Juni 03, 2020

alstria office REIT-AG – Hauptversammlung 2020

Name Bereich Information V.-Datum Relevanz
alstria office REIT-AG
Hamburg
Gesellschaftsbekanntmachungen Einladung zur Hauptversammlung 11.03.2020

English convenience translation available under:
www.alstria.com → Investors → Annual General Meeting

alstria office REIT-AG

Hamburg

ISIN: DE000A0LD2U1
Wertpapierkennnummer: A0LD2U

Einladung zur Hauptversammlung

Hiermit laden wir die Aktionäre unserer Gesellschaft ein zur ordentlichen Hauptversammlung am

Donnerstag, 23. April 2020, 10:00 Uhr,
in der Handwerkskammer Hamburg,
Holstenwall 12, 20355 Hamburg,
Raum 304.

Tagesordnung der Hauptversammlung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der alstria office REIT-AG und des gebilligten Konzernabschlusses mit den Lageberichten für die alstria office REIT-AG und den Konzern zum 31. Dezember 2019, des Berichts des Aufsichtsrats sowie des Vorschlags des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2019

Die vorstehend genannten Unterlagen (einschließlich der erläuternden Berichte des Vorstands zu den Angaben nach §§ 289a Abs. 1, 315a Abs. 1 des Handelsgesetzbuches („HGB“) (in der am 31. Dezember 2019 gültigen Fassung) können im Internet unter

www.alstria.de → Investoren → Hauptversammlung

eingesehen werden. Die Unterlagen werden auch in der Hauptversammlung ausliegen.

Am 24. Februar 2020 hat der Aufsichtsrat den vom Vorstand am 18. Februar 2020 aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss gebilligt; der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Eine Feststellung durch die Hauptversammlung erfolgt daher nicht. Die unter diesem Tagesordnungspunkt genannten Unterlagen sind der Hauptversammlung nach § 176 Abs. 1 Satz 1 des Aktiengesetzes („AktG“) (in der am 31. Dezember 2019 gültigen Fassung) zugänglich zu machen, ohne dass es einer Beschlussfassung hierzu bedarf.

2.

Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019 erzielten Bilanzgewinn in Höhe von EUR 105.000.000,00 wie folgt zu verwenden:

in EUR
Ausschüttung einer Dividende von EUR 0,52 je dividendenberechtigter Stückaktie 92.348.579,44
Einstellung in Gewinnrücklagen 0,00
Gewinnvortrag 12.651.420,56
Bilanzgewinn 105.000.000,00

Der Vorschlag berücksichtigt die 177.593.422 zum Zeitpunkt des Vorschlags existierenden Stückaktien der Gesellschaft. Sollte sich die Zahl der für das Geschäftsjahr 2019 dividendenberechtigten Aktien bis zur ordentlichen Hauptversammlung 2020 verändern, wird in der Hauptversammlung ein entsprechend angepasster Beschlussvorschlag zur Abstimmung gestellt, der unverändert eine Dividende von EUR 0,52 je dividendenberechtigter Stückaktie für das Geschäftsjahr 2019 sowie entsprechend angepasste Beträge für die Ausschüttungssumme und den Gewinnvortrag vorsieht.

Gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 AktG ist der Anspruch auf die Dividende am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag fällig, das heißt am 28. April 2020.

3.

Grüne Dividende: Erhöhung der Dividende durch teilweise Abänderung des Gewinnvortrags gemäß Tagesordnungspunkt 2 oder (bei Ablehnung) Investition in Grüne Projekte

Unter Tagesordnungspunkt 2 haben Vorstand und Aufsichtsrat der Hauptversammlung vorgeschlagen, die Ausschüttung einer Dividende an die Aktionäre in Höhe von EUR 0,52 je dividendenberechtigter Stückaktie sowie einen Gewinnvortrag in Höhe von EUR 12.651.420,56 zu beschließen.

Die Gesellschaft möchte ihren Aktionären zudem die Möglichkeit anbieten über ihren Vorschlag zu einer „Grünen Dividende“ abzustimmen.

Die Aktionäre der alstria office REIT-AG sollen darüber entscheiden, ob die unter Tagesordnungspunkt 2 beschlossene Ausschüttung in Höhe von EUR 0,52 je dividendenberechtigter Stückaktie um EUR 0,01 auf EUR 0,53 je dividendenberechtigter Stückaktie erhöht werden soll, oder ob – im Falle der Ablehnung des Beschlussvorschlags – diese Mittel zur Investition in Projekte verwendet werden sollen, die im Anschluss an die Tagesordnung im Abschnitt „Angaben zu den Grünen Projekten im Rahmen der Grünen Dividende gemäß Tagesordnungspunkt 3“ beschrieben sind („Grüne Projekte“).

Daher soll nun darüber abgestimmt werden, ob ein Teil des Gewinnvortrags zur Ausschüttung an die Aktionäre und Erhöhung der unter Tagesordnungspunkt 2 beschlossenen Dividende verwendet werden soll. Sollte die Hauptversammlung gegen die Ausschüttung stimmen, würde sich der Vorstand verpflichten, diesen Betrag innerhalb der nächsten 24 Monate in die Grünen Projekte zu investieren.

Vor diesem Hintergrund schlagen Vorstand und Aufsichtsrat vor, wie folgt zu beschließen:

In teilweiser Abänderung der Beschlussfassung der Hauptversammlung unter Tagesordnungspunkt 2 in Bezug auf den Gewinnvortrag, schlagen Vorstand und Aufsichtsrat vor, den Gewinnvortrag in Höhe von EUR 12.651.420,56 wie folgt zu verwenden:

in EUR
Ausschüttung einer Dividende von EUR 0,01 je dividendenberechtigter Stückaktie 1.775.934,22
Einstellung in Gewinnrücklagen 0,00
Gewinnvortrag 10.875.486,34

Der Vorschlag berücksichtigt die 177.593.422 zum Zeitpunkt des Vorschlags existierenden Stückaktien der Gesellschaft. Sollte sich die Zahl der für das Geschäftsjahr 2019 dividendenberechtigten Aktien bis zur ordentlichen Hauptversammlung 2020 verändern, wird in der Hauptversammlung ein entsprechend angepasster Beschlussvorschlag zur Abstimmung gestellt, der unverändert eine Dividende von EUR 0,01 je dividendenberechtigter Stückaktie für das Geschäftsjahr 2019 sowie entsprechend angepasste Beträge für die Ausschüttungssumme und den Gewinnvortrag vorsieht.

Gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 AktG ist der Anspruch auf die Dividende am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag fällig, das heißt am 28. April 2020. Die unter Tagesordnungspunkt 3 beschlossene Ausschüttung wird in einer Summe mit der unter Tagesordnungspunkt 2 beschlossenen Dividende ausgezahlt.

4.

Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

5.

Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

6.

Bestellung des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020 sowie des Prüfers für die prüferische Durchsicht des Halbjahresfinanzberichts zum 30. Juni 2020, weiterer unterjähriger Finanzberichte für das Geschäftsjahr 2020 und für das Geschäftsjahr 2021 bis zur nächsten ordentlichen Hauptversammlung

Gestützt auf die Empfehlung seines Prüfungsausschusses schlägt der Aufsichtsrat vor, wie folgt zu beschließen:

Die KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg, wird zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2020, zum Prüfer für die prüferische Durchsicht des Halbjahresfinanzberichts zum 30. Juni 2020 sowie zum Prüfer für die prüferische Durchsicht von weiteren unterjährigen Finanzberichten für das Geschäftsjahr 2020 und für das Geschäftsjahr 2021 bis zur nächsten ordentlichen Hauptversammlung bestellt.

Der Prüfungsausschuss hat in seiner Empfehlung erklärt, dass diese Empfehlung frei von ungebührlicher Einflussnahme durch Dritte ist und ihm keine die Auswahlmöglichkeiten beschränkende Klausel im Sinne von Art. 16 Abs. 6 der EU-Abschlussprüferverordnung auferlegt wurde (Verordnung (EU) Nr. 537/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über spezifische Anforderungen an die Abschlussprüfung bei Unternehmen von öffentlichem Interesse und zur Aufhebung des Beschlusses 2005/909/EG der Kommission).

7.

Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern

Mit Ablauf der ordentlichen Hauptversammlung am 23. April 2020 enden jeweils die Amtszeiten der Mitglieder des Aufsichtsrats Dr. Johannes Conradi und Marianne Voigt. Der Aufsichtsrat schätzt die Arbeit beider Mitglieder sehr und begrüßt ihre Bereitschaft zu einer weiteren Amtszeit.

Gemäß §§ 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG und § 9 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft besteht der Aufsichtsrat aus sechs Mitgliedern der Aktionäre, die durch die Hauptversammlung gewählt werden.

Der Aufsichtsrat hat sich darauf verständigt, der Hauptversammlung bei der Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern grundsätzlich eine Amtszeit von drei Jahren vorzuschlagen. Jeweils zwei Mitglieder des Aufsichtsrats haben dabei gleichlaufende Mandatszeiten, sodass die Hauptversammlung im Ergebnis jedes Jahr zwei Aufsichtsratsmitglieder wählt und über die Zusammensetzung des Aufsichtsrats entscheidet.

Im Einklang mit dieser Regel hat der Aufsichtsratsvorsitzende Dr. Johannes Conradi angeboten, der Gesellschaft für ein letztes Mandat von drei Jahren zur Verfügung zu stehen. Dieser Vorschlag beruht auch auf der Erwartung, dass mehrere aktuelle Aufsichtsratsmitglieder ihre Mandatstätigkeit in den nächsten 24 Monaten beenden werden. Der Aufsichtsrat möchte Dr. Conradi mit der Regelung der Nachfolge und des Übergangs betrauen, da dies ein hohes Maß an Erfahrung, Wissen und Führungsqualitäten erfordern wird. Am Ende der vorgeschlagenen Amtszeit von Dr. Conradi wird das Unternehmen einen erneuerten Aufsichtsrat haben.

Dr. Johannes Conradi und Marianne Voigt sollen jeweils für eine weitere Amtszeit von drei Jahren wiederbestellt werden.

Gestützt auf die Empfehlung des Personalausschusses des Aufsichtsrats, der auch die Aufgaben eines Nominierungsausschusses wahrnimmt, schlägt der Aufsichtsrat vor, wie folgt zu beschließen:

a)

Herr Dr. Johannes Conradi, Rechtsanwalt und Partner bei Freshfields Bruckhaus Deringer LLP, wohnhaft in Hamburg, Deutschland, wird mit Wirkung ab Beendigung dieser Hauptversammlung bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 beschließt, erneut in den Aufsichtsrat gewählt.

b)

Frau Marianne Voigt, Geschäftsführerin der bettermarks GmbH, wohnhaft in Berlin, Deutschland, wird mit Wirkung ab Beendigung dieser Hauptversammlung bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 beschließt, erneut in den Aufsichtsrat gewählt.

Es ist beabsichtigt, die Wahlen zum Aufsichtsrat als Einzelwahl durchzuführen.

Dr. Johannes Conradi ist erneut als Vorsitzender des Aufsichtsrats und Vorsitzender des Personalausschusses vorgesehen. Marianne Voigt ist erneut als Vorsitzende des Prüfungsausschusses vorgesehen.

Die vorstehenden Wahlvorschläge berücksichtigen das Kompetenzprofil und Diversitätskonzept des Aufsichtsrats mit Zielen zu seiner Zusammensetzung („Profil für den Aufsichtsrat“), welches der Aufsichtsrat im Einklang mit §§ 289f, 315d HGB (in der am 31. Dezember 2019 gültigen Fassung) und den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex erarbeitet hat. Nach Wahl der vorgeschlagenen Kandidaten wäre das Profil für den Aufsichtsrat weiterhin voll ausgefüllt. Beide Kandidaten verfügen über Sachverstand auf den Gebieten der Rechnungslegung bzw. Abschlussprüfung i. S. v. § 100 Abs. 5 AktG. Der Aufsichtstrat erachtet beide Kandidaten als unabhängig. Das Profil für den Aufsichtsrat ist mit dem Stand der Umsetzung in der Erklärung zur Unternehmensführung unter

www.alstria.de → Investoren → Corporate Governance → Erklärung zur Unternehmensführung

veröffentlicht.

Die vorgeschlagenen Kandidaten achten darauf, dass ihnen für die Wahrnehmung ihrer Aufgaben im Aufsichtsrat genügend Zeit zur Verfügung steht. Beide Kandidaten halten die in Ziffern C.4 und C.5 des Deutschen Corporate Governance Kodex (in der Fassung vom 16. Dezember 2019 („DCGK n.F.“)) empfohlenen Mandatsobergrenzen ein.

Weitere Informationen zu den vorgeschlagenen Kandidaten, insbesondere Lebensläufe, die jeweils über ihre relevanten Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen Auskunft geben, sind im Anschluss an die Tagesordnung im Abschnitt „Angaben zu den unter Tagesordnungspunkt 7 zur Wahl vorgeschlagenen Aufsichtsratskandidaten“ abgedruckt. Dort sind im Einklang mit § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG ebenfalls Mitgliedschaften der vorgeschlagenen Kandidaten in anderen gesetzlich zu bildenden inländischen Aufsichtsräten und in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen aufgeführt.

8.1

Schaffung eines neuen Genehmigten Kapitals 2020 mit der Möglichkeit zum Bezugsrechtsausschluss für Spitzenbeträge und Gläubiger von Schuldverschreibungen, Aufhebung des Genehmigten Kapitals 2019 und entsprechende Satzungsänderung

Die dem Vorstand von der Hauptversammlung am 22. Mai 2019 unter Tagesordnungspunkt 7.1 erteilte Ermächtigung, das Grundkapital der Gesellschaft bis zum 21. Mai 2024 (einschließlich) mit Zustimmung des Aufsichtsrats durch Ausgabe neuer, auf den Inhaber lautender Stückaktien gegen Bar- und/oder Sacheinlagen einmalig oder mehrmals um bis zu insgesamt EUR 35.483.299,00 zu erhöhen (Genehmigtes Kapital 2019), soll im Zusammenhang mit der Ermächtigung zur Ausgabe von Schuldverschreibungen (Tagesordnungspunkt 9) erneuert werden, wobei die Möglichkeit zum Bezugsrechtsausschluss bei Kapitalerhöhungen insgesamt grundsätzlich auf 10 % des Grundkapitals beschränkt werden soll. Das Genehmigte Kapital 2019 soll daher durch ein neues Genehmigtes Kapital 2020 ersetzt werden, welches erneut in Höhe von 20 % des aktuell bestehenden Grundkapitals sowie mit einer Laufzeit von fünf Jahren geschaffen werden soll. Die Aufhebung des Genehmigten Kapitals 2019 soll aufschiebend bedingt sein auf die Eintragung des Genehmigten Kapitals 2020 in das Handelsregister der Gesellschaft.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:

a)

Ermächtigung

Der Vorstand wird ermächtigt, das Grundkapital der Gesellschaft bis zum 22. April 2025 (einschließlich) mit Zustimmung des Aufsichtsrats durch Ausgabe neuer, auf den Inhaber lautender Stückaktien gegen Bar- und/oder Sacheinlagen einmalig oder mehrmals um bis zu insgesamt EUR 35.518.684,00 zu erhöhen (Genehmigtes Kapital 2020).

Den Aktionären ist grundsätzlich ein Bezugsrecht zu gewähren. Das gesetzliche Bezugsrecht kann auch in der Weise eingeräumt werden, dass die neuen Aktien von einem oder mehreren Kreditinstituten mit der Verpflichtung übernommen werden, sie den Aktionären zum Bezug anzubieten. Der Vorstand wird ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats, das Bezugsrecht der Aktionäre für etwaige Spitzenbeträge auszuschließen und soweit es erforderlich ist, um den Gläubigern der von der Gesellschaft ausgegebenen Schuldverschreibungen (einschließlich Genussrechten) mit Wandlungs- oder Optionsrechten bzw. einer Wandlungs- oder Optionspflicht ein Bezugsrecht auf neue Aktien in dem Umfang einzuräumen, wie es ihnen nach Ausübung ihres Wandlungs- oder Optionsrechts bzw. einer Wandlungs- oder Optionspflicht zustünde.

Der Vorstand wird ferner ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats den weiteren Inhalt der Aktienrechte und die Bedingungen der Aktienausgabe festzulegen.

b)

Aufhebung des Genehmigten Kapitals 2019

Die von der Hauptversammlung am 22. Mai 2019 unter Tagesordnungspunkt 7.1 beschlossene Ermächtigung zur Erhöhung des Grundkapitals der Gesellschaft (Genehmigtes Kapital 2019) und zum Ausschluss des Bezugsrechts in § 5 Abs. 3, Abs. 4 und Abs. 4a der Satzung der Gesellschaft wird mit Wirksamkeit des Genehmigten Kapitals 2020 gemäß vorstehendem lit. a) aufgehoben.

c)

Satzungsänderungen

§ 5 Abs. 3, 4 und 4a der Satzung werden wie folgt neu gefasst:

„(3) Der Vorstand ist ermächtigt, das Grundkapital der Gesellschaft bis zum 22. April 2025 (einschließlich) mit Zustimmung des Aufsichtsrats durch Ausgabe neuer, auf den Inhaber lautender Stückaktien gegen Bar- und/oder Sacheinlagen einmalig oder mehrmals um bis zu insgesamt EUR 35.518.684,00 zu erhöhen (Genehmigtes Kapital 2020).

Den Aktionären ist grundsätzlich ein Bezugsrecht zu gewähren. Das gesetzliche Bezugsrecht kann auch in der Weise eingeräumt werden, dass die neuen Aktien von einem oder mehreren Kreditinstituten mit der Verpflichtung übernommen werden, sie den Aktionären zum Bezug anzubieten. Der Vorstand ist ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Bezugsrecht der Aktionäre für etwaige Spitzenbeträge auszuschließen und soweit es erforderlich ist, um den Gläubigern der von der Gesellschaft ausgegebenen Schuldverschreibungen (einschließlich Genussrechten) mit Wandlungs- oder Optionsrechten bzw. einer Wandlungs- oder Optionspflicht ein Bezugsrecht auf neue Aktien in dem Umfang einzuräumen, wie es ihnen nach Ausübung ihres Wandlungs- oder Optionsrechts bzw. einer Wandlungs- oder Optionspflicht zustünde.

Der Vorstand ist ferner ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats den weiteren Inhalt der Aktienrechte und die Bedingungen der Aktienausgabe festzulegen.

(4) (entfallen)

(4a) (entfallen).“

d)

Ermächtigung zur Satzungsanpassung

Der Aufsichtsrat wird ermächtigt, die Fassung der Satzung an den Umfang einer im Einzelfall durchgeführten Kapitalerhöhung aus dem Genehmigten Kapital 2020 entsprechend anzupassen sowie alle sonstigen damit im Zusammenhang stehenden Anpassungen der Satzung vorzunehmen, die nur die Fassung betreffen. Entsprechendes gilt, falls das Genehmigte Kapital 2020 bis zum Ablauf der Ermächtigung nicht oder nicht vollständig ausgenutzt worden ist.

e)

Anmeldung der Satzungsänderung

Der Vorstand wird angewiesen, die Aufhebung des bestehenden Genehmigten Kapitals 2019 nur zusammen mit der beschlossenen Schaffung des neuen Genehmigten Kapitals 2020 in Höhe von EUR 35.518.684,00 mit den entsprechenden Satzungsänderungen gemäß vorstehendem lit. c) zur Eintragung in das Handelsregister der Gesellschaft anzumelden mit der Maßgabe, dass die Aufhebung des Genehmigten Kapitals 2019 nur in das Handelsregister eingetragen werden soll, wenn sichergestellt ist, dass zeitgleich oder im unmittelbaren Anschluss daran das neue Genehmigte Kapital 2020 in das Handelsregister eingetragen wird.

8.2

Ermächtigung zum Bezugsrechtsausschluss für das Genehmigte Kapital 2020 gegen Bar- oder Sacheinlagen in Höhe von bis zu 5 % des Grundkapitals und entsprechende Satzungsänderung

Unter Tagesordnungspunkt 8.1 haben Vorstand und Aufsichtsrat der Hauptversammlung vorgeschlagen, den Vorstand zu ermächtigen, das Grundkapital der Gesellschaft bis zum 22. April 2025 (einschließlich) mit Zustimmung des Aufsichtsrats durch Ausgabe neuer, auf den Inhaber lautender Stückaktien gegen Bar- und/oder Sachleistung einmalig oder mehrmals um bis zu insgesamt EUR 35.518.684,00 zu erhöhen (Genehmigtes Kapital 2020). Ferner haben Vorstand und Aufsichtsrat der Hauptversammlung vorgeschlagen, den Vorstand zu ermächtigen, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Bezugsrecht der Aktionäre für etwaige Spitzenbeträge auszuschließen.

Um das unter Tagesordnungspunkt 8.1 zur Beschlussfassung gestellte Genehmigte Kapital 2020 flexibel einsetzen zu können, soll auch über weitere Möglichkeiten des Bezugsrechtsausschlusses beschlossen werden.

Die Möglichkeit zum Bezugsrechtsausschluss bei Kapitalerhöhungen gegen Bar- oder Sacheinlagen soll zunächst auf 5 % des Grundkapitals beschränkt sein (siehe aber auch Tagesordnungspunkt 8.3).

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor wie, folgt zu beschließen:

a)

Ermächtigung

Der Vorstand wird ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Bezugsrecht der Aktionäre betreffend das Genehmigte Kapital 2020 (§ 5 Abs. 3 der Satzung gemäß der in Tagesordnungspunkt 8.1 vorgeschlagenen Fassung) auszuschließen bei Kapitalerhöhungen gegen Bareinlagen, wenn der Ausgabepreis der neuen Aktien den Börsenpreis der bereits börsennotierten Aktien gemäß § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG nicht wesentlich unterschreitet, sowie bei Kapitalerhöhungen gegen Sacheinlagen. Die Summe der unter Ausschluss des Bezugsrechts gemäß dieser Ermächtigung ausgegebenen Aktien darf fünf vom Hundert des Grundkapitals weder im Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Ermächtigung noch im Zeitpunkt ihrer Ausnutzung übersteigen.

Auf diese Begrenzung werden solche Aktien angerechnet,

die während der Laufzeit dieser Ermächtigung aufgrund einer Ermächtigung der Hauptversammlung erworben und gemäß § 71 Abs. 1 Nr. 8 Satz 5 i.V.m. § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG unter Ausschluss des Bezugsrechts veräußert werden;

die während der Laufzeit dieser Ermächtigung zur Bedienung von Schuldverschreibungen (einschließlich Genussrechten) mit Wandlungs- oder Optionsrechten bzw. einer Wandlungs- oder Optionspflicht ausgegeben wurden bzw. auszugeben sind, sofern die Schuldverschreibungen mit Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre ausgegeben wurden.

Solche Aktien, die im Rahmen eines Mitarbeiterbeteiligungsprogramms an Arbeitnehmer der Gesellschaft (bzw. mit der Gesellschaft verbundener Unternehmen) ausgegeben werden, bleiben hiervon unberücksichtigt.

b)

Satzungsänderung

Der unter Tagesordnungspunkt 8.1 aufgehobene § 5 Abs. 4 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

„(4) Der Vorstand ist ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Bezugsrecht der Aktionäre betreffend das Genehmigte Kapital 2020 (§ 5 Abs. 3 der Satzung) auszuschließen bei Kapitalerhöhungen gegen Bareinlagen, wenn der Ausgabepreis der neuen Aktien den Börsenpreis der bereits börsennotierten Aktien gemäß § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG nicht wesentlich unterschreitet, sowie bei Kapitalerhöhungen gegen Sacheinlagen. Die Summe der unter Ausschluss des Bezugsrechts gemäß dieser Ermächtigung ausgegebenen Aktien darf fünf vom Hundert des Grundkapitals weder im Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Ermächtigung noch im Zeitpunkt ihrer Ausnutzung übersteigen.

Auf diese Begrenzung werden solche Aktien angerechnet,

die während der Laufzeit dieser Ermächtigung aufgrund einer Ermächtigung der Hauptversammlung erworben und gemäß § 71 Abs. 1 Nr. 8 Satz 5 i.V.m. § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG unter Ausschluss des Bezugsrechts veräußert werden;

die während der Laufzeit dieser Ermächtigung zur Bedienung von Schuldverschreibungen (einschließlich Genussrechten) mit Wandlungs- oder Optionsrechten bzw. einer Wandlungs- oder Optionspflicht ausgegeben wurden bzw. auszugeben sind, sofern die Schuldverschreibungen mit Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre ausgegeben wurden.

Solche Aktien, die im Rahmen eines Mitarbeiterbeteiligungsprogramms an Arbeitnehmer der Gesellschaft (bzw. mit der Gesellschaft verbundener Unternehmen) ausgegeben werden, bleiben hiervon unberücksichtigt.“

c)

Anmeldung der Satzungsänderung

Der Vorstand wird angewiesen, die Satzungsänderung mit der Maßgabe zum Handelsregister anzumelden, dass die Eintragung im Handelsregister erst nach der Eintragung des unter Tagesordnungspunkt 8.1 zu schaffenden Genehmigten Kapitals 2020 erfolgt.

8.3

Ermächtigung zum Bezugsrechtsausschluss für das Genehmigte Kapital 2020 gegen Bar- oder Sacheinlagen in Höhe von weiteren bis zu 5 % des Grundkapitals und entsprechende Satzungsänderung

Unter Tagesordnungspunkt 8.1 haben Vorstand und Aufsichtsrat der Hauptversammlung vorgeschlagen, den Vorstand zu ermächtigen, das Grundkapital der Gesellschaft bis zum 22. April 2025 (einschließlich) mit Zustimmung des Aufsichtsrats durch Ausgabe neuer, auf den Inhaber lautender Stückaktien gegen Bar- und/oder Sachleistung einmalig oder mehrmals um bis zu insgesamt EUR 35.518.684,00 zu erhöhen (Genehmigtes Kapital 2020). Ferner haben Vorstand und Aufsichtsrat der Hauptversammlung vorgeschlagen, den Vorstand zu ermächtigen, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Bezugsrecht der Aktionäre für etwaige Spitzenbeträge auszuschließen.

Zudem haben Vorstand und Aufsichtsrat der Hauptversammlung unter Tagesordnungspunkt 8.2 vorgeschlagen, das Bezugsrecht auszuschließen, aber grundsätzlich nur für ausgegebene Aktien in Höhe von insgesamt bis zu 5 % des Grundkapitals.

Das Bezugsrecht soll bei Kapitalerhöhungen gegen Bar- oder Sacheinlagen nun um weitere bis zu 5 % des Grundkapitals (und damit zusammen mit der Ermächtigung unter Tagesordnungspunkt 8.2 für Aktien in Höhe von insgesamt bis zu 10 % des Grundkapitals) ausgeschlossen werden können, wenn die Gesellschaft beabsichtigt, die Aktien bzw. Bareinlagen der jeweiligen Kapitalerhöhung zu nutzen für den Erwerb oder die Finanzierung von Immobilien bzw. Immobilienportfolien bzw. von Anteilen an Gesellschaften, die im Wesentlichen Immobilien besitzen, oder zur Rückzahlung von Finanzverbindlichkeiten der Gesellschaft oder mit ihr verbundener Unternehmen.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:

a)

Ermächtigung

Der Vorstand wird ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Bezugsrecht der Aktionäre betreffend das Genehmigte Kapital 2020 (§ 5 Abs. 3 der Satzung gemäß der in Tagesordnungspunkt 8.1 vorgeschlagenen Fassung) auszuschließen bei Kapitalerhöhungen gegen Bareinlagen, wenn der Ausgabepreis der neuen Aktien den Börsenpreis der bereits börsennotierten Aktien gemäß § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG nicht wesentlich unterschreitet, sowie bei Kapitalerhöhungen gegen Sacheinlagen. Die Aktien sollen im Rahmen einer Kapitalerhöhung gegen Sacheinlage dem Erwerb von Immobilien oder Immobilienportfolien dienen. Bei einer Kapitalerhöhung gegen Bareinlage sollen die Bareinlagen der Finanzierung von Immobilien, von Immobilienportfolien oder von Anteilen an Gesellschaften, die im Wesentlichen Immobilien besitzen (der Anteil der Immobilien und Barmittel in der letzten Bilanz beträgt mindestens 75 %), oder der Rückzahlung von Finanzverbindlichkeiten der Gesellschaft oder mit ihr verbundener Unternehmen dienen. Zum Nachweis sind entsprechende Beschlüsse des Vorstands mit Zustimmung des Aufsichtsrats vorzulegen, die die Absicht der Gesellschaft zum Erwerb bzw. der Finanzierung der Immobilien, Immobilienportfolien oder der Anteile an Gesellschaften, die im Wesentlichen Immobilien besitzen, bzw. die Absicht zur Rückzahlung von Finanzverbindlichkeiten festhalten. Die Summe der unter Ausschluss des Bezugsrechts gemäß dieser Ermächtigung ausgegebenen Aktien darf fünf vom Hundert des Grundkapitals weder im Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Ermächtigung noch im Zeitpunkt ihrer Ausnutzung übersteigen.

Auf diese Begrenzung werden solche Aktien angerechnet,

die während der Laufzeit dieser Ermächtigung aufgrund einer Ermächtigung der Hauptversammlung erworben und gemäß § 71 Abs. 1 Nr. 8 Satz 5 i.V.m. § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG unter Ausschluss des Bezugsrechts veräußert werden;

die während der Laufzeit dieser Ermächtigung zur Bedienung von Schuldverschreibungen (einschließlich Genussrechten) mit Wandlungs- oder Optionsrechten bzw. einer Wandlungs- oder Optionspflicht ausgegeben wurden bzw. auszugeben sind, sofern die Schuldverschreibungen mit Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre ausgegeben wurden.

Solche Aktien, die im Rahmen eines Mitarbeiterbeteiligungsprogramms an Arbeitnehmer der Gesellschaft (bzw. mit der Gesellschaft verbundener Unternehmen) ausgegeben werden, bleiben hiervon unberücksichtigt.

b)

Satzungsänderung

Der unter Tagesordnungspunkt 8.1 aufgehobene § 5 Abs. 4a der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

„(4a) Der Vorstand ist ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Bezugsrecht der Aktionäre betreffend das Genehmigte Kapital 2020 (§ 5 Abs. 3 der Satzung) auszuschließen bei Kapitalerhöhungen gegen Bareinlagen, wenn der Ausgabepreis der neuen Aktien den Börsenpreis der bereits börsennotierten Aktien gemäß § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG nicht wesentlich unterschreitet, sowie bei Kapitalerhöhungen gegen Sacheinlagen. Die Aktien sollen im Rahmen einer Kapitalerhöhung gegen Sacheinlage dem Erwerb von Immobilien oder Immobilienportfolien dienen. Bei einer Kapitalerhöhung gegen Bareinlage sollen die Bareinlagen der Finanzierung von Immobilien, von Immobilienportfolien oder von Anteilen an Gesellschaften, die im Wesentlichen Immobilien besitzen (der Anteil der Immobilien und Barmittel in der letzten Bilanz beträgt mindestens 75 %), oder der Rückzahlung von Finanzverbindlichkeiten der Gesellschaft oder mit ihr verbundener Unternehmen dienen. Zum Nachweis sind entsprechende Beschlüsse des Vorstands mit Zustimmung des Aufsichtsrats vorzulegen, die die Absicht der Gesellschaft zum Erwerb bzw. der Finanzierung der Immobilien, Immobilienportfolien oder der Anteile an Gesellschaften, die im Wesentlichen Immobilien besitzen, bzw. die Absicht zur Rückzahlung von Finanzverbindlichkeiten festhalten. Die Summe der unter Ausschluss des Bezugsrechts gemäß dieser Ermächtigung ausgegebenen Aktien darf fünf vom Hundert des Grundkapitals weder im Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Ermächtigung noch im Zeitpunkt ihrer Ausnutzung übersteigen.

Auf diese Begrenzung werden solche Aktien angerechnet,

die während der Laufzeit dieser Ermächtigung aufgrund einer Ermächtigung der Hauptversammlung erworben und gemäß § 71 Abs. 1 Nr. 8 Satz 5 i.V.m. § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG unter Ausschluss des Bezugsrechts veräußert werden;

die während der Laufzeit dieser Ermächtigung zur Bedienung von Schuldverschreibungen (einschließlich Genussrechten) mit Wandlungs- oder Optionsrechten bzw. einer Wandlungs- oder Optionspflicht ausgegeben wurden bzw. auszugeben sind, sofern die Schuldverschreibungen mit Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre ausgegeben wurden.

Solche Aktien, die im Rahmen eines Mitarbeiterbeteiligungsprogramms an Arbeitnehmer der Gesellschaft (bzw. mit der Gesellschaft verbundener Unternehmen) ausgegeben werden, bleiben hiervon unberücksichtigt.“

c)

Anmeldung der Satzungsänderung

Der Vorstand wird angewiesen, die Satzungsänderung mit der Maßgabe zum Handelsregister anzumelden, dass die Eintragung im Handelsregister erst nach der Eintragung des unter Tagesordnungspunkt 8.1 zu schaffenden Genehmigten Kapitals 2020 erfolgt.

9.

Ermächtigung zur Ausgabe von Wandel- oder Optionsanleihen, Genussrechten oder Gewinnschuldverschreibungen und zum Ausschluss des Bezugsrechts, Schaffung eines neuen Bedingten Kapitals I 2020 und entsprechende Satzungsänderung

Wandel- oder Optionsanleihen, Genussrechte oder Gewinnschuldverschreibungen können wesentliche Instrumente sein, um für eine angemessene Kapitalausstattung als entscheidende Grundlage der Unternehmensentwicklung zu sorgen. Bei Nutzung dieser Finanzierungsinstrumente fließt der Gesellschaft Kapital zu, das ihr später unter Umständen als Eigenkapital erhalten bleibt.

Zuletzt wurde der Vorstand der Gesellschaft mit Beschluss der Hauptversammlung vom 29. Mai 2013 zur Ausgabe von Options- oder Wandelanleihen, Genussrechten oder Gewinnschuldverschreibungen sowie zum Ausschluss des Bezugsrechts ermächtigt. Die Laufzeit dieser Ermächtigung ist abgelaufen. Daher soll eine erneute Ermächtigung erteilt werden, die im Gleichklang mit der unter Tagesordnungspunkt 8 vorgesehenen Ermächtigung zum Genehmigten Kapital 2020 ebenfalls eine Laufzeit von fünf Jahren erhalten soll. Die Möglichkeit zum Bezugsrechtsausschluss bei Kapitalerhöhungen soll insgesamt grundsätzlich auf 10 % des Grundkapitals beschränkt werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:

a)

Ermächtigung zur Ausgabe von Wandel- oder Optionsanleihen, Genussrechten oder Gewinnschuldverschreibungen (bzw. Kombination dieser Instrumente)

aa)

Laufzeit der Ermächtigung, Nennbetrag

Der Vorstand wird ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats bis zum 22. April 2025 (einschließlich) einmalig oder mehrmals auf den Inhaber lautende Wandel- oder Optionsanleihen, Genussrechte oder Gewinnschuldverschreibungen und/oder Kombinationen dieser Instrumente (zusammen „Schuldverschreibungen“) im Gesamtnennbetrag von bis zu EUR 418.750.000,00 auszugeben und den Inhabern oder Gläubigern der Schuldverschreibungen („Inhaber“) Wandlungsrechte bzw. Optionsrechte auf insgesamt bis zu 16.750.000 auf den Inhaber lautende Stückaktien der Gesellschaft mit einem anteiligen Betrag des Grundkapitals von insgesamt bis zu EUR 16.750.000,00 nach näherer Maßgabe der Bedingungen der Schuldverschreibungen zu gewähren. Die Ausgabe von Schuldverschreibungen kann gegen Barleistung oder gegen Sacheinlage bzw. -leistung, insbesondere die Beteiligung an anderen Unternehmen, begeben werden.

Die Schuldverschreibungsbedingungen können auch eine Pflicht zur Wandlung oder Optionsausübung zum Ende der Laufzeit oder zu einem früheren Zeitpunkt vorsehen.

Für die Schuldverschreibungen können unterschiedliche Laufzeiten vorgesehen werden. Die Schuldverschreibungen können außer in Euro auch – unter Begrenzung auf den entsprechenden Euro-Gegenwert – in der gesetzlichen Währung eines OECD-Landes begeben werden. Bei der Begebung in einer anderen Währung als in Euro ist der entsprechende Gegenwert, berechnet nach dem Euro-Referenzkurs der Europäischen Zentralbank am Vortag der Beschlussfassung über die Begebung der Schuldverschreibungen, zugrunde zu legen.

bb)

Bezugsrecht, Bezugsrechtsausschluss

Den Aktionären steht grundsätzlich ein Bezugsrecht auf die Schuldverschreibungen zu. Das gesetzliche Bezugsrecht kann auch in der Weise eingeräumt werden, dass die Schuldverschreibungen von einem Kreditinstitut oder einem nach § 186 Abs. 5 Satz 1 AktG gleichstehenden Unternehmen oder einem Konsortium solcher Kreditinstitute bzw. Unternehmen mit der Verpflichtung übernommen werden, sie den Aktionären zum Bezug anzubieten.

Der Vorstand wird jedoch ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Bezugsrecht der Aktionäre auf die Schuldverschreibungen auszuschließen

für Spitzenbeträge;

soweit es erforderlich ist, um den Inhabern der von der Gesellschaft ausgegebenen Schuldverschreibungen mit Wandlungs- oder Optionsrechten bzw. einer Wandlungs- oder Optionspflicht ein Bezugsrecht auf neue Aktien in dem Umfang einzuräumen, wie es ihnen nach Ausübung ihres Wandlungs- oder Optionsrechts bzw. einer Wandlungs- oder Optionspflicht zustünde;

soweit Schuldverschreibungen (i) gegen Barleistung ausgegeben werden und der Ausgabepreis den nach anerkannten finanzmathematischen Grundsätzen ermittelten theoretischen Marktwert der Schuldverschreibungen nicht wesentlich unterschreitet und (ii) soweit Schuldverschreibungen gegen Sachleistung ausgegeben werden, sofern der Wert der Sachleistung in einem angemessenen Verhältnis zu dem nach vorstehendem Punkt (i) zu ermittelnden Marktwert der Schuldverschreibungen steht. Diese Ermächtigung zum Bezugsrechtsausschluss gilt jedoch nur für Schuldverschreibungen mit Rechten auf Aktien, auf die ein anteiliger Betrag des Grundkapitals von insgesamt nicht mehr als 10 % des Grundkapitals entfällt, und zwar weder im Zeitpunkt des Wirksamwerdens noch – falls dieser Wert geringer ist – im Zeitpunkt der Ausübung dieser Ermächtigung.

Auf die vorgenannte 10 %-Begrenzung werden solche Aktien angerechnet,

die während der Laufzeit dieser Ermächtigung unter Ausnutzung eines genehmigten Kapitals unter Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre gemäß § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG oder gegen Sacheinlagen ausgegeben wurden;

die während der Laufzeit dieser Ermächtigung zur Bedienung von Schuldverschreibungen mit Wandlungs- oder Optionsrechten bzw. einer Wandlungs- oder Optionspflicht ausgegeben wurden bzw. auszugeben sind, sofern die Schuldverschreibungen mit Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre ausgegeben wurden;

die während der Laufzeit dieser Ermächtigung aufgrund einer Ermächtigung der Hauptversammlung erworben und gemäß § 71 Abs. 1 Nr. 8 Satz 5 i.V.m. § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG unter Ausschluss des Bezugsrechts veräußert werden.

Solche Aktien, die im Rahmen von Mitarbeiterbeteiligungsprogrammen an Arbeitnehmer der Gesellschaft (bzw. mit der Gesellschaft verbundener Unternehmen) ausgegeben werden, sollen hiervon unberücksichtigt bleiben.

Soweit darüber hinaus Genussrechte oder Gewinnschuldverschreibungen ohne Wandlungsrecht/-pflicht oder Optionsrecht/-pflicht ausgegeben werden, wird der Vorstand ermächtigt, das Bezugsrecht der Aktionäre mit Zustimmung des Aufsichtsrats insgesamt auszuschließen, wenn diese Genussrechte oder Gewinnschuldverschreibungen obligationsähnlich ausgestattet sind, d.h. keine Mitgliedschaftsrechte in der Gesellschaft begründen, keine Beteiligung am Liquidationserlös gewähren und die Höhe der Verzinsung nicht auf Grundlage der Höhe des Jahresüberschusses, des Bilanzgewinns oder der Dividende berechnet wird. Außerdem müssen in diesem Fall die Verzinsung und der Ausgabebetrag der Genussrechte oder Gewinnschuldverschreibungen den zum Zeitpunkt der Begebung aktuellen Marktkonditionen entsprechen.

cc)

Wandlungsrechte, Wandlungspflichten

Im Falle der Ausgabe von Schuldverschreibungen mit Wandlungsrechten und/oder Wandlungspflichten erhalten die Inhaber das Recht bzw. übernehmen die Pflicht, ihre Schuldverschreibungen gemäß den vom Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats festgelegten Schuldverschreibungsbedingungen in auf den Inhaber lautende Stückaktien der alstria office REIT-AG umzutauschen. Der anteilige Betrag des Grundkapitals der je Schuldverschreibung bei Wandlung auszugebenden Aktien der Gesellschaft darf den Nennbetrag der Schuldverschreibungen nicht übersteigen. § 9 Abs. 1 i.V.m. § 199 Abs. 2 AktG ist zu beachten. Das Wandlungsverhältnis ergibt sich aus der Division des Nennbetrages durch den festgesetzten Wandlungspreis für eine Aktie der Gesellschaft.

dd)

Optionsrechte, Optionspflichten

Im Falle der Ausgabe von Schuldverschreibungen mit Optionsrecht und/oder Optionspflicht werden jeder Teilschuldverschreibung ein oder mehrere Optionsscheine beigefügt, die die Inhaber nach näherer Maßgabe der vom Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats festzulegenden Schuldverschreibungsbedingungen zum Bezug von auf den Inhaber lautenden Stückaktien der alstria office REIT-AG berechtigen bzw. verpflichten. Für auf Euro lautende, durch die alstria office REIT-AG begebene Optionsanleihen können die Schuldverschreibungsbedingungen vorsehen, dass die Zahlung des Optionspreises auch durch Sachleistung, insbesondere Übertragung von Teilschuldverschreibungen (Inzahlungnahme) und gegebenenfalls eine bare Zuzahlung erfolgen kann. Der anteilige Betrag des Grundkapitals, der auf die je Teilschuldverschreibung zu beziehenden Aktien entfällt, darf den Nennbetrag der Teilschuldverschreibungen nicht übersteigen.

ee)

Wandlungs- bzw. Optionspreis

Im Fall der Begebung von Schuldverschreibungen mit Wandlungsrechten und/oder Wandlungspflichten und/oder mit Optionsrecht und/oder Optionspflicht, beträgt der Wandlungs- bzw. Optionspreis mindestens EUR 1,00.

Der Wandlungs- bzw. Optionspreis kann unbeschadet des § 9 Abs. 1 AktG im Falle der wirtschaftlichen Verwässerung des Werts der Wandlungsrechte oder -pflichten oder der Optionsrechte oder -pflichten nach näherer Bestimmung der Schuldverschreibung wertwahrend angepasst werden, soweit die Anpassung nicht schon durch Gesetz geregelt ist. Dies gilt insbesondere auch im Falle der Kapitalerhöhung und -herabsetzung sowie Dividendenzahlung an die Aktionäre der Gesellschaft. Im Übrigen kann bei einer Kontrollerlangung durch Dritte eine marktübliche Anpassung des Wandlungs- bzw. Optionspreises sowie eine Laufzeitverkürzung vorgesehen werden. Verwässerungsschutz bzw. Anpassungen können insbesondere durch Einräumung von Bezugsrechten, durch Veränderung des Wandlungs-/Optionspreises sowie durch die Veränderung oder Einräumung von Barkomponenten vorgesehen werden.

ff)

Weitere mögliche Festlegungen in den Schuldverschreibungsbedingungen

Die Schuldverschreibungsbedingungen können das Recht der Gesellschaft vorsehen, im Falle der Wandlungs- bzw. Optionsausübung nicht neue Aktien zu gewähren, sondern einen Geldbetrag zu zahlen. Die Schuldverschreibungsbedingungen können auch vorsehen, dass die Erfüllung der Wandlungs- bzw. Optionsrechte der Inhaber bzw. die Erfüllung von Ansprüchen bei Pflichtwandlung bzw. Pflichtoptionsausübung nach Wahl der Gesellschaft sowohl durch Hingabe eigener Aktien der Gesellschaft als auch durch Ausgabe von neuen Aktien aus bedingtem Kapital erfolgen kann.

Das Umtausch- bzw. Bezugsverhältnis kann nach Maßgabe der Schuldverschreibungsbedingungen auf eine ganze Zahl auf- oder abgerundet werden. Die Schuldverschreibungsbedingungen können vorsehen, dass Spitzen zusammengelegt und/oder in Geld ausgeglichen werden; ferner kann die Leistung einer baren Zuzahlung vorgesehen werden.

Der Vorstand wird ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats die weiteren Einzelheiten der Ausgabe und Ausstattung der Schuldverschreibungen, insbesondere Zinssatz, Ausgabekurs, Laufzeit und Stückelung, Verwässerungsschutzbestimmungen, Wandlungs- bzw. Optionspreis sowie Wandlungs- bzw. Optionsausübungszeiträume zu bestimmen.

b)

Schaffung eines neuen Bedingten Kapitals I 2020

Das Grundkapital wird um bis zu EUR 16.750.000,00 durch Ausgabe von bis zu 16.750.000 neuen, auf den Inhaber lautende nennwertlose Stückaktien mit einem anteiligen Betrag des Grundkapitals von je EUR 1,00 bedingt erhöht (Bedingtes Kapital I 2020). Die bedingte Kapitalerhöhung dient der Gewährung von auf den Inhaber lautenden Stückaktien an die Inhaber von Options- oder Wandelanleihen, Genussrechten oder Gewinnschuldverschreibungen (bzw. Kombinationen dieser Instrumente) jeweils mit Optionsrechten, Wandlungsrechten, Optionspflichten und/oder Wandlungspflichten, die aufgrund der von der Hauptversammlung vom 23. April 2020 unter Tagesordnungspunkt 9 beschlossenen Ermächtigung bis zum 22. April 2025 (einschließlich) von der alstria office REIT-AG ausgegeben werden. Die Ausgabe der neuen Aktien erfolgt zu dem nach Maßgabe des vorstehend bezeichneten Ermächtigungsbeschlusses jeweils zu bestimmenden Options- bzw. Wandlungspreis.

Die bedingte Kapitalerhöhung ist nur insoweit durchzuführen, wie von Options- bzw. Wandlungsrechten Gebrauch gemacht wird bzw. zur Options- oder Wandlungsausübung verpflichtete Inhaber von Anleihen ihre Verpflichtung zur Options- bzw. Wandlungsausübung erfüllen und soweit nicht ein Barausgleich gewährt oder eigene Aktien zur Bedienung eingesetzt werden. Der Vorstand ist im Einklang mit § 6 Abs. 3 Satz 2 der Satzung ermächtigt, die Gewinnberechtigung für die aufgrund der Ausübung des Wandlungs- bzw. Optionsrechts oder der Erfüllung der Wandlungs- oder Optionspflicht ausgegebenen neuen Aktien abweichend von § 60 Abs. 2 AktG festzulegen.

Der Vorstand wird ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats die weiteren Einzelheiten der Durchführung der bedingten Kapitalerhöhung festzusetzen.

c)

Satzungsänderungen

§ 5 Abs. 5 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

„(5) Das Grundkapital ist durch Ausgabe von bis zu 16.750.000 auf den Inhaber lautenden Stückaktien um bis zu EUR 16.750.000,00 bedingt erhöht (Bedingtes Kapital I 2020). Die bedingte Kapitalerhöhung wird nur insoweit durchgeführt, wie die Inhaber von Options- oder Wandlungsrechten bzw. die zur Wandlung Verpflichteten aus Options- oder Wandelanleihen, Genussrechten oder Gewinnschuldverschreibungen, die von der alstria office REIT-AG aufgrund der von der Hauptversammlung vom 23. April 2020 unter Tagesordnungspunkt 9 beschlossenen Ermächtigung ausgegeben werden, von ihren Options- bzw. Wandlungsrechten Gebrauch machen oder, soweit sie zur Wandlung oder Optionsausübung verpflichtet sind, ihre Verpflichtung zur Wandlung bzw. Optionsausübung erfüllen, soweit nicht ein Barausgleich gewährt oder eigene Aktien zur Bedienung eingesetzt werden. Die Ausgabe der neuen Aktien erfolgt zu dem nach Maßgabe des vorstehend bezeichneten Ermächtigungsbeschlusses jeweils zu bestimmenden Options- bzw. Wandlungspreis.

Der Vorstand ist im Einklang mit § 6 Abs. 3 Satz 2 der Satzung ermächtigt, die Gewinnberechtigung für die aufgrund der Ausübung des Wandlungs- bzw. Optionsrechts oder der Erfüllung der Wandlungs- bzw. Optionspflicht ausgegebenen neuen Aktien abweichend von § 60 Abs. 2 AktG festzulegen. Der Vorstand ist ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats die weiteren Einzelheiten der Durchführung der bedingten Kapitalerhöhung festzusetzen.“

d)

Ermächtigung zur Satzungsanpassung

Der Aufsichtsrat wird ermächtigt, die Fassung der Satzung entsprechend der jeweiligen Ausgabe der Bezugsaktien anzupassen sowie alle sonstigen damit in Zusammenhang stehenden Anpassungen der Satzung vorzunehmen, die nur die Fassung betreffen. Entsprechendes gilt im Falle der Nichtausnutzung der von der Hauptversammlung am 23. April 2020 unter Tagesordnungspunkt 9 beschlossenen Ermächtigung nach Ablauf des Ermächtigungszeitraums sowie im Falle der Nichtausnutzung des Bedingten Kapitals I 2020 nach Ablauf der Fristen für die Ausübung von Options- oder Wandlungsrechten bzw. für die Erfüllung von Options- oder Wandlungspflichten.

10.

Ermächtigung zur Ausgabe von Wandelgenussscheinen an die Arbeitnehmer, Schaffung eines neuen Bedingten Kapitals III 2020 und entsprechende Satzungsänderung

Die bestehende Ermächtigung zur Ausgabe von Genussscheinen an die Arbeitnehmer (nicht aber an Mitglieder des Vorstands), die von der Hauptversammlung am 16. Mai 2017 erteilt wurde, ist bereits im großen Umfang ausgenutzt. Sie soll daher erneuert werden. Die Ausgabe von Genussscheinen ist ein wesentliches Element der Gesellschaft für die Vergütung und Bindung talentierter Mitarbeiter. Um das Mitarbeiterbeteiligungsprogramm der Gesellschaft fortführen zu können, soll die Hauptversammlung um die erneute Erteilung einer entsprechenden Ermächtigung gebeten werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:

a)

Ermächtigung zur Ausgabe von Wandelgenussscheinen

Der Vorstand wird ermächtigt, bis zum 22. April 2025 (einschließlich) einmalig oder mehrmals insgesamt bis zu 1.000.000 auf den Inhaber lautende Genussscheine an die Arbeitnehmer der alstria office REIT-AG sowie die Arbeitnehmer von Gesellschaften, an denen die alstria office REIT-AG („Gesellschaft“) unmittelbar oder mittelbar mehrheitlich beteiligt ist, zu begeben („Berechtigte“). Das Bezugsrecht der Aktionäre ist ausgeschlossen.

Die Genussscheine sind mit einer Wandlungspflicht für den Inhaber verbunden. Die Genussscheine werden nach Maßgabe der Wandelgenussrechtsbedingungen in Stückaktien der Gesellschaft gewandelt („Wandelgenussscheine“).

Der Nennbetrag eines Wandelgenussscheins beträgt EUR 1,00. Der bei Ausgabe eines Wandelgenussscheins an die Gesellschaft zu zahlende Preis („Ausgabepreis“) entspricht dem Nennbetrag eines Wandelgenussscheins.

Jeder Wandelgenussschein berechtigt zur Auszahlung eines Gewinnanteils entsprechend der Dividende je Aktie der Gesellschaft für das gesamte Geschäftsjahr der Gesellschaft mit der Maßgabe, dass Wandelgenussscheine, die für weniger als ein Geschäftsjahr gehalten werden, zeitanteilig gewinnberechtigt sind.

Jeder Wandelgenussschein wird am Wandlungstag verpflichtend in eine auf den Inhaber lautende Stückaktie der Gesellschaft gewandelt. Voraussetzung für die Wandlung ist, dass der aktuelle Börsenkurs der Aktien der Gesellschaft den Börsenkurs der Aktien der Gesellschaft am Ausgabetag bis zum Wandlungstag an mindestens sieben nicht aufeinanderfolgenden Börsenhandelstagen um 5 % oder mehr überstiegen hat („Erfolgsziel“).

Wandlungstag ist der zweite Jahrestag des Ausgabetags der Wandelgenussscheine (jedoch frühestens der dritte Bankarbeitstag in Frankfurt am Main, der dem Tag der ordentlichen Hauptversammlung der Gesellschaft in diesem Jahr folgt), vorausgesetzt, dass bis zu diesem Zeitpunkt das Erfolgsziel erreicht ist. Sofern das Erfolgsziel bis zu diesem Tag nicht erreicht ist, ist Wandlungstag der dritte Jahrestag des Ausgabetags der Wandelgenussscheine (jedoch frühestens der dritte Bankarbeitstag in Frankfurt am Main, der dem Tag der ordentlichen Hauptversammlung der Gesellschaft in diesem Jahr folgt), vorausgesetzt, dass bis zu diesem Zeitpunkt das Erfolgsziel erreicht ist.

Sofern das Erfolgsziel auch zum dritten Jahrestag des Ausgabetags der Wandelgenussscheine nicht erreicht ist, ist Wandlungstag der vierte bzw. fünfte Jahrestag des Ausgabetags (jedoch frühestens der dritte Bankarbeitstag in Frankfurt am Main, der dem Tag der ordentlichen Hauptversammlung der Gesellschaft in diesem Jahr folgt), vorausgesetzt, dass bis zu dem jeweiligen Zeitpunkt das Erfolgsziel erreicht ist.

Die Wandelgenussscheine verfallen mit sofortiger Wirkung und ersatzlos, spätestens am fünften Jahrestag des Ausgabetags, wenn sie nicht in auf den Inhaber lautende Stückaktien der Gesellschaft umgewandelt werden. Falls die Wandelgenussscheine verfallen, wird der Ausgabepreis an die Berechtigten ausgezahlt.

Bei der Wandlung eines Genussscheins für eine Stückaktie ist zuzüglich zu dem bereits bei Ausgabe entrichteten Ausgabepreis in Höhe von EUR 1,00 eine Zuzahlung in Höhe von EUR 1,00 je Genussschein zu entrichten, so dass der Wandlungspreis insgesamt EUR 2,00 beträgt.

Unbeschadet des § 9 Abs. 1 AktG wird der Wandlungspreis aufgrund einer Verwässerungsschutzklausel nach näherer Bestimmung der Wandelgenussrechtsbedingungen ermäßigt, wenn die Gesellschaft unter Bestimmung eines Bezugsrechts an ihre Aktionäre während der Laufzeit der Genussscheine das Grundkapital erhöht, weitere Genussscheine begibt oder sonstige Optionsrechte und/oder Wandelschuldverschreibungen oder Optionsanleihen, die zum Bezug von Aktien berechtigen oder verpflichten, gewährt und den Inhabern der Wandelgenussscheine kein Bezugsrecht in dem Umfang eingeräumt wird, wie es ihnen nach erfolgter Wandlung zustehen würde. Die Wandelgenussrechtsbedingungen können darüber hinaus für den Fall der Kapitalherabsetzung eine Anpassung des Wandlungspreises vorsehen. Der anteilige Betrag am Grundkapital der je Wandelgenussschein auszugebenden Aktien darf den Nennbetrag des Wandelgenussscheins nicht übersteigen.

Die Wandelgenussrechtsbedingungen können vorsehen, dass den Berechtigten statt neuer Aktien aus dem unter lit. b) zu beschließenden bedingten Kapital wahlweise eigene Aktien der Gesellschaft gewährt werden können.

Der Vorstand wird ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats die weiteren Einzelheiten der Ausgabe und Ausstattung der Wandelgenussscheine festzulegen beziehungsweise im Einvernehmen mit den Organen der die Emission begebenden Konzerngesellschaft zu bestimmen.

b)

Bedingtes Kapital III 2020

Das Grundkapital wird durch Ausgabe von bis zu 1.000.000 auf den Inhaber lautenden Stückaktien um bis zu EUR 1.000.000,00 bedingt erhöht (Bedingtes Kapital III 2020). Die bedingte Kapitalerhöhung dient ausschließlich der Gewährung von Aktien an die Inhaber von Wandelgenussscheinen, die gemäß vorstehender Ermächtigung unter lit. a) bis zum 22. April 2025 (einschließlich) von der Gesellschaft begeben werden. Die Ausgabe der neuen Aktien erfolgt zu dem Wandlungspreis gemäß lit. a). Die bedingte Kapitalerhöhung ist nur insoweit durchzuführen, wie ausgegebene Wandelgenussscheine in Aktien der Gesellschaft gewandelt werden und zur Bedienung der Wandelgenussscheine keine eigenen Aktien der Gesellschaft gewährt werden. Die neuen Aktien nehmen vom Beginn des Geschäftsjahres an, in dem sie durch Wandlung der Wandelgenussscheine entstehen, am Gewinn teil.

Der Vorstand wird ermächtigt, die weiteren Einzelheiten der Durchführung der bedingten Kapitalerhöhung festzusetzen.

c)

Satzungsänderung

§ 5 der Satzung wird um folgenden neuen Absatz 8 ergänzt:

„(8) Das Grundkapital ist durch Ausgabe von bis zu 1.000.000 auf den Inhaber lautenden Stückaktien um bis zu EUR 1.000.000,00 bedingt erhöht (Bedingtes Kapital III 2020). Die bedingte Kapitalerhöhung dient ausschließlich der Gewährung von Aktien an die Inhaber von Wandelgenussscheinen, die gemäß der Ermächtigung der Hauptversammlung vom 23. April 2020 von der Gesellschaft bis zum 22. April 2025 (einschließlich) begeben werden. Die Ausgabe der neuen Aktien erfolgt zu dem Wandlungspreis gemäß der Ermächtigung der Hauptversammlung vom 23. April 2020. Die bedingte Kapitalerhöhung wird nur insoweit durchgeführt, wie ausgegebene Wandelgenussscheine in Aktien der Gesellschaft gewandelt werden und zur Bedienung der Wandelgenussscheine keine eigenen Aktien der Gesellschaft gewährt werden. Die neuen Aktien nehmen vom Beginn des Geschäftsjahres an, in dem sie durch Wandlung entstehen, am Gewinn teil.“

d)

Ermächtigung zur Satzungsanpassung

Der Aufsichtsrat wird ermächtigt, die Fassung der Satzung an den Umfang einer im Einzelfall durchgeführten Kapitalerhöhung aus dem Bedingten Kapital III 2020 entsprechend anzupassen sowie alle sonstigen damit im Zusammenhang stehenden Anpassungen der Satzung vorzunehmen, die nur die Fassung betreffen. Entsprechendes gilt, falls das Bedingte Kapital III 2020 bis zum Ablauf der Ermächtigung nicht oder nicht vollständig ausgenutzt worden ist.

Angaben zu den Grünen Projekten im Rahmen der Grünen Dividende gemäß Tagesordnungspunkt 3

(Grüne Dividende: Erhöhung der Dividende durch teilweise Abänderung des Gewinnvortrags gemäß Tagesordnungspunkt 2 oder (bei Ablehnung) Investition in Grüne Projekte)

Bei Ablehnung des Verwaltungsvorschlags zu Tagesordnungspunkt 3 würde die Gesellschaft den für die Ausschüttung geplanten Betrag in Höhe von ca. EUR 1,8 Mio. verwenden, um die folgenden Grünen Projekte innerhalb von 24 Monaten zu realisieren:

Objekt Öjendorfer Weg 9-11 in Hamburg
Eigentümer: alstria office REIT-AG
Aktueller Heizwärmeverbrauch pro Jahr: ca. 107 KW/m² (ca. 35% mehr als der Durchschnitt*)
Maßnahme zur Senkung des Energiebedarfs: Einbau neuer Fenster / Umrüstung auf LED Beleuchtung
Maßnahme zur Nutzung erneuerbarer Energien: Installation einer Anlage zur Solarstromerzeugung
Potenzielle CO2 -Ersparnis durch Umsetzung der Maßnahmen: ca. 45 tCO2e / Jahr
Geschätzte Investitionskosten: ca. EUR 750.000
Geschätzte Kosten pro eingesparter tCO2e/Jahr: ca. EUR 16.500
Objekt Hammer Steindamm 129 in Hamburg
Eigentümer: alstria office REIT-AG
Aktueller Heizwärmeverbrauch pro Jahr: ca. 97 KW/m² (ca. 30% mehr als der Durchschnitt*)
Maßnahme zur Senkung des Energiebarfs: Einbau neuer Fenster
Maßnahme zur Nutzung erneuerbarer Energien: Installation einer Anlage zur Solarstromerzeugung
Potenzielle CO2-Ersparnis durch Umsetzung der Maßnahmen: ca. 50 tCO2e / Jahr
Geschätzte Investitionskosten: ca. EUR 950.000
Geschätzte Kosten pro eingesparter tCO2e/Jahr: ca. EUR 19.000

* berechnet auf dem durchschnittlichen Heizwärmeverbrauch der Objekte des alstria Portfolios im Geschäftsjahr 2018

Die Gesellschaft würde die vorstehend beschriebenen Grünen Projekte nicht realisieren, wenn allein finanzielle Kriterien die Entscheidungsgrundlage bilden würden. alstria ist weder gesetzlich noch vertraglich gegenüber den Mietern zur Durchführung der Maßnahmen verpflichtet. Insofern ist durch die Durchführung der Maßnahmen kein wesentlich höherer finanzieller Ertrag aus den Objekten zu erwarten.

Gleichwohl möchte alstria ihren Aktionären anbieten, den CO2-Fußabdruck dieser Objekte durch entsprechende Investitionen zu reduzieren und damit die Klimabilanz des Unternehmens insgesamt zu verbessern.

Angaben zu den unter Tagesordnungspunkt 7 zur Wahl vorgeschlagenen Aufsichtsratskandidaten

(Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern)

Dr. Johannes Conradi

Hamburg, Deutschland

* September 1962

Nationalität: Deutsch

Rechtsanwalt und Partner bei Freshfields Bruckhaus Deringer LLP

Mitglied des Aufsichtsrats seit Januar 2007

Beruflicher Werdegang

1993: Associate bei Bruckhaus Westrick Stegemann
1998: Partner bei Bruckhaus Westrick Heller Löber, seit 2000 Freshfields Bruckhaus Deringer LLP
2000 bis 2006: Global Co-Head der Praxisgruppe Real Estate
2006 bis 2012: Global Head der Sektorgruppe Real Estate und Managing Partner des Hamburger Büros
2012 bis 2018: Global Head der Praxisgruppe Real Estate

Herr Dr. Johannes Conradi berät nationale und internationale Investoren, Unternehmen, Projektentwickler, Finanzinstitute sowie die öffentliche Hand in allen Fragen des Immobilienwirtschaftsrechts, insbesondere bei größeren Immobilientransaktionen, Projektentwicklungen, Immobilienfinanzierungen und Joint Ventures. Er ist Vorstandsmitglied des Instituts für Corporate Governance in der deutschen Immobilienwirtschaft (ICG) und wurde zum Fellow der Royal Institution of Chartered Surveyors (FRICS) ernannt.

Ausbildung

1982 bis 1987 Studium der Rechtswissenschaften an den Universitäten Hamburg und München; 1988 Erstes Juristisches Staatsexamen; 1988 bis 1990 wissenschaftlicher Mitarbeiter am Max-Planck-Institut für ausländisches und internationales Privatrecht; 1990 Referendar; 1993 Zweites Juristisches Staatsexamen; 1993 Rechtsanwalt; 1997 Solicitor (England & Wales).

Angaben nach § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG

Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden inländischen Aufsichtsräten:

Keine

Mitgliedschaften in vergleichbaren in- oder ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:

Mitglied des Beirats der Elbphilharmonie und Laeiszhalle Betriebsgesellschaft mbH

Mitglied des Aufsichtsrats der HamburgMusik gGmbH

Angaben nach Ziffer 5.4.1 Abs. 6 bis 8, 5.4.2 des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 7. Februar 2017 bzw. Ziffer C.6 Abs. 2 und C.13 DCGK n.F.

Der Aufsichtsrat sieht Herrn Dr. Johannes Conradi als unabhängig im Sinne der Ziffer 5.4.2 des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 7. Februar 2017 („DCGK 2017“) bzw. Ziffer C.6 Abs. 2 DCGK n.F. an.

Herr Dr. Johannes Conradi ist in der Immobilienwirtschaft ein besonders angesehener Berater mit hohen Fachkenntnissen und Branchenexpertise. Insbesondere aufgrund dieser Expertise ist trotz nunmehr dreizehnjähriger Mitgliedschaft von Herrn Dr. Johannes Conradi im Aufsichtsrat der Gesellschaft der Aufsichtsrat der Ansicht, dass Herr Dr. Johannes Conradi unabhängig ist. Er ist mit den Unternehmensbelangen besonders gut vertraut. Dies ermöglicht es ihm, seine Expertise zum Vorteil der Gesellschaft einzusetzen. Zwar beauftragt die Gesellschaft gelegentlich die internationale Anwaltssozietät Freshfields Bruckhaus Deringer LLP. Dabei handelt es sich jedoch jeweils um nicht wesentliche Angelegenheiten der Gesellschaft. Dementsprechend betrug die Vergütung in den letzten drei Geschäftsjahren jeweils weniger als EUR 10.000,00. Darüber hinaus werden diese Mandate ausschließlich von anderen Rechtsanwälten und nicht durch Herrn Dr. Johannes Conradi betreut. Insofern steht auch dies der Unabhängigkeit von Herrn Dr. Johannes Conradi nicht entgegen; es handelt sich nicht um eine wesentliche geschäftliche Beziehung.

Herrn Dr. Johannes Conradi steht nach Einschätzung des Aufsichtsrats nicht in einer nach der Empfehlung in Ziffer 5.4.1 Abs. 6 bis 8 DCGK 2017 bzw. Ziffer C.13 DCGK n.F. offenzulegenden persönlichen oder geschäftlichen Beziehung zur alstria office REIT-AG oder deren Konzernunternehmen, den Organen der alstria office REIT-AG oder einem wesentlich an der alstria office REIT-AG beteiligten Aktionär.

Marianne Voigt

Berlin, Deutschland

* März 1969

Nationalität: Deutsch

Geschäftsführerin der bettermarks GmbH

Mitglied des Aufsichtsrats seit Oktober 2011

Beruflicher Werdegang

1993 bis 1999: Im VEBA-Konzern in Controlling und Finanzen, zuletzt als Assistent des Finanzvorstands der VEBA AG in Düsseldorf
1999 bis 2008: Geschäftsführung (CFO/COO) ImmobilienScout in Berlin
seit 2008: Gründung und Aufbau von bettermarks, einem innovativen Online-Lernsystem für Mathematik

Frau Marianne Voigt war in der Geschäftsführung bei ImmobilienScout für den Aufbau des Unternehmens, den IT-Betrieb und die IT-Entwicklung, die Durchführung von Kapitalmaßnahmen sowie für Finanzen und Controlling verantwortlich.

Ausbildung

Banklehre bei B. Metzler; 1992 Abschluss an der WHU Koblenz.

Angaben nach § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG

Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden inländischen Aufsichtsräten:

Mitglied des Aufsichtsrats der BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

Mitgliedschaften in vergleichbaren in- oder ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:

Mitglied des Beirats der DISQ Deutsches Institut für Service-Qualität GmbH & Co. KG

Angaben nach Ziffer 5.4.1 Abs. 6 bis 8, 5.4.2 DCGK 2017 bzw. Ziffer C.6 Abs. 2 und C.13 DCGK n.F

Der Aufsichtsrat sieht Frau Marianne Voigt als unabhängig im Sinne der Ziffer 5.4.2 DCGK 2017 bzw. Ziffer C.6 Abs. 2 DCGK n.F. an.

Frau Marianne Voigt steht nach Einschätzung des Aufsichtsrats nicht in einer nach der Empfehlung in Ziffer 5.4.1 Abs. 6 bis 8 DCGK 2017 bzw. C.13 DCGK n.F. offenzulegenden persönlichen oder geschäftlichen Beziehung zur alstria office REIT-AG oder deren Konzernunternehmen, den Organen der alstria office REIT-AG oder einem wesentlich an der alstria office REIT-AG beteiligten Aktionär.

Berichte des Vorstands an die Hauptversammlung

1.

Bericht zu Tagesordnungspunkt 3

(Grüne Dividende: Erhöhung der Dividende durch teilweise Abänderung des Gewinnvortrags gemäß Tagesordnungspunkt 2 oder (bei Ablehnung) Investition in Grüne Projekte)

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen unter Tagesordnungspunkt 3 vor, die unter Tagesordnungspunkt 2 vorgeschlagene Ausschüttung in Höhe von EUR 52 Cent je dividendenberechtigter Stückaktie um EUR 1 Cent auf EUR 53 Cent je dividendenberechtigter Stückaktie zu erhöhen. Dazu soll der ebenfalls unter Tagesordnungspunkt 2 vorgeschlagene Gewinnvortrag in Höhe von EUR 12.651.420,56 teilweise abgeändert werden.

Die Gesellschaft möchte einen Betrag in Höhe von EUR 1 Cent je dividendenberechtigter Stückaktie der Gesellschaft, also einen Gesamtbetrag in Höhe von ca. EUR 1,8 Mio. („Grüne Dividende“), bereitstellen, um die Verringerung der CO2-Emissionen des Unternehmens zu beschleunigen. Der Klimawandel ist die größte Herausforderung, der wir uns in den kommen Jahren stellen müssen. Wir sind uns über den enthaltenen Kohlenstoff in der Immobilienwirtschaft bewusst und fest entschlossen, die Herausforderung Klimawandel anzunehmen und unsere Klimabilanz noch weiter zu verbessern.

Im Rahmen der Grünen Dividende hat die Gesellschaft daher Projekte identifiziert, in die der Betrag in Höhe von ca. EUR 1,8 Mio. investiert werden könnte. Diese Grünen Projekte sind im Anschluss an die Tagesordnung im Abschnitt „Angaben zu den Grünen Projekten im Rahmen der Grünen Dividende gemäß Tagesordnungspunkt 3“ beschrieben. Nach rein finanziellen Kriterien würde die Gesellschaft nicht in die Grünen Projekte investieren, da ihr Ertrag die laufenden Kapitalkosten nicht decken würde. Auch ist die Gesellschaft weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, diese Investitionen durchzuführen. Eine Investition in die Grünen Projekte würde lediglich mit dem Ziel durchgeführt, die Energiebilanz der betreffenden Immobilien zu verbessern und somit die CO2-Emissionen der alstria weiter zu reduzieren. Es handelt sich also um finanziell nicht rentable Investitionsmöglichkeiten zur Verbesserung des CO2-Fußabdrucks der alstria. Bei Durchführung der Grünen Projekte betragen die geschätzten Kosten pro eingesparter tCO2e durchschnittlich ca. EUR 17.500.

Die Aktionäre haben unter Tagesordnungspunkt 3 die Möglichkeit, für die Auszahlung der Grünen Dividende und damit für die Erhöhung der Dividende um EUR 1 Cent auf EUR 53 Cent je dividendenberechtigter Stückaktie zu stimmen.

Entscheidet sich die Mehrheit der Aktionäre für die Auszahlung der Grünen Dividende, können sie den Erlös selbstbestimmend z.B. in ein effizienteres Klimaschutzprojekt investieren. Im Falle der Ablehnung der Erhöhung würde die Gesellschaft die somit einbehaltenen Mittel zur Investition in die Grünen Projekte nutzen. Im Rahmen der nächsten Hauptversammlung würde der Vorstand über die Durchführung der Grünen Projekte berichten.

Das Vorwort des Vorstands im aktuellen Unternehmensbericht 2019 der alstria sowie die Internetseite

www.green-dividend.com

enthalten weitere Informationen zum Hintergrund der Grünen Dividende. Der Unternehmensbericht 2019 kann im Internet unter

www.alstria.de → Investoren → Berichte

abgerufen werden.

2.

Bericht zu den Tagesordnungspunkten 8.1, 8.2 und 8.3

(Schaffung eines neuen Genehmigten Kapitals 2020, Aufhebung des Genehmigten Kapitals 2019, Ermächtigungen zum Bezugsrechtsausschluss betreffend das Genehmigte Kapital 2020 und entsprechende Satzungsänderungen; Bericht gemäß §§ 203 Abs. 2 Satz 2, 186 Abs. 4 Satz 2 AktG)

Tagesordnungspunkt 8.1

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen unter Tagesordnungspunkt 8.1 vor, das bestehende Genehmigte Kapital 2019 durch ein neues Genehmigtes Kapital 2020 mit einer Laufzeit bis zum 22. April 2025 (einschließlich) in Höhe von 20 % des Grundkapitals der Gesellschaft, also in Höhe von EUR 35.518.684,00 (Genehmigtes Kapital 2020) zu ersetzen. Das bestehende Genehmigte Kapital 2019 soll nur und erst dann aufgehoben werden, wenn sichergestellt ist, dass das neue Genehmigte Kapital 2020 zur Verfügung steht. Die Laufzeit des neuen Genehmigten Kapitals 2020 wird fünf Jahre betragen.

Die alstria office REIT-AG muss jederzeit in der Lage sein, im Interesse ihrer Aktionäre schnell und flexibel in den sich wandelnden Immobilienmärkten handeln zu können. Der Vorstand sieht es daher als seine Pflicht an, dafür zu sorgen, dass die Gesellschaft – unabhängig von konkreten Ausnutzungsplänen – stets über die notwendigen Instrumente der Kapitalbeschaffung verfügt. Da Entscheidungen über die Deckung eines Kapitalbedarfs in der Regel kurzfristig zu treffen sind, ist es wichtig, dass die Gesellschaft hierbei nicht von der zeit- und kostenintensiven Einberufung einer Hauptversammlung abhängig ist. Mit dem Instrument des genehmigten Kapitals hat der Gesetzgeber diesem Erfordernis Rechnung getragen. Als gängigste Anlässe für die Inanspruchnahme eines genehmigten Kapitals sind dabei die Stärkung der Eigenkapitalbasis und die Finanzierung von Beteiligungserwerben (bei der alstria office REIT-AG vor allem in der Form von Immobilienerwerben) zu nennen.

Nach der unter Tagesordnungspunkt 8.1 durch Vorstand und Aufsichtsrat vorgeschlagenen Ermächtigung soll den Aktionären bei der Ausnutzung des Genehmigten Kapitals 2020 grundsätzlich ein Bezugsrecht zustehen. Um die Abwicklung zu erleichtern, soll der Gesellschaft die Möglichkeit eingeräumt werden, die Zeichnung der Aktien durch ein oder mehrere Kreditinstitute zuzulassen mit der Verpflichtung, den Aktionären die Aktien entsprechend ihrem Bezugsrecht anzubieten (mittelbares Bezugsrecht im Sinne von § 186 Abs. 5 AktG).

Das Bezugsrecht soll nach der unter Tagesordnungspunkt 8.1 durch Vorstand und Aufsichtsrat vorgeschlagenen Ermächtigung mit Zustimmung des Aufsichtsrats für Spitzenbeträge ausgeschlossen werden können. Dies ermöglicht die Ausnutzung der Ermächtigung durch runde Beträge. Dadurch wird die Abwicklung einer Emission erleichtert.

Darüber hinaus kann das Bezugsrecht ausgeschlossen werden, soweit es erforderlich ist, um den Gläubigern den von der Gesellschaft ausgegebenen Schuldverschreibungen (einschließlich Genussrechten) mit Wandlungs- oder Optionsrechten bzw. einer Wandlungs- oder Optionspflicht ein Bezugsrecht auf neue Aktien in dem Umfang einzuräumen, wie es ihnen nach Ausübung ihres Wandlungs- oder Optionsrechts bzw. einer Wandlungs- oder Optionspflicht zustünde. Die Bedingungen solcher Schuldverschreibungen sehen in der Regel einen Verwässerungsschutz vor. Werden nach Begebung der Schuldverschreibung Aktien mit Bezugsrecht unter dem aktuellen Börsenkurs der Aktie ausgegeben, wird – bei ansonsten gleichbleibenden Konditionen – der Wert des Wandlungs- bzw. Optionsrechts der Gläubiger von Schuldverschreibungen bzw. Genussrechten verringert. Zum Schutz der Gläubiger der Schuldverschreibungen bzw. Genussrechte wird diesen bei nachfolgender Aktienemission mit Bezugsrecht der Aktionäre in der Regel entweder eine Ermäßigung des Wandlungs- bzw. Optionspreises gewährt; alternativ dazu kann den Gläubigern nach den Bedingungen der Schuldverschreibungen ein Bezugsrecht auf neue Aktien eingeräumt werden, wie es auch den Aktionären zusteht. Die Gläubiger der Schuldverschreibungen werden damit so gestellt, als ob sie ihre Wandlungs- oder Optionsrechte bereits ausgeübt hätten bzw. eine Wandlungs- oder Optionspflicht erfüllt wäre. Damit die Gesellschaft dazu in der Lage ist, ist ein Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre erforderlich. Die Möglichkeit, anstelle einer Ermäßigung des Wandlungs- bzw. Optionspreises den Gläubigern Aktien zu gewähren, kann für die Gesellschaft wirtschaftlich günstiger sein. Durch die Gewährung von Aktien statt einer Reduktion des Wandlungs- bzw. Optionspreises kann die Gesellschaft einen höheren Ausgabekurs für die bei der Wandlung oder Optionsausübung auszugebenden Aktien erzielen.

Tagesordnungspunkt 8.2

Weiterhin soll nach der unter Tagesordnungspunkt 8.2 durch Vorstand und Aufsichtsrat vorgeschlagenen Ermächtigung das Bezugsrecht mit Zustimmung des Aufsichtsrats ausgeschlossen werden können, wenn die neuen Aktien bei Barkapitalerhöhungen gemäß § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG zu einem Betrag ausgegeben werden, der den Börsenpreis nicht wesentlich unterschreitet. Der Ausschluss des Bezugsrechts ermöglicht dabei nicht nur ein zeitnäheres Agieren, sondern auch eine Platzierung der Aktien zu einem börsenkursnahen Preis. Zwar gestattet § 186 Abs. 2 AktG eine Veröffentlichung des Bezugspreises bis zum drittletzten Tag der Bezugsfrist, angesichts der häufig zu beobachtenden Volatilität an den Aktienmärkten besteht aber auch dann ein Marktrisiko über mehrere Tage, welches zu Sicherheitsabschlägen bei der Festlegung des Bezugspreises und so zu nicht marktnahen Konditionen führen kann. Auch ist bei Bestand eines Bezugsrechts wegen der Ungewissheit seiner Ausübung (Bezugsverhalten) die erfolgreiche Platzierung bei Dritten gefährdet bzw. mit zusätzlichen Aufwendungen verbunden. Schließlich kann bei Einräumung eines Bezugsrechts die Gesellschaft wegen der Länge der Bezugsfrist nicht kurzfristig auf günstige bzw. ungünstige Marktverhältnisse reagieren, sondern ist möglicherweise rückläufigen Aktienkursen während der Bezugsfrist ausgesetzt, die zu einer für die Gesellschaft ungünstigen Finanzierung führen können. Darüber hinaus kann mit einer derartigen Platzierung die Gewinnung neuer Aktionärsgruppen angestrebt werden.

Jeder Aktionär hat aufgrund des börsenpreisnahen Ausgabekurses der neuen Aktien grundsätzlich die Möglichkeit, die zur Aufrechterhaltung seiner Anteilsquote erforderlichen Aktien zu annähernd gleichen Bedingungen über die Börse zu erwerben. Es ist daher sichergestellt, dass in Übereinstimmung mit § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG die Vermögens- wie auch die Stimmrechtsinteressen bei einer Ausnutzung des Genehmigten Kapitals 2020 unter Ausschluss des Bezugsrechts angemessen gewahrt werden, während der Gesellschaft im Interesse aller Aktionäre weitere Handlungsspielräume eröffnet werden.

Das Bezugsrecht der Aktionäre soll auch bei Kapitalerhöhungen gegen Sacheinlagen ausgeschlossen werden können. Damit wird es dem Vorstand in geeigneten Einzelfällen ermöglicht, Aktien der Gesellschaft etwa im Zusammenhang mit dem Erwerb von Unternehmen, Unternehmensbeteiligungen oder anderen Wirtschaftsgütern einsetzen zu können. So kann sich in Verhandlungen durchaus die Notwendigkeit ergeben, als Gegenleistung nicht Geld, sondern Aktien bereitstellen zu müssen. Diese Möglichkeit schafft einen Vorteil im Wettbewerb um interessante Akquisitionsobjekte sowie den notwendigen Spielraum, sich bietende Gelegenheiten zum Erwerb von Immobilien oder Unternehmensbeteiligungen liquiditätsschonend nutzen zu können. Auch unter dem Gesichtspunkt einer optimalen Finanzierungsstruktur kann die Hingabe von Aktien sinnvoll sein. Der Gesellschaft erwächst dadurch kein Nachteil, denn die Emission von Aktien gegen Sachleistung setzt voraus, dass der Wert der Sachleistung in einem angemessenen Verhältnis zum Wert der Aktien steht.

Von der ihm erteilten Ermächtigung zum Ausschluss des Bezugsrechts gemäß Tagesordnungspunkt 8.2 darf der Vorstand maximal in einem solchen Umfang Gebrauch machen, dass die insgesamt unter Ausschluss des Bezugsrechts ausgegebenen Aktien weder im Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Ermächtigung noch im Zeitpunkt ihrer Ausübung 5 % des Grundkapitals der Gesellschaft übersteigen. Dadurch wird der Gesamtumfang einer bezugsrechtsfreien Ausgabe von Aktien beschränkt und die Aktionäre werden auf diese Weise zusätzlich gegen eine mögliche Verwässerung ihrer bestehenden Beteiligungen abgesichert.

Auf diese Begrenzung werden solche Aktien angerechnet, (i) die während der Laufzeit dieser Ermächtigung aufgrund einer Ermächtigung der Hauptversammlung erworben und gemäß § 71 Abs. 1 Nr. 8 Satz 5 i.V.m. § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG unter Ausschluss des Bezugsrechts veräußert werden und (ii) die während der Laufzeit dieser Ermächtigung zur Bedienung von Schuldverschreibungen (einschließlich Genussrechten) mit Wandlungs- oder Optionsrechten bzw. einer Wandlungs- oder Optionspflicht ausgegeben wurden bzw. auszugeben sind, sofern die Schuldverschreibungen mit Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre ausgegeben wurden.

Solche Aktien, die im Rahmen eines Mitarbeiterbeteiligungsprogramms an Arbeitnehmer der Gesellschaft (bzw. mit der Gesellschaft verbundener Unternehmen) ausgegeben werden, bleiben hiervon unberücksichtigt.

Der Vorstand wird in jedem Einzelfall sorgfältig prüfen, ob er von der Ermächtigung zur Kapitalerhöhung unter Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre Gebrauch machen wird. Er wird dies nur dann tun, wenn es nach Einschätzung des Vorstands und des Aufsichtsrats im Interesse der Gesellschaft und damit ihrer Aktionäre liegt.

Tagesordnungspunkt 8.3

Weiterhin soll nach der unter Tagesordnungspunkt 8.3 vorgeschlagenen Ermächtigung das Bezugsrecht mit Zustimmung des Aufsichtsrats ausgeschlossen werden können bei Barkapitalerhöhungen, wenn der Ausgabepreis der neuen Aktien den Börsenpreis der bereits börsennotierten Aktien gemäß § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG nicht wesentlich unterschreitet, sowie bei Kapitalerhöhungen gegen Sacheinlagen.

Die Aktien sollen im Rahmen einer Kapitalerhöhung gegen Sacheinlage dem Erwerb von Immobilien oder Immobilienportfolien dienen. Bei einer Kapitalerhöhung gegen Bareinlage sollen die Bareinlagen der Finanzierung von Immobilien, von Immobilienportfolien oder von Anteilen an Gesellschaften, die im Wesentlichen Immobilien besitzen (der Anteil der Immobilien und Barmittel in der letzten Bilanz beträgt mindestens 75 %), oder der Rückzahlung von Finanzverbindlichkeiten der Gesellschaft oder mit ihr verbundener Unternehmen dienen. Zum Nachweis sind entsprechende Beschlüsse des Vorstands mit Zustimmung des Aufsichtsrats vorzulegen, die die Absicht der Gesellschaft zum Erwerb bzw. der Finanzierung der Immobilien, Immobilienportfolien oder der Anteile an Gesellschaften, die im Wesentlichen Immobilien besitzen, bzw. die Absicht zur Rückzahlung von Finanzverbindlichkeiten festhalten. Damit soll insbesondere der flexible und zeitnahe Erwerb und die Finanzierung von Immobilien, Immobilienportfolien oder Anteilen an Gesellschaften, die im Wesentlichen Immobilien besitzen, bzw. die Rückzahlung von Finanzverbindlichkeiten ermöglicht werden.

Die Ermächtigung zum Bezugsrechtsausschluss versetzt die Gesellschaft insbesondere in die Lage, Marktchancen im Immobilienmarkt schnell und flexibel zu nutzen und einen hierbei entstehenden Kapitalbedarf gegebenenfalls auch sehr kurzfristig zu decken. Bei Ausnutzung der Ermächtigung wird der Vorstand den Abschlag vom Börsenpreis nach seiner Einschätzung so niedrig bemessen, wie dies nach den zum Zeitpunkt der Platzierung vorherrschenden Marktbedingungen möglich ist.

Bei der Barkapitalerhöhung gegen Bareinlage dürfen die Aktien nur zum börsennahen Kurs ausgegeben werden. Dadurch erhält jeder Aktionär grundsätzlich die Möglichkeit, Aktien zu annähernd gleichen Bedingungen über die Börse zu erwerben, um so seine Beteiligungsquote aufrechtzuerhalten. Durch die beschränkte Nutzung der Bareinlagen nur zur Finanzierung von Immobilien, Immobilienportfolien oder Anteilen an Gesellschaften, die im Wesentlichen Immobilien besitzen, wird sichergestellt, dass die Bareinlagen im Kerngeschäft der Gesellschaft eingesetzt werden. Die darüber hinaus vorgesehene Nutzung der Bareinlage zur Rückführung von Finanzverbindlichkeiten kann insbesondere zur Schaffung einer besseren Finanzierungsstruktur dienen.

Die Möglichkeit, auch bei Kapitalerhöhungen gegen Sacheinlage das Bezugsrecht auszuschließen, schafft den notwendigen Spielraum, sich bietende Gelegenheiten zum Erwerb von Immobilien oder Immobilienportfolien liquiditätsschonend nutzen und flexibel strukturieren zu können. In diesem Rahmen wird der Gesellschaft gleichzeitig ermöglicht, den Aktionärskreis durch gezielte Ausgabe von Aktien zu erweitern. Sofern von Verkäuferseite die Gegenleistung in Form von Aktien bevorzugt ist, kann die Gesellschaft dem nachkommen. Dies kann einen Wettbewerbsvorteil darstellen. Auch unter dem Gesichtspunkt einer optimalen Finanzierungsstruktur kann die Hingabe von Aktien beim Erwerb von Immobilien oder Immobilienportfolien sinnvoll sein. Der Gesellschaft erwächst dadurch kein Nachteil, denn die Emission von Aktien gegen Sachleistung setzt voraus, dass der Wert der Sachleistung in einem angemessenen Verhältnis zum Wert der Aktien steht.

Im Übrigen wird auf die Ausführungen zu Tagesordnungspunkt 8.2 verwiesen.

Von der ihm erteilten Ermächtigung zum Ausschluss des Bezugsrechts unter Tagesordnungspunkt 8.3 darf der Vorstand maximal in einem solchen Umfang Gebrauch machen, dass die insgesamt unter Ausschluss des Bezugsrechts ausgegebenen Aktien weder im Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Ermächtigung noch im Zeitpunkt ihrer Ausübung 5 % des Grundkapitals der Gesellschaft (und damit zusammen mit der Ermächtigung unter Tagesordnungspunkt 8.2 für Aktien in Höhe von insgesamt bis zu 10 % des Grundkapitals) übersteigen. Dadurch wird der Gesamtumfang einer bezugsrechtsfreien Ausgabe von Aktien beschränkt und die Aktionäre werden auf diese Weise zusätzlich gegen eine mögliche Verwässerung ihrer bestehenden Beteiligungen abgesichert.

Auf diese Begrenzung werden solche Aktien angerechnet, (i) die während der Laufzeit dieser Ermächtigung aufgrund einer Ermächtigung der Hauptversammlung erworben und gemäß § 71 Abs. 1 Nr. 8 Satz 5 i.V.m. § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG unter Ausschluss des Bezugsrechts veräußert werden und (ii) die während der Laufzeit dieser Ermächtigung zur Bedienung von Schuldverschreibungen (einschließlich Genussrechten) mit Wandlungs- oder Optionsrechten bzw. einer Wandlungs- oder Optionspflicht ausgegeben wurden bzw. auszugeben sind, sofern die Schuldverschreibungen mit Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre ausgegeben wurden.

Solche Aktien, die im Rahmen eines Mitarbeiterbeteiligungsprogramms an Arbeitnehmer der Gesellschaft (bzw. mit der Gesellschaft verbundener Unternehmen) ausgegeben werden, bleiben hiervon unberücksichtigt.

Der Vorstand wird in jedem Einzelfall sorgfältig prüfen, ob er von der Ermächtigung zur Kapitalerhöhung unter Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre Gebrauch machen wird beim Erwerb von Immobilien, Immobilienportfolien oder Anteilen an Gesellschaften, die im Wesentlichen Immobilien besitzen sowie bei der Rückzahlung von Finanzverbindlichkeiten. Er wird dies nur dann tun, wenn es nach Einschätzung des Vorstands und des Aufsichtsrats im Interesse der Gesellschaft und damit ihrer Aktionäre liegt.

Der Vorstand wird über die Ausnutzung der Ermächtigungen in der nächsten ordentlichen Hauptversammlung berichten.

3.

Bericht zu Tagesordnungspunkt 9

(Ermächtigung zur Ausgabe von Wandel- oder Optionsanleihen, Genussrechten oder Gewinnschuldverschreibungen und zum Ausschluss des Bezugsrechts, Schaffung eines neuen Bedingten Kapitals I 2020 und entsprechende Satzungsänderung; Bericht gemäß §§ 221 Abs. 4 Satz 2, 186 Abs. 4 Satz 2 AktG)

Die vorgeschlagene Ermächtigung des Vorstands mit Zustimmung des Aufsichtsrats bis zum 22. April 2025 (einschließlich) einmalig oder mehrmals auf den Inhaber lautende Options- oder Wandelanleihen, Genussrechten oder Gewinnschuldverschreibungen oder einer Kombination dieser Instrumente („Schuldverschreibungen“) im Gesamtnennbetrag von bis zu EUR 418.750.000,00 sowie zur Schaffung des dazugehörigen Bedingten Kapitals I 2020 von bis zu EUR 16.750.000,00 zu begeben, soll die unten noch näher erläuterten Möglichkeiten der alstria office REIT-AG zur Finanzierung ihrer Aktivitäten erweitern und dem Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats insbesondere bei Eintritt günstiger Kapitalmarktbedingungen den Weg zu einer im Interesse der Gesellschaft liegenden flexiblen und zeitnahen Finanzierung eröffnen. Durch die Begebung von Schuldverschreibungen kann die Gesellschaft unter Berücksichtigung der Marktlage attraktive Finanzierungsmöglichkeiten nutzen, um der Gesellschaft eine angemessene Kapitalausstattung zukommen zu lassen und so für eine entscheidende Grundlage der Unternehmensentwicklung zu sorgen. Darüber hinaus besteht durch die Ausgabe von Schuldverschreibungen (gegebenenfalls in Kombination mit anderen Maßnahmen) die Möglichkeit neue Investorenkreise zu erschließen, insbesondere sogenannte Ankerinvestoren. Ferner fließt der Gesellschaft durch die Ausgabe von Schuldverschreibungen Kapital zu, das ihr später unter Umständen als Eigenkapital erhalten bleibt.

Die Gesellschaft soll die Schuldverschreibungen in Euro oder – unter Begrenzung auf den entsprechenden Euro-Gegenwert – anderen gesetzlichen Währungen von OECD-Ländern begeben können. Bei der Begebung in einer anderen Währung als in Euro ist der entsprechende Gegenwert, berechnet nach dem Euro-Referenzkurs der Europäischen Zentralbank am Vortag der Beschlussfassung über die Begebung der Schuldverschreibungen, zugrunde zu legen. Die Schuldverschreibungen sollen auch die Möglichkeit einer Verpflichtung zur Ausübung des Wandlungs-/Optionsrechts zum Ende der Laufzeit oder einem früheren Zeitpunkt vorsehen.

Den Aktionären steht grundsätzlich das gesetzliche Bezugsrecht auf Schuldverschreibungen zu, die mit Wandlungs- bzw. Optionsrechten oder Wandlungs- bzw. Optionspflichten verbunden sind (§ 221 Abs. 4 i.V.m. § 186 Abs. 1 AktG). Um die Abwicklung zu erleichtern, soll der Gesellschaft die Möglichkeit eingeräumt werden, die Schuldverschreibungen an ein Kreditinstitut oder ein Konsortium von Kreditinstituten mit der Verpflichtung auszugeben, den Aktionären die Schuldverschreibungen entsprechend ihrem Bezugsrecht anzubieten (mittelbares Bezugsrecht im Sinne von § 186 Abs. 5 AktG).

Der Ausschluss des Bezugsrechts für Spitzenbeträge ermöglicht die Ausnutzung der erbetenen Ermächtigung durch runde Beträge. Dies erleichtert die Abwicklung des Bezugsrechts der Aktionäre. Der marktübliche Ausschluss des Bezugsrechts zugunsten der Inhaber von bereits ausgegebenen Schuldverschreibungen mit Wandlungs- oder Optionsrechten bzw. einer Wandlungs- oder Optionspflicht hat den Vorteil, dass der Wandlungs- bzw. Optionspreis für die bereits ausgegebenen Wandlungs- bzw. Optionsrechte oder Wandlungs- bzw. Optionspflichten nicht ermäßigt zu werden braucht und dadurch insgesamt ein höherer Mittelzufluss ermöglicht wird.

Der Vorstand wird ferner ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Bezugsrecht der Aktionäre auszuschließen, wenn die Ausgabe der mit Wandlungs- oder Optionsrechten bzw. Wandlungs- oder Optionspflichten verbundenen Schuldverschreibungen gegen Barleistung zu einem Kurs erfolgt, der den Marktwert dieser Schuldverschreibungen nicht wesentlich unterschreitet. Hierdurch erhält die Gesellschaft die Möglichkeit, Marktchancen schnell und flexibel zu nutzen und durch eine marktnahe Festsetzung der Konditionen bessere Bedingungen bei der Festlegung von Zinssatz und Ausgabepreis der Schuldverschreibung zu erreichen. Eine marktnahe Konditionenfestsetzung und reibungslose Platzierung wäre bei Wahrung des Bezugsrechtes nicht möglich. Zwar gestattet § 186 Abs. 2 AktG eine Veröffentlichung des Bezugspreises (und damit der Konditionen dieser Schuldverschreibungen) bis zum drittletzten Tag der Bezugsfrist. Angesichts der häufig zu beobachtenden Volatilität an den Aktienmärkten besteht aber auch dann ein Marktrisiko über mehrere Tage, welches zu Sicherheitsabschlägen bei der Festlegung der Anleihekonditionen und so zu nicht marktnahen Konditionen führt. Auch ist bei Bestand eines Bezugsrechts wegen der Ungewissheit seiner Ausübung (Bezugsverhalten) die erfolgreiche Platzierung bei Dritten gefährdet bzw. mit zusätzlichen Aufwendungen verbunden. Schließlich kann bei Einräumung eines Bezugsrechts die Gesellschaft wegen der Länge der Bezugsfrist nicht kurzfristig auf günstige bzw. ungünstige Marktverhältnisse reagieren, sondern ist rückläufigen Aktienkursen während der Bezugsfrist ausgesetzt, die zu einer für die Gesellschaft ungünstigen Finanzierung führen können.

Für diesen Fall eines Ausschlusses des Bezugsrechts gilt gemäß § 221 Abs. 4 Satz 2 AktG die Bestimmung des § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG sinngemäß.

Aus § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG ergibt sich ferner, dass bei einer Kapitalerhöhung der Ausgabepreis der Aktien den Börsenpreis nicht wesentlich unterschreiten darf. Hierdurch soll sichergestellt werden, dass eine nennenswerte wirtschaftliche Verwässerung des Wertes der Aktien nicht eintritt. Ob ein solcher Verwässerungseffekt bei der bezugsrechtsfreien Ausgabe von mit Wandlungs- oder Optionsrechten oder Wandlungs- oder Optionspflichten verbundenen Schuldverschreibungen eintritt, kann ermittelt werden, indem hierbei der theoretische Marktwert der Schuldverschreibungen nach anerkannten finanzmathematischen Methoden errechnet und mit dem Ausgabepreis der Schuldverschreibung verglichen wird. Liegt nach pflichtgemäßer Prüfung dieser Ausgabepreis nur unwesentlich unter dem theoretischen Marktwert zum Zeitpunkt der Begebung der Schuldverschreibung, ist nach dem Sinn und Zweck der Regelung des § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG ein Bezugsrechtsausschluss wegen des nur unwesentlichen Abschlags zulässig. Damit würde der rechnerische Marktwert eines Bezugsrechts auf beinahe Null sinken, sodass den Aktionären durch den Bezugsrechtsausschluss kein nennenswerter wirtschaftlicher Nachteil entstehen kann. Unabhängig von dieser Prüfung durch den Vorstand ist eine marktgerechte Konditionenfestsetzung und damit die Vermeidung einer nennenswerten Wertverwässerung im Falle der Durchführung eines Bookbuilding-Verfahrens gewährleistet. Bei diesem Verfahren werden die Schuldverschreibungen auf der Grundlage der von Investoren abgegebenen Kaufanträge festgelegt und so der Gesamtwert der Schuldverschreibung marktnah bestimmt. All dies stellt sicher, dass eine nennenswerte Verwässerung des Wertes der Aktien durch den Bezugsrechtsausschluss nicht eintritt.

Außerdem haben die Aktionäre die Möglichkeit, ihren Anteil am Grundkapital der Gesellschaft auch nach Ausübung von Wandlungs- oder Optionsrechten oder dem Eintritt der Wandlungs- oder Optionspflichten jederzeit durch Zukäufe von Aktien über die Börse aufrechtzuerhalten. Demgegenüber ermöglicht die Ermächtigung zum Bezugsrechtsausschluss der Gesellschaft marktnahe Konditionenfestsetzung, größtmögliche Sicherheit hinsichtlich der Platzierbarkeit bei Dritten und die kurzfristige Ausnutzung günstiger Marktsituationen.

Der Vorstand wird auch ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Bezugsrecht auszuschließen, soweit die Schuldverschreibungen gegen Sachleistung ausgegeben werden, sofern der Wert der Sachleistung in einem angemessenen Verhältnis zu dem nach der zuvor dargestellten finanzmathematischen Methode ermittelten Marktwert der Schuldverschreibung steht. Durch die eingeräumte Ermächtigung soll dem Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats die Möglichkeit gegeben werden, Aktien zur Verfügung zu haben, um diese gegen Sachleistung veräußern zu können, insbesondere als Gegenleistung bei Unternehmenszusammenschlüssen oder beim Erwerb von Unternehmen, Unternehmensteilen und Unternehmensbeteiligungen. Der nationale und internationale Wettbewerb sowie die Globalisierung der Wirtschaft verlangen zunehmend diese Form der Akquisitionsfinanzierung. Die vorgeschlagene Ermächtigung soll der Gesellschaft den notwendigen Handlungsspielraum geben, um sich bietende Gelegenheiten zum Erwerb von Unternehmen oder Unternehmensbeteiligungen schnell und flexibel ausnutzen zu können. Dem trägt der vorgeschlagene Ausschluss des Bezugsrechts Rechnung. Bei der Festlegung der Bewertungsrelationen wird der Vorstand sicherstellen, dass die Interessen der Aktionäre angemessen gewahrt werden. Er wird sich in der Regel, wenn er den Wert der als Gegenleistung hingegebenen Aktien bemisst, am Börsenkurs der Aktie der Gesellschaft orientieren. Der Vorstand wird der Hauptversammlung jeweils Bericht über eine Ausnutzung dieser Ermächtigung erstatten.

Der Bezugsrechtsausschluss bei einer Ausgabe gegen Bar- und gegen Sachleistung ist auf insgesamt 10 % des Grundkapitals beschränkt. Durch eine entsprechende Vorgabe im Ermächtigungsbeschluss ist ebenfalls sichergestellt, dass auch im Falle einer Kapitalherabsetzung die Zehn-Prozent-Grenze nicht überschritten wird, da die Ermächtigung zum Bezugsrechtsausschluss ausdrücklich 10 % des Grundkapitals nicht übersteigen darf, und zwar weder im Zeitpunkt des Wirksamwerdens noch – falls dieser Wert geringer ist – im Zeitpunkt der Ausübung der vorliegenden Ermächtigung. Auf die vorgenannte Zehn-Prozent-Grenze werden solche Aktien angerechnet, die während der Laufzeit der Ermächtigung unter Ausnutzung aus einem genehmigten Kapital unter Ausschluss des Bezugsrechts gegen Bareinlage gemäß § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG oder gegen Sacheinlage ausgegeben werden. Weiter werden auch solche Aktien angerechnet, die aufgrund einer Ermächtigung der Hauptversammlung erworben und gemäß § 71 Abs. 1 Nr. 8 Satz 5 i.V.m. § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG unter Ausschluss des Bezugsrechts veräußert werden. Ebenso werden während der Laufzeit der Ermächtigung Aktien, die zur Bedienung von Schuldverschreibungen mit Wandlungs- und Optionsrechten bzw. Wandlungs- oder Optionspflichten ausgegeben wurden bzw. auszugeben sind, sofern die Schuldverschreibungen unter Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre ausgegeben wurden, angerechnet.

Solche Aktien, die im Rahmen von Mitarbeiterbeteiligungsprogrammen an Arbeitnehmer der Gesellschaft (bzw. mit der Gesellschaft verbundener Unternehmen) ausgegeben werden, werden hiervon nicht berücksichtigt.

Soweit Genussrechte oder Gewinnschuldverschreibungen ohne Wandlungs- oder Optionsrecht oder Wandlungs- oder Optionspflicht ausgegeben werden sollen, ist der Vorstand ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Bezugsrecht der Aktionäre insgesamt auszuschließen, wenn diese Genussrechte oder Gewinnschuldverschreibungen obligationsähnlich ausgestattet sind, d.h. keine Mitgliedschaftsrechte in der Gesellschaft begründen, keine Beteiligung am Liquidationserlös gewähren und die Höhe der Verzinsung nicht auf Grundlage der Höhe des Jahresüberschusses, des Bilanzgewinns oder der Dividende berechnet wird. Zudem ist erforderlich, dass die Verzinsung und der Ausgabebetrag der Genussrechte oder Gewinnschuldverschreibungen den zum Zeitpunkt der Begebung aktuellen Marktkonditionen entsprechen. Wenn die genannten Voraussetzungen erfüllt sind, resultieren aus dem Ausschluss des Bezugsrechts keine Nachteile für die Aktionäre, da die Genussrechte bzw. Gewinnschuldverschreibungen keine Mitgliedschaftsrechte begründen und auch keinen Anteil am Liquidationserlös oder am Gewinn der Gesellschaft gewähren.

Das Bedingte Kapital I 2020 wird benötigt, um mit entsprechend ausgestalteten Schuldverschreibungen verbundene Wandlungs-/Optionsrechte bzw. Wandlungs-/Optionspflichten oder Andienungsrechte auf bzw. in Bezug auf Aktien der Gesellschaft erfüllen zu können, soweit nicht andere Erfüllungsformen zur Bedienung eingesetzt werden.

Der Vorstand wird in jedem Fall sorgfältig prüfen, ob die Ausnutzung der Ermächtigung im Interesse der Gesellschaft und ihrer Aktionäre ist.

Bei Ausnutzung der Ermächtigung wird der Vorstand der Hauptversammlung darüber berichten.

4.

Bericht zu Tagesordnungspunkt 10

(Ermächtigung zur Ausgabe von Wandelgenussscheinen an die Arbeitnehmer, Schaffung eines neuen Bedingten Kapitals III 2020 und entsprechende Satzungsänderung; Bericht gemäß §§ 221 Abs. 4 Satz 2, 186 Abs. 4 Satz 2 AktG)

Der Vorstand der Gesellschaft soll ermächtigt werden, bis zum 22. April 2025 (einschließlich) einmalig oder mehrmals Genussscheine mit Wandlungspflicht (Wandelgenussscheine) bis zu einem Gesamtnennbetrag von EUR 1.000.000,00 auf Aktien mit einem anteiligen Betrag des Grundkapitals der Gesellschaft in gleicher nominaler Höhe an Arbeitnehmer der Gesellschaft und ihrer Tochtergesellschaften (nicht aber an Mitglieder des Vorstands) auszugeben. Dabei ist das gesetzliche Bezugsrecht der Aktionäre auf die Wandelgenussscheine ausgeschlossen. Je ein Wandelgenussschein im Nennbetrag von EUR 1,00 im Rahmen des Mitarbeiterbeteiligungsprogramms berechtigt zum Bezug einer Stückaktie der alstria office REIT-AG. Die Wandelgenussscheine können einmalig oder mehrmals ausgegeben werden. Sie berechtigen zu einer Auszahlung eines Gewinnanteils entsprechend der Dividende je Aktie der Gesellschaft für das gesamte Geschäftsjahr der Gesellschaft mit der Maßgabe, dass Wandelgenussscheine, die für weniger als ein Geschäftsjahr gehalten werden, zeitanteilig gewinnberechtigt sind. Die Wandelgenussscheine verfallen nach fünf Jahren, wenn nicht zuvor der Wandlungsfall eingetreten ist.

Die alstria office REIT-AG nutzt die vom Gesetzgeber geschaffene Möglichkeit einer Beteiligung von Mitarbeitern am Unternehmen seit mehreren Jahren und beabsichtigt, dies auch in Zukunft zu tun. Die Wandelgenussscheine im Rahmen des Mitarbeiterbeteiligungsprogramms können ausschließlich an die Arbeitnehmer der alstria office REIT-AG sowie die Arbeitnehmer von Gesellschaften, an denen die alstria office REIT-AG unmittelbar oder mittelbar mehrheitlich beteiligt ist, ausgegeben werden. Der Ausschluss des Bezugsrechts ist erforderlich, um die Wandelgenussscheine im Rahmen des Mitarbeiterbeteiligungsprogramms ausgeben zu können.

Das Mitarbeiterbeteiligungsprogramm verknüpft die Vergütung der Mitarbeiter der alstria office REIT-AG bzw. ihrer Tochtergesellschaften enger mit dem wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens.

Der wirtschaftliche Erfolg der alstria office REIT-AG beruht maßgeblich auf ihrer Fähigkeit, qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten. Dies gilt im besonderen Maße für hoch qualifizierte Fachkräfte und Spezialisten, um die teilweise international und branchenübergreifend mit attraktiven Vergütungssystemen geworben wird. Die Beteiligung dieser Mitarbeiter am Kapital des Unternehmens und damit deren Teilhabe am wirtschaftlichen Risiko und Erfolg sind ein fester Bestandteil international üblicher Vergütungssysteme und auch in Deutschland möglich und weit verbreitet. Durch das Mitarbeiterbeteiligungsprogramm kann die Gesellschaft nicht nur neue qualifizierte Mitarbeiter gewinnen und die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit ihrer Vergütung erhöhen. Das Mitarbeiterbeteiligungsprogramm fördert auch die Identifizierung der Mitarbeiter mit dem Unternehmen und die Mitarbeiterbindung. Zudem werden Leistungsbereitschaft und Performance der Mitarbeiter gestärkt.

Wandelgenussrechte stellen für die Gesellschaft ein wesentliches Element zur Vergütung und Bindung ihrer Mitarbeiter dar. Ohne die Aufbringung entsprechender liquider Mittel kann den Mitarbeitern ein entsprechender geldwerter Vorteil verschafft werden.

Der Anreiz für die bezugsberechtigten Mitarbeiter bestimmt sich ganz maßgeblich nach dem Preis, der von ihnen im Fall der Pflichtwandlung für eine Aktie zu zahlen ist. Um eine möglichst hohe Beteiligungsquote zu erreichen und die Anreizwirkung des Mitarbeiterbeteiligungsprogramms zu gewährleisten, wurde der bei Ausgabe zu entrichtende Ausgabepreis auf EUR 1,00 festgelegt. Bei Wandlung ist eine Zuzahlung von EUR 1,00 zu leisten. Die Pflichtwandlung tritt frühestens nach einer Wartezeit von zwei Jahren ein, wenn der Kurs der Aktie der alstria office REIT-AG das definierte Erfolgsziel erreicht hat. Ist dies nicht der Fall, besteht für die drei darauffolgenden Jahre jeweils erneut ein Stichtag, an dem es zu einer Pflichtwandlung kommen kann. Ist das Erfolgsziel nach fünf Jahren nicht erreicht worden, verfallen die Wandelgenussscheine und der Ausgabebetrag wird den Inhabern zurückerstattet. Bei Wandlung haben die betreffenden Mitarbeiter auf den geldwerten Vorteil Steuern und Sozialabgaben zu leisten.

Die im Rahmen des Mitarbeiterbeteiligungsprogramms ausgegebenen Wandelgenussscheine können nicht übertragen werden. Der persönliche Anreiz besteht darin, dass eine Wandlung in eine Aktie nur möglich ist, wenn zum Wandlungszeitpunkt die bezugsberechtigte Person noch in einem Anstellungsverhältnis zur alstria office REIT-AG oder der jeweiligen Tochtergesellschaft steht. Allerdings können vom Vorstand in Sonderfällen abweichende Regelungen, namentlich bei einem vorzeitigen Ausscheiden aus dem Anstellungsverhältnis getroffen werden.

Zur Erfüllung der Ansprüche der Berechtigten auf den Bezug von Aktien nach dem Mitarbeiterbeteiligungsprogramm dient ein neu zu schaffendes bedingtes Kapital in Höhe von EUR 1.000.000,00 eingeteilt in 1.000.000 auf den Inhaber lautende Stückaktien. Um jedoch die Flexibilität bei der Durchführung der Pflichtwandlung zu erhöhen, sieht der Beschlussvorschlag vor, dass auch eigene Aktien der Gesellschaft gewährt werden können. Mit einer Kapitalerhöhung in Höhe von EUR 1.000.000,00 (ca. 0,56 % des derzeitigen Grundkapitals) wird – auch im Hinblick auf den Bezugsrechtsausschluss im Rahmen der Ermächtigung – die Erhöhung des Grundkapitals und damit die mögliche Verwässerung für die Aktionäre der Gesellschaft möglichst gering gehalten.

Weitere Angaben und Hinweise

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung EUR 177.593.422,00 und ist in 177.593.422 nennwertlose, auf den Inhaber lautende Stückaktien eingeteilt. Jede der 177.593.422 Stückaktien gewährt eine Stimme in der Hauptversammlung (§ 6 Abs. 1 Satz 2 und § 15 Abs. 3 Satz 1 der Satzung).

Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nach § 14 Abs. 2 und 3 der Satzung nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die zu Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d.h. am 2. April 2020, 0:00 Uhr („Nachweisstichtag“), Aktionäre der Gesellschaft sind und sich zur Hauptversammlung anmelden. Die Anmeldung muss der Gesellschaft zusammen mit einem vom depotführenden Institut auf den Nachweisstichtag erstellten besonderen Nachweis über den Anteilsbesitz spätestens bis zum Ablauf des 16. April 2020, 24:00 Uhr unter der folgenden Adresse zugehen:

Anmeldestelle:
alstria office REIT-AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
Telefax: +49 (0) 89 30903-74675
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes bedürfen der Textform (§ 126b des Bürgerlichen Gesetzbuches („BGB“)) und müssen in deutscher oder englischer Sprache abgefasst sein. Aktionäre mit Sitz im Ausland können unter der E-Mail-Adresse

hv@alstria.de

Informationen und ein Formular in englischer Sprache für die Anmeldung und den Nachweis des Anteilsbesitzes anfordern.

Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises ihres Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft werden den Aktionären von der Anmeldestelle Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt.

Üblicherweise übernehmen die depotführenden Institute die erforderliche Anmeldung und die Übermittlung des Nachweises des Anteilsbesitzes für ihre Kunden. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, möglichst frühzeitig eine Eintrittskarte für die Teilnahme an der Hauptversammlung bei ihrem depotführenden Institut anzufordern.

Freie Verfügbarkeit der Aktien

Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich ausschließlich nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich; d.h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Aktionäre können ihr Stimmrecht auch durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter oder durch sonstige Bevollmächtigte ausüben lassen. Auch in diesem Fall müssen für den betreffenden Aktienbestand die vorstehend im Abschnitt „Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts“ beschriebenen Teilnahmevoraussetzungen erfüllt werden.

Bevollmächtigung von Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft

Wir bieten unseren Aktionären an, sich durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bei der Ausübung des Stimmrechts vertreten zu lassen. Die Stimmrechtsvertreter dürfen das Stimmrecht nur nach Maßgabe ausdrücklich erteilter Weisungen zu den einzelnen Gegenständen der Tagesordnung ausüben. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung über zusammengefasste Beschlussvorschläge stattfinden, gilt eine hierzu erteilte Weisung entsprechend für jeden einzelnen Unterpunkt.

Die Erteilung der Vollmacht (mit Weisungen) und ihr Widerruf bedürfen zumindest der Textform (§ 15 Abs. 3 Satz 3 der Satzung, § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG i.V.m. § 126b BGB). Ein entsprechendes Vollmachts- und Weisungsformular wird Aktionären, die sich entsprechend § 14 Abs. 2 und 3 der Satzung angemeldet haben, als Teil der Eintrittskarte zugesandt.

Aktionäre, die die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter im Vorfeld der Hauptversammlung bevollmächtigen möchten, werden zur organisatorischen Erleichterung gebeten, die Vollmachten nebst Weisungen sowie einen eventuellen Widerruf von Vollmachten und Weisungen spätestens bis zum 21. April 2020, 24:00 Uhr (Eingang bei der Gesellschaft), postalisch, per Telefax oder per E-Mail an die Gesellschaft an folgende Adresse zu übermitteln:

alstria office REIT-AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
Telefax: +49 (0) 89 30903-74675
E-Mail: alstria-hv2020@computershare.de

Am Tag der Hauptversammlung selbst steht zur Entgegennahme von Vollmachten (mit Weisungen) bis kurz vor Beginn der Abstimmungen die Ein- und Ausgangskontrolle zur Hauptversammlung in der Handwerkskammer Hamburg, Holstenwall 12, 20355 Hamburg, zur Verfügung.

Bevollmächtigung eines Dritten

Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen sonstigen Bevollmächtigten, z.B. durch das depotführende Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine sonstige Person ihrer Wahl ausüben lassen.

Die Erklärung der Erteilung der Vollmacht kann gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen zumindest der Textform, wenn weder ein Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater noch eine andere diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person bevollmächtigt wird (§ 15 Abs. 3 Satz 3 der Satzung, § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG i.V.m. § 126b BGB). Aktionären, die sich entsprechend § 14 Abs. 2 und 3 der Satzung angemeldet haben, wird als Teil der Eintrittskarte ein entsprechendes Vollmachtsformular zugesandt. Darüber hinaus kann ein entsprechendes Vollmachtsformular in deutscher oder englischer Sprache im Internet unter

www.alstria.de → Investoren → Hauptversammlung

abgerufen werden.

Für die Bevollmächtigung von Intermediären, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberatern oder anderen diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Personen sowie den Widerruf und den Nachweis einer solchen Bevollmächtigung gelten die gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere § 135 AktG. Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater und sonstige diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen können zum Verfahren für ihre eigene Bevollmächtigung besondere Regelungen vorsehen. Die Aktionäre werden daher gebeten, sich rechtzeitig mit dem zu Bevollmächtigenden wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht in Verbindung zu setzen.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf bzw. die Erbringung des Nachweises einer gegenüber dem Bevollmächtigten erklärten Vollmacht können im Vorfeld der Hauptversammlung postalisch, per Telefax oder per E-Mail durch Zusendung an folgende Adresse erfolgen:

alstria office REIT-AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
Telefax: +49 (0) 89 30903-74675
E-Mail: alstria-hv2020@computershare.de

Zur organisatorischen Erleichterung werden Aktionäre gebeten, Vollmachten, Nachweise der Bevollmächtigung sowie einen eventuellen Widerruf von Vollmachten spätestens bis zum 21. April 2020, 24:00 Uhr (Eingang bei der Gesellschaft) an die Gesellschaft unter vorstehender Adresse zu übermitteln.

Am Tag der Hauptversammlung selbst steht zur Entgegennahme des Nachweises der Bevollmächtigung bis kurz vor Beginn der Abstimmungen die Ein- und Ausgangskontrolle zur Hauptversammlung in der Handwerkskammer Hamburg, Holstenwall 12, 20355 Hamburg, zur Verfügung.

Rechte der Aktionäre (Anträge, Wahlvorschläge und Auskunftsverlangen gemäß §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 und 131 Abs. 1 AktG)

Tagesordnungsergänzungsverlangen, § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 (letzteres entspricht 500.000 Aktien) erreichen, können gemäß § 122 Abs. 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich (§ 126 BGB) an den Vorstand der Gesellschaft zu richten. Es muss der Gesellschaft zusammen mit dem Nachweis über das Erreichen der Mindestaktienanzahl mindestens 30 Tage vor der Versammlung zugehen (wobei der Tag des Zugangs des Ergänzungsverlangens nicht mitzurechnen ist), also bis spätestens zum 23. März 2020, 24:00 Uhr.

Etwaige Ergänzungsverlangen sind schriftlich an folgende Adresse zu übermitteln:

alstria office REIT-AG
-Vorstand-
Stichwort: Anträge zur Hauptversammlung 2020
Steinstraße 7
20095 Hamburg

Als Nachweis über das Erreichen der Mindestaktienanzahl ist eine entsprechende Bestätigung durch das depotführende Institut einzureichen.

Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht wurden – unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht und solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem im Internet unter

www.alstria.de → Investoren → Hauptversammlung

veröffentlicht und den Aktionären nach § 125 Abs. 1 Satz 3 AktG mitgeteilt.

Gegenanträge und Wahlvorschläge, §§ 126 Abs. 1, 127 AktG

Jeder Aktionär ist gemäß § 126 Abs. 1 AktG berechtigt, Gegenanträge zu den Beschlussvorschlägen zu den Punkten der Tagesordnung zu übersenden. Sollen die Gegenanträge von der Gesellschaft zugänglich gemacht werden, müssen sie der Gesellschaft mit Nachweis der Aktionärseigenschaft mindestens 14 Tage vor der Versammlung, d.h. bis zum 8. April 2020, 24:00 Uhr, wie folgt zugehen:

alstria office REIT-AG
Stichwort: Anträge zur Hauptversammlung 2020
Steinstraße 7
20095 Hamburg
Telefax: +49 (0) 40 226 341 224
E-Mail: hv@alstria.de

Anderweitig adressierte Gegenanträge werden nicht zugänglich gemacht. Vorbehaltlich § 126 Abs. 2 und 3 AktG werden zugänglich zu machende Gegenanträge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs und einer etwaigen Begründung sowie etwaiger Stellungnahmen der Verwaltung hierzu im Internet unter

www.alstria.de → Investoren → Hauptversammlung

veröffentlicht. Gegenanträge sind in deutscher Sprache einzureichen. Sofern sie auch in englischer Sprache veröffentlicht werden sollen, ist eine Übersetzung beizufügen.

Diese Regelungen gelten gemäß § 127 AktG für den Vorschlag eines Aktionärs zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder Abschlussprüfern sinngemäß. Zusätzlich zu den in § 126 Abs. 2 AktG genannten Gründen braucht der Vorstand einen Wahlvorschlag unter anderem auch dann nicht zugänglich zu machen, wenn der Vorschlag nicht Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort des Kandidaten enthält. Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern müssen auch dann nicht zugänglich gemacht werden, wenn ihnen keine Angaben zu der Mitgliedschaft der vorgeschlagenen Aufsichtsratskandidaten in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten im Sinne von § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG beigefügt sind.

Auskunftsrecht, § 131 Abs. 1 AktG

Jedem Aktionär ist gemäß § 131 Abs. 1 AktG auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist und kein Auskunftsverweigerungsrecht besteht. Die Auskunftspflicht des Vorstands erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der alstria office REIT-AG zu den mit ihr verbundenen Unternehmen. Des Weiteren betrifft die Auskunftspflicht auch die Lage des alstria-Konzerns und der in den Konzernabschluss der alstria office REIT-AG einbezogenen Unternehmen.

Weitergehende Erläuterungen

Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 und 131 Abs. 1 AktG sind im Internet unter

www.alstria.de → Investoren → Hauptversammlung

abrufbar.

Veröffentlichung der Einladung zur Hauptversammlung sowie sonstiger Dokumente

Die Einberufung der Hauptversammlung wurde im Bundesanzeiger vom 11. März 2020 veröffentlicht und solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten.

Die gemäß § 124a AktG auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich zu machenden Informationen, insbesondere die Einberufung der Hauptversammlung, die der Versammlung zugänglich zu machenden Unterlagen, Anträge von Aktionären und weitere Informationen stehen alsbald nach der Einberufung der Hauptversammlung im Internet unter

www.alstria.de → Investoren → Hauptversammlung

zur Verfügung.

Die Abstimmungsergebnisse werden nach der Hauptversammlung unter der gleichen Internetadresse bekannt gegeben.

Hinweise zum Datenschutz

Der Schutz der personenbezogenen Daten der Aktionäre, Aktionärsvertreter und Gäste, die sich oder Vertreter für die Teilnahme an der Hauptversammlung der alstria office REIT-AG anmelden und/oder die an dieser teilnehmen („Hauptversammlungsteilnehmer“) ist uns sehr wichtig. Nachfolgend finden Hauptversammlungsteilnehmer Informationen zu der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortliche Stelle im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) ist:

alstria office REIT-AG
-Vorstand-
Steinstraße 7
20095 Hamburg
E-Mail: info@alstria.de
Telefon: +49 (0)40 226 341 300

Wie ist der Datenschutzbeauftragte zu erreichen?

Die Hauptversammlungsteilnehmer können sich an den Datenschutzbeauftragten der alstria office REIT-AG wie folgt wenden:

alstria office REIT-AG
-Der Datenschutzbeauftragte-
Steinstraße 7
20095 Hamburg
E-Mail: dataprotection@alstria.de
Telefon: +49 (0)40 226 341 300

Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Im Rahmen der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung werden folgende Kategorien personenbezogener Daten der Aktionäre verarbeitet:

Vor- und Nachname

Kontaktdaten (z.B. Anschrift, E-Mail-Adresse)

Aktienbezogene Daten (z.B. Aktienanzahl, Besitzart der Aktien)

Hauptversammlungsbezogene Daten (z.B. Nummer der Eintrittskarte und ggf. Weisungen)

Teilnahmeverhaltensbezogene Daten (z.B. Abstimmungsverhalten und ggf. Informationen zu Tagesordnungsergänzungsverlangen, Anträgen, Wahlvorschlägen und Auskunftsverlangen).

Haben Aktionäre einen Dritten zur Ausübung ihres Stimmrechts benannt, werden zusätzlich die personenbezogenen Daten des Bevollmächtigten (insbesondere dessen Vor- und Nachname sowie dessen Wohnort) verarbeitet. Wir bitten die Aktionäre, die Bevollmächtigten ausdrücklich darauf hinzuweisen.

Von Gästen der Hauptversammlung werden Informationen zu Vor- und Nachnamen, Kontaktdaten (z.B. Anschrift, E-Mail-Adresse) sowie ggf. die Firma des Unternehmens, für das sie tätig sind, verarbeitet.

Für welche Zwecke werden personenbezogene Daten verarbeitet und auf welcher Rechtsgrundlage basiert die Datenverarbeitung?

Personenbezogene Daten werden verwendet, um die Anmeldung und Teilnahme der Hauptversammlungsteilnehmer (z.B. Prüfung der Teilnahmeberechtigung) abzuwickeln und den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte (z.B. Wortmeldung und Stimmabgabe) im Rahmen der Hauptversammlung (einschließlich der Erteilung, des Widerrufs und des Nachweises von Vollmachten und Weisungen) zu ermöglichen.

Nach § 129 Abs. 1 Satz 2 AktG ist in der Hauptversammlung ein Verzeichnis der erschienenen oder vertretenen Aktionäre und der Vertreter von Aktionären mit Angabe ihres Namens und Wohnorts sowie der Zahl der von jedem vertretenen Aktien unter Angabe ihrer Gattung aufzustellen.

Darüber hinaus werden personenbezogene Daten der Hauptversammlungsteilnehmer ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie beispielsweise aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten verarbeitet.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Hauptversammlungsteilnehmer ist daher für die ordnungsgemäße Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung zwingend erforderlich und erfolgt nur in dem zur Erreichung des jeweiligen Zwecks zwingend erforderlichen Maße.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Welche Empfänger erhalten personenbezogene Daten?

Die Daten der Hauptversammlungsteilnehmer werden innerhalb der alstria office REIT-AG von den mit der Organisation der Hauptversammlung befassten Mitarbeitern verarbeitet. Daneben bedienen wir uns zur Vorbereitung, Nachbereitung und Durchführung der Hauptversammlung zum Teil unterschiedlicher externer Dienstleister (Hauptversammlungs- und IR-Dienstleister sowie Berater und der protokollführende Notar), die ihren Sitz in dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) haben. Die beauftragten Dienstleister erhalten von uns nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind.

Verlangt ein Aktionär, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden, wird die Gesellschaft diese Gegenstände unter Angabe des Namens des Aktionärs bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften bekannt machen (vgl. §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 AktG). Gleichfalls wird die Gesellschaft Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften unter Angabe des Namens des Aktionärs auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich machen (vgl. im Einzelnen auch die vorstehende Erläuterung der §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 AktG).

Die Daten des Teilnehmerverzeichnisses können von anderen Aktionären und Hauptversammlungsteilnehmern während der Versammlung und von Aktionären bis zu zwei Jahre danach eingesehen werden (§ 129 Abs. 4 AktG).

Darüber hinaus übermitteln wir ggf. personenbezogene Daten der Hauptversammlungsteilnehmer an Behörden, die die Daten in eigener Verantwortlichkeit verarbeiten (z.B. an Aufsichtsbehörden aufgrund gesetzlicher Vorschriften).

Eine Übermittlung in das außereuropäische Ausland (d.h. außerhalb des EWR) ist nicht beabsichtigt.

Aus welchen Quellen stammen die Daten?

Soweit personenbezogene Daten von den Aktionären im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben wurden, erhalten alstria bzw. die von ihr beauftragten Dienstleister die personenbezogenen Daten der Aktionäre in der Regel über die Anmeldestelle von den Kreditinstituten der Aktionäre, die diese mit der Verwahrung der Aktien der Gesellschaft beauftragt haben (sog. Depotbanken). Darüber hinaus können alstria bzw. die von ihr beauftragten Dienstleister personenbezogene Daten von den Hauptversammlungsteilnehmern erhalten (z.B. bei Stellung von Anträgen).

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Grundsätzlich werden personenbezogenen Daten gelöscht, sobald sie für die zuvor genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, soweit uns nicht gesetzliche oder europarechtliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z. B. im Aktiengesetz, im Handelsgesetzbuch, in der Abgabenordnung) zu einer weiteren Speicherung verpflichten. Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Aufbewahrungsdauer regelmäßig bis zu drei Jahre. Weitere Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus dem HGB und der Abgabenordnung (AO), nach denen die Aufbewahrungsdauer bis zu zehn Jahre betragen kann.

Findet eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall/Profiling statt?

Rein automatisierte Entscheidungsverfahren gemäß Art. 22 DSGVO oder ein Profiling werden nicht eingesetzt.

Welche Rechte haben die Betroffenen?

Betroffene können sich jederzeit mit einer formlosen Mitteilung unter den oben genannten Kontaktdaten an den Datenschutzbeauftragten der Gesellschaft wenden, um ihre Rechte gemäß DSGVO auszuüben. Sofern jeweils die Voraussetzungen nach dem anwendbaren Recht vorliegen, haben Betroffene insbesondere das Recht auf:

Auskunft über die zu der betroffenen Person gespeicherten Daten sowie Erhalt einer Kopie der verarbeiteten Daten nach Maßgabe des Art. 15 DSGVO

Berichtigung unrichtiger sowie Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten, Art. 16 DSGVO

Löschung personenbezogener Daten bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen, insbesondere, sofern diese nicht länger zur Erfüllung der oben benannten Zwecke benötigt werden, Art. 17 DSGVO

Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen, Art. 18 DSGVO

Einreichung einer Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde nach Wahl des Betroffenen (z.B. bei der für alstria zuständigen Datenschutzbehörde: Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Str 22, 7. OG, 20459 Hamburg, Tel.: (040) 428 54 – 4040, E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de), Art. 77 DSGVO

Die Gesellschaft muss personenbezogene Daten der Hauptversammlungsteilnehmer verarbeiten, um ihnen die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Stellt ein Hauptversammlungsteilnehmer z.B. seine personenbezogenen Daten nicht bereit, kann ihm die Ausübung der hauptversammlungsbezogenen Rechte ggf. nicht ermöglicht werden.

 

Hamburg, im März 2020

Der Vorstand

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