Beta Systems Software Aktiengesellschaft – Hauptversammlung 2020

Name Bereich Information V.-Datum Relevanz
Beta Systems Software Aktiengesellschaft
Berlin
Gesellschaftsbekanntmachungen Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 07.02.2020

Beta Systems Software Aktiengesellschaft

Berlin

Wertpapier-Kenn-Nummer: A2BPP8
ISIN: DE000A2BPP88

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Wir laden hiermit unsere Aktionäre ein zu der

am Donnerstag, den 19. März 2020, 11:30 Uhr,
am Geschäftssitz der Gesellschaft in Alt-Moabit 90 d, 10559 Berlin,

stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung.

Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Beta Systems Software Aktiengesellschaft, des gebilligten Konzernabschlusses, des zusammengefassten Lageberichts und Konzernlageberichts sowie des Berichts des Aufsichtsrats der Beta Systems Software Aktiengesellschaft für das Geschäftsjahr vom 1. Oktober 2018 bis 30. September 2019

Die vorstehenden Unterlagen liegen in den Geschäftsräumen der Beta Systems Software Aktiengesellschaft in 10559 Berlin, Alt-Moabit 90d, von der Einberufung der Hauptversammlung an zur Einsichtnahme der Aktionäre aus und stehen auch im Internet unter

http://www.betasystems.de

in der Rubrik Investor Relations/Hauptversammlung zum Download bereit. Auf Verlangen werden die vorgenannten Unterlagen den Aktionären auch kostenfrei zugesandt. Die Unterlagen werden auch in der Hauptversammlung am 19. März 2020 zugänglich sein und mündlich erläutert werden.

Zu Punkt 1 der Tagesordnung ist keine Beschlussfassung vorgesehen.

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2018/2019

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den Bilanzgewinn in Höhe von EUR 1.739.228,29 wie folgt zu verwenden:

Ausschüttung einer Dividende in Höhe von EUR 0,20 je Aktie auf die 4.783.390
dividendenberechtigten Stückaktien, insgesamt
EUR 956.678,00
Einstellung in andere Gewinnrücklagen EUR 782.550,29
Bilanzgewinn EUR 1.739.228,29

Die Dividende ist am 24. März 2020 fällig.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2018/2019

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2018/2019 Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2018/2019

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2018/2019 Entlastung zu erteilen.

5.

Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2019/2020

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die RSM GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Düsseldorf, zum Abschlussprüfer und zum Konzernabschlussprüfer für das am 30.09.2020 endende Geschäftsjahr 2019/2020 zu wählen.

6.

Wahlen zum Aufsichtsrat

Das Amt sämtlicher Mitglieder des Aufsichtsrats endet mit Ablauf der ordentlichen Hauptversammlung. Der Aufsichtsrat der Gesellschaft besteht nach § 7 Abs. 1 der Satzung und §§ 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG, § 4 Abs. 1 DrittelbG aus sechs Mitgliedern, von denen vier von den Aktionären und zwei von den Arbeitnehmern der Gesellschaft gewählt werden.

Die Hauptversammlung ist an Wahlvorschläge nicht gebunden.

Der Aufsichtsrat schlägt vor, für die neue Amtsperiode, die gemäß § 7 Abs. 2 der Satzung mit Beendigung dieser ordentlichen Hauptversammlung beginnt und bis zur Beendigung derjenigen Hauptversammlung dauert, die über die Entlastung der Aufsichtsratsmitglieder für das Geschäftsjahr 2023/2024 zu beschließen hat, als Aufsichtsratsmitglieder der Anteilseigner zu wählen:

a)

Jens-Martin Jüttner, wohnhaft in Hofheim/Taunus, Vorstand der SPARTA AG, Hamburg

b)

Veit Paas, wohnhaft in Samedan (Schweiz), Investor

c)

Prof. Dr. Heiko Wenzel-Schinzer, wohnhaft in Heigenbrücken, Geschäftsführer Wenzel Group GmbH & Co. KG, Wiesthal

d)

Wilhelm K. T. Zours, wohnhaft in Heidelberg, Vorstand der DELPHI Unternehmensberatung Aktiengesellschaft, Heidelberg

7.

Beschlussfassung über die Änderung des Unternehmensgegenstands der Gesellschaft und entsprechende Satzungsänderung

Der Unternehmensgegenstand der Gesellschaft soll aufgrund ihrer in den Vordergrund getretenen Holdingtätigkeit neu gefasst werden.

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen daher vor, zu beschließen:

7.1

Der Unternehmensgegenstand der Gesellschaft wird wie folgt geändert:

(1)

Gegenstand des Unternehmens ist der Erwerb, die Verwaltung und die Veräußerung von Beteiligungen an Kapital- und Personengesellschaften sowie deren Errichtung, insbesondere, aber nicht ausschließlich, in den Bereichen Entwicklung, Herstellung und Vertrieb von Software sowie auch das Erbringen sonstiger Dienstleistungen auf diesem Gebiet, sowie die Vornahme aller sonstigen mit dem Vorgenannten zusammenhängenden Geschäfte; weiterhin das Erbringen von Dienstleistungen und Geschäftsleitungsfunktionen für diese Gesellschaften.

(2)

Gegenstand des Unternehmens ist daneben ihr eigenes Vermögen zu verwalten und alle Arten von Finanzgeschäften und Geschäften mit Finanzinstrumenten (einschließlich der Anlage von Finanzmitteln in Unternehmen aller Art), für die eine Erlaubnis nach dem Gesetz über das Kreditwesen (KWG) nicht erforderlich ist, vorzunehmen.

(3)

Die Gesellschaft betreibt keine erlaubnispflichtigen Geschäfte, es sei denn, die Erlaubnis liegt vor. Die Gesellschaft darf insbesondere genehmigungsbedürftige Finanz- oder Zahlungsdienstleistungen, genehmigungsbedürftige Bank- oder Versicherungsgeschäfte sowie genehmigungsbedürftige Immobiliengeschäfte nicht unmittelbar selbst tätigen.

7.2

§ 2 der Satzung der Gesellschaft „Gegenstand des Unternehmens“ wird geändert und wie folgt vollständig neu gefasst:

㤠2 Unternehmensgegenstand

(1)

Gegenstand des Unternehmens ist der Erwerb, die Verwaltung und die Veräußerung von Beteiligungen an Kapital- und Personengesellschaften sowie deren Errichtung, insbesondere, aber nicht ausschließlich, in den Bereichen Entwicklung, Herstellung und Vertrieb von Software sowie auch das Erbringen sonstiger Dienstleistungen auf diesem Gebiet, sowie die Vornahme aller sonstigen mit dem Vorgenannten zusammenhängenden Geschäfte; weiterhin das Erbringen von Dienstleistungen und Geschäftsleitungsfunktionen für diese Gesellschaften.

(2)

Gegenstand des Unternehmens ist daneben, ihr eigenes Vermögen zu verwalten und alle Arten von Finanzgeschäften und Geschäften mit Finanzinstrumenten (einschließlich der Anlage von Finanzmitteln in Unternehmen aller Art), für die eine Erlaubnis nach dem Gesetz über das Kreditwesen (KWG) nicht erforderlich ist, vorzunehmen.

(3)

Die Gesellschaft betreibt keine erlaubnispflichtigen Geschäfte, es sei denn, die Erlaubnis liegt vor. Die Gesellschaft darf insbesondere genehmigungsbedürftige Finanz- oder Zahlungsdienstleistungen, genehmigungsbedürftige Bank- oder Versicherungsgeschäfte sowie genehmigungsbedürftige Immobiliengeschäfte nicht unmittelbar selbst tätigen.“

8.

Bedingte Aufhebung der Beschlussfassungen zu TOP 6 und TOP 7 der ordentlichen Hauptversammlung der Beta Systems Software Aktiengesellschaft vom 14. März 2019 über den Erwerb eigener Aktien und Beschlussfassung über die Ermächtigung zum Erwerb eigener Aktien gemäß § 71 Abs. 1 Nr. 8 AktG und deren Verwendung unter Einschränkung des Andienungsrechts der Aktionäre und Ermächtigung zur Einziehung erworbener eigener Aktien

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor zu beschließen:

8.1

Die derzeit bestehende – aber nicht ausgeübte – durch die Hauptversammlung am 14. März 2019 erteilte und bis zum 13. März 2024 befristete Ermächtigung zum Erwerb eigener Aktien einschließlich der von der selben Hauptversammlung beschlossenen ergänzenden Ermächtigung, eigene Aktien auch im Wege des außerbörslichen Rückerwerbs im Rahmen von Unternehmensakquisitionen/Beteiligungen zu erwerben (TOP 6 und TOP 7 der Beschlussfassung der Hauptversammlung vom 14. März 2019) wird unter der aufschiebenden Bedingung der Wirksamkeit der neu zu beschließenden Ermächtigung nach § 71 Abs. 1 Nr. 8 AktG gemäß der nachfolgenden Ziffer 8.2 aufgehoben.

8.2

Der Vorstand wird bis zum 18. März 2025 ermächtigt, eigene Aktien der Gesellschaft bis zu 10 % des zum Zeitpunkt der Beschlussfassung bestehenden Grundkapitals der Gesellschaft in Höhe von EUR 23.916.950 oder – falls dieser Wert geringer ist – des zum Zeitpunkt der Ausübung der vorliegenden Ermächtigung bestehenden Grundkapitals zu erwerben. Auf die erworbenen Aktien dürfen zusammen mit anderen eigenen Aktien, die sich im Besitz der Gesellschaft befinden oder ihr nach den §§ 71a ff. AktG zuzurechnen sind, zu keinem Zeitpunkt mehr als 10 % des Grundkapitals entfallen. Die Ermächtigung darf nicht zum Zwecke des Handels in eigenen Aktien ausgeübt werden.

8.2.1 Der Erwerb erfolgt mittels eines an alle Aktionäre gerichteten öffentlichen Kaufangebots bzw. einer an alle Aktionäre gerichteten öffentlichen Aufforderung zur Abgabe von Verkaufsangeboten.
Im Fall eines an alle Aktionäre gerichteten öffentlichen Kaufangebots darf der gebotene Kaufpreis bzw. im Fall einer an alle Aktionäre gerichteten öffentlichen Aufforderung zur Abgabe von Verkaufsangeboten die Grenzwerte der von der Gesellschaft festgelegten Kaufpreisspanne je Aktie (ohne Erwerbsnebenkosten) den Durchschnitt des Aktienkurses der Beta Systems Software-Aktie an der Frankfurter Wertpapierbörse (Mittelwert der Kurse in der Schlussauktion) an den letzten sieben Börsenhandelstagen vor dem Tag der öffentlichen Ankündigung des öffentlichen Kaufangebots bzw. der öffentlichen Aufforderung zur Abgabe von Verkaufsangeboten um nicht mehr als 10 % über- und nicht um mehr als 20 % unterschreiten.
Sofern bei einem öffentlichen Kaufangebot oder einer öffentlichen Aufforderung zur Abgabe von Verkaufsangeboten das Volumen der angedienten Aktien das vorgesehene Rückkaufvolumen überschreitet, kann der Erwerb im Verhältnis der jeweils angedienten Aktien zu den im Kaufangebot oder der Aufforderung zur Abgabe von Verkaufsangeboten vorgesehenen Anzahl von Aktien erfolgen. Eine kaufmännische Rundung zur Vermeidung rechnerischer Bruchteile von Aktien kann vorgesehen werden, insoweit kann das Andienungsrecht teilweise ausgeschlossen werden.
Die nähere Ausgestaltung des Angebots bzw. einer an die Aktionäre gerichteten öffentlichen Aufforderung zur Abgabe von Verkaufsangeboten bestimmt der Vorstand der Gesellschaft.
8.2.2 Der Vorstand wird ermächtigt, die aufgrund dieser Ermächtigung erworbenen eigenen Aktien zu dem folgenden Zweck zu verwenden:
Die eigenen Aktien können eingezogen werden, ohne dass die Einziehung oder ihre Durchführung eines weiteren Hauptversammlungsbeschlusses bedarf. Die Einziehung führt zur Kapitalherabsetzung. Der Aufsichtsrat ist ermächtigt, die Fassung der Satzung entsprechend anzupassen. Die erworbenen eigenen Aktien können auch im vereinfachten Verfahren ohne Kapitalherabsetzung durch Anpassung des anteiligen rechnerischen Betrags der übrigen Stückaktien am Grundkapital der Gesellschaft eingezogen werden.
Erfolgt die Einziehung im vereinfachten Verfahren, ist der Vorstand zur Anpassung der Zahl der Stückaktien in der Satzung ermächtigt.
8.2.3 Die vorbezeichnete Ermächtigung kann ganz oder in Teilen, einmal oder mehrmals in Verfolgung des unter Ziffer 8.2.2 genannten Zweckes durch die Gesellschaft ausgeübt werden.

Schriftlicher Bericht des Vorstands gemäß §§ 71 Abs. 1 Nr. 8 Satz 5, 186 Abs. 4 Satz 2 AktG zum vorstehenden Tagesordnungspunkt über die Gründe für die Ermächtigung des Vorstands, das Andienungsrecht der Aktionäre beim Erwerb teilweise auszuschließen

Durch die Ermächtigung zum Erwerb eigener Aktien soll der Vorstand in die Lage versetzt werden, das Finanzinstrument des Aktienrückkaufs im Interesse der Gesellschaft und ihrer Aktionäre einzusetzen. Der Erwerb kann mittels eines an alle Aktionäre gerichteten öffentlichen Kaufangebots bzw. mittels einer an alle Aktionäre gerichteten öffentlichen Aufforderung zur Abgabe von Verkaufsangeboten erfolgen.

Jeder verkaufswillige Aktionär der Gesellschaft kann entscheiden, wie viele Aktien und bei Festlegung einer Preisspanne zu welchem Preis er diese anbieten möchte. Dabei kann es dazu kommen, dass die von den Aktionären angebotene Menge an Aktien der Gesellschaft die von der Gesellschaft nachgefragte Menge an Aktien übersteigt. In diesem Fall muss eine Zuteilung nach Quoten erfolgen. In diesem Fall wird eine Repartierung (Pro-Rata-Annahme) nach dem Verhältnis der insgesamt zurückzukaufenden Aktien zu den insgesamt angebotenen Aktien vorgenommen. Eine Rundung nach kaufmännischen Grundsätzen zur Vermeidung rechnerischer Bruchteile von Aktien wird vorgesehen. Insoweit können die Erwerbsquote und die Anzahl der von einzelnen andienenden Aktionären zu erwerbenden Aktien so gerundet werden, wie es erforderlich ist, um den Erwerb ganzer Aktien abwicklungstechnisch darzustellen. Vorstand und Aufsichtsrat halten den hierin liegenden Ausschluss eines etwaigen weitergehenden Andienungsrechts der Aktionäre für sachlich gerechtfertigt sowie gegenüber den Aktionären für angemessen.

Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und für die Ausübung des Stimmrechts und Bedeutung des Nachweisstichtags (Record Date)

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache und unter Vorlage eines Nachweises ihres Anteilsbesitzes mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung (der Tag des Zugangs ist gemäß § 123 Abs. 2 Satz 4, Abs. 3 Satz 5 AktG nicht mitzurechnen), also bis spätestens

12. März 2020, 24:00 Uhr (Ortszeit am Sitz der Gesellschaft),

unter folgender Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse anmelden:

Beta Systems Software AG
c/o Commerzbank AG
GS-BM General Meetings
60261 Frankfurt am Main
Telefax: +49 (0) 69/136 26351
E-Mail: generalmeetings@commerzbank.com

Der für die ordnungsgemäße Anmeldung erforderliche Nachweis des Anteilsbesitzes ist mittels einer in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellten Bestätigung eines zur Verwahrung von Wertpapieren zugelassenen Instituts, z. B. des depotführenden Instituts, zu erbringen. Der Nachweis muss sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Versammlung beziehen, also auf den

27. Februar 2020, 0:00 Uhr (Ortszeit am Sitz der Gesellschaft)
(Nachweisstichtag (Record Date)),

und muss der Gesellschaft unter der vorstehend mitgeteilten Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse bis zum 12. März 2020, 24:00 Uhr (Ortszeit am Sitz der Gesellschaft) zugehen.

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den besonderen Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich – neben der Notwendigkeit zur Anmeldung – nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der (vollständigen oder teilweisen) Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich; d. h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechend gilt für Erwerbe und Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag: Personen, die zum Nachweisstichtag noch kein Aktionär sind, aber noch vor der Hauptversammlung Aktien erwerben, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt, es sei denn, sie lassen sich vom Teilnahme- und Stimmberechtigten bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.

Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten in der Hauptversammlung

Aktionäre, die nicht selbst an der Hauptversammlung teilnehmen möchten, können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder einen sonstigen Dritten ausüben lassen. Auch in diesem Fall bedarf es der ordnungsgemäßen Anmeldung nach den vorstehenden Bestimmungen durch den Aktionär. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Vollmachten, soweit sie nicht an einen Intermediär (z. B. ein Kreditinstitut), eine Aktionärsvereinigung oder einer diesen nach § 135 AktG gleichgestellten Person oder Institution erteilt werden, können in Textform (§ 126b BGB) durch Erklärung gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erteilt werden.

Bei der Bevollmächtigung eines Intermediärs, einer Aktionärsvereinigung oder einer diesen nach § 135 AktG gleichgestellten Person oder Institution können Besonderheiten gelten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen.

Ein Vollmachtsformular, das zur Erteilung einer Vollmacht verwendet werden kann, erhalten die Aktionäre direkt zusammen mit der Eintrittskarte. Darüber hinaus wird den Aktionären auch jederzeit auf Verlangen ein Vollmachtsformular zugesandt; dieses ist außerdem im Internet unter

http://www.betasystems.de

in der Rubrik Investor Relations/Hauptversammlung abrufbar.

Der Nachweis der Bevollmächtigung kann am Tag der Hauptversammlung durch den Bevollmächtigten am Versammlungsort erbracht werden.

Für die Erklärung der Bevollmächtigung eines Dritten gegenüber der Gesellschaft und ihren Widerruf sowie die Übermittlung des Nachweises über die Bestellung eines Bevollmächtigten und den Widerruf einer solchen Bevollmächtigung im Vorfeld der Hauptversammlung stehen nachfolgend genannte Kontaktdaten, insbesondere auch für die elektronische Übermittlung, zur Verfügung:

Beta Systems Software Aktiengesellschaft
Hauptversammlung 2020
Abteilung Investor Relations
Alt-Moabit 90d
D-10559 Berlin

Telefax: +49 (0)30/726 118 881
Per E-Mail an: ir@betasystems.com

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1 und 127 AktG

Aktionäre können Gegenanträge gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu Gegenständen der Tagesordnung stellen. Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen sein. Aktionäre können auch Vorschläge für die Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder Abschlussprüfern machen, die nicht begründet werden müssen.

Gegenanträge zur Tagesordnung gemäß § 126 Abs. 1 AktG oder Wahlvorschläge gemäß § 127 AktG und eine etwaige Stellungnahme der Verwaltung werden den Aktionären von der Gesellschaft im Internet unter

http://www.betasystems.de

in der Rubrik Investor Relations/Hauptversammlung zugänglich gemacht, wenn sie:

1. ausschließlich an folgende Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse gerichtet sind (anderweitig adressierte Anträge werden nicht berücksichtigt):

Beta Systems Software Aktiengesellschaft
Hauptversammlung 2020
Abteilung Investor Relations
Alt-Moabit 90d
D-10559 Berlin

Telefax: +49 (0)30/726 118 881
Per E-Mail: ir@betasystems.com

und

2. bei der Gesellschaft mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung (der Tag des Zugangs ist gemäß § 126 Abs. 1 Satz 2 AktG nicht mitzurechnen), also bis spätestens

04. März 2020, 24:00 Uhr (Ortszeit am Sitz der Gesellschaft),

unter dieser Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse eingehen.

Informationen für Aktionäre der Beta Systems Software Aktiengesellschaft zum Datenschutz gem. Art. 13, 14 DSGVO im Hinblick auf die Datenerhebung für Zwecke der Hauptversammlung

Die Beta Systems Software Aktiengesellschaft verarbeitet auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze im Zusammenhang mit der Anmeldung und Durchführung der Hauptversammlung personenbezogene Daten. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder mittels direkter oder indirekter Zuordnung zu einer Kennung, wie beispielsweise einem Namen oder einer Kennnummer, identifizierbare natürliche Person beziehen. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nach den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“), des Aktiengesetzes („AktG“) sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die Beta Systems Software Aktiengesellschaft, Alt-Moabit 90d, 10559 Berlin, E-Mail: info@betasystems.com, Telefon:+49 (0)30/726118 0, Vorstand Armin Steiner und Dr. Andreas Huth.

Den Datenschutzbeauftragten der Beta Systems Software Aktiengesellschaft, Herrn Gerhard Smischek, erreichen Sie unter Beta Systems Software Aktiengesellschaft, Alt-Moabit 90d, 10559 Berlin, E-Mail: datenschutz@betasystems.com, Telefon: +49 (0)170/2347311

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Gesellschaft verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten zu dem Zweck, die Anmeldung und Teilnahme der Aktionäre an der Hauptversammlung (z. B. Prüfung der Teilnahmeberechtigung) abzuwickeln und den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung (einschließlich der Erteilung, dem Widerruf und dem Nachweis von Vollmachten und Weisungen) zu ermöglichen. Dies umfasst die folgenden Verarbeitungsvorgänge:

Die Gesellschaft verarbeitet die im Rahmen der Anmeldung eines Aktionärs für die Hauptversammlung erforderlichen, vom Aktionär angegebenen bzw. aus diesem Anlass von seiner Depotbank übermittelten Daten (insbesondere Vor- und Nachnamen, Wohnort oder Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Eintrittskartennummer sowie Besitzart).

Soweit die Teilnahme an der Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten erfolgt, verarbeitet die Gesellschaft die in der Vollmachtserteilung angegebenen personenbezogenen Daten des Aktionärs sowie Vor- und Nachname und Wohnort oder Adresse des Bevollmächtigten.

In der Hauptversammlung wird gem. § 129 AktG ein Teilnehmerverzeichnis mit den folgenden personenbezogenen Daten geführt: Nummer der Eintrittskarte, Vor- und Nachname sowie Wohnort des erschienenen oder vertretenen Aktionärs und ggf. seines Vertreters, Aktienanzahl, Aktiengattung, Anzahl der Stimmrechte und Besitzart. Das Teilnehmerverzeichnis wird im Rahmen der Hauptversammlung allen Teilnehmern zugänglich gemacht. Außerdem ist jedem Aktionär auf Verlangen bis zu zwei Jahre nach der Hauptversammlung Einsicht in das Teilnehmerverzeichnis zu gewähren.

Sofern ein Aktionär verlangt, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden, wird die Gesellschaft diese Gegenstände unter Angabe des Namens des Aktionärs bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften bekannt machen. Ebenso wird die Gesellschaft Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften unter Angabe des Namens des Aktionärs auf der Internetseite der Beta Systems Software Aktiengesellschaft zugänglich machen (§§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 AktG).

Rechtsgrundlage für die vorstehend beschriebenen Datenverarbeitungsvorgänge im Zusammenhang mit der Anmeldung und Durchführung der Hauptversammlung ist jeweils Art. 6 (1) c) DSGVO. Danach ist eine Datenverarbeitung rechtmäßig, wenn diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der der Verantwortliche unterliegt. Die Verpflichtung zur Vornahme der vorstehend beschriebenen Verarbeitungsvorgänge ergibt sich jeweils aus dem Aktiengesetz.

Die Verarbeitung der vorgenannten personenbezogenen Daten ist jeweils erforderlich, um die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichten der Gesellschaft zu erfüllen. Ohne die Bereitstellung der betreffenden Daten ist Ihre Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung von Stimmrechten und anderer versammlungsbezogener Rechte nicht möglich.

Kategorien von Empfängern

Für die Ausrichtung der Hauptversammlung bedienen wir uns externer Dienstleister, die Ihre personenbezogenen Daten nach unseren Weisungen im Einklang mit Art. 28 DSGVO verarbeiten.

Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung können andere Teilnehmer und Aktionäre Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis über Sie erfassten Daten erlangen. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw. Wahlvorschlägen werden Ihre personenbezogenen Daten veröffentlicht.

Im Rahmen von gesetzlichen Vorschriften können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten weiteren Empfängern, wie etwa Behörden oder Gerichten, zu übermitteln.

Die Übermittlung personenbezogener Daten an einen Empfänger in einem Drittland ist nicht beabsichtigt.

Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten

Grundsätzlich löschen oder anonymisieren wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald und soweit sie für die zuvor genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, gesetzliche Nachweis- und/oder Aufbewahrungspflichten (nach dem Aktiengesetz, dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder sonstigen Rechtsvorschriften) verpflichten uns zu einer weiteren Speicherung. Die Daten im Zusammenhang mit Hauptversammlungen werden regelmäßig nach drei Jahren gelöscht oder anonymisiert, es sei denn, die weitere Verarbeitung ist im Einzelfall im Zusammenhang mit Ansprüchen, die gegen die Beta Systems Software Aktiengesellschaft oder seitens der Beta Systems Software Aktiengesellschaft geltend gemacht werden oder von denen angenommen werden kann, dass sie noch geltend gemacht werden könnten (gesetzliche Verjährungsfrist von bis zu 30 Jahren), erforderlich.

Ihre Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten zu Ihrer Person

Recht auf Auskunft über die seitens der Beta Systems Software Aktiengesellschaft über Sie gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)

Recht auf Berichtigung unrichtiger über Sie gespeicherter Daten (Art. 16 DSGVO)

Recht auf Löschung Ihrer Daten, insbesondere, sofern diese für die Zwecke, für die sie ursprünglich erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind (Art. 17 DSGVO)

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung), insbesondere, sofern die Verarbeitung Ihrer Daten unrechtmäßig ist oder die Richtigkeit Ihrer Daten durch Sie bestritten wird (Art. 18 DSGVO)

Beschwerderecht: Für Beschwerden im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter unter den angegebenen Kontaktdaten zur Verfügung. Unabhängig davon haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzulegen.

 

Berlin, im Februar 2020

Beta Systems Software Aktiengesellschaft

Der Vorstand

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