Berliner Effektengesellschaft AG – Hauptversammlung 2018

Berliner Effektengesellschaft AG

Berlin

WKN 522130
ISIN DE0005221303

Einberufung der Hauptversammlung

Sehr geehrte Damen und Herren Aktionäre,

wir laden Sie ein zur

Ordentlichen Hauptversammlung
der Berliner Effektengesellschaft AG mit dem Sitz in Berlin.

Die Hauptversammlung findet statt am

Donnerstag, den 14. Juni 2018, 14:00 Uhr,
im Ludwig Erhard Haus, Konferenzzentrum, Fasanenstraße 85, 10623 Berlin.

I. Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Berliner Effektengesellschaft AG und des Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2017, des Lageberichtes der Berliner Effektengesellschaft AG und des Konzerns für das Geschäftsjahr 2017 sowie des Berichts des Aufsichtsrats

Die genannten Unterlagen können im Internet unter

http://www.effektengesellschaft.de

eingesehen werden. Sie werden den Aktionären auf Anfrage auch zugesandt. Ferner werden die Unterlagen in der Hauptversammlung zugänglich sein und näher erläutert werden. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen ist zu diesem Tagesordnungspunkt keine Beschlussfassung vorgesehen, da der Aufsichtsrat den Jahresabschluss bereits gebilligt und damit gemäß § 172 Satz 1 AktG festgestellt hat.

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den zum 31. Dezember 2017 ausgewiesenen Bilanzgewinn der Berliner Effektengesellschaft AG in Höhe von 19.504.383,64 EUR so zu verwenden, dass eine Dividende in Höhe von 0,60 EUR je stimmberechtigter Stückaktie im rechnerischen Nennwert von 1,00 EUR ausgeschüttet und der verbleibende Restbetrag auf neue Rechnung vorgetragen wird.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2017

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2017 amtierenden Mitgliedern des Vorstands Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2017

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2017 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen.

5.

Beschlussfassung über die Änderung von § 10 der Satzung

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, § 10 Absatz der Satzung wie folgt neu zu fassen:

§ 10 Einberufung und Beschlussfassung
(1)

Die Sitzungen des Aufsichtsrats werden durch den Vorsitzenden, im Falle seiner Verhinderung durch seinen Stellvertreter mündlich, fernmündlich, schriftlich, per Telefax oder per E-Mail unter Angabe der Tagesordnung einberufen.

(2)

Der Aufsichtsrat ist beschlussfähig, wenn seine drei Mitglieder an der Beschlussfassung teilnehmen. Ein Mitglied nimmt auch dann an der Beschlussfassung teil, wenn es sich der Stimme enthält. Abwesende Aufsichtsratsmitglieder können an Beschlussfassungen des Aufsichtsrats teilnehmen, indem sie durch andere Aufsichtsratsmitglieder schriftliche Stimmabgaben überreichen lassen. Beschlüsse bedürfen der Mehrheit der Mitglieder des Aufsichtsrats.

(3)

Beschlüsse des Aufsichtsrats werden grundsätzlich in Präsenzsitzungen gefasst. Der Aufsichtsrat kann auf Anordnung des Vorsitzenden auch ohne Einberufung einer Sitzung schriftlich, fernmündlich, per Telefax, Videokonferenz oder per E-Mail abstimmen, wenn kein Aufsichtsratsmitglied diesem Verfahren innerhalb einer vom Vorsitzenden bestimmten angemessenen Frist widerspricht; ein Widerspruchsrecht besteht nicht, wenn die Beschlussfassung in der Weise durchgeführt wird, dass die daran teilnehmenden Mitglieder des Aufsichtsrats im Wege der Telekommunikation im Sinne allseitigen und gleichzeitigen Sehens und Hörens miteinander in Verbindung stehen und den Beschlussgegenstand erörtern können. Der Vorsitzende des Aufsichtsrats teilt die Form der Beschlussfassung in der Einberufung mit.

(4)

Über die Sitzungen des Aufsichtsrates ist eine Niederschrift anzufertigen, die von dem Vorsitzenden der Sitzung zu unterzeichnen ist. Bei Beschlussfassungen außerhalb von Sitzungen ist die Niederschrift vom Vorsitzenden des Aufsichtsrats zu unterzeichnen und unverzüglich allen Mitgliedern zuzuleiten.

(5)

Der Vorsitzende ist ermächtigt, im Namen des Aufsichtsrats die zur Durchführung der Beschlüsse erforderlichen Willenserklärungen abzugeben und an den Aufsichtsrat gerichtete Erklärungen in Empfang zu nehmen.“

6.

Beschlussfassung über die Änderung von § 11 Absatz 3 der Satzung

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, § 11 Absatz 3 der Satzung wie folgt neu zu fassen:

„(3)

Der Aufsichtsrat legt fest, welche Arten von Geschäften nur mit seiner Zustimmung durch den Vorstand vorgenommen werden dürfen.

7.

Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2018

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die

Dohm Schmidt Janka Revision und Treuhand AG
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Fasanenstraße 77
10623 Berlin

zum Abschlussprüfer der Berliner Effektengesellschaft AG und des Berliner Effektengesellschaft AG-Konzerns für das Geschäftsjahr 2018 zu wählen.

II. Weitere Angaben zur Einberufung

1.

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung ist das Grundkapital der Gesellschaft eingeteilt in 13.705.837 Stückaktien. Jede Aktie gewährt eine Stimme. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 16.656 eigene Aktien (Stand: 26. April 2018). Hieraus stehen ihr keine Rechte zu. Die Gesamtzahl der teilnahme- und stimmberechtigten Aktien beträgt im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung somit 13.689.181.

2.

Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Personen berechtigt, die zu Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d. h. am 24. Mai 2018, 00:00 Uhr (MESZ) (Nachweisstichtag), Aktionäre der Gesellschaft sind und die sich zur Hauptversammlung anmelden.

Die Anmeldung muss zusammen mit einem vom depotführenden Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstitut auf den Nachweisstichtag erstellten Nachweis des Anteilsbesitzes spätestens bis zum Ablauf des 7. Juni 2018, 24:00 Uhr (MESZ), bei der nachstehend genannten Anmeldestelle eingehen. Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen in deutscher oder englischer Sprache abgefasst sein. Für den Nachweis genügt die Textform (§ 126b BGB).

Anmeldestelle:
Berliner Effektengesellschaft AG
c/o Quirin Privatbank AG
Kurfürstendamm 119
10711 Berlin
Telefax: +49 (0) 30 65 21 04-389
E-Mail: Hauptversammlungen@quirinprivatbank.de

Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes werden den Aktionären von der Anmeldestelle Eintrittskarten für die Teilnahme an der Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, möglichst frühzeitig eine Eintrittskarte bei ihrem depotführenden Institut anzufordern. Die erforderliche Anmeldung und die Übersendung des Nachweises des maßgeblichen Anteilsbesitzes werden in diesen Fällen durch das depotführende Institut vorgenommen.

Bedeutung des Nachweisstichtags

Der Nachweisstichtag ist das maßgebliche Datum für den Umfang und die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts in der Hauptversammlung. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer einen Nachweis des Anteilsbesitzes zum Nachweisstichtag erbracht hat. Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und den Nachweis erbracht haben, sind auch dann zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts berechtigt, wenn sie die Aktien nach dem Nachweisstichtag veräußern. Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkungen auf die Veräußerbarkeit der Aktien und ist kein relevantes Datum für eine evtl. Dividendenberechtigung. Aktionäre, die ihre Aktien erst nach dem Nachweisstichtag erworben haben, können dagegen nicht an der Hauptversammlung teilnehmen.

3.

Verfahren für die Stimmabgabe/Stimmrechtsvertretung

Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen möchten, können ihr Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten ausüben lassen. Auch dann sind eine fristgemäße Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich. Ein Vollmachtsformular erhalten die zur Hauptversammlung ordnungsgemäß angemeldeten Personen zusammen mit der Eintrittskarte. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Der Widerruf kann auch durch die persönliche Teilnahme an der Hauptversammlung erfolgen.

Bei Bevollmächtigung von Kreditinstituten, Aktionärsvereinigungen oder diesen nach § 135 Absatz 8 AktG gleichgestellten Personen können Besonderheiten hinsichtlich der Form der Vollmachtserteilung zu beachten sein, die bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden zu erfragen sind.

Als besonderen Service bieten wir unseren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter mit der Ausübung ihres Stimmrechts zu bevollmächtigen. Die Erteilung der Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter bedarf der Textform (§ 126b BGB) und ist an folgende Adresse zu richten:

Berliner Effektengesellschaft AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80367 München
Telefax: +49 (0)89 21027-289
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de

Soweit die von der Gesellschaft benannten einzelvertretungsberechtigten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden sollen, müssen diesen zu der Vollmacht in jedem Fall Weisungen zu der Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Ohne diese Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen; sie können die Stimmrechte nicht nach eigenem Ermessen ausüben. Aktionäre, die von dieser Möglichkeit Gebrauch machen wollen, müssen die ausgefüllte und unterschriebene Vollmacht bis spätestens 13. Juni 2018, 24:00 Uhr (MESZ) (eingehend), an die oben angegebene Anschrift senden oder an die angegebene Fax-Nummer oder E-Mail-Adresse (z. B. als eingescannte Datei im pdf-Format) übermitteln.

Auf Verlangen stellt die Gesellschaft Formulare zur Vollmachts- und Weisungserteilung zur Verfügung. Anforderungen zur Übersendung von Vordrucken sind zu richten an:

Berliner Effektengesellschaft AG
Kurfürstendamm 119
10711 Berlin
Telefax: +49 (0) 30 89021-134

Des Weiteren kann der Vordruck auch von unserer Internetseite

http://www.effektengesellschaft.de

abgerufen und ausgedruckt werden. Weitere Einzelheiten können die Aktionäre den auf der Internetseite der Gesellschaft in der Rubrik Hauptversammlung hinterlegten näheren „Erläuterungen zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Stimmrechtsvertretung“ entnehmen.

Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft einen oder mehrere von diesen zurückweisen.

Eine Verpflichtung zur Verwendung der von der Gesellschaft angebotenen Formulare zur Bevollmächtigung bzw. Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft besteht nicht.

4.

Ergänzungsanträge zur Tagesordnung auf Verlangen einer Minderheit gemäß § 122 Absatz 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von 500.000,00 EUR erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Berliner Effektengesellschaft AG, Kurfürstendamm 119, 10711 Berlin, zu richten und muss der Gesellschaft spätestens bis zum 20. Mai 2018, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen.

5.

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Absatz 1 und 127 AktG

Darüber hinaus können Aktionäre der Gesellschaft Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge übersenden. Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen sein. Gegenanträge, Wahlvorschläge und sonstige Anfragen von Aktionären zur Hauptversammlung sind ausschließlich zu richten an:

Berliner Effektengesellschaft AG
Kurfürstendamm 119
10711 Berlin
Telefax: +49 (0) 30 89021-134
E-Mail: chughes@effektengesellschaft.de

Wir werden zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs sowie zugänglich zu machender Begründungen nach ihrem Eingang unter der Internetadresse

http://www.effektengesellschaft.de

veröffentlichen. Dabei werden die bis zum 30. Mai 2018, 24:00 Uhr (MESZ), bei der oben genannten Adresse eingehenden Gegenanträge und Wahlvorschläge zu den Punkten dieser Tagesordnung berücksichtigt. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht.

6.

Auskunftsrecht gemäß § 131 Absatz 1 AktG

In der Hauptversammlung kann jeder Aktionär oder Aktionärsvertreter vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft, die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu verbundenen Unternehmen sowie die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen verlangen, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist.

7.

Weitergehende Erläuterungen

Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre finden sich unter der Internetadresse

http://www.effektengesellschaft.de
8.

Übertragung der Hauptversammlung

Die Hauptversammlung wird im Internet nicht übertragen.

9.

Veröffentlichungen auf der Internetseite der Gesellschaft

Informationen zur diesjährigen ordentlichen Hauptsammlung sind über die Internetseite der Gesellschaft unter

http://www.effektengesellschaft.de

in der Rubrik Hauptversammlung zugänglich.

 

Berlin, im Mai 2018

Berliner Effektengesellschaft AG, Berlin

Der Vorstand

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