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Rödermark

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Einberufung der ordentlichen Hauptversammlung
am 5. November 2021 als virtuelle Hauptversammlung

Hiermit laden wir die Aktionäre unserer Gesellschaft zur

ordentlichen Hauptversammlung

ein, die am

Freitag, dem 5. November 2021, um 10:00 Uhr

als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz
der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten
(mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft)

stattfinden wird.

Tagesordnung

Virtuelle Hauptversammlung ohne physische Anwesenheit der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft)

Auf der Grundlage von § 1 Abs. 2 und 6 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie („COVID-19-Gesetz“), veröffentlicht als Art. 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020, veröffentlicht im Bundesgesetzblatt, Teil I, vom 27. März 2020, zuletzt durch Art. 32 des Gesetzes vom 7. Juli 2021 geändert, hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrates entschieden, die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft) als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten. Die Hauptversammlung findet unter physischer Anwesenheit von Versammlungsleiter, Mitgliedern des Vorstandes und des Aufsichtsrates, des mit der Niederschrift beauftragten Notars und des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft in der „Kulturhalle Rödermark“, Dieburger Straße 27, 63322 Rödermark, statt.

Da die Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft) auf der Grundlage des COVID-19-Gesetzes zu einigen Modifikationen beim Ablauf der Versammlung sowie der Ausübung der Aktionärsrechte führt, bitten wir unsere Aktionäre um besondere Beachtung der nachfolgenden Hinweise zur Möglichkeit der Verfolgung der Hauptversammlung in Bild und Ton, zur Ausübung des Stimmrechts und des Fragerechts sowie weiterer Aktionärsrechte.

Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft) und die Ausübung des Stimmrechtes

Nicht börsennotierte Gesellschaften sind in der Einberufung lediglich zur Angabe von Firma und Sitz der Gesellschaft, der Zeit der virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft) sowie der Tagesordnung verpflichtet.

Nachfolgende Angaben und Hinweise erfolgen – mit Ausnahme der obigen Pflichtangaben – freiwillig, um den Aktionären die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft) zu erleichtern.

Sämtliche Zeitangaben in dieser Einberufung beziehen sich für Daten bis einschließlich zum 31. Oktober 2021 auf die Mitteleuropäische Sommerzeit (MESZ) und für Daten ab einschließlich dem 1. November 2021 auf die Mitteleuropäische Zeit (MEZ). Dies entspricht mit Blick auf die koordinierte Weltzeit (UTC) dem Verhältnis UTC = MEZ minus eine Stunde bzw. UTC = MESZ minus zwei Stunden.

a) Teilnahmevoraussetzungen

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechtes sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich rechtzeitig vor der Hauptversammlung anmelden und ihren Aktienbesitz nachweisen. Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechtes ist durch einen in Textform in deutscher oder englischer Sprache erstellten besonderen Nachweis des depotführenden Instituts über den Anteilsbesitz nachzuweisen. Der Nachweis hat sich auf den Beginn des einundzwanzigsten Tages vor der Hauptversammlung, das ist Freitag, 15. Oktober 2021 (00:00 Uhr) (Record Date), zu beziehen.

Die Anmeldung sowie der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft unter der nachfolgenden Adresse mindestens sechs Tage vor der Versammlung also bis zum Freitag, 29. Oktober 2021 (24:00 Uhr), zugehen:

Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes erhalten Aktionäre eine Anmeldebestätigung, die auch Zugangsdaten für das passwortgeschützte „Aktionärsportal HV-Service“ der Gesellschaft enthält.

b) Hinweise zur Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten

Aktionäre können ihr Stimmrecht in der virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft) durch einen Bevollmächtigten, z.B. durch eine depotführende Bank, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl ausüben lassen. Auch in diesem Fall sind eine rechtzeitige Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen grundsätzlich der Textform.

Ausnahmen vom Textformerfordernis können für Intermediäre (z.B. Kreditinstitute), Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder andere in § 135 Abs. 8 AktG genannte Personen bestehen. Die Aktionäre werden gebeten, sich in einem der vorgenannten Fälle mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen.

Die Erteilung der Vollmacht kann gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Die Vollmachtserteilung per Brief muss bis Donnerstag, 4. November 2021 (24:00 Uhr), (Tag des Posteingangs) unter der nachstehend genannten postalischen Anschrift und die Vollmachtserteilung per Telefax oder per E-Mail muss jeweils bis Donnerstag, 4. November 2021 (24:00 Uhr), unter der nachstehend genannten Telefaxnummer bzw. E-Mail-Adresse bei der Gesellschaft zugegangen sein. Für eine Übermittlung per Post, Fax oder E-Mail verwenden Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter bitte die nachfolgende Adresse:

Erfolgt die Bevollmächtigung unmittelbar gegenüber der Gesellschaft elektronisch, d. h. unter Nutzung des passwortgeschützten „Aktionärsportal HV-Service“ der Gesellschaft unter der Internetadresse

https:/​/​www.ceotronics.com/​de/​investor-relations/​hauptversammlung/​

kann die Bevollmächtigung bis zu dem Zeitpunkt erteilt werden, zu dem der Versammlungsleiter angekündigt hat, dass die Abstimmung über die Tagesordnungspunkte zeitnah geschlossen wird.

c) Hinweise zur Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft

Als Service bieten wir unseren Aktionären an, dass sie sich entsprechend ihren Weisungen durch den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter in der virtuellen Hauptversammlung vertreten lassen können.

Dieser übt das Stimmrecht ausschließlich auf der Grundlage der von ihnen erteilten Weisungen aus. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform.

Nähere Einzelheiten zur Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters und zur Weisungserteilung erhalten die Aktionäre rechtzeitig vor der virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft).

Wir weisen darauf hin, dass auch zur Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft eine ordnungsgemäße Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich sind.

Aktionäre, die den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen möchten, werden zur organisatorischen Erleichterung gebeten, die Vollmachten nebst Weisungen spätestens bis zum 4. November 2021 (24:00 Uhr) (Eingang), postalisch, per Fax oder per E-Mail an die folgende Adresse zu übermitteln:

Vollmacht und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können auch elektronisch über das „Aktionärsportal HV-Service“ der Gesellschaft unter der Internetadresse

https:/​/​www.ceotronics.com/​de/​investor-relations/​hauptversammlung/​

erteilt werden. Unbeschadet der notwendigen Anmeldung bis zum Freitag, 29. Oktober 2021 (24:00 Uhr), mit Nachweis des Anteilsbesitzes ist die Erteilung von Vollmacht und Weisungen über das „Aktionärsportal HV-Service“ jeweils bis zu dem Zeitpunkt möglich, zu dem der Versammlungsleiter angekündigt hat, dass die Abstimmung über die Tagesordnungspunkte geschlossen ist.

d) Stimmabgabe durch Briefwahl

Aktionäre können ihre Stimmen auch schriftlich oder im Wege elektronischer Kommunikation abgeben, ohne an der virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft) teilzunehmen („Briefwahl“). Auch hierzu sind eine rechtzeitige Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich.

Unbeschadet der notwendigen Anmeldung bis zum Freitag, 29. Oktober 2021 (24:00 Uhr), und dem Nachweis des Anteilsbesitzes muss die schriftliche Briefwahl postalisch, per Fax oder per E-Mail bis zum Donnerstag, 4. November 2021 (24:00 Uhr), (Tag des Posteingangs) unter der obigen Anschrift zugegangen sein. Die Stimmabgabe durch Briefwahl kann auch elektronisch über das „Aktionärsportal HV-Service“ erfolgen. Unbeschadet der notwendigen Anmeldung bis zum Freitag, 29. Oktober 2021 (24:00 Uhr), und dem Nachweis des Anteilsbesitzes ist die Stimmabgabe über das „Aktionärsportal HV-Service“ jeweils bis zu dem Zeitpunkt möglich, zu dem der Versammlungsleiter angekündigt hat, dass die Abstimmung über die Tagesordnungspunkte geschlossen ist.

Für einen Widerruf der Stimmabgabe durch Briefwahl gelten die vorstehenden Angaben zu den Möglichkeiten der Übermittlung und zu den Fristen entsprechend. Auch bevollmächtigte Intermediäre, Aktionärsvereinigungen und Stimmrechtsberater gemäß § 134a AktG sowie diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen können sich der Briefwahl bedienen.

e) Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären

Gemäß § 1 Abs. 1 und 2 COVID-19-Gesetz hat der Vorstand entschieden, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft) als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird und die Aktionäre ihre Stimmen in der Hauptversammlung insbesondere auch im Wege der elektronischen Kommunikation abgeben.

Die Rechte der Aktionäre, Anträge und Wahlvorschläge zu Punkten der Tagesordnung sowie zur Geschäftsordnung zu stellen, sind nach der gesetzlichen Konzeption des COVID-19-Gesetzes ausgeschlossen. Gleichwohl wird den Aktionären die Möglichkeit eingeräumt, in entsprechender Anwendung der §§ 126, 127 AktG Gegenanträge sowie Wahlvorschläge im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft) nach Maßgabe der nachstehenden Ausführungen zu übermitteln:

Die Gesellschaft wird entsprechende Gegenanträge und Wahlvorschläge einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung, die allerdings für Wahlvorschläge nicht erforderlich ist, und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung sowie bei Wahlvorschlägen für Aufsichtsratsmitglieder den Hinweisen und Angaben des Vorstands entsprechend § 127 Satz 4 AktG unter

https:/​/​www.ceotronics.com/​de/​investor-relations/​hauptversammlung/​

zugänglich machen, wenn sie der Aktionär mindestens vierzehn (14) Tage vor der Versammlung, also bis Donnerstag, 21. Oktober 2021 (24:00 Uhr), der Gesellschaft übersandt hat und die übrigen Voraussetzungen des § 126 AktG bzw. des § 127 AktG erfüllt sind.

Anträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die nach § 126 AktG oder § 127 AktG zugänglich zu machen sind, gelten als in der Versammlung gestellt, wenn der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist (§ 1 Abs. 2 Satz 3, Abs. 8 Satz 1 COVID-19-Gesetz).

Folgende Adresse steht für Anträge und Wahlvorschläge zur Verfügung:

f) Fragerecht im Wege der elektronischen Kommunikation

Gemäß §1 Abs. 1 und 2 COVID-19-Gesetz wird den Aktionären ein Fragerecht im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt. Der Vorstand hat vorgegeben, dass Fragen bis spätestens einen Tag vor der Versammlung im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen sind.

Zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre können ihre Fragen bis Mittwoch, den 3. November 2021 (24:00 Uhr), der Gesellschaft an die E-Mail-Adresse

FragenHV2021@ceotronics.com

übermitteln.

Mit der Frage bzw. den Fragen ist der Nachweis der Aktionärseigenschaft zu übermitteln, indem der Name und die Adresse des Aktionärs angegeben werden.

g) Möglichkeit des Widerspruchs gegen Beschlüsse der virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft)

Unter Verzicht auf das Erfordernis des Erscheinens in der virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft) wird Aktionären, die ihr Stimmrecht im Wege der elektronischen Kommunikation (also als Briefwahl) oder über Vollmachtserteilung ausgeübt haben, die Möglichkeit eingeräumt, Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu erklären. Entsprechende Erklärungen sind der Gesellschaft über die E-Mail-Adresse

WiderspruchHV2021@ceotronics.com

zu übermitteln und sind ab dem Beginn der Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter möglich. Mit der Erklärung ist der Nachweis der Aktionärseigenschaft zu übermitteln, indem der Name und die Adresse des Aktionärs angegeben werden.

h) Veröffentlichung auf der Internetseite

Die Einberufung der Hauptversammlung, die der Hauptversammlung zugänglich zu machenden Unterlagen und Anträge von Aktionären stehen ab der Einberufung der Hauptversammlung im Internet unter

https:/​/​www.ceotronics.com/​de/​investor-relations/​hauptversammlung/​

zur Verfügung. Diese Unterlagen werden auch während der Hauptversammlung zugänglich sein.

i) Informationen zum Datenschutz

In einer zusammengefassten Datenschutzinformation werden die Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft) am 5. November 2021 auf der Internetseite der Gesellschaft

www.ceotronics.com

unter der Rubrik „Rechtliche Hinweise /​ Informationspflichten“ veröffentlicht.

j) Bild-und Tonübertrag der gesamten virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft)

Alle zur Hauptversammlung angemeldeten Aktionäre der Gesellschaft können die gesamte virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft) am Freitag, 5. November 2021, ab 10:00 Uhr im Internet über das „Aktionärsportal HV-Service“ unter

https:/​/​www.ceotronics.com/​de/​investor-relations/​hauptversammlung/​

verfolgen.

Rödermark, im September 2021

Der Vorstand

 

Angaben nach der Durchführungsverordnung (EU) 2018 /​ 1212