CB sysgastro AG
Saarbrücken
Einladung an alle Aktionäre
zur außerordentlichen Hauptversammlung
Wir laden hiermit unsere Aktionäre zur
am Dienstag, den 23. Februar 2021 um 12.00 Uhr
stattfindenden
außerordentlichen Hauptversammlung
der
CB sysgastro AG, mit dem Sitz in Saarbrücken,
ein.
Die außerordentliche Hauptversammlung wird gemäß Art. 2 § 1 Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 i.V.m. § 1 der Verordnung zur Verlängerung von Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie des Bundesministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz vom 20. Oktober 2020 („COVID-19-Gesetz“) als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionärinnen und Aktionäre sowie ihrer Bevollmächtigten in den Geschäftsräumen des Notariats Dr. Kai Franken, Steinmetzstraße 23, 41061 Mönchengladbach, abgehalten. Der vorgenannte Ort ist zugleich der Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes. Die Aktionärinnen und Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten werden die virtuelle Hauptversammlung live im Internet auf einer passwortgeschützten Plattform verfolgen können.
Tagesordnung:
Die ordentliche Hauptversammlung wird mit folgender Tagesordnung einberufen:
| 1. |
Fortsetzung der Gesellschaft Durch die Eröffnung des Insolvenzverfahrens durch Beschluss des Amtsgerichts Saarbrücken – Insolvenzgericht – vom 1. August 2020 ist die im Handelsregister des AG Saarbrücken unter HRB 102835 eingetragene CB sysgastro AG mit dem Sitz in Saarbrücken aufgelöst. Es ist geplant, im Rahmen des Insolvenzverfahrens einen Insolvenzplan zu verabschieden. Zur Vorbereitung der Umsetzung dieses Insolvenzplans schlagen Vorstand und Aufsichtsrat vor, folgenden Beschluss zu fassen: Die mit Beschluss des Amtsgerichts Saarbrücken – Insolvenzgericht – vom 1. August 2020 aufgelöste Gesellschaft wird fortgesetzt. |
||||||||
| 2. |
Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern Das AG Saarbrücken bestellte mit Beschluss vom 29. Mai 2019 die Herren Peter Eck, Ludger Schmitz und Frau Anna-Lina Spütz zu Aufsichtsratsmitgliedern der Gesellschaft, da die Amtszeit der im Rahmen der Gründung der CB sysgastro AG bestellten Aufsichtsratsmitglieder abgelaufen war. Die gerichtliche Bestellung ist beschränkt bis zur nachfolgenden gesetzmäßigen Wahl zu Mitgliedern des Aufsichtsrats der Gesellschaft. Auf dieser ordentlichen Hauptversammlung sollen neue Aufsichtsratsmitglieder gewählt werden. Der Aufsichtsrat setzt sich gemäß §§ 95 S. 1, 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG i.V.m. § 5 Abs. 1 der Satzung der CB sysgastro AG aus drei Mitgliedern zusammen, die von der Hauptversammlung gewählt werden. Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgende Personen zu Mitgliedern des Aufsichtsrats für die angegebene Dauer zu wählen:
Die Wahl erfolgt mit Wirkung ab Beendigung dieser Hauptversammlung bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das vierte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt. Das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit beginnt, wird dabei nicht mitgerechnet. |
Weitere Angaben und Hinweise
Die außerordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft am 23. Februar 2021 wird aufgrund der Entscheidung des Vorstands vom 27. Januar 2021 mit Zustimmung des Aufsichtsrats nach Maßgabe von Art. 2 § 1 Abs. 2 COVID-19-Gesetz als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abgehalten.
Die gesamte Hauptversammlung wird für die Aktionäre, die entsprechend den nachfolgenden Bestimmungen eine Zugangsberechtigung anfordern, oder deren Bevollmächtigte nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen am 23. Februar 2021 ab 12.00 Uhr (MEZ) live im Internet auf einer passwortgeschützten Internetplattform in Bild und Ton übertragen. Eine physische Teilnahme der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten am Versammlungsort ist ausgeschlossen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich im Wege der Briefwahl nach Maßgabe der nachfolgend beschriebenen Bestimmungen. Eine elektronische Teilnahme an der Versammlung im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG ist nicht möglich.
Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung durch Zugang zur Live-Übertragung
Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind die Aktionäre berechtigt.
Die Aktionäre erhalten auf Anforderung eine Zugangskarte, die insbesondere die Aktionärsnummer und die E-Mail-Adresse für die Ausübung von Aktionärsrechten in der virtuellen Hauptversammlung enthält. Aktionäre können die Zugangskarte unter nachfolgender Adresse schriftlich oder per E-Mail unter Angabe ihrer E-Mail-Adresse anfordern:
CB sysgastro AG
Trierer Straße 33
66111 Saarbrücken
E-Mail: hv2021@cb-sysgastro.de
Die Gesellschaft wird den Aktionären die Zugangskarte an die bei der Anforderung der Zugangskarte angegebene E-Mail-Adresse zusenden.
Die gesamte Hauptversammlung wird unter Nutzung des Videokonferenztools Zoom im Wege der Bild- und Tonübertragung im Internet übertragen. Für den Zugang zur Live-Übertragung der Hauptversammlung ist ein Link zur Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung erforderlich. Der Link zur Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung wird den Aktionären vor der Hauptversammlung an die der Gesellschaft bei der Anforderung der Zugangskarte übermittelte E-Mail-Adresse zugesandt.
In technischer Hinsicht ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung eine dem üblichen Standard entsprechende Internetverbindung sowie die Nutzung der gängigen Internetbrowser (z.B. Chrome oder Firefox) erforderlich, aber auch ausreichend. Es kann ggf. erforderlich sein, die Zoom App zu installieren.
Stimmrechtsvertretung
Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten ausüben lassen.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Der Nachweis der Bevollmächtigung kann unter Angabe der Aktionärsnummer noch bis zur Schließung der jeweiligen Abstimmung durch den Versammlungsleiter unter der auf der Zugangskarte angegebenen E-Mail-Adresse erfolgen.
Bei mehreren Bevollmächtigungen gilt die zeitlich letzte Bevollmächtigung, sollte sich deren Zeitpunkt nicht eindeutig aus der Bevollmächtigung ergeben, dann ist der zeitlich letzte Zugang bei der Gesellschaft ausschlaggebend.
Stimmabgabe
Aktionäre können ihr Stimmrecht im Wege der Briefwahl schriftlich oder auf elektronischem Weg ausüben. Briefwahlstimmen können unter Angabe der in der Zugangskarte genannten Aktionärsnummer per Post an die nachstehende Anschrift bis zum Ablauf des 20. Februar 2021, 24:00 Uhr (MEZ) abgegeben werden.
CB sysgastro AG
Trierer Straße 33
66111 Saarbrücken
Die Stimmabgabe kann unter Angabe der in der Zugangskarte genannten Aktionärsnummer auch noch bis zur Schließung der jeweiligen Abstimmung durch den Versammlungsleiter unter der auf der Zugangskarte angegebenen E-Mail-Adresse erfolgen. Bei mehreren voneinander abweichenden Stimmabgaben eines Aktionärs oder seines Bevollmächtigten für ein und denselben Aktienbestand wird grundsätzlich die zuletzt abgegebene Stimmabgabe berücksichtigt. Sofern dieser Zeitpunkt nicht eindeutig erkennbar ist, wird die zuletzt bei der Gesellschaft eingegangene Stimmabgabe berücksichtigt.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt die Stimmabgabe im Wege der Briefwahl zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung.
Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung
Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten haben die Möglichkeit, unter Angabe der in der Zugangskarte genannten Aktionärsnummer von Beginn der virtuellen Hauptversammlung am 23. Februar 2021 an bis zum Ende der virtuellen Hauptversammlung gemäß § 245 Nr. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Nr. 4 COVID-19-Gesetz auf elektronischem Weg an die auf der Zugangskarte angegebenen E-Mail-Adresse Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung zu erklären.
Fragemöglichkeit der Aktionäre gemäß Art. 1 Abs. 2 S. 1 Nr. 3 COVID-19-Gesetz
Es besteht die Möglichkeit, dass Aktionäre Fragen bis spätestens 20. Februar 2021, 24:00 Uhr (MEZ), per Post oder E-Mail an die nachstehend genannte Anschrift oder E-Mail-Adresse einreichen. Auf anderem Weg oder später eingereichte Fragen bleiben unberücksichtigt. In der virtuellen Hauptversammlung selbst besteht keine Fragemöglichkeit der Aktionäre. § 1 Abs. 2 COVID-19-Gesetz sieht vor, dass der Vorstand nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen entscheidet, welche Fragen er wie beantwortet. Rückfragen zu den Auskünften des Vorstands sind nicht möglich. Darüber hinaus steht den Aktionären kein Rede- oder Fragerecht zu.
CB sysgastro AG
Trierer Straße 33
66111 Saarbrücken
E-Mail: hv2021@cb-sysgastro.de
Gegenanträge und Wahlvorschläge
Die Rechte der Aktionäre, Gegenanträge und Wahlvorschläge zu Punkten der Tagesordnung oder Geschäftsordnungsanträge zu stellen, sind nach der gesetzlichen Konzeption des COVID-19-Gesetzes ausgeschlossen. Insbesondere können während der virtuellen Hauptversammlung keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge gestellt werden. Gleichwohl wird die Gesellschaft den Aktionären die Möglichkeit einräumen, Gegenanträge, Geschäftsordnungsanträge sowie Wahlvorschläge im Vorfeld der Hauptversammlung nach Maßgabe der nachstehenden Ausführungen zu übermitteln. Aktionäre können Gegenanträge (nebst einer etwaigen Begründung) gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt sowie Geschäftsordnungsanträge oder Wahlvorschläge an die Gesellschaft übersenden.
Gegenanträge im Sinne des § 126 AktG (nebst einer etwaigen Begründung) und Wahlvorschläge im Sinne des § 127 AktG werden den anderen Aktionären nur zugänglich gemacht, wenn sie der Gesellschaft spätestens bis zum 8. Februar 2021, 24:00 Uhr (MEZ), unter der nachfolgenden Adresse
CB sysgastro AG
Trierer Straße 33
66111 Saarbrücken
E-Mail: hv2021@cb-sysgastro.de
schriftlich oder per E-Mail zugehen und die übrigen Voraussetzungen für eine Pflicht der Gesellschaft zur Zugänglichmachung nach § 126 bzw. § 127 AktG erfüllt sind.
Hinweise zum Datenschutz
Im Rahmen der Hauptversammlung werden personenbezogene Daten verarbeitet. Einzelheiten dazu können den beigefügten Datenschutzinformationen entnommen werden. Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen, werden gebeten, diesen über die Datenschutzinformationen zu informieren.
Saarbrücken, im Januar 2021
CB sysgastro AG
Der Vorstand
Informationen zum Datenschutz für Aktionäre und Aktionärsvertreter
Die CB sysgastro AG verarbeitet als verantwortliche Stelle i.S.v. Art. 4 Nr. 7 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende Kategorien Ihrer personenbezogenen Daten:
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Kontaktdaten (z.B. Name und Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse des Aktionärs oder ggf. eines beauftragten Aktionärsvertreters), |
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Informationen über Ihre Aktien (z.B. Anzahl und Besitzart der Aktien, ggf. Vollmachten und Weisungen) und |
| • |
Verwaltungsdaten (z.B. die Zugangskartennummer). |
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf den geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere auf Art. 6 Abs. 1 lit. a, c und f DSGVO. Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der Betroffene eingewilligt hat oder die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen erforderlich ist.
Die CB sysgastro AG ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen und ihnen die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Um dieser Pflicht nachzukommen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe Ihrer personenbezogenen Daten können Sie keine Zugangskarte anfordern. Auch zur Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung werden personenbezogene Daten verarbeitet.
Für die Datenverarbeitung ist die CB sysgastro AG, vertreten durch den Vorstand Frau Janina Munteanu, verantwortlich. Die Kontaktdaten der Verantwortlichen lauten:
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CB sysgastro AG |
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich für die Abwicklung ihrer Teilnahme an der Hauptversammlung und auch insoweit nur in dem zur Erreichung dieses Zwecks zwingend erforderlichen Maße. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a und c DSGVO.
Personenbezogene Daten, die Sie betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der CB sysgastro AG zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Ausrichtung und Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister, wie etwa Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer. Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der gesetzlich vorgeschrieben bzw. für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist. Eine Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt ausschließlich nach Weisung der CB sysgastro AG bzw. auf Grund von gesetzlichen Vorgaben.
Hinsichtlich der Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte im Rahmen einer Bekanntmachung von Aktionärsverlangen auf Ergänzung der Tagesordnung sowie von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären wird auf die vorstehenden Erläuterungen verwiesen.
Sie haben das Recht, unentgeltlich Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Zusätzlich haben Sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, die Einschränkung der Verarbeitung, das Recht auf Datenübertragbarkeit sowie das Recht auf Löschung der Daten, soweit dem Löschanspruch keine gesetzlichen Anforderungen entgegenstehen. Bitte beachten Sie, dass die Daten zur Hauptversammlung grundsätzlich nach einer Dauer von zehn Jahren nach Beendigung der Hauptversammlung automatisiert gelöscht werden, sofern dieser Löschung kein wichtiger Grund entgegensteht.
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an: hv2021@cb-sysgastro.de.
Darüber hinaus haben Sie auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
Die CB sysgastro AG hat eine Datenschutzbeauftragte bestellt. Sie erreichen unsere Datenschutzbeauftragte wie folgt:
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CB sysgastro AG |
Saarbrücken, im Januar 2021
CB sysgastro AG
Der Vorstand