AURENIA SE
Berlin
Wertpapier-Kenn-Nummer A3H3L3
ISIN DE000A3H3L36
Einladung zur virtuellen Hauptversammlung 2022
Sehr geehrte Aktionärinnen und Aktionäre,
hiermit laden wir Sie ein zur ordentlichen Hauptversammlung der AURENIA SE, die am 28. Dezember 2022 ab 10:00 Uhr (MEZ) unter
https://www.aurenia.io/investor-relations/hv2022/
d. h. ohne physische Präsenz der Aktionärinnen und Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten, abgehalten wird. Der Aufenthaltsort des Versammlungsleiters und der Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist
AURENIA SE
Berliner Straße 137
13467 Berlin
Deutschland
Bitte beachten Sie, dass Aktionärinnen und Aktionäre (im Folgenden „Aktionäre“) oder ihre Bevollmächtigten die virtuelle Hauptversammlung nicht vor Ort verfolgen können.
TAGESORDNUNG
| I. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses, jeweils zum 31. Dezember 2021, und des zusammengefassten Lageberichts für die AURENIA SE sowie des Berichts des Verwaltungsrats über das am 31. Dezember 2021 abgelaufene Geschäftsjahr Die vorstehend genannten Unterlagen sind im Internet unter
veröffentlicht. Sie werden dort auch während der Hauptversammlung zugänglich sein und in der Hauptversammlung näher erläutert. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen ist zum Tagesordnungspunkt I keine Beschlussfassung vorgesehen, da der Verwaltungsrat den von dem Geschäftsführenden Direktor aufgestellten Jahresabschluss 2021 der AURENIA SE am 1. Juli 2022 gebilligt hat. Der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Auch eine Beschlussfassung der Hauptversammlung über die weiteren zu Tagesordnungspunkt 1 vorzulegenden Unterlagen ist gesetzlich nicht vorgesehen. |
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| II. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2021 Der Verwaltungsrat schlägt vor, den im Jahresabschluss der Aurenia SE ausgewiesenen Bilanzgewinn für das Geschäftsjahr 2021 in Höhe von 1.884.887,17 € wie folgt zu verwenden: Der Jahresüberschuss wird vollständig auf neue Rechnung vorgetragen. |
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| III. |
Beschlussfassung über die Entlastung des geschäftsführenden Direktors der AURENIA SE für das Geschäftsjahr 2021 Der Verwaltungsrat schlägt vor, den im Geschäftsjahr 2021 vom 1. Januar 2021 bis zum 7. Juli 2021 amtierenden Geschäftsführenden Direktor der AURENIA SE für das Geschäftsjahr 2021 Entlastung zu erteilen, namentlich:
Der Verwaltungsrat schlägt weiterhin vor, den im Geschäftsjahr 2021 vom 7. Juli 2021 bis zum 31. Dezember 2021 amtierenden Geschäftsführenden Direktor der AURENIA SE für das Geschäftsjahr 2021 Entlastung zu erteilen, namentlich:
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| IV. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Mitglieds des Verwaltungsrats der AURENIA SE für das Geschäftsjahr 2021 Der Verwaltungsrat schlägt vor, dem im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Mitglied des Verwaltungsrats der AURENIA SE für das Geschäftsjahr 2021 Entlastung zu erteilen, namentlich:
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| V. |
Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2022 Der Verwaltungsrat schlägt vor, die Wienand Treuhand GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Röntgenstraße 9, 63755 Alzenau, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2022 zu bestellen. |
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| VI. |
Beschlussfassung über die Namensänderung der Gesellschaft durch Satzungsänderung Der Verwaltungsrat schlägt vor, den Namen der Gesellschaft von „Aurenia SE“ in „Emittendo SE“ umzubenennen. Mit dem neuen Namen soll nach Auffassung des Verwaltungsrates der künftigen Ausrichtung der Gesellschaft als einer Beteiligungsgesellschaft im Bereich Digitale Wertpapier-, Beratungs- und Unternehmensservices Rechnung getragen werden. Die Satzung soll daher wie folgt geändert werden: § 1
Emittendo SE
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| VII. |
Beschlussfassung über die Erteilung einer neuen Ermächtigung des geschäftsführenden Direktors zur Einberufung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung entsprechend §118a AktG durch Satzungsänderung Der Verwaltungsrat schlägt vor, die Satzung der AURENIA SE wie folgt ergänzend zu ändern: § 18
Der Deutsche Bundestag hat beschlossen, die Möglichkeit zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung auch über die Corona-Pandemie hinaus als festen Bestandteil des Aktienrechts zu etablieren. Hierzu wurde der §118a AktG neu geschaffen, welcher am 27. Juli 2022 in Kraft getreten ist. Der Verwaltungsrat kann nun durch Satzung bis höchstens 5 Jahre dazu ermächtigt werden, die Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung einzuberufen. Mit Hinblick auf die andauernde Corona-Pandemie und den weiteren Vorzügen für die Gesellschaft und die Aktionäre (geringere Organisationsaufwände und Reisekosten) hat sich der Verwaltungsrat entschieden, der Hauptversammlung vorzuschlagen, von dieser gesetzlichen Ermächtigung Gebrauch zu machen. |
Durchführung der Hauptversammlung
I. Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten, Übertragung in Bild und Ton
Mit Hinblick auf die fortdauernde COVID-19 Pandemie wird die ordentliche Hauptversammlung am 28. Dezember 2022 auf Grundlage des § 118a AktG vom 27. Juli 2022 in seiner aktuellen Fassung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten, jedoch mit der Möglichkeit zur Teilnahme im Wege der elektronischen Zuschaltung (Teilnahme) durchgeführt. Die Anwendung des § 118a Abs. 1 AktG sieht die Durchführung der virtuellen Hauptversammlung aufgrund einer Satzungsermächtigung vor. Da eine solche Satzungsermächtigung in der ersten Hauptverhandlung nach Inkrafttreten des § 118a AktG erfahrungsgemäß nicht existiert, hat der Gesetzgeber mit § 26n AktGEG vom 27. Juli 2022 eine Übergangsvorschrift geschaffen, wonach für Hauptversammlungen, welche bis einschließlich 31. August 2023 einberufen werden, der Verwaltungsrat entscheiden kann, die Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung nach § 118a AktG abzuhalten.
Hiervon hat der Verwaltungsrat der AURENIA SE Gebrauch gemacht und die ordentliche Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung einberufen.
Die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) können daher nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können die gesamte Hauptversammlung jedoch per Bild- und Tonübertragung auf der Internetseite der AURENIA SE unter
https://www.aurenia.io/investor-relations/hv2022/
über den passwortgeschützten Internetservice verfolgen; diese Bild- und Tonübertragung ermöglicht keine Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG und keine elektronische Teilnahme im Sinne von § 118a Abs. 1 Nr. 2 AktG. Den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären werden anstelle der herkömmlichen Eintrittskarten individuelle Zugangsdaten zum passwortgeschützten Internetservice zugeschickt, mit denen die Aktionäre den auf der Internetseite der AURENIA SE unter
https://www.aurenia.io/investor-relations/hv2022/
zugänglichen passwortgeschützten Internetservice nutzen können.
II. Passwortgeschützter Internetservice zur Hauptversammlung
Auf der Internetseite der AURENIA SE unter
https://www.aurenia.io/investor-relations/hv2022/
steht ab dem 7. Dezember 2022 ein passwortgeschützter Internetservice zur Verfügung. Über diesen können die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre (und ggf. deren Bevollmächtigte) unter anderem die Hauptversammlung in Bild und Ton verfolgen, ihr Stimmrecht ausüben, Vollmachten erteilen, Fragen einreichen oder Widerspruch zu Protokoll erklären. Um den passwortgeschützten Internetservice nutzen zu können, müssen sie sich mit den individuellen Zugangsdaten, die sie nach erfolgter Anmeldung und dem Nachweis des Anteilsbesitzes erhalten, einloggen. Die verschiedenen Möglichkeiten zur Ausübung ihrer Rechte erscheinen dann in Form von Schaltflächen und Menüs auf der Benutzeroberfläche im passwortgeschützten Internetservice.
Weitere Einzelheiten zum passwortgeschützten Internetservice und den Anmelde- und Nutzungsbedingungen erhalten die Aktionäre zusammen mit den individuellen Zugangsdaten für Nutzer des passwortgeschützten Internetservices bzw. im Internet unter
https://www.aurenia.io/investor-relations/hv2022/
III. Passwortgeschützter Internetservice zur Hauptversammlung
Auf der Internetseite der AURENIA SE unter
https://www.aurenia.io/investor-relations/hv2022/
steht ab dem 7. Dezember 2022 ein passwortgeschützter Internetservice zur Verfügung. Über diesen können die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre (und ggf. deren Bevollmächtigte) unter anderem die Hauptversammlung in Bild und Ton verfolgen, ihr Stimmrecht ausüben, Vollmachten erteilen, Fragen einreichen oder Widerspruch zu Protokoll erklären. Um den passwortgeschützten Internetservice nutzen zu können, müssen sie sich mit den individuellen Zugangsdaten, die sie nach erfolgter Anmeldung und dem Nachweis des Anteilsbesitzes erhalten, einloggen. Die verschiedenen Möglichkeiten zur Ausübung ihrer Rechte erscheinen dann in Form von Schaltflächen und Menüs auf der Benutzeroberfläche im passwortgeschützten Internetservice.
Weitere Einzelheiten zum passwortgeschützten Internetservice und den Anmelde- und Nutzungsbedingungen erhalten die Aktionäre zusammen mit den individuellen Zugangsdaten für Nutzer des passwortgeschützten Internetservices bzw. im Internet unter
https://www.aurenia.io/investor-relations/hv2022/
IV. Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts
Zur Teilnahme durch elektronische Zuschaltung zu der Hauptversammlung und zur Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts, sind nach § 14 Abs. 1 der Satzung diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich zur Hauptversammlung anmelden und ihre Berechtigung nachweisen (ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre). Die Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung müssen der Gesellschaft in deutscher oder englischer Sprache spätestens bis zum Ablauf des
21. Dezember 2022
(24:00 Uhr MEZ)
unter folgender Adresse oder E-Mail-Adresse zugehen (z.B. als eingescannte Datei im pdf-Format):
AURENIA SE
c/o GFEI AG
Ostergrube 11
30559 Hannover
Deutschland
E-Mail: aurenia-hv-2022@gfei.de
Für den Nachweis der Berechtigung reicht ein in Textform (§ 126b BGB) erstellter besonderer Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut aus. Der Nachweis muss sich gemäß § 14 Abs. 2 der Satzung auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d.h. auf den
7. Dezember 2022
(0:00 Uhr MEZ (Nachweisstichtag)),
beziehen.
Die GFEI AG ist für die Anmeldung und den Nachweis des Anteilsbesitzes die Empfangsbevollmächtigte der Gesellschaft.
Nach fristgerechter Anmeldung einschließlich Eingang des Nachweises des Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft werden den Aktionären individuelle Zugangsdaten für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservices übersandt. Wir bitten die Aktionäre, frühzeitig für die Anmeldung und Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen.
V. Bedeutung des Nachweisstichtags (Record Date)
Der Nachweisstichtag (Record Date) ist das entscheidende Datum für den Umfang und die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts in der Hauptversammlung. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer einen Nachweis des Anteilsbesitzes zum Record Date erbracht hat. Personen, die zum Record Date noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt, es sei denn, sie lassen sich bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen (siehe unten, Ziffer VIII. „Bevollmächtigung eines Dritten zur Ausübung des Stimmrechts und sonstiger Rechte“). Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht haben, sind auch dann zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts berechtigt, wenn sie die Aktien nach dem Record Date veräußern. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilbesitzes einher. Der Nachweisstichtag ist kein relevantes Datum für eine eventuelle Dividendenberechtigung.
VI. Ausübung des Stimmrechts durch elektronische Briefwahl
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können ihre Stimmen, auch ohne an der Hauptversammlung teilzunehmen, im Wege elektronischer Kommunikation (Briefwahl) abgeben.
Briefwahlstimmen können unter Nutzung des unter der Internetadresse
https://www.aurenia.io/investor-relations/hv2022/
zugänglichen passwortgeschützten Internetservices gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren abgegeben, geändert oder widerrufen werden.
Diese Möglichkeit der elektronischen Briefwahl steht ab dem
7. Dezember 2022,
0:00 Uhr (MEZ),
bis zu dem Zeitpunkt in der virtuellen Hauptversammlung am 28. Dezember 2022 zur Verfügung, bis der Versammlungsleiter die Abstimmungsmöglichkeiten im HV-Portal schließt. Entsprechendes gilt für einen Widerruf oder eine Änderung der Stimmabgabe durch elektronische Briefwahl.
VII. Ausübung des Stimmrechts durch Vollmachts- und Weisungserteilung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
Die Gesellschaft bietet den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären an, einen von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen.
Ein Vollmachts- und Weisungsformular wird diesen Aktionären zusammen mit den Zugangsdaten zu dem unter der Internetadresse
https://www.aurenia.io/investor-relations/hv2022/
zugänglichen passwortgeschützten Internetservice übersandt und steht dort auch zum Download zur Verfügung.
Vollmachten mit Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können bis zum
27. Dezember 2022,
18:00 Uhr (MEZ), (Datum des Eingangs)
an die nachfolgende Adresse oder E-Mail-Adresse
AURENIA SE
c/o GFEI AG
Ostergrube 11
30559 Hannover
Deutschland
E-Mail: aurenia-hv-2022@gfei.de
oder unter Nutzung des unter der Internetadresse
https://www.aurenia.io/investor-relations/hv2022/
zugänglichen passwortgeschützten Internetservices gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren abgegeben, geändert oder widerrufen werden. Entscheidend ist der Zeitpunkt des Zugangs bei der Gesellschaft.
Am Tag der virtuellen Hauptversammlung können Vollmachten mit Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter auch noch bis zum Beginn der Abstimmung über den passwortgeschützten Internetservice unter
https://www.aurenia.io/investor-relations/hv2022/
gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren abgegeben, geändert oder widerrufen werden.
Soweit der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt wird, müssen diesem in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Der Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Ohne solche ausdrücklichen Weisungen wird der Stimmrechtsvertreter das Stimmrecht nicht ausüben.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung.
Der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nimmt keine Vollmachten zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse, zur Ausübung der Fragemöglichkeit oder zur Stellung von Anträgen entgegen.
VIII. Bevollmächtigung eines Dritten zur Ausübung des Stimmrechts und sonstiger Rechte
Die Aktionäre können ihr Stimmrecht und sonstige Rechte in der Hauptversammlung auch durch Bevollmächtigte, z.B. durch einen Intermediär, eine Vereinigung von Aktionären, einen Stimmrechtsberater oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Auch dann ist eine fristgemäße Anmeldung des jeweiligen Anteilsbesitzes mit dem entsprechenden Nachweis erforderlich. Bevollmächtigte Dritte können das Stimmrecht ihrerseits durch Briefwahl oder Vollmacht und Weisung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben (siehe oben). Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft gemäß § 134 Abs. 3 Satz 2 AktG eine oder mehrere von diesen zurückweisen.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB), wenn keine Vollmacht nach § 135 AktG erteilt wird.
Ein Vollmachtsformular wird den angemeldeten Aktionären zusammen mit den Zugangsdaten zu dem unter der Internetadresse
https://www.aurenia.io/investor-relations/hv2022/
zugänglichen passwortgeschützten Internetservice übersandt und steht dort auch zum Download zur Verfügung.
Bei Bevollmächtigung von Intermediären, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberatern oder diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Personen oder Institutionen gelten die besonderen Vorschriften des § 135 AktG, die unter anderem verlangen, dass die Vollmacht nachprüfbar festzuhalten ist. Hier können daher Ausnahmen von dem allgemeinen Textformerfordernis gelten. Die betreffenden Vollmachtsempfänger setzen jedoch unter Umständen besondere Regelungen für ihre eigene Bevollmächtigung fest. Die Aktionäre werden deshalb gebeten, sich ggf. mit den betreffenden Vollmachtsempfängern rechtzeitig über die jeweilige Form und das Verfahren der Bevollmächtigung abzustimmen.
Die Erteilung der Vollmacht kann gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Der Nachweis der Bevollmächtigung kann an die Gesellschaft bis zum
27. Dezember 2022,
18:00 Uhr (MEZ), (Datum des Eingangs)
an die nachfolgende Adresse
AURENIA SE
c/o GFEI AG
Ostergrube 11
30559 Hannover
Deutschland
E-Mail: aurenia-hv-2022@gfei.de
oder unter Nutzung des unter der Internetadresse
https://www.aurenia.io/investor-relations/hv2022/
zugänglichen passwortgeschützten Internetservices gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren abgegeben, geändert oder widerrufen werden. Entscheidend ist der Zeitpunkt des Zugangs bei der Gesellschaft.
Am Tag der virtuellen Hauptversammlung können Vollmachten ausschließlich unter Nutzung des unter der Internetadresse
https://www.aurenia.io/investor-relations/hv2022/
zugänglichen passwortgeschützten Internetservices gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren abgegeben, geändert oder widerrufen werden.
Die Teilnahme des Bevollmächtigten durch elektronische Zuschaltung über den passwortgeschützten Internetservice setzt voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber die Zugangsdaten zum passwortgeschützten Internetservice erhält.
IX. Recht zur Einreichung von Stellungnahmen gemäß § 130a Abs. 1 bis 4, 6 AktG
Ordnungsgemäß zur virtuellen Hauptversammlung angemeldete Aktionäre haben das Recht, bis zum Ablauf des
22. Dezember 2022
(24.00 Uhr (MEZ)
Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung einzureichen.
Die Einreichung hat in Textform als pdf-Datei im HV-Portal unter
https://www.aurenia.io/investor-relations/hv2022/
zu erfolgen.
Stellungnahmen dürfen maximal 20.000 Zeichen (inklusive Leerzeichen) umfassen.
Die Gesellschaft wird die Stellungnahmen allen ordnungsgemäß zu der virtuellen Hauptversammlung angemeldeten Aktionären bis zum Ablauf des 23. Dezember 2022, 24.00 Uhr (MEZ), zugänglich machen. Das Zugänglichmachen erfolgt über das HV-Portal unter
https://www.aurenia.io/investor-relations/hv2022/
Stellungnahmen werden nicht zugänglich gemacht, sofern die Stellungnahme nicht von einem ordnungsgemäß zur virtuellen Hauptversammlung angemeldeten Aktionär stammen, mehr als 20.000 Zeichen (inklusive Leerzeichen) umfassen oder ein Fall im Sinne von § 130a Abs. 3 Satz 4 i. V. m. § 126 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1, Nr. 3 oder Nr. 6 AktG vorliegt.
Auf vorab eingereichte Stellungnahmen findet § 131 Abs. 1a AktG keine Anwendung. Etwaige in Stellungnahmen enthaltene Fragen werden daher in der virtuellen Hauptversammlung nicht beantwortet, es sei denn, sie werden im Rahmen der Ausübung des Fragerechts gestellt.
Bei der Zugänglichmachung von Stellungnahmen wird die Gesellschaft die Namen der Verfasser der Stellungnahmen nur dann offenlegen, wenn diese bei Übersendung der Stellungnahme ausdrücklich darum gebeten bzw. einer Offenlegung ausdrücklich zugestimmt haben.
X. Rederecht der Aktionäre
Der virtuellen Hauptversammlung elektronisch (d.h. über das HV-Portal) zugeschaltete Aktionäre und ihre Bevollmächtigten haben in der virtuellen Hauptversammlung ein Rederecht. Das Rederecht wird im Wege der Videokommunikation ausgeübt. Anträge und Wahlvorschläge nach § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 AktG, Nachfragen nach § 131 Abs. 1d AktG und Fragen nach § 131 Abs. 1e AktG können Bestandteil des Redebeitrags sein.
Die Videokommunikation erfolgt über das internetgestützte Aktionärsportal unter
https://www.aurenia.io/investor-relations/hv2022/
Die Gesellschaft behält sich vor, gemäß § 130a Abs. 6 AktG die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen dem jeweiligen Aktionär und der Gesellschaft in der virtuellen Hauptversammlung vor dem Redebeitrag des Aktionärs zu überprüfen und diesen zurückzuweisen, wenn die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist.
XI. Auskunftsrecht der Aktionäre gemäß § 131 Abs. 1 und 1a AktG und Fragerecht der Aktionäre
Das Auskunftsrecht der Aktionäre gemäß § 131 Abs. 1 AktG ist im Falle einer virtuellen Hauptversammlung nach §131 Abs. 1a AktG eingeschränkt. Danach haben die Aktionäre lediglich das Recht, Fragen im Wege der elektronischen Kommunikation zu stellen. Der Verwaltungsrat kann zudem festlegen, dass Fragen spätestens drei Tage vor der Hauptversammlung einzureichen sind. Hiervon hat der Geschäftsführende Direktor der AURENIA SE mit Zustimmung des Verwaltungsrats wie folgt Gebrauch gemacht.
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre haben ab dem
7. Dezember 2022,
0:00 Uhr (MEZ),
die Möglichkeit, im Wege der elektronischen Kommunikation Fragen zu stellen. Etwaige Fragen sind bis zum
24. Dezember 2022,
24:00 Uhr (MEZ),
über den unter der Internetadresse
https://www.aurenia.io/investor-relations/hv2022/
zugänglichen passwortgeschützten Internetservice gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren einzureichen.
Mit Blick auf die (teilweise) zeitliche Vorverlagerung des Fragerechts und die Möglichkeit zur Vorabeinreichung von Stellungnahmen wird die Gesellschaft den Bericht des Vorstandes oder seinen wesentlichen Inhalt bis zum Ablauf des
20. Dezember 2022,
24.00 Uhr (MEZ),
den Aktionären über das HV-Portal zugänglich machen.
Verwaltungsrat und geschäftsführender Direktor haben ordnungsgemäß eingereichte Fragen vor der Versammlung allen Aktionären über das passwortgeschützte HV-Portal zugänglich zu machen und bis spätestens einen Tag vor der Versammlung – also bis zum
26. Dezember 2022,
24:00 Uhr (MEZ)
zu beantworten (§ 131 Abs. 1c AktG).
Fragen werden nicht zugänglich gemacht, wenn sie nicht von einem ordnungsgemäß zu der virtuellen Hauptversammlung angemeldeten Aktionär stammen oder ein Fall im Sinne von § 131 Abs. 1c Satz 3 i. V. m. § 126 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1, Nr. 3 oder Nr. 6 AktG vorliegt.
Nach Ablauf der vorstehend genannten Frist oder nicht in deutscher Sprache eingereichte Fragen werden nicht berücksichtigt. Es ist möglich, die Fragensteller im Rahmen der Fragenbeantwortung grundsätzlich namentlich zu nennen.
Der Geschäftsführende Direktor entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er Fragen beantwortet.
XII. Nachfragen und Fragen zu neuen Sachverhalten im Sinne von § 131 Abs. 1e AktG während der virtuellen Hauptversammlung
Der virtuellen Hauptversammlung elektronisch, d. h. über das HV-Portal, zugeschaltete Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können während der virtuellen Hauptversammlung Nachfragen zu allen vor und in der virtuellen Hauptversammlung gegebenen Auskünften des Vorstandes stellen. Ferner können sie während der virtuellen Hauptversammlung Fragen zu Sachverhalten stellen, die sich erst nach Ablauf der Frist für die Ausübung des Fragerechts vor der virtuellen Hauptversammlung, d. h. nach Ablauf des 24. Dezember 2022, ergeben haben. Solche Fragen können auch im Rahmen eines Redebeitrags gestellt werden.
Es ist geplant, dass der Versammlungsleiter festlegt, dass solche Fragen in der virtuellen Hauptversammlung nur im Wege der Videokommunikation gestellt werden können. Die Gesellschaft behält sich für diesen Fall vor, gemäß § 130a Abs. 6 AktG die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen dem jeweiligen Aktionär und der Gesellschaft in der virtuellen Hauptversammlung vor dem entsprechenden Redebeitrag des Aktionärs zu überprüfen und diesen zurückzuweisen, wenn die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist.
Wird einem elektronisch in der virtuellen Hauptversammlung zugeschalteten Aktionär eine Auskunft verweigert, so kann dieser Aktionär per E-Mail unter der E-Mail-Adresse
aurenia-hv-2022@gfei.de
verlangen, dass seine Frage und der Grund, aus dem die Auskunft verweigert worden ist, in die Niederschrift über die virtuelle Hauptversammlung aufgenommen werden.
XIII. Erklärung von Widersprüchen zu Protokoll
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre, die ihr Stimmrecht im Wege der Briefwahl oder über Vollmachtserteilung ausgeübt haben, können vom Beginn bis zum Ende der Hauptversammlung über den unter der Internetadresse
https://www.aurenia.io/investor-relations/hv2022/
zugänglichen passwortgeschützten Internetservice gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren auf elektronischem Wege Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu Protokoll des Notars erklären.
XIV. Ergänzungsanträge zur Tagesordnung auf Verlangen einer Minderheit gemäß § 122 Abs. 2 AktG
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals (dies entspricht 65.000 Stückaktien) oder den anteiligen Betrag von EUR 65.000 nominal am Grundkapital der Gesellschaft erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an den Geschäftsführenden Direktor der AURENIA SE zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 24 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens bis zum Ablauf des
3. Dezember 2022
(24:00 Uhr MEZ)
unter folgender Adresse zugehen:
AURENIA SE
c/o GFEI AG
Ostergrube 11
30559 Hannover
Deutschland
E-Mail: aurenia-hv-2022@gfei.de
Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Geschäftsführenden Direktors über den Antrag halten, wobei § 70 AktG bei der Berechnung der Aktienbesitzzeit Anwendung findet. Der Tag des Zugangs des Verlangens ist nicht mitzurechnen. Eine Verlegung von einem Sonntag, einem Sonnabend oder einem Feiertag auf einen zeitlich vorausgehenden oder nachfolgenden Werktag kommt nicht in Betracht. Die §§ 187 bis 193 BGB sind nicht entsprechend anzuwenden.
Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht wurden – unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht. Sie werden außerdem im Internet unter
https://www.aurenia.io/investor-relations/hv2022/
veröffentlicht und den Aktionären mitgeteilt.
XV. Gegenanträge gemäß § 126 Abs. 1 AktG und Wahlvorschläge gemäß § 127 AktG
Darüber hinaus können Aktionäre der Gesellschaft Gegenanträge gegen Vorschläge von Geschäftsführenden Direktor und/oder Verwaltungsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge zur Wahl von Verwaltungsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern übersenden. Gegenanträge (nebst einer etwaigen Begründung), Wahlvorschläge und sonstige Anfragen von Aktionären zur Hauptversammlung sind an die nachstehende Adresse zu richten:
AURENIA SE
c/o GFEI AG
Ostergrube 11
30559 Hannover
Deutschland
E-Mail: aurenia-hv-2022@gfei.de
Anderweitig adressierte Gegenanträge und/oder Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt. Die GFEI AG ist für Gegenanträge und Wahlvorschläge die Empfangsbevollmächtigte der Gesellschaft.
Bis 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, also bis spätestens zum Ablauf des
13. Dezember 2022
(24:00 Uhr MEZ)
bei vorstehender Adresse oder E-Mail-Adresse mit Nachweis der Aktionärseigenschaft eingegangene Gegenanträge und Wahlvorschläge einschließlich des Namens des Aktionärs sowie zugänglich zu machender Begründungen werden nach ihrem Eingang den anderen Aktionären im Internet unter
https://www.aurenia.io/investor-relations/hv2022/
zugänglich gemacht, sofern die übrigen Voraussetzungen für eine Pflicht zur Veröffentlichung gemäß § 126 AktG erfüllt sind. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht.
Anträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die nach §§ 126, 127 AktG zugänglich zu machen sind, gelten als in der Hauptversammlung gestellt, wenn der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist.
Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre gemäß § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127, § 131 Abs. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 C-19 AuswBekG sind der Öffentlichkeit auf der Internetseite der AURENIA SE unter der Internetadresse
https://www.aurenia.io/investor-relations/hv2022/
zugänglich gemacht.
XVI. Information zum Datenschutz für Aktionäre
Die AURENIA SE verarbeitet personenbezogene Daten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Stimmrechtskarte; gegebenenfalls Name, Anschrift und E-Mail-Adresse des vom jeweiligen Aktionär benannten Aktionärsvertreters) auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze, um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung zu ermöglichen und die gesetzlichen Bestimmungen einer Hauptversammlung einzuhalten, einschließlich der Bestimmungen zur Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre ist für ihre Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung zwingend erforderlich. Für die Verarbeitung ist die AURENIA SE die verantwortliche Stelle. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 (1) lit. c) Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Die Dienstleister der AURENIA SE, welche zum Zwecke der Ausrichtung der virtuellen Hauptversammlung beauftragt werden (insbesondere Hauptversammlungs-, IT-, Druck- und Versanddienstleister), erhalten von der AURENIA SE nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der AURENIA SE. Darüber hinaus können die Daten der Aktionäre an auskunftsberechtigte Behörden übermittelt werden. Ihre Daten werden nicht an ein Drittland übermittelt.
Sofern Aktionäre von der Möglichkeit Gebrauch machen, im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung Fragen einzureichen und ihre Fragen dort behandelt werden, erfolgt dies gegebenenfalls unter Nennung ihres Namens. Dieser kann von anderen Teilnehmern der virtuellen Hauptversammlung zur Kenntnis genommen werden. Diese Datenverarbeitung durch Nennung des Namens des jeweiligen Aktionärs ist zur Wahrung unseres berechtigten Interesses, den Ablauf der virtuellen Hauptversammlung möglichst an eine physische Hauptversammlung anzugleichen, erforderlich. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
Grundsätzlich werden personenbezogene Daten der Aktionäre gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten zu einer weiteren Speicherung verpflichten.
Sie als Aktionärin bzw. Aktionär haben ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kapitel III der DSGVO. Diese Rechte können Sie gegenüber der AURENIA SE unentgeltlich über die
E-Mail-Adresse info@aurenia.com
oder
über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:
AURENIA SE
Berliner Straße 137
13467 Berlin
Deutschland
Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 DSGVO zu.
Berlin, im November 2022
AURENIA SE
– Der Verwaltungsrat –