Freitag, 09.12.2022

Backbone Technology AG – Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Backbone Technology AG

Hamburg

ISIN: DE000A0MFXS6
WKN: A0MFXS

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Wir laden unsere Aktionärinnen und Aktionäre zu der am Dienstag, den 30. August 2022, um 11:30 Uhr stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.

Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, die Möglichkeit gemäß § 1 Absatz 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie („GesRuaCOVBekG“) zu nutzen und die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten.

Wir bitten die Aktionärinnen und Aktionäre daher um besondere Beachtung der nach der Tagesordnung in dieser Einberufung unter Ziffer II. enthaltenen Hinweise zur Anmeldung zur Hauptversammlung, zur Ausübung des Stimmrechts sowie zu weiteren Aktionärsrechten.

I. Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses, des Lageberichts sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das am 31. Dezember 2021 beendete Geschäftsjahr

2.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2021

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Vorstand für das Geschäftsjahr 2021 Entlastung zu erteilen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021 Entlastung zu erteilen.

ENDE DER TAGESORDNUNG

 

II. Weitere Angaben und Hinweise

1. Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten

Die Hauptversammlung findet in den Geschäftsräumen der Gesellschaft in Hamburg, Mittelweg 161, D-20148 Hamburg, statt. Gemäß § 1 des GesRuaCOVBekGes hat der Vorstand aber mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird. Die gesamte Hauptversammlung wird in Bild und Ton übertragen. Die Ausübung des Stimmrechts durch Aktionäre oder durch Bevollmächtigte kann dabei ausschließlich

im Wege der elektronischen Briefwahl oder

durch Vollmachtserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erfolgen.

 

2. Teilnahmebedingungen für die Hauptversammlung

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung (d.h. zu Verfolgung der Hauptversammlung in Bild und Ton) und zur Ausübung des Stimmrechts – persönlich oder durch Bevollmächtigte – sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung anmelden und ihre Berechtigung zur Teilnahme nachweisen. Gem. § 16 Absatz 1 der Satzung kann die Anmeldung in deutscher oder englischer Sprache erfolgen und bedarf der Textform (§ 126b BGB).

Die Berechtigung zur Teilnahme ist gem. § 16 Absatz 2 der Satzung durch eine in Textform in deutscher oder englischer Sprache durch das depotführende Institut erstellte Bescheinigung des Anteilsbesitzes nachzuweisen.

Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung zu beziehen, also auf Dienstag, den 09. August 2022, 0:00 Uhr (Nachweisstichtag). Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft bis spätestens Dienstag, den 23. August 2022, 24:00 Uhr, unter folgender Adresse zugehen:

Backbone Technology AG
c/​o Otto M. Schröder Bank AG
Axel-Springer-Platz 3
20355 Hamburg
Telefaxnummer: +49 (040) 35928101

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Versammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs am Nachweisstichtag maßgeblich, d. h., Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme an der Versammlung und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für den Zuerwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind daher nicht als Aktionär teilnahme- und stimmberechtigt, sie können sich aber ggf. vom Veräußerer bevollmächtigen lassen. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.

Üblicherweise übernehmen die depotführenden Institute die erforderliche Anmeldung und die Übermittlung des Nachweises des Anteilsbesitzes für ihre Kunden, wenn diese sie entsprechend beauftragen. Die Aktionäre werden gebeten, sich möglichst frühzeitig an ihr jeweiliges depotführendes Institut zu wenden.

 

3. Anmeldebestätigungen

Nach ordnungsgemäßem Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes werden Anmeldebestätigungen versendet.

 

4. Stimmabgabe durch elektronische Briefwahl

Die Ausübung des Stimmrechts kann im Wege elektronischer Kommunikation erfolgen („Briefwahl“). Die Briefwahl (einschließlich Widerruf bzw. Änderung der Stimmabgabe) kann bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung erfolgen. Aktionäre übersenden hierzu eine E-Mail an folgende E-Mail-Adresse der Gesellschaft:

hv@backbone.de

Wir bitten, dabei unter Angabe der betreffenden Tagesordnungspunkte jeweils eindeutig mitzuteilen, ob zu einem der vorstehenden Beschlussvorschläge mit Ja oder Nein gestimmt wird. Ferner bitten wir um Angabe des Vor- und Nachnamens des Aktionärs sowie der Aktienanzahl, für die das Stimmrecht ausgeübt wird.

Auf der Internetseite der Gesellschaft steht unter

https:/​/​backbone.de/​index.php?id=267

ein Formular zur Verfügung, auf dem die vorstehenden Angaben vermerkt werden können und das dann gescannt an die vorstehende E-Mail-Adresse gesendet werden kann.

 

5. Vollmacht und Weisung an Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Wir bieten unseren Aktionären zudem an, von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter (Stimmrechtsvertreter) mit der Ausübung des Stimmrechts zu bevollmächtigen. Die Erteilung der Vollmacht an Stimmrechtsvertreter, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform.

Zusammen mit den Anmeldebestätigungen werden den Aktionären ein Formular zur Vollmacht- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter per Post übersandt. Das Formular steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​backbone.de/​index.php?id=267

zur Verfügung. Vollmachten und Weisungen an Stimmrechtsvertreter müssen bis spätestens Freitag, den 26. August 2022, 24:00 Uhr, unter folgender Adresse per Post zugehen:

Backbone Technology AG
c/​o LLR Legerlotz Laschet und Partner Rechtsanwälte Partnerschaft mbB
Mevissenstraße 15
50668 Köln

oder unter nachfolgender Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse zugehen:

Telefax: +49 (040) 553002 – 310
E-Mail: hv@backbone.de

Für einen Widerruf der Vollmacht an von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter sowie für die Änderungen von Weisungen gelten die vorstehenden Angaben zu den Möglichkeiten der Übermittlung und zu den dabei einzuhaltenden Fristen entsprechend.

 

6. Vorrang der Briefwahl

Geht neben der Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters eine Stimmabgabe im Wege der Briefwahl ein, wird der Stimmrechtsvertreter das Stimmrecht nicht ausüben, die Stimmabgabe im Wege der Briefwahl geht also immer vor.

 

7. Bevollmächtigung anderer Personen als der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Das Stimmrecht kann auch durch einen anderen Bevollmächtigten, z.B. einen Intermediär oder eine Vereinigung von Aktionären, ausgeübt werden. Für die Erteilung von Vollmachten, ihren Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft gelten die Bestimmungen der Satzung und des Gesetzes. Auch diese Bevollmächtigten können das Stimmrecht in der virtuellen Hauptversammlung aber nur durch Briefwahl oder durch Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben.

 

8. Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung

Die gesamte Hauptversammlung wird in Bild und Ton übertragen („HV-Stream“). Der Zugang zum HV-Stream ist unter

https:/​/​www.backbone.de/​index.php?id=267

erreichbar. Zugangsdaten für den HV-Stream erhalten die Aktionäre per Post mit der Anmeldebestätigung.

 

9. Fragerecht des Aktionärs in der Hauptversammlung

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre, die ihre Teilnahmeberechtigung nachgewiesen haben, haben die Möglichkeit, Fragen an den Vorstand zu stellen. Der Vorstand hat auf Grundlage von § 1 Absatz 2 GesRuaCOVBekG mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, dass Fragen bis spätestens einen Tag vor der Versammlung, also bis Sonntag, den 28. August 2022, 24:00 Uhr (eingehend), elektronisch über die folgende E-Mail-Adresse der Gesellschaft einzureichen sind:

HV@backbone.de

 

10. Erklärungen von Widersprüchen zu Protokoll

Aktionäre, die ihr Stimmrecht selbst oder durch einen Bevollmächtigten im Wege der Briefwahl oder über den Stimmrechtsvertreter ausgeübt haben, haben vom Beginn bis zur Schließung der Hauptversammlung durch den Versammlungsleiter die Möglichkeit, Widerspruch gegen die Beschlüsse der Hauptversammlung einzulegen. Hierfür richten Aktionäre bitte eine entsprechende E-Mail unter Angabe der Beschlüsse, gegen die Widerspruch eingelegt werden soll, an folgende Adresse:

HV@backbone.de

Widerspruch kann auch durch einen Bevollmächtigten eingelegt werden. Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft stehen hierfür aber nicht zur Verfügung.

 

11. Rechte der Aktionäre zur Ankündigung von Anträgen und Wahlvorschlägen (§§ 126 Absatz 1; 127 AktG)

Gegenanträge und Wahlvorschläge, die vor der Hauptversammlung gemäß den §§ 126, 127 AktG über die Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht werden sollen, müssen bis Montag, den 15. August 2022, 24:00 Uhr, unter folgender Adresse per Post zugehen:

Backbone Technology AG
c/​o LLR Legerlotz Laschet und Partner Rechtsanwälte Partnerschaft mbB
Mevissenstraße 15
50668 Köln

oder unter nachfolgender Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse zugehen:

Telefax: +49 (040) 553002 – 310
E-Mail: hv@backbone.de

Rechtzeitig eingegangene Gegenanträge und Wahlvorschläge werden einschließlich des Namens des Aktionärs sowie einer etwaig zugänglich zu machenden Begründung unter

https:/​/​www.backbone.de/​index.php?id=267

unverzüglich zugänglich gemacht, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen gemäß den §§ 126, 127 AktG hierfür auch im Übrigen erfüllt sind. Unter der vorgenannten Internetadresse werden auch etwaige Stellungnahmen der Verwaltung zugänglich gemacht.

 

12. Recht auf Ergänzung der Tagesordnung nach § 122 Absatz 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000 am Grundkapital erreichen (Mindestbeteiligung), können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gegeben werden. Antragsteller haben eine Vorbesitzzeit gem. den gesetzlichen Bestimmungen nachzuweisen. Für den Nachweis reicht eine entsprechende Bestätigung des depotführenden Kreditinstituts aus. Das Verlangen ist schriftlich (§ 126 BGB) an die durch den Vorstand vertretene Gesellschaft zu richten, wobei jedem neuen Gegenstand der Tagesordnung eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen muss. Auch auf einen beschlusslosen Diskussionspunkt kann das Ergänzungsverlangen zielen.

Ergänzungsverlangen müssen der Gesellschaft bis mindestens 14 Tage (der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung sind nicht mitzurechnen) vor der Hauptversammlung, also bis spätestens Montag, den 15. August 2022, 24:00 Uhr, unter folgender Anschrift zugehen:

Backbone Technology AG
c/​o LLR Legerlotz Laschet und Partner Rechtsanwälte Partnerschaft mbB
Mevissenstraße 15
50668 Köln

Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht werden – unverzüglich im Bundesanzeiger bekanntgemacht und auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.backbone.de/​index.php?id=267

veröffentlicht.

 

13. Keine weitergehenden Teilnahmemöglichkeiten

Weitergehende Teilnahmemöglichkeiten, insbesondere eine Online-Teilnahme im Sinne von § 118 Absatz 1 Satz 2 AktG oder eine Briefwahl auf dem postalischen Wege oder per Telefax, werden nicht angeboten.

 

14. Beschlussfassungen

Zu Tagesordnungspunkt 1 soll kein Beschluss gefasst werden, da der Jahresabschluss bereits gebilligt wurde. Der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 Satz 1 AktG festgestellt. Einer Beschlussfassung durch die Hauptversammlung bedarf es daher zu Tagesordnungspunkt 1 nicht. Zu den übrigen Tagesordnungspunkten sollen Abstimmungen erfolgen, die bindenden Charakter haben. Für die Abstimmung stehen dabei die Optionen Befürwortung, Ablehnung oder Stimmenthaltung zur Verfügung.

 

15. Zeitangaben /​ Veröffentlichungen auf der Internetseite der Gesellschaft

Sämtliche Zeitangaben in dieser Einberufung erfolgen in mitteleuropäischer Sommerzeit (MESZ/​UTC+2). Die Unterlagen zur Tagesordnung können von der Einberufung der Hauptversammlung an im Internet unter

https:/​/​www.backbone.de/​index.php?id=267

eingesehen werden. Die Unterlagen liegen überdies von der Einberufung der Hauptversammlung an in den Geschäftsräumen der Gesellschaft, Mittelweg 161, D-20148 Hamburg, zur Einsicht der Aktionäre aus.

 

Hamburg, im August 2022

Backbone Technology AG

Der Vorstand

 

Information für Aktionäre und Aktionärsvertreter zum Datenschutz

Die Backbone Technology AG verarbeitet als Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) personenbezogene Daten, um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Teilnahme an der Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen sowie sonstigen rechtlichen Erfordernissen nachzukommen, denen sie im Zusammenhang mit der Hauptversammlung unterliegt (z.B. Publikations- und Offenlegungspflichten). Die Backbone Technology AG ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der unten genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe der personenbezogenen Daten können Aktionäre und ihre Vertreter an der Hauptversammlung nicht teilnehmen.

Der Verantwortliche ist unter folgenden Kontaktmöglichkeiten erreichbar:

Backbone Technology AG, Mittelweg 161, D-20148 Hamburg
Telefaxnummer: +49 (040) 553002 – 310

Verarbeitet werden folgende personenbezogene Daten des jeweiligen Aktionärs bzw. von Personen, die von einem Aktionär ermächtigt sind, im eigenen Namen das Stimmrecht für Aktien auszuüben: Name und Vorname, Anschrift, ggf. E-Mail-Adresse (soweit mitgeteilt bzw. bekannt), Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien (Eigenbesitz, Fremdbesitz oder Vollmachtbesitz), ggf. Depotbank und Nummer der Eintrittskarte. Ist ein Aktionärsvertreter vorhanden, werden von diesem folgende personenbezogenen Daten verarbeitet: Name und Vorname sowie Anschrift und ggf. E-Mail-Adresse (soweit mitgeteilt bzw. bekannt).

Soweit uns diese personenbezogenen Daten nicht von den Aktionären oder Aktionärsvertretern selbst im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung, der Teilnahme an der Hauptversammlung oder aber der Stellung eines Ergänzungsverlangens nach § 122 AktG oder der Übersendung eines Gegenantrags oder Wahlvorschlags nach §§ 126, 127 AktG übermittelt werden, übermittelt die Depotbank des betreffenden Aktionärs die personenbezogenen Daten an uns.

Werden Gegenanträge oder Wahlvorschläge nach §§ 126, 127 AktG gestellt, werden diese einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung auf der Internetseite der Gesellschaft und damit öffentlich zugänglich gemacht.

In der Hauptversammlung ist gem. § 129 AktG das Teilnehmerverzeichnis vor der ersten Abstimmung allen Teilnehmern zugänglich zu machen. Das Teilnehmerverzeichnis enthält nach Maßgabe von § 129 AktG die dort genannten personenbezogenen Daten der Teilnehmer der Hauptversammlung bzw. des vertretenen Aktionärs, u.a. Namen und Wohnort sowie bei die Zahl der von jedem Anwesenden vertretenen Aktien unter Angabe ihrer Gattung und der Besitzart. Jedem Aktionär ist zudem auf Verlangen bis zu zwei Jahren nach der Hauptversammlung Einsicht in das Teilnehmerverzeichnis zu gewähren.

Die genannten Daten werden drei Jahre nach Beendigung der Hauptversammlung gelöscht, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung oder aus anderen Gründen erforderlich oder gesetzlich angeordnet.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Wahrnehmung der Rechte als Aktionär zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 (1) c) DSGVO.

Die Dienstleister der Gesellschaft (wie etwa HV-Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer), welche zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft als Verantwortlichem.

Betroffene Personen haben bei Bestehen der entsprechenden gesetzlichen Voraussetzungen ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Einschränkung (Art. 18 DSGVO), Übertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Löschung (Art. 17 DSGVO) bezüglich ihrer personenbezogenen Daten.

Betroffene Personen haben zudem bei Bestehen der entsprechenden gesetzlichen Voraussetzungen ein Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO) bezüglich ihrer personenbezogenen Daten.

Diese Rechte können betroffene Personen gegenüber der Gesellschaft unter den vorstehenden Kontaktdaten geltend machen. Zudem steht Aktionären und Aktionärsvertretern ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 DSGVO zu.

 

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