Juli 13, 2020

Bayerische Gewerbebau AG: Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Name Bereich Information V.-Datum Relevanz
Bayerische Gewerbebau AG
Grasbrunn
Gesellschaftsbekanntmachungen Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 28.05.2020

Bayerische Gewerbebau AG

Grasbrunn

ISIN DE0006569007 / WKN 656900

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Hiermit laden wir unsere Aktionäre zu der ordentlichen Hauptversammlung der Bayerische Gewerbebau AG

am Donnerstag, 9. Juli 2020, um 11:00 Uhr

ein, die als

virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten

stattfindet.

Die Hauptversammlung wird für unsere Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und ihren Anteilsbesitz nachgewiesen haben, und ihre Bevollmächtigten live in Bild und Ton übertragen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich im Wege der (elektronischen) Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist der Konferenzraum des Bürogebäudes Lilienthalallee 25, 80939 München.

Tagesordnung:

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2019, des Lageberichts und des Konzernlageberichts für das Geschäftsjahr 2019 sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019

Diese Unterlagen, einschließlich des Vorschlags des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns, sind ab dem Tag der Einberufung der Hauptversammlung auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.bayerische-gewerbebau.de

über den Link „Hauptversammlung“ abrufbar. Sie werden auch während der Hauptversammlung unter der vorstehend genannten Internetadresse zugänglich gemacht und erläutert.

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss zum 31. Dezember 2019 und den Konzernabschluss zum 31. Dezember 2019 gebilligt; der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 AktG festgestellt. Einer Feststellung des Jahresabschlusses sowie einer Billigung des Konzernabschlusses durch die Hauptversammlung gemäß § 173 AktG bedarf es daher nicht, so dass zu Tagesordnungspunkt 1 keine Beschlussfassung erfolgt.

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im festgestellten Jahresabschluss der Gesellschaft zum 31. Dezember 2019 ausgewiesenen Bilanzgewinn des abgelaufenen Geschäftsjahres 2019 in Höhe von EUR 26.670.872,31 wie folgt zu verwenden:

Ausschüttung einer Dividende von EUR 0,86 je dividendenberechtigter Stückaktie
(5.777.922 dividendenberechtigte Stückaktien), insgesamt
EUR 4.969.012,92
Einstellung in andere Gewinnrücklagen EUR 15.000.000,00
Vortrag auf neue Rechnung EUR 6.701.859,39

Der Gewinnverwendungsvorschlag berücksichtigt die von der Gesellschaft unmittelbar oder mittelbar gehaltenen 182.078 Stück eigenen Aktien (Stand: 23. März 2020), die gemäß § 71b AktG nicht dividendenberechtigt sind. Bis zur Hauptversammlung kann sich durch den weiteren Erwerb eigener Aktien oder die Veräußerung eigener Aktien die Zahl der dividendenberechtigten Aktien vermindern oder erhöhen. In diesem Fall wird bei unveränderter Ausschüttung von EUR 0,86 je dividendenberechtigter Stückaktie der Hauptversammlung ein entsprechend angepasster Beschlussvorschlag über die Gewinnverwendung unterbreitet werden.

Gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 AktG ist der Anspruch auf die Dividende am dritten auf den Hautversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag, das heißt am 14. Juli 2020, fällig.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum die Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum die Entlastung zu erteilen.

5.

Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Rödl & Partner GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, München, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2020 zu wählen.

6.

Beschlussfassung über die Neufassung von § 19 der Satzung

Nach § 19 der Satzung der Gesellschaft (in der aktuellen Fassung aus Juli 2018) haben die Aktionäre ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nachzuweisen. Hierzu ist – in Anlehnung an die seinerzeitigen Vorgaben des § 123 Abs. 4 Satz 1 AktG für börsennotierte Gesellschaften – ein in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellter Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut erforderlich.

Durch das zum 1. Januar 2020 in Kraft getretene Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II) ändern sich für börsennotierte Gesellschaften die Voraussetzungen für den zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts gegebenenfalls zu erbringenden Nachweis (erstmals für Hauptversammlungen, die nach dem 3. September 2020 einberufen werden). Bei Inhaberaktien börsennotierter Gesellschaften soll nach dem geänderten § 123 Abs. 4 Satz 1 AktG zukünftig für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts der Nachweis des Letztintermediärs gemäß dem neu eingefügten § 67c Abs. 3 AktG ausreichen.

Die Gesellschaft ist von dieser Regelung nicht unmittelbar betroffen, da sie nicht börsennotiert im Sinne der vorgenannten Vorschriften ist. Da aufgrund der Neuregelungen für börsennotierte Gesellschaften allerdings auch mit einer entsprechenden Anpassung in der Praxis der depotführenden Institute – sowie der sonstigen Letztintermediäre – im Rahmen der Ausstellung des Nachweises des Anteilsbesitzes zu rechnen ist, dürfte sich die Änderung des § 123 Abs. 4 Satz 1 AktG gleichwohl auch bei nichtbörsennotierten Gesellschaften auswirken. Daher soll – in Anlehnung an die Neufassung des § 123 Abs. 4 Satz 1 AktG – eine Anpassung der Satzung der Gesellschaft beschlossen werden, um sicherzustellen, dass die Satzungsanforderungen an den Nachweis des Anteilsbesitzes im Einklang mit der zu erwartenden künftigen Praxis der Letztintermediäre stehen und zukünftig kein zusätzlicher Aufwand für Aktionäre und Intermediäre im Zusammenhang mit der Ausstellung des Nachweises des Anteilsbesitzes entsteht. Ferner sollen in diesem Zuge zugleich – ebenfalls in Anlehnung an die gesetzlichen Vorgaben für börsennotierte Gesellschaften in § 123 AktG – klarstellende Regelungen zur Berechnung der Fristen und zur Bedeutung des Nachweises des Anteilsbesitzes in die Satzung aufgenommen werden. Der Vorstand soll durch entsprechende Anmeldung zum Handelsregister sicherstellen, dass die Satzungsänderung nicht vor dem 3. September 2020 wirksam wird.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor diesem Hintergrund vor, zu beschließen:

§ 19 der Satzung wird aufgehoben und wie folgt neu gefasst:

„Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache angemeldet haben. Die Anmeldung muss der Gesellschaft unter der in der Einberufung hierfür mitgeteilten Adresse mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung zugehen. Der Tag des Zugangs ist nicht mitzurechnen.

Die Aktionäre haben darüber hinaus ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nachzuweisen. Hierzu ist ein in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellter Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut oder ein durch den Letztintermediär in Textform ausgestellter Nachweis des Anteilsbesitzes entsprechend den Vorgaben des § 67c Abs. 3 AktG i.V.m. Artikel 5 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 erforderlich.

Der Nachweis des Aktienbesitzes nach vorstehender Regelung durch das depotführende Institut oder durch einen sonstigen Letztintermediär muss sich auf den Beginn des einundzwanzigsten Tages vor der Hauptversammlung beziehen und der Gesellschaft unter der in der Einberufung hierfür mitgeteilten Adresse mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung zugehen. Der Tag des Zugangs ist nicht mitzurechnen. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung und für die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat.

Der Vorstand ist ermächtigt vorzusehen, dass Aktionäre an der Hauptversammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort und ohne einen Bevollmächtigten teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben können (Online-Teilnahme). Der Vorstand ist auch ermächtigt, Bestimmungen zum Umfang und zum Verfahren der Teilnahme und Rechtsausübung nach Satz 1 zu treffen. Die Bestimmungen werden zusammen mit der Einberufung der Hauptversammlung bekannt gemacht.“

Der Vorstand wird angewiesen, die Änderung der Satzung nicht vor dem 3. September 2020 zur Eintragung zum Handelsregister anzumelden.

Informationen zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung und zu unserem HV-Portal; Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung

Mit Blick auf die fortdauernde COVID-19-Pandemie wird die Hauptversammlung aufgrund eines Beschlusses des Vorstands der Gesellschaft mit Zustimmung des Aufsichtsrats auf Grundlage des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (Art. 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht, Bundesgesetzblatt I 2020, S. 569) (nachfolgend COVID-19-Gesetz) als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abgehalten. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich im Wege der (elektronischen) Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter.

Die virtuelle Hauptversammlung wird am 9. Juli 2020 ab 11:00 Uhr stattfinden und live in Bild und Ton in unserem ab dem 18. Juni 2020 unter der Internetadresse

www.bayerische-gewerbebau.de

über den Link „Hauptversammlung“ zugänglichen HV-Portal übertragen. Aktionäre, die – in Person oder durch Bevollmächtigte – die Hauptversammlung über das HV-Portal in Bild- und Ton verfolgen möchten, müssen sich fristgemäß zur Hauptversammlung anmelden und ihren Anteilsbesitz ordnungsgemäß nachweisen (siehe unten, „Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes“). Die Zugangsdaten für das HV-Portal erhalten die Aktionäre im Anschluss an ihre Anmeldung und den Nachweis des Anteilsbesitzes mit Ihrer Stimmrechtskarte. Über das HV- Portal können die Aktionäre – in Person oder durch Bevollmächtigte – auch unter anderem Ihr Stimmrecht per Briefwahl ausüben, den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern Vollmacht und Weisungen zur Ausübung Ihres Stimmrechts erteilen oder Widerspruch zur Niederschrift erklären.

Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes

Zur Ausübung des Stimmrechts sind nach § 19 der Satzung unserer Gesellschaft nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache unter Nachweis ihres Anteilsbesitzes bis zum

2. Juli 2020, 24.00 Uhr,

bei nachfolgender Adresse anmelden:

Bayerische Gewerbebau AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Telefax: +49 (89) 21027-289
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de

Für den Nachweis des Aktienbesitzes ist ein in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellter Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut erforderlich. Der Nachweis des Aktienbesitzes hat sich auf den Beginn des

18. Juni 2020, 00.00 Uhr („Record Date“),

zu beziehen und muss der Gesellschaft ebenso wie die Anmeldung spätestens bis zum Ablauf des

2. Juli 2020, 24.00 Uhr,

unter der vorstehend genannten Adresse zugehen.

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Ausübung der versammlungsbezogenen Rechte, insbesondere des Stimmrechts, als Aktionär nur, wer einen Nachweis des Anteilsbesitzes zum Record Date erbracht hat. Veränderungen im Aktienbestand nach dem Record Date haben für den Umfang und die Ausübung der versammlungsbezogenen Rechte, insbesondere des Stimmrechts, keine Bedeutung. Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht haben, sind im Verhältnis zur Gesellschaft auch dann zur Ausübung der versammlungsbezogenen Rechte, insbesondere des Stimmrechts, berechtigt, wenn sie die Aktien nach dem Record Date veräußern. Personen, die zum Record Date noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind für die von ihnen gehaltenen Aktien nur zur Ausübung versammlungsbezogener Rechte, insbesondere des Stimmrechts, berechtigt, soweit sie sich vom Vorbesitzer, welcher die Aktien zum Record Date noch gehalten hat, bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen lassen. Das Record Date hat keine Auswirkungen auf die Veräußerbarkeit der Aktien und ist kein relevantes Datum für eine Dividendenberechtigung.

Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft werden den Aktionären Stimmrechtskarten für die Hauptversammlung zugesandt. Die Stimmrechtskarten sind reine Organisationsmittel. Sie enthalten allerdings insbesondere die Zugangsdaten, die für die Nutzung des passwortgeschützten HV-Portals benötigt werden. Um den rechtzeitigen Erhalt der Stimmrechtskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Anmeldung und die Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft unter der vorstehend genannten Adresse Sorge zu tragen.

Verfahren für die Stimmabgabe durch (elektronische) Briefwahl

Aktionäre, die zur Ausübung des Stimmrechts berechtigt sind (siehe vorstehend, „Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes“), können ihre Stimme per (elektronischer) Briefwahl abgeben. Für die Ausübung des Stimmrechts im Wege der Briefwahl steht Ihnen das unter

www.bayerische-gewerbebau.de

über den Link „Hauptversammlung“ zugängliche HV-Portal zur Verfügung. Die Briefwahl wird bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 9. Juli 2020 möglich sein. Über das HV-Portal können Sie auch während der Hauptversammlung bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmungen etwaige zuvor im Wege der Briefwahl über das HV-Portal erfolgte Stimmabgaben ändern oder widerrufen.

Verfahren für die Stimmabgabe durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter

Wir bieten unseren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter zur Ausübung ihrer Stimmrechte zu bevollmächtigen. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter werden in der Hauptversammlung vor Ort sein und das Stimmrecht im Fall ihrer Bevollmächtigung weisungsgebunden ausüben. Ohne Weisung dürfen die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter das Stimmrecht nicht ausüben. Ferner nehmen die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter weder im Vorfeld noch während der virtuellen Hauptversammlung Vollmachten und Weisungen zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse, zur Ausübung des Fragerechts oder zur Stellung von Anträgen entgegen.

Ein Vollmachts- und Weisungsformular erhalten die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre zusammen mit der Stimmrechtskarte zugesandt. Es kann darüber hinaus unter der nachfolgend mitgeteilten Adresse angefordert werden. Zudem steht das Formular auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.bayerische-gewerbebau.de

über den Link „Hauptversammlung“ zum Download zur Verfügung.

Die Vollmachtserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft mit Weisungen sowie die Änderung oder der Widerruf einer Vollmachts- und Weisungserteilung ist per Post oder per Telefax bis zum Ablauf des 8. Juli 2020 (24:00 Uhr) an die nachfolgend genannte Adresse zu übermitteln:

Bayerische Gewerbebau AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Telefax: +49 (89) 21027-289

Zudem ist eine Erteilung von Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft über das unter

www.bayerische-gewerbebau.de

über den Link „Hauptversammlung“ zugängliche HV-Portal oder per E-Mail unter der E-Mail-Adresse

inhaberaktien@linkmarketservices.de

(z. B. als eingescannte pdf-Datei) möglich. Die Erteilung von Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ist auf diesen Wegen auch noch während der Hauptversammlung bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmungen möglich. Über das HV-Portal oder die genannte E-Mail-Adresse können Sie auch während der Hauptversammlung bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmungen etwaige zuvor erteilte Vollmachten und Weisungen ändern oder widerrufen.

Auch im Fall einer Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind die fristgerechte Anmeldung sowie der fristgerechte Zugang des Nachweises des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich (siehe oben, „Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes“).

Werden sowohl das Stimmrecht im Wege der Briefwahl ausgeübt als auch Vollmachten mit Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erteilt, werden stets die Briefwahlstimmen als vorrangig betrachtet.

Nähere Einzelheiten zur Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter finden sich auf der den Aktionären nach form- und fristgerechter Anmeldung übermittelten Stimmrechtskarte.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Zur Ausübung des Stimmrechts berechtigte Aktionäre (siehe oben, „Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes“) können ihre versammlungsbezogenen Rechte, insbesondere ihr Stimmrecht, auch durch einen sonstigen Bevollmächtigten, z.B. einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Bevollmächtigte können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre lediglich im Wege der Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben. Die Ausübung der versammlungsbezogenen Rechte, insbesondere des Stimmrechts, über das HV-Portal durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass dieser vom Vollmachtgeber die mit der Stimmrechtskarte versandten Zugangsdaten erhält.

Die Erteilung der Vollmacht, der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft sowie der Widerruf der Vollmacht bedürfen grundsätzlich der Textform (§ 126b BGB). Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung kann unter anderem durch Übermittlung des Nachweises per Post oder Telefax an die nachfolgend genannte Adresse geführt werden:

Bayerische Gewerbebau AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Telefax: +49 (89) 21027-289

Vorstehende Übermittlungswege stehen auch zur Verfügung, wenn die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Bevollmächtigung erübrigt sich in diesem Fall. Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann auf den vorgenannten Übermittlungswegen unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden. Erfolgt die Erteilung oder der Nachweis einer Vollmacht oder deren Widerruf durch eine Erklärung gegenüber der Gesellschaft auf einem der vorgenannten Übermittlungswegen, so muss diese aus organisatorischen Gründen der Gesellschaft bis 8. Juli 2020, 24.00 Uhr, (Datum des Eingangs) übermittelt werden.

Die Vollmacht, ein Nachweis der Bevollmächtigung sowie der Widerruf einer erteilten Vollmacht kann der Gesellschaft alternativ – auch noch am Tag der Hauptversammlung – elektronisch unter Nutzung des unter

www.bayerische-gewerbebau.de

über den Link „Hauptversammlung“ zugänglichen HV-Portals oder per E-Mail an die E-Mail-Adresse

inhaberaktien@linkmarketservices.de

übermittelt werden.

Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen wollen, werden gebeten, entweder das HV-Portal zu nutzen oder das Vollmachtsformular zu verwenden, welches die Gesellschaft hierfür bereithält. Das Vollmachtsformular wird den ordnungsgemäß angemeldeten Personen zusammen mit der Stimmrechtskarte zugesandt. Es kann zudem unter der oben genannten Adresse angefordert werden. Zudem steht das Formular auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.bayerische-gewerbebau.de

über den Link „Hauptversammlung“ zum Download zur Verfügung.

Für die Bevollmächtigung von Intermediären sowie Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberatern im Sinne von § 134a Abs. 1 Nr. 3, Abs. 2 Nr. 3 AktG und sonstigen den Intermediären nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Institutionen oder Personen sowie für den Widerruf und den Nachweis einer solchen Bevollmächtigung können Besonderheiten gelten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen.

Erklärung von Widersprüchen zu Protokoll

Aktionäre, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können – in Person oder durch einen Bevollmächtigten – von Beginn bis zum Ende der Hauptversammlung über das unter

www.bayerische-gewerbebau.de

über den Link „Hauptversammlung“ zugängliche HV-Portal auf elektronischem Wege Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu Protokoll des Notars erklären.

Angaben zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127, 131 Abs. 1 AktG i.V.m. § 1 COVID-19-Gesetz

Tagesordnungsergänzungsverlangen gemäß § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil (5 %) des Grundkapitals oder einen anteiligen Betrag am Grundkapital von mindestens EUR 500.000,00 (dies entspricht 166.667 Stückaktien) erreichen, können unter Nachweis der erforderlichen Haltezeit nach § 122 Abs. 1 Satz 3 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen Gegenstand der Tagesordnung muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.

Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 24 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens am 14. Juni 2020, 24.00 Uhr, zugehen. Es wird darum gebeten, entsprechende Verlangen an die folgende Adresse zu übersenden:

Bayerische Gewerbebau AG
Vorstand
Keferloh 1b
85630 Grasbrunn

Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekanntgemacht wurden – unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht. Sie werden außerdem unverzüglich über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.bayerische-gewerbebau.de

über den Link „Hauptversammlung“ zugänglich gemacht.

Gegenanträge und Wahlvorschläge gemäß § 126 Abs. 1, 127 AktG

Aktionäre können gemäß § 126 Abs. 1 AktG Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und Aufsichtsrat zu bestimmten Tagesordnungspunkten übersenden. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen werden Gegenanträge, die der Gesellschaft unter der nachstehend angegebenen Adresse mindestens 14 Tage vor der Versammlung, also spätestens bis zum 24. Juni 2020, 24.00 Uhr, zugegangen sind, einschließlich des Namens des Aktionärs, einer etwaigen Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung unverzüglich über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.bayerische-gewerbebau.de

über den Link „Hauptversammlung“ zugänglich gemacht:

Bayerische Gewerbebau AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Telefax: +49 (89) 21027-298
E-Mail: antraege@linkmarketservices.de

Für Wahlvorschläge von Aktionären gemäß § 127 AktG gelten die vorstehenden Ausführungen einschließlich der Frist für die Zugänglichmachung des Wahlvorschlags (Zugang spätestens am 24. Juni 2020, 24:00 Uhr) sinngemäß. Wahlvorschläge brauchen nicht begründet zu werden.

Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge gestellt werden. Bis spätestens zum Ablauf des 7. Juli 2020, 24.00 Uhr, über das unter der Internetadresse

www.bayerische-gewerbebau.de

über den Link „Hauptversammlung“ zugängliche HV-Portal bei der Gesellschaft zugegangene zulässige Gegenanträge und Wahlvorschläge von zur Ausübung des Stimmrechts berechtigten Aktionären (siehe oben, „Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes“) oder ihren Bevollmächtigten werden im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung allerdings als gestellt berücksichtigt.

Fragemöglichkeit der Aktionäre gemäß § 131 Abs. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 COVID-19-Gesetz

Ein Auskunftsrecht für Aktionäre gemäß § 131 Abs. 1 AktG besteht im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung nicht. Den Aktionären, die zur Ausübung des Stimmrechts berechtigt sind (siehe oben, „Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes“), wird allerdings – in Person oder durch einen Bevollmächtigten – nach Maßgabe von § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 und Satz 2 des COVID-19-Gesetzes eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt. Fragen von Aktionären sind bis spätestens 7. Juli 2020, 24.00 Uhr, ausschließlich über das unter der Internetadresse

www.bayerische-gewerbebau.de

über den Link „Hauptversammlung“ zugängliche HV-Portal einzureichen. Später eingehende Fragen werden nicht berücksichtigt. Der Vorstand entscheidet abweichend von § 131 AktG nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, welche Fragen er wie beantwortet. Der Vorstand hat also nicht alle Fragen zu beantworten; er kann Fragen zusammenfassen und im Interesse der anderen Aktionäre sinnvolle Fragen auswählen. Er kann dabei Aktionärsvereinigungen und institutionelle Investoren mit bedeutenden Stimmanteilen bevorzugen. Fragen in Fremdsprachen werden nicht berücksichtigt. Die Beantwortung erfolgt grundsätzlich in der Versammlung, die über unser HV-Portal unter

www.bayerische-gewerbebau.de

über den Link „Hauptversammlung“ live in Bild und Ton verfolgt werden kann. Der Vorstand behält sich allerdings vor, abweichend hiervon Fragen vorab auf der Internetseite der Gesellschaft zu beantworten.

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung

Im Zeitpunkt der Einberufung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft EUR 17.880.000,00 und ist eingeteilt in 5.960.000 Stückaktien. Jede Stückaktie gewährt eine Stimme. Die Gesellschaft hält jedoch im Zeitpunkt der Einberufung 182.078 Stück eigene Aktien, so dass die Zahl der stimmberechtigten Aktien 5.777.922 Stück beträgt.

Hinweise zum Datenschutz

Die Gesellschaft verarbeitet als verantwortliche Stelle im Sinne von Art. 4 Nr. 7 der Verordnung (EU) 2016/679 vom 27. April 2016 („Datenschutz-Grundverordnung“; nachfolgend „DS-GVO“) anlässlich der ordentlichen Hauptversammlung der Gesellschaft personenbezogene Daten von Aktionären und Aktionärsvertretern auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen. Die Gesellschaft wird gesetzlich vertreten durch ihren Vorstand, namentlich Herrn Dr. Wolfgang Kasper.

Die Kontaktdaten der Gesellschaft als verantwortliche Stelle lauten:

Bayerische Gewerbebau AG
Vorstand
Keferloh 1b
85630 Grasbrunn

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie per Post unter der vorstehend genannten Adresse mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragter“ oder per E-Mail:

datenschutz@bayerische-gewerbebau.de

Die ordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft im Jahr 2020 wird als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten durchgeführt. Aktionäre und Aktionärsvertreter können die gesamte Hauptversammlung per Bild- und Tonübertragung über unser HV-Portal verfolgen, über welches auch versammlungsbezogene Rechte, insbesondere das Stimmrecht, ausgeübt werden können.

Ihre personenbezogenen Daten (insbesondere Name, Anschrift und E-Mail-Adresse der Aktionäre, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien, sowie gegebenenfalls die Stimmabgabe im Wege der (elektronischen) Briefwahl, die Erteilung etwaiger Stimm-rechtsvollmachten und den Namen des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Aktionärsvertreters) werden zum Zwecke der Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung dieser virtuellen Hauptversammlung verarbeitet, insbesondere zur Kommunikation mit den Aktionären, zur Erstellung der Niederschrift über die Hauptversammlung und um Ihnen die Ausübung versammlungsbezogener Rechte, insbesondere des Stimmrechts, zu ermöglichen. Gegebenenfalls verarbeitet die Gesellschaft auch personenbezogene Daten zu im Vorfeld der Hauptversammlung eingereichten Fragen, übersandten Anträgen, Wahlvorschlägen und Verlangen der Aktionäre oder Aktionärsvertreter im Zusammenhang mit der Hauptversammlung sowie zu Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung. Wenn Sie unser HV-Portal im Internet besuchen, erheben wir weiter Daten über den Zugriff und die Nutzung dieses Portals (insbesondere abgerufene bzw. angefragte Daten, Datum und Uhrzeit des Abrufs, Meldung, ob der Abruf erfolgreich war, Typ des verwendeten Webbrowsers, IP- Adresse, Aktionärsnummer, Passwort, Erteilung der Zustimmung zu unseren Nutzungsbedingungen, sowie Login und Zeitstempel Ihres Logins und Logouts), die Ihr Browser an uns übermittelt. Sofern Aktionäre oder Aktionärsvertreter mit der Gesellschaft in Kontakt treten, verarbeitet die Gesellschaft zudem diejenigen personenbezogenen Daten, die erforderlich sind, um etwaige Anliegen zu beantworten (etwa die vom Aktionär oder Aktionärsvertreter angegebenen Kontaktdaten, wie z.B. E-Mail-Adresse oder Telefonnummer). Darüber hinaus werden die personenbezogenen Daten auch aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten verarbeitet.

Soweit die personenbezogenen Daten nicht von den Aktionären und Aktionärsvertretern im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben werden, übermittelt die depotführende Bank oder ein in den Anmeldevorgang eingebundener Dritter die personenbezogenen Daten der Aktionäre oder Aktionärsvertreter an die Gesellschaft.

Die Gesellschaft ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung nach Maßgabe des Aktiengesetzes i.V.m. § 1 des COVID-19-Gesetzes durchzuführen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre ist für die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung zwingend erforderlich. Im Rahmen der Nutzung des HV-Portals ist die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre und Aktionärsvertreter ferner erforderlich, um das Portal technisch bereitstellen zu können sowie zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der virtuellen Hauptversammlung.

Für die Verarbeitung ist die Gesellschaft die verantwortliche Stelle.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) sowie Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO. Verarbeitungen auf Basis des Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO erfolgen für die oben dargestellten Zwecke und Interessen, insbesondere zur Organisation und geordneten Durchführung der Hauptversammlung. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung des HV-Portals erfolgt darüber hinaus, um unseren Aktionären und Aktionärsvertretern zu ermöglichen, ihre Aktionärsrechte auf nutzerfreundliche Art und Weise auszuüben.

Personenbezogene Daten werden durch die Gesellschaft grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten Dritte, welche zum Zweck der Ausrichtung der Hauptversammlung und des Betriebs des HV-Portals beauftragt werden, von der Gesellschaft solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Sie verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Bei solchen Dritten handelt es sich z.B. um Hauptversammlungsdienstleister, wie etwa Hauptversammlungsagenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer. Alle Mitarbeiter der Gesellschaft und die Mitarbeiter der beauftragten Dienstleister, die Zugriff auf personenbezogene Daten haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln. Im Übrigen sind personenbezogene Daten der durch die von uns benannten Stimmrechtsvertreter vertretenen Aktionäre und Aktionärsvertreter im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften durch das Teilnehmerverzeichnis einsehbar. Auch kann die Gesellschaft verpflichtet sein, personenbezogene Daten der Aktionäre und Aktionärsvertreter an weitere Empfänger zu übermitteln, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten. Hinsichtlich der Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte im Rahmen einer Bekanntmachung von Aktionärsverlangen auf Ergänzung der Tagesordnung sowie von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären wird auf die Erläuterungen in Abschnitt „Angaben zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127, 131 Abs. 1 AktG i.V.m. § 1 COVID-19-Gesetz“ verwiesen.

Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten und zur Vermeidung von etwaigen Haftungsrisiken gespeichert und anschließend im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen gelöscht, insbesondere wenn die personenbezogenen Daten für die ursprünglichen Zwecke der Erhebung oder Verarbeitung nicht mehr notwendig sind, die Daten nicht mehr im Zusammenhang mit etwaigen Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Die Gesellschaft speichert – vorbehaltlich nach der Hauptversammlung in Kraft tretender gesetzlicher Vorschriften – die personenbezogenen Daten aufgrund gegenwärtiger gesetzlicher Aufbewahrungspflichten für einen Zeitraum von zehn Jahren, beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem die Hauptversammlung stattfand. Im Einzelfall kann es zu einer längeren Speicherung der personenbezogenen Daten kommen, wenn die weitere Verarbeitung der Daten noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung notwendig ist.

Den Aktionären und Aktionärsvertretern stehen die Rechte nach Kapitel III der DS-GVO zu, namentlich ein Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DS-GVO, das Recht, nach Maßgabe des Art. 16 DS-GVO die unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten, oder nach Maßgabe des Art. 17 DS-GVO die unverzügliche Löschung der personenbezogenen Daten zu verlangen, nach Maßgabe des Art. 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu verlangen, nach Maßgabe des Art. 21 DS-GVO gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen und das Recht, nach Maßgabe des Art. 20 DS-GVO die personenbezogenen Daten in einem den gesetzlichen Anforderungen entsprechenden Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung zu übermitteln (Recht auf Datenübertragbarkeit).

Diese Rechte können Sie gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:

Bayerische Gewerbebau AG
Vorstand
Keferloh 1b
85630 Grasbrunn
oder per Telefax: +49 89 32470-575
oder per E-Mail: datenschutz@bayerische-gewerbebau.de

Zudem steht den Aktionären und Aktionärsvertretern gemäß Art. 77 DS-GVO ein Beschwerderecht, insbesondere bei der Datenschutzaufsichtsbehörde, die am Wohnsitz oder ständigen Aufenthaltsort des Aktionärs oder Aktionärsvertreters zuständig ist, oder des Bundeslandes, in dem der mutmaßliche Verstoß begangen wurde, zu.

Informationen zum Datenschutz sind auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.bayerische-gewerbebau.de

über den Link „Hauptversammlung“ zu finden. Zusätzliche Informationen zum Datenschutz im Zusammenhang mit der Nutzung unseres unter

www.bayerische-gewerbebau.de

über den Link „Hauptversammlung“ zugänglichen HV-Portals sind über das HV-Portal selbst abrufbar.

Technische Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung und Verfügbarkeit der Bild- und Tonübertragung

Für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung sowie zur Nutzung des HV-Portals benötigen Sie eine Internetverbindung und ein internetfähiges Endgerät. Die Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung und die Verfügbarkeit des HV-Portals kann Schwankungen unterliegen, auf welche die Gesellschaft keinen Einfluss hat. Die Gesellschaft kann keine Gewährleistungen und Haftung für die Funktionsfähigkeit und ständige Verfügbarkeit der in Anspruch genommenen Internetdienste, der in Anspruch genommenen Netzelemente Dritter, der Bild- und Tonübertragung sowie den Zugang zum HV-Portal und dessen generelle Verfügbarkeit übernehmen. Die Gesellschaft übernimmt auch keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für den Online-Service eingesetzten Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen. Dies gilt nicht, soweit Vorsatz vorliegt. Um das Risiko von Einschränkungen bei der Ausübung von Aktionärsrechten durch technische Probleme während der virtuellen Hauptversammlung zu vermeiden, wird empfohlen – soweit möglich – die Aktionärsrechte, insbesondere das Stimmrecht, bereits vor Beginn der Hauptversammlung auszuüben.

 

Grasbrunn, im Mai 2020

Bayerische Gewerbebau AG

Der Vorstand

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