|
Weitere Angaben und Hinweise zur Hauptversammlung
Vor dem Hintergrund der fortdauernden COVID-19-Pandemie und den daraus resultierenden
Risiken für die Abhaltung von Präsenzveranstaltungen und für die Gesundheit der Aktionärinnen
und Aktionäre, ihrer Bevollmächtigten, der Mitarbeiter, Dienstleister und Organmitglieder
der Gesellschaft sowie zur Erhöhung der Planungssicherheit hat der Vorstand mit Zustimmung
des Aufsichtsrats auf Grundlage des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-,
Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der
COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 (nachfolgend „COVID-19-G“, insoweit Art. 2 des
Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und
Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020, Bundesgesetzblatt 2020 Teil I Nr. 14, 27.
März 2020, Seite 569 ff.), zuletzt geändert durch Art. 15 des Gesetzes zur Errichtung
eines Sondervermögens „Aufbauhilfe 2021“ und zur vorübergehenden Aussetzung der Insolvenzantragspflicht
wegen Starkregenfällen und Hochwassern im Juli 2021 sowie zur Änderung weiterer Gesetze
vom 10. September 2021 (BGBl. I S. 4147), entschieden, die Hauptversammlung ohne physische
Präsenz der Aktionärinnen und Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigen als virtuelle Hauptversammlung
abzuhalten. Eine physische Teilnahme der Aktionärinnen und Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten
(mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) ist daher ausgeschlossen.
Die Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung führt zu einigen
Modifikationen beim Ablauf der Versammlung sowie bei der Ausübung der Aktionärsrechte.
Aus diesem Grund bitten wir um besondere Beachtung der nachfolgenden Hinweise, insbesondere
zur Möglichkeit der Verfolgung der Hauptversammlung in Bild und Ton, zur Ausübung
des Stimmrechts und zur Wahrnehmung des Fragerechts und der Widerspruchsmöglichkeit.
Freiwillige Angaben und Hinweise
Nach § 121 Abs. 3 AktG sind nicht-börsennotierte Gesellschaften in der Einberufung
lediglich zur Angabe von Firma und Sitz der Gesellschaft, Zeit und Ort der Hauptversammlung
und der Tagesordnung sowie der nachfolgenden Adressen verpflichtet. Ferner ist die
Person des Einberufenden zu nennen.
Die nachfolgenden Hinweise erfolgen daher teilweise freiwillig und vor dem Hintergrund
der Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung, um den Aktionärinnen
und Aktionären die Zuschaltung zu der Hauptversammlung und die Ausübung ihrer Aktionärsrechte
zu erleichtern.
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft
EUR 8.500.000,00 und ist eingeteilt in 8.500.000 Aktien. Jede Aktie gewährt eine Stimme.
Die Gesamtzahl der Stimmrechte beträgt zum Zeitpunkt der Einberufung der ordentlichen
Hauptversammlung dementsprechend 8.500.000.
Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz
der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten, Übertragung der Hauptversammlung
Mit Blick auf die fortdauernde COVID-19-Pandemie wird die ordentliche Hauptversammlung
der APONTIS PHARMA AG am 12. Mai 2022 auf Grundlage des COVID-19-G als virtuelle Hauptversammlung
ohne physische Präsenz der Aktionärinnen und Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten
(mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) mit der Möglichkeit
zur Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung und Stimmrechtsausübung im Wege der
elektronischen Zuschaltung („Zuschaltung“) durchgeführt.
Die Aktionärinnen und Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von
der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) können daher nicht physisch an der
Hauptversammlung teilnehmen. Sie können sich zu der gesamten Hauptversammlung per
Bild- und Tonübertragung über den passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite
der Gesellschaft unter
| https://ir.apontis-pharma.de/hv |
zuschalten. Die Möglichkeit, dass Aktionärinnen und Aktionäre gemäß § 118 Abs. 1 Satz
2 AktG an der Hauptversammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort und ohne einen Bevollmächtigten
teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer
Kommunikation ausüben, besteht nicht; insbesondere ermöglicht die Bild- und Tonübertragung
keine Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG.
Voraussetzungen für die Zuschaltung zu der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung
des Stimmrechts
Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes
Zur Zuschaltung zu der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts
sind nach § 16 Abs. 3 und 4 der Satzung der Gesellschaft in ihrer derzeit gültigen
Fassung diejenigen Aktionärinnen und Aktionäre berechtigt, die sich bei der Gesellschaft
unter der nachfolgenden Adresse anmelden und eine in Textform (§ 126b BGB) in deutscher
oder englischer Sprache erstellten Nachweis des depotführenden Instituts über ihren
Anteilsbesitz an die nachfolgende Post- oder E-Mail-Adresse übermitteln („Anmeldeadresse“):
APONTIS PHARMA AG
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
E-Mail: anmeldung@better-orange.de
Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung,
also den 21. April 2022, 00:00 Uhr (MESZ), sogenannter Nachweisstichtag, beziehen.
Der Nachweis des Anteilsbesitzes und die Anmeldung müssen der Gesellschaft mindestens
sechs Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, also spätestens am 5. Mai 2022, 24:00
Uhr (MESZ), unter der oben genannten Adresse zugehen.
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Zuschaltung zu der virtuellen Hauptversammlung
und die Ausübung der Aktionärsrechte als ordnungsgemäß angemeldeter Aktionär nur,
wer den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Die Berechtigung zur Zuschaltung
und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich ausschließlich nach dem nachgewiesenen
Anteilsbesitz des Aktionärs am Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag ist zwar
keine Sperre für die Veräußerung oder den Erwerb von Aktien verbunden, eine Veräußerung
oder ein Erwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben jedoch keine Auswirkungen
mehr auf die Berechtigung zur Zuschaltung zu der Hauptversammlung und den Umfang des
Stimmrechts. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für eine eventuelle Dividendenberechtigung.
Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes erhalten die teilnahmeberechtigten
Aktionärinnen und Aktionäre oder, wenn die entsprechende Adresse mitgeteilt wurde,
ihre Bevollmächtigten Stimmrechtskarten („HV-Ticket“) mit den persönlichen Zugangsdaten
zur Nutzung des passwortgeschützten Internetservices und für die Zuschaltung zu der
virtuellen Hauptversammlung, auf denen ebenfalls die Zahl ihrer Stimmen verzeichnet
ist. Um den rechtzeitigen Erhalt der Stimmrechtskarten sicherzustellen, bitten wir
die Aktionärinnen und Aktionäre, frühzeitig für die Anmeldung und die Übersendung
des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen.
Zuschaltung zu der virtuellen Hauptversammlung
Nach ordnungsgemäßer Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung können die Aktionärinnen
und Aktionäre und ihre Bevollmächtigten die gesamte Hauptversammlung am 12. Mai 2022
ab 10:00 Uhr (MESZ) in Bild und Ton live im Internet unter
| https://ir.apontis-pharma.de/hv |
im passwortgeschützten Internetservice der APONTIS PHARMA AG unter Verwendung der
mit ihrer Stimmrechtskarte erhaltenen Zugangsdaten verfolgen. Den Online-Zugang erhalten
Aktionärinnen und Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten durch Eingabe ihrer Zugangskennung
und ihres zugehörigen Zugangspassworts, die sie der ihnen übersandten Stimmrechtskarte
entnehmen können. Die Live-Übertragung ermöglicht keine Teilnahme an der Hauptversammlung
im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG.
Ausübung des Stimmrechts, Vollmachtserteilung und Stimmrechtsvertretung
Zur Ausübung des Stimmrechts haben die Aktionärinnen und Aktionäre folgende Möglichkeiten:
| • |
Bevollmächtigung der weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
|
| • |
Stimmabgabe im Wege elektronischer Kommunikation (Briefwahl)
|
| • |
Bevollmächtigung eines Dritten, der seinerseits das Stimmrecht ebenfalls ausschließlich
durch Bevollmächtigung der weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
oder im Wege elektronischer Kommunikation (Briefwahl) ausüben kann.
|
Diese Möglichkeiten werden im Folgenden näher erläutert.
Verfahren für die Stimmabgabe durch die von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen
Stimmrechtsvertreter
Wir bieten unseren Aktionärinnen und Aktionären an, zu dieser Hauptversammlung die
von der Gesellschaft benannten, an die Weisungen der Aktionärinnen und Aktionäre gebundenen
Stimmrechtsvertreter zur Ausübung ihres Stimmrechts in der Hauptversammlung zu bevollmächtigen.
Auch hierzu sind zunächst eine rechtzeitige Anmeldung und ein Nachweis des Anteilsbesitzes,
wie unter „Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes“ beschrieben, und dann die Erteilung
einer Vollmacht erforderlich. Bei der Vollmachtserteilung müssen Weisungen für die
Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Soweit eine ausdrückliche und eindeutige
Weisung fehlt, werden sich die Stimmrechtsvertreter für den jeweiligen Abstimmungsgegenstand
der Stimme enthalten. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen
und können das Stimmrecht nicht nach eigenem Ermessen ausüben.
Die Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft
bedürfen der Textform (§ 126b BGB) oder sind über den passwortgeschützten Internetservice
gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren zu erteilen. Die Vollmacht zusammen mit den
Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter (sowie ggf. eine
Änderung oder der Widerruf erteilter Vollmachten und Weisungen) müssen der Gesellschaft
wie folgt zugehen:
Entweder bis spätestens zum 11. Mai 2022, 24:00 Uhr (MESZ), per Brief oder E-Mail
an folgende Adresse:
APONTIS PHARMA AG
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
E-Mail: apontis-pharma@better-orange.de
oder bis spätestens zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung
am Donnerstag, den 12. Mai 2022, über den passwortgeschützten Internetservice auf
der Internetseite der Gesellschaft unter
| https://ir.apontis-pharma.de/hv |
Die persönlichen Zugangsdaten für den passwortgeschützten Internetservice sowie ein
Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter werden den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionärinnen und Aktionären
zusammen mit der Stimmrechtskarte unaufgefordert übersandt. Das Vollmachts- und Weisungsformular
kann zudem unter der Anmeldeadresse postalisch oder per E-Mail angefordert werden.
Darüber hinaus können Vollmachtsformulare auch über die Internetseite der Gesellschaft
unter
| https://ir.apontis-pharma.de/hv |
heruntergeladen werden. Entsprechendes gilt für das Formular zum Widerruf der Vollmacht.
Über den passwortgeschützten Internetservice können Vollmacht und Weisungen an die
Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft noch während der Hauptversammlung bis zum Beginn
der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung erteilt, geändert oder widerrufen
werden. Erteilung, Änderung und Widerruf von Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter
der Gesellschaft über passwortgeschützten Internetservice sind ab dem 21. April 2022
möglich.
Wir bitten ferner zu beachten, dass die Vertretung durch von der Gesellschaft benannte
Stimmrechtsvertreter auf die weisungsgemäße Ausübung des Stimmrechts bei der Abstimmung
zu den Punkten der Tagesordnung beschränkt ist, soweit eine ausdrückliche Weisung
zu den in der Einberufung zur virtuellen Hauptversammlung bekanntgemachten Beschlussvorschlägen
von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu den einzelnen Tagesordnungspunkten, zu den mit
einer etwaigen Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG bekanntgemachten
Beschlussvorschlägen von Aktionären oder zu den vor der Hauptversammlung gemäß §§
126, 127 AktG zugänglich gemachten Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären
vorliegt. Sie nehmen keine Aufträge zur Ausübung weiterer Aktionärsrechte, insbesondere
zu Wortmeldungen oder Fragen, zum Stellen von Anträgen oder zum Einlegen von Widersprüchen
gegen Hauptversammlungsbeschlüsse entgegen.
Verfahren für die Stimmabgabe im Wege elektronischer Kommunikation (Briefwahl)
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionärinnen und Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten können
ihr Stimmrecht, ohne sich der Hauptversammlung zuzuschalten, im Wege elektronischer
Kommunikation ausüben (Briefwahl). Auch hierzu sind zunächst eine rechtzeitige Anmeldung
und ein Nachweis des Anteilsbesitzes wie unter „Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes“
beschrieben erforderlich.
Die Ausübung des Stimmrechts per elektronischer Briefwahl (sowie ggf. die Änderung
oder der Widerruf erfolgter Stimmabgaben) kann ausschließlich über den passwortgeschützten
Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter
| https://ir.apontis-pharma.de/hv |
gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren erfolgen. Die Ausübung des Stimmrechts (einschließlich
der Änderung oder des Widerrufs erfolgter Stimmabgaben) ist bis zum Beginn der Abstimmungen
in der virtuellen Hauptversammlung am Donnerstag, den 12. Mai 2022, möglich.
Die persönlichen Zugangsdaten für den passwortgeschützten Internetservice werden ordnungsgemäß
angemeldeten Aktionärinnen und Aktionären zusammen mit ihrer Stimmrechtskarte unaufgefordert
übersandt.
Die Ausübung des Stimmrechts im Wege elektronischer Kommunikation (Briefwahl) über
den passwortgeschützten Internetservice ist ab dem 21. April 2022 möglich.
Es wird darauf hingewiesen, dass andere Übermittlungswege für die Briefwahl nicht
zur Verfügung stehen, insbesondere ist keine Übersendung von Briefwahlstimmen per
Post möglich.
Die Abgabe von Stimmen durch die Briefwahl ist auf die Abstimmung über die in der
Einberufung zur virtuellen Hauptversammlung bekanntgemachten Beschlussvorschläge von
Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu den einzelnen Tagesordnungspunkten, mit einer etwaigen
Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG bekanntgemachte Beschlussvorschläge
von Aktionären oder etwaige vor der Hauptversammlung gemäß §§ 126, 127 AktG zugänglich
gemachte Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären beschränkt.
Ausübung des Stimmrechts durch bevollmächtige Dritte
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionärinnen und Aktionäre können ihr Stimmrecht und sonstige
Rechte auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. einen Intermediär, eine Vereinigung
von Aktionären oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen.
Auch in diesem Fall sind eine rechtzeitige Anmeldung und ein Nachweis des Anteilsbesitzes
wie unter „Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes“ beschrieben erforderlich.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber
der Gesellschaft bedürfen – soweit nicht ein Intermediär oder eine gemäß § 135 Abs.
8 AktG gleichgestellte Person oder Institution bevollmächtigt werden soll – der Textform
(§ 126b BGB).
Für die Erteilung der Vollmacht an einen Intermediär (z.B. ein Kreditinstitut) oder
gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen oder Institutionen sind in der Regel
Besonderheiten zu beachten. Gegebenenfalls verlangt der zu bevollmächtigende Intermediär
oder die zu bevollmächtigende Person oder Institution eine besondere Form der Vollmacht,
da diese Stimmrechtsvertreter nach § 135 Abs. 1 Satz 2 AktG die Vollmacht nachprüfbar
festhalten müssen. Etwaige Besonderheiten sind bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden
zu erfragen.
Die Vollmachtserteilung gegenüber der Gesellschaft, der Nachweis einer (gegenüber
dem Bevollmächtigten erteilten) Bevollmächtigung, die Änderung oder der Widerruf der
Vollmacht muss der Gesellschaft aus organisatorischen Gründen, eingehend spätestens
bis zum Ablauf des 11. Mai 2022, 24:00 Uhr (MESZ), an folgende Post- oder E-Mail-Adresse
übermittelt werden:
APONTIS PHARMA AG
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
E-Mail: apontis-pharma@better-orange.de
Außerdem steht dafür der auf der Internetseite der Gesellschaft unter
| https://ir.apontis-pharma.de/hv |
eingerichtete passwortgeschützte Internetservice gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren
zur Verfügung.
Am Tag der virtuellen Hauptversammlung am 12. Mai 2022 können Vollmachten gegenüber
der Gesellschaft ausschließlich über den passwortgeschützten Internetservice erteilt,
geändert oder widerrufen werden, der auf der Internetseite der Gesellschaft unter
| https://ir.apontis-pharma.de/hv |
zugänglich ist.
Ein Formular, von dem bei der Vollmachtserteilung Gebrauch gemacht werden kann, aber
nicht muss, befindet sich auf der Stimmrechtskarte. Das Vollmachtsformular kann zudem
unter der Anmeldeadresse postalisch oder per E-Mail angefordert werden. Darüber hinaus
können Vollmachtsformulare auch über die Internetseite der Gesellschaft unter
| https://ir.apontis-pharma.de/hv |
heruntergeladen werden. Entsprechendes gilt für das Formular zum Widerruf der Vollmacht.
Bevollmächtigte (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter)
können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht
für von ihnen vertretene Aktionärinnen und Aktionäre lediglich im Wege der elektronischen
Kommunikation per Briefwahl oder durch die Erteilung von (Unter-)Vollmachten (nebst
Weisungen, siehe oben) an die von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter
ausüben.
Die Rechtsausübung durch einen Bevollmächtigten im Wege der elektronischen Kommunikation
über den passwortgeschützten Internetservice setzt voraus, dass der Bevollmächtigte
die entsprechenden Zugangsdaten erhält.
Sonstige Rechte der Aktionäre
Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung nach § 122 Abs. 2 AktG
Gemäß § 122 Abs. 2 AktG können Aktionärinnen und Aktionäre, deren Anteile zusammen
den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder einen anteiligen Betrag von EUR 500.000,00
erreichen, verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht
werden. Ein solches Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der APONTIS PHARMA AG
zu richten und muss der Gesellschaft unter der nachfolgend bekannt gemachten Adresse
mindestens 24 Tage vor der Hauptversammlung (wobei der Tag der Hauptversammlung und
der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen sind), also spätestens am 17. April 2022, 24:00
Uhr (MESZ), zugehen. Entsprechende Verlangen sind an folgende Adresse zu richten:
APONTIS PHARMA AG
Vorstandsbüro
Alfred-Nobel-Str. 10
40789 Monheim
Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beigefügt sein.
Die Antragsteller haben dabei nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor
dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien
bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten. Als Nachweis hierfür ist
eine entsprechende Bestätigung über den Anteilsbesitz einzureichen.
Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG i.V.m.
§ 1 Abs. 2 Satz 3 COVID-19-G
Aktionärinnen und Aktionäre können gemäß §§ 126 Abs. 1, § 127 AktG Gegenanträge zu
Vorschlägen von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu Punkten der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge
zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern übersenden, soweit
entsprechende Wahlen auf der Tagesordnung stehen. Gegenanträge (nebst Begründung)
und Wahlvorschläge sind ausschließlich an die Post- oder E-Mail-Adresse
APONTIS PHARMA AG
Vorstandsbüro
Alfred-Nobel-Str. 10
40789 Monheim
E-Mail: ir@apontis-pharma.de
zu richten.
Zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionärinnen und Aktionären
zu den Punkten dieser Tagesordnung, die spätestens bis zum 27. April 2022, 24:00 Uhr
(MESZ), bei der oben genannten Adresse eingehen, werden wir einschließlich des Namens
des Aktionärs sowie zugänglich zu machender Begründungen auf der Internetseite der
Gesellschaft unter
| https://ir.apontis-pharma.de/hv |
veröffentlichen. Dort finden Sie auch etwaige Stellungnahmen der Verwaltung.
In der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge gestellt
werden. Anträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die nach § 126 oder § 127 AktG
zugänglich zu machen sind, gelten gemäß § 1 Abs. 2 Satz 3 COVID-19-G als in der Versammlung
gestellt, wenn der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär
ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist.
Fragerecht der Aktionäre im Wege der elektronischen Kommunikation (§ 1 Abs. 2 Satz
1 Nr. 3 COVID-19-G)
Auf Grundlage von § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 COVID-19-G ist den Aktionären kein Auskunftsrecht,
sondern lediglich ein Fragerecht im Wege der elektronischen Kommunikation einzuräumen.
Mit Zustimmung des Aufsichtsrats hat der Vorstand der APONTIS PHARMA AG entschieden,
dass ordnungsgemäß angemeldete Aktionärinnen und Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten
Fragen ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation über den auf der Internetseite
der Gesellschaft unter
| https://ir.apontis-pharma.de/hv |
eingerichteten passwortgeschützten Internetservice gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren
einreichen können.
Die Fragen müssen der Gesellschaft spätestens einen Tag vor der Versammlung, d.h.
bis spätestens zum 10. Mai 2022, 24:00 Uhr (MESZ), über den oben genannten passwortgeschützten
Internetservice der Gesellschaft zugehen. Auf anderem Wege eingereichte Fragen bleiben
unberücksichtigt. Nach dem oben genannten Zeitpunkt und insbesondere während der virtuellen
Hauptversammlung können keine Fragen und Nachfragen gestellt werden. Der Vorstand
entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er Fragen der Aktionärinnen
und Aktionäre beantwortet.
Es ist vorgesehen, die Fragensteller im Rahmen der Fragenbeantwortung grundsätzlich
namentlich zu nennen, sofern diese der namentlichen Nennung nicht durch entsprechende
Auswahl mittels Checkbox bei der gestellten Frage ausdrücklich widersprochen haben.
Widerspruch zur Niederschrift gemäß § 245 Nr. 1 Aktiengesetz i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz
1 Nr. 4 COVID-19-G
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionärinnen und Aktionäre, die ihr Stimmrecht im Wege
der elektronischen Kommunikation (Briefwahl) oder durch Bevollmächtigte ausgeübt haben,
können – persönlich oder durch Bevollmächtigte – ab dem Zeitpunkt der Eröffnung der
Hauptversammlung bis zur Schließung der Hauptversammlung durch den Versammlungsleiter
ausschließlich auf elektronischem Wege über den passwortgeschützten Internetservice
auf der Internetseite der Gesellschaft unter
| https://ir.apontis-pharma.de/hv |
gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren Widerspruch gegen Beschlüsse der virtuellen
Hauptversammlung zu Protokoll des Notars erklären. Ordnungsgemäß erklärte Widersprüche
werden unter Nennung des Namens der Aktionärin oder des Aktionärs bzw. des Bevollmächtigten
in die notarielle Niederschrift zur Hauptversammlung aufgenommen. Eine anderweitige
Form der Übermittlung von Widersprüchen ist ausgeschlossen.
Zeitangaben
Soweit nicht ausdrücklich anders vermerkt, sind sämtliche Zeitangaben in dieser Hauptversammlungseinladung
Zeitangaben in der für Deutschland geltenden mitteleuropäischen Sommerzeit (MESZ).
Die koordinierte Weltzeit (UTC) entspricht der mitteleuropäischen Sommerzeit minus
zwei Stunden. MESZ entspricht demnach UTC+2.
Hinweise zum Datenschutz
Wenn Aktionärinnen und Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten sich zur virtuellen Hauptversammlung
anmelden, eine Stimmrechtsvollmacht erteilen, ihre Aktionärsrechte ausüben, den passwortgeschützten
Internetservice nutzen oder sich zur virtuellen Hauptversammlung zuschalten, verarbeiten
wir personenbezogene Daten über diese Aktionärinnen und Aktionäre und/oder ihre Bevollmächtigten
(z.B. Name, Wohnort bzw. Sitz und Anschrift des Aktionärs und ggf. seiner Vertreter,
E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Stimmrechtskarte
sowie die Zugangsdaten zum passwortgeschützten Internetservice). Dies geschieht, um
den Aktionärinnen und Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten die Zuschaltung zu der
virtuellen Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der virtuellen
Hauptversammlung zu ermöglichen.
Verantwortliche für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionärinnen
und Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten ist die APONTIS PHARMA AG, Alfred-Nobel-Str.
10, 40789 Monheim, Tel.: +49 2173 8955 2204, E-Mail: peter.hagedorn@apontis-pharma.de.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b), c) und f) der
Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die personenbezogenen Daten werden gelöscht,
sobald sie für die zuvor genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und uns nicht
gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z.B. nach Aktiengesetz, Handelsgesetzbuch
oder Abgabenordnung) zu einer weiteren Speicherung verpflichten.
Dienstleister der Gesellschaft, derer wir uns zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung
bedienen, erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche
für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten
diese Daten ausschließlich nach Weisung und im Auftrag der Gesellschaft.
Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den
Aktionären und Aktionärsvertretern im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zur Verfügung
gestellt, namentlich über das Teilnehmerverzeichnis und im Rahmen der Bekanntmachung
von Aktionärsverlangen auf Ergänzung der Tagesordnung sowie von Gegenanträgen und
Wahlvorschlägen von Aktionären. Entsprechendes gilt im Zusammenhang mit der Beantwortung
von Fragen, die Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter gegebenenfalls vorab gestellt haben
(§ 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 und Satz 2 COVID-19-G).
Aktionäre und Aktionärsvertreter haben unter den in Art. 12 ff. der DSGVO näher geregelten
gesetzlichen Voraussetzungen gegenüber der Gesellschaft ein jederzeitiges Auskunfts-,
Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung
ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung. Ihnen steht außerdem
ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO zu.
Unser betrieblicher Datenschutzbeauftragter ist unter den folgenden Kontaktdaten zu
erreichen:
APONTIS PHARMA AG
Datenschutzbeauftragter
Alfred-Nobel-Str. 10
40789 Monheim
Tel.: +49 2173 8955 2204
E-Mail: peter.hagedorn@apontis-pharma.de
Aktionäre, die einen Bevollmächtigten bevollmächtigen, werden gebeten, diesen über
die Datenschutzhinweise zu informieren.
Technische Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung
Für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung sowie zur Nutzung des passwortgeschützten
Internetservices und zur Ausübung von Aktionärsrechten über den passwortgeschützten
Internetservice werden eine Internetverbindung und ein internetfähiges Endgerät benötigt.
Um die Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung optimal wiedergeben
zu können, wird eine stabile Internetverbindung mit einer ausreichenden Übertragungsgeschwindigkeit
empfohlen.
Nutzen Sie zum Empfang der Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung
einen Computer, benötigen sie einen Browser und Lautsprecher oder Kopfhörer.
Für den Zugang zum passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft ist die Stimmrechtskarte
mit den Zugangsdaten erforderlich, die ordnungsgemäß angemeldete Aktionärinnen und
Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten unaufgefordert übersendet bekommen. Auf dieser
Stimmrechtskarte finden sich die individuellen Zugangsdaten, mit denen Sie sich im
passwortgeschützten Internetservice anmelden können. Die Nutzung des passwortgeschützten
Internetservices durch einen Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte
die entsprechenden Zugangsdaten erhält.
Um das Risiko von Einschränkungen bei der Ausübung von Aktionärsrechten durch technische
Probleme während der virtuellen Hauptversammlung zu vermeiden, wird empfohlen – soweit
möglich –, die Aktionärsrechte (insbesondere das Stimmrecht) bereits vor Beginn der
Hauptversammlung auszuüben. Der passwortgeschützte Internetservice ist für die Ausübung
des Stimmrechts ab dem 21. April 2022 zugänglich.
Hinweise zur Verfügbarkeit der Bild- und Tonübertragung
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionärinnen und Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten können
die gesamte Hauptversammlung per Bild- und Tonübertragung im Internet über den passwortgeschützten
Internetservice verfolgen. Die Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung
und die Verfügbarkeit des passwortgeschützten Internetservices kann nach dem heutigen
Stand der Technik aufgrund von Einschränkungen der Verfügbarkeit des Telekommunikationsnetzes
und der Einschränkung von Internetdienstleistungen von Drittanbietern Schwankungen
unterliegen, auf die die Gesellschaft keinen Einfluss hat. Die Gesellschaft kann daher
keine Gewährleistung und Haftung für die Funktionsfähigkeit und ständige Verfügbarkeit
der in Anspruch genommenen Internetdienste, der in Anspruch genommenen Netzelemente
Dritter, der Bild- und Tonübertragung sowie den Zugang zum passwortgeschützten Internetservice
und dessen generelle Verfügbarkeit übernehmen. Die Gesellschaft übernimmt auch keine
Verantwortung für Fehler und Mängel der für den passwortgeschützten Internetservice
eingesetzten Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen,
soweit nicht Vorsatz vorliegt. Die Gesellschaft empfiehlt aus diesem Grund, frühzeitig
von den oben genannten Möglichkeiten zur Rechtsausübung, insbesondere zur Ausübung
des Stimmrechts, Gebrauch zu machen. Sofern es Datenschutz- oder Sicherheitserwägungen
zwingend erfordern, muss sich der Versammlungsleiter der Hauptversammlung vorbehalten,
die Möglichkeit der virtuellen Hauptversammlung zu unterbrechen oder ganz einzustellen.
|
