November 17, 2019

Clere AG – Hauptversammlung 2019

Name Bereich Information V.-Datum Relevanz
Clere AG
Berlin
Gesellschaftsbekanntmachungen Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 09.07.2019

Clere AG

Berlin

ISIN DE000A2AA402
WKN A2AA40

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
für das Geschäftsjahr vom 1. Januar 2018 bis zum 31. Dezember 2018

Wir laden die Aktionäre unserer Gesellschaft hiermit ein zu der am Dienstag, den 27. August 2019, um 10:00 Uhr (MESZ) in der freiheit fünfzehn, Freiheit 15, 12555 Berlin, stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung für das Geschäftsjahr vom 1. Januar 2018 bis zum 31. Dezember 2018.

Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses sowie der Lageberichte für die Gesellschaft und den Konzern für das Geschäftsjahr vom 1. Januar 2018 bis zum 31. Dezember 2018, des Berichts des Aufsichtsrats und des Vorschlags des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr vom 1. Januar 2018 bis zum 31. Dezember 2018

Eine Beschlussfassung zu diesem Tagesordnungspunkt ist im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen nicht vorgesehen, weil der Aufsichtsrat den Jahres- und den Konzernabschluss bereits gebilligt hat und der Jahresabschluss damit festgestellt ist. Über den Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns stimmen die Aktionäre unter dem Tagesordnungspunkt 2 ab. Für die übrigen Unterlagen, die unter diesem Tagesordnungspunkt genannt werden, sieht das Gesetz generell lediglich die Information der Aktionäre durch die Möglichkeit zur Einsichtnahme und keine Beschlussfassung durch die Hauptversammlung vor.

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn des Geschäftsjahres vom 1. Januar 2018 bis zum 31. Dezember 2018 in Höhe von EUR 68.684.709,48 vollumfänglich, d.h. in Höhe von EUR 68.684.709,48, auf neue Rechnung vorzutragen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr vom 1. Januar 2018 bis zum 31. Dezember 2018

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, hinsichtlich der Entscheidung über die Entlastung des Vorstandsmitglieds Herrn Thomas Krupke, der im Geschäftsjahr vom 1. Januar 2018 bis zum 31. Dezember 2018 amtiert hat, folgenden Beschluss zu fassen:

Dem amtierenden Vorstandsmitglied Herrn Thomas Krupke wird für seine Amtszeit vom 1. Januar 2018 bis zum 31. Dezember 2018 Entlastung erteilt.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr vom 1. Januar 2018 bis zum 31. Dezember 2018

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, hinsichtlich der Entscheidung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats, die im Geschäftsjahr vom 1. Januar 2018 bis zum 31. Dezember 2018 amtiert haben, folgende Beschlüsse zu fassen:

a)

Dem amtierenden Aufsichtsratsmitglied Herrn Dr. Thomas van Aubel wird für seine Amtszeit vom 1. Januar 2018 bis zum 31. Dezember 2018 Entlastung erteilt.

b)

Dem amtierenden Aufsichtsratsmitglied Frau Frauke Vogler wird für ihre Amtszeit vom 1. Januar 2018 bis zum 31. Dezember 2018 Entlastung erteilt.

c)

Dem amtierenden Aufsichtsratsmitglied Herrn Clemens Triebel wird für seine Amtszeit vom 29. August 2018 bis zum 31. Dezember 2018 Entlastung erteilt.

d)

Dem ehemaligen Aufsichtsratsmitglied Herrn Klaus Rueth wird für seine Amtszeit im Geschäftsjahr vom 1. Januar 2018 bis zum 29. August 2018 Entlastung erteilt.

Es ist vorgesehen, über die Entlastung der Aufsichtsratsmitglieder einzeln abzustimmen.

5.

Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers für den Jahresabschluss und den Konzernabschluss für das Geschäftsjahr 2019

Der Aufsichtsrat schlägt vor zu beschließen:

PKF FASSELT SCHLAGE Partnerschaft mbB Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Berlin, wird zum Abschlussprüfer des Jahresabschlusses und des Konzernabschlusses für das Geschäftsjahr vom 1. Januar 2019 bis zum 31. Dezember 2019 gewählt.

Weitere Angaben zur Einberufung

Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur die Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung angemeldet und ihre Berechtigung nachgewiesen haben. Zum Nachweis der Berechtigung bedarf es eines Nachweises des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut. Der Nachweis hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, also den 6. August 2019 (0:00 Uhr MESZ) („Nachweisstichtag“) zu beziehen. Die Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung müssen der Gesellschaft in Textform in deutscher oder englischer Sprache spätestens am 20. August 2019 (24:00 Uhr MESZ) unter der folgenden Adresse zugehen (Anmeldestelle):

Clere AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Telefax: +49 (0) 89 210 27 289
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de

Bedeutung des Nachweisstichtags

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung und für den Umfang sowie die Ausübung des Stimmrechts nur als Aktionär, wer den Nachweis über den Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag erbracht hat. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.

Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten

Aktionäre können ihr Stimmrecht auch durch Bevollmächtigte, zum Beispiel eine dritte Person, ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung, ausüben lassen. Vollmachten können durch Erklärung gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erteilt werden. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen grundsätzlich der Textform. Wird ein Kreditinstitut, ein nach § 135 Abs. 10 AktG i.V.m. § 125 Abs. 5 AktG gleichgestelltes Institut oder Unternehmen, eine Aktionärsvereinigung oder eine Person im Sinne von § 135 Abs. 8 AktG bevollmächtigt, so können abweichende Regelungen bestehen, die jeweils bei diesen zu erfragen sind. Nach dem Gesetz muss die Vollmacht in diesen Fällen einem bestimmten Bevollmächtigten erteilt und von dem Bevollmächtigten nachprüfbar festgehalten werden. Die Vollmachtserklärung muss zudem vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten.

Aktionäre können für die Vollmachtserteilung den Vollmachtsvordruck auf der Rückseite des Eintrittskartenformulars nutzen, das sie nach der Anmeldung erhalten.

Der Nachweis der Bevollmächtigung kann der Gesellschaft auf einem der folgenden Wege übermittelt werden:

Clere AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Telefax: +49 (0) 89 210 27 289
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de

Als Service bieten wir unseren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter zur Ausübung ihres Stimmrechts auf der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind jeweils einzeln vertretungsberechtigt, vom Verbot der Mehrfachvertretung gemäß § 181, 2. Alternative BGB befreit sowie zur Erteilung einer Untervollmacht berechtigt. Die Aktionäre können die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter unter Verwendung des Vollmachts- und Weisungsformulars bevollmächtigen, das mit der Eintrittskarte versandt wird. Soweit die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, müssen ihnen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Ohne diese Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen.

Die Vollmachts- und Weisungserteilung für die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter zur Ausübung des Stimmrechts sollte aus organisatorischen Gründen der Gesellschaft auf einem der oben genannten Wege bis spätestens am 26. August 2019 (24:00 Uhr MESZ) zugehen. Bei einem späteren Zugang kann eine Berücksichtigung nicht garantiert werden. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können jedoch auch noch in der Hauptversammlung bis zum Ende der Generaldebatte an der Ein- und Ausgangskontrolle zur Hauptversammlung bevollmächtigt und angewiesen werden.

Auch im Fall der Vollmachtserteilung sind Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes fristgerecht nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Dies schließt – vorbehaltlich der genannten zeitlich beschränkten Möglichkeit der Erteilung einer Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter – eine Erteilung von Vollmachten nach Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes nicht aus.

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG

Aktionäre können Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung stellen und Vorschläge zur Wahl von Abschlussprüfern unterbreiten.

Zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge, die mindestens 14 Tage vor der Versammlung, wobei der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung nicht mitzurechnen sind, also spätestens am 12. August 2019 (24:00 Uhr MESZ) bei der Gesellschaft eingehen, werden den anderen Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs und der Begründung unverzüglich im Internet unter

www.clere.de

unter der Rubrik „INVESTOREN“ → „HAUPTVERSAMMLUNG“ zugänglich gemacht. Etwaige Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls dort veröffentlicht.

Gegenanträge werden – anders als Wahlvorschläge – nur dann zugänglich gemacht, wenn sie mit einer Begründung versehen sind.

Etwaig zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge sind ausschließlich an die folgende Adresse zu übermitteln:

Clere AG
– Der Vorstand –
Schlüterstraße 45
10707 Berlin
Telefax: +49 (0) 30 / 213 00 43 99
E-Mail: Hauptversammlung@clere.de

Anderweitig adressierte Gegenanträge und Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt.

Unterlagen zur Hauptversammlung

Die der Hauptversammlung zugänglich zu machenden Unterlagen sind ab der Einberufung der Hauptversammlung über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.clere.de

unter der Rubrik „INVESTOREN“ → „HAUPTVERSAMMLUNG“ zugänglich.

Die der Hauptversammlung zugänglich zu machenden Unterlagen liegen darüber hinaus von der Einberufung an in den Geschäftsräumen der Clere AG, Schlüterstraße 45, 10707 Berlin, sowie in der Hauptversammlung selbst zur Einsichtnahme durch die Aktionäre aus.

Datenschutzinformationen für Aktionäre der Clere AG

Mit den nachfolgenden Hinweisen informieren wir Sie über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Clere AG, Berlin, und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung, zustehenden Rechte.

a)

Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

Clere AG
Schlüterstraße 45
10707 Berlin
Deutschland

b)

Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und die Herkunft dieser Daten:

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der einschlägigen rechtlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Aktiengesetzes (AktG) sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften. Aktien der Clere AG sind Inhaberaktien. Soweit uns Ihre personenbezogenen Daten nicht durch die depotführende Bank übermittelt wurden, erheben wir diese anlässlich Ihrer Anmeldung zur Hauptversammlung sowie anlässlich der Bestellung von Eintrittskarten und/oder der Erteilung von Vollmachten. Zu den personenbezogenen Daten zählen Ihr Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Besitzart der Aktien und Nummer der Eintrittskarte, sowie ggf. Name und Anschrift eines bevollmächtigten Aktionärsvertreters.

Ihre personenbezogenen Daten verwenden wir zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken. Diese Zwecke sind insbesondere die Kommunikation mit Ihnen als Aktionär und die Vorbereitung, Abwicklung und Nachbereitung der Hauptversammlung. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das Aktiengesetz in Verbindung mit Artikel 6 Absatz 1 c) DSGVO. Daneben verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen, wie aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Um aktienrechtlichen Bestimmungen zu entsprechen, müssen wir beispielsweise bei der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft zur Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter die Daten, die dem Nachweis der Bevollmächtigung dienen, nachprüfbar festhalten und drei Jahre lang zugriffsgeschützt aufbewahren (§ 134 Absatz 3 Satz 5 AktG). Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen in Verbindung mit Artikel 6 Absatz 1c) DSGVO. Darüber hinaus verwenden wir Ihre Daten nur, soweit Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben (etwa zur Kommunikation per Telefax oder E-Mail). Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist in diesem Fall Artikel 6 Absatz 1 a) DSGVO. Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen zuvor nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen vorab darüber informieren.

c)

Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten und Weitergabe an Dritte:

Innerhalb der Clere AG erhalten diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer Aufgaben Ihnen gegenüber benötigen.

Gemäß § 129 AktG können ggf. auch andere Aktionäre die erfassten personenbezogenen Daten im Teilnehmerverzeichnis einsehen.

Externer Dienstleister: Zur Abwicklung der Hauptversammlung bedienen wir uns zum Teil externer Dienstleister (etwa des Hauptversammlungsdienstleisters Link Market Services GmbH, Landshuter Allee 10, 80637 München). Unsere externen Dienstleister verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen und sind in Übereinstimmung mit Artikel 28 Absatz 3 DSGVO an das geltende Datenschutzrecht vertraglich gebunden.

d)

Speicherfristen:

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die o.g. Zwecke nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, wir sind zu einer weiteren Speicherung aufgrund gesetzlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z.B. gemäß Aktiengesetz, Handelsgesetzbuch oder Abgabenordnung) verpflichtet. Die Speicherfristen können danach bis zu zehn Jahre betragen. Für die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre.

e)

Ihre Rechte als Betroffener:

Sie haben das Recht, gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu verlangen. Daneben können Sie gemäß Art. 16 DSGVO eine Berichtigung unrichtiger Daten, sofern kein Rechtsgrund zur weiteren Speicherung vorliegt oder gemäß Art. 17 DSGVO Löschung Ihrer Daten sowie eine Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO verlangen. Ferner haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO einer Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen oder gemäß Art. 20 DSGVO zu verlangen, dass bestimmte Ihrer personenbezogenen Daten an Sie oder eine dritte Partei übertragen werden. Eine etwa erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie gemäß Art 7 Absatz 3 DSGVO jederzeit widerrufen. Zur Wahrnehmung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an die o.g. Adresse.

f)

Beschwerderecht:

Mit Beschwerden im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich an die Gesellschaft unter o.g. Adresse wenden.

Sie haben zudem das Recht, sich gemäß Art. 77 DSGVO bei einer Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer Daten durch das Unternehmen zu beschweren. Die am Sitz des Unternehmens zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstraße 219
10969 Berlin.
Deutschland
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de

g)

Datensicherheit

Wir bedienen uns geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend aktualisiert und verbessert.

 

Berlin, im Juli 2019

Clere AG

Der Vorstand

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