AVW Immobilien AGHamburgISIN DE 0005088900 – WKN 508890Einladung zur ordentlichen HauptversammlungWir laden unsere Aktionäre zu deram 18. Dezember 2018, 10:00 Uhr,
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Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses für das Geschäftsjahr vom 1. Mai 2017 bis 30. April 2018 mit dem Bericht des Aufsichtsrats |
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Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr vom 1. Mai 2017 bis 30. April 2018 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen: Den im Geschäftsjahr vom 1. Mai 2017 bis 30. April 2018 amtierenden Mitgliedern des Vorstands wird für diesen Zeitraum Entlastung erteilt. |
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Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr vom 1. Mai 2017 bis 30. April 2018 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen: Den im Geschäftsjahr vom 1. Mai 2017 bis 30. April 2018 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats wird für diesen Zeitraum Entlastung erteilt. |
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Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr vom 1. Mai 2018 bis 30. April 2019 Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgenden Beschluss zu fassen: Die nbs partners GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg, wird zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr vom 1. Mai 2018 bis 30. April 2019 bestellt. |
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Wahlen zum Aufsichtsrat Der Aufsichtsrat setzt sich nach §§ 96 Absatz 1, 101 Absatz 1 AktG, § 4 DrittelbG und § 9 Absatz 1 der Satzung aus sechs Mitgliedern, davon ein Drittel Arbeitnehmervertreter, zusammen. Die Amtszeiten der Herren Frank Albrecht, Gunther Bonz sowie Rainer Esch enden mit Ablauf der Hauptversammlung vom 18. Dezember 2018. Ebenso endet die Amtszeit von Herrn Jürgen Brinkmann, der mit Beschluss des Amtsgerichts Hamburg vom 01.08.2018 für Herrn Dirk Jessen für die Zeit bis zum Ablauf der Hauptversammlung vom 18. Dezember 2018 in den Aufsichtsrat bestellt worden ist. Von daher sind sämtliche Aufsichtsratsmitglieder der Anteilseignervertreter neu zu wählen. Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgende Anteilseignervertreter jeweils für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2022/2023 Beschluss fasst, als Aufsichtsratsmitglieder der Anteilseigner in den Aufsichtsrat der Gesellschaft zu wählen:
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II. Teilnahmevoraussetzungen
Nach § 121 Abs. 3 AktG sind nichtbörsennotierte Gesellschaften in der Einberufung lediglich zur Angabe von Firma und Sitz der Gesellschaft, Zeit und Ort der Hauptversammlung und der Tagesordnung sowie der nachgenannten Adressen verpflichtet. Nachfolgende Hinweise erfolgen freiwillig, um den Aktionären der AVW Immobilien AG die Teilnahme an der Hauptversammlung zu erleichtern:
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nach § 15 Abs. 1 der Satzung diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich bis spätestens
Dienstag, 11. Dezember 2018, 24:00 Uhr,
bei der Gesellschaft anmelden und ihre Berechtigung nachweisen.
Als Berechtigungsnachweis ist ein in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellter besonderer Nachweis des Anteilsbesitzes durch ein depotführendes Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstitut zu erbringen. Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich auf den Beginn des einundzwanzigsten Tages vor der Hauptversammlung (der „Nachweisstichtag“), d.h.
Dienstag, 27. November 2018, 00:00 Uhr,
zu beziehen. Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der AVW Immobilien AG unter der folgenden Adresse bis spätestens
Dienstag, 11. Dezember 2018, 24:00 Uhr,
zugehen:
AVW Immobilien AG
c/o Bankhaus Gebr. Martin AG
Wertpapierabwicklung
Kirchstraße 35
73033 Göppingen
Telefax: 07161 – 969317
E-Mail: bgross@martinbank.de
Im Verhältnis zur AVW Immobilien AG gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes zum Nachweisstichtag erbracht hat.
III. Stimmrechtsvertretung
Aktionäre, die nicht selbst an der Hauptversammlung teilnehmen möchten, können ihr Stimmrecht und/oder ihre sonstigen Rechte unter entsprechender Vollmachtserteilung durch einen Bevollmächtigten, auch durch eine Vereinigung von Aktionären oder ein Kreditinstitut, ausüben lassen. Auch in diesem Fall bedarf es einer fristgerechten Anmeldung und des ordnungsgemäßen Nachweises des Anteilsbesitzes gemäß den vorstehenden Bestimmungen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf sowie der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der AVW Immobilien AG bedürfen der Schriftform (§ 126 BGB). Ein Vollmachtsvordruck befindet sich auf der Rückseite der Eintrittskarte.
Soweit die Vollmacht an ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in § 135 AktG gleich gestellten Personen erteilt wird, können abweichende Formerfordernisse bestehen, die durch den Aktionär bei dem jeweiligen Kreditinstitut, der Aktionärsvereinigung oder den in § 135 AktG gleichgestellten Personen zu erfragen sind.
Als Service bieten wir unseren Aktionären an, den von der AVW Immobilien AG benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter (der „benannte Stimmrechtsvertreter“) bereits vor der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. In diesem Fall kann die Vollmacht auch per Telefax oder per E-Mail erteilt werden. Der benannte Stimmrechtsvertreter steht nur für die Stimmrechtsvertretung, nicht für die Ausübung sonstiger Rechte zur Verfügung. Die Aktionäre, die dem benannten Stimmrechtsvertreter eine Vollmacht erteilen möchten, müssen sich ebenfalls nach Maßgabe der vorstehenden Bestimmungen zur Hauptversammlung anmelden.
Aktionäre, die den benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen möchten, müssen diesem in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts mit Hilfe des vorbereiteten Vollmachts- und Weisungsformulars erteilen. Vollmachten und Weisungen an den benannten Stimmrechtsvertreter, die vor der Hauptversammlung erteilt werden, müssen der AVW Immobilien AG aus organisatorischen Gründen zusammen mit der Eintrittskarte zur Hauptversammlung bis spätestens Montag, 17. Dezember 2018, 12:00 Uhr, unter der folgenden Anschrift zugehen:
AVW Immobilien AG
c/o UBJ. GmbH
AVW HV 2018
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: 040 – 6378 – 5423
E-Mail: hv@ubj.de
Dies gilt auch für einen Widerruf oder die Änderung von an den benannten Stimmrechtsvertreter erteilten Vollmachten und Weisungen. Das Recht zum Widerruf oder der Änderung der an den benannten Stimmrechtsvertreter erteilten Vollmachten und Weisungen durch den persönlich an der Hauptversammlung teilnehmenden Aktionär bleibt unberührt. Eine Übergabe von Vollmachten und Weisungen an den benannten Stimmrechtsvertreter ist auch während der Hauptversammlung möglich.
Ein Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung kann zu den üblichen Geschäftszeiten unter der Telefon-Nummer 040-6378-5410 angefordert werden.
IV. Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären
Anträge von Aktionären gegen einen Vorschlag der Verwaltung zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt gemäß § 126 AktG oder Wahlvorschläge gemäß § 127 AktG sind schriftlich, per Telefax oder per E-Mail ausschließlich an folgende Adresse zu übersenden:
AVW Immobilien AG
Rothenburgsorter Marktplatz 1
20539 Hamburg
Telefax: 040 – 790 246 200
E-Mail: weisselberg@avw-ag.de
Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen werden. Ordnungsgemäße Anträge von Aktionären oder Wahlvorschläge von Aktionären, die unter vorstehender Adresse bis
Montag, 3. Dezember 2018, 24:00 Uhr,
eingegangen sind sowie etwaige Stellungnahmen der Verwaltung werden unter den Voraussetzungen der §§ 126, 127 AktG allen Aktionären nach Eingang durch Veröffentlichung im Bundesanzeiger zugänglich gemacht.
Hamburg, im November 2018
AVW Immobilien AG
Der Vorstand
Information zum Datenschutz für Aktionäre
Die AVW Immobilien AG verarbeitet personenbezogene Daten (Name, Anschrift, ggfls. E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Eintrittskarte) auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze, um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Für die Verarbeitung ist die AVW Immobilien AG die verantwortliche Stelle. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Artikel 6 Abs. 1 lit. c) Datenschutz-Grundverordnung.
Die Dienstleister der AVW Immobilien AG, welche zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von der AVW Immobilien AG nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der AVW Immobilien AG. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zur Verfügung gestellt.
Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Nachweispflichten gespeichert und nach Auslaufen bzw. Wegfall dieser Verpflichtungen gelöscht.
Die Betroffenen haben das jederzeitige Recht, über die personenbezogenen Daten, die über sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben sie das Recht, auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen und das Recht auf Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 Datenschutz-Grundverordnung entgegenstehen). Darüber hinaus haben sie das Recht auf Übertragung sämtlicher von ihnen an uns übergebener Daten in einem gängigen Dateiformat.
Diese Rechte können die Betroffenen gegenüber der AVW Immobilien AG unentgeltlich über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:
AVW Immobilien AG
Rothenburgsorter Marktplatz 1
20539 Hamburg
Der Datenschutzbeauftragte der AVW Immobilien AG, Herr Peter Felst, ist erreichbar unter datenschutz@avw-ag.de.
Zudem steht ihnen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 Datenschutz-Grundverordnung zu.
Hamburg, im November 2018
AVW Immobilien AG
Der Vorstand