asknet Solutions AG
Karlsruhe
(„Gesellschaft“)
ISIN DE000A2E3707 – WKN A2E370
Einladung zur außerordentlichen Hauptversammlung
Wir laden hiermit unsere Aktionäre zu der am
Montag, den 23. Mai 2022, um 13:00 Uhr
in den Geschäftsräumen der Gesellschaft in der
Vincenz-Prießnitz-Straße 3, 76131 Karlsruhe,
stattfindenden
außerordentlichen Hauptversammlung
der asknet Solutions AG ein.
Tagesordnung
Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts
Die Hauptversammlung wird mit verkürzten Fristen einberufen, § 1 Abs. 3 des Gesetzes
über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht
zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie („COVID-19-Gesetz“).
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nach §
12.1 der Satzung unserer Gesellschaft diejenigen Aktionäre berechtigt, die im Aktienregister
eingetragen sind und sich zur Teilnahme an der Hauptversammlung bei der Gesellschaft
unter der nachfolgend genannten Adresse angemeldet haben:
Die Anmeldung muss der Gesellschaft unter der genannten Adresse in Textform spätestens
bis zum Ablauf des 16. Mai 2022, 24:00 Uhr (Eingang bei der Gesellschaft), zugehen.
Die Aktien werden durch die Anmeldung zur Hauptversammlung nicht gesperrt oder blockiert.
Aktionäre können über ihre Aktien daher auch nach erfolgter Anmeldung weiterhin frei
verfügen. Für die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts ist der am Tag der Hauptversammlung
im Aktienregister eingetragene Aktienbestand maßgebend. Nach § 12.2 Satz 2 der Satzung
finden Umschreibungen im Aktienregister am Tag der Hauptversammlung und in den letzten
fünf Tagen vor der Hauptversammlung, d.h. in der Zeit vom 18. Mai 2022, 0:00 Uhr,
bis einschließlich dem 23. Mai 2022, 24:00 Uhr, nicht statt. Technisch maßgeblicher
Bestandsstichtag (sogenannter Technical Record Date) ist daher der Ablauf, d.h. 24:00
Uhr, des 17. Mai 2022. Erwerber von Aktien der Gesellschaft, die noch nicht im Aktienregister
eingetragen sind, werden daher gebeten, Umschreibungsanträge so zeitnah wie möglich
zu stellen.
Nach Eingang der Anmeldung werden den Aktionären bzw. den von ihnen benannten Bevollmächtigten
zur Ausübung des Stimmrechts von der Anmeldestelle Eintrittskarten für die Hauptversammlung
übersandt.
Stimmrechtsausübung
Die Aktionäre können sich in der Hauptversammlung und bei der Ausübung des Stimmrechts
durch Bevollmächtigte, z. B. durch einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder
eine andere Person ihrer Wahl vertreten lassen. Voraussetzung für die Ausübung des
Stimmrechts durch Bevollmächtigte ist die form- und fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber
der Gesellschaft bedürfen gemäß § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG grundsätzlich der Textform
(§ 126b BGB), wenn keine Vollmacht nach § 135 AktG erteilt wird. Ein Vollmachtsformular,
das hierfür verwendet werden kann, ist auf dem mit der Einladung übersandten Anmeldebogen
vorhanden und findet sich auch auf den den Aktionären auf Anforderung zugesandten
Eintrittskarten.
Bei der Bevollmächtigung zur Stimmrechtsausübung nach § 135 AktG (Vollmachtserteilung
an Intermediäre, Stimmrechtsberater, Aktionärsvereinigungen oder geschäftsmäßig Handelnde)
ist die Vollmachtserklärung vom Bevollmächtigten nachprüfbar festzuhalten. Die Vollmachtserklärung
muss vollständig sein und darf ausschließlich mit der Stimmrechtsausübung verbundene
Erklärungen enthalten. Aktionäre sollten sich in diesen Fällen mit dem zu Bevollmächtigenden
über die Form der Vollmacht abstimmen.
Die Bevollmächtigung kann nachgewiesen werden durch Vorweisen der Vollmacht in der
Hauptversammlung oder durch die vorherige Übermittlung des Nachweises per Post, E-Mail
oder Telefax an die folgende Adresse, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse:
Dasselbe gilt für einen eventuellen Widerruf der Vollmacht.
Als Service bieten wir unseren Aktionären an, einen von der Gesellschaft benannten
weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter bereits vor der Hauptversammlung zu bevollmächtigen.
Der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter steht nur für die Stimmrechtsvertretung,
nicht für die Ausübung sonstiger Rechte, zur Verfügung. Auch hier ist die form- und
fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung Voraussetzung für die Ausübung des Stimmrechts
durch den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
sind durch die Vollmacht verpflichtet, das Stimmrecht zu den Tagesordnungspunkten
ausschließlich gemäß den Weisungen des Aktionärs zu den in der Einberufung der Hauptversammlung
bekannt gemachten Beschlussvorschlägen der Verwaltung auszuüben. Den Stimmrechtsvertretern
steht bei der Ausübung des Stimmrechts kein eigener Ermessenspielraum zu. Bei Abstimmungen,
für die keine ausdrückliche Weisung erteilt wurde, enthalten sich die Stimmrechtsvertreter
der Stimme. Ein Formular, das zur Vollmacht- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter
der Gesellschaft verwendet werden kann, ist auf dem mit der Einladung übersandten
Anmeldebogen vorhanden und findet sich auch auf den den Aktionären auf Anforderung
zugesandten Eintrittskarten. Die entsprechenden Formulare werden auch in der Hauptversammlung
ausliegen. Die Vollmacht und die Weisungen für den von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter müssen aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum Ablauf
des 22. Mai 2022 bei der folgenden Anschrift eingegangen sein:
Alternativ ist eine Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft während
der Hauptversammlung durch dort anwesende Aktionäre oder Aktionärsvertreter möglich.
Bitte beachten Sie, dass zwar das Recht eines jeden Aktionärs besteht, mehr als eine
Person zu bevollmächtigen, dass die Gesellschaft jedoch berechtigt ist, eine oder
mehrere von diesen zurückzuweisen.
Gegenanträge und Wahlvorschläge gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG
Gegenanträge von Aktionären gegen einen Vorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat zu
einem bestimmten Tagesordnungspunkt gemäß § 126 AktG oder Wahlvorschläge von Aktionären
zur Wahl von Abschlussprüfern oder Aufsichtsräten gemäß § 127 AktG sind ausschließlich
an die nachstehende Adresse zu übersenden.
Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären mit etwaiger Begründung, die mindestens
14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, also bis spätestens zum Ablauf des 8. Mai
2022 (24:00 Uhr), unter der vorstehend angegebenen Adresse eingehen, werden einschließlich
einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung allen Aktionären im Internet unter
https://asknet-solutions.com/de/investoren/jahreshauptversammlungen.html
unverzüglich zugänglich gemacht, sofern die übrigen Voraussetzungen für eine Pflicht
zur Veröffentlichung gemäß § 126 bzw. § 127 AktG erfüllt sind. Anderweitig adressierte
Gegenanträge von Aktionären bleiben unberücksichtigt.
Informationen zum Datenschutz
Die asknet Solutions AG verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung
folgende Kategorien Ihrer personenbezogenen Daten: Kontaktdaten (z.B. Name oder die
E-Mail-Adresse), Informationen über Ihre Aktien (z.B. Anzahl der Aktien) und Verwaltungsdaten
(z.B. die Eintrittskartennummer). Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im
Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung
(DSGVO). Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die
Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die asknet
Solutions AG ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen.
Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien
personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe Ihrer personenbezogenen Daten können
Sie sich nicht zur Hauptversammlung anmelden.
Für die Datenverarbeitung ist die asknet Solutions AG verantwortlich. Die Kontaktdaten
des Verantwortlichen lauten:
Personenbezogene Daten, die Sie betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben.
Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der asknet
Solutions AG zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung
beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister,
wie etwa HV-Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer. Die Dienstleister erhalten
personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung
notwendig ist.
Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis
der Hauptversammlung können andere Teilnehmer und Aktionäre Einblick in die in dem
Teilnehmerverzeichnis über sie erfassten Daten erlangen. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen
Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen werden, wenn
diese Anträge von Ihnen gestellt werden, Ihre personenbezogenen Daten veröffentlicht.
Die oben genannten Daten werden nach Beendigung der Hauptversammlung gelöscht, es
sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung
von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung
erforderlich.
Sie haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über Sie gespeichert wurden,
auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben Sie das Recht auf
Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von
zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen, und das Recht auf Löschung von unrechtmäßig
verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine
gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO
entgegenstehen). Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Übertragung sämtlicher von
Ihnen an uns übergebene Daten in einem gängigen Dateiformat (Recht auf „Datenportabilität“).
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an
asknet@extern.tacticx.com
Darüber hinaus haben Sie auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
Den Datenschutzbeauftragten der asknet Solutions AG erreichen Sie unter folgender
Adresse:
Karlsruhe, im Mai 2022
asknet Solutions AG
– Der Vorstand –
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