mit § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG ebenfalls Mitgliedschaften der
vorgeschlagenen Kandidaten in anderen gesetzlich zu bildenden inländischen Aufsichtsräten
und in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen
aufgeführt.

8.

Billigung des Vergütungsberichts für das am 31. Dezember 2021 abgelaufene Geschäftsjahr

Der Vergütungsbericht der alstria erläutert die wesentlichen Elemente der im letzten
Geschäftsjahr gewährten Vergütung der einzelnen gegenwärtigen oder früheren Mitglieder
des Vorstands und des Aufsichtsrats der Gesellschaft und von Unternehmen desselben
Konzerns. Er beschreibt die Höhe und Struktur der Vergütung. Vorstand und Aufsichtsrat
haben den Vergütungsbericht gemeinschaftlich erstellt und sichergestellt, dass dieser
den gesetzlichen Vorgaben des § 162 AktG sowie den Empfehlungen und Anregungen des
DCGK entspricht. Der Vergütungsbericht wurde von der KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
gemäß den Anforderungen des § 162 Abs. 3 AktG geprüft und ist Bestandteil des geprüften
zusammengefassten Lageberichts der alstria zum 31. Dezember 2021.

Für weitere Details wird auf den gemeinsam mit dem Prüfungsvermerk im Anschluss an
die Tagesordnung wiedergegebenen Vergütungsbericht für das am 31. Dezember 2021 abgelaufene
Geschäftsjahr verwiesen.

Der Vermerk über die Prüfung des Vergütungsberichts (www.alstria.de/​geschaeftsbericht_​2021),
das aktuelle Vergütungssystem des Vorstands (https:/​/​alstria.de/​Verguetungssystem-Vorstand)
und des Aufsichtsrats (https:/​/​alstria.de/​Verguetungssystem-Aufsichtsrat) sowie der
vorliegende Vergütungsbericht (https:/​/​alstria.de/​Verguetungsbericht-2021.pdf) sind
auch auf der Internetseite der Gesellschaft veröffentlicht.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor,

den Vergütungsbericht der alstria office REIT-AG für das am 31. Dezember 2021 abgelaufene
Geschäftsjahr zu billigen.

9.

Billigung des Systems zur Vergütung der Vorstandsmitglieder 2022

Die Hauptversammlung börsennotierter Gesellschaften soll mindestens alle vier Jahre
sowie im Falle einer wesentlichen Änderung über die Billigung des vom Aufsichtsrat
vorgelegten Systems zur Vergütung der Vorstandsmitglieder beschließen (§ 120a Abs.
1 AktG).

Die Hauptversammlung der alstria hat zuletzt am 6. Mai 2021 einen Beschluss über das
System zur Vergütung der Vorstandsmitglieder der alstria office REIT-AG gefasst („Vorstandsvergütungssystem 2021„).

Nach der erfolgreichen Übernahme der Gesellschaft durch Brookfield hat der neu zusammengesetzte
Aufsichtsrat im April 2022 ein neues, geändertes Vergütungssystem beschlossen, welches
nach Billigung durch die Hauptversammlung für die Mitglieder des Vorstands mit Wirkung
vom 1. Januar 2022 eingeführt wird („Vorstandsvergütungssystem 2022„). Der Aufsichtsrat hat beschlossen, die Hauptversammlung 2022 um die Billigung des
geänderten Vorstandsvergütungssystems 2022 zu bitten. Dieses berücksichtigt die jüngsten
Entwicklungen bei alstria seit der Verabschiedung des Vorstandsvergütungssystems 2021
und führt insbesondere Änderungen der langfristigen Anreizkomponente („LTI„) der variablen Vergütung ein, die den Vorstandsmitgliedern jedes Jahr gewährt wird.

Zum Zeitpunkt des Beschlusses der Hauptversammlung 2021 über das Vorstandsvergütungssystem
2021 verfügte alstria über eine beträchtliche Marktkapitalisierung im Streubesitz,
die den Aktienkurs zu einem der wichtigsten Indikatoren für die Messung der Unternehmensleistung
und damit auch der Leistung der Vorstandsmitglieder machte, indem die Kursentwicklung
der alstria-Aktie für die Berechnung des LTI als Teil des Vorstandsvergütungssystems
2021 herangezogen wurde.

Seit dem Abschluss des Übernahmeangebots kontrolliert der neue Mehrheitsaktionär Brookfield
mehr als 90% der Aktien des Unternehmens, das Handelsvolumen ist erheblich zurückgegangen
und der Aktienkurs spiegelt nicht mehr die zugrunde liegende Performance und den Wert
des Unternehmens wider. Es ist aufgrund der neuen Rahmenbedingungen unwahrscheinlich,
dass sich der Aktienkurs in Zukunft weiterentwickeln wird. Der Aktienkurs ist daher
kein geeigneter Indikator mehr für die Leistung der Vorstandsmitglieder.

Da der LTI von einer funktionierenden Aktienkursentwicklung abhängig ist, ist der
Mechanismus funktionsunfähig geworden. Der LTI kann keine Anreizwirkung mehr auf die
Vorstandsmitglieder ausüben und unterstützt nicht, wie gesetzlich gefordert, eine
nachhaltige und langfristige Entwicklung des Unternehmens. Damit hat der LTI im Rahmen
des Vorstandsvergütungssystems 2021 seine Funktion und Legitimation verloren.

Der Aufsichtsrat war zu der Auffassung gelangt, dass vor diesem Hintergrund eine Änderung
des Vorstandsvergütungssystems 2021 notwendig geworden ist. Das Vorstandsvergütungssystem
2021 sieht für den LTI einen Performance-Zeitraum von vier Jahren vor, die Anzahl
der gewährten Stock Awards ist abhängig von der Kursentwicklung der alstria-Aktie
und die Auszahlung ist auf 250% des Zielbetrags begrenzt. Demgegenüber soll das Vorstandsvergütungssystem
2022 für den LTI einen Leistungszeitraum von zwei Jahren vorsehen. Anstelle von Stock
Awards sieht der LTI nunmehr festzulegende Unternehmenskennzahlen/​KPIs vor. Die Auszahlung
ist auf 115% des Zielbetrags begrenzt.

Ferner kam der Aufsichtsrat vor dem vorgenannten Hintergrund zu dem Ergebnis, dass
die derzeit ausstehenden Tranchen des LTI für die Geschäftsjahre 2019 bis 2021, also
der LTI 2019/​2023, LTI 2020/​2024 und LTI 2021/​2025 mit Wirkung zum 3. Februar 2022
(d.h. dem Ende der weiteren Annahmefrist des Übernahmeangebots von Brookfield) vorzeitig
beendet und die Auszahlung in bar an die jeweils berechtigten Vorstandsmitglieder
gewährt werden soll.

Darüber hinaus hat der Aufsichtsrat beschlossen, dass der zuletzt ausgegebene LTI
2022/​2026 in das Vorstandsvergütungssystem 2022 überführt werden soll.

Das Vorstandsvergütungssystem 2022 wurde vom Personalausschuss des Aufsichtsrats entworfen.
Es entspricht den Anforderungen des § 87a AktG, einigen Empfehlungen des DCGK und
einigen darüberhinausgehenden Anlegererwartungen.

Für weitere Einzelheiten zu den Änderungen wird auf die Beschreibung des Vorstandsvergütungssystems
2022 im Anschluss an die Tagesordnung im Abschnitt „Vorstandsvergütungssystem 2022“
verwiesen. Diese ist auch abrufbar auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​alstria.de/​investoren/​#hauptversammlung.

Gestützt auf die Empfehlung seines Personalausschusses schlägt der Aufsichtsrat vor,

das vom Aufsichtsrat im April 2022 beschlossene Vorstandsvergütungssystem 2022 zu
billigen.

10.

Änderung der Satzung

Gemäß § 15 Abs. 1 der Satzung übernimmt die Leitung der Hauptversammlung der Vorsitzende
des Aufsichtsrats und im Falle seiner Verhinderung ein von ihm bestimmtes Mitglied
des Aufsichtsrats, ersatzweise sein Stellvertreter. Es soll nunmehr auch die Möglichkeit
der Versammlungsleitung durch einen unabhängigen Dritten vorgesehen werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:

§ 15 Abs. 1 der Satzung wird um folgenden Satz 2 ergänzt:

„Für den Fall, dass weder der Vorsitzende des Aufsichtsrats noch ein von ihm bestimmtes
Mitglied des Aufsichtsrates oder sein Stellvertreter den Vorsitz übernimmt, wird der
Versammlungsleiter durch den Aufsichtsrat gewählt.“

Bericht des Vorstands an die Hauptversammlung zu Tagesordnungspunkt 5

(Investition in Grüne Projekte)

Nachhaltigkeit ist ein wesentlicher Teil der Unternehmensstrategie, der Unternehmensführung
und der operativen Tätigkeiten von alstria. Die Integration von Nachhaltigkeit in
die Planung, den Bau und den Betrieb der Immobilien hilft dem Unternehmen sicherzustellen,
dass seine Gebäude weiterhin den Bedürfnissen der Mieter sowie der umliegenden Gemeinden
entsprechen und gleichzeitig die Auswirkungen des Unternehmens auf die Umwelt minimieren.

alstrias Nachhaltigkeitsansatz basiert auf dem Drei-Säulen-Modell und betrachtet die
Auswirkungen der Geschäftstätigkeit in den Bereichen Ökonomie, Ökologie und Soziales.
Insbesondere im Bereich Ökologie ist es aus Sicht des Vorstands Zeit, weitere Verbesserungen
anzustreben. Denn die Bewältigung der Klimakrise ist eine der größten Herausforderungen,
mit denen Volkswirtschaften seit Jahren konfrontiert sind und alstria ist sich ihrer
Verantwortung gegenüber der Umwelt und daraus resultierend der effizienten und nachhaltigen
Energienutzung bewusst. alstria und ihre Mitarbeiter führen einen offenen, sachlichen
und umfassenden Dialog mit der Öffentlichkeit sowie ihren Geschäfts- und Vertragspartnern
und arbeiten eng mit den Behörden zusammen, indem sie in angemessener Weise über energierelevante
Ereignisse informieren. Auch die Anteilseigner sollen zunehmend in diesen Dialog eingebunden
werden. Damit soll zu einem besseren gegenseitigen Verständnis beitragen werden.

alstria strebt die Dekarbonisierung ihres Portfolios an. Daher besteht alstrias Politik
und Ansatz darin, keine neuen Gebäude zu bauen, sondern den Fokus auf die Modernisierung
bereits bestehender Immobilien im eigenen Bestand zu richten. Um das Tempo der Dekarbonisierung
zu beschleunigen, hat alstria u.a. CO2-arme Konstruktionsprinzipien festgelegt. Die CO2-armen Konstruktionsprinzipien sind die Grundlage für Bauaktivitäten zur Dekarbonisierung
des Portfolios. Ihre Strategie, jede Investition zu tätigen, die eine positive finanzielle
Rendite erzielt und nachhaltig vorteilhaft ist, wird alstria weiterhin fortsetzen.
Das zugrundeliegende Geschäftsmodell von alstria bietet zahlreiche Möglichkeiten,
sowohl attraktive finanzielle Renditen zu erzielen als auch die Umweltverträglichkeit
des Unternehmens zu verbessern. alstria nimmt alle diese Möglichkeiten wahr.

Dennoch wurde alstria in der Vergangenheit immer wieder von Aktionärsvertretern gefragt,
ob und inwieweit diese Initiativen beschleunigt werden könnten. Vor diesem Hintergrund
hat alstria einen Dialog mit ihren Aktionären über die Investition in Projekte begonnen,
die das Unternehmen nicht nach rein finanziellen Gesichtspunkten tätigen würde, sondern
die dazu beitragen würden, die Dekarbonisierung des Portfolios zu beschleunigen und/​oder
Instrumente zu entwickeln, die – wenn sie erfolgreich sind – in gleicher Weise in
der Zukunft dabei helfen könnten.

Am 6. Mai 2021 beschloss die Hauptversammlung von alstria mit großer Mehrheit, der
Vornahme von Investitionen in die vom Vorstand und Aufsichtsrat vorgeschlagenen grünen
Projekte „Erzeugung erneuerbarer Energien – Installation von Solaranlagen“ und „Förderung
von Projekten zur CO2-Entfernung“ zuzustimmen. Diese Projekte werden derzeit umgesetzt. Seit der Hauptversammlung
2021 wurden Aufträge zur Installation von Solaranlagen auf Immobilien der alstria-Gruppe
im Volumen von ca. EUR 1 Mio. vergeben sowie ein Gesamtbetrag in Höhe von ca. EUR
434.000 in das Projekt Vesta, ein Projekt zur Unterstützung der CO2-Entfernung, investiert. Der Vorstand wird auf der Hauptversammlung detailliert über
diese Investitionen berichten.

Die Gesellschaft möchte diesen Dialog mit ihren Aktionären fortsetzen und hat weitere
grüne Projekte identifiziert, die im Folgenden näher beschrieben werden. Es handelt
sich bei den Grünen Projekten erneut um Projekte, die die Gesellschaft nicht auf der
Grundlage rein finanzieller Kriterien durchführen würde, sondern die dazu beitragen
würden, die Dekarbonisierung des Portfolios zu beschleunigen und/​oder Instrumente
zu entwickeln, die, wenn sie erfolgreich sind, in gleicher Weise in der Zukunft dabei
helfen könnten („Grüne Projekte“). Daher bittet die Gesellschaft um eine Abstimmung darüber, ob eine Investition
in die folgenden Grünen Projekte getätigt werden soll. Es besteht keine rechtliche
Verpflichtung für alstria, diese Investitionen zu tätigen.

Grüne Projekte:

1. Erzeugung erneuerbarer Energien – Installation von Solaranlagen

Die Installation von Solaranlagen auf den Dächern von alstrias Immobilien wäre aus
rein finanziellen Erwägungen keine lohnende Investition für alstria. Als erneuerbare
Energie leistet Solarstrom jedoch einen wichtigen Beitrag zum Gelingen der Energiewende.
Büroimmobilien bieten in diesem Zusammenhang ein hohes Potential, da diese in der
Regel tagsüber genutzt werden, wenn Solarstrom verfügbar ist; nachts stehen sie in
der Regel leer. Darüber hinaus werden durch die Erzeugung von Energie am oder in der
Nähe des Verbrauchsortes große Leitungsverluste vermieden. Solaranlagen sind daher
ein wichtiges Werkzeug auf dem Weg zur Dekarbonisierung von Bürogebäuden. Vor diesem
Hintergrund soll ein Betrag von bis zu EUR 1,25 Mio. (einschließlich Umsatzsteuer)
aufgewendet werden, um Immobilien, die im Eigentum des alstria-Konzerns stehen, mit
Solar-Dachanlagen auszustatten.

alstria wird mit der Umsetzung nach Beschlussfassung durch die Hauptversammlung beginnen.
Über den Fortschritt wird die Gesellschaft in der/​den folgenden ordentlichen Hauptversammlung(en)
berichten.

2. Förderung von Projekten zur CO2-Entfernung

Unter CO2-Entfernung versteht man die physikalische Entfernung einer bestimmten Menge CO2 aus der Atmosphäre, die eine Emission an anderer Stelle exakt ausgleicht.

Die derzeitige Technologie zur Entfernung von CO2 steckt noch in den Kinderschuhen. Im Gegensatz zu anderen großen CO2-Emittenten sind die Emissionspunkte der Immobilienbranche ungleichmäßig und zeitlich
weit verstreut. Daher ist es schwierig, Auffangmechanismen am Emissionszeitpunkt zu
implementieren. Die Immobilienbranche muss aber eine praktikable Technologie zur Entfernung
von CO2 finden, die es ermöglicht, eine große Menge verstreuter CO2 -Emissionen auf effiziente Weise zu entfernen. Keines der bestehenden Verfahren zur
direkten Abscheidung von Luft (Direct Air Capture, DAC) oder zur CO2-Entfernung und -sequestrierung (Carbon Capture and Sequestration, CCS) wäre auf die
Emissionen von Immobilien effizient anwendbar.

Vor diesem Hintergrund soll ein Betrag in Höhe von insgesamt bis zu EUR 0,75 Mio.
zum Zwecke der Forschung und Konzeptvalidierung für Projekte zur CO2-Entfernung zur Verfügung gestellt werden, die der Immobilienbranche (und insbesondere
alstria) ein einfach zu implementierendes Werkzeug zur CO2-Entfernung bieten könnten.

Die Gesellschaft wird auf der/​den folgenden ordentlichen Hauptversammlung(en) darüber
berichten, in welches Projekt investiert wurde und welche Fortschritte diese Projekte
gemacht haben.

Gesamtinvestitionsbetrag in Höhe von bis zu EUR 1,78 Mio. – Grüne Projekte

Der Gesamtinvestitionsbetrag für die Grünen Projekte beträgt bis zu EUR 1,78 Mio.
Dieser Gesamtinvestitionsbetrag soll sich verteilen auf Investitionen in Höhe von
bis zu EUR 1,25 Mio. zur Installation von Solaranlagen auf Immobilien des alstria-Konzerns
(siehe dazu oben unter Ziffer 1 „Erzeugung erneuerbarer Energien – Installation von Solaranlagen‟) sowie auf Investitionen in Höhe von bis zu EUR 0,75 Mio. zur Förderung von Projekten
zur CO2-Entfernung (siehe dazu oben unter Ziffer 2 „Förderung von Projekten zur CO2-Entfernung‟).

Angaben zu den unter Tagesordnungspunkt 7 zur Wahl vorgeschlagenen Aufsichtsratskandidaten

(Tagesordnungspunkt 7: Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern)

Brad Hyler

Managing Partner, Head of European Real Estate – Brookfield Asset Management

Vorsitzender des Aufsichtsrats der alstria office REIT-AG

Beginn der Amtszeit: 2022 (gerichtliche Bestellung)

London, Vereinigtes Königreich
* Juli 1978
Nationalität: US-Amerikanisch

Beruflicher Werdegang

 
2001 bis 2004: Project Manager & Financial Analyst bei der Development Division at The Keith Corporation,
NC, USA
2004 bis 2006: Associate bei der New York Transactions & Corporate Services Gruppe bei Jones Lang
Lasalle, Inc., New York, USA
2006 bis 2011: Vice President für Investments bei O’Connor Capital Partners, New York, USA
Seit 2011: Verschiedene Positionen bei Brookfield Asset Management, London, Vereinigtes Königreich,
zuletzt Managing Partner and Head of European Real Estate

Ausbildung

 
1996 bis 1998: Virginia Tech University, Blacksburg VA- Pamplin College of Business, USA
1998 bis 2000: B.A. Economics an der University of North Carolina in Chapel Hill, USA

Angaben nach § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG

Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden inländischen Aufsichtsräten: keine

Mitgliedschaften in vergleichbaren in- oder ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:

 

Board Member bei Aparthotels, ein Unternehmen der Brookfield Gruppe und der damit
verbundenen Edyn

Board Member bei Student Roost, ein Unternehmen der Brookfield Gruppe

Board Member bei Experimental Group, ein Unternehmen der Brookfield Gruppe

Board Member bei Temprano Capital, ein Unternehmen der Brookfield Gruppe

Herr Brad Hyler gehört nicht dem Vorstand einer börsennotierten Gesellschaft an. Daher
sieht Ziffer C.4 DCGK eine Höchstzahl von fünf Aufsichtsratsmandaten oder vergleichbaren
Funktionen für ihn vor. Diese Vorgabe ist erfüllt.

Angaben nach Ziffern C.6 Abs. 2, C.9 Abs. 2 und C.13 DCGK

Der Aufsichtsrat sieht Herrn Brad Hyler als unabhängig von der Gesellschaft und deren
Vorstand im Sinne der Ziffer C.6 Abs. 2 DCGK an. Er steht nach Einschätzung des Aufsichtsrats
nicht in einer persönlichen oder geschäftlichen Beziehung zur alstria office REIT-AG,
deren Konzernunternehmen oder Organen. Der Aufsichtsrat sieht Herrn Brad Hyler als
nicht unabhängig vom kontrollierenden Aktionär der Gesellschaft im Sinne der Ziffer
C.9 Abs. 2 DCGK an. Herr Brad Hyler steht in einer geschäftlichen Beziehung zu dem
neuen Hauptaktionär der alstria office REIT-AG und gehört dessen geschäftsführendem
Organ an.

Das Profil für den Aufsichtsrat legt weitere Kriterien für die Zusammensetzung des
Aufsichtsrats von alstria fest. Diese Kriterien erfüllt Herr Brad Hyler. Das aktuelle
Profil für den Aufsichtsrat ist unter

www.alstria.de → Unternehmen → Aufsichtsrat

veröffentlicht.

Jan Sucharda

Managing Partner, Brookfield Property Group

Stellvertretender Aufsichtsratsvorsitzender

Beginn der Amtszeit: 2022 (gerichtliche Bestellung)

Toronto, Kanada
* August 1960
Nationalität: Kanadisch

Beruflicher Werdegang

 
1983 bis 1987: Project Manager bei Toddglen Construction Ltd., Toronto, Kanada
1988 bis 1997: Vice President at Citibank Canada, Toronto, Kanada
1997 bis 2005: Senior Vice President for Asset Management bei O&Y REIT/​O&Y Properties Inc, Toronto,
Kanada
Seit 2005: Verschiedene Positionen bei Brookfield Asset Management, Toronto, Kanada, zuletzt
Managing Partner und Global Head of Office

Ausbildung

 
1983: Bachelor of Applied Science (Engineering) an der Queen’s University, Kingston, Kanada
1988: Master of Business Administration von der York University, Toronto, Kanada

Angaben nach § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG

Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden inländischen Aufsichtsräten: keine

Mitgliedschaften in vergleichbaren in- oder ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:

 

Director bei Canary Wharf Group Investments Holdings plc, London, Vereinigtes Königreich

Herr Jan Sucharda gehört nicht dem Vorstand einer börsennotierten Gesellschaft an.
Daher sieht Ziffer C.4 DCGK eine Höchstzahl von fünf Aufsichtsratsmandaten oder vergleichbaren
Funktionen für ihn vor. Diese Vorgabe ist erfüllt.

Angaben nach Ziffern C.6 Abs. 2, C.9 Abs. 2 und C.13 DCGK

Der Aufsichtsrat sieht Herrn Jan Sucharda als unabhängig von der Gesellschaft und
deren Vorstand im Sinne der Ziffer C.6 Abs. 2 DCGK an. Er steht nach Einschätzung
des Aufsichtsrats nicht in einer persönlichen oder geschäftlichen Beziehung zur alstria
office REIT-AG, deren Konzernunternehmen oder Organen. Der Aufsichtsrat sieht Herrn
Jan Sucharda als nicht unabhängig vom kontrollierenden Aktionär der Gesellschaft im
Sinne der Ziffer C.9 Abs. 2 DCGK an. Herr Jan Sucharda steht in einer geschäftlichen
Beziehung zu dem neuen Hauptaktionär der alstria office REIT-AG.

Das Profil für den Aufsichtsrat legt weitere Kriterien für die Zusammensetzung des
Aufsichtsrats von alstria fest. Diese Kriterien erfüllt Herr Jan Sucharda. Das aktuelle
Profil für den Aufsichtsrat ist unter

www.alstria.de → Unternehmen → Aufsichtsrat

veröffentlicht.

Karl Wambach

Geschäftsführer Brookfield Deutschland, Berlin, Deutschland

Mitglied des Aufsichtsrats der alstria office REIT-AG

Beginn der Amtszeit: 2022 (gerichtliche Bestellung)

Berlin, Deutschland
* Februar 1980
Nationalität: Deutsch und US-Amerikanisch

Beruflicher Werdegang

 
2002 bis 2003 Graduate Trainee bei Bayerische Hypo- und Vereinsbank AG, München, Deutschland
2003 bis 2005 Interner Revisor bei der Hypo Real Estate Bank in Dublin, Irland
2007 bis 2016 Verschiedene Positionen bei Hines, Berlin, Deutschland, zuletzt Geschäftsführer und
Head of Asset Management
Seit 2016 Executive Vice President bei Brookfield Properties, Berlin, Deutschland

Ausbildung

s
1999 bis 2002 Bachelor of Business Administration, St. Edwards University, Austin, USA
2005 bis 2007 Master of Business Administration, University of Texas, Austin, USA

Angaben nach § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG

Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden inländischen Aufsichtsräten: keine

Mitgliedschaften in vergleichbaren in- oder ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:
keine

Herr Karl Wambach gehört nicht dem Vorstand einer börsennotierten Gesellschaft an.
Daher sieht Ziffer C.4 DCGK eine Höchstzahl von fünf Aufsichtsratsmandaten oder vergleichbaren
Funktionen für ihn vor. Diese Vorgabe ist erfüllt.

Angaben nach Ziffern C.6 Abs. 2, C.9 Abs. 2 und C.13 DCGK

Der Aufsichtsrat sieht Herrn Karl Wambach als unabhängig von der Gesellschaft und
deren Vorstand im Sinne der Ziffer C.6 Abs. 2 DCGK an. Er steht nach Einschätzung
des Aufsichtsrats nicht in einer persönlichen oder geschäftlichen Beziehung zur alstria
office REIT-AG, deren Konzernunternehmen oder Organen. Der Aufsichtsrat sieht Herrn
Karl Wambach nicht als unabhängig vom kontrollierenden Aktionär der Gesellschaft im
Sinne der Ziffer C. 9 Abs. 2 DCGK an. Herr Karl Wambach steht in einer geschäftlichen
Beziehung zu dem neuen Hauptaktionär der alstria office REIT-AG.

Das Profil für den Aufsichtsrat legt weitere Kriterien für die Zusammensetzung des
Aufsichtsrats von alstria fest. Diese Kriterien erfüllt Herr Karl Wambach. Das aktuelle
Profil für den Aufsichtsrat ist unter

www.alstria.de → Unternehmen → Aufsichtsrat

veröffentlicht.

Rebecca Worthington

Chief Financial Officer, Canary Wharf Group, London, Vereinigtes Königreich

Mitglied des Aufsichtsrats der alstria office REIT-AG

Beginn der Amtszeit: 2022 (gerichtliche Bestellung)

London, Vereinigtes Königreich
* Oktober 1971
Nationalität: British

Beruflicher Werdegang

 
1994 bis 1997: Ausbildung zum chartered accountant bei PriceWaterhouseCoopers (Coopers & Lybrand),
Vereinigtes Königreich
1997 bis 1998: Financial Controller bei Britton Group PLC, Vereinigtes Königreich
1998 bis 2012: Verschiedene Positionen bei Quintin Estates and Development Plc, zuletzt Deputy Chief
Executive, Vereinigtes Königreich
2012 bis 2015: Gründer und Chief Executive Officer bei Lodestone Capital Partners LLP; Vereinigtes
Königreich
2015 bis 2018: Group Chief Financial Officer bei Countryside Properties PLC, Vereinigtes Königreich
2018 to 2019: Group Chief Operating Officer bei Countryside Properties PLC, Vereinigtes Königreich
2019 bis 2021: Chief Financial Officer bei IQ Student Accomodation, Vereinigtes Königreich
Seit 2021: Chief Financial Officer at Canary Wharf Group, Vereinigtes Königreich

Ausbildung

 
1990 bis 1993: Joint Honours degree Economics and Philosophy, University of Nottingham, Vereinigtes
Königreich

Angaben nach § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG

Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden inländischen Aufsichtsräten: keine

Mitglied in vergleichbaren in- oder ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:
keine

Frau Rebecca Worthington gehört nicht dem Vorstand einer börsennotierten Gesellschaft
an. Daher sieht Ziffer C.4 DCGK eine Höchstzahl von fünf Aufsichtsratsmandaten oder
vergleichbaren Funktionen für sie vor. Diese Vorgabe ist erfüllt.

Angaben nach Ziffern C.6 Abs. 2, C.9 Abs. 2 und C.13 DCGK

Der Aufsichtsrat sieht Frau Rebecca Worthington als unabhängig von der Gesellschaft
und deren Vorstand und unabhängig von einem kontrollieren Aktionär im Sinne der Ziffern
C.6 Abs. 2 und C.9 Abs. 2 DCGK an. Sie steht nach Einschätzung des Aufsichtsrats nicht
in einer persönlichen oder geschäftlichen Beziehung zur alstria office REIT-AG, deren
Konzernunternehmen oder Organen oder einem kontrollieren Aktionär. Ein verbundenes
Unternehmen des kontrollierenden Aktionärs der alstria office REIT-AG ist mit 50%
an der Canary Wharf Group, London, Vereinigtes Königreich, beteiligt, bei der Frau
Rebecca Worthington als Chief Financial Officer beschäftigt ist.

Das Profil für den Aufsichtsrat legt weitere Kriterien für die Zusammensetzung des
Aufsichtsrats von alstria fest. Diese Kriterien erfüllt Frau Rebecca Worthington.
Das aktuelle Profil für den Aufsichtsrat ist unter

www.alstria.de → Unternehmen → Aufsichtsrat

veröffentlicht.

Vergütungsbericht für das am 31. Dezember 2021 abgelaufene Geschäftsjahr

(Tagesordnungspunkt 8: Billigung des Vergütungsberichts für das am 31. Dezember 2021
abgelaufene Geschäftsjahr)

Der Vergütungsbericht der alstria office REIT-AG (auch „die Gesellschaft“ oder „alstria“)
erläutert die wesentlichen Elemente der Vergütung der Mitglieder des Vorstands und
des Aufsichtsrats. Er beschreibt die Höhe und Struktur der Vergütung. Vorstand und
Aufsichtsrat haben den Vergütungsbericht gemeinschaftlich erstellt und sichergestellt,
dass dieser den gesetzlichen Vorgaben des § 162 AktG sowie den Empfehlungen und Anregungen
des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) in seiner aktuellen Fassung vom 19.
Dezember 2019 entspricht. Der Vergütungsbericht wurde von der KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
gemäß den Anforderungen des § 162 Abs. 3 AktG geprüft und ist Bestandteil des geprüften
zusammengefassten Lageberichts der alstria zum 31. Dezember 2021.

Der Vermerk über die Prüfung des Vergütungsberichts (www.alstria.de/​geschaeftsbericht_​2021),
das aktuelle Vergütungssystem des Vorstands (https:/​/​alstria.de/​Verguetungssystem-Vorstand)
und des Aufsichtsrats (https:/​/​alstria.de/​Verguetungssystem-Aufsichtsrat) sowie der
vorliegende Vergütungsbericht (https:/​/​alstria.de/​Verguetungsbericht-2021.pdf) sind
auf der Website der Gesellschaft veröffentlicht.

 
1.

Rückblick auf das Geschäftsjahr

COVID-19 Pandemie: schwacher Vermietungsmarkt

Starke Investitionen in das Bestandsportfolio

Stabile Transaktionstätigkeit

Einführung eines neuen Vorstandsvergütungssystems

Übernahmeangebot von Brookfield

Bedingt durch die auch 2021 anhaltende COVID-19-Pandemie in Deutschland und die daraus
resultierende Unsicherheit im Hinblick auf die weitere wirtschaftliche Entwicklung
gestaltete sich der gewerbliche Vermietungsmarkt erneut schwierig. Trotz des schwachen
gewerblichen Vermietungsmarktes konnte alstria die Vermietungsleistung (gemessen an
Neuvermietungen sowie Mietvertragsverlängerungen) im Jahr 2021 verglichen mit dem
Vorjahresniveau steigern. Ursächlich hierfür war der Abschluss einiger großvolumiger
Mietvertragsverlängerungen zum Jahresende.

Im Jahr 2021 wurden insgesamt EUR 122 Mio. in das Bestandsportfolio investiert. Der
wesentliche Teil dieser Summe entfiel mit EUR 90 Mio. auf Entwicklungsinvestitionen,
mit denen die Qualität der Flächen deutlich verbessert wurde, um hierdurch in der
Neuvermietung höhere Mieten zu erzielen. Die Entwicklungsinvestitionen sind im Jahr
2021 deutlich angestiegen, weil alstria in den Objekten derzeit die besten Renditechancen
sieht. Das aktuelle Entwicklungsportfolio umfasst 20 Projekte mit einer Gesamtmietfläche
von 342.400 m².

alstrias Investitionsentscheidungen basieren auf Analysen der lokalen Märkte, der
individuellen Betrachtung des jeweiligen Gebäudes in Bezug auf Lage, Größe und Qualität
im Vergleich zu den direkten Wettbewerbsimmobilien sowie auf dem langfristigen Wertsteigerungspotenzial.
alstrias Strategie ist darauf ausgerichtet, eine aus ihrer Sicht lukrative Portfoliogröße
an den jeweiligen Standorten aufzubauen und sich gegebenenfalls aus Märkten zurückzuziehen,
die nicht im Kerninvestitionsfokus („Big 7“-Büromärkte in Deutschland) des Unternehmens
stehen. In diesem Rahmen wurde 2021 ein Objekt in Trier verkauft. Die erfolgten Verkäufe
in Hamburg und Stuttgart waren opportunistischer Natur und dienten der Optimierung
des Risiko-Rendite-Profils des Portfolios. Die Verkaufserlöse wurden überwiegend für
die Finanzierung der Modernisierungsmaßnahmen im Bestandsportfolios eingesetzt. Die
Reallokation des eingesetzten Kapitals soll ermöglichen, das Risiko-Rendite-Profil
des Portfolios kontinuierlich zu verbessern. Ein Ankauf von neuen Immobilien erfolgte
in den Kernmärkten Frankfurt und Berlin. Für beide erworbene Objekte besteht ein signifikantes
Wertsteigerungspotenzial, das in den kommenden Jahren gehoben werden soll.

Der Aufsichtsrat der alstria hat das letztmals zum 1. Januar 2018 angepasste Vergütungssystem
entsprechend den neuen regulatorischen Vorgaben aus Aktiengesetz und DCGK überarbeitet
und auf der Hauptversammlung am 6. Mai 2021 zur Abstimmung vorgelegt. Diese hat das
Vergütungssystem 2021 mit 85,93 % der Stimmen gebilligt.

Die wesentlichen Neuerungen im Vorstandsvergütungssystem 2021 sind in der folgenden
Grafik zusammengefasst:

Das System der Vorstandsvergütung ist leistungsorientiert und darauf ausgerichtet,
eine nachhaltige Unternehmensentwicklung zu fördern.

Es ist in nachstehender Grafik systematisch dargestellt und wird im Folgenden in seinen
Grundzügen beschrieben.

* NL = Nebenleistungen, VE = Versorgungsentgelt.

Die Zusammensetzung des Aufsichtsrats hat sich im Geschäftsjahr 2021 geändert. Während
Dr. Bernhard Düttmann und Stefanie Frensch zur ordentlichen Hauptversammlung 2021
aus dem Aufsichtsrat ausschieden, folgten ihnen Dr. Frank Pörschke und Elisabeth Stheeman
nach. Frau Stheeman ist Mitglied des Personalausschusses.

Am 13. Dezember 2021 hat die Alexandrite Lake Lux Holdings S.à r.l., eine indirekt
durch Brookfield kontrollierte Gesellschaft, ein freiwilliges öffentliches Übernahmeangebot
an die Aktionäre zum Erwerb aller Aktien an der alstria office REIT-AG gegen Zahlung
einer Geldleistung abgegeben.

 
2.

Vergütung der Mitglieder des Vorstands

 
2.1.

Vergütungs-Governance

Dem Aufsichtsrat obliegt die Festlegung, Umsetzung und Prüfung der Vorstandsvergütung.
Der Personalausschuss besteht aus Mitgliedern des Aufsichtsrats. Er bespricht und
prüft das Vergütungssystem für den Vorstand regelmäßig sowie anlassbezogen und bereitet
die Beschlüsse für sämtliche Änderungen vor. Daher werden sämtliche Änderungen oder
relevante Aktualisierungen am Vergütungssystem vom Personalausschuss vorbereitet.
Dennoch ist der gesamte Aufsichtsrat für den endgültigen Beschluss verantwortlich.
Das Vergütungssystem wird der Hauptversammlung bei wesentlichen Änderungen, mindestens
jedoch alle vier Jahre zur Billigung, vorgelegt.

Die Gesamtvergütung der einzelnen Vorstandsmitglieder wird vom Aufsichtsrat festgelegt
und deckt sämtliche Aktivitäten innerhalb des alstria-Konzerns ab. Kriterien für die
angemessene Vergütung sind unter anderem die Pflichten des jeweiligen Vorstandsmitglieds,
die persönliche Leistung, die wirtschaftliche Situation, der Erfolg und der künftige
Ausblick von alstria sowie die Üblichkeit der Vergütung unter Berücksichtigung des
Wettbewerbsumfelds und der anderweitig innerhalb von alstria geltenden Vergütungsstrukturen.

Der Aufsichtsrat nutzt eine Vergleichsgruppe relevanter Wettbewerber in der Immobilienbranche,
um zu beurteilen, ob die Gesamtvergütung der Vorstandsmitglieder im Vergleich zu anderen
Unternehmen angemessen ist. Diese Vergleichsgruppe umfasste bei der letzten Überarbeitung
des Vergütungssystems in den Geschäftsjahren 2020/​2021 die Unternehmen des EPRA Germany
Index (ADO Properties, Aroundtown, Deutsche Euroshop, Deutsche Wohnen, Grand City
Properties, Hamborner REIT, LEG Immobilien, TAG Immobilien, TLG Immobilien, Vonovia),
sowie ergänzend für die europäische Perspektive die Unternehmen des EPRA Developed
Europe Office Index. Um nationale Gepflogenheiten am Markt und die Unternehmensgröße
widerzuspiegeln, wurden auch MDAX-Unternehmen berücksichtigt.

Zur Beurteilung der Angemessenheit der Vergütung innerhalb von alstria wird auch das
Verhältnis zwischen der Vergütung des Vorstands und der Vergütung des oberen Führungskreises,
der direkt an den Vorstand berichtet, sowie sämtlicher Beschäftigten einbezogen. Dabei
vergleicht alstria regelmäßig die durchschnittlichen Vergütungsniveaus (Jahresfestgehalt,
Bonus, Beteiligungsansprüche, ohne Versorgungsentgelt und Krankenversicherung) und
prüft und veröffentlicht die CEO Pay Ratio. Sie zeigt die Gesamtvergütung des Vorstandsvorsitzenden
im Vergleich zum Median der Gesamtvergütung aller Beschäftigten und Führungskräfte.

Mangelnde Unabhängigkeit und Interessenkonflikte der Aufsichtsratsmitglieder und des
Personalausschusses verhindern eventuell eine unabhängige Beratung und Aufsicht bei
der Festlegung der Vorstandsvergütung. Der Aufsichtsrat erachtet die Mitglieder des
Aufsichtsrats sowie des Personalausschusses als unabhängig.

Zudem sind die Aufsichtsratsmitglieder und die Mitglieder des Personalausschusses
per Gesetz, durch den DCGK und die interne Geschäftsordnung des Aufsichtsrats verpflichtet,
sämtliche bei ihnen eventuell bestehenden Interessenkonflikte unverzüglich offenzulegen.
In diesen Fällen ergreift der Aufsichtsrat angemessene Maßnahmen, die dem Interessenkonflikt
Rechnung tragen. Die betreffenden Mitglieder beteiligen sich beispielsweise nicht
an Diskussionen und Beschlüssen.

Im Zuge der Anpassung des Vergütungssystems wurden auch die Dienstverträge der Vorstandsmitglieder
überarbeitet. Die aktuellen Vergütungshöhen sowie eine Gegenüberstellung zum Geschäftsjahr
2020 sind im Abschnitt 3.1 „Zielvergütung und Vergütungsstruktur“ individualisiert
ausgewiesen.

Die Vergütung im Geschäftsjahr 2021 entspricht in vollem Umfang dem von der Hauptversammlung
2021 verabschiedeten Vergütungssystem. Die Details der Anwendung im Geschäftsjahr
werden im Folgenden dargelegt.

 
2.2.

Vergütungssystem des Vorstands

Die nachstehende Tabelle fasst wesentliche Vergütungselemente und Vertragsbestimmungen
des Vorstandsvergütungssystems 2021 zusammen, die im Folgenden detaillierter beschrieben
werden, und stellt diese dem vorherigen Vergütungssystem gegenüber. Wesentliche Änderungen
gegenüber dem vorherigen Vergütungssystem sind durch Unterstreichung hervorgehoben.

2.2.1. Zielvergütung und Vergütungsstruktur

Die Zielvergütung der Vorstandsmitglieder für die Geschäftsjahr 2021 und 2020, welche
vertraglich definiert bei 100 % Zielerreichung auszuzahlen ist, sowie die resultierende
Vergütungsstruktur werden nachfolgend dargestellt. Die Struktur der Zielgesamtvergütung
ist für beide Mitglieder des Vorstands nahezu identisch.

Die Summe der fixen sowie variablen Vergütungselemente bildet die Zielgesamtvergütung
bei einer 100 %-igen Zielerreichung eines Vorstandsmitglieds. Die Ausrichtung auf
die langfristige und nachhaltige Entwicklung der alstria gemäß § 87 Abs. 1 Satz 2
AktG wird durch die höhere Gewichtung des Long-Term Incentive Plans im Vergleich zum
Short-Term Incentive Plan sichergestellt. Der Anteil des Short-Term Incentive an der
variablen Vergütung beträgt rund 33 %, wohingegen der Anteil des Long-Term Incentives
rund 67 % der variablen Vergütung ausmacht.

2.2.2. Fixe Vergütungselemente

Grundvergütung

Das Jahresfestgehalt wird in zwölf gleichen Monatsraten am Ende jedes Monats ausgezahlt.
Beginnt oder endet der Dienstvertrag während eines Geschäftsjahrs, wird das Jahresfestgehalt
für dieses Geschäftsjahr zeitanteilig ausgezahlt.

Nebenleistungen

Die Vorstandsmitglieder erhalten Sachbezüge. Diese bestehen im Wesentlichen aus Versicherungsprämien
sowie der privaten Dienstwagennutzung. Als Vergütungsbestandteil sind diese Nebenleistungen
von dem einzelnen Vorstandsmitglied zu versteuern. Sie stehen allen Vorstandsmitgliedern
prinzipiell in gleicher Weise zu, die Höhe variiert je nach der persönlichen Situation.
Die Nebenleistungen sind Bestandteil der Maximalvergütung und unterliegen der entsprechenden
Obergrenze.

Die Gesellschaft hat zugunsten der Vorstandsmitglieder eine D&O-Versicherung (Directors
& Officers Liability Insurance) mit einem Selbstbehalt von 10 % des Schadens bis zur
Höhe des Eineinhalbfachen des jährlichen Festgehalts des jeweiligen Vorstandsmitglieds
abgeschlossen.

Versorgungsentgelt

Weiter gewährt die Gesellschaft den Vorstandsmitgliedern monatlich einen Barbetrag
für Zwecke der Altersvorsorge, das Versorgungsentgelt. Diese Vorsorgeleistungen belaufen
sich auf circa 18 % des jeweiligen Jahresfestgehalts. Die Gesellschaft hat bewusst
aus Gründen der Transparenz und des Risikomanagements bei der privaten Altersvorsorge
der Vorstandsmitglieder eine private Rentenlösung gewählt. Unvorhersehbare zukünftige
Verbindlichkeiten für Pensionsansprüche bestehen somit nicht.

2.2.3. Variable Vergütungselemente

Short-Term Incentive Plan

Als kurzfristiges, erfolgsabhängiges Vergütungselement ist der STI an die Entwicklung
gewisser quantitativer Leistungskriterien gebunden. Er ist als Ziel-Bonussystem konzipiert.
Ein möglicher STI-Auszahlungsbetrag wird durch die Multiplikation der Gesamt-Zielerreichung
mit dem im jeweiligen Dienstvertrag angegebenen individuellen Zielbetrag, errechnet;
er beträgt maximal 150 % des individuellen Zielbetrags (Cap) und wird in bar ausgezahlt.
Die Gesamt-Zielerreichung wird auf der Grundlage der gewichteten Zielerreichung der
Leistungskriterien festgelegt. Die Leistungskriterien unterstützen die Strategie von
alstria. Zusätzlich zu den Leistungskriterien wird ein individueller Multiplikator
von 0,8 bis 1,2 zur Bestimmung der finalen Auszahlung angewandt.

Der STI funktioniert wie folgt:

FFO je Aktie

Das erste STI-Leistungskriterium ist die Kennzahl Funds From Operations (FFO) je Aktie
mit einer Gewichtung von 80 % an der Erreichung des STI insgesamt. Funds From Operations
ist eine sehr wichtige Kennzahl in der Strategie von alstria, da sie den Cashflow
aus dem operativen Geschäft definiert. FFO je Aktie ist keine Kennzahl der allgemein
anerkannten Bilanzierungsgrundsätzen (non-GAAP Kennzahl), die dennoch von Immobiliengesellschaften
häufig statt des Gewinns je Aktie verwendet wird. alstria veröffentlicht den FFO und
FFO je Aktie und eine detaillierte Überleitung in den IFRS-Abschluss.

Die Auswirkungen von Ankäufen und Veräußerungen und Änderungen im Aktienkapital von
alstria auf den FFO je Aktie für ein Geschäftsjahr werden vom Aufsichtsrat außer Acht
gelassen, um einen fairen und ausgewogenen Anreiz zu gewährleisten.

Der Auszahlungsbetrag des STI hängt davon ab, in welchem Maße die Ziele für den FFO
je Aktie erreicht wurden. Gemessen wird das Verhältnis des im Geschäftsjahr tatsächlich
erzielten FFO je Aktie zum budgetierten FFO je Aktie. Die Zielerreichung für den FFO
je Aktie kann von 0 % bis 150 % betragen. Für eine Auszahlung müssen mindestens 70
% des Zielwerts erreicht werden (Schwellenwert). Entspricht der tatsächlich erreichte
FFO je Aktie dem budgetierten FFO je Aktie, liegt die Zielerreichung bei 100 %. Es
können höchstens 130 % des Zielwerts erreicht werden (Maximalwert); dies führt zu
einer Zielerreichung von 150 %.

Die für das Geschäftsjahr 2021 festgelegten Werte des FFO je Aktie sowie der tatsächliche
Istwert und die daraus resultierende Zielerreichung sind in nachfolgender Tabelle
dargestellt:

ESG-Ziele

Als zweites STI-Leistungskriterium werden ESG-Ziele mit einer Gesamtgewichtung von
20 % verwendet.

Für das Jahr 2021 wurden CO2-Emissionen, Ressourcenmanagement und Compliance als ESG-Kriterien ausgewählt.

 

CO2-Emissionen (Gewichtung 50 %):

alstria bleibt auf dem Pfad, die wissenschaftsbasierten Ziele (eine lineare Verringerung
der Emissionen zwischen 2018 und 2030) zu erreichen. Dieses Ziel kann nicht übererfüllt
werden und ist daher bei 100 % Zielerfüllung nach oben begrenzt. Ist alstria nicht
auf dem Pfad, liegt die Zielerreichung bei null.

Ressourcenmanagement (Gewichtung 50 %):

Erfolgreiche Erneuerung der Zertifizierung nach ISO 50001 für das Energiemanagementsystem.
Dieses Ziel kann nicht übererfüllt werden und ist daher bei 100 % Zielerfüllung nach
oben begrenzt. Kann alstria die Zertifizierung nach ISO 50001 nicht erfolgreich erneuern,
liegt die Zielerreichung bei null.

Compliance wird als Ausschlusskriterium verwendet:

In Fällen von Korruption oder Nichteinhaltung von Vorschriften, also bei einer Geldbuße/​Strafzahlung
oder anderen Zahlung (über EUR 5.000) für einen wesentlichen Verstoß gegen Corporate-Compliance-Vorschriften
beträgt die Zielerreichung für die gesamte ESG-Komponente null.

Die für das Geschäftsjahr 2021 festgelegten Ziel- und Istwerte der ausgewählten ESG-Kriterien
sowie die resultierende Zielerreichung sind nachfolgend dargestellt:

Das Erfolgsziel „CO2-Emissionen“ wird wie folgt bemessen:

Die Gesamt-Zielerreichung des STI wird auf der Grundlage der gewichteten Zielerreichung
der zwei Leistungskriterien (FFO je Aktie und ESG-Ziele) bestimmt. Der vorläufige
Auszahlungsbetrag wird mit einem individuellen Multiplikator von 0,8 bis 1,2 multipliziert.
So kann der Aufsichtsrat zusätzlich zur Erreichung der finanziellen Leistungskriterien
und ESG-Ziele die persönliche Leistung der einzelnen Vorstandsmitglieder berücksichtigen.

Für das Geschäftsjahr 2021 hat der Aufsichtsrat den individuellen Multiplikator auf
1,0 sowohl für Olivier Elamine als auch für Alexander Dexne festgesetzt. Damit berücksichtigt
der Aufsichtsrat die hervorragenden operativen Leistungen bei herausfordernden Marktbedingungen
im Geschäftsjahr 2021.

Die Zielerreichung der einzelnen Leistungskriterien sowie die resultierende Gesamtzielerreichung
nach Anwendung des Multiplikators wird nachfolgend gesamthaft dargestellt.

Long-Term Incentive 2021-2025

Der Long-Term Incentive (LTI) besteht aus sogenannten virtuellen Stock Awards, die
nach Ablauf einer vierjährigen Performance Periode in alstria-Aktien umgewandelt werden.
In jedem Geschäftsjahr wird den Vorstandsmitgliedern ein langfristiges variables Vergütungselement
zugeteilt, dessen Zielbetrag im Dienstvertrag festgelegt ist. Die Anzahl der zuzuteilenden
Stock Awards basiert auf dem Zielbetrag, geteilt durch das arithmetische Mittel des
Aktienkurses von alstria in den 60 Handelstagen vor dem Zuteilungsdatum.

Die Anzahl der zugeteilten Stock Awards wird dann abhängig von der absoluten und relativen
Wertentwicklung der alstria-Aktie gegenüber einer Vergleichsgruppe während der Performance
Periode angepasst. Die Auszahlung des LTI ist bei 250 % des Zielbetrags nach oben
begrenzt.

Absoluter TSR

Der absolute TSR wird mit 25 % gewichtet. Die Verwendung des absoluten TSR als Leistungskriterium
sorgt für eine Angleichung der Interessen von Vorstandsmitgliedern und Aktionären.
Der absolute TSR wird grundsätzlich aus dem gewichteten Kapitalkostensatz (weighted
average cost of capital, WACC) abgeleitet. Die vom Aufsichtsrat für das Geschäftsjahr
2021 festgelegten Zielwerte sind in nachfolgender Grafik dargestellt:

Relativer TSR

Der relative TSR wird mit 75 % gewichtet. Durch die Nutzung des relativen TSR wird
ein Anreiz für die Outperformance relevanter Wettbewerber gesetzt und den Interessen
der Aktionäre wird Rechnung getragen. Der relative TSR misst die Rendite für Aktionäre
– er besteht aus der Entwicklung des Aktienkurses (einschließlich reinvestierter Dividenden)
von alstria im Vergleich zu einer ausgewählten Vergleichsgruppe über die gesamte vierjährige
Performance Periode. alstria vergleicht ihre Kursentwicklung mit der Kursentwicklung
relevanter Wettbewerber, dem FTSE EPRA/​NAREIT Developed Europe Index. Wie für den
absoluten TSR von alstria werden Durchschnittswerte aus 60 Handelstagen auch für den
TSR des FTSE EPRA/​NAREIT Developed Europe Index verwendet. Die vom Aufsichtsrat für
das Geschäftsjahr 2021 festgelegten Zielwerte sind in nachfolgender Grafik dargestellt:

Die den Vorstandsmitgliedern für das Geschäftsjahr 2021 zugesagten Zielbeträge, der
Zuteilungskurs zum Beginn der LTI Tranche 2021-2025 sowie die daraus resultierende
Anzahl zugeteilter Stock Awards sind in nachfolgender Tabelle ausgewiesen. Die Zielerreichung
der LTI Tranche 2021-2025 wird nach deren Ablauf im Vergütungsbericht des entsprechenden
Geschäftsjahres ausgewiesen.

Long-Term Incentive 2017-2021

Die vergangenen Tranchen des LTI bis einschließlich der LTI Tranche 2020-2024 sahen
zusätzlich zu den finanziellen Leistungskriterien, absoluter und relativer TSR, einen
individuellen Multiplikator mit einer Bandbereite von 0,7 – 1,3 vor.

Im Zuge der Neugestaltung des Vergütungssystems 2021 wurde dieser individuelle Multiplikator
für alle künftigen, sowie rückwirkend für alle zum Wirksamkeitsstichtag des neuen
Systems noch laufenden Tranchen (LTI 2017-2021, LTI 2018-2022, LTI 2019-2023, LTI
2020-2024) abgeschafft.

Im Geschäftsjahr 2021 kam die Tranche LTI 2017-2021 zur Auszahlung und wird im Rahmen
der gewährten und geschuldeten Vergütung der Vorstandsmitglieder ausgewiesen. Um eine
transparente Nachvollziehbarkeit der Auszahlungsbeträge zu gewährleisten, werden in
der nachfolgenden Tabelle die Zielerreichungen des absoluten und relativen TSR der
LTI Tranche 2017-2021 ausgewiesen. Die Outperformance in der LTI Tranche 2017-2021
wird berechnet, indem der absolute TSR von alstria mit dem absoluten TSR des EPRA/​NAREIT
Index Europe Ex UK verglichen wird. Mit der Umgestaltung des Vergütungssystems 2021
wird, beginnend mit der LTI Tranche 2021-2025, die Outperformance mittels Subtraktion
des absoluten TSR des Vergleichsindexes FTSE EPRA/​NAREIT Developed Europe von alstrias
absolutem TSR berechnet.

Des Weiteren fasst nachfolgende Tabelle die gesamthafte Zielerreichung der LTI-Tranche
2017-2021 für jedes Vorstandsmitglied individualisiert zusammen.

2.2.4. Share Ownership Guidelines

Die Vorstandsmitglieder haben sich verpflichtet, ab dem Geschäftsjahr 2018 über einen
Zeitraum von fünf Jahren einen Aktienbestand aufzubauen, der drei Jahresfestgehältern
entspricht, und diesen bis zum Ausscheiden aus ihrem Amt zu halten. Als Zwischenziel
haben sich die Vorstandsmitglieder verpflichtet, nach drei Jahren bereits 2/​3 ihrer
vollen Verpflichtung erfüllt zu haben.

Die Share Ownership Guidelines (SOG) sind für die Mitglieder des Vorstands verbindlich,
solange ihnen nach dem Long-Term Incentive der Gesellschaft Stock Awards mit einem
Zielwert zugeteilt werden, der mindestens ihrer jährlichen festen Vergütung, dem Jahresfestgehalt,
entsprechen. Ziel der Share Ownership Guidelines ist es insbesondere, die Interessen
der Vorstandsmitglieder mit denjenigen der Aktionäre in Übereinstimmung zu bringen
und so nachhaltiges unternehmerisches Handeln zu fördern.

Zum Ende der Berichtsperiode hatten die Vorstandsmitglieder ihr aktuelles SOG-Ziel
bereits erfüllt. Um das Übernahmeangebot von Brookfield zu unterstützen, haben die
Vorstandsmitglieder alle Aktien, die sie über die derzeit geltende Aktienhaltevorschrift
hinaus hielten, angedient. Die Aktienhaltevorschrift sowie der Status quo zum 31.
Dezember 2021 (nach dem Andienen im Rahmen des Übernahmeangebots) sind nachfolgend
dargestellt:

2.2.5. Malus /​ Clawback

Sollte ein Vorstandsmitglied absichtlich einen wesentlichen Verstoß begehen gegen

 

eine wesentliche Sorgfaltspflicht im Sinne des § 93 AktG oder

eine wesentliche Pflicht aus dem Dienstvertrag,

so kann der Aufsichtsrat in billigem Ermessen (§ 315 des Bürgerlichen Gesetzbuchs
(„BGB“)) die nicht ausgezahlte variable Vergütung in der Performance Periode reduzieren,
in der der Verstoß ganz oder teilweise stattgefunden hat („Malus“), oder den Bruttobetrag
jeder bereits ausgezahlten variablen Vergütung ganz oder teilweise zurückfordern („Clawback“).

Unbeschadet des Vorstehenden sind Vorstandsmitglieder verpflichtet, jede bereits ausgezahlte
variable Vergütung zurückzuerstatten, wenn und sofern

 

sich nach der Zahlung herausstellt, dass der geprüfte und genehmigte konsolidierte
Jahresabschluss, auf dem die Berechnung des Auszahlungsbetrags beruhte, fehlerhaft
war und daher gemäß den gesetzlichen Bestimmungen und den relevanten Rechnungslegungsstandards
öffentlich neu ausgewiesen werden muss, und

auf der Grundlage des neu ausgewiesenen, geprüften, konsolidierten Jahresabschlusses
und des relevanten Vergütungssystems ein geringerer oder kein Auszahlungsbetrag aus
der variablen Vergütung fällig gewesen wäre.

Im Geschäftsjahr 2021 kamen keine Malus- oder Clawback-Regelungen zur Anwendung.

2.2.6. Vergütungsbezogene Rechtsgeschäfte

Erläuterungen zu dem mit den Vorstandsmitgliedern vereinbarten nachvertraglichen Wettbewerbsverbot,
den Leistungen im Falle vorzeitiger Beendigung sowie den nach § 162 Abs. 2 AktG geforderten
Angaben zur den möglichen Leistungen Dritter sind im Folgenden zu finden.

Leistungen Dritter

Den Vorstandsmitgliedern wurden für ihre Tätigkeit als Vorstandsmitglieder von alstria
im Geschäftsjahr 2021 keine Leistungen Dritter gewährt.

Leistungen im Falle vorzeitiger Beendigung

Tritt ein Vorstandsmitglied zurück oder wird ein Vorstandsmitglied gemäß § 84 Abs.
3 AktG abberufen, so endet der Dienstvertrag nach Ablauf der Kündigungsfrist gemäß
§ 622 BGB. Das Recht von alstria und des Vorstandsmitglieds, den Dienstvertrag aus
wichtigem Grund gemäß § 626 Abs. 1 BGB zu kündigen, bleibt unberührt.

Bei frühzeitiger Aufhebung des Dienstvertrags in gegenseitigem Einvernehmen erhält
das Vorstandsmitglied die Vergütung für die restliche Laufzeit des Dienstvertrags,
jedoch in jedem Fall höchstens den Wert von zwei vollen Jahresvergütungen, berechnet
auf der Grundlage der Gesamtvergütung für das vorangegangene volle Geschäftsjahr (Abfindung).
Gleiches gilt im Fall einer Abberufung gemäß § 84 Abs. 3 AktG (jedoch nicht bei einem
Rücktritt des Vorstandsmitglieds), wenn die Abberufung aus Gründen erfolgte, für die
das Vorstandsmitglied nicht verantwortlich ist.

Jede Abberufung innerhalb eines Zeitraums von bis zu zwölf Monaten nach einem Kontrollwechsel
(Change-of-Control) gilt als Abberufung, für die das Vorstandsmitglied nicht verantwortlich
ist, es sei denn, die Abberufung erfolgt aus wichtigem Grund gemäß § 626 Abs. 1 BGB.

Wird innerhalb eines Zeitraums von bis zu zwölf Monaten nach einem Kontrollwechsel
die Position als Vorstandsmitglied wesentlich beeinträchtigt (z. B. durch wesentliche
Verringerung der Verantwortungsbereiche), so ist das Vorstandsmitglied berechtigt,
das Amt niederzulegen und den Dienstvertrag mit einer Kündigungsfrist von drei Monaten
zum Monatsende zu kündigen. In diesem Fall erhält das Vorstandsmitglied die Abfindung.

Ein Change-of-Control tritt ein, wenn (i) eine Drittpartei gemäß §§ 29, 30 Wertpapiererwerbs-
und Übernahmegesetz (WpÜG) mindestens 30 % der Stimmrechte an alstria erwirbt oder
(ii) alstria als abhängiges Unternehmen einen Unternehmensvertrag im Sinne der §§
291 ff. AktG schließt oder (iii) alstria gemäß §§ 2 ff. Umwandlungsgesetz (UmwG) mit
einem nicht verbundenen Unternehmen verschmolzen wird, es sei denn, der Unternehmenswert
des anderen Unternehmens beträgt zu dem Zeitpunkt, an dem das übertragende Übernehmen
die Verschmelzung beschließt, weniger als 20 % des Unternehmenswerts von alstria.

Bei Beendigung des Vertrags verfällt der STI, wenn der Vertrag von alstria aus wichtigem
Grund gekündigt wird oder das Vorstandsmitglied das Dienstverhältnis fristlos und
ohne wichtigen Grund gekündigt hat. In allen anderen Fällen bleibt der STI unberührt.

Für den LTI erfolgt keine Auszahlung vor Ende der Performance Periode, es sei denn,
die Aktien von alstria werden von der Börse genommen. Scheidet ein Vorstandsmitglied
wegen Erreichens des Rentenalters, Invalidität, Berufsunfähigkeit, Frührente oder
Tod aus dem Dienst bei alstria aus, bleibt die Anzahl der zugeteilten Stock Awards
davon unberührt. Die Stock Awards werden dennoch zum Ende der Performance Periode
übertragen. Gleiches gilt im Fall einer Vertragsaufhebung in gegenseitigem Einvernehmen.

Kündigt alstria den Dienstvertrag aus wichtigem Grund gemäß § 626 BGB, verfallen alle
zugeteilten Stock Awards. Gleiches gilt, wenn ein Vorstandsmitglied das Mandat ohne
wichtigen Grund niedergelegt hat.

Im Geschäftsjahr 2021 wurden keine Leistungen im Falle vorzeitiger Beendigung gewährt
und es kamen keine Change-of-Control Klauseln zur Anwendung.

Nachvertragliches Wettbewerbsverbot

Mit den Vorstandsmitgliedern wird ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot vereinbart.
Für einen Zeitraum von sechs Monaten nach Beendigung des Dienstvertrags (aus jeglichem
Grund) ist dem Vorstandsmitglied jede berufliche Aktivität für direkte oder indirekte
Wettbewerber von alstria untersagt. Das Vorstandsmitglied verpflichtet sich ferner,
für einen Zeitraum von sechs Monaten kein solches Unternehmen zu gründen, zu erwerben
oder sich direkt oder indirekt daran zu beteiligen. alstria kann jederzeit und mit
Ablauf einer Kündigungsfrist von sechs Monaten auf das nachvertragliche Wettbewerbsverbot
verzichten.

Während der Dauer des nachvertraglichen Wettbewerbsverbots bezahlt alstria dem Vorstandsmitglied
eine Vergütung in Höhe von 100 % des letzten Jahresfestgehalts. Diese Vergütung ist
jeweils zum Monatsende fällig. Vergütungen aus beruflicher Tätigkeit, die nicht in
Wettbewerb zu alstria steht, werden entsprechend verrechnet. Des Weiteren wird jede
Abfindungszahlung an ein Vorstandsmitglied mit jeglichen Zahlungen für ein nachvertragliches
Wettbewerbsverbot verrechnet, sofern die Abfindung innerhalb des nachvertraglichen
Wettbewerbsverbots fällig ist.

 
3.

Individualisierte Offenlegung der Vergütung des Vorstands

Die folgende Tabelle stellt die nach § 162 AktG gewährte und geschuldete Vergütung
der Vorstandsmitglieder individualisiert dar. Zudem wird zur Einhaltung der Maximalvergütung
nach § 87a AktG berichtet.

 
3.1.

Gewährte und geschuldete Vergütung

Im Rahmen des individualisierten Ausweises der gewährten und geschuldeten Vergütung
der Vorstandsmitglieder im Geschäftsjahr 2021 werden konkret folgende Vergütungen
ausgewiesen:

 

Das im Geschäftsjahr 2021 ausbezahlte Festgehalt, die Nebenleistungen sowie das Versorgungsentgelt

Der STI 2021, der die Leistung im Jahr 2021 misst und im Geschäftsjahr 2022 ausbezahlt
wird

Die LTI Tranche 2017-2021, da die Performance Periode im Jahr 2021 endete und sie
im Geschäftsjahr 2021 ausbezahlt wurde

Um eine transparente Berichterstattung gewährleisten zu können, werden die entsprechenden
Vergütungen für das Geschäftsjahr 2020 als Zusatzangabe ausgewiesen.

 
3.2.

Maximalvergütung nach § 87a AktG

Gemäß § 87a Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 AktG ist der Aufsichtsrat verpflichtet, eine Maximalvergütung
für alle Vergütungsbestandteile (Jahresfestgehalt, Nebenleistungen, Versorgungsentgelt
und kurzfristige bzw. langfristige variable Vergütung) festzusetzen.

Die Maximalvergütung beträgt pro Jahr für den Vorstandsvorsitzenden EUR 2.600.000
und für den Finanzvorstand und potenzielle künftige Ordentliche Vorstandsmitglieder
EUR 2.100.000. Um diese Maximalbeträge tatsächlich zu erreichen, müssen außerordentliche
Leistungen erbracht werden.

Die Summe aller Auszahlungen, die aus Zusagen für das Geschäftsjahr 2021 resultieren,
kann erst nach Ablauf des vierjährigen Performance Periode des Long-Term Incentives
ermittelt werden. Allerdings kann bereits heute die Einhaltung der Maximalvergütung
gemäß § 87a AktG Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 sichergestellt werden, da selbst im Fall einer
Auszahlung des Long-Term Incentives in Höhe von 250 % des Zielbetrags (Cap) die Summe
aller Vergütungsbestandteile unterhalb der Maximalvergütung liegen würde. Über die
Einhaltung der Maximalvergütung der für das Geschäftsjahr 2021 zugesagten Vergütung
wird nach Ablauf der Performance Periode der LTI Tranche 2021-2025 im Vergütungsbericht
des entsprechenden Jahres detailliert berichtet.

 
4.

VERGÜTUNG DER MITGLIEDER DES AUFSICHTSRATS

Im Folgenden wird das Vergütungssystem des Aufsichtsrats sowie die individuelle gewährte
und geschuldete Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder im Geschäftsjahr 2021 ausgewiesen.

 
4.1.

Vergütungssystem des Aufsichtsrats

4.1.1. Vergütungs-Governance

Die Aufsichtsratsmitglieder erhalten nach Abschluss eines Geschäftsjahres eine Vergütung
pro vollem Geschäftsjahr, die durch Beschluss der Hauptversammlung festgesetzt wird.
Die Vergütung für Aufsichtsratsmitglieder wurde zuletzt von der Hauptversammlung 2021
mit 99,7 % Zustimmung bestätigt. Die Festsetzung gilt, bis die Hauptversammlung etwas
anderes beschließt. Mindestens alle vier Jahre oder bei Änderungen wird das Vergütungssystem
für die Aufsichtsratsmitglieder der Hauptversammlung erneut zur Abstimmung vorgelegt.
Billigt die Hauptversammlung ein zur Abstimmung gebrachtes Vergütungssystem nicht,
wird spätestens bei der darauffolgenden Hauptversammlung ein überprüftes Vergütungssystem
vorgelegt.

4.1.2. Vergütungssystem

Die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder ist erfolgsunabhängig. Sie setzt sich zusammen
aus einer Festvergütung und einer ebenfalls fixen Vergütung für die Tätigkeit in Ausschüssen.
Die Gesellschaft erstattet den Aufsichtsratsmitgliedern ihre Auslagen. Die Gesellschaft
hat auf ihre Kosten zu Gunsten der Aufsichtsratsmitglieder eine angemessene Haftpflichtversicherung
zur Absicherung der Risiken aus der Wahrnehmung ihrer Aufgaben (D&O Versicherung)
abgeschlossen.

Aufsichtsratsmitglieder erhalten jeweils ein Jahresfestgehalt von EUR 50.000. Der
Aufsichtsratsvorsitz wird zusätzlich mit einem jährlichen Betrag von EUR 100.000 (Faktor
3) vergütet; der stellvertretende Aufsichtsratsvorsitz mit EUR 25.000 (Faktor 1,5).
Mitglieder des Prüfungsausschusses haben Anspruch auf eine Zusatzvergütung in Höhe
von EUR 10.000, der Vorsitz im Prüfungsausschuss wird mit EUR 20.000 pro Jahr vergütet
(Faktor 2).

Die Mitgliedschaft im Personalausschuss sowie im Finanz- und Investitionsausschuss
berechtigt jeweils zu einem zusätzlichen Jahresgehalt von EUR 7.500. Die Vorsitzenden
dieser Ausschüsse erhalten eine zusätzliche Vergütung von EUR 15.000 pro Jahr (Faktor
2). Die Mitgliedschaft im ESG Ausschuss und in vorübergehenden Ausschüssen begründet
keinen Anspruch auf zusätzliche Vergütung.

Mitglieder, die dem Aufsichtsrat und seinen Ausschüssen nur für einen Teil eines Jahres
angehören, erhalten eine zeitanteilige Vergütung. Variable Vergütungselemente bestehen
nicht; ebenso werden keine Sitzungsgelder gezahlt.

4.1.3 Selbstverpflichtung zum Aktienerwerb

Die Aufsichtsratsmitglieder haben sich verpflichtet, innerhalb einer Aufbauphase Aktien
der Gesellschaft in Höhe eines Betrags zu erwerben, der ihrer jährlichen festen Vergütung
für ihre Tätigkeit als Aufsichtsratsmitglied, Vorsitzende/​r oder stellvertretende/​r
Aufsichtsratsvorsitzende/​r (ohne Ausschüsse) entspricht, und diese während ihrer Mitgliedschaft
im Aufsichtsrat der Gesellschaft zu halten (Selbstverpflichtung).

Mit dieser Selbstverpflichtung orientieren sich die Aufsichtsratsmitglieder an den
Leitprinzipien der Share Ownership Guidelines für Vorstandsmitglieder und bringen
ihr nachhaltiges Engagement für die Gesellschaft zum Ausdruck.

Im Dezember 2021 hatten alle Aufsichtsratsmitglieder mit einer Amtszeit von drei Jahren
oder länger ihre Selbstverpflichtung erfüllt. Die deutschen Behörden genehmigten im
Dezember 2021 gemäß dem deutschen Übernahmegesetz (WpÜG) das Übernahmeangebot von
Brookfield für 100 % der Aktien der Gesellschaft. In diesem Zusammenhang entschieden
Vorstand und Aufsichtsrat der Gesellschaft, das Übernahmeangebot zu unterstützen und
veröffentlichten am 23. Dezember 2021 eine entsprechende Stellungnahme mit einer Empfehlung
an die Aktionäre, das Übernahmeangebot zu akzeptieren. Um seiner eigenen Empfehlung
zu entsprechen, beschloss der Aufsichtsrat, die Selbstverpflichtung auszusetzen, und
die Mitglieder des Aufsichtsrats dienten alle ihre Aktien an.

 
4.2.

Individualisierte Offenlegung der Vergütung des Aufsichtsrats

Im Folgenden wird die den derzeitigen sowie früheren Mitgliedern des Aufsichtsrats
im Geschäftsjahr 2021 gewährte und geschuldete Vergütung dargestellt. Dabei wird zwischen
fester Vergütung und Ausschussvergütung unterschieden.

Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die Ausschusstätigkeit der Aufsichtsratsmitglieder
im Geschäftsjahr 2021, um die in der obigen Tabelle ausgewiesene Ausschussvergütung
im Geschäftsjahr 2021 nachvollziehbar zu machen.

 
5.

Vergleichende Darstellung der Vergütungs- und Ertragsentwicklung

In § 162 Abs. 1 Satz 2 des Aktiengesetzes ist neben der individualisierten Offenlegung
der Vergütung von Vorstand und Aufsichtsrat auch eine vergleichende Darstellung dieser
mit der Vergütung der Belegschaft sowie der Ertragsentwicklung der Gesellschaft gefordert.
Die nachfolgende Tabelle stellt daher die gewährte und geschuldete Vergütung der Vorstands-
und Aufsichtsratsmitglieder der durchschnittlichen Arbeitnehmervergütung sowie den
Ertragskennzahlen Mieterlöse und FFO je Aktie, welche aufgrund ihrer zentralen Steuerungsfunktion
für die Gesellschaft ausgewählt wurden, gegenüber.

Für die durchschnittliche Arbeitnehmervergütung werden alle Mitarbeiter der alstria
mit Ausnahme von Auszubildenden, Praktikanten, Werkstudenten sowie geringfügig Beschäftigten
betrachtet. Daneben werden solche Mitarbeiter nicht miteinbezogen, die im jeweils
betrachteten Jahr nicht ganzjährig beschäftigt waren oder für einen Zeitraum von länger
als zwei Monaten innerhalb des betrachteten Jahres abwesend waren.

Die angegebene Vergütung setzt sich dabei aus dem Fixgehalt und dem Bonus (jeweils
hochgerechnet auf Vollzeitäquivalent) für das jeweilige Jahr sowie dem Auszahlungsbetrag
der langfristigen variablen Vergütung in dem jeweiligen Jahr und den Beiträgen zur
betrieblichen Altersversorgung zusammen. Des Weiteren werden Nebenleistungen wie Zahlungen
für ein Jobticket oder Zuschüsse zum Dienstwagen ebenso berücksichtigt wie der Corona-Bonus
für das Jahr 2020.

Mit Blick auf die vergleichende Darstellung ist festzuhalten, dass sich die positive
Unternehmensentwicklung auch in der Gesamtzielerreichung der langfristigen variablen
Vergütung des Vorstands widerspiegelt.

Diese liegt für die LTI Tranche 2017-2021 bei 150 %, der oberen Begrenzung. Der Rückgang
der Vergütung begründet sich insbesondere aus der geringeren Auszahlung der LTI Tranche
2017-2021 im Vergleich zur Tranche 2016-2020, da der Aktienkurs Anfang 2020 vor dem
Beginn der Covid-19 Pandemie höher lag als Anfang 2021.

Zudem wurde mit der Umsetzung der Änderungen des Vergütungssystems für den Vorstand
zum 01. Januar 2021 auch der individuelle Multiplikator für die LTI Tranche 2017-2021
abgeschafft. Bei der Vergütung der Mitarbeiter zeigt sich nach vielen Jahren moderater
Gehaltsentwicklung ein Anpassungseffekt.

Hamburg, im Februar 2022

 
alstria office REIT-AG
Der Aufsichtsrat
Dr. Johannes Conradi

Vorsitzender des Aufsichtsrats

Der Vorstand
Olivier Elamine

Vorstandsvorsitzender

Alexander Dexne

Finanzvorstand

 

Bestätigungsvermerk des unabhängigen Abschlussprüfers zum Konzernabschluss der alstria
office REIT-AG und ihrer Tochtergesellschaften zum 31. Dezember 2021

An die alstria office REIT-AG, Hamburg

I. Vermerk über die Prüfung des Konzernabschlusses und des zusammengefassten Lageberichts

1. Prüfungsurteile

Wir haben den Konzernabschluss der alstria office REIT-AG, Hamburg, und ihrer Tochtergesellschaften
(der Konzern) – bestehend aus der Konzernbilanz zum 31. Dezember 2021, der Konzern-Gewinn-
und Verlustrechnung, der Konzerngesamtergebnisrechnung, der Konzerneigenkapitalveränderungsrechnung
und der Konzernkapitalflussrechnung für das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis zum 31.
Dezember 2021 sowie dem Konzernanhang, einschließlich einer Zusammenfassung bedeutsamer
Rechnungslegungsmethoden – geprüft. Darüber hinaus haben wir den Bericht über die
Lage der Gesellschaft und des Konzerns (im Folgenden „zusammengefasster Lagebericht“)
der alstria office REIT-AG inklusive des im Abschnitt 8 des zusammengefassten Lageberichts
enthaltenen Vergütungsberichts, einschließlich der dazugehörigen Angaben, für das
Geschäftsjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2021 geprüft.

Der im Abschnitt „Sonstige Informationen“ unseres Bestätigungsvermerks genannten Bestandteile
des zusammengefassten Lageberichts haben wir in Einklang mit den deutschen gesetzlichen
Vorschriften nicht inhaltlich geprüft.

Nach unserer Beurteilung aufgrund der bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnisse

 

entspricht der beigefügte Konzernabschluss in allen wesentlichen Belangen den IFRS,
wie sie in der EU anzuwenden, und den ergänzend nach § 315e Abs. 1 HGB anzuwendenden
deutschen gesetzlichen Vorschriften sind und vermittelt unter Beachtung dieser Vorschriften
ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens- und Finanzlage
des Konzerns zum 31. Dezember 2021 sowie seiner Ertragslage für das Geschäftsjahr
vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2021 und

vermittelt der beigefügte zusammengefasste Lagebericht insgesamt ein zutreffendes
Bild von der Lage des Konzerns. In allen wesentlichen Belangen steht dieser zusammengefasste
Lagebericht in Einklang mit dem Konzernabschluss, entspricht den deutschen gesetzlichen
Vorschriften und stellt die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend
dar. Unser Prüfungsurteil zum zusammengefassten Lagebericht erstreckt sich nicht auf den
Inhalt der im Abschnitt „Sonstige Informationen“ genannten Bestandteile des zusammengefassten
Lageberichts.

Gemäß § 322 Abs. 3 Satz 1 HGB erklären wir, dass unsere Prüfung zu keinen Einwendungen
gegen die Ordnungsmäßigkeit des Konzernabschlusses und des zusammengefassten Lageberichts
geführt hat.

2. Grundlage für die Prüfungsurteile

Wir haben unsere Prüfung des Konzernabschlusses und des zusammengefassten Lageberichts
in Übereinstimmung mit § 317 HGB und der EU-Abschlussprüferverordnung (Nr. 537/​2014;
im Folgenden „EU-APrVO“) unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW)
festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung durchgeführt.
Unsere Verantwortung nach diesen Vorschriften und Grundsätzen ist im Abschnitt „Verantwortung
des Abschlussprüfers für die Prüfung des Konzernabschlusses und des zusammengefassten
Lageberichts“ unseres Bestätigungsvermerks weitergehend beschrieben. Wir sind von
den Konzernunternehmen unabhängig in Übereinstimmung mit den europarechtlichen sowie
den deutschen handelsrechtlichen und berufsrechtlichen Vorschriften und haben unsere
sonstigen deutschen Berufspflichten in Übereinstimmung mit diesen Anforderungen erfüllt.
Darüber hinaus erklären wir gemäß Artikel 10 Abs. 2 Buchst. f) EU-APrVO, dass wir
keine verbotenen Nichtprüfungsleistungen nach Artikel 5 Abs. 1 EU-APrVO erbracht haben.
Wir sind der Auffassung, dass die von uns erlangten Prüfungsnachweise ausreichend
und geeignet sind, um als Grundlage für unsere Prüfungsurteile zum Konzernabschluss
und zum zusammengefassten Lagebericht zu dienen.

3. Besonders wichtige Prüfungssachverhalte in der Prüfung des Konzernabschlusses

Besonders wichtige Prüfungssachverhalte sind solche Sachverhalte, die nach unserem
pflichtgemäßen Ermessen am bedeutsamsten in unserer Prüfung des Konzernabschlusses
für das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2021 waren. Diese Sachverhalte
wurden im Zusammenhang mit unserer Prüfung des Konzernabschlusses als Ganzem und bei
der Bildung unseres Prüfungsurteils hierzu berücksichtigt; wir geben kein gesondertes
Prüfungsurteil zu diesen Sachverhalten ab.

Bewertung der als Finanzinvestition gehaltenen Immobilien

Zu der Bewertung der als Finanzinvestition gehaltenen Immobilien verweisen wir auf
die Ausführungen im Konzernanhang zu der Bewertung (Abschnitt „Bewertungsverfahren
für die als Finanzinvestitionen gehaltenen Immobilien“) und zu den Erläuterungen der
Konzernbilanz (Abschnitt „Als Finanzinvestition gehaltene Immobilien“).

Das Risiko für den Abschluss

In dem Konzernabschluss der alstria office zum 31. Dezember 2021 sind als Finanzinvestition
gehaltene Immobilien in Höhe von EUR 4.776 Mio. ausgewiesen. Der Anteil dieses Postens
an der Bilanzsumme beläuft sich auf insgesamt 91,2 % und hat somit einen wesentlichen
Einfluss auf die Vermögenslage der Gesellschaft. Die alstria office bewertet die als
Finanzinvestition gehaltenen Immobilien zum beizulegenden Zeitwert in Übereinstimmung
mit IAS 40 in Verbindung mit IFRS 13. Im abgelaufenen Geschäftsjahr wurde Gewinn aus
der Nettoerhöhung der beizulegenden Zeitwerte in Höhe von EUR 95 Mio. in der Konzern-Gewinn-
und Verlustrechnung erfasst.

Die Bewertung der als Finanzinvestition gehaltenen Immobilien zu Marktwerten erfolgte
nach dem sogenannten „Hardcore and Top Slice“-Verfahren. Bewertungsstichtag war der
31. Dezember 2021.

Ermittelt wurden die beizulegenden Zeitwerte durch den akkreditierten, externen und
unabhängigen Gutachter Savills Advisory Services Germany GmbH & Co. KG, Frankfurt
am Main.

Neben den von der Gesellschaft zur Verfügung gestellten Ist-Daten, die z. B. die vermietbare
Fläche, den Leerstand, geplante Instandsetzungs- bzw. Modernisierungsmaßnahmen und
die Ist-Miete beinhalten, fließen in die Ermittlung der beizulegenden Zeitwerte der
Immobilien weitere bewertungsrelevante Annahmen ein, die mit erheblichen Schätzunsicherheiten
und Ermessen verbunden sind. Bereits geringe Änderungen der bewertungsrelevanten Annahmen
können zu wesentlichen Änderungen der resultierenden beizulegenden Zeitwerte führen.
Die wesentlichen Bewertungsannahmen für die Bewertung der als Finanzinvestition gehaltenen
Immobilien sind die aktuellen und zukünftigen Marktmieten sowie die Kapitalisierungsraten.

Es besteht das Risiko für den Abschluss, dass aufgrund eines fehlerhaften oder unvollständigen
von der alstria office zur Verfügung gestellten Datenbestands die Bewertung der als
Finanzinvestition gehaltenen Immobilien durch die externen Gutachter nicht angemessen
ist. Die bestehenden Schätzunsicherheiten sowie fehlerhafte Ermessensausübungen in
Bezug auf die relevanten Annahmen der Bewertung können ebenfalls zu falschen Bewertungsergebnissen
führen.

Darüber hinaus besteht das Risiko für den Abschluss, dass die nach IAS 40 und IFRS
13 für die als Finanzinvestition gehaltenen Immobilien erforderlichen Angaben im Konzernanhang
nicht vollständig und angemessen sind.

Unsere Vorgehensweise in der Prüfung

Unsere Prüfungshandlungen umfassten insbesondere die Beurteilung der Angemessenheit
der Bewertungsmethode, die Beurteilung der Richtigkeit und Vollständigkeit der verwendeten
Ist-Daten sowie die Beurteilung der Angemessenheit der gewählten Annahmen. Bei der
Durchführung unserer aussagebezogener Prüfungshandlungen haben wir unsere Bewertungsspezialisten
eingesetzt.

Wir haben zunächst in Gesprächen mit dem Vorstand, Vertretern der Unternehmensabteilungen
(insbesondere Controlling und Group Accounting & Reporting) sowie dem vom Unternehmen
beauftragten externen Sachverständigen ein Verständnis über die Angemessenheit der
verwendeten Bewertungsmethode, den Bewertungsprozess und die Tätigkeit des Sachverständigen
erlangt. Anschließend haben wir uns davon überzeugt, dass die Kontrollen, mit denen
die richtige und vollständige Erfassung von Ist-Daten und deren sachgerechte Bereitstellung
an den unabhängigen Sachverständigen sichergestellt werden sollen, sachgerecht aufgebaut
sind und wirksam durchgeführt wurden.

Wir haben im Rahmen unserer aussagebezogenen Prüfungshandlungen geprüft, ob die dem
externen Gutachter zur Verfügung gestellte Datengrundlage vollständig und richtig
war, sodass diese eine angemessene Basis für die Bewertung dargestellt hat. Hierzu
haben wir u. a. für zufällig ausgewählte Mietflächen eine Abstimmung der aktuellen
Mieterlisten des Unternehmens mit den zugrunde liegenden Verträgen durchgeführt.

Weiterhin haben wir uns von der Qualifikation und Objektivität des von der Gesellschaft
für die Bewertung der als Finanzinvestition gehaltenen Immobilien beauftragten, externen
Gutachters überzeugt und die in seinem Gutachten angewandte Bewertungsmethodik im
Hinblick auf die Konformität mit IAS 40 in Verbindung mit IFRS 13 beurteilt.

Die Angemessenheit der gewählten Bewertungsannahmen haben wir anhand einer risikoorientierten
Auswahl von Immobilien beurteilt. Insbesondere haben wir die bei der Bestimmung der
immobilienspezifischen aktuellen und zukünftigen Marktmieten, Bewirtschaftungs- und
Instandhaltungskosten sowie der Kapitalisierungsraten herangezogenen Annahmen unter
Beachtung von Art und Lage der Immobilien auf ihre Angemessenheit hin beurteilt.

Wir haben die Entwicklung der verwendeten objektübergreifenden Bewertungsannahmen
im Zeitablauf gewürdigt. Die sich aus den beizulegenden Zeitwerten und angesetzten
Marktmieten ergebenden durchschnittlichen Vervielfältiger je Standort haben wir unter
Berücksichtigung der jeweiligen Objekt- und Standorteigenschaften mit Vervielfältigern
auf Basis von Berichten von Immobilienverbänden, Gutachterausschüssen, Transaktionsdatenbanken
und anerkannten Immobilienexperten abgeglichen.

Wir haben zudem eine indikative Bandbreite angemessener Immobilienwerte für die risikoorientiert
ausgewählten Objekte ermittelt und mit dem vom externen Gutachter ermittelten Werten
abgeglichen.

Zudem haben wir die Vollständigkeit und Angemessenheit der nach IAS 40 und IFRS 13
für die als Finanzinvestition gehaltenen Immobilien geforderten Angaben im Konzernanhang
beurteilt.

Unsere Schlussfolgerungen

Die für die Bewertung der als Finanzinvestition gehaltenen Immobilien verwendeten
Datengrundlagen sind angemessen. Die im Rahmen der Bewertung verwendeten Annahmen
sind sachgerecht.

Die im Konzernanhang nach IAS40 und IFRS 13 für die als Finanzinvestition gehaltenen
Immobilien gemachten Angaben sind vollständig und angemessen.

4. Sonstige Informationen

Die gesetzlichen Vertreter bzw. der Aufsichtsrat sind für die sonstigen Informationen
verantwortlich. Die sonstigen Informationen umfassen die folgenden nicht inhaltlich
geprüften Bestandteile des zusammengefassten Lagebericht Lageberichts:

 

die zusammengefasste Erklärung zur Unternehmensführung der Gesellschaft und des Konzerns,
auf die im zusammengefassten Lagebericht Bezug genommen wird, und

die im zusammengefassten Lagebericht enthaltenen lageberichtsfremden und als ungeprüft
gekennzeichneten Angaben.

Die sonstigen Informationen umfassen zudem die übrigen Teile des Geschäftsberichts.
Die sonstigen Informationen umfassen nicht den Konzernabschluss, die inhaltlich geprüften
Angaben im zusammengefassten Lagebericht sowie unseren dazugehörigen Bestätigungsvermerk.

Unsere Prüfungsurteile zum Konzernabschluss und zum zusammengefassten Lagebericht
erstrecken sich nicht auf die sonstigen Informationen, und dementsprechend geben wir
weder ein Prüfungsurteil noch irgendeine andere Form von Prüfungsschlussfolgerung
hierzu ab.

Im Zusammenhang mit unserer Prüfung haben wir die Verantwortung, die oben genannten
sonstigen Informationen zu lesen und dabei zu würdigen, ob die sonstigen Informationen

 

wesentliche Unstimmigkeiten zum Konzernabschluss, zu den inhaltlich geprüften Angaben
im zusammengefassten Lagebericht oder unseren bei der Prüfung erlangten Kenntnissen
aufweisen oder

anderweitig wesentlich falsch dargestellt erscheinen.

5. Verantwortung der gesetzlichen Vertreter und des Aufsichtsrats für den Konzernabschluss
und den zusammengefassten Lagebericht

Die gesetzlichen Vertreter sind verantwortlich für die Aufstellung des Konzernabschlusses,
der den IFRS, wie sie in der EU anzuwenden sind, und den ergänzend nach § 315e Abs.
1 HGB anzuwendenden deutschen gesetzlichen Vorschriften in allen wesentlichen Belangen
entspricht, und dafür, dass der Konzernabschluss unter Beachtung dieser Vorschriften
ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und
Ertragslage des Konzerns vermittelt. Ferner sind die gesetzlichen Vertreter verantwortlich
für die internen Kontrollen, die sie als notwendig bestimmt haben, um die Aufstellung
eines Konzernabschlusses zu ermöglichen, der frei von wesentlichen – beabsichtigten
oder unbeabsichtigten – falschen Darstellungen ist.

Bei der Aufstellung des Konzernabschlusses sind die gesetzlichen Vertreter dafür verantwortlich,
die Fähigkeit des Konzerns zur Fortführung der Unternehmenstätigkeit zu beurteilen.
Des Weiteren haben sie die Verantwortung, Sachverhalte in Zusammenhang mit der Fortführung
der Unternehmenstätigkeit, sofern einschlägig, anzugeben. Darüber hinaus sind sie
dafür verantwortlich, auf der Grundlage des Rechnungslegungsgrundsatzes der Fortführung
der Unternehmenstätigkeit zu bilanzieren, es sei denn, es besteht die Absicht den
Konzern zu liquidieren oder der Einstellung des Geschäftsbetriebs oder es besteht
keine realistische Alternative dazu.

Außerdem sind die gesetzlichen Vertreter verantwortlich für die Aufstellung des zusammengefassten
Lageberichts, der insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage des Konzerns vermittelt
sowie in allen wesentlichen Belangen mit dem Konzernabschluss in Einklang steht, den
deutschen gesetzlichen Vorschriften entspricht und die Chancen und Risiken der zukünftigen
Entwicklung zutreffend darstellt. Ferner sind die gesetzlichen Vertreter verantwortlich
für die Vorkehrungen und Maßnahmen (Systeme), die sie als notwendig erachtet haben,
um die Aufstellung eines zusammengefassten Lageberichts in Übereinstimmung mit den
anzuwendenden deutschen gesetzlichen Vorschriften zu ermöglichen, und um ausreichende
geeignete Nachweise für die Aussagen im zusammengefassten Lagebericht erbringen zu
können.

Der Aufsichtsrat ist verantwortlich für die Überwachung des Rechnungslegungsprozesses
des Konzerns zur Aufstellung des Konzernabschlusses und des zusammengefassten Lageberichts.

Die gesetzlichen Vertreter und der Aufsichtsrat sind des Weiteren verantwortlich für
die Aufstellung des im zusammengefassten Lagebericht in einem besonderen Abschnitt
enthaltenen Vergütungsberichts, einschließlich der dazugehörigen Angaben, der den
Anforderungen des § 162 AktG entspricht. Ferner sind sie verantwortlich für die internen
Kontrollen, die sie als notwendig erachten, um die Aufstellung eines Vergütungsberichts,
einschließlich der dazugehörigen Angaben, zu ermöglichen, der frei von wesentlichen
– beabsichtigten oder unbeabsichtigten – falschen Darstellungen ist.

6. Verantwortung des Abschlussprüfers für die Prüfung des Konzernabschlusses und des
zusammengefassten Lageberichts

Unsere Zielsetzung ist, hinreichende Sicherheit darüber zu erlangen, ob der Konzernabschluss
als Ganzes frei von wesentlichen – beabsichtigten oder unbeabsichtigten – falschen
Darstellungen ist, und ob der zusammengefasste Lagebericht insgesamt ein zutreffendes
Bild von der Lage des Konzerns vermittelt sowie in allen wesentlichen Belangen mit
dem Konzernabschluss sowie mit den bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnissen in Einklang
steht, den deutschen gesetzlichen Vorschriften entspricht und die Chancen und Risiken
der zukünftigen Entwicklung zutreffend darstellt, sowie einen Bestätigungsvermerk
zu erteilen, der unsere Prüfungsurteile zum Konzernabschluss und zum zusammengefassten
Lagebericht beinhaltet.

Hinreichende Sicherheit ist ein hohes Maß an Sicherheit, aber keine Garantie dafür,
dass eine in Übereinstimmung mit § 317 HGB und der EU-APrVO unter Beachtung der vom
Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger
Abschlussprüfung durchgeführte Prüfung eine wesentliche falsche Darstellung stets
aufdeckt. Falsche Darstellungen können aus Verstößen oder Unrichtigkeiten resultieren
und werden als wesentlich angesehen, wenn vernünftigerweise erwartet werden könnte,
dass sie einzeln oder insgesamt die auf der Grundlage dieses Konzernabschlusses und
zusammengefassten Lageberichts getroffenen wirtschaftlichen Entscheidungen von Adressaten
beeinflussen.

Während der Prüfung üben wir pflichtgemäßes Ermessen aus und bewahren eine kritische
Grundhaltung. Darüber hinaus

 

identifizieren und beurteilen wir die Risiken wesentlicher – beabsichtigter oder unbeabsichtigter
– falscher Darstellungen im Konzernabschluss und im zusammengefassten Lagebericht,
planen und führen Prüfungshandlungen als Reaktion auf diese Risiken durch sowie erlangen
Prüfungsnachweise, die ausreichend und geeignet sind, um als Grundlage für unsere
Prüfungsurteile zu dienen. Das Risiko, dass wesentliche falsche Darstellungen nicht
aufgedeckt werden, ist bei Verstößen höher als bei Unrichtigkeiten, da Verstöße betrügerisches
Zusammenwirken, Fälschungen, beabsichtigte Unvollständigkeiten, irreführende Darstellungen
bzw. das Außerkraftsetzen interner Kontrollen beinhalten können.

gewinnen wir ein Verständnis von dem für die Prüfung des Konzernabschlusses relevanten
internen Kontrollsystem und den für die Prüfung des zusammengefassten Lageberichts
relevanten Vorkehrungen und Maßnahmen, um Prüfungshandlungen zu planen, die unter
den gegebenen Umständen angemessen sind, jedoch nicht mit dem Ziel, ein Prüfungsurteil
zur Wirksamkeit dieser Systeme abzugeben.

beurteilen wir die Angemessenheit der von den gesetzlichen Vertretern angewandten
Rechnungslegungsmethoden sowie die Vertretbarkeit der von den gesetzlichen Vertretern
dargestellten geschätzten Werte und damit zusammenhängenden Angaben.

ziehen wir Schlussfolgerungen über die Angemessenheit des von den gesetzlichen Vertretern
angewandten Rechnungslegungsgrundsatzes der Fortführung der Unternehmenstätigkeit
sowie, auf der Grundlage der erlangten Prüfungsnachweise, ob eine wesentliche Unsicherheit
im Zusammenhang mit Ereignissen oder Gegebenheiten besteht, die bedeutsame Zweifel
an der Fähigkeit des Konzerns zur Fortführung der Unternehmenstätigkeit aufwerfen
können. Falls wir zu dem Schluss kommen, dass eine wesentliche Unsicherheit besteht,
sind wir verpflichtet, im Bestätigungsvermerk auf die dazugehörigen Angaben im Konzernabschluss
und im zusammengefassten Lagebericht aufmerksam zu machen oder, falls diese Angaben
unangemessen sind, unser jeweiliges Prüfungsurteil zu modifizieren. Wir ziehen unsere
Schlussfolgerungen auf der Grundlage der bis zum Datum unseres Bestätigungsvermerks
erlangten Prüfungsnachweise. Zukünftige Ereignisse oder Gegebenheiten können jedoch
dazu führen, dass der Konzern seine Unternehmenstätigkeit nicht mehr fortführen kann.

beurteilen wir die Gesamtdarstellung, den Aufbau und den Inhalt des Konzernabschlusses
einschließlich der Angaben sowie ob der Konzernabschluss die zugrunde liegenden Geschäftsvorfälle
und Ereignisse so darstellt, dass der Konzernabschluss unter Beachtung der IFRS, wie
sie in der EU anzuwenden sind, und den ergänzend nach § 315e Abs. 1 HGB anzuwendenden
deutschen gesetzlichen Vorschriften, ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes
Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Konzerns vermittelt.

holen wir ausreichende geeignete Prüfungsnachweise für die Rechnungslegungsinformationen
der Unternehmen oder Geschäftstätigkeiten innerhalb des Konzerns ein, um Prüfungsurteile
zum Konzernabschluss und zum zusammengefassten Lagebericht abzugeben. Wir sind verantwortlich
für die Anleitung, Überwachung und Durchführung der Konzernabschlussprüfung. Wir tragen
die alleinige Verantwortung für unsere Prüfungsurteile.

beurteilen wir den Einklang des zusammengefassten Lageberichts mit dem Konzernabschluss,
seine Gesetzesentsprechung und das von ihm vermittelte Bild von der Lage des Konzerns.

führen wir Prüfungshandlungen zu den von den gesetzlichen Vertretern dargestellten
zukunftsorientierten Angaben im zusammengefassten Lagebericht durch. Auf Basis ausreichender
geeigneter Prüfungsnachweise vollziehen wir dabei insbesondere die den zukunftsorientierten
Angaben von den gesetzlichen Vertretern zugrunde gelegten bedeutsamen Annahmen nach
und beurteilen die sachgerechte Ableitung der zukunftsorientierten Angaben aus diesen
Annahmen. Ein eigenständiges Prüfungsurteil zu den zukunftsorientierten Angaben sowie
zu den zugrunde liegenden Annahmen geben wir nicht ab. Es besteht ein erhebliches
unvermeidbares Risiko, dass künftige Ereignisse wesentlich von den zukunftsorientierten
Angaben abweichen.

Wir erörtern mit den für die Überwachung Verantwortlichen unter anderem den geplanten
Umfang und die Zeitplanung der Prüfung sowie bedeutsame Prüfungsfeststellungen, einschließlich
etwaiger Mängel im internen Kontrollsystem, die wir während unserer Prüfung feststellen.

Wir geben gegenüber den für die Überwachung Verantwortlichen eine Erklärung ab, dass
wir die relevanten Unabhängigkeitsanforderungen eingehalten haben, und erörtern mit
ihnen alle Beziehungen und sonstigen Sachverhalte, von denen vernünftigerweise angenommen
werden kann, dass sie sich auf unsere Unabhängigkeit auswirken, und die hierzu getroffenen
Schutzmaßnahmen.

Wir bestimmen von den Sachverhalten, die wir mit den für die Überwachung Verantwortlichen
erörtert haben, diejenigen Sachverhalte, die in der Prüfung des Konzernabschlusses
für den aktuellen Berichtszeitraum am bedeutsamsten waren und daher die besonders
wichtigen Prüfungssachverhalte sind. Wir beschreiben diese Sachverhalte im Bestätigungsvermerk,
es sei denn, Gesetze oder andere Rechtsvorschriften schließen die öffentliche Angabe
des Sachverhalts aus.

II. Sonstige gesetzliche und andere rechtliche Anforderungen

Vermerk über die Prüfung der für Zwecke der Offenlegung erstellten elektronischen
Wiedergabe des Konzernabschlusses und des zusammengefassten Lageberichts nach § 317
Abs. 3b HGB

Wir haben gemäß § 317 Abs. 3a HGB eine Prüfung mit hinreichender Sicherheit durchgeführt,
ob die in der bereitgestellten Datei „alstriaofficereitag v2.xhtml“ (SHA256-Hashwert:
f0a7c3fe98de0305ea978ded6ff5bfd2aeb777b58ccaaa399370d50a74abc62d) enthaltenen und
für Zwecke der Offenlegung erstellten Wiedergaben des Konzernabschlusses und des zusammengefassten
Lageberichts (im Folgenden auch als „ESEF-Unterlagen“ bezeichnet) den Vorgaben des
§ 328 Abs. 1 HGB an das elektronische Berichtsformat („ESEF-Format“) in allen wesentlichen
Belangen entsprechen. In Einklang mit den deutschen gesetzlichen Vorschriften erstreckt
sich diese Prüfung nur auf die Überführung der Informationen des Konzernabschlusses
und des zusammengefassten Lageberichts in das ESEF-Format und daher weder auf die
in diesen Wiedergaben enthaltenen noch auf andere in der oben genannten Datei enthaltene
Informationen.

Nach unserer Beurteilung entsprechen die in der oben genannten bereitgestellten Datei
enthaltenen und für Zwecke der Offenlegung erstellten Wiedergaben des Konzernabschlusses
und des zusammengefassten Lageberichts in allen wesentlichen Belangen den Vorgaben
des § 328 Abs. 1 HGB an das elektronische Berichtsformat. Über dieses Prüfungsurteil
sowie unsere im voranstehenden „Vermerk über die Prüfung des Konzernabschlusses und
des zusammengefassten Lageberichts“ enthaltenen Prüfungsurteile zum beigefügten Konzernabschluss
und zum beigefügten zusammengefassten Lagebericht für das Geschäftsjahr vom 1. Januar
bis zum 31. Dezember 2021 hinaus geben wir keinerlei Prüfungsurteil zu den in diesen
Wiedergaben enthaltenen Informationen sowie zu den anderen in der oben genannten Datei
enthaltenen Informationen ab.

Wir haben unsere Prüfung der in der oben genannten bereitgestellten Datei enthaltenen
Wiedergaben des Konzernabschlusses und des zusammengefassten Lageberichts in Übereinstimmung
mit § 317 Abs. 3a HGB unter Beachtung des IDW Prüfungsstandards: Prüfung der für Zwecke
der Offenlegung erstellten elektronischen Wiedergaben von Abschlüssen und Lageberichten
nach § 317 Abs. 3a HGB (IDW PS 410 (10.2021)) durchgeführt. Unsere Verantwortung danach
ist nachstehend weitergehend beschrieben. Unsere Wirtschaftsprüferpraxis hat die Anforderungen
an das Qualitätssicherungssystem des IDW Qualitätssicherungsstandards: Anforderungen
an die Qualitätssicherung in der Wirtschaftsprüferpraxis (IDW QS 1) angewendet.

Die gesetzlichen Vertreter der Gesellschaft sind verantwortlich für die Erstellung
der ESEF-Unterlagen mit den elektronischen Wiedergaben des Konzernabschlusses und
des zusammengefassten Lageberichts nach Maßgabe des § 328 Abs. 1 Satz 4 Nr. 1 HGB
und für die Auszeichnung des Konzernabschlusses nach Maßgabe des § 328 Abs. 1 Satz
4 Nr. 2 HGB.

Ferner sind die gesetzlichen Vertreter der Gesellschaft verantwortlich für die internen
Kontrollen, die sie als notwendig erachten, um die Erstellung der ESEF-Unterlagen
zu ermöglichen, die frei von wesentlichen – beabsichtigten oder unbeabsichtigten –
Verstößen gegen die Vorgaben des § 328 Abs. 1 HGB an das elektronische Berichtsformat
sind.

Der Aufsichtsrat ist verantwortlich für die Überwachung der Erstellung der ESEF-Unterlagen
als Teil des Rechnungslegungsprozesses.

Unsere Zielsetzung ist, hinreichende Sicherheit darüber zu erlangen, ob die ESEF-Unterlagen
frei von wesentlichen – beabsichtigten oder unbeabsichtigten – Verstößen gegen die
Anforderungen des § 328 Abs. 1 HGB sind. Während der Prüfung üben wir pflichtgemäßes
Ermessen aus und bewahren eine kritische Grundhaltung. Darüber hinaus

 

identifizieren und beurteilen wir die Risiken wesentlicher – beabsichtigter oder unbeabsichtigter
– Verstöße gegen die Anforderungen des § 328 Abs. 1 HGB, planen und führen Prüfungshandlungen
als Reaktion auf diese Risiken durch sowie erlangen Prüfungsnachweise, die ausreichend
und geeignet sind, um als Grundlage für unser Prüfungsurteil zudienen.

gewinnen wir ein Verständnis von den für die Prüfung der ESEF-Unterlagen relevanten
internen Kontrollen, um Prüfungshandlungen zu planen, die unter den gegebenen Umständen
angemessen sind, jedoch nicht mit dem Ziel, ein Prüfungsurteil zur Wirksamkeit dieser
Kontrollen abzugeben.

beurteilen wir die technische Gültigkeit der ESEF-Unterlagen, d. h. ob die die ESEF-Unterlagen
enthaltende bereitgestellte Datei die Vorgaben der Delegierten Verordnung (EU) 2019/​815
in der zum Abschlussstichtag geltenden Fassung an die technische Spezifikation für
diese Datei erfüllt.

beurteilen wir, ob die ESEF-Unterlagen eine inhaltsgleiche XHTML-Wiedergabe des geprüften
Konzernabschlusses und des geprüften zusammengefassten Lageberichts ermöglichen.

beurteilen wir, ob die Auszeichnung der ESEF-Unterlagen mit Inline XBRL-Technologie
(iXBRL) nach Maßgabe der Artikel 4 und 6 der Delegierten Verordnung (EU) 2019/​815
in der am Abschlussstichtag geltenden Fassung eine angemessene und vollständige maschinenlesbare
XBRL-Kopie der XHTML-Wiedergabe ermöglicht.

Übrige Angaben gemäß Artikel 10 EU-APrVO

Wir wurden von der Hauptversammlung am 6. Mai 2021 als Konzernabschlussprüfer gewählt.
Wir wurden am 28 Mai 2021 vom Aufsichtsrat beauftragt. Wir sind ununterbrochen seit
dem Geschäftsjahr 2018 als Konzernabschlussprüfer der alstria office REIT-AG tätig.

Wir erklären, dass die in diesem Bestätigungsvermerk enthaltenen Prüfungsurteile mit
dem zusätzlichen Bericht an den Prüfungsausschuss nach Artikel 11 EU-APrVO (Prüfungsbericht)
in Einklang stehen.

III. Sonstiger Sachverhalt – Verwendung des Bestätigungsvermerks

Unser Bestätigungsvermerk ist stets im Zusammenhang mit dem geprüften Konzernabschluss
und dem geprüften zusammengefassten Lagebericht sowie den geprüften ESEF-Unterlagen
zu lesen. Der in das ESEF-Format überführte Konzernabschluss und zusammengefasste
Lagebericht – auch die im Bundesanzeiger bekanntzumachenden Fassungen – sind lediglich
elektronische Wiedergaben des geprüften Konzernabschlusses und des geprüften zusammengefassten
Lageberichts und treten nicht an deren Stelle. Insbesondere ist der ESEF-Vermerk und
unser darin enthaltenes Prüfungsurteil nur in Verbindung mit den in elektronischer
Form bereitgestellten geprüften ESEF-Unterlagen verwendbar.

IV. Verantwortlicher Wirtschaftsprüfer

Der für die Prüfung verantwortliche Wirtschaftsprüfer ist René Drotleff.

Hamburg, den 24. Februar 2022

KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

 
Schmidt

Wirtschaftsprüfer

Drotleff

Wirtschaftsprüfer

 

Vorstandsvergütungssystem 2022

(Tagesordnungspunkt 9: Billigung des Systems zur Vergütung der Vorstandsmitglieder
2022)

 
1.

Grundsätze des Vergütungssystems für die Vorstandsmitglieder

alstria ist ein deutscher Spezialist für Büroimmobilien und verwaltet ein Portfolio
von Bürogebäuden in ausgewählten deutschen Städten über deren gesamten Lebenszyklus.
Grundsätzlich wurde in den letzten Jahren wenig in den deutschen Büroimmobilienbestand
investiert. Angesichts dieser Tatsache erfüllen die meisten Bestandsgebäude die ständig
wechselnden Anforderungen moderner gewerblicher Mieter nicht. Ein Unternehmen, das
sowohl über das technische Know-how zur Modernisierung der Immobilien als auch über
die finanziellen Mittel zur Durchführung dieser Modernisierungen verfügt, wird in
den kommenden Jahren prosperieren. alstrias Unternehmensstrategie basiert auf den
folgenden Prinzipien:

Operative Exzellenz:

 

alstria konzentriert ihre Investitionen auf wenige Märkte, die aus Sicht des Immobilieninvestments
wie auch aus Sicht der Mieternachfrage die höchste Liquidität und die dynamischste
Entwicklung aufweisen. All diesen Märkten gemeinsam ist eine Prognose für überdurchschnittliches
Bevölkerungswachstum. In jedem Markt, in dem alstria tätig ist, gründet alstria ein
Büro und entwickelt mit der Zeit tiefgreifendes Wissen über die Marktdynamik.

alstria ist in der gesamten Wertschöpfungskette der Immobilien tätig. Im Verlauf ihres
Lebenszyklus wechseln alle Immobilien von Core zu Core-plus zu Value-add. alstria
möchte in der Lage sein, die Immobilien in jeder Phase ihres Lebenszyklus zu verwalten
und die jeweiligen Chancen, die jede Phase bietet, zu ergreifen.

Internes Fachwissen ist ein Schlüsselfaktor für den Erfolg. Zwar setzt alstria bei
der Verwaltung ihres Portfolios Dienstleister ein, dennoch muss alstria bei den erforderlichen
Fachkenntnissen auf der Höhe der Zeit bleiben, um informierte Entscheidungen zu treffen
und bessere Kontrollen umzusetzen.

Herausragende operative Leistungen gehen mit einer hochmodernen IT-Infrastruktur einher,
die alstrias Geschäft unterstützt und in der gesamten Organisation Effizienzsteigerungen
und besseres Risikomanagement ermöglicht.

Finanzielle Disziplin:

 

Transparenz, Zuverlässigkeit und erstklassige Corporate Governance sind die Eckpfeiler
des Kapitalmarktansatzes und der Unternehmensführung von alstria.

Aus Sicht von alstria wirkt sich der Anschaffungspreis einer Immobilie maßgeblich
auf die gesamte künftige Wertentwicklung von alstria aus. Daher wendet alstria beim
Erwerb ihrer Investments strenge Kriterien an. Immobilien werden auf der Grundlage
fremdkapitalfreier Szenarien auf risikobereinigter Basis erworben. Durch diesen Ansatz
kann alstria die potenzielle Profitabilität eines Geschäfts auf langfristig nachhaltiger
Basis bewerten, ohne kurzfristige Aspekte an den Finanzmärkten zu berücksichtigen.

alstria ist ein auf die Gesamtrendite ausgerichtetes Unternehmen, das darauf abzielt,
die Renditen der zugrunde liegenden Immobilienmärkte zu übertreffen.

Das ab dem 1. Januar 2022 geltende Vergütungssystem für den Vorstand („Vorstandsvergütungssystem 2022“), welches der Hauptversammlung 2022 zur Billigung vorgelegt wird, soll klar und
verständlich sein und die langfristige und nachhaltige Entwicklung von alstria unterstützen.
Das System ist auf eine transparente und leistungsbezogene Vergütung ausgerichtet,
die eng an den Erfolg von alstria gebunden ist und insbesondere vom Erreichen langfristiger
Ziele abhängt.

Das Vorstandsvergütungssystem 2022 wurde entwickelt, um den Herausforderungen und
Chancen in der Strategie von alstria gerecht zu werden und die jüngsten Entwicklungen
seit der Billigung des vorherigen Vorstandsvergütungssystems 2021 durch die Hauptversammlung
2021 („Vorstandsvergütungssystem 2021„) zu berücksichtigen:

Für operative Exzellenz und Zuverlässigkeit müssen die Geschäfte von alstria straff
geführt werden – und gleichzeitig flexibel bleiben, um auf ein sich veränderndes Umfeld
zu reagieren. alstria nutzt die Kennzahl Funds From Operations („FFO“) als Indikator für ihre Fähigkeit, Liquidität zu generieren. Sie informiert den
Markt jedes Jahr über die erwarteten erwirtschafteten Erträge und die prognostizierten
FFO. Daher ist die Fähigkeit des Vorstands, die Kapazitäten zur Erzielung der FFO
angemessen zu verwalten, ein Schlüsselfaktor für die kurzfristige Erreichung der strategischen
Ziele von alstria. Der Short-Term Incentive („STI“) misst daher den Teil der Wertentwicklung, die auf dem erzielten FFO je Aktie basiert.

Das Geschäft von alstria ist zwangsläufig langfristig ausgerichtet. Zwischen dem Beginn
einer Renovierung und dem Zeitpunkt, an dem tatsächlich Ergebnisse erzielt werden
können, liegen zwei bis drei Jahre. Während dieser Zeit könnten zahlreiche Veränderungen,
die nicht im Einflussbereich des Unternehmens liegen, die Wertentwicklung beeinflussen.
Der Long-Term Incentive („LTI“) des Vorstands ist darauf ausgelegt, den Shareholder Value zu bewerten, den alstria
unter Berücksichtigung der vorstehenden Punkte generiert. Kann alstria ihre operativen
Ziele erreichen, so ist sie in der Lage ihren Cashflow für Reinvestitionen zugunsten
eines renditestarken Recyclings der verfügbaren Mittel zu nutzen.

Zum Zeitpunkt der Verabschiedung des Vorstandsvergütungssystems 2021 verfügte alstria
über eine sehr heterogene Aktionärsstruktur, die den Aktienkurs zu einem der wichtigsten
Indikatoren für die Messung des Shareholder Value und damit der Leistung der Vorstandsmitglieder
machte, indem die Kursentwicklung der alstria-Aktie für die Berechnung des LTI im
Rahmen des Vorstandsvergütungssystems 2021 herangezogen wurde. Seitdem der Kapitalmarkt
Anfang November 2021 über das Übernahmeangebot an die alstria-Aktionäre informiert
wurde, ist der Kurs der alstria-Aktie durch die hohe Beteiligung von alstrias Mehrheitsaktionär
und die relativ geringe Anzahl anderer Aktionäre stark beeinträchtigt worden. Infolgedessen
ist es unwahrscheinlich, dass sich der Aktienkurs in Zukunft weiterentwickeln wird,
und er ist kein geeigneter Indikator mehr für die Leistung der Vorstandsmitglieder.

alstria hat ein langfristiges Anreizsystem für seine berechtigten Mitarbeiter entwickelt,
das die Aufmerksamkeit des Unternehmens auf die Erfüllung operativer Hürden über einen
Zeitraum von zwei Jahren lenkt („Alstria Collective Employee Scheme“ oder „ACES„).

Um eine vollständige Angleichung der Organisation zu erreichen, wird der LTI des Vorstands
der Struktur des ACES-Programms folgen, sowohl was die Laufzeit als auch die Quelle
der KPIs betrifft. Den regulatorischen Rahmen für das Vergütungssystem liefern die
Bestimmungen des Aktiengesetzes („AktG“) und Empfehlungen für das Vergütungssystem für Vorstandsmitglieder unter Abschnitt
G des Deutschen Corporate Governance Kodex („DCGK“).

Dieses Vorstandsvergütungssystem 2022 gilt für alle Mitglieder des Vorstands von alstria
ab dem 1. Januar 2022, sofern die Hauptversammlung ihre Zustimmung erteilt. Im Falle
der Neubestellung eines Vorstandsmitglieds wird der Dienstvertrag ebenfalls auf diesem
System basieren.

 
2.

Verfahren zur Festlegung und Umsetzung des Vergütungssystems

Dem Aufsichtsrat obliegt die Festlegung, Umsetzung und Prüfung der Vorstandsvergütung.
Der Personalausschuss besteht aus Mitgliedern des Aufsichtsrats. Er bespricht und
prüft das Vergütungssystem für den Vorstand regelmäßig sowie anlassbezogen und bereitet
die Beschlüsse für sämtliche Änderungen vor. Daher werden sämtliche Änderungen oder
relevanten Aktualisierungen am Vergütungssystem vom Personalausschuss vorbereitet.
Dennoch ist der gesamte Aufsichtsrat für den endgültigen Beschluss verantwortlich.

Das vom Aufsichtsrat beschlossene Vorstandsvergütungssystems 2022 wird den Aktionären
bei der Hauptversammlung 2022 zur Billigung vorgelegt. Künftig wird das Vergütungssystem
der Hauptversammlung bei wesentlichen Änderungen, mindestens jedoch alle vier Jahre
zur Billigung, vorgelegt. Sollte die Hauptversammlung das Vorstandsvergütungssystem
2022 wider Erwarten nicht billigen, so würde dessen Anwendung zum 1. Januar 2022 nicht
erfolgen und das bestehende, von der Hauptversammlung im Jahr 2021 gebilligte Vergütungssystem
bliebe in Kraft. In diesem Fall wird der darauffolgenden Hauptversammlung ein überprüftes
Vergütungssystem zur Abstimmung vorgelegt.

Die Gesamtvergütung der einzelnen Vorstandsmitglieder wird vom Aufsichtsrat festgelegt
und deckt sämtliche Aktivitäten innerhalb des alstria-Konzerns ab. Kriterien für die
angemessene Vergütung sind unter anderem die Pflichten des jeweiligen Vorstandsmitglieds,
die persönliche Leistung, die wirtschaftliche Situation, der Erfolg und der künftige
Ausblick von alstria sowie die Üblichkeit der Vergütung unter Berücksichtigung des
Wettbewerbsumfelds und der anderweitig innerhalb von alstria geltenden Vergütungsstrukturen.

Zur Beurteilung der Angemessenheit der Vergütung innerhalb von alstria wird auch das
Verhältnis zwischen der Vergütung des Vorstands und der Vergütung des oberen Führungskreises,
der direkt an den Vorstand berichtet, sowie sämtlicher Beschäftigten einbezogen. Dabei
vergleicht alstria regelmäßig die durchschnittlichen Vergütungsniveaus (Jahresfestgehalt,
Bonus, Beteiligungsansprüche, ohne Versorgungsentgelt und Krankenversicherung) und
prüft und veröffentlicht die CEO Pay Ratio. Sie zeigt die Gesamtvergütung des Vorstandsvorsitzenden
im Vergleich zum Median der Gesamtvergütung aller Beschäftigten und Führungskräfte.

Mangelnde Unabhängigkeit und Interessenkonflikte der Aufsichtsratsmitglieder und des
Personalausschusses verhindern eventuell eine unabhängige Beratung und Aufsicht bei
der Festlegung der Vorstandsvergütung. Der Personalausschuss des Aufsichtsrats setzt
sich aus Mitgliedern zusammen, die unabhängig von der Gesellschaft und seinem Vorstand
sind. Zudem sind die Aufsichtsratsmitglieder und die Mitglieder des Personalausschusses
per Gesetz, durch den DCGK und die interne Geschäftsordnung des Aufsichtsrats verpflichtet,
sämtliche bei ihnen eventuell bestehenden Interessenkonflikte unverzüglich offenzulegen.
In diesen Fällen ergreift der Aufsichtsrat angemessene Maßnahmen, die dem Interessenkonflikt
Rechnung tragen. Die betreffenden Mitglieder beteiligen sich beispielsweise nicht
an Diskussionen und Beschlüssen.

 
3.

Übersicht über das Vorstandsvergütungssystem 2022

Die nachstehende Tabelle fasst die Vergütungselemente und weitere Vertragsbestimmungen
des Vorstandsvergütungssystems 2022 zusammen, die im Folgenden detaillierter beschrieben
werden. Wesentliche Änderungen gegenüber dem Vorstandsvergütungssystems 2021 sind
in der Tabelle durch Fettdruck hervorgehoben und detaillierter unter nachstehender
Ziffer 6 erläutert.

 
3.1.

Vergütungsstruktur

Die Vergütung der Vorstandsmitglieder umfasst eine fixe und eine variable Vergütung.
Die fixe Vergütung besteht aus einem Jahresfestgehalt, einem Versorgungsentgelt und
Nebenleistungen. Die variable Vergütung besteht aus kurzfristigen und langfristigen
variablen Gehaltsbestandteilen. Die Vergütung des Vorstands ist auf die langfristige
und nachhaltige Entwicklung der alstria ausgerichtet. Daher ist der Anteil des LTI
größer als der Anteil des STI.

Die Vergütungsstruktur der Ziel-Gesamtvergütung ist für Vorstandsvorsitzenden und
Finanzvorstand ähnlich. Die Bandbreiten für die Gewichtung der Vergütungsbestandteile
sind daher in der nachstehenden Grafik konsolidiert dargestellt:

 
3.2.

Maximalvergütung

Gemäß § 87a Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 AktG ist der Aufsichtsrat verpflichtet, eine Maximalvergütung
für alle Vergütungsbestandteile (Jahresfestgehalt, Nebenleistungen, Versorgungsentgelt
und kurzfristige bzw. langfristige variable Vergütung) festzusetzen.

Die von der Gesellschaft gezahlte Maximalvergütung beträgt pro Jahr für den Vorstandsvorsitzenden
EUR 2.600.000 und für den Finanzvorstand und potenzielle künftige ordentliche Vorstandsmitglieder
EUR 2.100.000. Um diese Maximalbeträge tatsächlich zu erreichen, müssen außerordentliche
Leistungen erbracht werden.

 
3.3.

Fixe Vergütung

Die fixe Vergütung des Vorstands besteht aus einem Jahresfestgehalt, einem Versorgungsentgelt
und Nebenleistungen:

3.3.1. Jahresfestgehalt

Das Jahresfestgehalt wird in zwölf gleichen Monatsraten am Ende jedes Monats ausgezahlt.
Beginnt oder endet der Dienstvertrag während eines Geschäftsjahrs, wird das Jahresfestgehalt
für dieses Geschäftsjahr zeitanteilig ausgezahlt.

3.3.2. Versorgungsentgelt

alstria gewährt den Vorstandsmitgliedern einen monatlichen Geldbetrag für die private
Altersvorsorge. Dieses Versorgungsentgelt ist im Dienstvertrag jedes Vorstandsmitglieds
als absoluter Euro-Betrag festgelegt. Aus Gründen der Transparenz und des Risikomanagements
hat alstria für die Vorstandsmitglieder eine private Rentenlösung gewählt. So entstehen
alstria keine unvorhersehbaren künftigen Verbindlichkeiten für Rentenansprüche.

3.3.3. Nebenleistungen

Die Vorstandsmitglieder erhalten auch Sach- und sonstige Bezüge; diese bestehen hauptsächlich
aus Versicherungsprämien für Invaliditäts- und Lebensversicherungen und der Privatnutzung
eines Dienstwagens. Diese Nebenleistungen sind ein Vergütungsbestandteil und somit
zu versteuern. Die Einkommensteuer für die private Nutzung des Firmenfahrzeugs trägt
das Vorstandsmitglied. Grundsätzlich haben alle Vorstandsmitglieder den gleichen Anspruch
auf Nebenleistungen, der Betrag variiert jedoch je nach ihrer persönlichen Situation.

Um für die am besten geeigneten Personen attraktiv zu sein, kann der Aufsichtsrat
neu eintretenden Vorstandsmitgliedern zusätzliche Nebenleistungen wie Wohn-Zuschüsse
oder Umzugskosten gewähren. Verfallen dem neuen Vorstandsmitglied langfristige variable
Vergütungsbestandteile beim ehemaligen Arbeitgeber, kann dieser Betrag gegen Vorlage
von Nachweisen als Einmalzahlung ausgeglichen werden. Sämtliche Nebenleistungen, einschließlich
einer Einmalzahlung zum Ausgleich verfallender langfristiger variabler Vergütungsbestandteile
bei einem ehemaligen Arbeitgeber, sind Bestandteil der Maximalvergütung und unterliegen
der entsprechenden Obergrenze.

 
3.4.

Variable Vergütung

Die variable Vergütung besteht aus zwei Bestandteilen mit unterschiedlichen Performance
Perioden.

3.4.1. Short-Term Incentive (STI)

Als kurzfristiges, erfolgsabhängiges Vergütungselement ist der STI an die Entwicklung
gewisser quantitativer Leistungskriterien gebunden. Er ist als Ziel-Bonussystem konzipiert.
Ein möglicher STI-Auszahlungsbetrag wird durch die Multiplikation der Gesamt-Zielerreichung
mit dem im jeweiligen Dienstvertrag angegebenen individuellen Zielbetrag, errechnet;
er beträgt maximal 150 % des individuellen Zielbetrags (Cap) und wird in bar ausgezahlt.
Die Gesamt-Zielerreichung wird auf der Grundlage der gewichteten Zielerreichung der
Leistungskriterien festgelegt. Die Leistungskriterien unterstützen die Strategie von
alstria. Zusätzlich zu den Leistungskriterien wird ein individueller Multiplikator
von 0,8 bis 1,2 zur Bestimmung der finalen Auszahlung angewandt.

Der STI funktioniert wie folgt:

Das STI-Leistungskriterium ist der FFO je Aktie. Funds From Operations ist eine sehr
wichtige Kennzahl in der Strategie von alstria, da sie den Cashflow aus dem operativen
Geschäft definiert. FFO je Aktie ist keine Kennzahl der allgemein anerkannten Bilanzierungsgrundsätzen
(non-GAAP Kennzahl), die dennoch von Immobiliengesellschaften häufig statt des Gewinns
je Aktie verwendet wird. alstria veröffentlicht den FFO und FFO je Aktie und eine
detaillierte Überleitung in den IFRS-Abschluss.

Die Auswirkungen von Ankäufen und Veräußerungen und Änderungen im Aktienkapital von
alstria auf den FFO je Aktie für ein Geschäftsjahr werden vom Aufsichtsrat außer Acht
gelassen, um einen fairen und ausgewogenen Anreiz zu gewährleisten.

Der Auszahlungsbetrag des STI hängt davon ab, in welchem Maße die Ziele für den FFO
je Aktie erreicht wurden. Gemessen wird das Verhältnis des im Geschäftsjahr tatsächlich
erzielten FFO je Aktie zum budgetierten FFO je Aktie. Die Zielerreichung für den FFO
je Aktie kann von 0 % bis 150 % betragen. Für eine Auszahlung müssen mindestens 70
% des Zielwerts erreicht werden (Schwellenwert). Entspricht der tatsächlich erreichte
FFO je Aktie dem budgetierten FFO je Aktie, liegt die Zielerreichung bei 100 %. Es
können höchstens 130 % des Zielwerts erreicht werden (Maximalwert); dies führt zu
einer Zielerreichung von 150 %. Von 0 % bis 150 % wird die Zielerreichung für den
FFO je Aktie durch lineare Interpolation errechnet und kaufmännisch auf zwei Nachkommastellen
gerundet.

Der vorläufige Auszahlungsbetrag wird mit einem individuellen Multiplikator von 0,8
bis 1,2 multipliziert. So kann der Aufsichtsrat zusätzlich zur Erreichung der finanziellen
Leistungskriterien die persönliche Leistung der einzelnen Vorstandsmitglieder berücksichtigen.
Dabei können Kriterien wie die individuelle Leistung der Vorstandsmitglieder im betreffenden
Geschäftsjahr und auch deren Verantwortungsbereiche innerhalb des alstria-Konzerns
zum Tragen kommen. Darüber hinaus kann der Aufsichtsrat nach eigenem billigem Ermessen
und im Rahmen des Multiplikators außerordentliche Ereignisse oder Entwicklungen berücksichtigen.
In keinem Fall darf die Auszahlung aus dem STI jedoch 150 % des Zielbetrags übersteigen.

Die entsprechenden FFO je Aktie sowie die daraus resultierende Zielerreichung werden
nachträglich im Vergütungsbericht veröffentlicht. Außerdem werden die Gründe für die
Anwendung des individuellen Multiplikators erläutert.

3.4.2. Long Term Incentive (LTI)

Der Long Term Incentive Plan ist als Anreizsystem konzipiert, um die allgemeine Leistung
und den Gesamterfolg der Gesellschaft zu belohnen. In jedem Geschäftsjahr wird den
Mitgliedern des Vorstands eine LTI-Tranche („LTI-Tranche„) gewährt. Über die Ausgabe der LTI-Tranchen entscheidet der Aufsichtsrat. Der Ausgabetag
(„Ausgabetag„) ist der 1. Januar des jeweiligen Geschäftsjahres, für das der LTI gewährt wird.
Der Aufsichtsrat legt mindestens 4 Key Performance Indicators („KPI„) fest, die während des Performance-Zeitraum erreicht werden müssen (jeweils ein
LTI KPI„). Die LTI-KPIs werden numerisch zusammengefasst und entsprechen entweder einem explizit
quantifizierbaren Ziel im mehrjährigen Geschäftsplan des Unternehmens zu einem bestimmten
Zeitpunkt oder der Erreichung eines für das Unternehmen relevanten Projekts. Die Zielerreichung
kann objektiv definiert und bestimmt werden und der Zeitpunkt, zu dem das Projekt
erreicht werden muss, ist festgelegt und sollte innerhalb des Performance-Zeitraum
liegen.

Der Zielwert der LTI-Tranche für eine 100%ige Auszahlung wird im Vorstandsanstellungsvertrag
festgelegt. Der Auszahlungsbetrag aus dem LTI ist auf 115% der gewährten Vergütung
begrenzt.

Der zweijährige Performance-Zeitraum endet am 31. Dezember des auf den Ausgabetag
folgenden Geschäftsjahres (z.B. 1. Januar 2022 bis 31. Dezember 2023) („Performance-Zeitraum„). Der Aufsichtsrat wird die Erreichung der KPIs in der Aufsichtsratssitzung bewerten,
die sich mit dem letzten Jahresabschluss des Performance-Zeitraums befasst. Die Auszahlung
des LTI erfolgt spätestens in dem Monat, der auf die Feststellung des letzten Jahresabschlusses
des Performance-Zeitraums folgt („Auszahlungstermin„).

Für den Zeitraum 2022-2023 sind die LTI-KPIs wie folgt definiert:

 

Einkommensmanagement: Wert der neuen Mietverträge, Optionen und Mietvertragsverlängerungen,
die während des Zeitraums erzielt werden,

Kapitalstruktur: Wert der in diesem Zeitraum zu finanzierenden Schulden,

Kapitalrecycling: Wert der zu veräußernden Vermögenswerte während des Zeitraums,

Kapitalwachstum: Anzahl der Entwicklungsprojekte, die während des Zeitraums (zu einem
bestimmten Preis) durchgeführt werden.

Die LTI-KPIs sind gleich gewichtet. Zum Auszahlungstermin wird die für jeden LTI-KPI
erzielte Leistung ermittelt, indem die berechneten LTI-KPIs durch das LTI-KPI-Ziel
dividiert werden.

Für jeden LTI-KPI wendet der Aufsichtsrat einen Multiplikator (der „Multiplikator„) an, der von der Erreichung des LTI-KPI abhängt:

 
LTI KPI-Erreichung Multiplikator
< 90% 0
90% – 110% 0,85 – 1,15
> 110% 1,15

Die LTI-KPI-Erreichung wird mit der LTI-KPI-Gewichtung multipliziert, um den Beitrag
jedes LTI-KPI zum Endwert der jeweiligen Tranche zu ermitteln. Der Endwert der jeweiligen
Tranche ergibt sich aus der Summe jedes einzelnen LTI-KPI-Beitrags, multipliziert
mit dem Zielwert des jeweils gewährten LTI.

Die Auszahlung erfolgt anteilig unter Berücksichtigung der Anzahl der aktiven Monate
des jeweiligen Vorstandsmitglieds im Performance-Zeitraum.

Wie beschrieben, ist die Kursentwicklung der alstria-Aktie nicht mehr aussagekräftig,
so dass die Berechnung des LTI auf Basis der Aktienkursentwicklung im Rahmen des Vorstandsvergütungssystems
2021 ihre Funktion verloren hat. Vor diesem Hintergrund werden die Leistungszeiträume
aller ausstehenden LTI-Tranchen, die den Vorstandsmitgliedern für die Vorjahre bis
einschließlich des Geschäftsjahres 2021 gewährt wurden (d.h. LTI 2019/​2023, LTI 2020/​2024,
LTI 2021/​2025), mit Wirkung zum 3. Februar 2022 vorzeitig beendet und anschließend
unverzüglich in bar ausgezahlt. Der den Vorstandsmitgliedern nach den Bedingungen
des Vorstandsvergütungssystems 2021 gewährte LTI 2022/​2026 wird in das Vorstandsvergütungssystem
2022 überführt.

 
3.5.

Malus und Clawback variabler Vergütung

Sämtliche variablen Vergütungsbestandteile der Vorstandsmitglieder werden erst nach
Ende der regulären Performance Periode ausgezahlt. Sollte ein Vorstandsmitglied absichtlich
einen wesentlichen Verstoß begehen gegen

 

eine wesentliche Sorgfaltspflicht im Sinne des § 93 AktG oder

eine wesentliche Pflicht aus dem Dienstvertrag,

so kann der Aufsichtsrat in billigem Ermessen (§ 315 des Bürgerlichen Gesetzbuchs
(„BGB“)) die nicht ausgezahlte variable Vergütung in der Performance Periode reduzieren,
in der der Verstoß ganz oder teilweise stattgefunden hat, („Malus“) oder den Bruttobetrag jeder bereits ausgezahlten variablen Vergütung ganz oder
teilweise zurückfordern („Clawback“).

Unbeschadet des Vorstehenden sind Vorstandsmitglieder verpflichtet, jede bereits ausgezahlte
variable Vergütung zurückzuerstatten, wenn und sofern

 

sich nach der Zahlung herausstellt, dass der geprüfte und genehmigte konsolidierte
Jahresabschluss, auf dem die Berechnung des Auszahlungsbetrags beruhte, fehlerhaft
war und daher gemäß den gesetzlichen Bestimmungen und den relevanten Rechnungslegungsstandards
öffentlich neu ausgewiesen werden muss, und

auf der Grundlage des neu ausgewiesenen, geprüften, konsolidierten Jahresabschlusses
und des relevanten Vergütungssystems ein geringerer oder kein Auszahlungsbetrag aus
der variablen Vergütung fällig gewesen wäre.

 
4.

Vergütungsbezogene Rechtsgeschäfte

 
4.1.

Bestimmungen der Vorstands-Dienstverträge

Dienstverträge werden generell für einen Zeitraum von maximal fünf Jahren abgeschlossen.
Dienstverträge enden automatisch mit dem Ende der Bestellung als Vorstandsmitglied,
ohne dass eine Kündigung erforderlich ist.

 
4.2.

Bestimmungen zur Vertragsbeendigung

Tritt ein Vorstandsmitglied zurück oder wird ein Vorstandsmitglied gemäß § 84 Abs.
3 AktG abberufen, so endet der Dienstvertrag nach Ablauf der Kündigungsfrist gemäß
§ 622 BGB. Das Recht von alstria und des Vorstandsmitglieds, den Dienstvertrag aus
wichtigem Grund gemäß § 626 Abs. 1 BGB zu kündigen, bleibt unberührt.

Bei frühzeitiger Aufhebung des Dienstvertrags in gegenseitigem Einvernehmen erhält
das Vorstandsmitglied die Vergütung für die restliche Laufzeit des Dienstvertrags,
jedoch in jedem Fall höchstens den Wert von zwei vollen Jahresvergütungen, berechnet
auf der Grundlage der Gesamtvergütung für das vorangegangene volle Geschäftsjahr (Abfindung).
Gleiches gilt im Fall einer Abberufung gemäß § 84 Abs. 3 AktG (jedoch nicht bei einem
Rücktritt des Vorstandsmitglieds), wenn die Abberufung aus Gründen erfolgte, für die
das Vorstandsmitglied nicht verantwortlich ist.

Jede Abberufung innerhalb eines Zeitraums von bis zu zwölf Monaten nach einem Kontrollwechsel
(Change-of-Control) gilt als Abberufung, für die das Vorstandsmitglied nicht verantwortlich
ist, es sei denn, die Abberufung erfolgt aus wichtigem Grund gemäß § 626 Abs. 1 BGB.

Wird innerhalb eines Zeitraums von bis zu zwölf Monaten nach einem Kontrollwechsel
die Position als Vorstandsmitglied wesentlich beeinträchtigt (z.B. durch wesentliche
Verringerung der Verantwortungsbereiche), so ist das Vorstandsmitglied berechtigt,
das Amt niederzulegen und den Dienstvertrag mit einer Kündigungsfrist von drei Monaten
zum Monatsende zu kündigen. In diesem Fall erhält das Vorstandsmitglied die Abfindung.

Ein Change-of-Control tritt ein, wenn (i) eine Drittpartei gemäß §§ 29, 30 Wertpapiererwerbs-
und Übernahmegesetz (WpÜG) mindestens 30 % der Stimmrechte an alstria erwirbt oder
(ii) alstria als abhängiges Unternehmen einen Unternehmensvertrag im Sinne der §§
291 ff. AktG schließt oder (iii) alstria gemäß §§ 2 ff. Umwandlungsgesetz (UmwG) mit
einem nicht verbundenen Unternehmen verschmolzen wird, es sei denn, der Unternehmenswert
des anderen Unternehmens beträgt zu dem Zeitpunkt, an dem das übertragende Übernehmen
die Verschmelzung beschließt, weniger als 20 % des Unternehmenswerts von alstria.

Bei Beendigung des Vertrags verfällt der STI, wenn der Vertrag von alstria aus wichtigem
Grund gekündigt wird oder das Vorstandsmitglied das Dienstverhältnis fristlos und
ohne wichtigen Grund gekündigt hat. In allen anderen Fällen bleibt der STI unberührt.

Scheidet ein Vorstandsmitglied wegen Erreichens des Rentenalters, Invalidität, Berufsunfähigkeit,
Frührente oder Tod aus dem Dienst bei alstria aus, erfolgt die Auszahlung des LTI
anteilig unter Berücksichtigung der Anzahl der aktiven Monate des jeweiligen Vorstandsmitglieds
im Leistungszeitraum. Kündigt alstria den Dienstvertrag aus wichtigem Grund gemäß
§ 626 BGB, verfällt der LTI. Gleiches gilt, wenn ein Vorstandsmitglied das Mandat
ohne wichtigen Grund niedergelegt hat.

 
4.3.

Nachvertragliches Wettbewerbsverbot

Mit den Vorstandsmitgliedern wird ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot vereinbart.
Für einen Zeitraum von sechs Monaten nach Beendigung des Dienstvertrags (aus jeglichem
Grund) ist dem Vorstandsmitglied jede berufliche Aktivität für direkte oder indirekte
Wettbewerber von alstria untersagt. Das Vorstandsmitglied verpflichtet sich ferner,
für einen Zeitraum von sechs Monaten kein solches Unternehmen zu gründen, zu erwerben
oder sich direkt oder indirekt daran zu beteiligen. alstria kann jederzeit und mit
Ablauf einer Kündigungsfrist von sechs Monaten auf das nachvertragliche Wettbewerbsverbot
verzichten.

Während der Dauer des nachvertraglichen Wettbewerbsverbots bezahlt alstria dem Vorstandsmitglied
eine Vergütung in Höhe von 100 % des letzten Jahresfestgehalts. Diese Vergütung ist
jeweils zum Monatsende fällig. Vergütungen aus beruflicher Tätigkeit, die nicht in
Wettbewerb zu alstria steht, werden entsprechend verrechnet. Des Weiteren wird jede
Abfindungszahlung an ein Vorstandsmitglied mit jeglichen Zahlungen für ein nachvertragliches
Wettbewerbsverbot verrechnet, sofern die Abfindung innerhalb des nachvertraglichen
Wettbewerbsverbots fällig ist.

 
4.4.

Vergütung bei Krankheit, Tod oder Unfall

Im Krankheitsfall wird das Jahresfestgehalt während der Arbeitsunfähigkeit bis zu
sechs Monate lang weiter ausgezahlt. Der STI wird zeitanteilig ausgezahlt, jedoch
nicht länger als sechs Monate.

Im Fall des Todes während der Laufzeit des Dienstvertrags wird das Jahresfestgehalt
in dem Monat, in dem der Tod eintritt, und den nachfolgenden drei Monaten ausgezahlt.
Der STI wird zeitanteilig bis zum Ende des Monats ausgezahlt, in dem der Tod eintritt.

 
4.5.

Nebentätigkeiten

Vorstandsmitgliedern von alstria ist die Aufnahme einer anderen entgeltlichen oder
unentgeltlichen Tätigkeit oder Nebentätigkeit nur mit vorheriger schriftlicher Bestätigung
einer Zustimmung per Aufsichtsratsbeschluss gestattet. Vorstandsmitglieder haben für
die Mitgliedschaft in konzerninternen Aufsichtsräten keinen Vergütungsanspruch. Bei
Mitgliedschaft in Gremien außerhalb des Konzerns entscheidet der Aufsichtsrat, ob
und in welchem Umfang diese Vergütung angerechnet wird.

 
5.

Vorübergehende Abweichungen vom Vergütungssystem

Gemäß § 87a Abs. 2 Satz 2 AktG kann der Aufsichtsrat vorübergehend vom Vergütungssystem
abweichen, wenn dies im Interesse des langfristigen Wohlergehens von alstria liegt.
Eine Abweichung vom Vergütungssystem erfordert einen entsprechenden Aufsichtsratsbeschluss,
in dem die außergewöhnlichen Umstände und die Notwendigkeit einer Abweichung festgelegt
werden. Ungünstige Marktentwicklungen gelten nicht als außergewöhnliche Umstände,
welche die Notwendigkeit einer Abweichung vom Vergütungssystem rechtfertigen. Gemäß
§ 162 Abs. 1 Satz 2 Nr. 5 AktG müssen die betreffenden Bestandteile des Vergütungssystems,
von denen abgewichen wurde, im Vergütungsbericht aufgeführt werden, und die Notwendigkeit
der Abweichungen muss angegeben werden.

Auch im Falle einer Abweichung muss die Vergütung auf die langfristige und nachhaltige
Entwicklung von alstria ausgerichtet sein. Eine vorübergehende Abweichung vom Vergütungssystem
ist für die folgenden Komponenten möglich:

 

Änderung der Leistungskriterien für STI und LTI;

Anpassung der Bandbreiten für die mögliche Zielerreichung bei beiden variablen Vergütungselementen;

Gewährung außerordentlicher Nebenleistungen zur Kompensation für vorübergehende Aufwendungen;
oder

Gewährung zusätzlicher Vergütungsbestandteile oder Ersetzung bestehender Vergütungsbestandteile,
um den Anreizeffekt der Vorstandsvergütung zu gewährleisten.

 
6.

Wesentliche Änderungen im Vergleich zum bisherigen Vergütungssystem

Das ab 1. Januar 2022 („Wirksamkeitsstichtag“) wirksame und, vorbehaltlich der Billigung durch die Hauptversammlung, auf derzeitige
Vorstandsmitglieder anwendbare Vorstandsvergütungssystem 2022 unterscheidet sich in
folgenden Punkten vom bisherigen Vergütungssystem, welches von der Hauptversammlung
im Jahr 2021 gebilligt wurde:

 

Streichung der ESG-Leistungsziele aus dem Short Term Incentive (jetzt: 100% FFO pro
Aktie).

Abschaffung des alstria-Aktienkurses als Berechnungsgrundlage und stattdessen Einführung
von operativen KPIs als Leistungsziele für den LTI.

Verkürzung des Performance-Zeitraums für den LTI von vier auf zwei Jahre.

Die Auszahlung des LTI in bar, mit einer Obergrenze von 115% (vorher Auszahlung in
Aktien oder bar, mit einer Obergrenze von 250%)

Die Performance-Zeiträume der noch ausstehenden LTI-Tranchen, die den Vorstandsmitgliedern
für Vorjahre bis einschließlich des Geschäftsjahres 2021 gewährt wurden (d.h. LTI
2019/​2023, LTI 2020/​2024, LTI 2021/​2025), werden mit Wirkung zum 3. Februar 2022 vorzeitig
beendet und anschließend unverzüglich in bar ausgezahlt. Der LTI 2022/​2026 soll in
das neue Vorstandsvergütungssystem 2022 überführt werden.

Aufhebung der Share Ownership Guidelines für Vorstandsmitglieder.

Weitere Angaben und Hinweise

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung
EUR 178.032.997,00 und ist in 178.032.997 nennwertlose, auf den Inhaber lautende Stückaktien
eingeteilt. Jede der 178.032.997 Stückaktien gewährt eine Stimme in der Hauptversammlung
(§ 6 Abs. 1 Satz 2 und § 15 Abs. 3 Satz 1 der Satzung).

Zeitangaben in dieser Einberufung

Sämtliche Zeitangaben in dieser Einberufung beziehen sich auf die mitteleuropäische
Sommerzeit (MESZ). Dies entspricht mit Blick auf die koordinierte Weltzeit (UTC) dem
Verhältnis UTC = MESZ minus zwei Stunden.

Virtuelle Hauptversammlung ohne physische Anwesenheit der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten

Die Hauptversammlung wird aufgrund der Entscheidung des Vorstands mit Zustimmung des
Aufsichtsrats nach § 1 Abs. 2 Satz 1 und Abs. 6 Satz 1 COVID-19-Gesetz als virtuelle
Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten
(mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) stattfinden.

Die Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung auf der Grundlage
des COVID-19-Gesetzes führt zu einigen Modifikationen im Ablauf der Versammlung sowie
der Ausübung der Aktionärsrechte. Wir bitten daher die Aktionäre, nachfolgende Hinweise
zu der Übertragung der Versammlung in Bild und Ton, der Stimmrechtsausübung, des Fragerechts
und weiterer Aktionärsrechte besonders zu berücksichtigen.

Anmeldung zu der virtuellen Hauptversammlung und Ausübung des Stimmrechts

Zur Ausübung des Stimmrechts sind nach § 14 Abs. 2 und 3 der Satzung nur diejenigen
Aktionäre berechtigt, die zu Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d.h. am 20. Mai 2022, 0:00 Uhr MESZ, („Nachweisstichtag“) Aktionäre der Gesellschaft sind und sich zur Hauptversammlung anmelden. Die Anmeldung
muss der Gesellschaft zusammen mit einem vom depotführenden Institut auf den Nachweisstichtag
erstellten besonderen Nachweis über den Anteilsbesitz spätestens bis zum Ablauf des
3. Juni 2022, 24:00 Uhr MESZ, unter der folgenden Adresse zugehen:

 

Anmeldestelle:

alstria office REIT-AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes bedürfen der Textform (§ 126b BGB)
und müssen in deutscher oder englischer Sprache abgefasst sein. Der Nachweis kann
auch durch den Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG erfolgen. Aktionäre mit Sitz
im Ausland können unter der E-Mail-Adresse

hv@alstria.de

Informationen und ein Formular in englischer Sprache für die Anmeldung und den Nachweis
des Anteilsbesitzes anfordern.

Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises ihres Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft
erhalten die Aktionäre Anmeldebestätigungen, auf denen die Zahl ihrer Stimmen verzeichnet
und die erforderlichen Zugangsdaten für das internetbasierte Hauptversammlungs- und
Abstimmsystem („Aktionärsportal“) abgedruckt sind.

Üblicherweise übernehmen die depotführenden Institute die erforderliche Anmeldung
und die Übermittlung des Nachweises des Anteilsbesitzes für ihre Kunden. Um den rechtzeitigen
Erhalt der Anmeldebestätigung sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, möglichst
frühzeitig eine Anmeldebestätigung für den Zugang zum Aktionärsportal bei ihrem depotführenden
Institut anzufordern.

Freie Verfügbarkeit der Aktien

Das Stimmrecht bemisst sich ausschließlich nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum
Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit
des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung
des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für den Umfang des Stimmrechts ausschließlich
der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich; d.h. Veräußerungen
von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung
zur Stimmrechtsausübung und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für
Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag
noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht stimmberechtigt.

Besonderheiten der virtuellen Hauptversammlung

Der Vorstand der alstria office REIT-AG hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats gemäß
§ 1 Abs. 2 Satz 1 und Abs. 6 Satz 1 COVID-19-Gesetz entschieden, die ordentliche Hauptversammlung
der Gesellschaft am 10. Juni 2022 als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten.

Die Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Versammlung ohne physische Teilnahme
der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten ermöglicht keine Teilnahme an der Hauptversammlung
im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG (elektronische Teilnahme).

Die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre und ihre Bevollmächtigten haben vielmehr
die nachfolgend unter den Buchstaben a) bis d) beschriebenen Möglichkeiten zur Ausübung
ihrer Aktionärsrechte über das Aktionärsportal.

Das Aktionärsportal erreichen Aktionäre unter

https:/​/​alstria.de/​investoren/​#hauptversammlung

über den Link „Zugang zum Aktionärsportal“.

Zugang zum Aktionärsportal erhalten die Aktionäre mit den Zugangsdaten, die sie nach
Erfüllung der im Abschnitt „Anmeldung zu der virtuellen Hauptversammlung und Ausübung
des Stimmrechts“ genannten Voraussetzungen mit ihrer Anmeldebestätigung zur virtuellen
Hauptversammlung erhalten haben.

 
a)

Bild- und Tonübertragung

Die angemeldeten Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können die gesamte virtuelle
Hauptversammlung per Bild- und Tonübertragung im Internet verfolgen. Hierzu steht
am Tag der Hauptversammlung ab 10:00 Uhr MESZ im Aktionärsportal ein Webcast zur Verfügung.

b)

Ausübung des Stimmrechts

Die angemeldeten Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können das Stimmrecht nur durch
elektronische Briefwahl oder durch Erteilung von Vollmacht mit Weisungen an die Stimmrechtsvertreter
der Gesellschaft ausüben. Hierzu stehen im Aktionärsportal die Funktionen „Abstimmung
per elektronischer Briefwahl“ und „Erteilung von Vollmacht mit Weisungen an die Stimmrechtsvertreter“
zur Verfügung, und zwar jeweils bis zum 10. Juni 2022 bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung. Zur Bevollmächtigung vgl. ergänzend die Hinweise im Abschnitt „Verfahren für die
Stimmabgabe durch Bevollmächtigte“.

c)

Fragerecht

Die angemeldeten Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können bis zum 8. Juni 2022, 24:00 Uhr MESZ, Fragen stellen. Hierzu steht im Aktionärsportal die Funktion „Fragen stellen“ zur
Verfügung.

d)

Widerspruch gegen die Beschlussfassungen der Hauptversammlung

Die angemeldeten Aktionäre und ihre Bevollmächtigten, die ihr Stimmrecht gemäß Buchstabe
b) ausgeübt haben, können unter Verzicht auf das Anwesenheitserfordernis während der
Hauptversammlung Widerspruch gegen eine oder mehrere Beschlussfassungen der Hauptversammlung
erheben. Hierzu steht während der virtuellen Hauptversammlung im Aktionärsportal die
Funktion „Widerspruch erheben“ zur Verfügung.

Die Gesellschaft kann keine Gewähr für einen technisch ungestörten Verlauf der Übertragung
im Internet und den Empfang bei jedem angemeldeten Aktionär (oder dessen Bevollmächtigten)
übernehmen. Wir empfehlen daher, frühzeitig von den oben genannten Rechten, insbesondere
der Ausübung des Stimmrechts, Gebrauch zu machen.

Stimmabgabe durch elektronische Briefwahl

Die angemeldeten Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können das Stimmrecht durch elektronische
Briefwahl ausüben. Die Abgabe der Stimmen ist lediglich über das Aktionärsportal unter
Nutzung der Funktion „Abstimmung per elektronischer Briefwahl“ möglich, und zwar bis
zum 10. Juni 2022 bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung. Bis zu diesem Zeitpunkt kann die Stimmabgabe über das Aktionärsportal auch geändert
oder widerrufen werden. Für den Zugang zum Aktionärsportal beachten Sie bitte die
obigen Hinweise im Abschnitt “Besonderheiten der virtuellen Hauptversammlung“.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Aktionäre können ihr Stimmrecht auch durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
oder durch sonstige Bevollmächtigte ausüben lassen. Auch in diesem Fall müssen für
den betreffenden Aktienbestand die vorstehend im Abschnitt „Anmeldung zu der virtuellen
Hauptversammlung und Ausübung des Stimmrechts“ beschriebenen Voraussetzungen erfüllt
werden.

Bevollmächtigung von Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft

Wir bieten unseren Aktionären an, sich durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter
bei der Ausübung des Stimmrechts vertreten zu lassen. Die Stimmrechtsvertreter dürfen
das Stimmrecht nur nach Maßgabe ausdrücklich erteilter Weisungen zu den einzelnen
Gegenständen der Tagesordnung ausüben. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung
über zusammengefasste Beschlussvorschläge stattfinden, gilt eine hierzu erteilte Weisung
entsprechend für jeden einzelnen Unterpunkt.

Die Erteilung der Vollmacht (mit Weisungen) und ihr Widerruf bedürfen zumindest der
Textform (§ 15 Abs. 3 Satz 3 der Satzung, § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG i.V.m. § 126b BGB).
Entsprechende Vollmachten (mit Weisungen) können bis zum 10. Juni 2022 bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung elektronisch über das Aktionärsportal unter Nutzung der Funktion „Erteilung von Vollmacht mit Weisungen an die Stimmrechtsvertreter“
übermittelt werden. Für den Zugang zum Aktionärsportal beachten Sie bitte die obigen
Hinweise im Abschnitt “Besonderheiten der virtuellen Hauptversammlung“.

Alternativ können Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter unter Verwendung der von der Gesellschaft dafür vorgesehenen
Formulare erteilt werden. Ein entsprechendes Vollmachts- und Weisungsformular wird
Aktionären, die sich entsprechend § 14 Abs. 2 und 3 der Satzung angemeldet haben,
als Teil der Anmeldebestätigung zugesandt. Die ausgefüllten Formulare (sowie ein eventueller
Widerruf von Vollmachten und Weisungen) müssen in diesem Falle spätestens bis zum
9. Juni 2022, 24:00 Uhr MESZ (Eingang bei der Gesellschaft), postalisch oder per E-Mail
an die Gesellschaft an folgende Adresse übermittelt werden:

 

alstria office REIT-AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: alstria-hv2022@computershare.de

Entsprechende erteilte Vollmachten (mit Weisungen) können bis zum 10. Juni 2022 bis
zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung elektronisch über das
Aktionärsportal geändert und widerrufen werden. Für den Zugang zum Aktionärsportal
beachten Sie bitte die obigen Hinweise im Abschnitt “Besonderheiten der virtuellen
Hauptversammlung“.

Bevollmächtigung eines Dritten

Aktionäre können ihr Stimmrecht in der virtuellen Hauptversammlung auch durch einen
sonstigen Bevollmächtigten, z.B. durch das depotführende Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung
oder eine sonstige Person ihrer Wahl ausüben lassen. Auch diese Bevollmächtigten können
das Stimmrecht ausschließlich im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Erteilung
von Vollmacht mit Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben.

Die Erklärung der Erteilung der Vollmacht kann gegenüber dem Bevollmächtigten oder
gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und
der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen zumindest der
Textform, wenn weder ein Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater
noch eine andere diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person bevollmächtigt
wird (§ 15 Abs. 3 Satz 3 der Satzung, § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG i.V.m. § 126b BGB).
Diese können bis zum 10. Juni 2022 bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung elektronisch über das Aktionärsportal unter Nutzung der Funktion „Erteilung von Vollmacht an einen Dritten“ übermittelt
werden. Für den Zugang zum Aktionärsportal beachten Sie bitte die obigen Hinweise
im Abschnitt “Besonderheiten der virtuellen Hauptversammlung“.

Alternativ können Vollmachten unter Verwendung der von der Gesellschaft dafür vorgesehenen
Formulare erteilt werden. Aktionären, die sich entsprechend § 14 Abs. 2 und 3 der
Satzung angemeldet haben, wird als Teil der Anmeldebestätigung ein entsprechendes
Vollmachtsformular zugesandt. Darüber hinaus kann ein entsprechendes Vollmachtsformular
in deutscher oder englischer Sprache auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​alstria.de/​investoren/​#hauptversammlung

abgerufen werden.

Für die Bevollmächtigung von Intermediären, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberatern
oder anderen diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Personen sowie den Widerruf
und den Nachweis einer solchen Bevollmächtigung gelten die gesetzlichen Bestimmungen,
insbesondere § 135 AktG. Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater
und sonstige diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen können zum Verfahren
für ihre eigene Bevollmächtigung besondere Regelungen vorsehen. Die Aktionäre werden
daher gebeten, sich rechtzeitig mit dem zu Bevollmächtigenden wegen einer von ihm
möglicherweise geforderten Form der Vollmacht in Verbindung zu setzen.

Die ausgefüllten Formulare (sowie ein eventueller Widerruf bzw. die Erbringung des
Nachweises einer gegenüber dem Bevollmächtigten erklärten Vollmacht) müssen in diesem
Falle spätestens bis zum 9. Juni 2022, 24:00 Uhr MESZ (Eingang bei der Gesellschaft),
postalisch oder per E-Mail an die Gesellschaft an folgende Adresse übermittelt werden:

 

alstria office REIT-AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: alstria-hv2022@computershare.de

Entsprechende erteilte Vollmachten können bis zum 10. Juni 2022 bis zum Beginn der
Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung elektronisch über das Aktionärsportal
geändert und widerrufen werden. Für den Zugang zum Aktionärsportal beachten Sie bitte
die obigen Hinweise im Abschnitt “Besonderheiten der virtuellen Hauptversammlung“.

Weitere Informationen zur Stimmrechtsausübung

Sollten Vollmachten und ggf. Weisungen fristgemäß auf mehreren Wegen (Brief, E-Mail,
elektronisch über das Aktionärsportal oder gemäß § 67c Abs. 1 und Abs. 2 Satz 3 AktG
in Verbindung mit Art. 2 Abs. 1 und 3 und Art. 9 Abs. 4 der DVO erteilt werden, und
ist nicht erkennbar, welche zuletzt abgegeben wurde, werden diese unabhängig vom Zeitpunkt
des Zugangs in folgender Reihenfolge berücksichtigt: 1. elektronisch über das Aktionärsportal,
2. gemäß § 67c Abs. 1 und Abs. 2 Satz 3 AktG in Verbindung mit Art. 2 Abs. 1 und 3
und Art. 9 Abs. 4 der DVO, 3. per E-Mail und 4. per Brief.

Sollten auf dem gleichen Weg Erklärungen mit mehr als einer Form der Stimmrechtsauübung
eingehen, gilt: Elektronische Briefwahlstimmen haben Vorrang gegenüber der Erteilung
von Vollmacht und ggf. Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft und
letztere haben Vorrang gegenüber der Erteilung von Vollmacht und Weisungen an einen
Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater gemäß § 134a Abs.
1 Nr. 3 AktG sowie einer diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Person.

Der zuletzt zugegangene, fristgerechte Widerruf einer Erklärung ist maßgeblich.

Rechte der Aktionäre

Tagesordnungsergänzungsverlangen, § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den
anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 (letzteres entspricht 500.000 Aktien) erreichen,
können gemäß § 122 Abs. 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt
und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine
Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich (§ 126 BGB) an den Vorstand
der Gesellschaft zu richten. Es muss der Gesellschaft zusammen mit dem Nachweis über
das Erreichen der Mindestaktienanzahl mindestens 30 Tage vor der Versammlung zugehen
(wobei der Tag des Zugangs des Ergänzungsverlangens nicht mitzurechnen ist), also
bis spätestens zum 10. Mai 2022, 24:00 Uhr MESZ.

Etwaige Ergänzungsverlangen sind schriftlich an folgende Adresse zu übermitteln:

 

alstria office REIT-AG
-Vorstand-
Stichwort: Anträge zur Hauptversammlung 2022
Steinstraße 7
20095 Hamburg

Als Nachweis über den Aktienbesitz reicht eine Bestätigung des depotführenden Instituts
aus.

Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit sie nicht bereits
mit der Einberufung bekannt gemacht wurden – unverzüglich nach Zugang des Verlangens
im Bundesanzeiger bekannt gemacht und solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet,
bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten
Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem auf der Internetseite der Gesellschaft
unter

https:/​/​alstria.de/​investoren/​#hauptversammlung

veröffentlicht und den Aktionären nach § 125 Abs. 1 Satz 3 AktG mitgeteilt.

Gegenanträge und Wahlvorschläge, §§ 126 Abs. 1, 127 AktG

Jeder Aktionär ist gemäß § 126 Abs. 1 AktG berechtigt, Gegenanträge zu den Beschlussvorschlägen
zu den Punkten der Tagesordnung zu übersenden. Sollen die Gegenanträge von der Gesellschaft
zugänglich gemacht werden, müssen sie der Gesellschaft mit Nachweis der Aktionärseigenschaft
mindestens 14 Tage vor der Versammlung, d.h. bis zum 26. Mai 2022, 24:00 Uhr MESZ, wie folgt zugehen:

 

alstria office REIT-AG
Stichwort: Anträge zur Hauptversammlung 2022
Steinstraße 7
20095 Hamburg
E-Mail: hv@alstria.de

Anderweitig adressierte Gegenanträge werden nicht zugänglich gemacht. Vorbehaltlich
§ 126 Abs. 2 und 3 AktG werden zugänglich zu machende Gegenanträge von Aktionären
einschließlich des Namens des Aktionärs und einer etwaigen Begründung sowie etwaiger
Stellungnahmen der Verwaltung hierzu auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​alstria.de/​investoren/​#hauptversammlung

veröffentlicht. Gegenanträge sind in deutscher Sprache einzureichen. Sofern sie auch
in englischer Sprache veröffentlicht werden sollen, ist eine Übersetzung beizufügen.

Diese Regelungen gelten gemäß § 127 AktG für den Vorschlag eines Aktionärs zur Wahl
von Aufsichtsratsmitgliedern oder Abschlussprüfern sinngemäß. Zusätzlich zu den in
§ 126 Abs. 2 AktG genannten Gründen braucht der Vorstand einen Wahlvorschlag unter
anderem auch dann nicht zugänglich zu machen, wenn der Vorschlag nicht Namen, ausgeübten
Beruf und Wohnort des Kandidaten enthält. Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern
müssen auch dann nicht zugänglich gemacht werden, wenn ihnen keine Angaben zu der
Mitgliedschaft der vorgeschlagenen Aufsichtsratskandidaten in anderen gesetzlich zu
bildenden Aufsichtsräten im Sinne von § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG beigefügt sind.

Ein nach den §§ 126, 127 AktG zugänglich zu machender Gegenantrag oder Wahlvorschlag
gilt gemäß § 1 Abs. 2 Satz 3 COVID-19-Gesetz im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung
als gestellt, wenn der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende
Aktionär ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist. Das Recht
des Versammlungsleiters, im Rahmen der Abstimmung zuerst über die Vorschläge der Verwaltung
abstimmen zu lassen, bleibt hiervon grundsätzlich unberührt. Sollten die Vorschläge
der Verwaltung dann insoweit mit der notwendigen Mehrheit angenommen werden, haben
sich die Gegenanträge oder (abweichende) Wahlvorschläge erledigt.

Auskunftsrecht bzw. Fragerecht im Wege der elektronischen Kommunikation, § 131 Abs.
1 AktG, § 1 Abs. 2 COVID-19-Gesetz

Jedem Aktionär ist gemäß § 131 Abs. 1 AktG auf Verlangen in der Hauptversammlung vom
Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit die Auskunft
zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist und
kein Auskunftsverweigerungsrecht besteht. Die Auskunftspflicht des Vorstands erstreckt
sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der alstria office REIT-AG
zu den mit ihr verbundenen Unternehmen. Des Weiteren betrifft die Auskunftspflicht
auch die Lage des alstria-Konzerns und der in den Konzernabschluss der alstria office
REIT-AG einbezogenen Unternehmen.

Da die ordentliche Hauptversammlung am 10. Juni 2022 als virtuelle Hauptversammlung
abgehalten wird und eine physische Präsenz der Aktionäre ausgeschlossen ist, können
die Aktionäre am Ort der Hauptversammlung nicht vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten
der Gesellschaft i.S.v. § 131 Abs. 1 AktG verlangen; auch die von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertreter stehen hierfür nicht zur Verfügung. Deshalb ist den
Aktionären gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 COVID-19-Gesetz ein Fragerecht im Wege der
elektronischen Kommunikation einzuräumen.

Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz
2, Abs. 6 Satz 1 COVID-19-Gesetz entschieden, dass die angemeldeten Aktionäre und
ihre Bevollmächtigten der Gesellschaft ihre Fragen bis zum 8. Juni 2022, 24:00 Uhr MESZ, über das Aktionärsportal unter Nutzung der Funktion „Fragen stellen“ übermitteln
können. Für den Zugang zum Aktionärsportal beachten Sie bitte die obigen Hinweise
im Abschnitt “Besonderheiten der virtuellen Hauptversammlung“.

Der Vorstand wird nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen entscheiden, wie er Fragen
beantwortet. Bei Beantwortung von Fragen während der virtuellen Hauptversammlung wird
der Name des Fragestellers nur offengelegt (soweit Fragen individuell beantwortet
werden), wenn mit der Übersendung der Frage das Einverständnis und der Wunsch der
Offenlegung des Namens erklärt wurden. Gleiches gilt für eine etwaige Vorabveröffentlichung
von Fragen und gegebenenfalls Antworten auf der Internetseite der Gesellschaft im
Vorfeld der Hauptversammlung. Auch in diesem Fall wird der Name des Fragestellers
nur offengelegt, wenn er mit Übersendung der Frage sein Einverständnis mit der Offenlegung
seines Namens und einen entsprechenden Wunsch erklärt hat.

Möglichkeit des Widerspruchs gegen Beschlüsse der virtuellen Hauptversammlung, § 1
Abs. 2 COVID-19-Gesetz

Den angemeldeten Aktionären und ihren Bevollmächtigten, die ihr Stimmrecht durch elektronische
Briefwahl bzw. durch Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
ausgeübt haben, wird nach Maßgabe von § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 COVID-19-Gesetz in der
Hauptversammlung die Möglichkeit zum Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung
eingeräumt. Entsprechende Erklärungen können ab Eröffnung der virtuellen Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter über das Aktionärsportal unter Nutzung der Funktion „Widerspruch erheben“ übermittelt
werden. Für den Zugang zum Aktionärsportal beachten Sie bitte die obigen Hinweise
im Abschnitt “Besonderheiten der virtuellen Hauptversammlung“.

Weitergehende Erläuterungen

Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126 Abs.
1, 127 und 131 Abs. 1 AktG sowie § 1 Abs. 2 COVID-19-Gesetz sind auf der Internetseite
der Gesellschaft unter

https:/​/​alstria.de/​investoren/​#hauptversammlung

abrufbar.

Internetseite, über die Informationen gemäß § 124 a AktG zugänglich sind, Abstimmungsergebnisse
und Bestätigung der Stimmenzählung

Diese Einberufung der Hauptversammlung, die der Hauptversammlung gemäß § 124a AktG
auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich zu machenden Unterlagen, Anträge
von Aktionären und weitere Informationen im Zusammenhang mit der Hauptversammlung
sind alsbald nach der Einberufung der Hauptversammlung über die Internetseite der
Gesellschaft unter

https:/​/​alstria.de/​investoren/​#hauptversammlung

zugänglich.

Nach der Hauptversammlung werden die Abstimmungsergebnisse unter der gleichen Internetadresse
bekannt gegeben.

Eine Bestätigung über die Stimmenzählung gemäß § 129 Abs. 5 AktG können Abstimmende
innerhalb eines Monats nach dem Tag der Hauptversammlung unter der E-Mail-Adresse

hv@alstria

deanfordern.

Hinweise zum Datenschutz

Der Schutz der personenbezogenen Daten der Aktionäre, Aktionärsvertreter und Gäste,
die sich oder Vertreter für die Teilnahme an der Hauptversammlung der alstria office
REIT-AG anmelden und/​oder die an dieser teilnehmen („Hauptversammlungsteilnehmer“) ist uns sehr wichtig. Nachfolgend finden Hauptversammlungsteilnehmer Informationen
zu der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Vorbereitung,
Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortliche Stelle im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) ist:

 

alstria office REIT-AG
-Vorstand-
Steinstraße 7
20095 Hamburg
E-Mail: info@alstria.de
Telefon: +49 (0)40 226 341 300

Wie ist der Datenschutzbeauftragte zu erreichen?

Die Hauptversammlungsteilnehmer können sich an den Datenschutzbeauftragten der alstria
office REIT-AG wie folgt wenden:

 

alstria office REIT-AG
-Der Datenschutzbeauftragte-
Steinstraße 7
20095 Hamburg
E-Mail: dataprotection@alstria.de
Telefon: +49 (0)40 226 341 300

Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Im Rahmen der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung werden
folgende Kategorien personenbezogener Daten der Aktionäre verarbeitet:

 

Vor- und Nachname

Kontaktdaten (z.B. Anschrift, E-Mail-Adresse)

Aktienbezogene Daten (z.B. Aktienanzahl, Besitzart der Aktien)

Hauptversammlungsbezogene Daten (z.B. Nummer der Anmeldebestätigung und ggf. Weisungen)

Teilnahmeverhaltensbezogene Daten (z.B. Abstimmungsverhalten und ggf. Informationen
zu Tagesordnungsergänzungsverlangen, Anträgen, Wahlvorschlägen und Auskunftsverlangen)

ggf. E-Mail-Adresse (z.B. bei Kontaktaufnahme oder Wunsch des Versandes von zugänglich
zu machenden Geschäftsunterlagen)

Zugangsdaten für das Aktionärsportal.

Haben Aktionäre einen Dritten zur Ausübung ihres Stimmrechts benannt, werden zusätzlich
die personenbezogenen Daten des Bevollmächtigten (insbesondere dessen Vor- und Nachname
sowie dessen Wohnort) verarbeitet. Wir bitten die Aktionäre, die Bevollmächtigten
ausdrücklich darauf hinzuweisen.

Von Gästen der Hauptversammlung werden Informationen zu Vor- und Nachnamen, Kontaktdaten
(z.B. Anschrift, E-Mail-Adresse) sowie ggf. die Firma des Unternehmens, für das sie
tätig sind, verarbeitet.

Für welche Zwecke werden personenbezogene Daten verarbeitet und auf welcher Rechtsgrundlage
basiert die Datenverarbeitung?

Personenbezogene Daten werden verwendet, um die Anmeldung und Teilnahme der Hauptversammlungsteilnehmer
(z.B. Prüfung der Teilnahmeberechtigung) abzuwickeln und den Aktionären die Ausübung
ihrer Rechte (z.B. Wortmeldung und Stimmabgabe) im Rahmen der Hauptversammlung (einschließlich
der Erteilung, des Widerrufs und des Nachweises von Vollmachten und Weisungen) zu
ermöglichen.

Nach § 129 Abs. 1 Satz 2 AktG ist in der Hauptversammlung ein Verzeichnis der erschienenen
oder vertretenen Aktionäre und der Vertreter von Aktionären mit Angabe ihres Namens
und Wohnorts sowie der Zahl der von jedem vertretenen Aktien unter Angabe ihrer Gattung
aufzustellen.

Darüber hinaus werden personenbezogene Daten der Hauptversammlungsteilnehmer ggf.
auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie beispielsweise aufsichtsrechtlicher
Vorgaben sowie aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten verarbeitet.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Hauptversammlungsteilnehmer ist daher
für die ordnungsgemäße Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung
zwingend erforderlich und erfolgt nur in dem zur Erreichung des jeweiligen Zwecks
zwingend erforderlichen Maße.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Darüber hinaus werden personenbezogene Daten auch zur Wahrung berechtigter Interessen
im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO verarbeitet. Dies gilt insbesondere im Zusammenhang
mit Fragen, die gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 COVID-19-Gesetz i. V. m. mit den Vorgaben
in der Einberufung zur ordentlichen Hauptversammlung eingereicht werden. Wenn ein
Aktionär eine Frage gestellt hat und der Nennung seines Namens ausdrücklich zugestimmt
hat, wird die Nennung des Namens aufgrund der Einwilligung im Sinne von Art. 6 Abs.
1 lit. a) DSGVO erfolgen. Die Nennung des Namens erfolgt nur, wenn die Einwilligung
nicht zuvor widerrufen wurde.

Welche Empfänger erhalten personenbezogene Daten?

Die Daten der Hauptversammlungsteilnehmer werden innerhalb der alstria office REIT-AG
von den mit der Organisation der Hauptversammlung befassten Mitarbeitern verarbeitet.
Daneben bedienen wir uns zur Vorbereitung, Nachbereitung und Durchführung der Hauptversammlung
zum Teil unterschiedlicher externer Dienstleister und deren Subunternehmer (Hauptversammlungs-
und IR-Dienstleister sowie Berater und der protokollführende Notar), die ihren Sitz
in dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) haben oder die Voraussetzungen der Vorschriften
des Kapitel 5 DSGVO zur Übermittlung personenbezogener Daten an Drittländer erfüllen.
Die beauftragten Dienstleister erhalten von uns nur solche personenbezogenen Daten,
die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind.

Verlangt ein Aktionär, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden, wird
die Gesellschaft diese Gegenstände unter Angabe des Namens des Aktionärs bei Vorliegen
der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften bekannt machen (vgl.
§§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 AktG). Gleichfalls wird die Gesellschaft Gegenanträge
und Wahlvorschläge von Aktionären bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen
Vorschriften unter Angabe des Namens des Aktionärs auf der Internetseite der Gesellschaft
zugänglich machen (vgl. im Einzelnen auch die vorstehende Erläuterung der §§ 122 Abs.
2, 126 Abs. 1, 127 AktG).

Die Daten des Teilnehmerverzeichnisses können von anderen Aktionären und Hauptversammlungsteilnehmern
während der Versammlung und von Aktionären bis zu zwei Jahre danach eingesehen werden
(§ 129 Abs. 4 AktG).

Darüber hinaus übermitteln wir ggf. personenbezogene Daten der Hauptversammlungsteilnehmer
an Behörden, die die Daten in eigener Verantwortlichkeit verarbeiten (z.B. an Aufsichtsbehörden
aufgrund gesetzlicher Vorschriften).

Eine Übermittlung in das außereuropäische Ausland (d.h. außerhalb des EWR) ist nicht
beabsichtigt.

Aus welchen Quellen stammen die Daten?

Soweit personenbezogene Daten von den Aktionären im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung
angegeben wurden, erhalten alstria bzw. die von ihr beauftragten Dienstleister die
personenbezogenen Daten der Aktionäre in der Regel über die Anmeldestelle von den
Kreditinstituten der Aktionäre, die diese mit der Verwahrung der Aktien der Gesellschaft
beauftragt haben (sog. Depotbanken). Darüber hinaus können alstria bzw. die von ihr
beauftragten Dienstleister personenbezogene Daten von den Hauptversammlungsteilnehmern
erhalten (z.B. bei Stellung von Anträgen).

Soweit es sich um teilnahmeverhaltensbezogene Daten handelt, wie z.B. Auskunfts- oder
Tagesordnungsergänzungsverlangen, stammen die personenbezogenen Daten vom Hauptversammlungsteilnehmer
selbst.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Grundsätzlich werden personenbezogenen Daten gelöscht, sobald sie für die zuvor genannten
Zwecke nicht mehr erforderlich sind, soweit uns nicht gesetzliche oder europarechtliche
Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z. B. im Aktiengesetz, im Handelsgesetzbuch,
in der Abgabenordnung) zu einer weiteren Speicherung verpflichten. Für die im Zusammenhang
mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Aufbewahrungsdauer regelmäßig bis
zu drei Jahre. Weitere Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus dem HGB
und der Abgabenordnung (AO), nach denen die Aufbewahrungsdauer bis zu zehn Jahre betragen
kann.

Findet eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall/​Profiling statt?

Rein automatisierte Entscheidungsverfahren gemäß Art. 22 DSGVO oder ein Profiling
werden nicht eingesetzt.

Welche Rechte haben die Betroffenen?

Betroffene können sich jederzeit mit einer formlosen Mitteilung unter den oben genannten
Kontaktdaten an den Datenschutzbeauftragten der Gesellschaft wenden, um ihre Rechte
gemäß DSGVO auszuüben. Sofern jeweils die Voraussetzungen nach dem anwendbaren Recht
vorliegen, haben Betroffene insbesondere das Recht auf:

 

Auskunft über die zu der betroffenen Person gespeicherten Daten sowie Erhalt einer
Kopie der verarbeiteten Daten nach Maßgabe des Art. 15 DSGVO

Berichtigung unrichtiger sowie Vervollständigung unvollständiger personenbezogener
Daten, Art. 16 DSGVO

Löschung personenbezogener Daten bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen, insbesondere,
sofern diese nicht länger zur Erfüllung der oben benannten Zwecke benötigt werden,
Art. 17 DSGVO

Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten bei Vorliegen der gesetzlichen
Voraussetzungen, Art. 18 DSGVO

Widerruf der Einwilligung, Art. 7 Abs. 3 DSGVO (z.B. durch E-Mail an dataprotection@alstria.de)

Einreichung einer Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde nach Wahl des Betroffenen
(z.B. bei der für alstria zuständigen Datenschutzbehörde: Der Hamburgische Beauftragte
für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Str 22, 7. OG, 20459 Hamburg,
Tel.: (040) 428 54 – 4040, E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de), Art. 77 DSGVO

Die Gesellschaft muss personenbezogene Daten der Hauptversammlungsteilnehmer verarbeiten,
um ihnen die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.
Stellt ein Hauptversammlungsteilnehmer z.B. seine personenbezogenen Daten nicht bereit,
kann ihm die Ausübung der hauptversammlungsbezogenen Rechte ggf. nicht ermöglicht
werden.

 

Hamburg, im April 2022

Der Vorstand

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