Bertrandt Aktiengesellschaft
Ehningen
Wertpapierkennnummer 523 280 / ISIN DE0005232805
Einladung zur Hauptversammlung
Sehr geehrte Aktionärinnen und Aktionäre,
wir laden Sie ein zur
ordentlichen Hauptversammlung
der Bertrandt Aktiengesellschaft
am Mittwoch, dem 20. Februar 2019,
um 10.30 Uhr (Einlass: 9.30 Uhr)
in der Stadthalle Sindelfingen,
Schillerstraße 23, 71065 Sindelfingen.
Tagesordnung
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 30. September 2018 und des Lageberichts der Bertrandt Aktiengesellschaft sowie des gebilligten Konzern-Abschlusses zum 30. September 2018 und des Konzern-Lageberichts, des in den Lageberichten enthaltenen erläuternden Berichts zu den Angaben nach §§ 289 Abs. 4, 315 Abs. 4 HGB, des zusammengefassten gesonderten nichtfinanziellen Berichts nach §§ 289b Abs. 3 und 315b Abs. 3 HGB sowie des Berichts des Aufsichtsrats über das Geschäftsjahr 2017/2018 |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns der Bertrandt Aktiengesellschaft für das Geschäftsjahr 2017/2018 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen, den Bilanzgewinn des Geschäftsjahres 2017/2018 der Bertrandt Aktiengesellschaft in Höhe von 39.764.021,62 Euro zur Ausschüttung einer Dividende von 2,00 Euro je dividendenberechtigter Stückaktie zu verwenden und den verbleibenden Betrag von 19.477.541,62 Euro auf neue Rechnung vorzutragen. Gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 AktG ist der Anspruch auf Auszahlung der Dividende am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag fällig, mithin am 25. Februar 2019. Sofern die Bertrandt Aktiengesellschaft im Zeitpunkt der Beschlussfassung durch die Hauptversammlung eigene Anteile hält, sind diese nach dem Aktiengesetz nicht dividendenberechtigt. Der auf nicht dividendenberechtigte Stückaktien entfallende Teilbetrag wird ebenfalls auf neue Rechnung vorgetragen. |
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen, den Mitgliedern des Vorstands Entlastung zu erteilen. |
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen, den Mitgliedern des Aufsichtsrats Entlastung zu erteilen. |
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| 5. |
Wahlen zum Aufsichtsrat Die Amtszeit der von der Hauptversammlung am 19. Februar 2014 gewählten derzeitigen Aufsichtsratsmitglieder endet mit Ablauf der Hauptversammlung am 20. Februar 2019. Der Aufsichtsrat setzt sich gemäß §§ 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG und § 22 des Gesetzes über die Mitbestimmung der Arbeitnehmer bei einer grenzüberschreitenden Verschmelzung (MgVG) i.V.m. § 2 Abs. 1 der Mitbestimmungsvereinbarung vom 9. Mai 2008 sowie § 8 der Satzung der Bertrandt Aktiengesellschaft zu zwei Dritteln aus Vertretern der Anteilseigner und zu einem Drittel aus Vertretern der Arbeitnehmer zusammen. Gemäß § 8 Abs. 1 der Satzung der Bertrandt Aktiengesellschaft setzt sich der Aufsichtsrat aus sechs Personen zusammen, von denen vier von der Hauptversammlung und zwei von den Arbeitnehmern zu wählen sind. Die vier Vertreter der Anteilseigner sind von der Hauptversammlung zu wählen. Die Hauptversammlung ist an die Wahlvorschläge nicht gebunden. Die Aktionärin Dr. Ing. h.c. F. Porsche Aktiengesellschaft hat mit Schreiben vom 22. November 2018 gemäß § 100 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 AktG Herrn Dietmar Bichler zur Wahl in den Aufsichtsrat vorgeschlagen. Herr Dietmar Bichler hat sein derzeitiges Amt als Vorsitzender und als Mitglied des Vorstands bereits mit Wirkung zum Schluss der Hauptversammlung am 20. Februar 2019 niedergelegt. Der Aufsichtsrat schlägt nach Vorbereitung und auf Vorschlag des Personalausschusses, der gemäß § 7 Abs. 4 der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats der Bertrandt Aktiengesellschaft auch Nominierungsausschuss ist, vor zu beschließen: Folgende Personen werden gemäß § 8 Abs. 2 der Satzung der Bertrandt Aktiengesellschaft mit Wirkung ab Beendigung der Hauptversammlung bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2022/2023 beschließt, als Vertreter der Anteilseigner in den Aufsichtsrat gewählt:
Weitere Angaben über die zur Wahl vorgeschlagenen Aufsichtsratskandidaten sind im Anschluss an die Tagesordnung abgedruckt. Es ist beabsichtigt, die Wahlen zum Aufsichtsrat als Einzelwahl durchzuführen. Die Aufsichtsratskandidaten haben angekündigt, dass sie für den Fall ihrer Wahl auch bereit sein werden, das Amt zu übernehmen. Gemäß Ziffer 5.4.3 Satz 3 des Deutschen Corporate Governance Kodex wird darauf hingewiesen, dass Herr Dietmar Bichler als Kandidat für den Aufsichtsratsvorsitz vorgeschlagen ist. Begründung des Vorschlags von Herrn Dietmar Bichler nach Ziffer 5.4.4 des Deutschen Corporate Governance Kodex: Vorstandsmitglieder dürfen vor Ablauf von zwei Jahren nach dem Ende ihrer Bestellung nicht Mitglied des Aufsichtsrats der Gesellschaft werden, es sei denn ihre Wahl erfolgt – wie hier aufgrund des Schreibens der Dr. Ing. h.c. F. Porsche Aktiengesellschaft vom 22. November 2018 geschehen – auf Vorschlag von Aktionären, die mehr als 25 % der Stimmrechte an der Gesellschaft halten. Der Wechsel in den Aufsichtsratsvorsitz soll auch in diesem Fall nach einer Empfehlung des Deutschen Corporate Governance Kodex eine der Hauptversammlung zu begründende Ausnahme sein. Der Aufsichtsrat will mit dem Vorschlag von Herrn Dietmar Bichler nicht nur die Weichen für eine geeignete Nachfolge in der Person des Aufsichtsratsvorsitzenden stellen, sondern sieht diesen Vorschlag als einen zentralen Baustein einer langfristigen Nachfolgelösung für Vorstand und Aufsichtsrat im Zeichen der Kontinuität. Hierbei berücksichtigt der Aufsichtsrat auch und gerade die besondere Lebensleistung von Dietmar Bichler, der, seit er im Jahr 1993 mit dem früheren langjährigen Vorstandsmitglied Heinz Kenkmann mehrheitlich die Anteile an Bertrandt von Harry Bertrandt erwarb, für eine eindrucksvolle und sehr erfolgreiche Unternehmensentwicklung steht. Zum damaligen Zeitpunkt hatte das Unternehmen mit acht Niederlassungen rund 300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Deutschland. Zum Ende des letzten Geschäftsjahres arbeiteten über 13.000 Menschen weltweit für den Bertrandt Konzern. Seine über Jahrzehnte erworbene unternehmerische Erfahrung und seine besondere Kenntnis des Unternehmens aufgrund seiner ununterbrochenen Tätigkeit als Vorstand seit dem Formwechsel in die Rechtsform der Aktiengesellschaft im Jahr 1996 darf nach Überzeugung des Aufsichtsrats nicht durch eine mehrjährige „Wartezeit“ für das Unternehmen verloren gehen. Dietmar Bichler hatte gegenüber dem Aufsichtsrat bereits am 5. November 2018 erklärt, dass er mit seiner Bereitschaft zur Kandidatur für den Aufsichtsrat und dessen Vorsitz die Chance verbinde, die künftige Entwicklung des Bertrandt Konzerns aus einer neuen Aufgabe heraus langfristig begleiten zu können. |
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| 6. |
Beschlussfassung über die Ermächtigung zum Erwerb und zur Verwendung eigener Aktien sowie zum Ausschluss des Bezugsrechts Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen:
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| 7. |
Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2018/2019 Der Aufsichtsrat schlägt auf Vorschlag seines Prüfungsausschusses vor, die PricewaterhouseCoopers GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Frankfurt am Main, Zweigniederlassung Stuttgart, zum Abschlussprüfer der Bertrandt Aktiengesellschaft und des Konzerns für das Geschäftsjahr 2018/2019 zu wählen. |
Weitere Angaben über die unter Tagesordnungspunkt 5 zur Wahl vorgeschlagenen Aufsichtsratskandidaten:
| a) |
Herr Dietmar Bichler, derzeit Vorsitzender des Vorstands der Bertrandt Aktiengesellschaft |
| aa) |
Persönliche Daten: Alter: 59 Jahre Nationalität: deutsch |
| bb) |
Werdegang:
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| cc) |
Bestellung: Zeitpunkt der Erstbestellung: Neubestellung Dauer und Ende der aktuellen Bestellung: Neubestellung |
| dd) |
Angaben zu Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten:
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| ee) |
Angaben zu Mitgliedschaften in vergleichbaren in- oder ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:
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| b) |
Herr Udo Bäder, selbstständiger Wirtschaftsprüfer und Steuerberater |
| aa) |
Persönliche Daten: Alter: 58 Jahre Nationalität: deutsch |
| bb) |
Werdegang:
|
| cc) |
Bestellung: Zeitpunkt der Erstbestellung: Neubestellung Dauer und Ende der aktuellen Bestellung: Neubestellung |
| dd) |
Angaben zu Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten: keine |
| ee) |
Angaben zu Mitgliedschaften in vergleichbaren in- oder ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen: keine |
| c) |
Herr Horst Binnig, Vorsitzender des Vorstands der Rheinmetall Automotive AG, Neckarsulm, und Mitglied des Vorstands der Rheinmetall AG, Düsseldorf |
| aa) |
Persönliche Daten: Alter: 59 Jahre Nationalität: deutsch |
| bb) |
Werdegang:
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| cc) |
Bestellung: Zeitpunkt der Erstbestellung: 15. Februar 2006 Dauer und Ende der aktuellen Bestellung: 5 Jahre, bis Februar 2019 |
| dd) |
Angaben zu Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten:
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| ee) |
Angaben zu Mitgliedschaften in vergleichbaren in- oder ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:
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| d) |
Herr Univ.-Prof. Dr.-Ing. Wilfried Sihn, Universitätsprofessor für Betriebstechnik und Systemplanung am Institut für Managementwissenschaften der TU Wien und Geschäftsführer der Fraunhofer Austria Research GmbH, Wien |
| aa) |
Persönliche Daten: Alter: 62 Jahre Nationalität: deutsch, österreichisch |
| bb) |
Werdegang:
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| cc) |
Bestellung: Zeitpunkt der Erstbestellung: 11. Juli 1996 Dauer und Ende der aktuellen Bestellung: 5 Jahre, bis Februar 2019 |
| dd) |
Angaben zu Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten: keine |
| ee) |
Angaben zu Mitgliedschaften in vergleichbaren in- oder ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:
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Hinweise zu den Tagesordnungspunkten 1 bis 6:
Der Jahresabschluss der Bertrandt Aktiengesellschaft zum 30. September 2018 und der Lagebericht, der Konzern-Abschluss zum 30. September 2018 und der Konzern-Lagebericht, der vom Aufsichtsrat beschlossene und vom Aufsichtsratsvorsitzenden unterschriebene Bericht des Aufsichtsrats über das Geschäftsjahr 2017/2018, der Vorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat für die Verwendung des Bilanzgewinns, der zusammengefasste gesonderte nichtfinanzielle Bericht nach §§ 289b Abs. 3 und 315b Abs. 3 HGB für das Geschäftsjahr 2017/2018 sowie der Bericht des Vorstands gemäß §§ 71 Abs. 1 Nr. 8, 186 Abs. 4 Satz 2 AktG zu dem Tagesordnungspunkt 6 liegen von der Einberufung der Hauptversammlung an in den Geschäftsräumen der Bertrandt Aktiengesellschaft aus. Auf Verlangen erhält jeder Aktionär unverzüglich und kostenlos eine Abschrift dieser Unterlagen. Sie sind zudem gemäß § 124a AktG über die Internetseite der Gesellschaft unter
www.bertrandt.com
im Bereich „Investor Relations“ unter der Rubrik „Hauptversammlung“ zugänglich und werden auch in der Hauptversammlung am 20. Februar 2019 ausliegen.
Bericht an die Hauptversammlung zu Tagesordnungspunkt 6
Zu Tagesordnungspunkt 6 (Beschlussfassung über die Ermächtigung zum Erwerb und zur Verwendung eigener Aktien sowie zum Ausschluss des Bezugsrechts) erstatten wir gemäß §§ 71 Abs. 1 Nr. 8, 186 Abs. 4 Satz 2 AktG folgenden Bericht des Vorstands über den Ausschluss des Bezugsrechts bei der Veräußerung eigener Aktien:
Durch die unter Punkt 6 der Tagesordnung vorgeschlagene Ermächtigung soll der Bertrandt Aktiengesellschaft die Möglichkeit des Erwerbs eigener Aktien, befristet bis zum 31. Januar 2024, eröffnet werden.
Im Einzelnen:
a) Die Ermächtigung soll der Bertrandt Aktiengesellschaft die Möglichkeit geben, beim Erwerb von Unternehmen oder Beteiligungen daran als Gegenleistung auch eigene Aktien anzubieten. Die Verkäufer verlangen mitunter auch diese Form der Gegenleistung. Die vorgeschlagene Ermächtigung soll der Bertrandt Aktiengesellschaft die notwendige Flexibilität geben, um sich bietende Gelegenheiten zum Erwerb von Unternehmen oder Beteiligungen daran schnell und flexibel ausnutzen zu können. Dazu ist der vorgeschlagene Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre notwendig. Der Bertrandt Aktiengesellschaft steht für Zwecke des Erwerbs von Unternehmen oder Beteiligungen daran gegen Gewährung von Aktien zu deren Beschaffung nach § 5 Abs. 8 der Satzung auch ein genehmigtes Kapital zur Verfügung, welches die Hauptversammlung am 23. Februar 2017 beschlossen hat. Die Entscheidung über den Weg der Aktienbeschaffung trifft der Vorstand, wobei er sich allein vom Interesse der Aktionäre und der Bertrandt Aktiengesellschaft leiten lässt. Derzeit bestehen keine konkreten Pläne zur Nutzung der Ermächtigung. Der Vorstand wird der Hauptversammlung jeweils Bericht über eine Ausnutzung der Ermächtigung erstatten.
b) Des Weiteren soll der Vorstand ermächtigt werden, mit Zustimmung des Aufsichtsrats Aktien der Bertrandt Aktiengesellschaft Personen, die im Arbeits- oder Dienstverhältnis zu der Gesellschaft oder einem mit ihr verbundenen Unternehmen stehen, zum Erwerb anzubieten. Dies schließt entsprechend geltendem Recht den Erwerb zugunsten von Beteiligungsgesellschaften ein, deren sämtliche Gesellschafter in Arbeits- oder Dienstverhältnissen zur Gesellschaft oder einem mit dieser verbundenen Unternehmen stehen. Dazu ist der vorgeschlagene Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre notwendig. Ausdrücklich ausgenommen von der Ermächtigung sind die Mitglieder des Vorstands. Die vorgeschlagene Ermächtigung geht aber insoweit über den Erwerbstatbestand nach § 71 Abs. 1 Nr. 2 AktG hinaus, als auch Organe von verbundenen Unternehmen einbezogen werden können. Dies liegt im Interesse der Gesellschaft, da auch solche Personen in der bestehenden Konzern-Struktur erheblich zum unternehmerischen Erfolg beitragen. Derzeit bestehen keine konkreten Pläne zur Nutzung der Ermächtigung. Der Vorstand wird der Hauptversammlung jeweils Bericht über eine Ausnutzung der Ermächtigung erstatten.
c) Die Bertrandt Aktiengesellschaft soll eigene Aktien des Weiteren auch ohne erneuten Beschluss der Hauptversammlung nach § 237 Abs. 3 Nr. 3 AktG einziehen können. Die Einziehung lässt das Grundkapital unberührt. Der Anteil der übrigen Aktien gemäß § 8 Abs. 3 AktG erhöht sich entsprechend. Hierdurch wird gegebenenfalls die in der Satzung genannte Zahl der Stückaktien unrichtig. Der Vorstand wird daher ermächtigt, die Angabe der Zahl in der Satzung anzupassen. Derzeit bestehen keine konkreten Pläne zur Nutzung der Ermächtigung.
d) Erworbene, aber für vorstehende Zwecke nicht mehr benötigte Aktien sollen schließlich im Finanzierungsinteresse der Gesellschaft auch anders als über die Börse oder ein öffentliches Kaufangebot an alle Aktionäre veräußert werden können. Durch diese Ermächtigung soll die Möglichkeit für die Bertrandt Aktiengesellschaft geschaffen werden, diese in begrenztem Ausmaß unter Ausschluss des Bezugsrechts nahe am Börsenkurs zur Gewinnung neuer Anlegerkreise oder zur größtmöglichen Stärkung der eigenen Mittel zu veräußern. Schon aufgrund der Ersparnis der mit einer Veräußerung über die Börse oder ein öffentliches Angebot an alle Aktionäre verbundenen Kosten kann ein höherer Mittelzufluss erreicht werden. Die Interessen der Aktionäre werden dadurch gewahrt, dass die Anzahl der auf diesem Wege verwertbaren Aktien begrenzt und der Verkaufspreis beschränkt und am Börsenkurs orientiert wird. Diese Beschränkungen beruhen auf der Anwendung von § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG. Danach können erworbene eigene Aktien unter Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre veräußert werden, soweit die hierfür geltende gesetzliche Grenze von 10 % des Grundkapitals nicht überschritten wird. Zudem wird die Gesellschaft den Gleichbehandlungsgrundsatz (§ 53a AktG) beachten.
e) Der Vorstand wird die unter Tagesordnungspunkt 6 vorgeschlagene Ermächtigung sowie die in § 5 Abs. 8 der Satzung enthaltene, von der Hauptversammlung am 23. Februar 2017 beschlossene Ermächtigung zur Kapitalerhöhung gegen Bareinlage unter Bezugsrechtsausschluss nach § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG nur so weit nutzen, dass insgesamt die in § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG vorgesehene Grenze von 10 % des Grundkapitals für einen Bezugsrechtsausschluss nicht überschritten wird. Die verschiedenen Ermächtigungen mit einem Bezugsrechtsausschluss nach § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG haben ausschließlich den Zweck, in der konkreten Situation unter Beachtung der Interessen der Aktionäre und der Gesellschaft das am besten geeignete Instrument nutzen zu können. Sie dienen aber nicht dazu, durch eine mehrfache Ausnutzung der verschiedenen Ermächtigungen das Bezugsrecht der Aktionäre über die Grenze von 10 % des Grundkapitals hinaus nach § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG auszuschließen.
Rechte von Aktionären
Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären nach §§ 126 Abs. 1, 127 AktG
Aktionäre können Gegenanträge gegen einen Vorschlag der Verwaltung zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung stellen. Aktionäre, die Anträge zur Hauptversammlung ankündigen wollen, haben diese ausschließlich an folgende Adresse zu richten:
Bertrandt Aktiengesellschaft
Herr Dr. Markus Götzl
Birkensee 1
71139 Ehningen
Telefax: +49 7034 656-4488
E-Mail: markus.goetzl@de.bertrandt.com
Die Gesellschaft macht gemäß § 126 Abs. 1 AktG Gegenanträge zu den Vorschlägen der Verwaltung zu den Punkten der Tagesordnung einschließlich des Namens des Aktionärs, einer Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.bertrandt.com
im Bereich „Investor Relations“ unter der Rubrik „Hauptversammlung“ zugänglich, wenn der Gegenantrag mit Begründung unter der vorstehend angegebenen Adresse bis spätestens zum 5. Februar 2019, 24:00 Uhr, zugegangen ist.
Die Gesellschaft ist unter bestimmten Voraussetzungen nicht verpflichtet, einen Gegenantrag und dessen Begründung zugänglich zu machen. Dies ist der Fall,
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soweit sich der Vorstand durch das Zugänglichmachen strafbar machen würde, |
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wenn der Gegenantrag zu einem gesetz- oder satzungswidrigen Beschluss der Hauptversammlung führen würde, |
| ― |
wenn die Begründung in wesentlichen Punkten offensichtlich falsche oder irreführende Angaben oder Beleidigungen enthält, |
| ― |
wenn ein auf denselben Sachverhalt gestützter Gegenantrag des Aktionärs bereits zu einer Hauptversammlung der Gesellschaft nach § 125 AktG zugänglich gemacht worden ist, wenn derselbe Gegenantrag des Aktionärs mit wesentlich gleicher Begründung in den letzten fünf Jahren bereits zu mindestens zwei Hauptversammlungen der Gesellschaft nach § 125 AktG zugänglich gemacht worden ist und in der Hauptversammlung weniger als der zwanzigste Teil des vertretenen Grundkapitals für ihn gestimmt hat, |
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wenn der Aktionär zu erkennen gibt, dass er an der Hauptversammlung nicht teilnehmen und sich nicht vertreten lassen wird oder |
| ― |
wenn der Aktionär in den letzten zwei Jahren in zwei Hauptversammlungen einen von ihm mitgeteilten Gegenantrag nicht gestellt hat oder nicht hat stellen lassen. |
Die Begründung eines zulässigen Gegenantrags braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt. Der Vorstand der Gesellschaft behält sich vor, Gegenanträge und ihre Begründungen zusammenzufassen, wenn mehrere Aktionäre zu demselben Gegenstand der Beschlussfassung Gegenanträge stellen.
Für Vorschläge von Aktionären zur Wahl eines Abschlussprüfers und von Aufsichtsratsmitgliedern gelten die vorstehenden Absätze sinngemäß mit der Maßgabe, dass ein Wahlvorschlag nicht begründet werden muss (§ 127 Satz 1 und 2 AktG). Die Gesellschaft ist über die vorgenannten Gründe hinaus auch dann nicht verpflichtet, Wahlvorschläge zugänglich zu machen, wenn diese nicht die Angaben nach § 124 Abs. 3 Satz 4 und § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG enthalten.
Anträge auf Tagesordnungsergänzungen nach § 122 Abs. 2 AktG
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von 500.000 EUR des Grundkapitals erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft bis spätestens 20. Januar 2019, 24:00 Uhr, zugehen. Jedem neuen Gegenstand der Tagesordnung muss eine Begründung oder Beschlussvorlage beiliegen. Die Antragsteller haben gemäß § 122 Abs. 2, Abs. 1 Satz 3 AktG nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind (wobei der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen ist) und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten. Auf die Fristberechnung ist § 121 Abs. 7 AktG entsprechend anzuwenden.
Auskunftsrecht nach § 131 Abs. 1 AktG
Jedem Aktionär ist auf Verlangen in der Hauptversammlung von dem Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen und auf die Lage des Konzerns und der in den Konzern-Abschluss einbezogenen Unternehmen.
Angaben zum Gesellschaftskapital
Das Grundkapital der Gesellschaft von 10.143.240 EUR ist im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung eingeteilt in 10.143.240 Stückaktien. Jede Stückaktie gewährt eine Stimme, sodass im Zeitpunkt der Einberufung auf Grundlage der Satzung 10.143.240 Stimmrechte bestehen. Aus eigenen Aktien stehen der Gesellschaft nach § 71b AktG keine Rechte zu, insbesondere kein Stimmrecht; sie hält im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 48.036 eigene Stückaktien.
Teilnahme an der Hauptversammlung
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung, zur Ausübung des Stimmrechts und zur Stellung von Anträgen sind gemäß § 15 Abs. 1 der Satzung diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung anmelden. Die Anmeldung muss der Gesellschaft bis spätestens 13. Februar 2019, 24:00 Uhr, unter der nachstehenden Adresse zugehen:
Bertrandt AG
c/o C-HV AG
Gewerbepark 10
92289 Ursensollen
Telefax: +49 9628 92 99 871
E-Mail: HV@Anmeldestelle.net
Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung, zur Ausübung des Stimmrechts und zur Stellung von Anträgen ist nach § 15 Abs. 2 der Satzung nachzuweisen. Zum Nachweis ist eine in Textform und in deutscher oder englischer Sprache erstellte Bescheinigung des depotführenden Instituts über den Anteilsbesitz notwendig. Der Nachweis muss sich auf den Beginn des 30. Januar 2019 beziehen und der Gesellschaft bis spätestens 13. Februar 2019, 24:00 Uhr, unter der nachstehenden Adresse zugehen:
Bertrandt AG
c/o C-HV AG
Gewerbepark 10
92289 Ursensollen
Telefax: +49 9628 92 99 871
E-Mail: HV@Anmeldestelle.net
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Versammlung oder für die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs am Nachweisstichtag maßgeblich. Entsprechendes gilt für den Erwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt.
Die Gesellschaft ist berechtigt, bei Zweifeln an der Richtigkeit oder Echtheit des Nachweises einen geeigneten weiteren Nachweis zu verlangen. Wird dieser Nachweis nicht oder nicht in gehöriger Form erbracht, kann die Gesellschaft den Aktionär zurückweisen.
Die Aktionäre, die nicht selbst an der Hauptversammlung teilnehmen wollen, können ihr Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten ausüben lassen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform; Ausnahmen können für die Erteilung von Vollmachten an Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen oder andere nach § 135 AktG gleichgestellte Personen oder Institutionen und deren Widerruf bestehen, wobei wir unsere Aktionäre bitten, sich hinsichtlich der insoweit einzuhaltenden Form mit den Genannten abzustimmen. Für die Vollmachtserteilung gegenüber der Gesellschaft, die Übermittlung des Nachweises einer gegenüber dem Bevollmächtigten erklärten Bevollmächtigung und den Widerruf von Vollmachten steht folgende Adresse zur Verfügung:
Bertrandt AG
c/o C-HV AG
Gewerbepark 10
92289 Ursensollen
Telefax: +49 9628 92 99 871
E-Mail: vollmacht@c-hv.com
Am Tag der Hauptversammlung kann der Nachweis der Vollmachtserteilung gegenüber der Gesellschaft, die Übermittlung des Nachweises einer gegenüber dem Bevollmächtigten erklärten Bevollmächtigung und der Widerruf von Vollmachten auch an der Ein- und Ausgangskontrolle zur Hauptversammlung erfolgen.
Des Weiteren bieten wir Aktionären, die nicht selbst an der Hauptversammlung teilnehmen wollen, auch die Möglichkeit, ihr Stimmrecht weisungsgebunden durch einen von der Gesellschaft beauftragten Stimmrechtsvertreter ausüben zu lassen. Diesem Stimmrechtsvertreter müssen dazu mittels des von der Gesellschaft hierfür vorgesehenen Formulars eine Vollmacht und bestimmte Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts in Textform erteilt werden. Das zu benutzende Formular kann im Internet unter
www.bertrandt.com
im Bereich „Investor Relations“ unter der Rubrik „Hauptversammlung“ abgerufen oder bei der Bertrandt Aktiengesellschaft unter der vorstehend genannten Adresse angefordert werden. Vollmacht und Weisungen müssen zusammen mit der Eintrittskarte zu der Hauptversammlung spätestens am 19. Februar 2019, 18:00 Uhr, bei der Gesellschaft unter der folgenden Adresse eingegangen sein:
Bertrandt AG
c/o C-HV AG
Gewerbepark 10
92289 Ursensollen
Telefax: +49 9628 92 99 871
E-Mail: vollmacht@c-hv.com
Nach dem 19. Februar 2019, 18:00 Uhr, können erteilte Vollmachten und Weisungen durch Übersendung an die vorstehend genannte Adresse nicht mehr geändert werden. Ein Widerruf bei Teilnahme an der Hauptversammlung bleibt unberührt. Auch bei einer Bevollmächtigung des von der Gesellschaft beauftragten Stimmrechtsvertreters müssen die Anmeldung des Aktionärs und die Bescheinigung des depotführenden Instituts über den Anteilsbesitz nach den vorstehenden Bestimmungen form- und fristgerecht zugehen.
Daneben wird zusätzlich für an der Hauptversammlung teilnehmende Aktionäre, die diese vor der Abstimmung verlassen müssen, die Möglichkeit bestehen, einem von der Gesellschaft beauftragten Stimmrechtsvertreter mittels eines anderen, von der Gesellschaft dafür vorgesehenen Formulars Vollmacht und bestimmte Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts zu erteilen.
Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen Personen zurückweisen.
Hinweis auf die Internetseite der Gesellschaft
Zahlreiche Informationen zur Hauptversammlung (u.a. die in § 124a AktG genannten Informationen) und weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 126 Abs. 1, 127, 122 Abs. 2, 131 AktG finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.bertrandt.com
im Bereich „Investor Relations“ unter der Rubrik „Hauptversammlung“.
Informationen zum Datenschutz
Die Bertrandt Aktiengesellschaft verarbeitet personenbezogene Daten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Eintrittskarte) auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze, um Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung der Bertrandt Aktiengesellschaft zu ermöglichen.
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist für Ihre Teilnahme an der Hauptversammlung der Bertrandt Aktiengesellschaft zwingend erforderlich. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Bertrandt Aktiengesellschaft die verantwortliche Stelle; Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 (1) c) Datenschutz-Grundverordnung.
Der Dienstleister der Bertrandt Aktiengesellschaft, welcher zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt wurde, erhält von der Bertrandt Aktiengesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeitet die Daten ausschließlich nach Weisung der Bertrandt Aktiengesellschaft.
Sie haben ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kapitel III der Datenschutz-Grundverordnung. Diese Rechte können Sie gegenüber der Bertrandt Aktiengesellschaft unentgeltlich über die E-Mail-Adresse
datenschutz@de.bertrandt.com
oder über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:
Bertrandt Aktiengesellschaft
Birkensee 1
71139 Ehningen
Telefax: +49 7034 656-0
Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 Datenschutz-Grundverordnung zu.
Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter:
Bertrandt Aktiengesellschaft
Datenschutzbeauftragter
Birkensee 1, 71139 Ehningen
E-Mail: datenschutz@de.bertrandt.com
Weitere Informationen zum Datenschutz sind auf der Internetseite der Bertrandt Aktiengesellschaft unter
https://www.bertrandt.com/datenschutzhinweis.html
zu finden.
Ehningen, im Dezember 2018
Bertrandt Aktiengesellschaft
Ehningen
Der Vorstand