cycos AG
Alsdorf
– WKN 770020 / ISIN DE0007700205 –
Sehr geehrte Aktionärinnen und Aktionäre, wir laden Sie ein zur
ordentlichen Hauptversammlung der cycos AG
am Dienstag, den 13. Juni 2023, 10:00 Uhr (MESZ),
im forum M, Buchkremerstraße 1-7, 52062 Aachen.
Die diesjährige Hauptversammlung der cycos AG findet als Präsenzversammlung statt.
Tagesordnung:
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2022, des Lageberichts für die cycos AG sowie des Berichts des Aufsichtsrats über das Geschäftsjahr 2022 Die genannten Unterlagen können in den Geschäftsräumen am Sitz der cycos AG, Joseph-von-Fraunhofer-Straße 5, 52477 Alsdorf, und im Internet unter
eingesehen werden. Auf Verlangen wird jedem Aktionär gegen Nachweis seiner Aktionärseigenschaft auch eine Abschrift der Unterlagen unverzüglich und kostenlos zugesandt. |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022 Entlastung zu erteilen. |
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 Entlastung zu erteilen. |
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| 4. |
Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2023 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Grant Thornton AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit Sitz in Düsseldorf zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2023 zu bestellen. |
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| 5. |
Beschlussfassung über die Neuwahl des Aufsichtsrats Mit dem Ende der diesjährigen Hauptversammlung endet die Amtszeit der derzeitigen Aufsichtsratsmitglieder der Gesellschaft, Herr Dr. Michael Tigges, Herr Dr. Jörg Stein und Herr Luiz Domingos. Deshalb ist eine Neuwahl vorzusehen. Der Aufsichtsrat der Gesellschaft setzt sich nach § 95 Absatz 1 Satz 1 AktG sowie § 9 Absatz 1 der Satzung aus drei von der Hauptversammlung zu wählenden Mitgliedern zusammen. Die Aufsichtsratsmitglieder werden gemäß § 9 Absatz 2 der Satzung bis zur Beendigung der ordentlichen Hauptversammlung bestellt, die über die Entlastung für das vierte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt. Das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit beginnt, wird nicht mitgerechnet. Der Aufsichtsrat schlägt vor, für die Amtszeit gemäß § 9 Abs. 2 der Satzung, d.h. bis zur Beendigung der ordentlichen Hauptversammlung, die über die Entlastung für das vierte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt, wobei das Geschäftsjahr in dem die Amtszeit beginnt, nicht mitgerechnet wird, folgende Kandidaten zu wählen: |
| 5.1. |
Herrn Dr. Michael Tigges, Rechtsanwalt, Lebenslauf Dr. Michael Tigges Aktuelle Position:
Frühere Tätigkeiten (Auszug):
Herr Dr. Tigges ist ferner Mitglied im Aufsichtsrat der BEST Assekuranzmakler AG mit Sitz in Düsseldorf. |
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| 5.2. |
Herrn Dr. Jörg Stein, Head of Healthcare & Lifesciences Central Europe, Lebenslauf Dr. Jörg Stein Aktuelle Positionen:
Frühere Tätigkeiten (Auszug):
Herr Dr. Stein ist kein Mitglied in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten oder in vergleichbaren in- oder ausländischen Kontrollgremien. |
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| 5.3. |
Herrn Peter Hock, Group Vice President der Atos-Practice AMS Lebenslauf Peter Hock Aktuelle Position:
Frühere Tätigkeiten (Auszug):
Herr Hock ist kein Mitglied in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten oder in vergleichbaren in- oder ausländischen Kontrollgremien. Die Wahl der Aufsichtsratsmitglieder in der Hauptversammlung 2023 erfolgt hiernach bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung der Aufsichtsratsmitglieder für das Geschäftsjahr 2027 der cycos AG beschließt. |
Freiwillige Hinweise zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts
Nach § 121 Abs. 3 AktG sind nicht-börsennotierte Gesellschaften in der Einberufung lediglich zur Angabe von Firma und Sitz der Gesellschaft, Zeit und Ort der Hauptversammlung, der Tagesordnung sowie notwendigen Adressen verpflichtet. Nachfolgende Hinweise erfolgen freiwillig, um den Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung zu erleichtern.
I. Anmeldung und Teilnahme
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Stimmrechtsausübung sind diejenigen Aktionäre berechtigt, deren Anmeldung und Berechtigungsnachweis der Gesellschaft unter der Adresse
cycos AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
bis spätestens Dienstag, den 6. Juni 2023, 24.00 Uhr MESZ, zugegangen ist.
Der Berechtigungsnachweis hat nach der Satzung der Gesellschaft in Form eines in deutscher oder englischer Sprache in Textform erstellten Nachweises des Anteilsbesitzes durch das depotführende Kreditinstitut, einen deutschen Notar oder eine Wertpapiersammelbank zu erfolgen. Bezugspunkt für den Berechtigungsnachweis ist nach der Satzung der Beginn des einundzwanzigsten Tages vor der Hauptversammlung (Nachweisstichtag), d.h. Dienstag, der 23. Mai 2023, 0.00 Uhr, MESZ.
II. Bedeutung des Nachweisstichtags
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei nach der Satzung der Gesellschaft ausschließlich nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs am Nachweisstichtag maßgeblich. Entsprechendes gilt für den Erwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt. Die Gesellschaft ist berechtigt, bei Zweifeln an der Richtigkeit oder Echtheit des Nachweises einen geeigneten weiteren Nachweis zu verlangen. Wird dieser Nachweis nicht oder nicht in gehöriger Form erbracht, kann die Gesellschaft den Aktionär zurückweisen.
III. Gegenanträge und Wahlvorschläge
Wenn ein Aktionär Gegenanträge gegen einen Vorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat stellen oder Wahlvorschläge unterbreiten möchte, sind diese ausschließlich an folgende Adresse zu richten:
cycos AG
Hauptversammlung 2023
Joseph-von-Fraunhofer-Straße 5
52477 Alsdorf
E-Mail: cy-hauptversammlung@atos.net
Gegenanträge sind zu begründen, Wahlvorschläge hingegen nicht.
Die mindestens 14 Tage vor der Versammlung, also spätestens bis zum Ablauf des 29. Mai 2023 (24.00 Uhr, MESZ), unter einer dieser Adressen eingegangenen und zugänglich zu machenden Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären werden wir im Internet unter
https://www.cycos.com/de/hauptversammlung
veröffentlichen.
Anderweitig adressierte oder nach Fristablauf eingegangene Gegenanträge und Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse einsehbar sein.
IV. Vertretung
Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen, können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch die depotführende Bank, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Auch dann sind eine fristgemäße Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich. Ein Vollmachtsformular erhalten die Aktionäre zusammen mit der Eintrittskarte.
Wenn weder ein Kreditinstitut noch eine Aktionärsvereinigung oder eine diesen nach § 135 Absatz 8 AktG gleichgestellte Person bevollmächtigt wird, bedürfen die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft der Textform (§ 126b BGB). Im Falle einer Bevollmächtigung von Kreditinstituten, Aktionärsvereinigungen oder diesen gleichgestellten Personen sind in der Regel Besonderheiten zu beachten, die bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden zu erfragen sind.
Der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung kann dadurch geführt werden, dass der Bevollmächtigte am Tag der Hauptversammlung die Vollmacht an der Einlasskontrolle vorweist.
Der Nachweis kann auch unter der E-Mail-Adresse
cy-hauptversammlung@atos.net
übermittelt werden.
In der Anmeldung werden die Aktionäre auch ausführliche Hinweise zur Bevollmächtigung und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erhalten.
V. Zeitangaben
Sämtliche Zeitangaben im Abschnitt „Weitere Angaben zur Einberufung“ sind in der für Deutschland maßgeblichen mitteleuropäischen Zeit (MESZ) angegeben. Dies entspricht mit Blick auf die koordinierte Weltzeit (UTC) dem Verhältnis UTC = MESZ minus zwei Stunden.
VI. Verbindlicher Charakter der Abstimmungen
Die vorgesehenen Abstimmungen über die bekanntgemachten Beschlussvorschläge zu den Tagesordnungspunkten 2 bis 5 haben verbindlichen Charakter. Die Aktionäre können bei sämtlichen Abstimmungen jeweils mit „Ja“ (Befürwortung) oder „Nein“ (Ablehnung) abstimmen oder sich der Stimme enthalten (Stimmenthaltung).
VII. Unterlagen zur Hauptversammlung
Die zugänglich zu machenden Unterlagen, insbesondere die Tagesordnungspunkt 1 genannten Dokumente liegen in den Geschäftsräumen der cycos AG, Joseph-von-Fraunhofer-Straße 5, 52477 Alsdorf, aus. Auf Verlangen wird den Aktionären unverzüglich eine Abschrift der Unterlagen zugesandt. Außerdem werden diese Unterlagen auch in der Hauptversammlung zur Einsichtnahme ausgelegt. Darüber hinaus stehen diese Unterlagen auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.cycos.com/de/hauptversammlung
zur Einsichtnahme und zum Herunterladen bereit.
VIII. Informationen zum Datenschutz
Die Gesellschaft verarbeitet auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze personenbezogene Daten, um den Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Für die Verarbeitung ist die Gesellschaft die verantwortliche Stelle. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO.
Zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt die Gesellschaft verschiedene Dienstleister. Diese erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Die Dienstleister verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zur Verfügung gestellt.
Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten gespeichert und anschließend gelöscht.
Jede Person, deren Daten betroffen sind, hat unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kap. III DSGVO.
Diese Rechte können gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über die E-Mail-Adresse
cy-datenschutz@atos.net
oder über die folgenden Kontaktdaten geltend gemacht werden:
cycos AG
Datenschutzbeauftragte
Joseph-von-Fraunhofer-Straße 5
52477 Alsdorf
Zudem besteht nach näherer Maßgabe von Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden.
Die Einladung zur Hauptversammlung ist im Bundesanzeiger veröffentlicht.
Alsdorf, im Mai 2023
cycos AG
Der Vorstand